Administrasjon på tannklinikken

Transkript

1 Kapittel 5 Administrasjon på tannklinikken Kompetansemål: Eleven skal kunne utføre administrative oppgaver i en tannhelsepraksis. Eleven skal kunne bestille og oppbevare dentalt forbruksmateriell. Eleven skal kunne bruke relevante digitale verktøy i arbeidet. Eleven skal kunne følge gjeldende regelverk om taushetsplikt, personvern og yrkesetiske retningslinjer. Eleven skal kunne planlegge, dokumentere og vurdere eget arbeid i tannhlsetjenesten. Når du har lest dette kapitlet, skal du vite hvilke administrative arbeidsoppgaver som blir utført av tannhelsesekretæren på klinikken. Du skal kunne regler for journalregistrering, kjenne til takstsystemet for tannhelsetjenesten, og du skal vite noe om økonomi både i offentlig og privat sektor. Du skal ha varekunnskap og kunnskap om lagerhold og logistikk.

2 194 Case 1 Du har søkt jobb på Lillebyen tannklinikk. Etter en uke ringer du for å høre hvor langt de har kommet i ansettelsesprosessen, og treffer en hyggelig tannhelsesekretær. Hun sier at hun akkurat nå holder på å sende ut brev om at søknadene er mottatt og at de planlegger å starte intervjurunden i løpet av neste uke. Hun sier også at det er flott at du ringer fordi du er en aktuell kandidat, og hun avtaler dermed intervjudato og sted med deg. Dette er et eksempel på administrativt arbeid som tannhelsesekretæren utfører på tannklinikken. Pasientadministrasjon I den første delen av dette kapitlet skal vi ta for oss administrasjon av pasientene som tannhelsesekretæren utfører; hvordan et pasientarkiv organiseres, timeavtaler inngås og timebok føres. Vi skal også komme inn på recall- og innkallingsrutiner for faste pasienter, dagsplan, annonsering og rekruttering av nye pasienter. Det er mange lover og forskrifter som styrer det arbeidet som utføres på tannklinikken. De skal vi ikke ta for oss her, men for å holde deg oppdatert på siste utgave av lovverket, kan du gå inn på eller og finne oppdatert informasjon både om lovverket og om det meste av det som foregår på tannklinikken. Innkalling av pasienter Offentlig og privat tannhelsetjeneste har ulike rutiner når det gjelder å rekruttere nye pasienter. Kundegrunnlaget på en offentlig tannklinikk er styrt av den befolkningsmengden som sokner til tannklinikken og av Lov om tannhelsetjenesten. Private tannklinikker er avhengig av sine faste recallpasienter og må rekruttere nye pasienter via annonsering, sitt gode rykte og av dem som tar kontakt for øyeblikkelig hjelp. LOV nr 54: Lov om tannhelsetjenesten 1-3 (Omfanget av Den offentlige tannhelsetjenesten) Den offentlige tannhelsetjenesten skal organisere forebyggende tiltak for hele befolkningen. Den skal gi et regelmessig og oppsøkende tilbud til: A B C D E o Barn og ungdom fra fødsel til og med det året de fyller 18 år. o Psykisk utviklingshemmede i og utenfor institusjon. o Grupper av eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie. o Ungdom som fyller 19 eller 20 år i behandlingsåret. o Andre grupper som fylkeskommunen har vedtatt å prioritere. I tillegg til de prioriterte gruppene kan den offentlige tannhelsetjenesten yte tjenester til voksent, betalende klientell hvis de har kapasitet til det. Disse kalles for gruppe F- pasienter. Som du ser, er den offentlige tannhelsetjenesten pålagt å utføre tannhelsetjenester både overfor barn og voksne. For at alle skal få et tilbud, arbeides det mye med recall-lister slik at de ulike pasientkullene blir innkalt etter tur. Spesielt viktig er det at indikator-kullene på 5 år, 12 år og 18 år blir innkalt. Det drives bl.a. med import av pasientdata fra Folkeregisteret for at vi skal være sikker på at alle lister er oppdatert. Det kan være store geografiske forskjeller når det gjelder hvilke pasientgrupper som sokner til de offentlige tannklinikkene. Dette virker selvsagt inn på det daglige arbeidet på tannklinikkene. I distrikter med mange barn er det nesten ikke mulig for en voksen å få time til tannbehandling i den offentlige tannhelsetjenesten, mens de fleste voksne med behov for tannbehandling kan få hjelp i distrikter med få barn. 195 Recall I en veletablert privat praksis har vi som oftest et betydelig antall faste voksne pasienter i pasientarkivet, og mange av disse har avtale om å bli innkalt til undersøkelse med faste mellomrom, for eksempel en gang i året. Disse pasientene kaller vi ofte med et engelsk uttrykk for recallpasienter.

3 196 En recallavtale betyr at tannlegen tar ansvar for at pasienten får regelmessig beskjed om å møte til kontroll. I tillegg er det mange pasienter som skal inn til røntgenkontroller, andre typer kontroller for å sjekke tilstanden etter utført arbeid. Da er det flott at disse blir satt på recall-listen, slik at de ikke blir glemt. Dette er en god og hensiktsmessig ordning både for pasient og tannlege. Pasienten er som regel godt fornøyd med å slippe å huske på å ta kontakt for å få ny time, og tannlegen er sikret en jevn tilgang på pasienter gjennom året. Det er viktig å holde god orden i systemene slik at vi ikke glemmer å innkalle noen. De ulike datasystemene har lagt opp til rutinemessig pasientinnkalling (recall), og vi kan velge automatisk eller manuell innkalling. Det kan være lurt å ha faste dager i måneden å gjøre slikt arbeid på. God service er med på å bygge opp et tillitsforhold mellom pasientene og praksisen. Selve innkallingen skjer vanligvis ved å sende et brev eller kort til pasienten med beskjed om time, eller ved å ringe vedkommende. E-post kan også benyttes for å sende innkalling. Det kan også sendes automatisk SMS som påminnelse ett eller to døgn før timen. Har pasienten spesielle behov eller ønsker, kan dette legges inn i dataprogrammets recallkort for pasienten. Dataprogrammet skriver automatisk ut innkallingskort til pasienten hvis du ønsker det. 197 Hvis innkallingen skjer pr. telefon, er riktig telefonbruk viktig. Dette blir behandlet i boken Kommunikasjon og samhandling, kapittel 3. Når avtalen er gjort, er det viktig å være nøyaktig og notere den timen du har tilbudt pasienten i timeboken. Ikke minst er det viktig å holde timeboken à jour for å fange opp avbestillinger, endringer osv. Timekort Ikke alle pasienter som kommer til undersøkelse eller behandling, blir ferdigbehandlet ved første besøk. Disse pasientene får en ny time etter nærmere avtale. De som bruker datasystem, skriver timekortene ut ved hjelp av dette. Timekort kan også bestilles fra trykkeri eller trykksaksleverandør, slik at vi kan fylle dem ut manuelt. Hvis det ikke er lagt opp til bruk av dataprogrammer, er det viktig at vi forsikrer seg om at det står det samme i timeboken som på timekortet. Timebok En oversiktlig timebok er helt nødvendig for å holde orden på alle timeavtalene. Dette er et viktig arbeid som krever nøyaktighet. I timeboken i datasystemet kan vi velge hvor mange dager som skal

4 198 vises på skjermen, og her kan vi få registrert spisepauser, arbeidsdagens lengde, kurs, fridager etc. bare med noen tastetrykk. Timeboken er vanligvis delt opp i linjer for hvert kvarter. Da er det mulig å sette opp timeavtaler med varighet fra ett kvarter og oppover. Det kreves en viss erfaring i å vurdere hvor lang tid som behøves til de ulike behandlingene på hver pasient, og dette er også individuelt på hver tannklinikk. Planlagt behandling kan variere fra bare noen minutter på en enkel kontroll og opp til flere timer, for eksempel på et komplisert broarbeid eller et større kirurgisk inngrep. Noen ganger må pasienten komme tilbake for å utføre neste seanse i tannbehandlingen, og vi må da også ta hensyn til tidsfrister og eventuell postgang i forbindelse med tannteknisk arbeid fra tanntekniker. Dette er viktige ting å tenke på når vi legger inn avtaler i timeboken. På mange klinikker er det vanlig å sette av litt tid til akuttpasienter, slik at pasienter med akutte plager kan få hjelp raskt. Annonsering Noen ganger er det behov for å sette inn annonser i en eller flere aviser. Det kan være for å kunngjøre ledige stillinger, for å informere om at vi har ferielukket, for å presentere en nyåpnet praksis eller for å rekruttere nye pasienter til praksisen. Medlemmer av Den norske tannlegeforening har enerett på å bruke foreningens logo og bokstavene MNTF i annonser. Logoen er et bilde av Sankta Apollonia, som er tannlegenes skytshelgen, og de fire bokstavene betyr ganske enkelt at tannlegen er medlem av Den norske tannlegeforening. Tannlegeforeningen har strenge regler for hva vi kan skrive i annonser. Annonsen må ikke inneholde opplysninger som er uriktige eller villedende. Det er heller ikke tillatt å reklamere for spesielle behandlingsmetoder, instrumenter eller utstyr på en slik måte at det er egnet til å villede publikum. Det er bare godkjente spesialister som kan avertere at de driver spesialistpraksis. I dag er det også vanlig at klinikkens webside blir oppdatert med slike opplysninger. I tillegg leser vi ofte inn meldinger på tannklinikkens telefonsvarer. Som sekretær kan du bli satt til å skrive annonsetekster og bestille annonser i avisen. Husk å være nøyaktig med innholdet, pass på at alle navn er riktig skrevet og prøv å unngå skrivefeil. La gjerne en annen lese gjennom det du har skrevet. Annonser kan være svært kostbare, og det kan være fornuftig å spørre om prisen på forhånd. Store annonser koster mye, men de synes også godt, så det må bli en avveining i hvert enkelt tilfelle hvor stor og flott annonsen skal være. Dette må du avtale med ledelsen på klinikken. 199 Dagsplan Mange tannleger og tannpleiere liker å ha en utskrift fra timeboken som dagsplan foran seg. Her vises alle timeavtaler og i korte trekk hvilket arbeid som skal utføres på hver pasient. Mange tannklinikker går gjennom dagsplanen på morgenmøter for å klargjøre at alle nødvendige instrumenter og materialer er klare til dagens arbeid, eller for å få eller gi informasjon om enkelte pasienter, deres ønsker og behov og annet som kan være nyttig å vite for at arbeidet skal gå så greit som mulig.

