013/17 Kriterier som skal legges til grunn for endring av vegnavn i kommunene som inngår i nye Ålesund.

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "013/17 Kriterier som skal legges til grunn for endring av vegnavn i kommunene som inngår i nye Ålesund."

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Sandøy, kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 12:00 NB! Ferje frå Brattvåg kl Forfall meldast til utvalssekretær, epost eller tlf Varamedlemmer møter etter nærare avtale. Sakliste: Saksnr Sakstittel 011/17 Godkjenning av møtebok 012/17 Referatsaker. 013/17 Kriterier som skal legges til grunn for endring av vegnavn i kommunene som inngår i nye Ålesund. 014/17 Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. 015/17 Førebels utkast til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Til drøfting 016/17 Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesamanslåing. 017/17 Val av leiar og varamedlemmer i delprosjekt Interkommunale samarbeid 018/17 Grafisk materiell og uttrykk for prosjektet nye Ålesund kommune Eva Vinje Aurdal Leiar

2 Saksframlegg Godkjenning av møtebok frå møte Saksnr. Utval Møtedato 011/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak: Møtebok frå forrige møte vert godkjent. Vedlegg: Møtebok frå AU møte Saksutgreiing: Inntil anna er vedteke i møtereglement vert møtebok/protokoll lagt fram til godkjenning for det aktuelle utvalet i deira neste møte Elin A. Moen

3

4 Møteprotokoll Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Ålesund rådhus Dato: Tid: Kl Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Vebjørn Krogsæter Dag Olav Tennfjord Knut Helge Harstad Oddvar Myklebust Forfall: Ingen Møtte varamedlemmer: Ingen Møtte rådmenn: Astrid Eidsvik Turid Hanken Synnøve Vasstrand Synnes Forfall rådmenn: Bente Glomset Vikhagen Kim Andre Breivik Kommune/Parti: Ålesund,AP Haram,SP Skodje,H Ørskog,H Sandøy,AP Kommune/Parti: Kommune/Parti: Kommune: Ålesund Haram Ørskog Kommune: Skodje Sandøy Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP. Arbeidsutvalet ga aksept for at tidlegare leiar i styringsgruppa skal leie Arbeidsutval og Fellesnemnd fram til Fellesnemnda er konstituert og ny leiar er vald.

5 Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, prosjektrådgivar demokrati Mads Solberg. Utdelt i møtet: Brev av frå Ordførarene i nye Ålesund vedk. søknad om tilskot til vegar og digitaliseringstiltak, knytt til sak 001/17. Notat stikkord frå styringsgruppemøte , knytt til sak 008/17. Orientering: Det vart gitt korte orienteringar frå administrasjonen/rådmannsgruppa i byrjinga av kvar sak. Diverse: Det kom ikkje fram merknader til innkalling eller sakliste. Eventuelt: Dag Olav Tennfjord, Skodje H orienterte om innovasjonsmidlar og innovasjonssenter. Han vil følgje opp saka, og viste til at det vart gitt positive tilbakemeldingar frå statsråd Sanner tidlegare i sommar. Knut Helge Harstad, Ørskog H tok opp at det burde kome ei sak om utbygging av fiber til fellesnemnda. AU ba prosjektkoordinator om å prioritere arbeidet med ei slik sak. Sakliste: Saksnr Sakstittel 001/17 Referatsaker 002/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten /17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune. 004/17 Val av løysing for sak/arkiv i prosjektfasen fram til nye Ålesund. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni /17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. 008/17 Overordna styringsdokument. 009/17 Godkjenning av mandat for delprosjekta. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune

6 001/17 Referatsaker Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -001/17 Vedtak : Refererte saker vert teke til vitande. 002/17 Møteplan for fellesnemnd, arbeidsutval og partssamansett utval i nye Ålesund hausten 2017 Framlegg til vedtak: Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Behandling i Arbeidsutvalet Det kom merknader til følgjande møtedatoar: 8. november (møtekollisjon med KS konferanse) og 29. november (møtekollisjon med Arena Sunnmøre). Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd, med dei innkomne merknadane. AU ber administrasjonen sjå om møta kan flyttast fram. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. AU -002/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek følgjande møteplan for nye Ålesund hausten 2017

7 PSU-møter kl (partssamansett utval) AU-møter kl (arbeidsutval) Fellesnemndmøter kl Onsdag 16. august Torsdag 24. august Ålesund - formannskapsalen Ålesund - bystyresalen Torsdag 7. september Torsdag 14. september Sandøy - kommunestyresalen Sandøy - Harøy skule, allrommet Torsdag 5. oktober (ei sak: tilsetting rådmann) Ålesund - rom 364 v/bystyresalen Onsdag 18. oktober Torsdag 26. oktober (kl. 17)* Skodje - kommunestyresalen Skodje - kommunestyresalen Onsdag 8. november Torsdag 16. november Ørskog - kommunestyresalen Ørskog - kommunestyresalen Onsdag 29. november Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) Torsdag 7. desember Haram kommunestyresalen (2. etg. ID-huset) *Fellesnemndmøtet startar kl. 17 pga. anna arrangement på dagtid (Moa-konferansen). Administrasjonen ser om møta 8. november og 29. november kan flyttast fram pga møtekollisjon med KS konferanse og Arena Sunnmøre arrangement. Revidert møteplan vert lagt fram i Fellesnemnda sitt møte. 003/17 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy

8 Ordførar Dag Olav Tennfjord - Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. Tilråding om varaordførar Åse Kristin Ask Bakke som varamedlem for ordføraren i Sandøy, og varaordførar Geir Peter Aure som varamedlem for ordføraren i Ørskog. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. AU -003/17 Tilråding : Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med tale- og forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Varaordførar Geir Peter Aure - Ørskog

9 Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Medlem fellesnemnda xxx - Haram Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Øvrige framlegg på varamedlemmer vil kome i Fellesnemnda sitt møte. 004/17 Val av løysing for sak/arkiv i prosjektfasen fram til nye Ålesund Framlegg til vedtak: I mandat for fellesnemnda pkt har Ålesund kommune ansvar for arkivering i prosjektperioden. Arbeidsutvalet ber derfor Ålesund kommune om å opprette eigen base for nye Ålesund kommune i saks- og arkivsystemet i samsvar med alternativ 2 i denne saksutgreiinga. Kostnadane med etablering av eigen base dekkast av prosjektbudsjettet for nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -004/17 Vedtak : I mandat for fellesnemnda pkt har Ålesund kommune ansvar for arkivering i prosjektperioden. Arbeidsutvalet ber derfor Ålesund kommune om å opprette eigen base for nye Ålesund kommune i saks- og arkivsystemet i samsvar med alternativ 2 i denne saksutgreiinga. Kostnadane med etablering av eigen base dekkast av prosjektbudsjettet for nye Ålesund. 005/17 Val av skybasert prosjektstyringsverktøy for prosjektperioden fram til nye Ålesund Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak:

10 Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgeiinga. Kostandane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -005/17 Tilråding : Prosjektorganisasjonen for nye Ålesund tek i bruk Prosjektportalen som prosjektstyringsverktøy slik det framgår av denne saksutgeiinga. Kostandane ved kjøp av lisensar til nødvendige brukarar i prosjektorganisasjonen dekkast av prosjektbudsjettet til nye Ålesund. 006/17 Overordna risikoanalyse med tiltaksplan for nye Ålesund juni 2017 Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -006/17 Tilråding : Fellesnemnda tek overordna ROS-analyse med tiltaksplan juni 2017 til orientering. Det skal gjennomførast ny risikoanalyse ved årsskiftet. Alle delprosjekt skal gjennomføre ROS-analyse for sitt delprosjekt som skal følgje prosjektplanen. 007/17 Godtgjersle for politisk arbeid i fellesnemnda m.v. Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak:

