Delrapport fra arbeidsgruppe organisasjonsstruktur. Et diskusjonsgrunnlag

Transkript

1 Delrapport fra arbeidsgruppe organisasjonsstruktur Et diskusjonsgrunnlag Oktober 2015

2 1. Introduksjon Verdens første speiderleir ble åpnet den 1. august 1907 på Brownsea island. Gnisten som ble tent der ble starten på en bevegelse som i dag har eksistert i over 100 år. Hva er behovene til speidergruppene i dag? Hvordan bør vi organisere speiderarbeidet i fremtiden? Dette er noen av spørsmålene som du er invitert til å diskutere. Denne delrapporten er forfattet av Norges speiderforbunds (NSF) arbeidsgruppe organisasjonsstruktur. Speidertinget har bestemt at man frem til speidertinget i 2016 skal vurdere og utrede organisasjonsstrukturen til forbundet. I delrapporten har vi i arbeidsgruppen samlet informasjon og fakta om dagens situasjon og forutsetningene for å skulle gjøre endringer, for å gjøre opp status og gi forbundet et felles diskusjonsgrunnlag. Arbeidsgruppen ønsker at så mange som mulig deltar i diskusjonen om hvordan Norges speiderforbund skal se ut i fremtiden. Delrapporten gir svar på hva som kjennetegner forbundet i dag, og på hvordan du kan komme med innspill til arbeidsgruppens arbeid. Arbeidsgruppens rapport og anbefalinger skal leveres speiderstyret senest den 30. april Vi håper at du vil delta i prosessen! Oslo, oktober 2015 Arbeidsgruppe organisasjonsstruktur 2

3 2. Rammer og forutsetninger 2.1 Utgangspunktet for arbeidet På speidertinget 2014 ble følgende forslag fra Vesterlen krets behandlet: Speiderstyret setter ned en arbeidsgruppe som vurderer og utreder organisasjonsstrukturen i Norges speiderforbund frem til Speidertinget i Forslaget var innstilt vedtatt av speiderstyret, og ble vedtatt uten diskusjon på tinget. I tråd med vedtaket til speidertinget vedtok speiderstyret å opprette arbeidsgruppe organisasjonsstruktur den 25. februar Speiderstyret oppnevnte følgende som medlemmer av arbeidsgruppe organisasjonsstruktur, med funksjonstid fra 1. februar 2015 til 31. mai 2016: Berit Roll Elgsaas, Nedre Buskerud krets Hanne Birte Hulløen, Grenland krets Ingrid Stene, Metodistkirkens speiderkorps Ivar Anton Nøttestad, Vesterlen krets Marcus Gjermundshaug, Romerike krets Steinar Klokk, Sunnmøre krets Stian Sigurd Seland, Oslospeiderne (leder) 2.2 Mandat og tolking I møte desember 2014 vedtok speiderstyret følgende mandat for arbeidsgruppen: Mål Å analysere nåværende og fremtidige oppgaver i Norges speiderforbund med henblikk på å vurdere hvordan speidergrupper støttes, slik at speidergruppene for fremtiden er best mulig i stand til å rekruttere nye medlemmer og ta vare på nåværende medlemmer, og drive etter speidermetoden. Å utarbeide et forslag til fremtidige oppgaver og organisasjonsstruktur i Norges speiderforbund. Hele organisasjonen skal involveres i prosessen. Rammer Organisering Tid Arbeidsgruppen skal bestå av inntil åtte personer. Arbeidsgruppen bør inneha medlemmer med kompetanse innen ledelses- og organisasjonslære, så det sikres faglig dybde og innsikt. Medlemmene skal komme fra kretser med ulik geografisk størrelse og demografi. Leder og medlemmer av arbeidsgruppen oppnevnes av Speiderstyret. Speiderstyret oppnevner egen kontaktperson til arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen rapporterer til Speiderstyret. Arbeidsgruppen oppnevnes snarest mulig og senest fra 1. mars Arbeidsgruppen deltar på krets- og korpsledermøtet våren og høsten 2015 for å gi status og ta imot innspill og på krets- og korpsledermøtet våren 2016 for å presentere funn før endelig forslag leveres til Speiderstyret. Arbeidsgruppen rapporterer til Speiderstyret etter nærmere avtale. Arbeidsgruppen skal levere sin anbefaling til Speiderstyret senest 30. april 2016, med henblikk 3