5 Oppgaver 1 Lov om tannhelsetjenesten: a) Finn ut hvo mange forskjellige tannhelsegruppeer som finnes. b) Hvilken av gruppene skal prioriteres først? 2 Forklar hva som menes med begrepet recall, og beskriv hvordan vi kan lage rutiner for dette i en tannlegepraksis. 3 Hva er en dagsplan, og hva brukes den til? 4 Hva forbinder du med bokstavene MNTF i for eksempel uttrykket «tannlege MNTF»? 5 Hvilke konsekvenser kan unøyaktighet ved føring av timekort/timebok føre til? 6 Hvordan kan vi, i en travel praksis, finne tid til akuttpasienter? Hvordan fungerer dette i praksis? 200 Vi skal nå ta for oss mange av de administrative oppgavene i tannlegepraksisen som hører til de daglige gjøremålene for tannhelsesekretæren, og som indirekte har med pasientene å gjøre. 201 Case 2 Tone Mette begynner som ny tannhelsesekretær på Solsiden tannklinikk. Den første dagen i ny jobb blir hun plassert i tannklinikkens resepsjon sammen med en av de andre tannhelsesekretærene. Hvordan ville du taklet din første arbeidsdag på klinikken? Resepsjonen Resepsjonen og tannhelsesekretæren som sitter der, er klinikkens ansikt utad. Det er her vi har kommunikasjon med brukeren enten på telefon eller ved personlig kontakt. Det er her vi avtaler timer, tar imot betaling, mottar klager og oppklarer misforståelser. Her gir vi også informasjon om ulike typer behandling, antyder hvor lang tid behandlingen vil ta, og det er her det kan være nødvendig å kopiere eller skanne inn legeerklæringer eller andre viktige papirer til pasientens journal. I tillegg til data er telefaks et viktig redskap når vi for eksempel skal bestille varer. Telefonsvarer er nyttig å benytte i matpauser eller ved ferielukking, PC og skriver er nødvendig for å skrive ut kvitteringer og ha innsikt i datajournaler, og betalingsterminal er selvsagt også et hjelpemiddel som bør finnes i en resepsjon. For å beherske de ulike arbeidsoppgavene som blir utført i resepsjonen, er det viktig at vi er godt kjent med de ulike maskinene og rutinene som finnes der. Skrevne rutiner for de ulike arbeidsoppgavene er et godt hjelpemiddel, særlig når det kommer nyansatte eller vikarer. Vi bør sette seg inn i de ulike maskinenes vedlikeholds- og bruksanvisninger, og i tillegg sørge for å bli godt forklart hvordan maskinene virker. Tannhelsesekretæren kan også få i arbeidsoppgave å se til at vi til enhver tid har nok kontorrekvisita, som papir, lasertoner eller printerblekk til de forskjellige maskinene, slik at den daglige driften ikke stopper opp. I resepsjonen har vi dagsplanen og oversikt over dagens pasienter, og herfra sjekker vi at pasienten er kommet og at det er riktig pasient (det hender at noen kommer for tidlig). Mange ganger opplever vi at en pasient har glemt timen eller er forsinket, og da er det viktig at vi får tak i ham så fort som mulig for å høre om han klarer å komme, eller om vi isteden skal prøve å flytte fram neste pasient for ikke å tape verdifull arbeidstid. På de fleste tannklinikkene er datamaskinene nå koblet opp i nettverk med en sentralt plassert server. Da kan tannlegen overføre pasientdata direkte til resepsjonen der vi tar imot betaling eller utsteder regninger. I de dataprogrammene som er tilgjengelig innenfor tannhelse i dag, er det også gode rutiner for oppfølging av ubetalte regninger, inkasso, dagsoppgjør, kassadagbok og andre regnskapstjenester.

6 202 Tekniske hjelpemidler i en resepsjon Telefon I en tannlegepraksis kan telefonsystemet variere fra et helt vanlig telefonapparat i en liten praksis, til et stort IP-telefonsystem med eget sentralbord og flere inngående og utgående linjer på en stor tannklinikk. På mange store tannklinikker har ofte en av tannhelsesekretærene ansvaret for resepsjonen. Hvordan vi administrerer telefonbruken er opp til den enkelte tannklinikk. Noen steder går alle samtaler via sentralbordet, andre steder ringer pasientene direkte inn til de ulike kontorene. Telefonsvarer Alle tannlegepraksiser bør ha en eller annen form for automatisk telefonsvarer der det kan leses inn ulike meldinger, for eksempel om klinikkens åpningstider, lunsjpauser, fravær i forbindelse med møter eller kurs eller om ferielukking og om hvor man kan henvende seg hvis man har akutte plager. I tillegg tar telefonsvarerne imot meldinger slik at vi kan ringe tilbake til pasienten når resepsjonen er betjent igjen. På de fleste tannklinikkene som har svarer, står den også på for å kunne ta imot eventuelle avbestillinger til de første timene på morgenen eller for å kunne høre om noen har meldt om akutte behov. Telefaks Telefaks et praktisk hjelpemiddel til å formidle informasjon fra ett sted til et annet. Tidligere var det en hyppig brukt kommunikasjonsform, men etter at internett og e-post kom, er den ikke så mye i bruk lenger. Noe forenklet kan vi si at et telefaksapparat har evnen til å kunne sende og ta imot tekst/bilde via vanlig telefonsamband. Dersom tannklinikken har telefaks, må vi med jevne mellomrom sjekke om det er kommet inn fakser, og at faksen hele tiden er klar til bruk. Hvis vi blir nødt til å sende pasientopplysninger på telefaks, er det viktig at vi ikke sender sensitive pasientopplysninger. Vi må anonymisere navn og personnummer. Kopimaskin Det er ofte behov for å ta kopier av brev, regninger, journaler, henvisninger og legeerklæringer, og til dette arbeidet er det nødvendig med en kopimaskin. I en vanlig praksis er det ikke nødvendig med noen stor kopimaskin, men den må dekke basisbehovene. De siste årene er det utviklet maskiner som både skanner, kopierer og sender telefaks i samme maskin. På store tannklinikker med mange arbeidsplasser og mye administrativt arbeid, vil nok slike maskiner være å foretrekke. Skanner I en skanner kan du digitalisere papirdokumenter som pdf eller tekstfiler som du kan redigere videre. Dokumentene lagres elektronisk og kan søkes og finnes ved senere tidspunkter. Mange tannklinikker prøver å være papirfri, og da er dette et flott redskap, men du må forsikre deg om at programvaren hvor pasientinformasjon lagres, er godkjent av datatilsynet for dette. Mange skannere er både kopimaskin, skanner og skriver (printer) i en og samme maskin. Betalingsterminal I tillegg til kontantkasse har de fleste tannklinikkene også en betalingsterminal. Denne benytter telefonlinjen, og vi betaler abonnementsavgift. Noen terminaler tar bare betalingskort, mens andre aksepterer også kredittkort. Dette kan vi selv bestemme når vi bestiller abonnementet. Det er viktig at vi lærer hvordan terminalen virker, og at vi kjenner til hvilke rutiner som skal utføres daglig i forbindelse med bruk av den. Kvitteringen fra betalingsterminalen er en viktig dokumentasjon i klinikkens regnskap. Det er vanlig at vi tar ut liste over dagens oppgjør som bilag til dagsoppgjøret fra datasystemet. Frankeringsmaskin På samme måte som betalingsterminaler, benytter frankeringsmaskiner også telefonlinjen som vi betaler abonnementsavgift for. Portoen er billigere når man bruker frankeringsmaskin enn hvis man benytter frimerker. Felles for alle disse maskinene er at de er enkle i bruk og vedlikehold, bare man har satt seg godt nok inn i hvordan de virker og hvordan de skal vedlikeholdes. Orden i papirene Resepsjonen fungerer ofte både som resepsjon og som kontor, alt etter hvor stor klinikken er og hvor god plass vi har. Data som arbeids- og lagringsverktøy er kommet for å bli, men likevel har papirer en tendens til å hope seg opp. Mengden papir varierer fra virksomhet til virksomhet og avhenger av hvor flink man er til å lagre på data, og hvor god man er til å kaste unødig papir. Hvis man ikke kan skanne inn journalbilag og lagre dem digitalt, må papirbilag lagres i pasientens journalmappe. Skal vi kaste papirer med pasientopplysninger, må papirene makuleres før de går som avfall. Regnskapspapirer skal oppbevares i minst ti år på en trygg og forsvarlig måte. En grei måte å arkivere regnskapspapirer på, er etter måned og år. 203