11 Fellesnemnda godkjenner reglement for arbeid i fellesnemnda m.v. slik det ligg føre i saka. Behandling i Arbeidsutvalet Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt utsettingsframlegg: Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikke er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. Ved røysting vart utsettingsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -007/17 Tilråding : Saka vert utsett. Fellesnemnda vedtek å sette ned ei referansegruppe med ein medlem frå kvar kommune som ikkje er heiltidspolitikar. Rådmann i Ørskog Synnøve Vasstrand Synnes vert sekretær for gruppa, og det skal leggast fram nye alternativ i saka. 008/17 Overordna styringsdokument Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Behandling i Arbeidsutvalet Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP sette fram slikt endringsframlegg: Avsnittet «Generelle prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober Ved røysting vart framlegget med endringsframlegget frå Eva V. Aurdal samrøystes tilrådd. AU -008/17 Tilråding : Fellesnemnda godkjenner overordna styringsdokument versjon : «Slik bygger vi nye Ålesund kommune Overordna styringsdokument for kommunesamanslåing mellom Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund.» med følgjande endring: Avsnittet «Generelle

12 prinsipp for delprosjekta» under pkt går ut i denne omgong. Under pkt. 7.2 «Organisasjonskart for prosjektet» må tekst og modell tydleggjerast betre. Styringsdokumentet skal vere eit levande dokument og oppdatert utgåve skal fremleggast til fellesnemnda for godkjenning etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentlig informasjon føreligg. Styringsdokumentet skal vere tilgjengeleg for alle på nettsida til nye Ålesund. Det skal leggjast fram ein oppdatert versjon i oktober /17 Godkjenning av mandat for delprosjekta Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet rår til at fellesnemnda gjer følgjande vedtak: Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -009/17 Tilråding : Fellesnemnda gjev mandat til følgjande delprosjekt: Mandat delprosjekt A1 Personal og omstilling Mandat delprosjekt A2 Kommunikasjon Mandat delprosjekt A3 Planstrategi og plansamordning Mandat delprosjekt A4 IKT og digitalisering Mandat delprosjekt A5 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning

13 Mandat delprosjekt A6 Økonomi Mandat delprosjekt A7 Innkjøp Mandat delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling Mandat delprosjekt A9 Vatn, avløp og renovasjon Mandat delprosjekt A10 Administrativ organisering - kartlegging 2017 Mandat delprosjekt P1 Kulturbygging og verdiar Mandat delprosjekt P2 Politisk organisering Mandat delprosjekt P3 Interkommunale samarbeid Delprosjektgruppene blir bedt om å levere ein prosjektplan for korleis dei vil løyse mandatet. Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument for nye Ålesund ligg til grunn for mandata. 010/17 Fri og frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med Nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune. Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september Behandling i Arbeidsutvalet Framlegget til vedtak vart samrøystes tilrådd. AU -010/17 Tilråding : For komande år (september 2017 til juli 2018) gjelder følgande ordning for fri/frikjøp for tillitsvalde som deltek i arbeidet med nye Ålesund kommune.

14 Representantar i partssamansatt utval (PSU) vert gjeve 30% frikjøp. Representantane representerar alle tilsette i dei fem kommunane og ikkje berre eigne medlemmar. Representantane har ansvar for koordinering, møteførebuing, møter, informasjon og forankring av saker med andre organisasjonar. Vararepresentantar til PSU vert gjeve 10 % frikjøp. For tillitsvalde som deltek i delprosjekta bør det gjevast tid til å vere med i møter, til førebuing og tid til reise til og frå. Malen bør vere at det gjevast tilsvarande tid til førebuing som det som er planlagt møtetid. Reisetid kjem i tillegg. Som eksempel vert det da for dagsmøter gjeve ein dag med førebuing. For hovudverneombod som deltek i utval eller prosjektgrupper gjeld same frikjøpsreglar som for tillitsvalde. Kommunane sine utgifter til løn for frikjøp i partssammensatt utval vert refundert frå og med september 2017.

15 Saksframlegg Referatsaker Saksnr. Utval Møtedato 012/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak: Refererte saker vert teke til vitande. Vedlegg: Informasjon om KS Lokaldemokratiundersøking gjennomført i kommunestyra i august Brev av frå KMD Saksutgreiing: Til kvart møte vert det lagt fram aktuelle dokument og/eller saker til orientering for utvalet Anne Berit Støyva Emblem Prosjektkoordinator

16 KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 KS inviterer landets kommuner til å undersøke hvordan innbyggere og folkevalgte oppfatter lokaldemokratiet i egen kommune. Inntil 100 kommuner vil få tilbud om å delta. Hvorfor Undersøkelsen kan være et nyttig grunnlag for å styrke arbeidet med demokratiet i egen kommune, den kan gi et godt bilde av tilstanden, og si noe om hvor det kan være behov for endring og utvikling. Følgende punkter oppsummerer hvorfor man bør gjennomføre lokaldemokratiundersøkelse: Grunnlag for å styrke demokratiarbeidet Få et godt bilde av tilstanden i den enkelte kommune Få frem hvor det kan være behov for endring og utvikling Få et godt samlet bilde av lokaldemokratiets tilstand i norske kommuner Hvordan Innbyggerne (representativt utvalg) får 14 spørsmål i telefonintervju, dette utføres av Opinion AS. Folkevalgte gjennomfører undersøkelsen elektronisk i kommunestyremøte, her besvares 43 spørsmål, inkludert de 14 spørsmålene som innbyggerne fikk. Målestokker for lokaldemokrati Kjennetegnene ved godt lokaldemokrati er samlet i fire standarder: Pålitelig styre: Har borgerne tillit til styret? Ansvarlig styre: Kan borgerne føre kontroll med styret? Borgernært styre: Blir borgerne hørt av de styrende? Effektivt styre: Hva får borgerne igjen av styret? De 14 spørsmålene til innbyggerne er bygd opp rundt lokaldemokratiplattformen som er vedtatt av KS, samt sentrale dimensjoner i Europarådets prosjekt om lokaldemokrati, og viktige momenter fra den internasjonale faglitteraturen. Resultat og oppfølging Resultater fra tidligere undersøkelser er lagt ut på den åpne nettsiden bedrekommune.no. Der kan man sammenligne seg med andre kommuner, eller se utvikling i egen kommune dersom man har deltatt flere ganger. Resultater fra undersøkelsen i 2017 vil bli publisert på samme database. I 2013 ble det laget et idehefte om innbyggerdialog «Hvordan involvere innbyggerne». Det er tenkt som en oppfølging av funn i forrige undersøkelse om at innbyggerne ikke er fornøyd med muligheten til å delta mellom valg. Her finnes mange gode råd og tips om man ønsker å involvere innbyggerne mer i de politiske beslutningsprosessene. KS har også utarbeidet rapporten «Veier til god lokaldemokratisk styring». Her er undersøkelsen fra 2010 undersøkt systematisk ved å identifisere hvilke forhold som har betydning for folks oppfatning av lokaldemokratiet i egen kommune. Det som særskilt vektlegges som viktig for tillit til lokaldemokratiet er åpenhet, respekt, god informasjon, og tydelige roller og ansvarslinjer. KS kan bidra ved presentasjon av undersøkelsen, også i et opplegg i samarbeid med KS Folkevalgtopplæring.

17 Ifølge liste Deres ref Vår ref 17/ Dato 29. august 2017 Utbetaling av tilskudd til engangskostnader ved kommunesammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til Stortingets behandling 8. juni av Prop. 96 S ( ) Endringer i kommunestrukturen og brev fra departementet 30. juni 2017 om videre prosess i kommunereformen. I tråd med inndelingsloven 15 utbetales tilskudd til dekning av engangskostnader etter en standardisert modell. Departementet utbetaler med dette 61,5 millioner kroner i tilskudd til Ålesund, Skodje, Sandøy, Haram og Ørskog kommuner for dekning av engangskostnader i kommunereformen. Midlene utbetales etter avtale til Ålesund kommune. Støtten gis for å dekke kommunenes kostnader ved den forestående sammenslåingen, men det er ikke spesifisert ytterligere krav til bruk av midlene. Departementet forutsetter at kommunene benytter midlene der de finner det best, i tråd med Stortingets intensjoner. Støtten er et øremerket tilskudd, og jf. Reglement for økonomistyring i staten punkt 6 skal det rapporteres til departementet om hvordan midlene benyttes. Departementet ber derfor om en kortfattet rapport, med oppstilling om hvordan midlene er disponert, innen 31. desember I henhold til bevilgningsreglementet 10 og lov om Riksrevisjonen ledd, tas det forbehold om adgang for departementet (eller den departementet gir myndighet til) og Riksrevisjonen til å kontrollere hvordan midlene er benyttet. Med hilsen Mari Jacobsen (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Teslo seniorrådgiver Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jørgen Teslo

