- PDF Free Download

Transkript

1 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Liabakken Boligsameie Møtedato: Møtetidspunkt: Møtested: Voksen Kirke Til stede: 76 seksjonseiere, 6 representert ved fullmakt, totalt 82 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Kari-Anne Bakke Lindland. Møtet ble åpnet av Elisabeth Natvig Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Elisabeth Natvig foreslått. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Kari-Anne Lindland foreslått. Som protokollvitne ble Rune Hageselle foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3. Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr

2 5. Behandling av innkomne forslag og saker A 1. Revisjon av vedtektene Saksframstilling: Styret har foretatt en gjennomgang av sameiets vedtekter. Teksten er tung språklig sett og bærer preg av å ha vært flikket på gjennom mange år. Styret har bearbeidet teksten språklig og systematisert innholdet. Det er ikke foretatt materielle endringer i innholdet. Forslag til vedtak: Vedtektene endres som foreslått av styret. enstemmig 2. Trapper og plattinger på nedre C- og D-felt Saksframstilling: Det har tidligere vært etablert plattinger og trapper av sameiere på nedre C- og D-felt. Disse ble fjernet i forbindelse med rehabiliteringsprosjektet. Det er snakk om et område som delvis er ganske utilgjengelig og som ikke kan ses ovenfra. Det er dessuten meget begrenset hva man ser av dette området fra gangveien nedenfor Liabakken. Selv om utearealene på nedsiden av C- og D-feltet er fellesområder, er de av meget begrenset nytte for andre enn dem som eier leilighetene som områdene grenser til. Styret foreslår derfor at det tillates platting og trapp for nedre C- og D-felt, men i en standardisert variant og med forpliktelse for både nåværende og fremtidig eier til å vedlikeholde trapp og platting. For å få tillatelse av styret må det fremlegges tegning med beskrivelse av materialvalg og farge mv. Forslag til vedtak: 1. Sameiere på nedre C- og D-felt kan søke styret om å sette opp trapp og platting på fellesområdet som er tilknyttet leiligheten. Styret skal godkjenne tegninger/materialvalg/farge/størrelse. 2. Styret utarbeider en standard avtale som må undertegnes av sameiere som ønsker å lage trapp og platting. mot 1 stemme 3. Ombygging av leiligheter Saksframstilling: Sameiet opplever i økende grad at leiligheter blir kjøpt, pusset opp og solgt igjen umiddelbart. I noen tilfeller gjøres store og omfattende endringer. Det er et problem for sameiet hvis det gjennomføres arbeider som får konsekvenser for vår felles infrastruktur og kostnadene til å rette opp feil og mangler senere må belastes sameiet. Styret ønsker derfor å gjøre vedtektene enda tydeligere i forhold til oppussing. Styret ønsker at det fylles inn en egenerklæring av sameier før man starter oppussing hvor man angir hvilket firma som har ansvarsrett. Styret kan også be om samsvarserklæring når oppussing er ferdig. Hensikten med denne endringen av vedtekten er å sørge for at gjeldende forskrifter blir fulgt, at sameiets vedtekter respekteres, at det brukes godkjente håndverkere og at det blir søkt om nødvendige tillatelser.

