Otterøyrådet - Namsos kommune

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Otterøy skole Dato: Tidspunkt: 19:00 Otterøyrådet - Namsos kommune De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på e-post marit.grotan@namsos.kommune.no eller telefon / Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Namsos, Sakliste Utvalgssaksnr PS 2/15 PS 3/15 PS 4/15 Innhold Intensjonsavtale bygningsmasse Otterøy bo- og velferdssenter Etablering av Otterøy Oppvekstsenter, utvidelse av økonomisk ramme og videre arbeid Åpningstider Otterøy barnehage Svein Asklund/sign. Leder Marit Grøtan Møtesekretær/sign.

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 2/15 PS 3/15 PS 4/15 Innhold Intensjonsavtale bygningsmasse Otterøy bo- og velferdssenter Etablering av Otterøy Oppvekstsenter, utvidelse av økonomisk ramme og videre arbeid Åpningstider Otterøy barnehage

3 Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Gunnar Lien Saksframlegg Intensjonsavtale bygningsmasse Otterøy bo- og velferdssenter Utvalg Utvalgssak Møtedato Otterøyrådet - Namsos kommune 2/ Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Namsos kommunestyret godkjenner å overføre eierskapet til gamle Otterøy Bo og velferdssenter til Nye Heimen AS i tråd med signert intensjonsavtale mellom selskapets interimsstyre og Namsos kommune. 2. Rådmannen gis fullmakt til å inngå endelig avtale og gjennomføre overførselen i henhold til rammene angitt i fremlagt intensjonsavtale.

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat U Etterbruk av byggning for Otterøy Rune Elden bo- og velferdssenter I Foreløpig uttalelse - etterbruk av Otterøyrådet bygninger tilknyttet nedlagte Otterøy bo- og velferdssenter I Underskrevet intensjonsavtale Interimstyret for Nye Heimen AS I Etterbruk av bygg ved Otterøy boog Otterøy kulturforum velferdssenter S Intensjonsavtale bygninsamasse Otterøy Bo og Velferdssenter I Otterøy bo- og velferdssenter - aksjonærliste og forslag vedtekter Interimstyret for Nye Heimen AS I Otterøy bo- og velferdssenter - intensjonsavtale og vedtekter Interimstyret for Nye Heimen AS Vedlegg: 1 Underskrevet intensjonsavtale 2 Vedtekter utkast 3 3 Etterbruk av bygg ved Otterøy bo og velferdssenter 4 Foreløpig uttalelse - etterbruk av bygninger tilknyttet nedlagte Otterøy bo- og velferdssenter 5 Etterbruk av bygg ved Otterøy bo- og velferdssenter Saksopplysninger Som følge av vedtak i Namsos kommunestyre den 11. desember 2014 er virksomheten ved Otterøy bo og velferdssenter avviklet. Bygget stå nå, med unntak av noe bruk av frivilligheten og et kommunalt lager i kjelleren, tomt. Namsos kommune har ingen videre planer for fremtidig bruk av bygningsmassen. Otterøy Bo og velferdssenter er reist i flere byggetrinn og Otterøysamfunnet har selv bidratt til å få reist bygningen gjennom gaver og kronerullinger. Bygningsmassen har over tid vært en viktig institusjon på Otterøya og den videre bruk av bygningen fremstår som viktig for svært mange. Med dette som utgangspunkt rettet rådmannen i mars måned en henvendelse til frivilligheten på Otterøya, representert ved Otterøy kulturforum og til Otterøyrådet, med en invitasjon til å komme med innspill på videre bruk av bygningsmassen. På den bakgrunn ble det arrangert ulike idedugnader, arbeidsmøter og folkemøter på Otterøya hvor bruken av bygningsmassen ble diskutert. Underveis i dette arbeidet har det vært etablert en regelmessig dialog mellom de ulike aktører og rådmannen. Konklusjonen på arbeidet ble besvart i et brev til rådmannen den 3. juli hvor Otterøysamfunnet representert ved enkeltpersoner, bedrifter, lag og foreninger sammen tar initiativ til å stifte et aksjeselskap for å overta og drifte bygningsmassen. Rådmannen og interimsstyret inngikk i denne sammenhengen en intensjonsavtale for å tydeliggjøre rammene rundt fremtidig drift av bygningen. Avtalen er inngått med tydelig forbehold om senere politisk godkjenning. Den inngåtte intensjonsavtalen er vedlagt saken.

5 Vurdering Namsos kommune har i dag ingen planer for bygningsmassen som tidligere omfattet Otterøy Bo og velferdssenter. Både for kommunen og for Otterøysamfunnet forøvrig er det av interesse å finne en løsning på fremtidig bruk. En tom bygning vil raskt forfalle og fremstå skjemmende både for eier og lokalsamfunn. Samtidig ønsker Namsos kommune å redusere sine kostnader knyttet til drift og vedlikehold av kommunale bygg. Rent praktisk innebærer dette at Namsos kommune ønsker å avhende bygningen som det ikke foreligger bruksplaner for. Alternativene er da enten et rent salg på det åpne markedet eller å tilby bygningen til Otterøysamfunnet til en sterkt redusert pris. Som følge av bygningens særegne karakter er det stor usikkerhet knyttet til størrelsen på det vederlag som er mulig å oppnå i det åpne markedet og det er heller ikke innhentet noen ekstern verdifastsettelse eller takst på bygningen. Et grovt anslag gitt av eiendomsavdelingen i Namsos kommune antyder en salgsverdi i størrelsesorden 3 til 4 millioner kroner. Det må dog understrekes at dette anslaget er svært usikkert og at reell salgsverdi først kan bekreftes ved et eventuelt salg. Som en konsekvens av bygningsmassens betydning for Otterøysamfunnet, og det faktum at lokalsamfunnet selv har bidratt med midler til å få reist deler av bygningsmassen, er rådmannen av den oppfatning at det vil være riktigst å tilby eiendommen til lokalsamfunnet. Selv om et rent salg i det åpne markedet vil kunne tilføre kommunekassen midler fremstår det allikevel som det beste alternativet å gi Otterøysamfunnet muligheten til å skape aktivitet og utnytte bygningen til beste for beboerne på Otterøya. Det vil sikre fortsatt eierskap til et viktig bygg for lokalsamfunnet samtidig som Namsos kommunes primære mål om å redusere driftskostnadene vil oppnås. For at dette skal være aktuelt må det understrekes at eierskapet reelt sett må bli overdratt til en enhet som er representativ for Otterøysamfunnet. I den sammenhengen finner rådmannen det underordnet om dette gjøres i form av lag og foreninger, etablering av et aksjeselskap eller andre organisasjonsformer. Det må være realiteten i eierskapet som er avgjørende. Rådmannen har fått forelagt tegningslister for Nye Heimen AS som viser stor spredning i antallet aksjonærer sammen med utkast til vedtekter for selskapet. De foreløpige tegningslister som rådmannen er forelagt viser en tegning av 672 aksjer fordelt på 223 ulike aksjonærer. Innholdet i disse dokumentene, sammen med det faktum at dette har utspring i den arbeidsprosessen som Otterøy kulturforum igangsatte på oppfordring fra Namsos kommune, medfører at Rådmannen er trygg på at Otterøysamfunnet kan anses å stå bak initiativet. Dette understrekes også av utkastet til vedtekter som både inneholder en allmennyttig formålsparagraf og begrensninger i utbytteutdelinger de første år. For Namsos kommune er det forøvrig viktig å sikre at bygningsmassen ikke umiddelbart selges videre eller realiseres for å hente ut verdiene i et nystiftet selskap. For å unngå denne problemstillingen er det innarbeidet en 10-årig forkjøpsrett i intensjonsavtalen for Namsos kommune. Samtidig skal kommunen skiftelig godkjenne et salg i samme periode om forkjøpsretten ikke benyttes. Nye Heimen AS avventer formell stiftelse og registrering i foretaksregisteret til rammene rundt en overtakelse er godkjent politisk. Rent praktisk vil det da være hensiktsmessig at kommunestyret behandler rammeverket for hvordan dette kan gjennomføres og at den faktiske gjennomføringen blir delegert til rådmannen.