18 Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Fylkesmannen i Møre og Romsdal Adresseliste Haram kommune Storgata BRATTVÅG Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Side 2

19 Saksbehandler: Per Anders Aure Saksframlegg Kriterier som skal legges til grunn for endring av vegnavn Saksnr. Utval Møtedato 013/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak frå Rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. Saksutgreiing:

20 I forbindelse med kommunesammenslåingen er det opprettet en gruppe med navnet; Delprosjekt A8 Matrikkel, kart og oppmåling. Delprosjekt A8 har, som en av sine arbeidsoppgaver, å samle matrikkelen for de fem kommunene til én felles matrikkel. Matrikkelen er ett av landets tre basisregistre, sammen med Enhetsregisteret og Det sentrale folkeregisteret. Matrikkelen er regulert av matrikkelloven som trådte i kraft I matrikkelen registreres opplysninger om grunneiendom, bygning og adresse samt kommunens digitale eiendomskart. Adresser er en viktig del av matrikkelen. En offisielle vegadresse består av et veg- eller gatenavn (heretter kalt vegnavn) med tilhørende husnummer. Selve vegnavnet er derfor en sentral del av en offisiell vegadresse. Alle godkjente vegnavn i de fem kommunene er registrert i matrikkelen. Til de fleste vegnavnene er det tilknyttet husnummer, men det finnes også noen få veger der dette ikke er tilfelle. I de fem kommunene er det i matrikkelen registrert vegnavn som for to eller flere kommuner er helt like. Ulike gatekoder og kommunenummer, knyttet til vegnavnet, gjør at en i dag kan skille like vegnavn fra hverandre. Når fem kommuner slår seg sammen blir like vegnavn et problem i matrikkelen. En offisiell vegadresse skal være unik i matrikkelen innenfor én og samme kommune. Det fremgår av matrikkelforskriftens 51 følgende: Adressenavn «(1) Kommunen skal tildele alle gater, veger, stier, plasser og områder som blir brukt til offisiell adressering, et navn som er entydig innenfor kommunen..» Det er innlysende at flere like offisielle vegadresser lokalisert på geografiske ulike steder i en kommune ville ha blitt et stort problem. Dette blir en av arbeidsoppgavene til Delprosjekt A8 å løse. Endring av, og tildeling av nye gatenavn, er en politisk sak. Tildeling/endring av offisielle vegadresser er derimot en administrativ arbeidsoppgave. Vurdering: Prosjektdeltakerne i «Delprosjekt A8» har kommet frem til at det er formålstjenlig at den politiske saken som gjelder endring av vegnavn, deles i to separate saker. - Den første saken handler om å ta stilling til hva slags kriterier som skal legges til grunn ved endring av vegnavn. Denne saken handler om nettopp dette. - Når det foreligger politisk vedtak i forhold til hvilke kriterier som skal legges til grunn, kan sak nummer to, som konkret vil omhandle hvilke vegnavn som skal endres, og i hvilken kommune(r) navneendringen (e) skal skje, utredes og fremlegges for fellesnemnda. Saksutredningen i sak nummer to vil basere seg på kriteriene som foreligger i vedtak fra sak én (denne saken).

21 - Etter at fellesnemnda i påfølgende sak har fattet vedtak om hvilke veger som skal endre navn og i hvilke kommuner dette skal gjennomføres, anbefaler Delprosjekt A8 at den videre administrative saksbehandlingen med påfølgende politiske vedtak, knyttet til vegnavn, overlates til de enkelte kommunene. Administrativ og politisk behandling av vegnavn er ulik i de fem kommunene og på en slik måte vil demokratisk påvirkning opprettholdes etter dagens retningslinjer i de fem kommunene. Denne fremgangsmåten vil også gi en naturlig arbeidsdeling mellom kommunene. Dette vil fremgå i saksutredningen og forslag til vedtak for sak nummer to, en sak som på et senere tidspunkt vil bli fremlagt for fellesnemnda. Det er et betydelig administrativt arbeid forbundet med endring av vegnavn med påfølgende endringer av offisielle vegadresser. Det må antas at det vil gå ca. 1 ½ år fra vedtak om endring av vegnavn er fattet til nytt vegnavn vil foreligge. Det kan i denne sammenheng nevnes at Språkrådet skal avgi uttale i forhold til alle forslag til nye vegnavn. Dette går på uttale i forhold til skrivemåten av navnet. Dette vil ta tid. I etterkant av navnevedtak kommer tidsbruk i forhold til å endre offisiell vegadresser som følge av dette. Med bakgrunn i dette er det viktig å understreke at bare de helt nødvendige navneendringene kan gjennomføres før kommunesammenslåingen. En offisiell vegdresse er viktig for alle i dagens samfunn, men for nødetatene er den en spesielt viktig faktor for at disse skal finne raskt frem til riktig sted. Nødetatene har i tillegg også andre muligheter til å spore hvor den som har behov for hjelp befinner seg. I forbindelse med møte i delprosjekt A8 i Brattvåg den , deltok representanter fra nødetatene AMK- sentralen og 110 sentralen. Disse tilkjennegav at tilgang til offisielle vegadresser er svært viktig for det arbeidet nødetatene skal utføre. For disse etatene er ikke vegnavn som er nesten like noe stort problem, men de uttrykte likevel et ønske om at en i størst mulig grad unngår dette ved fremtidig navnsetting av veger. De tilkjennegav også at svært like vegnavn i samme kommune kan være en spore til misforståelser i en tidskritisk situasjon. Med hensyn til antall vegnavn som må endres p.g.a. fullstendig navnelikhet, og den store arbeidsmengden dette vil medføre, vil en på bakgrunn av nødetatenes tilbakemelding foreslå at vegnavn som er nesten like ikke endres. Vegnavn som er svært like vil på bakgrunn av nødetatenes tilbakemelding derimot bli foreslått endret. Viser her til punkt b) nedenfor. En foreløpig gjennomgang av vegnavn for de fem kommunene, der det er fullstendig navnelikhet, viser i overkant av 40 konflikter. I disse konfliktene kan det være navnelikhet i flere enn i to kommuner, og antall vegnavn som må endres antas derfor å være i overkant av 50. Vegnavn som er svært like må bli gjenstand for en grundig administrativ gjennomgang når kriteriene er vedtatt, men det antas at det også her er ca. 50 forekomster. Før må det også etableres retningslinjer for hvordan saksbehandlingen knyttet til etablering av nye vegnavn skal organiseres i den nye kommunen, men dette vil en måtte komme tilbake til på et senere tidspunkt. Mål i arbeidet med endringer av gatenavn: a) Veger med samme navn skal ikke forekomme, jf. Matrikkelforskiftens 51.

22 b) Vegnavn med svært stor navnelikhet skal i størst mulig grad unngås. Eksempel: Ferjevegen (Haram)/Fergevegen (Ålesund), Sætrevegen (Haram)/Setrevegen (Ålesund) og Åslia (Haram)/Åselia (Ålesund). c) Adresseendringer skal berøre færrest mulig. d) Færrest mulige endringer og færrest mulig nye navn. e) Endring av adresser for bruksenheter knyttet til næringseiendommer skal i størst mulig grad unngås. f) Naturlige løsninger, f.eks. der forlengelse av tilstøtende eksisterende vegnavn, bør tilstrebes. g) Dersom et vegnavn inngår i en gruppe av vegnavn i et geografisk område, skal vegnavn med gruppetilhørighet om mulig beholdes/prioriteres. Eksempel: Fjelltun (Haram og Ålesund) og Fjelltunvegen (Ålesund). h) Navn med sterk posisjon til flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige/kjente personer og/eller historisk betydning for det geografiske området, skal om mulig beholdes. Med bakgrunn i målene ovenfor kan kriteriene for endringer opplistes slik i prioritert rekkefølge: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Jfr. pkt. g i målene. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet.