3 Det hensettes også til tider store mengder bygningsavfall ute på fellesområdene ved oppussing. Styret ønsker at de som pusser opp forplikter seg til fortløpende å fjerne bygningsavfall osv slik at det ikke skjemmer våre fellesområder. I tillegg bør den som eventuelt ødelegger grøntområdene være pliktig til å sette dem i stand igjen etter oppussing. Forslag til vedtak: Følgende endringer tilføyes vedtektene. a) Større arbeider Endringer som berører bygningenes felles infrastruktur (herunder ventilasjon, rør- og ledningsopplegg) er ikke tillatt uten styrets samtykke. Det samme gjelder innvendige endringer som medfører inngrep i bærende konstruksjoner. Arbeider inne i seksjonene som forutsetter offentlige tillatelser, må godkjennes av styret før byggemelding kan sendes. Det samme gjelder ved endring fra en boenhet til flere, for eksempel ombygging til flere hybler for utleie. Ferdigattest oversendes styret når arbeidet er gjennomført. Endringer som strider mot gjeldende byggeforskrifter og andre offentlige bestemmelser er ikke tillatt. Sameier skal fylle ut en egenerklæring som sendes til styret før oppussing starter. b) Andre bestemmelser Uten samtykke fra sameiermøtet kan seksjonseiere ikke forandre utvendige fasader eller foreta bygningsmessige forandringer eller installasjoner (for eksempel endre farge, skifte vinduer, montere parabolantenne, foreta innglassing av terrasse/balkong). Installasjon av gasspeis skal godkjennes av styret. Styret kan fastsette nærmere spesifikasjoner for gjennomføring av slike tiltak. Styret kan bare nekte godkjenning dersom det foreligger saklig grunn. mot 1 stemme B Honorar til byggekomiteen Saksframstilling: I forbindelse med rehabiliteringsprosjektet er det opprettet en byggekomité bestående av tre medlemmer fra styret. Byggekomiteen har fortløpende kontakt og møter med OBOS Prosjekt AS, og ett eller flere medlemmer av komiteen deltar på byggemøtene hver 14.dag. Det er mange små og store saker som må håndteres av byggekomiteen, noen er av relativt enkel karakter og kan tas internt i komiteen andre må forberedes slik at de kan diskuteres og besluttes i styret. Komiteen har også vært på befaringer for å se på teglalternativer, farger etc samt møter med OBOS Prosjekt på deres hovedkontor. Det er i tillegg en stor mengde henvendelser fra sameierne som krever oppfølging. Mesteparten av dette arbeidet foregår på dagtid og det har derfor vært nødvendig for komiteens medlemmer å frigi arbeidstid. Dette behovet vil bestå til prosjektet er fullført. Styret foreslår at det for 2016, 2017 og eventuelt 2018 utbetales et honorar til byggekomiteen som fordeles internt i komiteen etter timeforbruk. Honoraret for 2016 og 2017 foreslås til NOK årlig. Honoraret for 2018 fastsettes når prosjektet er fullført. Forslag til vedtak: Byggekomiteen honoreres med NOK i året for 2016 og enstemmig

4 C Vedlikeholdsplan Saksframstilling: I 2015 ble det fra Selvaag Prosjekt AS innhentet en tilstandsvurdering for Liabakken boligsameie. Denne står å lese på hjemmesiden. Det har også vært en gjennomgang av terrassedekker og betong av Ødegård & Lund i starten av rehabiliteringsprosjektet. I tillegg ble det for noen år tilbake foretatt en gjennomgang av det elektriske anlegget samt en ENØK-analyse av Liabakken boligsameie. Sameiet har et betydelig etterslep av oppgaver på vedlikeholdsfronten, og styrets intensjon er som tidligere varslet å arbeide systematisk og planmessig med disse i årene som kommer. Målet er å hindre forringelse av bygningsmassen, sikre at estetiske hensyn ivaretas og sørge for et godt og trivelig bomiljø. Tiltakene er hentet fra rapportene som nevnt over og i tillegg basert på erfaringen styret har opparbeidet de siste årene. Prisoverslagene er usikre og endelige kostnader vil man først få når man har innhentet tilbud fra ulike leverandører. Noen av tiltakene som er påpekt i blant annet Selvaags tilstandsanalyse fra 2014 blir ivaretatt i rehabiliteringsprosjektet og er derfor ikke eksplisitt kostnadsfastsatt. Det bør settes av 2 millioner hvert år til vedlikehold i sameiets budsjett. Forslag til vedtak: 1. Vedlikeholdsplanen godkjennes av sameiermøtet som rettesnor for styrets arbeid med vedlikehold av sameiet. 2. Det skal budsjetteres med tilstrekkelige midler til vedlikehold i sameiets årlige budsjett. enstemmig D Ansettelse av driftsleder Saksframstilling: Styret forvalter store verdier på vegne av sameierne, og er helt avhengig av rett kompetanse og kvalitet i alle ledd. Dette er spesielt tydelig i dagens situasjon hvor vi har rehabiliteringsprosjektet i tillegg til alt annet. Styrets vurdering gjelder uavhengig av dette, ikke minst fordi vi har et vedlikeholdsetterslep som er opparbeidet gjennom flere år. Styret mener at utfordringene kan løses ved ansettelse av en driftsleder. Vi foreslår at det fremtidige styret reduseres til fem personer, at styrehonoraret reduseres tilsvarende og at det tilsettes en driftsleder i 20 % stilling. Driftsleder skal ha ansvaret for å besvare henvendelser som ikke trenger styrebehandling, tilrettelegge for effektiv drift av sameiet, ha den daglige kontakten med leverandører som utfører arbeid i sameiet og tilrettelegge for effektive vaktmesterleveranser. Instruks for driftsleder utarbeides av styret i samarbeid med vår forvaltningskonsulent. Driftsleder tilsettes fra 1. august Styret anbefaler at ansettelsen i første omgang gjøres midlertidig slik at ordningen kan utprøves. Arbeidsmiljølovens 14-9, punkt 1 f) tillater midlertidig ansettelse for en periode på inntil 12 måneder. Forslag til vedtak: 1. Det ansettes en driftsleder for Liabakken boligsameie i en 20 % stilling fra 1. august Ansettelsen er midlertidig de første 12 månedene. 3. Instruks utarbeides av styret i samarbeid med forvaltningskonsulenten. enstemmig