6 Med dette som utgangspunkt anbefaler rådmannen Namsos kommunestyre å gjøre følgende vedtak: 1. Namsos kommunestyret godkjenner å overføre eierskapet til gamle Otterøy Bo og velferdssenter til Nye Heimen AS i tråd med signert intensjonsavtale mellom selskapets interimsstyre og Namsos kommune. 2. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtale og gjennomføre overførselen i henhold til rammene angitt i fremlagt intensjonsavtale. Miljømessig vurdering Ingen spesielle

7

8

9 V E D T E K T E R 1 Selskapets navn er Nye Heimen AS. 2 Selskapet skal ha sitt forretningskontor i Namsos kommune. Selskapets formål er å drive allmennyttig virksomhet gjennom utleie av boenheter og andre rom der brukerne opplever trygghet, og mottar velferds- og omsorgstilbud, allmennyttige aktivitetstilbud og tjenester og annen virksomhet som naturlig hører til. Selskapets aksjekapital er kr fordelt på 897 aksjer hver pålydende kr 1000,-. Ingen kan eie mer enn 20 % av aksjene. Selskapets styre skal ha fra 3 til 7 medlemmer. Styret velges for to år av gangen. Dersom stemmelikhet ved avstemming i styret har styreleder dobbeltstemme. Styret leder selskapets virksomhet. Det tillegges således styret bl.a. å: 1. Treffe beslutning om opptak av lån. 2. Bestemme hvorledes selskapets midler skal anvendes. 3. Meddele prokura eller spesialfullmakt. 4. Vedta selskapets strategi Daglig leder har den daglige ledelsen av selskapets virksomhet i samsvar med instruks fastsatt av styret. Selskapets firma tegnes av styreleder og et styremedlem. Styret kan meddele prokura. Den ordinære generalforsamling avholdes hvert år etter aksjelovens bestemmelser. Innkallelsen med angivelse av dagsorden skjer skriftlig med 14 dagers varsel til samtlige aksjonærer. Ekstraordinær generalforsamling avholdes etter aksjelovens bestemmelser. Forslag fra aksjonærene, må, for å komme med til behandling på generalforsamlingen være innlevert til styrets leder innen 1 uke før generalforsamlingen. Generalforsamlingen ledes av styreleder dersom ikke annen møteleder velges. 6 7

10 På generalforsamlingen har hver aksje en stemme. Aksjonærer kan la seg representere ved fullmektig med skriftlig fullmakt. 8 På den ordinære generalforsamling skal følgende spørsmål behandles og avgjøres: * Styrets beretning. * Fastsetting av resultatregnskap og balanse, herunder anvendelse av årsoverskudd eller årsunderskudd. * Fastsettelse av honorar til styret og revisor. * Valg av styremedlemmer. * Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen. 9 Ekstraordinær generalforsamling avholdes når styret finner det påkrevd eller når 1/10 av den stemmeberettigede aksjekapital krever det. Innkallelse til ekstraordinær generalforsamling må skje med minst 8 dagers varsel. På ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de saker som er nevnt i innkallelsen. 10 Et overskudd i selskapet skal i hovedsak gå til å styrke selskapets tjenestetilbud og allmennyttige virksomhet på Otterøya. Det utbetales ikke utbytte ut over aksjens pålydende de første fem år. 11 Forhold som ikke er regulert i vedtektene er undergitt vanlige bestemmelser i lov om aksjeselskap Otterøya,.

11 Namsos kommune Rådmann i Namsos Otterøy kulturforum V/ Rune Elden Hovika 7819 Fosslandsosen Vår ref: Deres ref Saksbehandler Dato 2015/ Gunnar Lien, Etterbruk av bygg ved Otterøy bo og velferdssenter Som kjent har Namsos kommunestyre vedtatt å legge ned Otterøy bo og velferdssenter. Slik det nå ser ut vil de siste beboerne flytte ut medio april. Namsos kommune vil etterhvert starte en prosess med å vurdere fremtidig bruk eller avhending av bygningsmassen. I den sammenhengen ønsker rådmannen å invitere frivilligheten på Otterøya til å komme med innspill. Otterøy kulturforum er fra rådmannen sin side oppfattet som det naturlige kontaktpunkt og jeg håper dere kan ta ansvar for å samordne interessene til frivilligheten på Otterøya. Rådmannen legger seg ikke opp i den prosessen samfunnet på Otterøya ønsker å kjøre på dette, men ber om at dere gjerne kommer tilbake til undertegnede med de tanker og ønsker dere skulle ha om saken. Namsos kommune har i dag ingen fremtidige planer for bygget. Et tomt bygg som ikke er i bruk og står til forfalls er ingen ønsket løsning. Det innebærer at salg av bygningsmassen er et av alternativene. Samtidig er kommunen oppmerksom på at samfunnet på Otterøya selv har bidratt med midler til å få bygget reist, og vil derfor legge vekt på de ønsker frivilligheten eventuelt har omkring bygningsmassen. Namsos kommune vil fortrinnsvis søke å finne en løsning som innebærer at kostnader til drift og vedlikehold faller bort, og i møte med frivilligheten legges det mindre vekt på en eventuell salgsverdi. Det er dog viktig å understreke at fremtiden til bygningsmassen også skal behandles politisk. Dette innebærer at all dialog fremover må skje basert på en forutsetning om senere politisk godkjenning. Av den grunn, og for å holde alle parter løpende orientert, er også Otterøyrådet satt som kopimottaker av brevet. Det settes ikke noen frist for tilbakemelding siden det forutsettes at kommune og frivillighet har et felles ønske om å få en avklaring innen rimelig tid. I stedet vil jeg sette stor pris på å bli holdt orientert om fremdriften på en eventuell lokal prosess slik at jeg er kjent med hvor saken står. Benytt gjerne følgende epost for å nå undertegnede: gunnar.lien@namsos.kommune.no Dersom noe er uklart kan undertegnede også nås på telefon. Postadresse Besøksadresse Telefon Kontonr Postboks 333 Sentrum Abel Margrethe Meyers gt 12, Namsos Bank: NAMSOS Telefaks Skatt: E-post: Org.nr postmottak@namsos.kommune.no

12 Side 2 av 2 Vår ref. 2015/ bes oppgitt ved henvendelse Med vennlig hilsen Gunnar Lien rådmann Eksterne kopimottakere: Otterøyrådet

13 Namsos kommune Otterøyrådet Innkalling til møte etter leders beslutning. Tid : Torsdag kl Sted: Otterøy skole Sak til behandling: Rådmannens brev til Otterøy kulturforum om etterbruk av bygninger tilknyttet nedlagte Otterøy bo og velferdssenter. Tilstede: Leder Svein Asklund Medlem Tom Prytz Medlem Lotte Fossland Medlem Mona Fossland Medlem Hege Aglen - innkalt, men ikke møtt. Rådmannens brev referert og drøftet samt at medlemmene gjensidig orienterte om de tanker og innspill som er kommet om etterbruk av bygningene. Otterøyrådets medlemmer foretok befaring i bygningen. Otterøyrådet gir foreløpig slik uttalelse til saken: Vi tar til etterretning at Namsos kommune ønsker å kvitte seg med bygningen og at rådmannens innstilling er at bygningen overlates frivilligheten på Otterøya til fornuftig etterbruk. Vi samvirker med Otterøy kulturforum for å samle de innspill og ideer om eierskap og utnyttelse av bygningen som befolkningen har. Vi ber om at bygningen med innbo og løsøre som naturlig hører til stilles rimelig til disposisjon for virksomhet Otterøyas befolkning måtte bli enige om. Det kan være av stor betydning at huset ikke tappes for innbo og utstyr ut over det som allerede er skjedd. Otterøyrådet vil anbefale at eiendommen kan overdras til et selskap eller tilsvarende juridisk enhet som tar ansvar for videre eiendomsdrift. Vi ber om at Otterøyrådets foreløpige uttalelse legges fram for kommunestyrets medlemmer til orientering. Svein Asklund, ref.