23 Saksbehandler: Lars Fylling Saksframlegg Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune Saksnr. Utval Møtedato 014/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak frå Rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Saksutgreiing: Samandrag av saka Fellesnemnda må ta stilling til om det er saker der det er naudsynt å søke om unntak frå reglar og forskrifter for å få gjennomført samanslåinga. Dette gjeld mellom anna innkrevjing av eigedomsskatt. Ei eventuelt utskriving av eigedomsskatt for 2020 må gjerast innan utløpet av juni månad I tillegg til å gjere eigne vurderingar, har prosjektgruppa for økonomi i nye Ålesund kommune mellom anna konferert med både KS og kommunar som alt har slått seg saman. Etter ei samla vurdering er det prosjektgruppa si tilråding at nye Ålesund kommune søkjer om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere regelverket som gjeld innkrevjing av eigedomsskatt. 1. Regelverk Regelverk og føringar ved kommunesamanslåingar

24 Ved samanslåing av kommunar gjeld lokale forskrifter og vedtekter framleis for vedkommande område inntil dei vert endra, jf. Inndelingslova 13 første ledd. Eigedomsskatt er eit døme på ei slik lokal forskrift. Det er ikkje sett nokon frist for tilpassing av det lokale regelverket, men det følger av Ot.prp. nr. 41 ( ) at dette som hovudregel bør gjerast i løpet av det første året etter at samanslåinga eller delinga er sett i verk. Kongen kan, med heimel i Inndelingslova 17 anna ledd bokstav b, gjere unntak frå eventuelt lovbestemte fristar for å sikre fleksibilitet i kvart einskild tilfelle. Fylkesmannen i Møre og Romsdal har i sitt saksframlegg om felles kommunestyremøte mellom anna skrive: «I tillegg til sakene som er nemnd i 25 i inndelingslova bør kommunane i eit slikt felles møte drøfte og bli einige om saker som det er nødvendig å gjere unntak frå i lovverket for å gjennomføre samanslåing, jf. 17 i inndelingslova. Eksempel på unntak frå lovverket er ( ) harmonisering av reglar for eigedomsskatt (eigedomsskattelova) ( ). Slike saker må også takast med i kongeleg resolusjon, dersom det forutset unntak frå lov eller forskrift.» I felles kommunestyremøte 21. juni 2017 vart eigedomsskatt i nye Ålesund kommune ikkje drøfta, då ein på det dåverande tidspunkt ikkje hadde utgreidd dette spørsmålet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har i brev av 30. juni 2017 minna om at kommunen bør vurdere om det er naudsynt å ha unntak frå lovar og reglar for å kunne gjennomføre samanslåinga jf. Inndelingslova 17. Eit døme på slikt unntak kan vere unntak frå fristane for å krevje inn eigedomsskatt. KMD må ha ein eventuell søknad om unntak tilsendt innan 1. november 2017 for å vinne å få dette innarbeidd i forskrift om samanslåing i løpet av hausten Merk at ein søknad om unntak må vere godt grunngjeve, og unntaket må vere naudsynt for gjennomføring av grenseendring. Det er ikkje nok at eit unntak vert sett på som hensiktsmessig eller ønskeleg. Kort om regelverket for eigedomsskatt Eigedomsskatt høyrer til ein kommune sine frie inntekter, og kan fritt disponerast slik kommunestyret vedtek. Det einskilde kommunestyre må sjølv bestemme om det skal skrivast ut eigedomsskatt, kva kategoriar det eventuelt skal skrivast ut eigedomsskatt for, og kva skattesats ein eventuelt skal nytte. Eigedomsskattesatsen skal vere mellom 2 og sju promille. Ved første gongs utskriving skal skattesatsen ikkje vere høgare enn 2 promille. Eigedomsskattelova (Esl.) 3 regulerer kva for kategoriar som det kan skrivast ut eigedomsskatt på. Det er til saman 7 kategoriar, og desse er: a) Faste eigedommar i heile kommune, eller b) Faste eigedommar i klårt avgrensa område som heilt eller delvis er utbygde på byvis eller der slik utbygging er i gang, eller c) Berre på verk og bruk i heile kommunen, eller d) Berre på verk og bruk og annan næringseigedom i heile kommunen, eller e) Eigedom både under bokstav a og c, eller f) Eigedom både under bokstav b og d, eller g) Faste eigedommar i heile kommunen, unnateke verk og bruk og annan næringseigedom.

25 Det er ikkje opning for at ein kommune kan lage andre kategoriar enn dei som er nemnt her. Det er også eit krav at utskrivingsalternativa må vere dei same innanfor den nye kommunen sine grenser. Ein kan ikkje handsame ein tidlegare kommune annleis. Dersom den nye kommunen ynskjer å skilje eigedomsskatten etter kvar folk bur, må dette gjerast mellom område som er «utbygde på byvis» (med eigedomsskatt) og dei andre områda (utan eigedomsskatt) jf. Esl. 3 bokstav b. Esl. 13 siste ledd regulerer kva som skjer når ein kommune får nye grenser. Lova seier at «Får ein kommune nye grenser, skal reglane i første leden ikkje vera til hinder for at det på eigedomar i område som kjem med i kommunen, vert skrive ut eigedomsskatt etter same satsar som før utvidinga.» Med andre ord det er den kommunen som har flest innbyggjarar (Ålesund) som vert rekna som den kommunen som får nye grenser. Dersom ein skal fortsette med/innføre eigedomsskatt i den nye kommunen, kan ein fortsette å skrive ut eigedomsskatt etter dei same satsane som Ålesund hadde på tidspunktet før samanslåinga. Kommunestyret i nye Ålesund kommune må difor ta stilling til om den nye kommunen skal skrive ut eigedomsskatt, og eventuelt på kva grunnlag skatten skal skrivast ut. Det vil vere naturleg at ein greier ut spørsmålet om eigedomsskatt nærare først, slik at det nye kommunestyret kan ta stilling til saka i samband med handsaming av budsjettet for den nye kommunens første driftsår (2020). 2. Dagens status når det gjeld eigedomsskatt Ulike regelverk i kommunane Sandøy, Ålesund og Skodje kommunar har vedtak om eigedomsskatt for 2017, alle med skattesats 2 promille. Haram og Ørskog kommunar har ikkje eigedomsskatt. Sandøy skattlegg berre bustad- og fritidseigedommar, våningshus på gardsbruk og naust som ikkje vert nytta til næring, medan næringseigedom, verk og bruk er unnateke eigedomsskatt. Ålesund har eigedomsskatt på dei fleste eigedommar, med unntak av nye bustader som er tekne i bruk i løpet av dei to siste åra før skatteåret. I tillegg er det unntak for visse andre eigedommar. Skodje kommune har eigedomsskatt på alle typar eigedom. Intensjonsavtalen om eigedomsskatt Intensjonsavtalen skriv dette om harmonisering: «Lokale forskrifter og vedtekter (til dømes politivedtekter, opningstidsvedtekter, vedtekter for sal- og skjenketider etter alkohollova, vedtekter etter plan- og bygningslova, vedtak om hamneavgift, satsar for eigedomsskatt og andre betalings- og avgiftsregulativ, lokale fiske- og jaktforskrifter, og avfallsforskrifter) gjeld framleis for vedkomande område inntil dei blir endra av kommunestyret i den nye kommunen. ( ) Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. Dette arbeidet må starte raskt.» Fellesnemnda sitt mandat om eigedomsskatt I punkt 3.3 i fellesnemnda sitt mandat står dette om eigedomsskatt: «Fellesnemnda skal utarbeide økonomiplan og budsjett for det første driftsåret for den nye kommunen (jf. inndelingslova 26 tredje ledd, første punktum), og legg fram forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for det nye kommunestyret som blir vald hausten 2019, her under