5 E Utbedring av sti foran nr. 36, 38 og 40 Saksframstilling: Forslag fra Aleksander Wang-Hansen. Nedenfor OBV36, 38 og 40 går det en sti fra grensen mellom Liabakken og Himstadplassen ned til turveien nedenfor sameiet. Denne er delvis planert ut og ser ut til å ha vært kjørt av gravemaskin ned til 20 m fra veggen til OBV36 og fra hjørnet på OBV36 og videre til turveien nedenfor sameiet. Mitt forslag er at vi, eventuelt i samarbeid med Himstadplassen som også burde være interesserte i dette, utbedrer denne stien slik at den kan brukes med vogn og sykkel. Mitt forslag er at vi i første omgang ber utbygger om ikke å tilbakestille traseen der den har blitt utbedret for at de skulle komme frem, og at de i stedet bruker den tiden på å videreføre traseen de 20 m som mangler ved hjørnet til OBV36 når de uansett skal rydde opp akkurat der, eventuelt betale en liten sum ekstra for dette. Forslag til vedtak: Det opparbeides tur/sykkelvei foran nr. 36, 38 og 40 som beskrevet i forslaget. Vedtak: Nedstemt. Kun 14 var for forslaget 1 stemte blankt 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år ble Elisabeth Natvig foreslått. ved akklamasjon B Som styremedlem for 2 år ble Marit Sagen Åstvedt foreslått. Som styremedlem for 2 år ble Kristin Øgaard foreslått. Som styremedlem for 2 år ble Nina Charlotte Hamre foreslått. Som styremedlem for 2 år ble Janne Nestvold foreslått. ved akklamasjon C Som varamedlem for 2 år ble Kristian Kihlman foreslått. Som varamedlem for 2 år ble Øyvind Skarlund foreslått. ved akklamasjon D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år ble foreslått Rune Bendiksen og Jorun Ingebriktsvold. ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: Protokollen signeres av Møteleder: Elisabeth Natvig /s/ Fører av protokollen: Kari-Anne Lindland /s/ Protokollvitne: Rune Hageselle /s/

6 Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Elisabeth Natvig Hospitsveien 11 B Nestleder Marit Åstvedt Olaf Bulls vei Styremedlem Kristin Øgaard Olaf Bulls vei Styremedlem Nina Charlotte Hamre Olaf Bulls vei Styremedlem Janne Merethe Nestvold Olaf Bulls vei Varamedlem Kristian Kihlman Olaf Bulls vei Varamedlem Øyvind Skarlund Olaf Bulls vei Styret vil konstituere seg på første styremøte.