14 Til Otterøya Rådmann Gunnar Lien, Namsos Kommune Vedrørande brev om etterbruk av bygg ved Otterøy Bo og velferdssenter. Ref. 2015/ Otterøy Kulturforum mottok mars 2015 brev frå rådmannen med forespørsel om å kome med innspel om vidare bruk av tidlegare Otterøy Bo og velferdssenter. Kulturforum vart bedt om å svare på vegne av frivilligheita på Otterøya. Otterøy Kulturforum har sidan vi mottok brevet gått breidt ut på Otterøya for å få inn innspel. Vi har valgt å gå ikkje berre til frivillige lag og organisasjonar, men også til den generelle befolkninga. Dette då nedlegginga av Otterøy Bo og velferdssenter på mange måtar berørte heile befolkninga, samt at det i si tid var folket på Otterøya som var med og samla inn penger til vidare drift noko rådmannen også viser til i sitt brev. Sidan april har vi via flygepost til alle husstandar på Otterøya gått ut med informasjon om forespørsel frå rådmannen, samt bedt om tilbakemeldingar og innspel. Vi har lagt same informasjon ut på facebook sida: Otterøya Bo og trives, samt facebookgruppa: Otterøya. Det er sendt mail med forespørsel til alle lag og organisasjonar. Det er sett ut plakatar på butikk, skule og ved lokale forsamlingshus i tillegg til annonse og reportasje i Namdalsavisa. Frist for innspel var sett til Kulturforum arrangerte ope folkemøte der alle bebuarar på Otterøya, alle andre med interesse for Otterøya samt politikarar i Namsos Kommune vart invitert. Det møtte 90 personar på folkemøtet, der storparten var fastbuande på øya.

15 Målet med møtet var å få fram tankar om framtidig bruk av bygget samt kva Otterøyfolket elles er opptatt av og ønsker bevart eller utvikla på øya framover. På folkemøtet vart det lagt opp til korte innlegg i starten frå Svein Asklund som har engasjert seg i overtaking av bygget via aksjeselskap samt innlegg ved Siri Andreassen Devik som deltok i aksjonsgruppa for bevaring av Bo og velferdssenteret før nedleggjing. Dei siste ¾ av møtet vart sett av til gruppearbeid i 10 grupper der kvar gruppe til sist munnleg framførte sine innspel i tillegg til å levere skriftleg svar. Sjå vedlegg med innspel frå sms er, mail er, samtaler og dei skriftlege tilbakemeldingane frå gruppearbeid på Folkemøtet. Otterøy Kulturforum har etter folkemøtet danna ei arbeidsgruppe som har tatt på seg å summere opp dei innspela som har kome frå otterøyfolket angåande spørsmål frå rådmannen. Arbeidsgruppa består av tre av medlemane i Otterøy Kulturforum: Sigrid Mære Aaring, Rita Aglen og Anne Kirsten Ruset. Arbeidsgruppa har oppsummert innspela som har kome i høve etterbruk av tidlegare Otterøy Bo og velferdssenter slik: På folkemøtet var alle gruppene enige om at ei overtaking av bygget via eit aksjeselskap ville vere det mest fornuftige. Det kom fram nokre bekymringer om vidare finansiering av drift. Det har kome innspel ved SMS samt i samtaler der folk har stilt seg positive til forslag om aksjeselskap. Det har ikkje kome inn innspel som er negative til overtaking av bygget ved eit aksjeselskap. Nokre hovudbruksområder kjem att frå fleire av gruppene under folkemøtet samt frå innspel sms/mail/samtale. Dagsenter for eldre Frivilligheitssentral med matservering/middagssalg Utleie til eldreboliger/ bofelleskap for eldre Utleie til næringsliv ( frisør, fotpleie, fysioterapeut, vaktmestertenester, kursvirksomheit, drosje, næringshage for bedrifter, private omsorgstenester)

16 I tillegg forslag om : aktivitet ved frivillige organisasjonar kafe, galleri, souvenir og husflidsutsalg utleie av lagerplass hybelhus for studentar barneheimsinstitusjon trimrom folkehelseheim med forebyggande helsearbeid rehabiliteringssenter barnehage kombinasjon barnehage og eldresenter turisme i jakt og fiskesesong. hjelpemiddelsentral bedriftshelseteneste Mange innspel har gått på kombinasjon av ulike aktiviteter og tilbod til befolkninga på øya eit fleirbrukshus. Vi er kjent med at interimstyret Nye Heimen A/S har arbeidd med å skaffe aksjekapital frå Otterøyfolket samt andre interesserte for å ta over bygget. Med bakgrunn i positive tilbakemeldinger frå folket på Otterøya angåande overtaking av bygget via aksjeselskap ber vi om at framtidige forhandlingar om overtaking og vidare bruk av Otterøy Bo og velferdssenter skjer via interimstyret Nye Heimen A/S. Otterøy Kulturforum ber om at det i prosessen når det gjeld etterbruk av bygget blir tatt hensyn til dei ønsker som her kjem fram frå folket på Otterøya. På vegne av Otterøy Kulturforum Sigrid Mære Aaring Rita Aglen Anne Kirsten Ruset vedlegg 1

17

18 Namsos kommune Eiendomsavdelingen Namsos Saksmappe: 2013/ Saksbehandler: Svein Flasnes Saksframlegg Etablering av Otterøy Oppvekstsenter, utvidelse av økonomisk ramme og videre arbeid Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Oppvekst, omsorg og kultur 27/ Otterøyrådet - Namsos kommune 3/ Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune vedtar å iverksette anbudsinnhenting for etablering av oppvekstsenter 0-16 på Otterøya i henhold til anbefalingene i framlagt forprosjekt av 18. august Kostnadsrammen for prosjektet utvides til inntil 45 millioner kroner. Beløpet innarbeides i økonomiplanen Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet. 3. Det nedsettes en byggekomite bestående av 6 stk. 4 stk. fra administrasjonen og 2 politisk oppnevnte representanter. Til byggekomiteen oppnevner kommunestyret: Hjemmel for vedtaket er: KST-vedtak 70/14.

19 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat Y Årskostnader Y Rapport pr Y Rapport pr 11. august I Satser på skolen Svein-Arild Rye N Møte om Otterøy oppvekstsenterplaner Svein-Arild Rye m.fl. for opprusting og utbygging X Mandat forprosjekt Otterøy Bente Aglen oppvekstsenter N Entrepriseform for Otterøy Ståle Ruud oppvekstsenter? N Valg av entreprisemodell. Ståle Ruud N Plankomité Otterøy oppvekstsenter. Svein-Arild Rye m.fl. innkalling N Referat fra møtet Svein Flasnes m.fl. U Otterøy skole- grunnundersøkelser - Rambøll AS bestilling av rapporter 315 og 7073 I Geoteknisk nr 0315 rapport for Rambøll AS Otterøy skole U Søknad om bruksendring av tilfluktsrom ved Otterøy skole Nord-Trøndelag Sivilforsvarsdistrikt U Otterøy skolen - tanker om løsning Arcon Prosjekt AS N Forprosjekt Otterøy Svein Flasnes m.fl. oppvekstsenter,referat fra møtet N Referat fra møte i arbeidsgruppen Svein-Arild Rye m.fl I Innvilgelse av søknad om sletting av tilfluktsrom - Otterøy skole - Namsos kommune Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap I Otterøy skole og oppvekstsenter - Arcon Prosjekt AS beskrivelse og skisser N Referat fra møte Svein-Arild Rye m.fl. N Møte om planene for Otterøy skole og oppvekstsenter med kommuneoverlegens representant 30 juni 2015 Per Erik Arnø m.fl. U Innkalling til møte i ressursgruppen Ole Johan Hugås m.fl. for Otterøy oppvekstsenter U Otterøy oppvekstsenter - geoteknikk Norconsult AS U Geoteknisk uttalelse- Plan for opprusting og utbygging av Otterøy skole. Norconsult AS I Otterøy skole - reg. modell Arcon prosjekt AS I Otterøya skole og oppvekstsenter - Arcon prosjekt AS alternativ III X Referat møte arbeidsgruppen Svein-Arild Rye m.fl S Etablering av Otterøy