26 framlegg til satsar for gebyr, avgifter og eigenbetaling. Formannskapet har ansvaret for å fremje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret (2019) (jf. pkt i Rundskriv H-10/15 om inndelingslova).» I punkt 3.4 i fellesnemnda sitt mandat står dette om eigedomsskatt: «Fellesnemnda skal i si verkeperiode gje fråsegn til departementet (fylkesmannen) om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane som er nemnde i kapittel 1 i dette reglementet (jf. inndelingslova 26 tredje ledd, andre punktum).» Lovkrav til harmonisering Uavhengig av om ein søker om unntak etter Inndelingslova 17.2, skal ein eventuell eigedomsskatt harmoniserast i nye Ålesund kommune - anten frå og med , eller frå den dato departementet måtte fastsette i eit eventuelt unntaksvedtak. Ein er kjent med at det ved minst eitt høve er gitt unntak i medhald av Inndelingslova 17, 2. ledd bokstav d. Dette skjedde i samband med samanslåinga av Harstad og Bjarkøy kommunar i 2013, der det i samanslåingsresolusjonen vart gitt høve for ein overgangsperiode på inntil to år for innbyggjarane i gamle Bjarkøy. Desse innbyggjarane slapp då å betale eigedomsskatt dei to første åra etter samanslåinga. Frå og med 2015 vart det innført eigedomsskatt i heile den nye kommunen. Vurdering: Innføring av eigedomsskatt er tidkrevjande Dersom det vert vedteke at den nye kommunen skal ha eigedomsskatt, må ein finne ut korleis ein skal samkøyre eigedomsskatten og sørge for likt takseringsgrunnlag. Dette er noko kommunen sjølv må ta stilling til. Ei utfordring ein vil møte på er at ein pr. i dag ikkje har takstar for eigedommar i dei kommunane som pr. i dag ikkje har vedteke å krevje inn eigedomsskatt. I følgje SSB sin bustad-statistikk frå 2017, var det i 2016 rett i overkant av bustader i nye Ålesund kommune. Av desse var knapt i dei kommunane som alt har eigedomsskatt, medan resten ligg i Haram og Ørskog kommunar. Ein vil også møte ei utfordring i at skattegrunnlaget (metoden eller tidspunktet for verdifastsetting av eigedommen) vil kunne variere mellom samanslåingskommunane. Takseringsgrunnlaget skal vere likt for heile kommunen. Ei anna utfordring er at ny matrikkel må ligge føre før ein kan starte med takseringsarbeidet. Det er sett ned eit eige delprosjekt for å harmonisere matrikkelen i dei fem kommunane. I samband med statsbudsjettet for 2013 vart det opna for legge til grunn likningsverdiane for ein bustad som takst (verdifastsetting). Dette er også tatt inn i Esl. 8 C-1. Ålesund, Sandøy og Skodje kommune nyttar denne metoden for taksering i dag. Det er fleire fordelar knytt til å nytte likningsverdiane for ein bustad som grunnlag for utskriving av eigedomsskatt, først og fremst i form av at ein slepp å gjennomføre ei særskilt taksering av tusenvis av bustader. Kommunen kan hente ut releventa eigedomsdata frå Skatteetaten, og legge desse til grunn for eigedomsskatten. Ein annan

27 fordel er at klagehandsaming knytt til den einskilde huseigar vert gjort av Skatteetaten, og ikkje av kommunen. Kort sagt vil det å nytte likningsverdiar som verdigrunnlag gjere prosessen med å samkøyre eigedomsskatt både enklare og mindre kostnadskrevjande. Merk likevel at ein for tomter, næringseigedom, fritidseigedom og naust ikkje kan nytte denne metoden her må det uansett gjennomførast ei taksering. Kor krevjande eit eventuelt takseringsarbeid vil verte, vil mellom anna vere avhengig av kva typar eigedom ein eventuelt skal krevje inn skatt for, og kva takseringsmetode ein skal nytte. Uansett kva val ein eventuelt måtte gjere her, vil takseringsarbeidet ta tid. Det er også verd å merke seg at ei taksering truleg vil måtte gjennomførast av eksterne, då ein normalt ikkje har kapasitet eller kompetanse til dette i eigen organisasjon. Eit eventuelt takseringsoppdrag vil truleg også måtte lysast ut på anbod, jf. lov om offentlige anskaffelser, noko som ytterlegare vil stille krav til tid for å gjennomføre arbeidet. Økonomiske vurderingar Ei vurdering av kommunen sine inntektsmogelegheiter må sjåast i samanheng med utgiftssida til kommunen. Pr. i dag har ein ikkje oversikt over korleis inntektsrammene til den nye kommunen vil bli. I perioden fram mot 2020 skal ein gå gjennom fleire prosessar som, mellom anna, vil ha verknad på den nye kommunen sin økonomi. Dette gjeld til dømes strukturar og tenestenivå. Mange utgreiingar skal gjerast, og mange avgjerder skal takast over dei to neste åra. Det er ein føresetnad at ein har gjort mykje av dette arbeidet for å kunne skaffe seg det heilskapsbiletet ein må ha for å kunne drive langsiktig økonomiplanlegging. I eit slikt perspektiv er det vanskeleg å sjå føre seg at ein bør gjere ei utgreiing av eigedomsskatt i kommunen før ein nærmar seg tida for å legge fram budsjett for den nye kommunens første driftsår. Tidspunktet for å take opp spørsmålet om eigedomsskatt er uheldig Eigedomsskatt er eit litt kontroversielt spørsmål. Det vil vere uheldig å blande dette spørsmålet inn i sjølve gjennomføringsprosessen for kommunesamanslåinga. Tilråding: Etter ei samla vurdering er det prosjektgruppa si tilråding at nye Ålesund kommune søkjer om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere regelverket som gjeld innkrevjing av eigedomsskatt. For det første vil ein ikkje ha god oversikt over inntektsrammer og driftsnivå for den nye kommunen før mot slutten av For det andre vil ei eventuell innføring av eigedomsskatt for nye Ålesund kommune krevje eit omfattande arbeid knytt til taksering. Det er ikkje realistisk at ein skal klare dette innan fristen. (Som er ). For det tredje vil det vere uheldig for samanslåingsprosessen å ta stilling til dette kontroversielle spørsmålet midt i sjølve gjennomføringsprosessen. Ein tilrår difor at det vert søkt om ein overgangsperiode på inntil to år for å harmonisere reglane for eigedomsskatt i nye Ålesund kommune.

28 Saksframlegg Førebels utkast til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund Saksnr. Utval Møtedato 015/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak: Arbeidsutvalet tek utkastet til nytt politisk møtereglement til førebels orientering og ber om at reglementet vert lagt fram til ordinær behandling i neste møte. Inntil møtereglement er vedteke av fellesnemnda vert saksbehandlingsreglane i kommunelova følgt på vanleg måte. Vedlegg: Førebels utkast til møtereglement til drøfting. Saksutgreiing: Det er utarbeidd eit førebels utkast til nytt møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund som administrasjonen i første omgang ønskjer å drøfte med arbeidsutvalet før det går til ordinær handsaming. Administrasjonen ønskjer å ta med seg signala frå AU i denne drøftinga, og innarbeide og kvalitetsikre desse i eit endeleg framlegg til reglement. Reglementet vert deretter framlagt frå rådmannsgruppa på ordinær måte i arbeidsutval og fellesnemnd i oktover. Rådmannsgruppa har ikkje gått gjennom utkastet til reglement i denne omgong. Vurdering: Det er ønskeleg at arbeidsutvalet går gjennom utkastet og kjem med innspel på kor omfattande og detaljert reglementet skal vere, td kva gjeld kunngjering, innkalling, forfall, sakbehandling i møtet, spørsmål, interpellasjonar m.v.

29 Det er viktig at reglementet på best mogleg måte avspeglar den arbeidsmåten og møteform som arbeidsutvalet og fellesnemnda ønskjer, samstundes som lovkrava i kommunelova vert oppfylte. Det er også viktig at reglementet er tydeleg slik at det ikkje oppstår tvil og tolkningsspørsmål i ettertid Elin A. Moen

30 Forslag til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund kommune AUGUST

31 Innhald MØTEREGLEMENT FOR POLITISKE ORGAN I NYE ÅLESUND Møteinnkalling Forfall Avvikling av møte (Kommunelova 30 og 31) Møteleiaren si rolle Sakenes rekkefølgje/dagsorden Ordensreglement Debatt og rekkefølgje for talarane Habilitetsspørsmål Merknad til forretningsorden Avslutning av ordskiftet setje strek Røysting Møtebok Spørsmål, grunngjeve spørsmål og interpellasjonar Lovlegkontroll i fellesnemnda Spørjetime, temamøte og innbyggjarforslag i fellesnemnda