4 på at Speiderstyret kan presentere et forslag til fremtidige oppgaver og organisasjonsstruktur i Norges speiderforbund på Speidertinget Gruppen leverer sin anbefaling skriftlig og presenterer den muntlig for styret på et styremøte. Metode Arbeidsgruppen skal: o ta utgangspunkt i Norges speiderforbunds lover (sist endret på Speidertinget 2014) og retningslinjer, og offentlig pålagte lover. o ta inn kvalitative og kvantitative analysemetoder. o analysere nåværende og fremtidige oppgaver og organisasjonsstruktur på alle nivå, nasjonalt, regionalt og lokalt, og alle tverrgående strukturer internt i organisasjonen, og hvordan disse støtter speidergruppene. o vurdere hensiktsmessig fordeling av oppgaver mellom frivillige og ansatte i organisasjonen. o søke å involvere flest mulig i Norges speiderforbund i arbeidet, i alle faser. Arbeidsgruppen bør: o se til andre sammenlignbare organisasjoner i Norge og i Norden, i tillegg til WAGGGS og WOSM. Arbeidsgruppen kan: o delta på aktiviteter og i fora i Norges speiderforbund, hvor gruppa finner det hensiktsmessig å være til stede. o innhente støtte eller uttalelser fra eksterne ressurspersoner. Økonomi Det avsettes inntil kroner til arbeidsgruppens virksomhet. Midlene tas fra posten avsatt til strategiske tiltak i 2015 og Av mandatet fremgår det klart at det er speidergruppen som skal tillegges mest vekt når organisasjonsstrukturen skal vurderes. I de gjeldende grunnregler og lover for Norges speiderforbund 1 finnes det ingen definisjon på hva en speidergruppe er, men en rekke bestemmelser på om gruppens virke. Arbeidsgruppen har valgt å utvikle en definisjon på en speidergruppe for ha en felles forståelse når strukturen rundt skal diskuteres. Arbeidsgruppen har valgt å definere en speidergruppe på følgende vis: En speidergruppe er det laveste selvstendige og demokratiske organisasjonsleddet i Norges speiderforbund, som har minst en aktiv arbeidsenhet og minimum 5 medlemmer under 26 år. Definisjon er basert på innspill fra samlingen for krets- og korpsledere mars Arbeidsgruppen lagt til grunn at NSF er en barne- og ungdomsorganisasjon, og at det er aktive grupper som organisasjonsstrukturen bør ta hensyn til. Dette er bakgrunnen for kravet om minst en aktiv arbeidsenhet og minimumskravene til medlemmer, som er likt kravet for å være et tellende lokallag i de sentrale offentlige støtteordningene. Disse kravene blir berørt videre i det neste kapittelet. 1 NSFs grunnregler og lover: 4

5 Definisjonen er ment å være en minimumsdefinisjon, og arbeidsgruppen har på det nåværende tidspunktet ikke tatt stilling til hvordan lovverket bør forholde seg til grupper som ikke oppfyller kravene i definisjonen. 2.3 Juridiske og økonomiske rammer I speiderstyrets mandat heter det at arbeidsgruppen skal ta utgangspunkt i de gjeldende lovene for NSF og offentlige pålagte lover. Arbeidsgruppen har derfor sett hvilke juridiske rammer, både interne og eksterne, som begrenser eller legger føringer for hvilke endringer man kan gjøre i organisasjonsstrukturen. Arbeidsgruppen har også valgt å se på hvilke eventuelle føringer som ligger i forskrifter eller regelverk for tilskuddsordninger som i dag utgjør en vesentlig del av forbundets økonomi. Offentlige lover og regler I motsetning til andre land så finnes det i Norge ingen egen lov om frivillige organisasjoner 2. Aksjeloven 3 er den loven har størst påvirkning på frivillige organisasjoner, da det heter i forarbeidene at loven også gjelder for frivillige organisasjoner så langt som det er naturlig (loven gjelder analogisk). Det er i denne sammenheng særlig aksjelovens paragrafer om styrets virke som er særlig relevant frivillige organisasjoner som NSF (se egen boks). Relevante punkter i aksjeloven frivillige organisasjoner: 6-12 Styret forvalter organisasjonen Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, organisasjonens planer og budsjetter, samt holde seg orientert om drift, økonomi og formuesforvaltning og påse at den er gjenstand for betryggende kontroll Styrets tilsynsansvar Styret skal ha tilsyn med daglig ledelse og med virksomheten for øvrig. Styret kan fastsette instruks for daglig ledelse og bør absolutt gjøre det til 6-23 Styrets saksbehandling Styret skal behandle saker på betryggende måte som hovedregel i møte. Årsregnskap, årsberetning, ansettelse av daglig leder og lønnsfastsettelse må behandles i møte Styrebehandling ledes av styrets leder, vara eller en annen styret velger. Daglig leder har rett OG plikt til å delta og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. Styreleder har overordnet ansvar for at styre behandler de saker som hører under styret. Daglig leder skal forberede sakene slik at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Styrebehandling skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist. Eventuell styreinstruks til 6-26 Når kan styret fatte vedtak? Når mer enn halvparten av styremedlemmene deltar i styrebehandlingen OG de øvrige medlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen 6-29 Styreprotokoll Det SKAL føres styreprotokoll som viser at kravene til å fatte vedtak jfr er oppfylt. Dersom vedtak ikke er enstemmig skal det oppgis hvem som er for og i mot. Alle som deltok i møtet skal som hovedregel signere protokollen. Kilde: Frivillighet Norge. Styreansvaret gjelder både styret på nasjonalt nivå (speiderstyret) og på underliggende nivåer i en organisasjon. I speidergruppene er det gruppeleder sammen med eventuelle gruppeassistenter som utgjør styret i speidergruppa. Det er i liten grad lovmessige begrensninger på hvordan NSF kan organisere seg, så lenge aksjelovens bestemmelser om styrets arbeid er i varetatt. NSFs lover og retningslinjer I kapittel 7 i NSFs lover reguleres hva som trengs for å gjøre endringer i lovene. Det generelle kravet er at endringer må bli vedtatt på et speiderting med 2/3 flertall. 2 Frivillighet Norge: 3 Lov om aksjeselskaper:

6 Endringer i de følgende paragrafene må vedtas med 2/3 flertall på to påfølgende speiderting, der representantene har vært på valg mellom de to tingene: Endringer i 1 (grunnreglene) 6 (om oppløsning) 7-1 (om endringer i grunnreglene) 7-2 (om endringer i lovene) Arbeidsgruppen vurderer de nevnte paragrafer som lite relevante når det gjelder endringer i organisasjonsstrukturen til NSF. NSFs lover er å anse som forbundets vedtekter. I tillegg til lovene så har NSF retningslinjer for ulike deler av forbundets arbeid 4. I henhold til 7-3 i lovene så opprettes retningslinjer og endres av speiderstyret med 2/3 flertall ved mindre annet er vedtatt i NSFs lover. Endringer i organisasjonsstrukturen vil gjøres gjennom å endre NSFs lover, og ved mindre man endrer paragrafene som krever 2. gangsbehandling vil endringer speidertinget vedtar tre i kraft umiddelbart, ved mindre tinget vedtar en annen ikrafttredelse. Arbeidsgruppen mener det vil være naturlig å ta en gjennomgang av alle retningslinjene NSF har i forbindelse med endringer i organisasjonsstrukturen. Økonomiske forutsetninger Det er lange tradisjoner for offentlig finansiering av frivillige organisasjoner i Norge og NSF mottar årlig store beløp i støtte fra ulike departementer og direktorater. Støtten er både frie midler til drift og prosjektmidler. Arbeidsgruppen vil nærmere kravene som blir stilt i to sentrale ordninger: Nasjonal grunnstøtte, også kjent som driftsstøtten, blir fordelt av Fordelingsutvalget, som er et eget forvaltningsorgan direkte underlagt Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. Regelverket for ordningen er fastsatt i en egen forskrift 5. Formålet for ordningen er: ( ) å legge til rette for barn og ungdoms deltakelse i barne- og ungdomsorganisasjonene. Tilskuddsordningene skal stimulere organisasjonene til engasjement og medansvar nasjonalt og/eller internasjonalt, og sikre organisasjonene som arena for medbestemmelse og demokrati Forskriften stiller en rekke krav som må være oppfylt for å få tilskudd fra ordningen. Blant de sentrale kravene er at man må ha en demokratisk oppbygning som sikrer alle medlemmer over 15 år fulle demokratiske rettigheter, man må ha landsmøte minimum hvert fjerde år og landsmøtet skal velge et styre som står for den daglige driften. Størrelsen på tilskuddet blir utmålt basert på antall tellende medlemmer, tellende lokallag, sentral kurs samt flere kriterier for bonuspoeng. Det blir for eksempel gitt bonuspoeng for kjønnsbalanse og alderssammensetning i det nasjonale styret til organisasjonen. 4 Retningslinjene på NSFs nettsider: 5 Forskrift om tilskudd til frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner: 6