20 Oppvekstsenter, utvidelse av økonomisk ramme og videre arbeid N Rapport pr. 18. august 2015 Svein-Arild Rye m.fl. N Vurderte alternative planer for Svein-Arild Rye m.fl. Otterøy oppvekstsenter N Otterøy skole -hovedombygging eller ikke? Britt Frantzen Vedlegg: 1 Rapport pr. 18. august Vurderte alternative planer for Otterøy oppvekstsenter 3 Prosjektorganisering oppvekstesenter Otterøya Saksopplysninger Namsos kommunestyre vedtok den , sak 70/14, etablering av Otterøy oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kr. inkl. mva. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar utredning Oppvekstsenter ved Otterøy skole til etterretning og godkjenner utredninga som utgangspunkt for rådmannens videre arbeid med realisering av et oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kroner inkl. mva. Kommunestyret tar foreløpige framdriftsplan datert , jf. utredninga til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide et forprosjekt på totalentreprise hvor de samlede kostnader ved prosjektet; - herunder forprosjektet, reguleringer, infrastrukturtiltak og ferdigstilling av uteområder, inventar og utstyr i bygg mm., skal holdes innenfor de gitte økonomiske rammer, jf. pkt Kommunestyret skal få seg forelagt forprosjektet til godkjenning før anbudsinnhenting. Forslag til finansiering av økte driftsutgifter med evt. konsekvenser skal fremmes samtidig med forprosjektet. 4. Svømmeopplæringa ved Otterøy skole legges til Oasen, Namsos svømme- og miljøsenter. Rådmannen satte i februar 2015 ned en plankomité bestående av: Prosjekteier: Oppvekstsjef Svein-Arild Rye på vegne av rådmannen Prosjektleder: Eiendomssjef Svein Flasnes Øvrige deltakere: Bernt Bendiksen (rektor Otterøy skole), Turid Finnanger Sund (styrer Otterøy barnehage), SU-leder Otterøy barnehage, FAU/SU-leder Otterøy skole, tillitsvalgtrepresentant Otterøy barnehage og tillitsvalgtrepresentant Otterøy skole Evt. andre aktuelle deltakere vil bli innkalt etter behov. Komitéen fikk følgende mandat: 1. Mandat for utredning av forprosjektet styres av kommunestyrets vedtak i saken og rapport utredning Otterøy oppvekstsenter.

21 2. Prosjektgruppa skal foreslå detaljutforming av prosjektløsning (bygg og uteområder) samt utarbeide nødvendig dokumentasjon (konkurransegrunnlag) for innhenting av anbud på gjennomføring av oppdraget. Prosjektet skal gjennomføres som totalentreprise. 3. Det skal tilknyttes nødvendig kompetanse, internt og eksternt, for å sikre kvalitet på plan for utforming og konkurransegrunnlaget. 4. Brukermedvirkning skal ivaretas. I tillegg til deltakelse i prosjektgruppa, beslutter gruppa selv eventuelt utvidet brukerutvalg. 5. Innhente og dokumentere arbeidsmiljøutvalgets og arbeidstilsynets godkjenning av prosjektet. 6. Det skal i etterkant utarbeides saksframlegg med nødvendige vedlegg som gir grunnlag for politisk behandling og løsningsforslag før anbudsinnhenting. Vedrørende økonomi, har rådmannen presisert følgende: 1. Forprosjektet skal vise en mulig løsning innenfor den bevilgede kostnadsramma. 2. Opsjon: Dersom pkt. 1 ikke gir en samlet tilfredsstillende løsning, beskrives og utarbeides en «tilstrekkelig god nok» løsning innenfor alternativ nødvendig kostnadsramme evt. skissert som to byggetrinn. Pedagogiske betraktninger ved etablering av et oppvekstsenter. Ideen bak et oppvekstsenter er å skape et godt helhetlig sammenhengende oppvekst- og læringsmiljø for aldersgruppen 0-16 år. Det skal tenkes og handles helhetlig i forhold til bruk av personell og tilrettelegging i forhold til de rammebetingelsene som gis. Lederen for oppvekstsenteret har hovedansvaret for å utvikle felles arenaer for læring og deling av kompetanse. Oppvekstsenteret skal drive samordnet utviklingsarbeid og utvikle en felles kultur blant personalet på tvers av grunnskole og barnehage. Det skal legges opp til et samarbeid på tvers av dagens fagtradisjoner i barnehage og skole. En organisatorisk enhet vil forplikte dette arbeidet. Det skal være rektor på skolen og det skal være styrer med førskolelærerutdanning i barnehagen. Det vil være i strid med loven å redusere styrerressursen til fordel for å samle ressursen til en enhetsleder. Rektor blir enhetsleder for senteret. Prognoser barne- og elevtall. Barnehagen: For kommunen som helhet, viser statistikken at kommunen vil få en økning på barn i førskolealder, men at denne økningen først vil skje fra De senere årene har det vært barn i barnehagen. Noen har stått på venteliste og har ikke fått plass til ønsket dato. Andre har av ulike årsaker fått plass ved barnehager i byen. Skal Otterøy for framtida også ha tilstrekkelig kapasitet til å ta imot familier i etableringsfasen samt at det blir innført to hovedopptak per år, er det i utredninga lagt opp til at en ny barnehage har plass til 50 barn. På kort sikt vil sannsynligvis en dimensjonering med plass til 45 barn være tilstrekkelig basert på prognoser fra SSB. Dersom det på sikt blir vesentlige endringer som medfører behov for økt kapasitet, kan det bli behov for en barnehage med større arealer.

22 I det videre planleggingsarbeidet, legger rådmannen til grunn at det etableres en barnehage dimensjonert for 45 barn. Det medfører at det bygningsmessige arealet, i forhold til utredninga, kan reduseres med omlag 60 m 2. Det er også viktig å vurdere ytterligere sambruk av arealer mellom barnehage og skole, bl.a. SFO- og personalarealer. Dette representerer muligheter for noe reduserte investeringskostnader. Rådmannen vil anbefale at dette tas med som del av det videre arbeidet. Skolen. Namsos kommune har hatt en reduksjon i elevtallet ved grunnskolene de siste 4 til 5 år på til sammen rundt 150 elever. For kommunen som helhet, viser statistikken at det samlede elevtallet vil være forholdsvis stabilt framover. Fram mot 2020 vil elevtallet ved Otterøy skole være like i underkant av 100 elever, ett av årene like i overkant. I utredninga er det lagt opp til at skolen har et samlet elevtall på 100 elever. Med bakgrunn i allerede fødte barn og øvrige prognoser, er det ikke tilrådelig å redusere estimatet på dette antallet slik at skolen dimensjoneres i henhold til en slik størrelse. Otterøy skole har, sammenlignet med øvrige grunnskoler, et forholdsvis stort tilgjengelig areal per elev. --- Plankomitéen har gjennom sitt arbeid fra mars til august kommet fram til en anbefalt løsning for utforming som komiteen mener er det beste for et oppvekstsenter ved Otterøy skole. Nærmere beskrivelse framgår av vedlagte rapport. Som vedlegg til rapporten er alternative skisser som er vurdert i prosessen fremlagt. Anbefalt forslag innebærer riving av den gamle administrasjonsdelen av skolen for å erstatte denne med ny barnehage. Videre er det planlagt en betydelig renovering/oppgradering av øvrig eksisterende bygningsmasse. Endringer og omrokkeringer av funksjoner og plasseringer er beskrevet i plankomitéens rapport. Komitéen har i sitt arbeid kommet fram til at en framtidsrettet løsning for et helhetlig oppvekstsenter ikke vil la seg realisere innenfor den avsatte økonomiske ramme på 26 mill. kroner. Foreløpig kalkyle på anbefalte løsning er oppgitt til omlag 40 mill. kroner. Detaljeringsgraden er foreløpig så grov at det er betydelig usikkerhet i kalkylene, og på nåværende stadium er det antydet et presisjonsnivå i estimatene på opp mot +/- 20 %. Dette er forøvrig i overenstemmelse med de investeringssummer som ble indikert i tidligere fremlagt rapport om oppvekstsenter ved Otterøy skole behandlet i KST I denne rapporten var investeringssummen estimert til 42 millioner kroner. Komitéen har også vurdert om prosjektet, av økonomiske grunner, bør gjennomføres som to byggetrinn. Det vil i så fall medføre at en i hovedsak kun får mulighet til å oppgradere skolens klasseromsarealer og personalmessige forhold. Det vil bl.a. ikke være mulig å følge opp barnehagens behov for ny bygningsmasse. I forhold til de samlede behov, er en slik løsning derfor ikke anbefalt. En oppdeling av prosjektet vil med stor sannsynlighet innebære ytterligere økte kostnader sammenlignet med at en helhetlig løsning velges fra starten av. Det har vært bred brukermedvirkning i planarbeidet. Det er ikke kommet innsigelser mot det skisserte og anbefalte forslaget. Prosjektleder har hatt møte med kommuneoverlegens representant som ikke hadde merknad til løsningen. Behandling i arbeidsmiljøutvalget vil gjennomføres senere i prosessen, i forkant av arbeidstilsynets godkjenning som skjer i forbindelse med byggesaksbehandlingen basert på endelige og detaljerte planer.

