Norges speiderforbund Dok. nr. 86/06 Øvre Vollgate 9, 0158 Oslo

Transkript

1 Norges speiderforbund Dok. nr. 86/06 Øvre Vollgate 9, 0158 Oslo PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE JUNI 2006 Møtet ble holdt på Voksenåsen Kurs- & Konferansehotell, Oslo. Følgende deltok på møtet: Fra Speiderstyret: Carsten H. Pihl, Kristin Grimstad, Anna Røed, Hanne Birte Hulløen, Merete Bodahl-Johansen, Lars Atle Andersen og Knut Slettebak. Fra Forbundskontoret: Generalsekretær Tore Torstad Leder for Profilprosjektet, Morten Løwe, deltok under behandlingen av sak 60/06. Følgende saker ble behandlet: SAK 49/06 PROTOKOLLER OG REFERATER FRA SST OG AU Følgende protokoller og referater forelå til behandling: Protokoll fra Speiderstyrets møte mars 2006 (dok. nr. 51/06) Protokoll fra Speiderstyrets møte (e-post behandling) 28.april 2006 (dok. nr. 59/06) Referat fra møte i AU 24. april 2006 (dok. nr. 58/06) Referat fra møte i AU 22. mai 2006 (dok. nr. 61/06) Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: 1. Protokollene fra Speiderstyrets møte mars 2006 (dok. nr. 51/06) og 28. april 2006 (dok. nr. 59/06) godkjennes. 2. Referatene fra møte i AU 24. april 2006 (dok. nr. 58/06) og 22. mai 2006 (dok. nr. 61/06) tas til etterretning. SAK 50/06 DIVERSE REFERATER, RAPPORTER OG PROTOKOLLER Følgende dokumenter forelå til behandling: Referat fra møte i KS februar 2006 (dok. nr. 52/06) Rapport fra deltagelse på BUT 2006 (dok. nr. 53/06) Rapport fra teknisk arrangør for Speidertinget 2006 (dok. nr. 54/06) Protokoll fra årsmøtet 2006 i Norsk Speidermuseum (dok. nr. 57/06) Rapport fra prosjektoppfølging i Malawi april 2006 (dok. nr. 60/06) Protokoll fra Representantskapsmøtet i SpF 19. mars 2006 (dok. nr. 62/06) Protokoll fra styremøte i SpF (dok. nr. 63/06) Referat fra møte i Komite Ingelsrud (dok. nr. 64/06) Referat fra møte i Komite Ingelsrud (dok. nr. 65/06) Prosjektstatus pr (dok. nr. 66/06) Administrasjonens rapport for mars -april 2006 (dok. nr. 67/06) Deltagerevaluering av KL/KS våren 2006 (dok. nr. 68/06) Rapport fra prosjektbesøk i Uganda april 2006 (dok. nr. 69/06) Spørsmål fra Speiderstyret til dokumentene ble besvart og nødvendig oppfølging vil bli foretatt.