7 For utfyllende informasjon se: LOV nr 56: Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven). Oppgaver 7 I hvilke i Lov om årsregnskap finner vi ordlyd om lagringstid på regnskapspapirer? 8 Gjør deg kjent med de ulike apparatene på din tannklinikk, finn ut hvordan de virker og hvordan de skal vedlikeholdes. Finn ut hvor du bestiller ulike typer rekvisita til dem I tillegg til disse to store kategoriene med papir som kan samles opp i en tannklinikk, er det andre papirer som vi også bør vurdere å ha samlet og holde orden på: Brevjournal Inn- og utgående brev kan være viktig dokumentasjon og bør oppbevares. For å ha god oversikt over korrespondansen er det nyttig å ha en brevjournal. Den kan føres enkelt i en vanlig bok med linjer. På store klinikker er det best å ha to brevjournaler, én for innkommende og én for utgående brev. I brevjournalen noteres dato, hvem brevet er til eller fra, kort om innholdet og hvor det er arkivert. Det er kun brev som kan få betydning for ettertiden, som blir journalført i en brevjournal. På mange offentlige kontorer er de pålagt å føre brevjournal, og da er brevjournalen et offentlig dokument som kommer inn under Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. Følgende lover sier noe om håndtering og arkivering av dokumenter: LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV nr 04: Lov om endringer i forvaltningslovgivningen m.v. (gjennomføring av forvaltningsreformen) Oppgave 9 Gjør deg kjent med lovene og hva de sier om arkivering av dokumenter. Arkivering av annen informasjon Klinikken bør ha gode rutiner for å samle offentlige rundskriv, og vi bør ha rutiner for å kaste gamle utgaver når nye, oppdaterte utgaver kommer. Varekataloger fra ulike dentaldepoter kan også være nyttige å ha. De fleste dentaldepoter har nå websider, men av og til er det greit å bla i katalogen hvis det er noe spesielt vi leter etter. Enkelte virksomheter har også abonnement på ulike fagtidsskrifter i papirformat. Disse bør oppbevares i tidsskriftskassetter. Mange fagtidsskrifter kan vi også abonnere på i nettutgave. Kurspapirer kan være godt å ha som oppslagsverk, spesielt hvis vi skal utarbeide nye rutiner i ettertid. Kvalitetssikringsdokumenter med standard operasjonsprosedyrer og instrukser er vi faktisk lovpålagt å ha god orden på. En god regel er at vi arkiverer regelmessig og ikke i skippertak når vi har store, usorterte mengder. Da kan det være fort gjort å kaste noe vi skulle ha tatt vare på. Sett fra et hygienisk synspunkt bør vi ikke oppbevare masse papirer inne på behandlingskontorene. De er beregnet til pasientbehandling og skal inneholde minst mulig annet. På noen klinikker er det likevel ikke plass andre steder enn i et hjørne på behandlingskontoret. Det er da særdeles viktig at vi har god orden og at papirene tar minst mulig plass, at de er samlet i tydelig merkede permer og oppbevart i skap med dører. I dag foregår mye kommunikasjon på e-post, og det er minst like viktig at vi har et godt system for å holde orden på denne posten. Aktuell e-post bør lagres i ulike mapper på klinikkens server. All annen e-post bør slettes. Det er utrolige mengder som kan komme inn i løpet av en dag.

8 206 Brevoppsett etter NS4129 (Norsk standard) Noen ganger kan det være aktuelt å skrive brev på vegne av tannklinikken til en pasient eller et offentlig kontor. Ønsker vi ikke at et brev skal være offentlig, må vi merke det tydelig med unntatt offentlighet. Skriftlig brevkommunikasjon bør settes opp etter Norsk standard brevoppsett NS4129. Vi begynner med å justere margene Toppmarg: 1 cm Bunnmarg: 1 cm Venstremarg: 2 cm Høyremarg: 1 cm Tabulatorstopper: Tabulatorstopper: Standard tabulatorstopper: 9,2 cm 16,1 cm 2,3 cm sammen med journalen. Det gjelder for eksempel røntgenbilder, kopier av brev, henvisninger osv. Disse må eventuelt merkes med pasientens navn og fødselsnummer hvis dette ikke fremkommer av opplysningene. Det er viktig at journalene blir arkivert etter samme arkivnøkkel. Det finnes ulike arkivløsninger, det vanligste er alfabetisk på etternavn og så på fornavn, altså det samme systemet som i telefonkatalogen. Et annet system er at vi merker journalene med de to første bokstavene i etter- og fornavnet. De henger da alfabetisk på bokstavene. Dette gjør søkingen etter en journal enklere. Merking av journalmappene med pasientens fødselsdato og journalnummer er også viktig fordi det er mange personer med samme navn. For ikke å bryte taushetsplikten er det viktig at vi arkiverer etter hvert, slik at journaler ikke flyter rundt til allmenn beskuelse. Modellarkiv Studiemodeller lagres i egnede esker. Det er viktig at både esker og modeller er merket med pasientnavn, fødsels- og journalnummer. Modellene bør i tillegg være merket med avtrykksdato og lagres i hyller etter samme system som journalene, eller med egne nummer og årstall. Da må vi føre en protokoll i tillegg slik at vi har oversikt over hvilken pasient som har fått hvilket eskenummer. Arkiveringen må skje etter hvert slik at vi vet hvor modellene er, og vi må ivareta taushetsplikten og ikke la modelleskene stå til fremme til allmenn beskuelse. Journalføring Her skal vi ta for oss den praktiske delen av arbeidet i forhold til journalføring og lover og regler som må følges. Før du begynner å arbeide i dette kapitlet, kan det være nyttig å repetere de lover og forskrifter det henvises til i disse lovene. Søk på lovdata.no: Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven). 207 Oppgaver 10 Skriv brev til de som har søkt på jobb på Lillebyen tannklinikk. Innholdet skal være at søknaden er mottatt og at de vil få nærmere beskjed om videre behandling av søknaden. 11 Skriv også brev til de som skal inviteres til intervju. 12 Skriv også brev til de søkerne hvor det alt er avtalt møte pr. telefon. Oppgaver Søk på lovdata.no: helsepersonelloven 13 I hvilket kapittel i lov om helseprsonell står det om dokumentasjonsplikt? 14 Hvem plikter å føre journal, og hvilke krav gjelder til innholdet i journalen? 15 Er det fritt fram for å forandre og slette i en pasientjournal? Manuelt journalarkiv Ved manuelt arkiv i tillegg til datajournalen er det viktig at tannhelsesekretæren er ekstra nøyaktig i arbeidet. Pasientopplysningene må være korrekte, og journalene må legges på riktig plass slik at de lett finnes igjen. Alle bilag som tilhører journalen, skal arkiveres Søk på lovdata.no: Forskrift om pasientjournal 16 Hvilke paragrafer har innhold om journal i ordlyden 17 Hvilke andre lover og forskrifter blir det henvist til i disse lovtekstene, og som kan være av betydning for journalføringen? 18 Hvilke lover og forskrifter er det henvist til i forbindelse med arkivering av journaler?

9 eller terapi (behandling). Journalen kan kreves fremlagt i klagesaker og erstatningssaker og er også et viktig redskap for identifikasjon av døde personer i forbindelse med ulykker eller kriminalsaker. Især ved store flyulykker, hotellbranner, fergebranner eller skipsforlis har vi de senere årene sett en rekke eksempler på nytteverdien av gode pasientjournaler fra de omkomnes eller savnedes tannleger. Det har dessverre vært eksempler på journaler som har vært av dårlig kvalitet eller med mangelfulle opplysninger, og som har gjort det vanskelig å identifisere vedkommende. 208 Datajournalen Det finnes flere leverandører som selger dataprogramvare til dentalbransjen. Disse programmene inneholder en rekke deler eller moduler. Vi skal kort nevne noen av disse modulene og hva de brukes til. De fleste programmer som er eller har vært på markedet i Norge, er utviklet her i landet. Fordelene med disse er at programmene er tilpasset norske forhold. 209 Case 3 Heidi Olsen har nylig flyttet til Storbyen og ringer til Lillebyen tannklinikk hvor hun har vært pasient i flere år. Hun ønsker journalen og røntgenbildene tilsendt, slik at hun kan ta dem med til den nye tannlegen. Har hun anledning til å få dette utlevert? Journalregistrering Vi ser av lovverket at plikten til å føre journal er lovbestemt. Både Lov om helsepersonell og Forskrift om pasientjournal gir grundige beskrivelser av hva journalen skal inneholde. Det er flere viktige grunner til dette. Journalen gjør det mulig å følge pasientens sykdomsutvikling over tid. Vi kan også ved hjelp av journalen følge med hvordan de råd og den forebyggende behandlingen vi gir pasienten, virker. Journalen er selvfølgelig også et godt og viktig arbeidsredskap for å planlegge og gjennomføre behandling av pasienten, og er ikke minst en viktig dokumentasjon av hva som er gjort eller sagt tidligere i forbindelse med undersøkelse, klinisk diagnose, forebygging Ved valg av leverandør av programvare er det viktig å holde seg til leverandører som har vært på markedet en stund; det vil gi en viss sikkerhet for fremtiden, og de første barnesykdommene med programmet er forhåpentligvis utbedret. Videre bør programmet være enkelt å lære, og programvarefirmaet bør ha et godt tilbud om opplæring av brukerne. Ulike journalbilder Journalbildene i datajournalene er fulle av informasjon. Det finnes ulike bilder for tannstatusbildet, og vi kan velge mellom ulike symboler på skjermbildet for å skrive inn: diagnose, planlagt og utført behandling. Det finnes symboler med takst og behandlingstekstlinjer, og selve tekstbildet der dato, tannummer, tannflate, takstnum-