23 Rådmannen anbefaler at det settes i gang detaljplanlegging av prosjektet fra oktober i år og at det avvikles konkurranse om byggeoppdraget fra februar Byggeperioden antas å bli fra sommeren 2016 til sommeren For å sikre tilstrekkelig framdrift i prosjektet, har rådmannen utlyst konkurranse om videre planlegging som gjennomføres høst Tilbud på dette forventes inn medio september. Rådgivertjeneste er bestilt til å utarbeide reguleringsplanen. Økonomi Som det fremgår av saken og fremlagt rapport har komitéen har ikke funnet rom for etablering av et tilfredsstillende oppvekstsenter innenfor den avsatte rammen på 26 mill. kr. For Namsos kommune representerer dette en økonomisk utfordring. En realisering av det anbefalte prosjektet vil som en konsekvens med stor sannsynlighet innebære en forskyvning av andre investeringsprosjekter. Rapporten estimerer en økning i kommunens årskostnader på omlag 2,95 mill kr. som følge av prosjektet basert på en investering på 40 mill. kr. Eksisterende barnehage vil bli anbefalt solgt, men det er foreløpig ikke innkalkulert noe bidrag fra dette i prosjektet ettersom det er usikkert hvordan markedet er for et slikt salg. Inntekter fra salget vil inngå som økonomisk bidrag / delfinansiering av investeringen. Regnskapstallene for skolen og barnehagen gir forøvrig uttrykk for at det i de senere år bevisst har blitt utført minimalt vedlikehold i påvente av dette prosjektet. Det skisserte prosjektet medfører at vedlikeholdsbehovet blir relativt lite de første årene. Det er vurdert om det er mulig å etablere oppvekstsenteret innenfor budsjettert ramme på 26 mill. kr. om en ikke tar med ungdomstrinnet. På bakgrunn av tidligere utredninger og vedtak, har rådmannen ikke funnet realisme i dette alternativet. Av vedlegget til rapporten fremgår det at de budsjetterte rammene realistisk sett kan rom til renovasjon av skole eller barnehage, men ikke en tilfredsstillende samlet løsning. Barnehage og skole vil med noen justeringer ha tilnærmet samme barne- og elevtall som i dag ved etablering av et oppvekstsenter. Disse tallene er styrende for bemanningen. Det forventes derfor ikke økonomiske besparelser i forhold til bemanningsnormer. Både barnehage og skole har en administrasjonsressurs som tilsvarer en minimumsnorm. Enhetslederen vil få et større ansvarsområde enn hva som er tilfellet i dag. I rapporten er nåværende drift av bygg regnet med 0,848 mill. kr. som tilsvarer en husleie på 347 kr. /m². Til sammenligning har Vestbyen skole som er av nyere standard 712,- kr/m². Legges samme nivå til grunn for Otterøy vil økningen i årskostnader tilsvare omlag 2,061 mill.kr. Et alternativt oppvekstsenter innenfor 26 mill. kr. vil medføre at en ikke får til nødvendig oppgradering av eksisterende bygg. Dette anbefales derfor ikke. Som nevnt ovenfor, er det også et mulig alternativ å bare oppgradere skolebyggene som et første byggetrinn. Den beste og rimeligste løsninga på sikt vil være å gjennomføre hele byggeprosjektet med realisering av oppvekstsenteret uten oppdeling.

24 Vurdering Det er ingen tvil om at både barnehage og skole på Otterøya har tildeles svært store rehabiliteringsbehov. Plankomitéen har gjennom sitt arbeid har kommet fram til å anbefale en løsning for Otterøy oppvekstsenter som dekker det samlede rehabiliteringsbehovet. Alternative løsninger innenfor den avsatte kostnadsrammen ville rent praktisk ha medført at enten skole eller barnehage ville blitt salderingsposten uten nødvendig rehabilitering. Slik sett fremstår prosjektet fremtidsrettet og det vil gi et stort løft for innemiljøet for elever og ansatte. Barn og ansatte i barnehagen vil få en ny og tidsriktig barnehage. Rådmannen finner det allikevel riktig å understreke at kommunestyret rent faktisk har et valg om å holde rammene og kun dekke behovene til enten barnehagen eller til skolen, men det vil i tilfelle avskjære tidligere beslutninger om etablering av oppvekstsenter. Plankomitéen har her vært tydelige i sine anbefalinger og anbefalt en helhetlig utbygning. Rådmannen støtter denne vurderingen. Som følge av den samlede kostnaden i investeringen, som vesentlig overstiger tidligere avsatte rammer, bør det også vurderes om dette kan være grunnlag for å revurdere beslutningen knyttet til å beholde ungdomstrinnet på Otterøy skole. I vedtaket om oppvekstsenter på Otterøya, KSTsak 70/14 den , fikk rådmannen mandat til å jobbe videre med realisering av et oppvekstsenter 0-16 år. Utredninga til denne saka viste at det kapasitetsmessig var fullt mulig å overføre ungdomstrinnet til en av ungdomsskolene i byen samtidig som det også var beregnet en samlet årlig besparelse i størrelsesorden 1,5-3 millioner. I nevnte sak ble det av rådmannen reist spørsmål ved om avsatt investeringsramme var tilstrekkelig og at dette kunne gi grunnlag for å revurdere anbefalingen om å opprettholde ungdomstrinnet ved Otterøy skole. Utredningsrapporten om oppvekstsenter antydet i nevnte sak et redusert nivå på de nødvendige investeringer på 10 millioner kroner dersom ungdomstrinnet ble flyttet. Det er for rådmannen fortsatt noe uklart om den reelle forskjellen faktisk vil være i denne størrelsesorden da en stor del av kostnadene til renoveringen synes å ligge på områder hvor redusert areal ikke nødvendigvis gir full uttelling. Allikevel er Rådmannen er av den formening at forskjellen i investeringssum ikke i seg selv er av en slik karakter at det vil resultere i en endret anbefaling. For kommunen vil en årlig besparelse i driftskostnadene på som den gang ble lagt til grunn på 1,5 3 millioner være av større betydning enn 10 millioner i investeringskostnader. Rådmannen opprettholder derfor sin tidligere anbefaling om å videreføre ungdomstrinnet ved Otterøy skole. Kostnadskalkylen som er fremlagt i rapporten summerer seg til 40 mill. kr. På nåværende tidspunkt er det allikevel stor usikkerhet til dette anslaget og arkitekten har i sine anslag indikert et presisjonsnivå med en variasjon på opp mot +/- 20 %. Som en følge av dette usikkerhetsnivået og for å ta høyde for eventuelle prisøkninger i perioden frem til ferdigstillelse tilrår Rådmannen at beslutningen baseres på et kostnadsnivå i øvre del av denne skalaen. Rådmannen er i denne sammenhengen av den oppfatning at det er bedre å være for forsiktig i kostnadsanslagene i denne fasen av beslutningen fremfor å få en overraskelse underveis i prosjektet når det i realiteten vil være håpløst å reversere beslutningen. Samtidig vil en reduksjon i antallet barn det tas høyde for i barnehagen representere en noe lavere kostnad. Med dette utgangspunktet tilrår derfor rådmannen at beslutningen gjøres med en estimert prosjektkostnad på inntil 45 millioner kroner. Videre arbeid er skissert i plankomitéens rapport og en tilrår at rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre prosjektet etter denne planen. Fordelen med å vedta budsjett for hele prosjektet nå er at en kan ta planlegging av både skole og barnehage i én prosess.

25 Det opprettes en plankomite bestående av 2 politikere og 4 medlemmer fra administrasjonen. Organiseringen av prosjektet beskrives i eget vedlegg til saken. Miljømessig vurdering Prosjektet vil bli gjennomført i h.h.t. de aktuelle miljøkrav som stilles til barnehage/skole, jf. lover og forskrifter.