2 Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: SAK 51/06 De fremlagte referater, rapporter og protokoller tas til orientering. ORIENTERINGER OG SPØRRETIME Her ble det orientert om kontakt med kretser og korps, møter, besøk og andre arrangementer som Speiderstyret og Forbundskontoret har vært med på siden sist. Det ble også avklart spørsmål i saker som ikke stod på sakslisten. Det ble bl.a. orientert om følgende saker: Deltagelse på oppstartmøte i prosjektgruppene for Speiderforum og Roverforum Deltagelse på kretsstyremøte i Follo krets Mottatt oppsigelse av ansatt ved Forbundskontoret Idédugnad med Skogvokterne om fremtidig utvikling og drift av Ingelsrud speidersenter. SAK 52/06 LOVENDRINGER TIL SPEIDERTINGET - NY FORMÅLSPARAGRAF I dok. nr. 71/06 fremmet Speidersjefen forslag til revidert formålsparagraf for Norges speiderforbund. Forslaget bygget på tidligere diskusjoner i Speiderstyret, og innebar endringer både i oppbygging og innhold av gjeldende prg Speiderstyret peker på at hensikten med å endre formålsparagrafen er å tydeliggjøre hva som er speidingens hovedoppgave hvorfor vi driver speiding. Selve formålsparagrafen må ha formålet med speiding som hovedfokus. En konsekvens av dette blir at Speiderstyret ønsker å ta bort den delen av prg (bokstavene a c) som beskriver metoden for å nå målet. De viktigste grunnverdiene i speidingen vil fortsatt være godt beskrevet med gjeldende ordlyd i prg og I forslaget til revidert formålsparagraf ønsker speiderstyret å vektlegge en formålsparagraf som sier at forbundets formål er å utvikle selvstendige mennesker som tar aktivt ansvar i samfunnet basert på verdiene i Speiderloven og Speiderløftet. Speiderstyret mener en kort og tydelig formålsparagraf gjør det mindre aktuelt med en egen visjon for forbundet. Formålsparagrafen forteller tydelig nok hva forbundet ønsker å oppnå. Fram til neste møte vil Speiderstyret arbeide videre med den endelige formuleringen av ny formålsparagraf og tilhørende saksdokument til Speidertinget. Det ble ikke gjort noe vedtak i saken: SAK 53/06 FORSLAG TIL SPEIDERTINGET - ENDRINGER I RETNINGSLINJER OM KONTINGENT I dok. nr. 72/06 fikk Speiderstyret oversendt to forslag til endringer i forbundets retningslinjer om kontingent. Forslagene var fremmet av henholdsvis Old Guides Komiteen og av 1. Horten speidergruppe / Vestfold krets. Old Guides Komiteen ønsker en generell reduksjon av samlet kontingent for sine medlemmer. Forslaget fra 1. Horten speidergruppe / Vestfold krets innebærer en redusert

3 medlemskontingent for studenter. Kontingenten settes til det forbundet har i direkte kostnader for disse medlemmene. Fra Forbundskontoret ble det pekt på at endringer av forbundskontingenten må vedtas av Speidertinget. Endring av kretskontingenten og/eller gruppekontingenten må håndteres av den enkelte krets/gruppe. Speiderstyret hadde en første prinsipiell drøfting av de innkomne forslagene. Her ble det bl.a. pekt på en del prinsipielle betenkeligheter ved å innføre graderte satser for forbundskontingenten for spesielle grupperinger. Speiderstyret vil foreta realitetsbehandling av de innkomne forslagene på et senere møte. SAK 54/06 STRATEGIPROSESSEN STRATEGISKE OMRÅDER I dok. nr. 73/06 fremmet Speiderstyrets interne arbeidsgruppe forslag til videre arbeid med strategisk plan for kommende periode. Fra generalsekretæren forelå det et internt dokument med innspill til mål og rammer for eventuell gjennomføring av besøk til alle grupper i Speidersjef og visespeidersjef innledet til spørsmålet om strategiske områder og pekte på sentrale utfordringer og spørsmålsstillinger som det er viktig å ta stilling til i det videre arbeidet. Speiderstyret peker på de gode erfaringer som er gjort med bruk av strategiske områder i strategiarbeidet, og ønsker å videreføre dette i en ny strategisk plan. Dette skaper fokus over flere år rundt viktige områder, slik at det er mulig å måle resultatet i løpet av perioden. Speiderstyret ønsker å begrense antall strategiske