10 210 mer og behandlingstekst skal fylles inn. Det finnes rubrikker som viser honoraret for utført behandling, og hvor mye pasienten får i refusjon hvis han har krav på det. Vi kan enkelt hente opp pasientens røntgenbilder og foto hvis vi har lagret det digitalt. EDB-journalen er nokså lik en vanlig papirjournal. Skjermbildet viser gjerne et tanndiagram, hvor diagnose og behandling føres inn omtrent som i en vanlig journal. En av de store fordelene med et dataprogram i tannlegepraksis, er at takstene for behandling er lagt inn slik at behandlingshonoraret regnes ut automatisk etter hvert som utført behandling føres i journalen. Det er enkelt å skrive ut et spesifisert kostnadsoverslag. Alle dentale dataprogrammer krever en del oppdatering, spesielt ved store endringer i pris- og trygdetakstene. Regnskapsdelen gir god oversikt over økonomien i praksisen, med oppgaver over omsetning, utestående fordringer, purringer osv. I tillegg er det lagt inn forskjellige brevmaler for standardbrev, resepter, epikriser, henvisninger m.m. Selv om selve journalen i et EDB-system lagres på maskinens harddisk eller på et annet lagringsmedium (CD eller i det firmaet hvor vi abonnerer på lagringsplass), må vi likevel ha et vanlig arkiv hvor røntgenbilder og papirvedlegg oppbevares. Ikke alle programmer har lagt inn en funksjon som gjør at vi kan skanne inn dokumenter og lagre dem som vedlegg til datajournalen. Det har blitt vanlig å ta røntgenbilder uten bruk av røntgenfilm, såkalt digitalrøntgen. Med digitalrøntgen lagres bildene elektronisk. Lagring av store mengder bilder, krever en PC med stor lagringskapasitet. Siden det er så mange sensitive pasientopplysninger på en tannklinikk, er det viktig at vi har gode sikkerhetsrutiner: antivirusprogram, sikkerhetskopier, back-up-rutiner og passord er stikkord for dette arbeidet. Håndbøker, garantibevis og lisensbevis for programvarene er viktige dokumenter og må oppbevares på trygg plass. Arkiv Det er ulike søkerfunksjoner i datajournalen. Vi kan skrive inn et par av forbokstavene i for- og etternavn, fødselsdato eller journalnummer for å finne pasientjournalen raskt. Det finnes også arkivfunksjoner som viser den siste pasienten vi har hatt oppe i skjermbildet. Arbeider vi på en stor tannklinikk med flere behandlere, finnes det et tilsvarende arkiv for å hente fram aktuell behandler. Det er viktig å ha korrekt behandler oppe når vi gir timer eller gjør journalnotater. Personalia I den delen av lovverket som omhandler krav til pasientjournal, er det listet opp mange krav til hvordan vi skal føre en journal og hva den skal inneholde. Et av de første punktene er krav om tilstrekkelige opplysninger til å kunne identifisere og kontakte pasienten med korrekt skrevet for- og etternavn. På innvandrere kan det ofte være en utfordring å se hva som er for- og etternavn. Det er nødvendig å fylle ut pasientens fødselsdato, personnummer, kjønn, adresse, postnummer og bostedskommune. Telefonnummer, mobilnummer og e- postadresser er også viktige. De fleste datasystemene er lagt opp slik at vi kan sende påminning om avtalt time på SMS eller på e-post. For barn under 16 år skal navn, adresse og telefonnummer til foresatt også føres inn i journalen. I datajournaler vil systemet automatisk gi pasienten et journalnummer ved nyregistrering, ved manuell føring av journaler må vi protokollføre journalnumrene som vi gir pasienten. Dette stiller lovverket krav om. Oppgaver 24 Hva sier lovverket om oppbevaring og arkivering av journaler med pasientopplysninger? 25 Øv på å hente fram ulike pasienter ved å bruke arkivfunksjonene i datajournalen. 26 Hvilke opplysninger om en pasients personalia skal være med i journalen? 27 Skriv ned alle nødvendige opplysninger om en tenkt pasient på et ark. Ta med både personalia, anamnese, diagnose og behandling. Fyll ut en datajournal med disse opplysningene. 211 Oppgaver 19 Kjenner du noen dataprogrammer som er tilpasset dental bruk? 20 Finn ut hvilke lover og forskrifter som sier noe om datajournaler og hvordan de skal håndteres. 21 Er det lov å sende pasientopplysninger i e-post eller på telefaks? 22 Hvordan skal pasientopplysninger håndteres hvis vi kan sende dem som vedlegg i en e-post eller på telefaks? 23 Hvordan kan vi ivareta datasikkerheten ved bruk av elektronisk journal? Helseskjema og anamnese Ved førstegangs besøk på tannklinikken er det krav om at vi tar opp en grundig anamnese. Anamnese betyr sykehistorie, og vi er ute etter å registrere om pasienten har sykdommer, allergier eller bruker legemidler, og vi vil vite legens navn. Alle disse faktorene kan ha innvirkning på tannbehandlingen som skal utføres, og det er viktig at vi har avklart sykehistorien før behandlingen starter. Det er viktig at tannhelsesekretæren har gode rutiner for når pasientens anamnese skal tas opp. Vi kan enten spørre pasienten på

11 212 behandlingsrommet, eller ved å la pasienten fylle ut helseskjemaet mens han sitter på venterommet. Er pasienten sjelden/årlig på klinikken, må vi oppdatere personalia- og helseskjemaet hver gang pasienten er på klinikken. Timebok En timebok kan være delt inn i ulike tidsintervaller, for eksempel 15 minutter. Det er viktig er at vi har korrekt pasientnavn oppe i bildet før vi gir en time, og på store klinikker er det også viktig at riktig behandler er valgt. Det er lurt å skrive i timefeltet hva slags behandling pasienten skal få utført. Det gjør det enklere å planlegge arbeidsdagen når vi skal gjøre i stand behandlingsrommet. Det finnes flere valg for hva vi kan gjøre: Flytting av time enten fordi pasienten eller klinikken ønsker det. Ikke møtt brukes hvis pasienten ikke møter opp til avtalt time. Vi kan skrive et «ikke møtt-brev» der vi ber pasienten ta kontakt for å få ny time, eller vi sender med regning for uteblivelse fra avtalt time. Oppgaver 28 Hva betyr anamnese, og hvorfor er det så viktig å føre opplysninger om anamnese i journalen? 29 Hvor ofte bør et helseskjema oppdateres? 30 Øv deg på å fylle inn ulike helseopplysninger i journalen, øv på å endre og oppdatere disse opplysningene. 31 Øv på å sette inn ulike pasienter i timeboken, slette dem pga. feilregistrering, flytte dem til neste uke, neste måned osv. 32 Hvilke regler gjelder for dokumentasjonen når vi flytter en time? Signering avjournallinjene På mange tannklinikker har tannhelsesekretæren som oppgave å skrive inn behandlingen etter diktat fra tannlegen. I henhold til for- skrift om pasientjournal, er vi pliktig til å signere journallinjene. I datajournalen er det et eget felt som er passordbeskyttet, for signering av journalen. Når linjen er signert, kan ingen andre gå inn og slette, endre eller skrive mer på denne journallinjen. Dette som en sikkerhet for at den som har signeringsplikt, ikke skal bli misbrukt. Planlagt behandlingsplan og kostnadsoverslag I henhold til lovverket er vi pliktig til å informere pasienten om hva behandlingen innebærer og hva den vil koste. All slik informasjon til pasienten skal journalføres. Med hjemmel i Lov om konkurranse i ervervsvirksomhet er det gitt en forskrift spesielt for tannlegevirksomhet. FOR nr 122: Forskrift om prisopplysning ved tannlegetjenester m.m. Forskrift om vederlag for tannhelsetjenester i den offentlige tannhelsetjenesten De krav og pålegg som gis i denne forskriften, gjelder både for offentlige tannklinikker og for privat tannlegevirksomhet. I alle klinikker/praksiser skal det være et prisoppslag som viser priser for ytelser som utføres i praksisen. Oppslaget skal henge på venteværelset godt synlig. Forskriften angir hvilke ytelser som skal tas med i dette prisoppslaget. En prisliste som pasienten kan ta med seg, skal også være lagt ut på venteværelset. I praksis betyr det at enhver privatpraktiserende tannlege må ha faste takster for sine tjenester og lage sin egen prisliste. Videre kreves det at pasienten skal gis et skriftlig overslag over totalprisen for behandlingen dersom den vil overstige 2000 kroner. Dette overslaget skal gis pasienten uoppfordret. Det er viktig at tannhelsesekretæren setter seg godt inn i spørsmålene omkring takster for behandling for å kunne arbeide med saker som berører takster, prisberegning og prisopplysning. Pasienten skal også gis en spesifisert regning for de ytelser som er utført. Regningen skal være så utfyllende at pasienten kan kontrollere hvilke ytelser som er utført, og hvilke priser som er lagt til grunn for regningen. 213 En epikrise sendes til tannlege som svar på henvisning, og som informasjon om hva som er utført. Utført behandling Tekstdelen i journalbildet er det som brukes mest i det daglige. Det er her dagens behandlinger (terapi) føres inn ved hjelp av de ulike takst- og behandlingssymbolene som finnes i programmene. Det er ulike rutiner på ulike tannklinikker. Mange steder fører tannhelsesekretæren opplysningene inn i journalen etter diktat fra tannlegen. Tannlegen må da signere journallinjene for å vise at han