26 Namsos kommune -et godt sted å leve Planer for etablering av Otterøy oppvekstsenter. Plankomitéen 18. august 2015

27 Side 1 Sammendrag og tilråding: Plankomitéen har gjennom sitt arbeide kommet fram til en planløsning som kan anbefales for et oppvekstsenter ved Otterøy skole. En har vært innom forslag med barnehage i en ekstra etasje på eksisterende bygg, men har endt opp med en løsning hvor barnehagen legges på 1. etasjes plan i bygg 1 der administrasjonen er pr i dag. Forslaget innebærer riving av administrasjonsdelen for å erstatte den med ny barnehage. Formingsavdeling legges inn i nåværende svømmehall i bygg 3 og trinn 1 4 plasseres i bygg 1 der forming er i dag. Henvisningsskisse: Dato

28 Side 2 Hovedutfordringen nå er at de økonomiske rammer til prosjektet er for små. Oppgradering av gjenstående eksisterende bygningsmasse på ca 2000 m2 vil legge beslag på mesteparten av de bevilgede midler. Videre skal en bygge en ny barnehage for 50 barn som etter all sannsynlighet vil koste mill. Total kostnad ligger da på omkring 40 mill kr og det er nødvendig at kommunestyret godkjenner denne rammen før en utarbeider grunnlag for prising av arbeidene. Komitéen tilrår at kommunestyret vedtar å gi rådmannen fullmakt til å videreføre arbeidet med Otterøy oppvekstsenter som foreslått innenfor en ramme på 40 mill. kr. Som et alternativ tilrår komitéen et første byggetrinn som i hovedsak går ut på å sette i stand skolens klasseromsbygg (bygg 2, 3 og 4). Dette innebærer at etablering av oppvekstsenter vil foregå i to byggetrinn. Dato

29 Side 3 Innhold Sammendrag og tilråding:... 1 Bakgrunn... 4 Dimensjoneringsgrunnlag... 7 Arbeidet i plankomitéen... 7 Regulering... 7 Løsninger:... 7 Anbefalt løsning:... 8 Øvrige planforslag :... 9 Pedagogiske og driftsmessige vurderinger... 9 Økonomi Investeringskostnader Årskostnader Avventede oppgaver, avvik Situasjonsplan Videre arbeid Dato

30 Side 4 Bakgrunn I Handlingsprogram og økonomiplan ble dette foreslått: I rådmannens budsjettframlegg, foreslås en nødvendig utbedring/renovering av Otterøy skole i Forprosjektet (2013) gir grunnlag for nærmere økonomiske avklaringer. Det ble foreslått avsatt 14 mill til rehabilitering av Otterøy skole i Samme sum ble foreslått avsatt i Oppdraget med å utarbeide et forprosjekt for Otterøy oppvekstsenter er gitt av kommunerstyret i sak 70 /14. Revidert mandat av er som følger: «Revidert mandat forprosjekt Otterøy oppvekstsenter. Namsos kommunestyre vedtok den , sak 70/14, etablering av Otterøy oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kr. inkl. mva. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar utredning Oppvekstsenter ved Otterøy skole til etterretning og godkjenner utredninga som utgangspunkt for rådmannens videre arbeid med realisering av et oppvekstsenter 0-16 år innenfor en kostnadsramme på 26 mill. kroner inkl. mva. Kommunestyret tar foreløpige framdriftsplan datert , jf. utredninga til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide et forprosjekt på totalentreprise hvor de samlede kostnader ved prosjektet; - herunder forprosjektet, reguleringer, infrastrukturtiltak og ferdigstilling av uteområder, inventar og utstyr i bygg mm., skal holdes innenfor de gitte økonomiske rammer, jf. pkt. 1. Dato

31 Side 5 3. Kommunestyret skal få seg forelagt forprosjektet til godkjenning før anbudsinnhenting. Forslag til finansiering av økte driftsutgifter med evt. konsekvenser skal fremmes samtidig med forprosjektet. 4. Svømmeopplæringa ved Otterøy skole legges til Oasen, Namsos svømme- og miljøsenter. Mandat for utredningen: 1. Mandat for utredning av forprosjektet styres av kommunestyrets vedtak i saken og rapport utredning Otterøy oppvekstsenter. 2. Prosjektgruppa skal foreslå detaljutforming av prosjektløsning (bygg og uteområder) samt utarbeide nødvendig dokumentasjon (konkurransegrunnlag) for innhenting av anbud på gjennomføring av oppdraget. Prosjektet skal gjennomføres som totalentreprise. 3. Det skal tilknyttes nødvendig kompetanse, internt og eksternt, for å sikre kvalitet på plan for utforming og konkurransegrunnlaget. 4. Brukermedvirkning skal ivaretas. I tillegg til deltakelse i prosjektgruppa, beslutter gruppa selv eventuelt utvidet brukerutvalg. 5. Innhente og dokumentere arbeidsmiljøutvalgets og arbeidstilsynets godkjenning av prosjektet. 6. Det skal i etterkant utarbeides saksframlegg med nødvendige vedlegg som gir grunnlag for politisk behandling og løsningsforslag før anbudsinnhenting. Økonomi. Den økonomiske ramma for prosjektet er samlet kr. 26. mill. kr. inkl. mva. *). Bevilgninga skal dekke alle kostnader ved prosjektet, herunder forprosjekter, evt. reguleringer, avgifter, infrastrukturtiltak og ferdigstilling av uteområder, nødvendig inventar og utstyr i bygg m.m. Det skal opprettes eget prosjektnummer: Ansvarlig prosjekteier. *) I. Forprosjektet skal vise en mulig løsning innenfor den bevilgede kostnadsramma. II. Opsjon: Dersom pkt. I. ikke gir en samlet tilfredsstillende løsning, beskrives og utarbeides en «tilstrekkelig god nok» løsning innenfor en kostnadsramme på xx. kr., evt. skissert som to byggetrinn. Dato

32 Side 6 Prosjekteier. På vegne av rådmannen ivaretar oppvekstsjefen rollen som prosjekteier. Prosjektleder. Svein Flasnes ved eiendomsavdelinga oppnevnes som prosjektleder i planfasen. Framdriftsplan. Prosjektgruppa utarbeider forslag til detaljutforming av prosjektløsning (bygg, uteområder) samt innhenter nødvendig dokumentasjon på anbud for gjennomføring av oppdrag. Prosjektleder ferdigstiller en samlet rapport til prosjekteier innen Saken behandles i kommunestyret den Rapportering. Sekretær for prosjektgruppa skriver referat fra alle møter og rapporterer til prosjekteier og til øvrige prosjektdeltakere. Det nedsettes en plankomitè bestående av følgende personer: Prosjekteier: Oppvekstsjef Svein-Arild Rye på vegne av rådmannen Prosjektleder: Eiendomssjef Svein Flasnes Øvrige deltakere: Bernt Bendiksen (rektor Otterøy skole),turid Finnanger Sund (styrer Otterøy barnehage), SU-leder Otterøy barnehage, FAU/SU-leder Otterøy skole, Tillitsvalgtrepresentant Otterøy barnehage, tillitsvalgtrepresentant Otterøy skole Evt. andre aktuelle deltakere vil bli innkalt etter behov. Etter nærmere avtale med prosjektleder, er rektor sekretær for gruppa. Det etableres en ressursgruppe bestående av følgende deltakere: Ole Johan Hugås, IT-avdelinga, John Saur, økonomiavdelinga, Marthe Hatland, barnehagesjef, Per Erik Arnø, kommuneoverlegen og hovedverneombudet.» Dato

33 Side 7 Dimensjoneringsgrunnlag Følgende er lagt til grunn for komitéens arbeide: Skole for 100 elever. Barnehage med 50 plasser. Skolen er i dag på 2439 m2 og det er i underkant av 25 m2 pr elev. Otterøy er den barneskolen som har størst areal pr elev i Namsos kommune Med noe riving og ny barnehage på ca 600m2 vil nytt oppvekstsenter være på ca m2. Arbeidet i plankomitéen. Etter første møte i komitéen ble Arcon prosjekt as engasjert til å bistå med utarbeidelse av planforslag. Det er søkt sivilforsvaret om tillatelse til å ombygge svømmehallen slik at vi ikke lenger har tilfluktsrom ved skolen. Tillatelse til sletting av tilfluktsrommet er gitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i brev av Det er fremskaffet geotekniske undersøkelser på skoletomta. Denne er gjort av rådgivende ingeniør Ottar Kummeneje i juni Ny vurdering av geoteknikk er bestilt og vil bli gjort i september Regulering. I kommuneplanens arealdel er det følgende plankrav for «O6 Toppen- Fosslandsosen»: Før nye tiltak etter 1.6 settes i verk, kreves utarbeidet reguleringsplan. Dette innebærer at vi må ha utarbeidet reguleringsplan før det kan gis byggetillatelse. Til plankomitéens møte 28. april presenterte arkitekten 4 alternativer til løsning. Reguleringsarbeidet er bestilt igangsatt av Arcon prosjekt as. Oppdraget er gitt ut fra foreliggende ramme-avtaler om rådgivingstjenester. Løsninger: Plankomitéen har hatt 5 møter fra 2. mars til 10. august hvorav det siste med ressursgruppen invitert. Dato