områder, slik at det blir mulig å sette inn tilstrekkelig med ressurser for å gjennomføre nødvendige tiltak for å nå målene. Det ble også diskutert mulige mål og tiltak for de strategiske områder som Speiderstyret ønsker å fremme for Speidertinget 2006, og det vil bli arbeidet videre med dette. Med utgangspunkt i notatet fra generalsekretæren drøftet Speiderstyret mål og rammer for et mulig opplegg med besøk til alle speidergrupper i Opplegget er tenkt som et konkret tiltak i forbindelse med strategisk område Lederkvalitet. Speiderstyret så også på de praktiske utfordringene med gjennomføringen av et slikt tiltak og ønsker en nærmere vurdering og tallfesting av hvilke ressurser dette vil medføre. Basert på innspillene fra Speiderstyret vil det til neste styremøte foreligge en konsekvensvurdering av forslaget. Vedtak: 1. Speiderstyret ønsker å fremme en strategisk plan som tar utgangspunkt i strategiske områder på Speidertinget Speiderstyret vil arbeide videre med følgende strategiske områder som presenteres i saksdokumentene til Speidertinget 2006: Lederkvalitet (Lars Atle og Kristin) Samfunnsansvar (Hanne Birte og Knut) Vekst (Anna, Merete og Carsten)

4 De ulike gruppene utarbeider forslag til tiltak som sendes resten av Speiderstyret senest innen 23. juni. Forslagene skal knyttes til formålsparagrafen. Ønsket tilstand på det aktuelle området 10 år frem i tid skal beskrives, mens de konkrete tiltakene utarbeides for 2007 og Kristin utarbeider og sender ut tiltaksmal innen 14. juni. SAK 55/06 INTERNASJONALT ARBEID I dok. nr. 74/06 orienterte IC-ene om status i aktuelle internasjonale saker. Det ble bl.a. orientert om deltagelsen på Nordisk Speiderkonferanse på Færøyene mai, hvor de norske delegatene spilte en aktiv rolle. Konferansen var denne gangen lagt opp annerledes enn tidligere konferanser, med hovedvekt på erfaringsutveksling i ulike workshops. Ellers ble det orientert om mulige kandidater fra Norden til Europa- og Verdenskomiteene hos WAGGGS og WOSM, spørreundersøkelser fra begge verdensforbund om Performance assessment og oppstart av et NORAD-støttet samarbeidsprosjekt med speiderforbundene i Uganda. Helgen oktober 2006 gjennomføres et internasjonalt seminar for rovere og ledere. SAK 56/06 LEDERKVALITET - EVALUERING AV TILTAK I dok. nr. 75/06 fremmet AU forslag til opplegg for evaluering av gjennomførte kretssammenslåinger og den gjennomførte endring av struktur for forbundets ledertrening. Det ble pekt på at lederkvalitet er et sentralt suksesskriterium for forbundet, og at det er flere ulike tiltak som kan tenkes iverksatt for å sikre lederkvalitet i alle ledd i organisasjonen. Det er også viktig å se på hvilken effekt tidligere organisatoriske endringer har hatt, selv om det direkte formålet med disse ikke har vært å bedre lederkvaliteten. Større enheter antas likevel å øke tilfanget av tillitsvalgte til ulike verv og oppgaver som ønskes ivaretatt. I denne sammenheng ble det særlig pekt på arbeidet med kretssammenslåinger og regionaliseringen av grunntreningen. Vedtak: 1. Det oppnevens en prosjektgruppe til å gjennomføre en bred og grundig evaluering av kretssammenslåingen og av den organisatoriske omleggingen av ledertreningen. AU oppnevner prosjektgruppen og Forbundskontoret bes ivareta sekretariatsfunksjonen for denne. Gruppen skal legge fram en evalueringsrapport for Speiderstyret innen utgangen av De som var sentrale i planlegging, gjennomføring og implementering av prosessen med kretssammenslåing skal involveres i evalueringen. Dagens kretsstyrer skal også involveres og medvirke i evalueringen, det samme bør utvalgte grupper i de aktuelle kretsene. Følgende kriterier skal dessuten beskrives og analyseres: a. Kritiske elementer i de ulike prosessfasene. b. Medlemsutvikling de siste årene før og alle årene etter sammenslåingen. c. Dagens kretsstyres grad av måloppnåelse i henhold til kretsens mål og strategier. d. Dagens kretsstyres grad av måloppnåelse i forhold til oppgaver og forventninger fra forbundets side.