12 Oppgaver 33 Øv på å bruke de ulike delene av journalbildet som f.eks. personalia, helseskjema, diagnosebildet, utførtbildet, journalbildet. 34 Legg inn tidligere utført behandling på ulike pasienter. 35 Legg inn ulike tannstatuser i diagnosedelen på journalen. 36 Beskriv hvilke krav som stilles til prisopplysning i en tannlegepraksis. 37 Hva er forskjellen på diagnose og terapi? 38 Legg inn følgende behandling på Lise Hansen, rtg bilde, 26 OD Kompositt, fylling, Tetric Evo Ceram farge A 3,5. Top Dent Etc, Excite bonding. Septocain adrenalin 40 mg/ 5µg/ml anestesi. 214 har lest og godkjent det som står skrevet. Det er viktig at opplysningene føres inn fortløpende for hver pasient slik at vi ikke glemmer viktige detaljer i løpet av arbeidsdagen. For dentale materialer skal produsent, registrert varemerke og type noteres. Det er ikke godt nok å skrive for eksempel «kompositt», for ved eventuelle allergiske reaksjoner skal man kunne spore tilbake til nøyaktig hvilket materiale som er brukt. Hvilken farge på materialet som er brukt er også viktig. Det er en nyttig opplysning neste gang man skal gjøre noe lignende med pasienten. Det samme gjelder selvsagt hvis man har brukt legemidler i behandlingen. Da skal man skrive legemidlets navn, styrke og mengde. De fleste dentale programvarene har takstlinjer til journalbehandlingslinjene slik at når vi har skrevet ferdig, vil det vises på tannstatuslinjen hvilke tenner man har utført behandling på, og takstlinjene med beløpet er fylt ut i tekstfeltene og kolonnen for «beløp». Da er alt klart slik at pasienten kan betale. Det finnes flere tilleggsjournaler som tas i bruk ved behov: Traumejournal brukes til pasienter som har fått skadet tennene. Endodontijournal til pasienter som får rotfylt tenner. Periodontijournal til pasienter med tannkjøttlidelser av såpass omfang at det krever egen journal. Kjeveortopedisk journal for de som trenger kjeveortopedisk behandling. Hvis tannklinikken har papirjournal, må vi lære seg hvordan de ulike journalfeltene skal fylles ut. Det finnes standardiserte symbol for de ulike diagnosetegnene, grader av karies, rotrest, endo, kroner, bro, ekstraherte tenner, osv. Honorar og trygdetakster Nå har du lært hvordan tannhelsestatus og de ulike diagnosene skal fylles inn, og hvor viktig det er å dokumentere det som er sagt og utført i journalen. Vi skal gå videre og se på hva folketrygden er, hvem som har rett til stønad fra trygden, takster i privat praksis, honorarberegning og trygderegler i forbindelse med dette arbeidet. Case 4 Petter Nilsen kommer til Lillebyen tannklinikk, han ønsker å få satt inn to stk. implantat for tann 14 og 24, han sier han har agenesi og at trygden vil dekke utgiftene til behandlingen. Hva er agenesi? Har han rett til refusjon fra folketrygden? Hvilken dokumentasjon kreves? Vil alle utgiftene bli dekket? Rikstrygdeverket (RTV) Rikstrygdeverket ble opprettet i 1895, under navnet Riksforsikringsanstalten, og fikk ansvaret for gjennomføring av trygdeordningene som ble vedtatt i 1890-årene. I 1930 ble navnet endret til Rikstrygdeverket. Den eldste trygden var en ulykkesforsikring for arbeidere i fabrikker m.v. Senere kom ulykkesforsikring for fiskere og sjømenn, og så kom syketrygden. Etter andre verdenskrig fikk Rikstrygdeverket ansvaret for krigspensjonssaker. I dag er RTV et moderne direktorat med Arbeids- og inkluderingsdepartementet som overordnet enhet. NAV Trygdeetaten var en norsk statlig etat som inntil 1. juli 2006 forvaltet folketrygd samt en rekke andre større og mindre sosiale overføringsordninger, som barnetrygd, kontantstøtte, krigspensjon, barnebidrag og avtalefestet pensjon. 1. juli 2006 ble Trygdeetaten slått sammen med Arbeidsmarkedsetaten til Arbeids- og velferdsetaten, 215

13 216 den statlige delen av Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Tidligere fantes et trygdekontor i alle landets kommuner, ledet av trygdesjefen i kommunen. Fortløpende fra 1. juli 2006 (når Ny arbeids- og velferdsetat (NAV) ble etablert) ble trygdekontorene erstattes med lokale arbeids- og velferdskontorer (NAV-kontor). HELFO Fra og med 1. januar 2009 flyttet forvaltningsansvaret for helserefusjoner fra Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) til Helsedirektoratet. NAV Helsetjenesteforvaltning skiftet navn til Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) og ble organisert som en ytre etat under Helsedirektoratet. Målet er bedre og mer effektive tjenester for brukerne. Dette som et viktig skritt for å gi bedre service til både NAVs brukere og brukerne av helsetjenester. Helserefusjonsområdet omfatter blant annet refusjon for legemidler og utgifter til behandling og undersøkelse. I tillegg kommer tjenester som administrasjon av fastlegeordningen på vegne av kommunene, frikort for enkeltpersoner, formidling av behandlingsplass ved fristbrudd og refusjon for behandling i utlandet. Ved behov bevilger også staten midler til folketrygden for å styrke trygdens økonomi eller for å spare opp penger til fremtidige utbetalinger, det såkalte folketrygdfondet. Folketrygdfondet må ikke forveksles med Statens pensjonsfond, det såkalte oljefondet, som er et fond der staten plasserer en del av overskuddet fra oljevirksomheten. Dette fondet skal brukes for å sikre en del av våre fremtidige pensjonsutbetalinger. Hvem er trygdet? For tannhelsepersonell er det viktig å kjenne til hvem som er med i trygdeordningen i Norge. Tannleger har plikt til å hjelpe sine pasienter til å få de ytelser de har rett til fra folketrygden i forbindelse med tannbehandling, og de har også plikt til å påse at folketrygden ikke påføres unødige utgifter. Alle som arbeider i tannhelsevirksomhet, bør ha god kunnskap om innholdet i folketrygdloven (LOV nr 19: Lov om folketrygd (folketrygdloven)). Oppgaver Gå inn på 39 Finn ut hvilke ytelsestilbud og tjenester som tilbys for tannbehandling. 217 Finansiering av folketrygden Folketrygden finansieres ved at det trekkes en trygdeavgift fra inntekten vår sammen med skatt til stat og kommune. Denne avgiften består av en sykedel og en pensjonsdel. Videre betaler arbeidsgivere arbeidsgiveravgift. Gå inn på lov om folketrygd: 40 Hvor står reglene om hvem som er trygdet etter norsk trygdelovgivning? 41 Hvem er omfattet av Lov om folketrygd? Trygderefusjon Pasienter som har rett til fri tannbehandling eller behandling med moderasjon etter Lov om tannhelsetjenester, Gruppe A, B, C og D, har ikke samtidig rett til stønad til tannbehandling fra folketrygden. Unntak gjelder ved nødvendig akuttbehandling hos privatpraktiserende tannlege, og stønad til kjeveortopedisk behandling (tannregulering). En hovedregel for stønad fra folketrygden er at behandlingen skal være nødvendig og forsvarlig. Det er altså bare helt nødvendig behandling det kan gis stønad til. Forsvarlig betyr at behandlingen skal være utført av tannlege og være i samsvar med faglige retningslinjer og regler. Tannlegeforeningen har utarbeidet egne retningslinjer for hva som er helt nødvendig behandling («Kriterier for nødvendig og faglig forsvarlig tannbehandling»). Du kan lese mer om trygderefusjon på Før vi går i gang med takst- og trygdesystemet, er det viktig at du har gjort deg kjent med «Folketrygdens stønad til dekning av utgifter til tannbehandling».