34 Side 8 En har vært gjennom 5 forskjellig planløsninger før en endte opp med den løsningen som anbefales Anbefalt løsning: Etter gjennomgang av alle alternativer er plankomitéens medlemmer enige om at dette er den beste løsningen for et oppvekstsenter ved Otterøy skole. Begrunnelse for valget er : Beliggenhet av de ulike deler av oppvekstsenteret ut fra funksjon o Nærhet mellom barnehage og småtrinn, dette muliggjør sambruk av lokaler o Administrasjon med oversikt over trafikk og besøkende o Hensyn til skjerming mellom barnehage og ungdomsskole o Muligheter for godt og skjermet lekeareal til barnehagen Beholde en åpen indre skolegård o Oversiktlig Dato

35 Side 9 o Muligheter til en funksjonell og nødvendig trafikk o Trygge omgivelser for elevene Administrasjon: kontor / møterom/ garderober tidsmessig. Praktisk løsning i forhold til riving flytting av funksjoner Det tilsynelatene dårligste bygget vil bli revet Øvrige planforslag : Plankomiteen har vurdert andre løsninger. Bla er en løsning med bygging av ny barnehage over bygg 3. Dette ble forkastet da komitéen ikke ble fornøyd med planløsningen. Alternativet gir også en dårligere løsning for barnehagens uteområde. Et alternativ med plassering av barnehagen som et tilbygg inn på dagens skolegård ble forkastet da dette ville beslaglegge en del av skolegården og stenge den indre skolegården på en slik måte som komitéen ikke fant hensiktsmessig. Henvisningsskisse: Pedagogiske og driftsmessige vurderinger Otterøy skole er bygd I løpet av 3 byggetrinn, 1968, 1972 og Lokalene bærer preg av slitasje og har fått mange avvik. Lukkingen av avvikene er satt på vent i påventa av en forestående rehabilitering. Rehabilitering ble vedtatt I Handlingsprogram og økonomiplan : I rådmannens budsjettframlegg, foreslås en nødvendig utbedring/renovering av Otterøy skole i Forprosjektet (2013) gir grunnlag for nærmere økonomiske avklaringer. I dette dokumentet ble det foreslått avsatt 14 mill i 2014 og 14 mill i 2015 til Otterøy skole. Dato

36 Side 10 Etter dette er det vedtatt etablering av Otterøy Oppvekstsenter med etablering av ny barnehage i tilknytning til skolen. Senteret blir da en driftsenhet med skole og barnehage. Utbyggingen må legge til rette for at skole og barnehage kan bli en enhet, driftsmessig og praktisk. Senteret må legge til rette for sambruk av lokaler. Fleksibilitet er et stikkord. Senterets tanke er at de ulike avdelingene, barnehagen, småtrinn, mellomtrinn og ungdomstrinn samles rundt en sentral, i dette tilfellet rundt det nye mellombygget med amfi. Mye forskning, nasjonalt og internasjonalt, om kvalitetsutvikling i skole/barnehage viser at kvalitetsheving i dag fordrer en kollektiv tenkning og handling: Høyt presterende skoler kjennetegnes av at personalet som kollektiv er i kontinuerlig utvikling. (Michael Fullan) Skal man lykkes med å bygge en enda bedre skole er et av de viktigste grepene å utvikle lærernes profesjonalitet med utgangspunkt i skolen som organisasjon. (Michael Fullan) Kollektivt ansvar innebærer at lærerne deler erfaringer og kompetanse med hverandre, veileder hverandre, planlegger og evaluerer sammen og reflekterer rundt hva som er god undervisning. Lærerne framstår koordinerte i møte med elevene, og jobber mot samme mål fra samme verdigrunnlag (Erik Irgens) Barnehagens betydning som samfunnsinstitusjon får stadig større oppmerksomhet. Antall barn i barnehage har økt kraftig de senere årene. (Sitatene overfor er hentet fra skoleforskning, men de samme kollektive tankene/kjennetegnene gjelder også for barnehagen.) Otterøy barnehage har tilholdssted i et gammelt hus like nedenfor skolen. Huset er dårlig egnet som barnehage og er i tillegg veldig nedslitt. Størrelsen begrenser inntak av barn som ønsker plass, og vi må stadig avvise ønske om plass. Økonomi Investeringskostnader. For anbefalt løsning er det utarbeidet følgende kostnadsoverslag: 1 Del av bygg 1 rives 1,0 mill 2 Ny barnehage 13,5 mill 3 Ombygging svømmebasseng 4,0 mill 4 Ombygging bygg 1 (50 m2, 6000 kr/m2) 0,3 mill Dato

37 Side 11 5 Renovering bygg 1 (150 m2, 2000 kr/m2) 0,3 mill 6 Nytt tak bygg 1 1,0 mill 7 Nye tak på bygg ,0 mill 8 Utomhus 3,0 mill 9 Ny heis 1,2 mill 10 Nytt ventilasjonsanlegg Bygg 1 300m2, 2000 kr/m2 0,6 mill 11 Ventilasjon i bygg m2, 3000 kr/m2 (Inkl. nytt aggregat) 5,7 mill 12 Bygningsmessig oppgradering bygg 2,3 og4 6,4 mill Sum alternativ III: 40,0 mill Alle kostnader er inklusive m.v.a. Det må presiseres at på dette stadiet i planleggingen er estimatene forbundet med usikkerhet i området +/ %. Årskostnader. Den beregnede bygg- årskostnad for anbefalt alternativ er beregnet til 3,80 mill kr. Dette er kostnadene for investering og drift av bygg og anlegg. Dagens årlige byggkostnader for skole og barnehage er henholdsvis 0,715 og 0,133 mill kr. som i sum blir 0,848 mill kr. I tillegg kommer skoledrift med 12,2 mill. kr. pr. år. ( budsj 2015). Barnehagedrift har et budsjett på 3,65 mill. Sum årlig drift uten bygg blir da 15,85 mill kr. Det er antatt redusert energiforbruk etter utbygging på 50 kw/ m2 og år. Dette utgjør da ca ,- kr i årlig besparing som er inkludert i tallene i tabellen. Alternativ Oppvekstdrift Årskostnader Bygg- drift Sum årskostnad Økt årskostnad I dag 15,85 0,848 16,698 0 Økt årskostnad i % III 15,85 3,800 19,650 2, % Avventede oppgaver, avvik. Dato

38 Side 12 Eiendomsavdelingen har hatt følgende oppgaver på vent med tanke på opprustingsprosjektet ved Otterøy skole og barnehage. Lokale Nr. Bygningsdel Otterøy Barnehage 278 Dokumentere støybelastning i 3 dager, evt. tiltak (Eiendom) Otterøy Barnehage 278 Måling av CO2 og luftmengdemåling Otterøy Barnehage 278 Bygningsteknisk tilrettelagt for å ivareta krav Universell utform. Otterøy Barnehage 278 Overflater fornyes (golv, vegg, himl.) Otterøy Skole 216 Formingsavd. Branndør/brannalarm/brannslange (utbygging) Otterøy Skole 216 Ventilasjon adm. bygg, dårlig luft (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Ventilasjon ungdomstrinnet, dårlig luft (ivaretas v/utbygging) Otterøy Skole 216 Taklekkasjer (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Vinduer er slitte/trekkfulle (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Slitte golvbelegg (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Dårlig asfalt på uteområder (ivaretas under utbygging) Otterøy Skole 216 Trafikksituasjonen farlig, kryssing vei, høy fart Otterøy Skole 216 Plan for gjennomføring av mht. univiersell utforming Møterom er ikke tilstrekkelig lydisolert for konfidensielle Otterøy Skole 216 samtaler Det forventes at disse oppgavene avvikene er lukket etter byggeprosjektet. Dato

39 Side 13 Situasjonsplan For alternativ III vil situasjonsplanen være som vist nedenfor. Dette vil være grunnlaget som en starter arbeidet med reguleringsplanen ut fra. Dato