7 Frifond forvaltes av Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner på vegne av Kulturdepartementet, og er en ordning opprettet av Stortinget for å ( ) bedre de økonomiske rammebetingelsene for demokratisk og medlemsbasert aktivitet på det lokale plan i frivillige organisasjoner som arbeider for og med barn og unge. Mens den nasjonale grunnstøtten er tilskudd til driften av NSF sentralt, er Frifond- midlene som tildeles speidergruppene. Grunnstøtten og Frifond har svært like inngangskrav, men Frifond utmåler støtte bare basert på antallet tellende medlemmer og lokallag. Kravene for at et medlem og et lokallag skal være tellende (dvs. støtteberettiget) er like i de to ordningene. Et tellende lokallag må oppfylle følgende kriterier: Er en selvstendig enhet i organisasjonen Har vedtekter Har minst fem tellende medlemmer Eget styre valgt av og blant medlemmene (valget kan ikke skje sjeldnere enn hvert annet år) Har kontroll over egen økonomi Det er gjennom årsrapportskjemaet som speidergruppene leverer til forbundet man dokumenterer at gruppa oppfyller kravene for at et lokallag er tellende. Arbeidsgruppen velger å legge til grunn for det videre arbeidet at man fremdeles ønsker å være støtteberettiget for den nasjonale grunnstøtten og Frifond. 7

8 3. Norges speiderforbunds organisering i dag 3.1 Historikk Norges speiderforbund ble stiftet 23. april 1978 etter at Norsk Speidergutt- Forbund og Norsk Speiderpikeforbund slo seg sammen for å danne et nytt forbund. Det første ordinære speidertinget ble avholdt i 1979 og frem til og med 1992 ble speidertingene avholdt årlig. Fra og med 1994 ble speidertingene avholdt annet hvert år. I 2003 ble det for første gang avviklet et ekstraordinært speiderting, bakgrunnen for dette var at man gjorde en større prosess der man reviderte lovene til NSF. 3.2 Nøkkeltall Arbeidsgruppen har her samlet noen nøkkeltall som gir et inntrykk av NSF som organisasjon i dag. Medlemmer fordelt på alder/enhet Tall pr : Ikke begynt på skolen 46 Bever 919 Småspeider 3747 Stifinner 5096 Vandrer 2933 Rover år eller eldre 3726 Speidergrupper Tabellen under viser speidergrupper fordelt på de 29 kretsene. I 2014 hadde NSF 473 speidergrupper, hvorav 94 grupper var korpsgrupper. Av disse var 97 grupper ikke tellende (oppfyller ikke kravene i nasjonal grunnstøtte og Frifond). Dette utgjør 20,5 % av speidergruppene. Grupper utenfor korps Ikke tellende grupper utenfor korps (færre enn 5 under 26 år) Ikke tellende korpsgruppe r (færre enn 5 under 26 år) Kretser Antall grupper Korps- grupper 1000 Asker og Bærum Aust- Agder Hordaland Follo Fredrikstad Glåmdal Grenland Gudbrandsdalen Hedmark Helgeland Hålogaland

9 2300 Nedre Buskerud Nord- Troms Nord- Trøndelag Oslospeiderne Romerike Romsdal og Nordmøre Ryvarden Salten Sogn og Fjordane Sunnmøre Sørlandet Sør- Trøndelag Tele- Busk Vesterlen Vestfold Vestoppland Østre Østfold Øvre Buskerud SUM Skogvokterne Veteranspeiderne Antall kretser er 29, antall grupper i hver krets vises i tabellen over. Antall korps er 5: Grupper Herav ikke- tellende Frikirkens speiderkorps Misjonsforbundet 21 4 Speiderkorps 697 Metodistkirkens 25 8 speiderkorps 657 Frelsesarmeens Speidere Blå Kors Speidere Til sammen i korps (utenfor korps) Til sammen

10 3.3 Dagens organisasjonsstruktur I henhold til i Norges speiderforbunds lover har forbundet de fire organisasjonsleddene gruppe, krets, korps og forbund. Alle grupper skal vær tilsluttet en krets, og kan være tilsluttet et korps. Ettersom både krets og korps har grupper tilsluttet seg er det naturlig å beskrive som at forbundet har tre nivå med organisasjonsledd, der krets og korps står ved siden av hverandre. På NSFs nettsider blir dagens organisasjonsstruktur illustrert som en blomst. Hvordan man beskriver seg selv er ofte en god måte å avdekke prioriteringer på. I dette organisasjonskartet er det speidergruppen som er selve blomsten. Lengre nedover blomsten finner vi krets- og korpsnivået, før vi kommer til det sentrale NSF og organisasjoner utenfor NSF som Speidernes fellesorganisasjon og verdensspeiderforbundene. Organisasjonsstrukturen som blomst er naturlig nok en forenkling av de faktiske forhold. Arbeidsgruppen har sett behov for å tegne ut hvordan dagens struktur ser ut. Under finner man to illustrasjoner av Norges speiderforbunds struktur i dag. Den første versjonen fokuserer på speidergruppa og er noe forenklet, mens den andre versjonen er mer detaljert og viser også samspillet med andre organisasjoner. 10