5 3. Komite speiding skal involveres i evalueringen av den organisatoriske omleggingen av ledertreningen og bistå prosjektgruppen i å identifisere hvilke suksesskriterier som sikrer god kvalitet. Sluttrapporten fra prosjektgruppen skal inneholde et sammendrag og en analyse av tendenser i deltakerevaluering av ledertreningen i regionene. SAK 57/06 LANDSLEIRINTERVALL I dok. nr. 76/06 fikk Speiderstyret presentert et sammendrag av innspillene rundt spørsmålet om landsleirintervall. Speiderstyret har i sitt arbeid med strategiske planer også valgt å stille spørsmål ved frekvensen på forbundets landsleire. Speiderstyret har vært opptatt av at en landsleir ikke bare skal være en stor, enkeltstående opplevelse, men en integrert del av Norges speiderforbunds strategiske arbeid. Spørsmålet om landsleirintervall var også en del av den spørreundersøkelsen som ble gjennomført blant kretser, korps og grupper i perioden Her ble de bedt om å liste opp henholdsvis de viktigste argumentene for og i mot å ha landsleir hvert tredje år. Spørsmålet ble også drøftet på KL/KSseminaret i mai måned. Tilbakemeldingene gjennom spørreundersøkelsen og fra diskusjonen på KL/KS-seminaret viser at det er ulike oppfatninger ute i organisasjonen om dette spørsmålet. Speiderstyret legger bl.a. stor vekt på landsleirens strategiske betydning for vekst, markedsføring, programutvikling, ledertrening og opplevelse av fellesskap og samhold. Store arrangementer er fengende særlig for åringer og kan bidra til å beholde og rekruttere medlemmer. En landsleir bidrar til at medlemmene får økt kjennskap til NSFs fokusområder, gir speiderne gode opplevelser, sikrer at flere får tilbud om leir, gir lederne mulighet til kompetanseutvikling og kan brukes til programutvikling. Landsleire øker dessuten medias oppmerksomhet rundt speiding. Vedtak: 1. Speiderstyret vurderer landsleire som et viktig strategisk virkemiddel, og ønsker ut i fra en helhetsvurdering å arrangere landsleire hvert tredje år. 2. Det arrangeres ny landsleir i Speiderstyret ber AU til neste møte fremme egen sak med forslag til fremdriftsplan og milepæler i arbeidet med forberedelser til en ny landsleir. SAK 58/06 BUDSJETT 2006 / REGNSKAPSOPPFØLGING I dok. nr. 77/06 orienterte Forbundskontoret om regnskapsmessig status pr I notatet ble det pekt på at det er foretatt en gjennomgang av alle budsjettposter og foretatt budsjettjusteringer i henhold til regnskapstall pr og forventede inntekter/kostnader resten av året. Inntekter fra Forbundskontingenten antas å bli kroner mindre enn budsjettert grunnet nedgang i antall medlemmer som betaler full forbundskontingent i Speiderstyret peker på at medlemsutviklingen er bekymringsfull, og at dette får konsekvenser for budsjettet. I et eget notat fra Komite Ingelsrud ble det pekt på at forventede inntekter i 2006 blir rundt kroner mindre enn opprinnelig budsjettert. Dette skyldes i hovedsak mindre bruk av leirområdet enn forutsatt da budsjettrammene ble lagt.

6 Vedtak: 1. Regnskap pr tas til etterretning. 2. Revidert budsjett 2006 vedtas slik det fremkommer av vedlegg til protokollen. 3. Speiderstyret ber om å få seg forelagt en oppdatert regnskapsstatus til sitt møte i september SAK 59/06 DISPONERING AV MIDLER ETTER AKSJESALG I dok. nr. 78/06 fremmet AU forslag til disponering av midlene etter salget av aksjene i Øvre Vollgate 9 AS. Etter fradrag av kostnader til megler og avregning mot gjeld/verdier i selskapet Øvre Vollgate 9 AS sitter forbundet igjen med en netto gevinst etter aksjesalget på rundt 16,5 millioner kroner. Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: 1. Disponering av overskuddet fra salget av aksjene i Øvre Vollgate 9 AS disponeres i tråd med det som er beskrevet i dok. nr. 78/ Speiderstyret fastsetter retningslinjer for forbundets nye sikringsfond. SAK 60/06 PROFILPROSJEKTET I dok. nr. 79/06 presenterte Prosjektgruppa som jobber med ny profil for forbundet, sine foreløpige tanker om visjon, konkrete elementer i budskap for ulike målgrupper og bruk av navnet Speideren i markedsføringen av forbundet. Det er tidligere presentert tanker rundt valg av profilartikler. Speiderstyret fikk også presentert et forslag til nytt forbundsmerke og grafiske profilelementer for forbundet. Fra prosjektgruppa ble det lagt vekt på at alle elementene i profilprogrammet (logo, grafiske designelementer, budskapsformidlingen, valg og kvalitet på profilartikler, osv.) må sees i sammenheng. Profilen må vise glede, ekthet og lekenhet, og speiderne må kjenne seg igjen i de budskapene/slagordene som brukes både internt og eksternt. Speiderstyret mener skissene fra prosjektgruppa gir et godt grunnlag for det videre arbeid med profilprogrammet, men understreker at sentrale elementer og grunnleggende prinsipper fortsatt mangler. Disse må gjenspeiles i profilprogrammet. Dette gjelder bl.a.: Budskapet: Speidingens verdigrunnlag må reflekteres i budskapet for alle målgrupper. Det er viktig å få fram hvorfor vi driver speiding, ikke bare hva speiding er. Ta for eksempel utgangspunkt i verdiene: utvikler mennesker og aktivt samfunnsansvar. Budskapet bør i sterkere grad enn foreslått henvende seg til en større del av befolkningen, bl.a. innvandrere. De foreslåtte budskapene er for mye rettet mot middelklassen og gjenspeiler ikke vårt mangfoldige samfunn. Kjerneverdiene Friluftsliv, Opplevelser, Samarbeid, Vennskap må benyttes Vurder om bruken av ordet Barsk og lignende treffer målgruppene og om det er slik vi vil profilere speiding, jf. kulepkt 1. Det bør vurderes om gutter og jenter skal defineres som ulike målgrupper - særlig for målgruppene som omfatter tenårene.

7 Grafisk profil: Lilja må komme tydeligere fram i logoen Ordet Speideren kan benyttes i markedsføringen dersom det er tydelig at det er Norges speiderforbund som er avsender men ikke som del av logoen/forbundsmerket. Det bør vurderes å benytte Alltid Beredt sammen med logoen/forbundsmerket Vurdere et bredere spekter av farger i paletten Det ble gjort følgende vedtak: Vedtak: 1. Speiderstyret ber Prosjektgruppa om å ivareta Speiderstyrets prinsipielle synspunkter i profilprogrammet, samt innarbeide merknader og innspill til budskapet og grafisk profil i sitt videre arbeid. 2. Speiderstyret ber om en tilbakemelding fra prosjektgruppa innen 30. juni på hvordan styrets merknader tenkes innarbeidet i profilprogrammet. SAK 61/06 SPEIDERTINGET 2006 I dok. nr. 80/06 presenterte Forbundskontoret status i arbeidet med forberedelser til Speidertinget Det fremgikk av notatet at Follo krets er godt i gang med planleggingen og at det er gjort nødvendige avtaler med hotell og Ski kommune om lokaler og andre praktiske forhold. Invitasjon til kretsene sendes ut midt i august. Speiderstyret ønsker å legge til rette for noen få miniseminarer fredag formiddag, i forkant av Speidertinget. Aktuelle temaer er Lederkvalitet, Speiding i Afrika og seminar for nye delegater. Videre drøftet Speiderstyret hvilke gjester som skal inviteres og den praktiske gjennomføringen av påvirkningstorget. Speiderstyret hadde også en første vurdering av aktuelle kandidater til Sølvulven som skal deles ut på Speidertinget. Gruppene oppfordres til å sende observatører til Speidertinget, og Speiderstyret peker på den muligheten de har til å delta i diskusjonene på påvirkningstorget. SAK 62/06 OPPNEVNINGER Speiderstyret foretok oppnevning av kursleder for Ledertrenerkurset. Oppnevningen er foretatt etter innstilling fra Komite speiding. Vedtak: Nils-Fredrik Pedersen, Vestoppland krets, oppnevnes som kursleder for Ledertrenerkurset for perioden Vedlegg til protokollen: 1. Referat fra møte i AU 24. april 2006 (dok. nr. 58/06) 2. Referat fra møte i AU 22. mai 2006 (dok. nr. 61/06) 3. Revidert budsjett Disponering av midler etter aksjesalg (dok. nr. 78/06)