40 Side 14 Videre arbeid. En ser for seg følgende aktivitet i prosjektet forutsatt at kommunestyret gir sin tilslutning til Plankomitéens tilråding. Aktivitet Periode Reguleringsplan August 15- jan 16 Geoteknisk rapport Sept -15 Innhente tilbud på utarbeidelse av beskrivelse for etappe 1 og ev 2 Juli15- sept 15 Eventuelt vedtak om økt ramme September- (desember) Innhente tilbud på byggeledelse Okt nov 15 Foreta detaljplanlegging for opprusting av skolebyggene og bygging av ny barnehage. (inkluder brukere og ressursgruppe) Okt 15- feb 16 Konkurranse om byggeoppdraget. Feb16- mai 16 Byggeperiode 1 Juni16- juni 17 Dato

41 Side 15 Plankomitéen: Svein-Arild Rye Svein Flasnes Bernt Bendiksen Turid Finnanger Sund Guro Jensen (SU-leder Otterøy barnehage) Audun Forås (FAU/SU-leder Otterøy skole) Merete Kammen (tillitsvalgtrepresentant Otterøy barnehage) Knut Lian (tillitsvalgtrepresentant Otterøy skole) Irene Haukø (Verneombud ved Otterøy skole) Dato

42 Namsos kommune -et godt sted å leve VEDLEGG 2: Notat om vurderte alternative planer for Otterøy oppvekstsenter. Prosjektleder 1.Sept. 2015

43 Plankomitéen har før sitt endelige forslag vært innom 4 andre forslag til planløsninger. 3 av disse er alternativ med barnehage bygd som ny 2. etasje på bygg 3. ( Alt A, B og C). Det fjerde er med barnehage bygd på plan 1 som erstatning for deler av bygg 1. ( Alt D II). Vi har også et alternativ (D I) som er en delvis utbygging av D II. Henvisningsskisse: Nedenfor følger de forskjellige alternativer og komitéens vurderinger.

44 Alternativ A Fordeler Ulemper Alt A, 24,0 mill Barnehage i 2. etasje gir mindre kontakt med skolen og derved mindre mulighet for felles bruk av lokaliteter. Lav kostnad. Tette tak på alle bygg. Uendret planløsning for skoledrift. Større usikkerhet i kostnadene ved bygging oppå eksisterende bygg. Dette alternative gir også et noe dårligere og begrenset uteareal for barnehagebarna. Ingen rehabilitering og oppgradering av oppvekstsenterets elevarealer

45 Alternativ B Fordeler Ulemper Alt B, 34,0 mill Tette tak på alle bygg. Ny teamrom, det vil gi vesentlig bedre arbeidsforhold for lærerne. Høyere kostnad enn alternativ A Barnehage i 2. etasje gir mindre kontakt med skolen og derved mindre mulighet for felles drift. Større usikkerhet i kostnadene ved bygging oppå eksisterende bygg. Personalrom og kontor for administrasjonen blir utenfor resten av virksomheten. Ingen rehabilitering og oppgradering av oppvekstsenterets elevarealer

46 Alternativ C Fordeler Ulemper Alt C, 37,5 mill Tette tak på alle bygg. Nye teamrom vil gi vesentlig bedre arbeidsforhold for ansatte. Personalrom i nærheten av ansattes arbeidsplasser. Deler av bygg 1 som ikke rives kan gi muligheter til møterom Dyrere enn alternativ A og B Barnehage i 2. etasje gir mindre kontakt med skolen og derved mindre mulighet for felles drift. Større usikkerhet i kostnadene ved bygging oppå eksisterende bygg. Ledelsen noe utenfor resten av skolen. Ingen rehabilitering og oppgradering av oppvekstsenterets elevarealer

47 Alternativ D II Fordeler Alt D II, 36,6mill Ideell planløsning der skole og barnehage er orientert mot et felles mellombygg som gir gode muligheter for samvirke. Dette alternativet bygger opp under det som vil være oppvekstsenterets ideologi, fellesskapstanken vil bli ivaretatt. Oppvekstsenterets virksomhet vil bli sentrert rundt en sentral, amfiet. Godt ute/lekeareal for de minste ungene. I dette alternativet er det tatt med nytt ventilasjonsanlegg for hele skolen. Dårlig ventilasjon har vært avvik i flere år. Ulemper Kostnad ut over budsjettert ramme. Ingen rehabilitering og oppgradering av oppvekstsenterets elevarealer Tette tak på alle bygg.

48 Alternativ D I Fordeler Alt D I, 24,1 mill Kostnad innenfor budsjettrammen. Vil gi bedret arbeidsforhold til ansatte da bygg 1 blir renovert. Første trinn mot ønsket løsning. Ulemper Lite skole i forslaget da det er mest barnehage. Ivaretar ikke behovet for nytt ventilasjonsanlegg på skolen. Ingen rehabilitering og oppgradering av oppvekstsenterets elevarealer

49 Alternativ D II ligner på anbefalt løsning. Forskjellen er at i anbefalt løsning legges barnehagen mot vegen og resten av bygg 1 benyttes til småtrinnet. I hovedsak er begrunnelsen for valgt løsning bedre innbyrdes beliggenhet av de ulike deler ut fra funksjon. Kostnadene varierer betydelig, men det skyldes at enkelte løsninger er «halv- løsninger» mens andre er mer komplette. Det vil i alle tilfeller bli en salderingspost med hvor mye en bruker på å forbedre eksisterende bygg. Namsos 1. sept Svein Flasnes Prosjektleder

50 Prosjektorganiseringen for gjennomføring av Otterøy oppvekstsenter. Prosjektadministrasjon: Til å gjennomføre vedtaket oppnevner rådmannen egen prosjektleder og byggekomite. Til byggekomite oppnevnes: Rådmannens representant, leder xxxxxx, politisk xxxxxx, politisk Marthe Hatland, barnehagesjef Bernt Bendiksen, rektor xxxxxxxxxx, eiendom Byggekomiteens mandat: Byggekomitéen skal sørge for at det etableres nødvendig prosjektadministrasjon til gjennomføring av prosjektet. Herunder ligger å godkjenne prosjektleders mandat. Byggekomitéen skal behandle status i prosjektet minimum hver 2. måned i byggeperioden. Byggekomitéen skal ha gjenpart av rapportering fra prosjektleder og ta dette opp til behandling når det er nødvendig. Byggekomiteen er ansvarlig for at det utarbeides sluttrapport.

51 Prosjektleder oppnevnes av rådmannen. Prosjektleders mandat: Prosjektleder skal på vegne av rådmannen og byggekomiteen lede gjennomføringen av kommunestyrets prosjektvedtak innenfor gjeldende lovkrav og bevilget økonomi. Herunder: - Involvere brukere ved evt. behov for tilpasninger underveis i byggeperioden. (brukerutvalg) - Kommunens representant i kontraktsforholdet med entreprenør. - Se til at det innhentes nødvendige offentlige tillatelser til gjennomføring av prosjektet. Herunder arbeidsmiljøutvalgets og arbeidstilsynets godkjenninger. - Ansvarlig for ledelse av byggherreombudet og utarbeidelse av mandat til denne. - Sekretær for byggekomité. - Sørge for skriftlig(*) rapportering om prosjektets framdrift og økonomi til overordnet. Skal søkes tilpasset kommunens tertialrapportering. - Vesentlige avvik rapporteres umiddelbart skriftlig (*). - Prosjektregnskap. -Utarbeide sluttrapport for prosjektet. Denne skal godkjennes av Byggekomitéen før den legges frem for politisk behandling) Prosjektleder rapporterer til Rådmannens representant (*) e-post regnes som skriftlig. Brukerutvalg: Oppnevnes av rådmannen Mandat: Utvalget skal være rådgivende til prosjektleder i spørsmål hvor prosjektleder har behov for brukers vurdering.

52 Prosjektorganisasjon: Rådmannen Byggekomité Prosjektleder Brukerutvalg ByggherreombuEntreprenør xxxxx

53 Namsos kommune Barnehagekontoret Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Marthe Hatland Saksframlegg Åpningstider ved Otterøy barnehage. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Oppvekst, omsorg og kultur 28/ Otterøyrådet - Namsos kommune 4/ Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1) Namsos kommunestyre vedtar å utvide åpningstidene ved Otterøy barnehage til tidsrommet kl kl ) Følgende tillegg blir gjeldende i de kommunale vedtektene, pkt. 7 etter første avsnitt: Otterøy barnehage har åpningstid fra klokken Ved behov, kan barnehagen unntaksvis ha åpent til kl Hjemmel for vedtaket er: Barnehagelovens 7 barnehageeiers ansvar, jfr 1 og 2; Formål og innhold