14 218 Du finner folketrygdens rundskriv på Tannlegeforeningen: Det er viktig å ha kjennskap til innholdet i denne veilederen og hva som inngår i de ulike takstene. Det er denne veilederen fra Det kongelige helse- og omsorgsdepartement som ligger til grunn for de takstene som brukes i tannhelsetjenesten. Takstene justeres årlig, og departementet sender ajourførte takster til alle fylkestannleger og til alle offentlige tannklinikker. De siste årene har det vært store endringer i Folketrygdens stønad til dekning av utgifter til tannbehandling. Regjeringen har bevilget mer penger til støtte for enkelte utførte tannbehandlinger, og det snakkes nå om at det skal gjennomføres en større tannreform der departementet ser på om flere grupper skal få større dekning gjennom trygden. Takstene for behandling av øvrige betalende pasienter i offentlig tannhelsetjeneste, fastsettes etter politiske vedtak i fylkeskommunen. Etter at Den norske tannlegeforening og staten i 1995 ikke kom til enighet om en fornyelse av gjeldende avtale om honorartakster for privat tannlegepraksis, finnes det ikke lenger en «Veiledende tariff for tannbehandling» innen privat sektor av tannhelsetjenesten. Det er opp til den enkelte tannlege selv å fastsette sine takster. Prisloven stiller likevel noen krav. Ett hovedkrav er at prisene ikke skal være urimelige. Det er heller ikke tillatt at en gruppe tannleger seg imellom avtaler felles takster (prissamarbeid). Noen tannleger har valgt å følge takstene som gjelder i offentlig tannhelsetjeneste, mens andre har laget sin egen prisliste der takstene for hver enkelt ytelse ikke samsvarer med de offentlige takstene. Oppgaver Gå inn på Tannlegeforeningens hjemmeside, finn ordlyden i Kriterier for nødvendig tannbehandling. 42 Hva står det der om hvilken prioritering som skal gjøres ved tredjeparts betaling? 43 Hvordan blir folketrygden finansiert? 44 Hvorfor har vi et folketrygdfond i Norge? 45 Hvem fastsetter takstene i offentlig tannhelsetjeneste? 46 Hvordan fastsettes prisene i en privat tannlegepraksis? 47 Veilederen til folketrygdens stønad til dekning av utgifter til tannbehandling er delt inn i ulike deler. Hva heter de? 48 Hvem har myndighet til å bestemme hvem som har rett til stønad? 49 a) Hvor mange refusjonsgrupper er det i Forskrift om stønad til dekning av utgifter til undersøkelse og behandling hos tannlege for sykdom? b) Hva heter de ulike gruppene? c) Hva står SMT for? d) Gå inn på og finn A-listen. Hvor mange ulike diagnoser finner du der? e) Hva er sentraliserte LKG-team? 50 I veilederen under Takster for behandling finner du de ulike takstgruppene. Hvor mange ulike takstgrupper er det? 51 Hva heter de ulike takstgruppene? 52 Hva er forskjellen mellom Honorar og Refusjonstakster? 53 Skriv ned takstnumrene for følgende behandlinger og ta betalt: a) Konsultasjon, 3 røntgenbilder, 22 M kompositt, infiltrasjonsanestesi (1 stk.), 34 MO (Kompositt Filtek supreme XT farge A 3 Body) b) Rtg bilde, Septocain adrenalin 40 mg/ 5µg/ml anestesi. 26 OD Kompositt fylling, Tetric Evo Ceram farge A 3,5. Top Dent Etc, Excite bonding. 54 Den 2. november 2001 var Stig Johansen, f: , til US ved tannklinikken. Det ble tatt to bite-wings og et OPG. 38 viste seg å være retinert. Den 7. november fikk Stig Johansen denne tannen fjernet. I forbindelse med denne operasjonen fikk pasienten anestesi (1 stk.). 14 november var pasienten tilbake for kontroll og for å få fjernet stingene. 14 dager etter kom Stig Johansen tilbake for en siste kontroll etter operasjonen. Fyll ut tannlegeregning til folketrygden på skjema. Benytt offentlige refusjonstakster, og før opp hvilke takster og takstnummer du vil bruke for å fylle ut regningen. Hvor mye har pasienten krav på å få tilbake? Begrunn de valg du gjør? Direkteoppgjør Når det gjelder pasienter som har rett til å få dekket utgifter til tannbehandling, er det mest praktisk at den enkelte tannlege har inngått avtale om direkte oppgjør med HELFO. Det gjør at pasienter som har krav på refusjon fra folketrygden for utført tannbehandling, slipper å legge ut disse pengene. Tannlegen sender krav direkte til HELFO-kontoret. Det finnes egne oppgjørsskjema i datajournalen for dette. Der vil vi også automatisk få fram trygderefusjonen for de enkelte takstene når vi velger «Dekningstype» fra trygden. Følgende skjema skal da benyttes: Samleregning tannbehandling Bokmål Nynorsk NAV Oppgaver 55 Finn ut hvilke adresser som gjelder for å sende inn direkte oppgjør fra tannlegene i de ulike regionene. 56 Finn ut hvilke adresser som pasienter skal ta kontakt på i de ulike regionene ved telefonhenvendelser. 219

15 220 Egenandelstak 2 Som en følge av at vi får refundert utgifter til noen typer tannbehandling, er det regler om at man kan få frikort når de egenandelene man har betalt når opp til en bestemt sum. Summen kalles Egenandelstak 2, og i dag får man dekket utgifter til følgende behandlinger: fysioterapi tannbehandling rehabiliteringsopphold behandlingsreiser til utlandet (klimareiser) Tannbehandling som inngår i egenandelstak 2 Dette gjelder tannbehandling ved sykdommer og tilstander som påvirker tannhelsen. Behandlinger som inngår i ordningen: sykdommer og anomalier i munn og kjeve forundersøkelse ved kjeveortopedisk behandling (tannregulering) systematisk behandling av marginal periodontitt Tannlegene er ikke bundet av de fastsatte takstene, så selv om du har frikort, må du betale mellomlegget mellom tannlegens honorar og det beløpet folketrygden dekker. Skjema for tannbehandling 5-6 Bokmål Nynorsk NAV Sosialhjelp Sosialkontoret i kommunen kan gi stønad til tannbehandling med hjemmel i Lov om sosiale tjenester av Formålet med denne loven er å sikre alle en økonomisk trygghet. Sosial stønad er behovsprøvd, det vil si at klientens økonomi vurderes grundig før stønad gis. Stønad kan gis som bidrag, lån eller garanti for varer eller tjenester. Stønad til tannbehandling er hjemlet i ovennevnte lovs 5-1, som omhandler stønad til livsopphold. Hovedintensjonen med å gi sosial stønad til tannbehandling, er at klientens tannhelse ikke skal forfalle i en økonomisk vanskelig periode. For tannhelsen betyr dette at det tas sikte på å gi stønad til nøktern og nødvendig tannbehandling. Behandlingen skal primært ta sikte på å behandle akutte lidelser, å sikre en brukbar tyggeevne og å hindre at tannsettet forfaller. Kostbare løsninger kan bare godtas dersom ikke andre akseptable løsninger er mulig. Når en pasient ønsker å søke stønad fra sosialkontoret til tannbehandling, bør tannhelsepersonellet være behjelpelig med å fylle ut søknadsskjemaet. I tillegg til søknaden må det også foreligge en behandlingsplan og et kostnadsoverslag fra behandlende tannlege. Ved søknader med behandlingsomkostninger som er over en viss størrelse, sendes søknaden til den rådgivende tannlegen for vurdering, før sosialkontoret fatter det endelige vedtak og gir et svar til søkeren. 221 Pasienten skal få med seg kvittering fra dette skjemaet. De må selv huske å ta vare på alle kvitteringer. Når pasienten har nådd egenandelstaket, sendes kvitteringene til HELFO lokalt og frikortet kommer i posten til pasienten. Støtte til tannbehandling fra flyktningtjenesten Flyktningtjenestens virksomhet ligger inn under kommunene og reguleres av: 1. Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) 2. LOV nr 100: Lov om barneverntjenester (barnevernloven) 3. ev. kommunale vedtekter som berører driften Flyktningenhetens hovedoppgave er å koordinere kommunalt mottak, bosetting og integrering av innvandrere med flyktningbakgrunn. Dette koordineringsansvaret er tidsbegrenset. I de fleste kommuner har flyktningenheten dannet en eller annen form for helseteam som er en del av mottaksapparatet. Teamet kan bestå av ulike instanser som er viktige samarbeidspartnere i helsespørsmål: flyktninghelsesøster, flyktninglege, tannlege samt eget flyktningteam med tilknytning til sykehus.