32 MØTEREGLEMENT FOR POLITISKE ORGAN I NYE ÅLESUND Møtereglementet gjeld fellesnemnda og andre utval som er oppnemnd av denne etter fullmakt, om ikkje anna er bestemt. For fellesnemnda gjeld Mandat og reglement for fellesnemnda for etablering av nye Ålesund (datert ). 1. Møteinnkalling Organet held møter når det sjølv bestemmer det, når den valde leiaren finn det nødvendig, eller når minst 1/3 av dei faste representantane krev det jamfør Kommunelova 32. Innkalling til fellesnemnda skjer med 7 dagars varsel. Innkalling til arbeidsutvalet skjer med 5 dagars varsel. Innkalling med saksdokumenter sendast kvart medlem av organet (og til vara) digitalt, med lenkje til sakspapira som vert tilgjengelig til ettersyn for alle (med unntak for dokument som etter lov om offentligheit i forvaltninga eller ved anna lov, ikkje skal være tilgjengeleg, eller som leiar av organet finner av ein slik art at dei ikkje bør være kjend for andre enn representantane i utvalet). I tilfelle der dokument er unntatt offentligheit, er desse tilgjengelege for folkevalde i dei organa som skal behandle saken og medlemmar i kontrollutvala, jamfør Kommunelovens 40, 5. Teieerklæring må fyljast ut og underskrivast i slike høve. 2. Forfall Om eit medlem av eit organ ikkje kan møte etter innkalling på grunn av lovleg forfall, skal ho eller han straks melde dette til leiaren via prosjektleiar/rådmann sin administrasjon. Forfall skal være grunngjeve, og må godkjennast av leiar eller av det aktuelle organ. Leiar/sekretariat skal utan ugrunna opphald kalle inn vararepresentant. Det same gjeld når ein er kjend med at nokon må fråtre som ugild i sakar i sakar som skal behandlast på møtet. Om nokon på grunn av lovlig forfall må forlate møtet, skal dette meldast til møteleiar. Vara som er til stade, eller som blir innkalla, trer inn i staden for den representanten som må forlate møtet. 3

33 Når ein vararepresentant har teke sete i forsamlinga, og representanten likevel kjem, (eller ein vara som i nummerorden står framfor han/ho), skal vararepresentanten ta del i møtet inntil saken som var i gang er ferdig behandla. 3. Avvikling av møte (Kommunelova 30 og 31) Alle avgjerder skal i utgangspunktet fattast i ordinært møte. Unntak kan vere behandling av sakar av ikkje-prinsipiell betydning i Arbeidsutvalet (AU). Alle møter haldast i utgangspunkt for opne dørar. Unntaket er sakar som er underlagt lovregulert teieplikt og personalsakar (jamfør Kommunelova 31). Organet kan gjere vedtak om at ein sak skal behandlast for stengte dørar, om dette er basert på overordna lov eller reglement. Forhandlingane om stenging av dørar føregår for stengde dørar om møteleiar krev det, eller om organet vedtek det. Møte i fellesnemnda blir strøyma via internett, og er tilgjengeleg på kommunal heimeside (t. d Møteleiaren si rolle Møtet vert leia av leiar eller nestleiar for organet. Om møteleiar eller nestleiar meldar forfall, veljast ein ordstyrar etter reglane i Kommunelova Leiar av organet set opp sakliste for møtet. Møteleiaren føretek namneopprop over medlemmar og vara som er lovleg kalla inn. Om minst halvparten av representantane er tilstades, kan leiaren erklære møtet lovleg sett, jf. kommunelova 33. Frå dette tidspunktet og fram til møtet er avslutta, kan ingen medlemmar i organet forlate møtet, for kortare eller lengre tid, utan samtykke frå møteleiaren. Dei som møter etter opprop, meldar seg til møteleiar før dei tek sete. Møteleiaren kan gje konkrete saksopplysningar som er aktuelle. Dersom ein talar ikkje held seg til saka kan møteleiaren avbryte og be talaren halde seg til saka. Vil møteleiaren halde innlegg må han/ho teikne seg på talarlista. Når møteleiar i skal halde innlegg, overtek nestleiar som møteleiar. Møteleiaren skal sørge for at det er ro og orden under møtet. Møteleiaren skal påtale krenkande uttalar mot forsamlinga, medlemmane eller andre. Dersom tilhøyrar/-ar ved meiningsytring eller på annan måte uroar møtet, kan møteleiaren vise vedkomande ut av møtelokalet. 4

34 5. Sakenes rekkefølgje/dagsorden Om det under oppropet blir reist tvil om gyldigheita til eit fråfall, behandlast dette først. Deretter behandlast dei sakene som er nemnt i innkallinga etter den rekkefølgja dei er satt opp. Etter opprop av medlemmar spør møteleiaren om det er merknadar til innkallinga. Deretter ber møteleiaren om godkjenning av saklista. Sak som ikkje er oppført på saklista eller særskilt nemnt i innkallinga til møtet, kan ikkje takast opp til realitetsavgjersle dersom møteleiar eller 1/3 av dei møtande medlemmene motset seg dette jf. kommunelova 34 nr. 1. Organa kan med vanleg fleirtal vedta å utsetje handsaminga av ei sak som står på saklista, jamfør kommunelova 34 nr. 1. Eit utsetjingsframlegg skal handsamast straks. Vert framlegget ikkje vedteke, held debatten fram etter den vanlege talarlista. Dersom ei sak er teken opp til handsaming, kan møtet ikkje hevast før saka er avgjort ved røysting, eller at organet vedtek å utsetje handsaminga av saka. 6. Ordensreglement Talarar skal ikkje bli forstyrra eller avbroten. Talarane skal ikkje krenke forsamlinga, medlemmane eller nokon andre. Det er ikkje lov å lage ståk og uro som eit uttrykk for misnøye. Møteleiar skal oppretthalde orden i møtesalen, og åtvare dei som bryt ordensreglementet om det er naudsynt. Om tilhøyrarane opptrer på ein måte som stridar mot god orden kan dei bli utvist av møteleiar, om naudsynt kan møteleiar tømme lokalet for tilhøyrarar. Dokument, teikningar, plakatar og liknande, skal ikkje plasserast eller delast ut i møtelokalet, utan etter samtykke frå møteleiar. 7. Debatt og rekkefølgje for talarane Møteleiar innleiar handsaminga av ei sak med å lese opp den ordlyden saka har fått i innkallinga. Ligg det føre ei tilråding/innstilling i saka, bør møteleiaren lese opp denne. Møteleiaren spør deretter om nokon vil ha ordet i saka. Medlemmane ber om ordet ved å rekke ei hand i veret. Talarane får ordet i den rekkefølgje dei ber om det. Ber fleire om ordet samstundes, avgjer møteleiaren rekkefølgja mellom desse. 5

35 Talarane skal rette innlegga sine til møteleiaren, ikkje til forsamlinga eller einskilde medlemmar. Talarane skal halde seg til den saka som debatten gjeld. Møteleiaren skal sjå til at dette vert gjort. Før debatten i ei sak har byrja og under ordskiftet, kan utvalet med vanleg fleirtal vedta avgrensa taletid. Dersom ein medlem fremjar eit framlegg i saka, skal dette refererast munnleg i samband med eit innlegg. Forslag skal være skriftelege, med unntak av følgjande forslagstypar som kan framsettast munnleg: Utsettingsforslag av ei sak Oversending av sak til anna organ Avgrensing av taletid At forslag ikkje vedtakast Møteleiar kan både før og under ordskiftet i ei sak, etter forslag frå gruppeleiarane, gi høve til korte gruppemøte. Det er høve til replikkar som merknad til innlegg i debatten. Replikk skal markerast med to fingrar i veret, og skal bli gitt straks etter eit innlegg og før neste talar får ordet til innlegg. Replikken skal vere kort og eit direkte tilsvar på innlegget til talaren. Talaren har høve til å svare på replikken ein gong. Krav om protokolltilførsler må framsetjast i møtet. Møteleiar kan avvise kravet dersom protokolltilførsler har sjikanerende form, eller er for omfattande. Krav om protokolltilførsel kan framsetjast av møtedeltakarar med forslagsrett, eller andre som etter særlov har rett til dette. 8. Habilitetsspørsmål Den som er inhabil etter forvaltningslova 6, jamfør kommunelova 40 nr. 3, eller vert friteken etter 40 nr. 4, tek ikkje del i handsaminga av saka. Spørsmål om inhabilitet kan stillast av medlemmar sjølv, organet sin leiar eller andre medlemmar av organet. Det folkevalde organet gjer sjølv vedtak om inhabilitet før sjølve saka vert handsama. Medlemmen som spørsmålet om inhabilitet gjeld, skal ikkje ta del i handsaminga av dette spørsmålet, men kan få gi ein kort uttale. Eventuelt innkalla vara kan delta når spørsmålet om inhabilitet vert avgjort. Ved mogleg eller opplagt inhabilitet i ei sak skal medlemmane i god tid før møtet melde dette til møteleiar eller politisk sekretariat, slik at vara kan kallast inn. Årsak til inhabilitet førast i møteboka. 6