11 Figur 1 Dagens organisasjonsstruktur, versjon 1 Formålet med de to illustrasjonene er å illustrere hvor mange ulike deler som utgjør forbundets organisasjon i dag, og vise hvordan de står i forhold til hverandre. Selv slike detaljerte illustrasjoner vil ikke presist vise alle nyanser, og det er heller ikke formålet. 11

12 Figur 2 Dagens organisasjonsstruktur, versjon 2 Arbeidsgruppen mener illustrasjonene godt viser at NSF i dag har en stor og kompleks struktur, der det videre vil være naturlig å stille spørsmål ved både nivåer og linjene mellom ulike ledd. NSF er en gammel organisasjon, og det har ikke vært gjort større endringer i strukturen på lenge. I den videre diskusjonen om hvordan organisasjonsstrukturen bør være ønsker ikke arbeidsgruppen at man skal ta utgangspunkt i hvordan ting er organisert i dag, men heller begynne med relativt blanke ark og la det være utgangspunktet. 12

13 4. Hvordan skal fremtidens speiderforbund se ut? Det er et mål at hele forbundet skal få medvirke i denne prosessen. Arbeidsgruppen ønsker få høre fra alle ledd i forbundet og alle medlemmer. I denne delrapporten har arbeidsgruppen presentert hvordan organisasjonsstrukturen er i dag. Vi ønsker å få vite hvordan forbundets medlemmer ønsker at forbundet skal være organisert i framtiden. Under finner dere en praktisk oppgave og spørsmål til diskusjon som vi ønsker at så mange som mulig skal besvare. Dette kan skje på gruppetinget, på ledermøtet, i førerpatruljen, krets- /korpsstyret eller bare av en samling av engasjerte medlemmer. Det er ikke en forutsetning at man har lest delrapporten for å svare på spørsmålene. Enkelte av spørsmålene vil også bli stilt i medlemsundersøkelsen til forbundet. 4.1 Praktisk oppgave: Tegn kartet I delrapporten har arbeidsgruppen forsøkt å vise hvordan Norges speiderforbund ser ut i dag. Oppgaven er som følger: På et blankt ark skriver du speidergruppa i miden. Om dere skulle starte et speiderforbund i dag, hvordan det ville sett ut? Hva trenger speidergruppen rundt seg for å rekruttere og beholde medlemmer, og drive etter speidermetoden? Tegn opp organisasjonskartet slik dere ville organisert et nytt speiderforbund. Skriv gjerne opp begrunnelser for valg som er gjort, og forklaringer av organisasjonsledd eller- organer som ikke eksisterer i dag. 4.2 Spørsmål til diskusjon Fellesspørsmål De følgende spørsmålene ønsker vi at alle skal svare på, uavhengig av hvilket forum de diskuteres i. Hvilke oppgaver er det viktig at speidergruppa utfører? Hvilke oppgaver utfører speidergruppa i dag, som kunne vært gjort av andre? Tilleggsspørsmål for gruppa (førerpatruljen eller gruppetinget) Hva skal til for at gruppene skal delta på ledertrening i kretsen? Hvilke oppgaver utfører nivåene over gruppa (krets og/eller korps og forbund) i dag? Hvilke oppgaver burde nivåene over gruppa (krets og/eller korps og forbund) utføre? Hva gjør forbundet sentralt for gruppa? Hva burde forbundet sentralt gjøre for gruppa som ikke gjøres i dag? Tilleggsspørsmål for krets- og korpsstyrer Hva skal til for at gruppene skal delta på ledertrening? Hvem bør ha ansvar for kurs og ledertrening? Hva gjør forbundet sentralt for gruppa? 13

14 Hva burde forbundet sentralt gjøre for gruppa som ikke gjøres i dag? Hvordan er arbeidsfordeling mellom styret og ev ansatte? Hvordan burde den være? I tillegg ønsker arbeidsgruppen alle andre innspill og forslag velkommen. Foruten målgruppene som det er spørsmål til i delrapporten vil arbeidsgruppen innhente innspill og tilbakemeldinger fra speiderstyret, forbundskontoret, komite speiding, nettverk og andre nasjonale organ. Slik sender du inn innspill Innspill sendes arbeidsgruppen via skjema på: Alternativt kan innspill sendes per e- post til organisasjonsstruktur@gmail.com. Frist for å sende inn innspill er 15. desember. 14