16 Alle flyktninger får tilbud om helsehjelp på lik linje med oss nordmenn, tannhelseundersøkelse og eventuell behandling inngår i dette tilbudet. Det er noe ulikt i de ulike kommuner, men som regel blir førstegangs undersøkelse dekket. Hvis behandling er nødvendig, er kravet at behandling må være påbegynt det første året etter ankomst. Tannlegen må utarbeide behandlingsplan og kostnadsoverslag som sendes til rådgivende tannlege som så vil gi sin anbefaling om hvor mye av behandlingen som skal dekkes. 222 Sosial- og helsedepartementet har utarbeidet retningslinjer for tannhelsesetjenester til flyktninger og asylsøkere i statlige mottak. Retningslinjene sier noe om hvem som har ansvaret for at de får behandling, om det faglige innholdet i behandlingen og om gjeldende betalingsordninger. Dette rundskrivet inneholder: Del I: presiseringer av forhold som gjelder for tilbudet til alle personer i statlig mottak. Del II: definisjoner av begreper og uttrykk som benyttes, samt retningslinjer for prioritering av tjenester. Del III: retningslinjer for ansvarsforhold og finansiering for tannhelsetjenester til personer i statlig mottak til og med 20 år. Del IV: retningslinjer for ansvarsforhold og finansiering for personer i statlig mottak over 20 år. 223 På finner du rundskrivet i sin helhet. Det er sendt til alle landets kommuner og fylkeskommuner. Helseforsikring I 1996 kom det en ny mulighet for delvis økonomisk dekning av behandlingsutgifter i helsevesenet gjennom Norsk Helseforsikring. Denne forsikringsordningen går ut på at en person inngår en avtale med et privat forsikringsselskap eller en bank som selger forsikringer. Du betaler et fast månedlig beløp etter nærmere avtale med forsikringsselskapet/banken. Helseforsikringen gir deg støtte når du faktisk trenger det (behandling og utgifter som ikke dekkes av folketrygden), enten for å få den behandlingen som kreves for at du skal bli frisk, eller til dekning av nødvendige utgifter innen et bredt spekter av behov. 1. Supplerende helseforsikringer (Top-Up) Dette er forsikringer som gir den forsikrede kompensasjon/refusjon/utbetaling for utgifter som det offentlige helsesystemet i det enkelte land ikke dekker. Tjenester som typisk dekkes av denne type forsikring er: legetjenester, poliklinisk behandling og operasjoner, tannlegebehandling, medisiner, sykepleieartikler, optikk, fysioterapi, kiropraktor, akupunktur, begravelseshjelp, fotbehandling, rekreasjonsbehandling, operasjoner ved innleggelse, dagkirurgi. Forsikringene kjennetegnes ved at de er rimelige (alle har råd), du betaler samme premie hele livet. Berettiget refusjon utbetales umiddelbart. Som forsikringstaker bestemmer du selv hvor og når behandlingen skal finne sted. Forsikringen dekker en fast prosentsats av behandlingen/utgiften, og maksimum erstatning pr. år ligger i området til kroner. Forsikringen dekker bare behandling og utgifter betalt i hjemlandet. I Norge har vi i øyeblikket kun én slik forsikring: Norsk Helseforsikrings supplerende helseforsikring. Du kan velge mellom gruppe 1 og gruppe 2. Gruppe 1 er beregnet på dem som for tiden har

17 224 størst behov for tilskudd til tannbehandling, briller, kontaktlinser, fysioterapi, kiropraktikk og medisiner. Ønsker du å få tilskudd til nesten alle dine helseutgifter, bør du velge gruppe 2. Her får du tilskudd til alt som gruppe 1 dekker, og i tillegg flere typer behandlinger, for eksempel tannproteser, tannteknikkarbeid, legebehandling og operasjoner. Mange av tilskuddene er også større enn i gruppe Hovedhelseforsikring («Principal health insurance») Hovedhelseforsikring er atskillig mer omfattende enn supplerende helseforsikringer. Forsikringssummene er høyere, den gjelder i hele verden, den forsikrede slipper å legge ut selv, forsikringstaker har tilgang til 24 timers alarmberedskap med legeteam, forsikringen dekker organtransplantasjoner og kjøp av organer, forsikringsselskapet tar seg av både det praktiske og økonomiske ved transport som følge av død, ulykke og akutt sykdom. Den forsikrede kan selv velge fritt blant flere av verdens beste leger/sykehus, klinikker og behandlingsformer amerikanske inkludert. Hovedhelseforsikring eksisterer hovedsakelig i land der det offentlige helsevesen har meget dårlig kvalitet og kapasitet. Kjøperne tilhører høyinntektsgrupper, er nøkkelpersoner i næringslivet eller personer som arbeider i andre land enn sitt hjemland og der arbeidsgiver bærer ansvar og risiko. 3. Hovedsykehusinnleggelse/operasjonsforsikring («Principal hospital insurance») Denne forsikringen dekker i hovedsak sykehusbehandling som for eksempel planlagte operasjoner, akutte innleggelser og operasjoner/opphold på intensivavdeling. Forsikringen har ellers mange likheter med hovedhelseforsikring blant annet kan den forsikrede også her selv fritt velge blant verdens beste sykehus og medisinske kompetanse. 4. Kritisk sykdom Kritisk sykdom gir utbetaling når en av diagnosene som forsikringen gjelder for, rammer forsikrede. Et av hovedpoengene med kritisk sykdom er uforbeholdent å gi forsikringstaker en utbetaling kort tid etter at diagnosen er stilt penger som du selv velger å bruke akkurat som du vil. Dersom du for eksempel får beskjed om at du har en alvorlig kreftsykdom, får du utbetalt forsikringssummen mens du ennå kan nyte godt av den. Vanlig norsk livsforsikring gir som regel utbetaling først etter at du har vært ufør i minst to år. Forsikringen gir vanligvis en dekning på fra til kroner, noe som ofte ikke er nok til å dekke kostbare behandlinger i utlandet. Kostnadene ved kreftbehandling i utlandet kan ofte komme opp i flere millioner kroner. Flere norske forsikringsselskap tilbyr denne forsikringen under navn som for eksempel «Kritisk Sykdom» og «Alvorlig sykdom». De norske forsikringene har sitt forbilde fra England, der forsikringene heter: «Critical Dead», «Critical Disease» eller «Critical Injuries». Selskapet har en liste over hvilke tilskuddsbeløp som gis for hver enkelt behandling. Denne listen har et eget avsnitt om tannbehandling, og det kan være nyttig å ha brosjyren med denne listen på klinikken. Det kan også være praktisk å ha selskapets skjema for tilskudd til behandlingsutgifter liggende på klinikken slik at vi kan fylle ut skjemaet for pasienter som er medlem i forsikringsordningen. Livsforsikring i form av for eksempel dødsrisiko og gjelds-/uføreforsikring, er også en slags helseforsikring. Men verken en dødsrisiko- eller uføreforsikring hjelper deg til bedre behandling eller bedre helse. Dødsrisikoforsikring hjelper dine etterlatte økonomisk, og en gjelds-/uføreforsikring sikrer deg til en viss grad økonomisk etter at du har blitt syk og arbeidsufør. Skattefradrag Har du vært langvarig sykemeldt, eller forsørger noen som lider av en sykdom, kan du trekke fra de utgiftene du har hatt på selvangivelsen etter visse regler. Fradraget gis hvis du selv har, eller forsørger noen som lider av sykdom eller annen varig svakhet. Dette kan for eksempel være utgifter til pleie i hjemmet, behandling, eller reise til behandling. Sykdommen eller svakheten må ha vart i to år, eller antas å vare i minst to år. Du må kunne dokumentere kostnadene. Du må hvert år legge ved legeattest til selvangivelsen som dokumentasjon. Hvis sykdommen er kronisk, behøver du ikke gjøre dette hvert år. Pr. i dag kan utgiftene trekkes fra i post Særfradrag for store sykdomsutgifter, utgiftene må overstige særfradragsgrensen (LOV nr 14: Lov om skatt av formue og inntekt (skatteloven)). Det er pasienten selv som må fremme krav om skattefradrag, tannlegen må være behjelpelig med å dokumentere pasientens utgifter i form av tannlegeattest. Oppgaver 57 Gå inn på Finn ut hva beløpsgrensen for egenadelstak 2-ordningen er. 58 Hvor i loven er stønad til livsopphold nevnt? 59 Hva sier merknadene til loven om stønad til tannbehandling? 60 I enkelte perioder av livet har vi ifølge lov om folketrygd krav på økonomisk støtte. Nevn noen tilfeller der vi kan fremme slike krav. Du kan lese mer om selvangivelse etc. på 225

18 Hva heter de ulike gruppene av helseforsikringer? 62 Hva mener du er fordelene ved å ha en slik forsikring? 63 Hvor i loven står det at man har krav på skattefradrag? 64 Hva er beløpsgrensen for å få særfradrag? 65 Kan man få skattefradrag for alle typer tannbehandling? 66 Hvis nei, hvilke typer tannbehandling er det man kan få skattefradrag for? Bestille og oppbevare dentalt forbruksmateriell Varebestilling er en av mange viktige og praktiske arbeidsoppgaver tannhelsesekretæren utfører. For å kunne gjøre en god jobb er det viktig at vi har kunnskap om de ulike arbeidsoperasjonene og hvilke materialer som brukes. Det er også viktig å ha kjennskap til hvor mye som brukes av de ulike materialene og hvor store mengder vi da skal bestille. Mange av produktene er små og dyre, så derfor er det viktig at vi har et oversiktlig varelager med gode rutiner for sirkulasjon av produktene. Varelager På enhver tannklinikk må det være et varelager om det er stort eller lite avhenger av praksisens størrelse og aktivitetsnivå, men vi bør alltid ha de viktigste forbruksvarene, som hansker, spritkluter, sprit, sug, servietter, bor, fyllings- og avtrykksmaterialer, på lager. Uansett om lageret er stort eller lite, er det viktig at det er orden og oversikt der. Det blir enklere å holde god orden med lagerhyller og fast plass til de ulike produktene. Hyllekantene kan merkes med etiketter med navnet på de ulike produktene, og har vi kjempeorden, står også varenumrene på disse etikettene. Til små ting som f.eks. bor og rotkanalinstrument, kan det være praktisk med kassetter med mange små skuffer i. 227 Case 5 Du har nå arbeidet på Solsiden tannklinikk en stund og har fått i oppdrag å inngå en innkjøpsavtale med et dentaldepot. I den forbindelse må det utarbeides liste over de mest brukte varene på klinikken. Du har også fått i oppdrag å rydde på lageret og utarbeide en bedre oversikt over innholdet der. Hvordan vil du gå fram?