36 9. Merknad til forretningsorden Ein medlem kan sette fram framlegg om avgrensa taletid, foreslå strek, kome med innvendingar mot måten saka vert handsama på, uttale seg om røystemåten eller gje opplysningar/kommentarar i samband med avviklinga av møtet. Den som ønskjer ordet til slike merknader, skal markere det ved å rekkje opp handa og seie: «til forretningsorden». Medlemen skal då ha ordet utanom den oppsette talarlista. Innlegget må vere kort og ikkje kome inn på realitetane i den saka som er til handsaming. Debatt om forretningsorden skal vere kortfatta. 10. Avslutning av ordskiftet setje strek Når ei sak verkar tilstrekkeleg debattert, kan det gjerast framlegg om å setje strek. Når det med vanleg fleirtal er vedteke å avslutte ordskiftet setje strek kan medlemmane berre teikne seg for nye innlegg i løpet av neste talar sitt innlegg. Møteleiaren skal referere talarlista før strek vert endeleg sett. Møteleiaren skal gjere merksam på at det er høve til både å kome med framlegg og trekke framlegg etter at strek er sett. Etter prøverøysting eller dersom det i ordskiftet kjem fram nye opplysningar etter at strek er sett, kan vedtaket om strek opphevast og debatten halde fram. 11. Røysting Møteleiaren seier, etter debatten er ferdig, tydeleg frå om at saka vert teken opp til røysting. Det er då ikkje lenger høve til meir ordskifte om saka eller til å setje fram eller trekkje framlegg. Berre dei medlemmane som er til stade når saken takast opp til avrøysting har rett til å stemme. Dei kan ikkje forlate møtelokalet før røystinga er ferdig. Representantane har plikt til å røyste i alle saker. Ved val og tilsetjing kan ein medlem krevje skriftleg røysting. Det er då høve til å røyste blankt, jf kommunelova 40 nr. 2. Skriftleg røysting skjer med setlar utan underskrift. Møteleiar oppnemner teljekorps. Ved røystelikheit i andre saker enn val, er møteleiaren si røyst avgjerande. Er røystinga skriftleg må møteleiaren underskrive røystesetelen sin. Før røysting må møteleiaren klargjere kva som er røystetema, røystemåte og om det er prøverøysting eller endeleg røysting. Vedtak om dette blir gjort med vanleg fleirtal dersom ikkje anna følgjer av kommunelova. Før endeleg røysting i ei sak kan det folkevalde organet vedta at det skal haldast prøverøysting. Ei prøverøysting er ikkje bindande. Er framlegget som det skal 7

37 røystast over delt i fleire punkt eller postar, bør det røystast førebels (prøverøysting) over kvart einskild punkt eller post. Møteleiaren set fram framlegg om rekkefølgja av røystegjevingane. Vert det debatt om dette, skal møteleiaren nøye sjå til at talarane berre held seg til avrøystingsspørsmålet. Val av medlemmar til nemnder skal haldast som avtaleval, eller som forholdstalsval når minst ein medlem krev det, jf kommunelova 35 nr. 4. Røystinga går føre seg på ein av følgjande måtar: a) Ved open røysting og teiande godkjenning når ingen talar mot eit framlegg møteleiaren set fram med spørsmål om nokon har noko å uttale mot det. b) Ved at møteleiaren bed dei som røystar for om å halde seg i ro og dei som røystar mot om å rekke opp handa. c) Ved namneopprop med ja eller nei til svar. d) Ved skriftleg røysting ved val eller tilsetjing og etter krav frå ein medlem av organet. 12. Møtebok Det skal førast møtebok i alle folkevalde organ, jamfør kommunelova 30 nr. 3. I møteboka skal det førast opplysningar om tid og stad for møtet, innkallingsmåte, kven som møter, fråverande medlemmar og møtande vara. Går nokon frå eller kjem nokon til under møtet, skal det gå fram av møteboka. Det skal gå fram av møteboka kva saker som har vore handsama. I kvar sak; alle framlegg som har vorte røysta over og røysteresultat både for prøverøysting og endeleg røysting. Etter møtet skal møteboka gjerast tilgjengeleg på nye Ålesund kommune si heimeside. Nemnda gjennomgår møteboka med forslag/voteringar før den underskrivast av møteleiaren og minst to andre medlemmer. Møteboka skal følgje innkallinga og godkjennast av det folkevalde organet i neste møte. 13. Spørsmål, grunngjeve spørsmål og interpellasjonar Ein kvar medlem kan rette spørsmål til møteleiar i byrjinga av møtet, også om saker som ikkje står på saklista, jf kommunelova 34 nr. 2. Møteleiaren sjølv, eller ein annan etter samråd med møteleiaren, kan svare på spørsmålet. Møteleiar kan avgjere at svar på spørsmålet vil bli gitt på neste møte. Det er ikkje høve til debatt eller å kome med framlegg i samband med spørsmål i møtet. Merknad [MS1]: Her var det ueinigheit om når dette skulle gjerast? vi må ha eit forslag til ordlyd. 8

38 Grunngjeve spørsmål er spørsmål som gjeld konkrete tilhøve eller ei konkret sak. Ein kvar medlem og varamedlem som reknar med å delta i organet sitt møte, kan rette eit slik slikt spørsmål til leiaren. Det kan ikkje reknast med svar på eit grunngjeve spørsmål dersom det ikkje er meldt skriftleg til leiaren seinast tre dagar før møtedagen. Leiaren kan velje å svare på spørsmålet sjølv, eller la ein annan svare på det. Utanom dei sakane som er ført opp i innkallinga til møtet, kan eit kvart medlem av Fellesnemnda/utval gjere førespurnad som rettast til møteleiar, jamfør Kommunelovas 34 nr. 2. Denne svarar når det passar i forhandlingane i regelen ved slutten av møtet. Dersom ein ynskjer eit skriftlig tilbakemelding i tillegg, må spørsmålet være skrifteleg innlevert til leiaren minst 4 dagar forut for møtet. Dei grunngjeve spørsmåla skal vere skriftleg og fremjast for ordføraren seinast 3 virkedagar før møtet (måndag i den veka kommunestyremøtet skal vere). Spørsmål og svaret skal leggjast fram for medlemmane i møtet. Spørsmålstillar skal ha høve til å få ordet for å legge fram spørsmålet. Ordføraren skal svare og får også høve til tilleggssvar dersom spørjaren har tilleggsspørsmål. Det kan ikkje fremjast framlegg i samband med grunngjeve spørsmål. Andre enn spørjaren eller svararen kan ikkje ta del i ordskiftet. Ein interpellasjon er ein spurnad til møteleiar, og gjeld vanlegvis prinsipielle spørsmål. Denne må være innlevert skriftelig i høveleg tid at den kan sendast ut saman med innkallinga, seinast 8 dagar før møtet. Spørsmålet og svaret skal leggjast fram for medlemmane i møtet, og føyrast inn i møtebok saman med eit eventuelt vedtak. Ein interpellasjon kan ikkje avvisast. Interpellanten har krav på eit svar, men ikkje nødvendigvis i same møte, jamfør 34 nr. 1, 1. setning, der det går fram at organet med eit alminneleg fleirtall kan utsette realitetsbehandlinga av ein sak. Dette inneber at det kan gis eit førebels svar med ei nærare forklaring i eit seinare møte. Organet kan og fatte slutning om at saken fyrst skal underkastast forberedande behandling i administrasjonen og deretter leggast fram med innstilling til eit seinare møte. Eventuelle forslag som blir framsett i forbindelse med interpellasjonar, kan ikkje avgjørast i møtet om møteleiar eller 1/3 av de møtande representantane motsett seg det 14. Lovlegkontroll i fellesnemnda Jamfør Kommunelova 59 kan eit minimum på tre medlemmar av fellesnemnda bringe eitkvart vedtak inn for fylkesmannen for gyldigheitskontroll. Fristen for å fremje krav om slik kontroll er tre veker etter at vedtak vart fatta. Ved kontroll av om eit vedtak er lovleg fatta, skal det takast stilling til om vedtaket 9