19 228 Det er som regel tannhelsesekretærens oppgave å holde orden på varelageret og sørge for at det blir bestilt nye varer når det begynner å bli lite igjen av et produkt. En god kvalitetssikringsrutine kan være å lage en liste over de varenumrene det går mest av, og over hvor mye man bestiller hver gang. Mange av de dentale produktene er kostbare, så det kan være dyrt å ha et stort varelager. God administrasjon av varelageret er derfor viktig man må ha nok av de produktene det går mye av og ikke slippe opp for de viktigste dentale produktene slik at arbeidet med pasientene stopper opp. En god regel kan være å starte til høyre og sette inn nye varer mot venstre, eller at man plukker forfra og bakover, og setter inn nye varer bakerst. På denne måten vil man alltid sikre seg at det er de eldste produktene som blir tatt først. Hvordan de ulike produktene skal oppbevares, er en annen viktig faktor. Lageret bør ikke ha for høy temperatur, det kan gå ut over kvaliteten. Noen av produktene som er i bruk på klinikken, skal oppbevares kjølig. Et kjøleskap sentralt plassert i klinikken er derfor en nødvendighet. Dentaldepot Mange av de vanligste varene er spesialprodukter. De firmaene som har spesialisert seg på å levere utstyr, instrumenter og forbruksvarer til tannhelsetjenesten, kalles dentaldepot. Noen av de mest kjente dentaldepotene er Norsk Dental Depot, LIC Scadenta, Dental Sør, Jacobsen Dental og Norsk Orthoformdepot. De fleste firmaene har hovedkontor i Oslo, men noen av dem har også avdelinger i andre byer. Det er ikke alle dentaldepotene som forhandler større dentalutstyrsgjenstander som røntgenapparat, dentalinnredninger og behandlingsuniter. De firmaene som gjør det, har som regel egne serviceverksteder og servicerepresentanter i de største byene slik at de raskt kan komme for å foreta service eller reparere utstyret. Bestillingsrutiner Det finnes ulike måter å sikre at vi får bestilt de varene det er lite igjen av. En metode er at alle ansatte som tar varer og som ser at det begynner å bli lite, krysser av på ferdigskrevne varelister eller skriver det i en notisbok eller på en bestillingsblokk. Det kan være praktisk å ha utarbeidet egne lister for de ulike leverandørene vi bruker, for eksempel apotek, dentaldepot, kontorrekvisitaleverandør o.l. Har vi god plass på lageret, bør vi prøve å samle opp over litt tid og ikke bestille varer for ofte. På den måten blir det mindre utgifter til frakt og også færre regnskapsbilag å holde orden på. Den tannhelsesekretæren som har ansvar for varebestillingen, vil ha rutiner for å sørge for at det blir bestilt varer fra de ulike leverandørene. Om det er på en fast dag i uken, eller ved ledige stunder, avhenger av praksisens størrelse og aktivitetsnivå. Alle de store dentaldepotene tilbyr kundene sine å bestille varer elektronisk. På de fleste klinikkene har vi derfor opprettet egne passord som brukes når vi logger seg inn på depotenes varebestillingssider. Da er man direkte inne i depotenes varekataloger og kan søke etter varenummer og produktnavn før vi til slutt legger bestillingen i handlekurven. Telefaks brukes også i forbindelse med varebestilling. Det kan være smart å utarbeide egne bestillingslister som vi krysser av antall på til de ulike depotene. Bestiller vi pr. telefon, er det viktig at man har klart for seg produktnavn, varenummer og antall som skal bestilles. På dentaldepotenes kundeserviceavdelinger sitter det erfarne folk, og det hender at de tar kontakt og lurer på om det er korrekt at man har bestilt slik eller slik hvis noe ser unormalt ut. 229 Varekataloger Alle dentaldepotene har i tillegg til sine internettsider også utarbeidet varekataloger med oversikt over de instrumenter og forbruksvarer de forhandler. Disse kan være til stor hjelp. Varene er som regel sortert i grupper i katalogene, noe ulikt hos de ulike depotene, og de er rikt illustrert med bilder i tillegg til varebetegnelse, produktnummer, pakningsstørrelse og pris. I tillegg har katalogene et fyldig register slik at man både kan søke på selve produktnavnet og på gruppenavnet hvis man er usikker på hva produktet heter.

20 230 Ekspirasjonskartotek Som en del av kvalitetssikringsrutinene er det viktig at vi har oversikt over produktenes holdbarhet. Det kan enkelt administreres ved at man noterer seg varens utløpsdato når man mottar varen. Vi lager seg et system med ett ark for hver måned og fører hele tiden opp alle utløpsdatoer som går ut i løpet av et år. Da kan vi for eksempel i slutten på mars måned gå inn i kartoteket og se om det er noen varer som går ut på dato i april. Så kan vi sjekke om vi har mer igjen av denne varen, og har vi det, er det på tide å bestille nytt slik at vi har ny vare på lager når den som er gått ut på dato, blir kassert. Innkjøpsavtaler Det er konkurranse mellom de ulike dentaldepotene om å sikre seg kunder. I denne konkurransen er kunderabatter og reduserte fraktkostnader viktige virkemidler. Samler vi flest mulig av sine innkjøp hos én leverandør, har vi stor sjanse for å oppnå gode rabattordninger. Vi får da ofte relativt store rabatter på de varene vi kjøper mest av, eller vi oppnår en fellesrabatt på alle varene vi kjøper. I offentlige virksomheter er vi lovpålagt å gå ut på anbud før vi gjør innkjøpsavtaler. Det blir hentet inn anbud fra de største depotene, og vi inngår avtale med den leverandøren som har den beste totalpakken, gjerne for flere år av gangen. Når slik avtale er inngått, er det viktig at arbeidstakerne er lojale og bruker denne leverandøren. Oppgaver 67 Hvordan vil du gå fram når du skal foreta innkjøp av forbruksvarer til tannklinikk? Begrunn de avgjørelser du tar. 68 Hva heter de største dentaldepotene? 69 Gå inn på de ulike depotenes hjemmesider og gjør deg kjent med varekatalogene deres. Hvilke store hovedgrupper er de ulike katalogene delt inn i? 70 Hvilke dentaldepoter selger røntgenutstyr, dentalinnredning og behandlingsuniter? 71 Hva er ekspirasjonskartotek? pålagte oppgaver, er det de politiske organer som fatter vedtak om hvilket aktivitetsnivå og hvilken organisering en offentlig tannhelsetjeneste skal ha. De ansatte utfører arbeidet i henhold til de vedtak som politikerne har bestemt. Når det er fastlagt, må politikerne gi tjenesten økonomiske muligheter til å utføre sin virksomhet på en forsvarlig måte. Siden den offentlige tannhelsetjenesten er en fylkeskommunal virksomhet, er det fylkeskommunens politiske organer som behandler de sakene som berører tannhelsetjenesten. En privat tannlegepraksis kan være organisert på flere måter. Det kan være en praksis med én tannlege eller med flere tannleger i et praksisfellesskap. Det kan også være en praksis med én tannlege som eier og driver praksisen og har ansatt en eller flere tannleger. Videre er det vanligvis ansatt en eller flere tannhelsesekretærer og tannpleiere i praksisen. Praksisen kan være organisert som et personlig firma eller som aksjeselskap. Den vanligste praksisformen er én tannlege som eier og driver sin egen praksis, og har ansatt en tannhelsesekretær og eventuelt også en tannpleier. I en privat bedrift med få administrative ledd, er beslutningslinjene mye kortere enn i det offentlige med politisk og administrativ ledelse. Det er mange tannhelsesekretærer som blir tillagt administrative arbeidsoppgaver, og da er det viktig at du har hørt om og lært noe om de ulike oppgavene før du kommer ut i arbeidslivet. Fullt utlært vil du ikke være etter endt skolegang, men det du har hørt noe om, er det enklere å lære seg mer om senere. Budsjett Et budsjett er egentlig ikke noe annet enn en plan over utgifter og inntekter for en virksomhet. I et budsjett for en fylkeskommune er stort sett inntektssiden kjent. Den består av skatter, avgifter og 231 Ulike styringsformer i offentlig og privat tannhelsetjeneste Styringsformene i offentlig og privat tannhelsetjeneste er forskjellige. Vi skal ta for oss forskjellene og gi en oversikt over de økonomiske og administrative ulikhetene i systemet. Offentlig tannhelsetjeneste er som annen offentlig virksomhet, styrt av lover og regler og av politiske vedtak. Ut over det som er lov-