39 a) har lovleg innhald b) er gjort av nokon som har mynde til å gjere vedtaket, og c) er blitt til på lovleg måte 15. Spørjetime, temamøte og innbyggjarforslag i fellesnemnda Spørjetime Merknad [MS2]: Ein må vurdere om vi skal ha med dette. Halsa kommune si fellesnemnd har til dømes med eit slikt punkt. I forkant av møte i fellesnemnda kan det stillast til rådighet inntil ein time til spørjetime. Det er opp til leiar om det skal settast av tid til spørjetime. Fellesnemndas medlemmar kan stille spørsmål og kommentere, men det skal ikkje leggast opp til debatt. Leiar skal svare eventuelt overlate til andre representantar eller be prosjektleiar/rådmann å svare. Dersom ein skal være sikra eit rimelig uttømmande svar, bør spørsmål som ønskast framsett i spørjetimen være skriftlig innlevert til leiaren minimum 4 dagar før møte i fellesnemnda. Temamøte Fellesnemnda kan ta opp ulike aktuelle tema i særskilte temamøte, anten som eigne møte eller i tilknyting til ordinære møter. Til slike temamøte kan ulike lag/organisasjonar, tilsette m. m., inviterast. Det skal ikkje gjerast vedtak i samband med temamøte. Temamøte må vere avslutta før ein tek til på ordinær sakliste. KAN DET RETTAST INNBYGGJARFORSLAG TIL FELLESNEMNDA? Innbyggjarforslag Etter kommunelova 39a kan innbyggjarane i kommunane fremme forslag som gjeld kommunal verksemd. Kommunestyret plikter sjølv å ta stilling til forslaget dersom minst 2% av innbyggjarane står bak framlegget. Kommunestyret skal ta stilling til forslaget seinast 6 månader etter at det er fremma. Forslaget kan ikkje ha same innhald som ei sak som er behandla av kommunestyret i løpet av valperioden. 10

40 Saksbehandler: Anne B.S.Emblem Saksframlegg Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesammenslåing Saksnr. Utval Møtedato 016/17 Arbeidsutvalet Framlegg til vedtak frå Rådmannsgruppa: AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. Vedlegg: - Felles informasjonsbrev frå adm.dir. KS og arbeids- og velferdsdirektør NAV - Sjekkliste for lokal prosjektleiar i kommunereforma - Sjekkliste for rådmann og fylkesdirektør for det kommunale og statlige partnerskapet Saksutgreiing: Alle kommunane har i vår motteke informasjonsbrev og sjekklister frå KS og NAV for samanslåingsprosessen av NAV-kontor som følgje av kommunereforma. Forvaltningsmessig eierskap og ansvar for sammenslåingsprosessen ligger i partnerskapet. Ved sammenslåing av NAV-kontor ved kommunesammenslåing vil derfor NAV fylke og kommuner ved rådmenn ha nøkkelroller i etableringsprosessen. NAV-kontora eigast av kommunane og staten i fellesskap, og kommunereforma påvirkar derfor NAVkontora. Kommunesamanslåing utløyser også samanslåing av NAV-kontor. lnnbyggjarane får best velferdstenester når staten og kommunane samarbeider godt

41 om NAV-kontora, og NAV og KS har gjennom mange års samarbeid hausta mykje nyttig erfaring. I informasjonsskrivet opplyser dei at kommunesamanslåingane gir mulegheiter til å vidareutvikle tenestetilbodet, slik at ein kan levere betre brukarmøter og få fleire arbeid og aktivitet. Då NAV blei etablert i 2006 laga Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS ei handbok for etablering av NAV-kontor, no har dei bygd vidare på dette samarbeidet og utarbeida to sjekklister: - ei for lokal prosjektleiar i kommunereforma - ei for rådmann og fylkesdirektør for det kommunale og statlige partnarskapet Sjekklistene viser oversikt over kva aktivitetar som må til ved samanslåing av NAV-kontor og er meint som eit nyttig verktøy for dei som skal jobbe med kontorsamanslåingar, både for kommunar og NAV. Dei håper også at listene bidreg til at brukarar får gode tenester under og etter samanslåingane. Dei understreker at denne sjekklisten er et forslag. Aktivitetene må drøftes i partnerskapet og tilpasses lokale forhold. Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS viser til tidligere erfaringer fra sammenslåingsprosesser der den totale sammenslåingsperioden er på minst 18 måneder. Vurdering: Prosjektkoordinator har hatt eit innleiande møte med NAV-direktør i Møre og Romsdal Stein Atle Veland, NAV-leder i Ålesund Ørjan Haram og Terje Mahle. Det er i første omgang behov for å starte eit innleiande arbeid mellom NAV og nye Ålesund for å definere partnarskapet og avklare roller i henhold til føringar i vedlagte dokument. Deretter må administrasjonen kome tilbake til AU og fellesnemnda med eit forslag om eit kartleggings- /planleggingsprosjekt. Det er antyda at eit prosessen vil ta minst 18 månader (1,5 år). Skal ein vere i mål til sommaren 2019, er det derfor behov for å kome i gang med det innleiande arbeidet.

42 ffitt t/ Til dere som skal jobbe med sammenslåing av NAV-kontor Stortinget har vedtatt en kommunereform som skal legge til rette for at flere kommuner slår seg sammen. Målet er større, mer robuste kommuner med økt makt og myndighet for à møte morgendagens utfordringer og innbyggernes forventninger NAV-kontorene eies av kommunene og staten i fellesskap, og kommunereformen påvirker derfor NAV-kontorene. Når kommuner slår seg sammen, utløser det også sammenslåing av NAV-kontor. lnnbyggerne får best velferdstjenester når staten og kommunene samarbeider godt om NAV-kontorene, og NAV og KS har gjennom mange års samarbeid høstet mye nyttig erfaring. De kommende kommunesammenslåingene gir oss muligheter til å videreutvikle tjenestetilbudet, slik at vi kan levere bedre brukermøter og få flere i arbeid og aktivitet. Da NAV ble etablert i 2006 laget Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS en håndbok for etablering av NAV-kontor. Nå bygger vi videre på dette samarbeidet. NAV har også fulgt to nyere kontorsammenslåinger tett. Resultatet er disse sjekklistene, som gir oversikt over hvilke aktiviteter som må til ved sammenslåing av NAV-kontor. Det finnes én sjekkliste for det kommunale og statlige partnerskapet, og én til bruk for den lokale prosjektlederen. Vi håper listene blir et nyttig verktøy for dere som skal jobbe med kontorsammenslåinger, både for kommuner og NAV. Vi håper også at listene bidrar til at brukerne får gode tjenester under og etter sammenslåingene. Lykke til med arbeidet! Oslo, januar 2017 \ Sigrun Arbeids- og Lasse Han V Admini direktør, KS

43 Sjekkliste for gode prosesser ved sammenslåing av NAVkontor ved kommunesammenslåing Dokument til prosjektleder Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS anbefaler at den totale sammenslåingsperioden fra vedtak om kommunesammenslåing til etablering av nytt NAV-kontor i ny kommune er på minst 18 måneder. Vurderingen er basert på erfaringer fra etablering av NAV-kontor. Hensikten med denne sjekklisten er å forberede prosjektleder på oppgaver i et sammenslåingsprosjekt. Dette dokumentet omtaler aktiviteter i gjennomføringen av prosjektet. I denne perioden må prosjektleder være på plass for å sikre flyt og fremdrift slik at ny enhet blir ferdig etablert innen fristen. Prosjektleder vil ha en nøkkelrolle i etableringen av det nye NAV-kontoret. Vi understreker at denne sjekklisten er et forslag. Aktivitetene nevnt her må tilpasses lokale forhold. I dette dokumentet sier vi kun noe om hva, ikke noe om hvordan.

44 Innledning Vi har identifisert seks ulike arbeidsstrømmer ved oppstarten av et prosjekt, med tilhørende aktiviteter. Arbeidsstrømmene kan visualiseres i denne tentative fremdriftsplanen: Hver arbeidsstrøm vil bli gjort grundig rede for i egne kapitler i denne sjekklisten. Kapittelinndelingen vil derfor bli slik: Kapittel 1: Sammenslåingsprosjekt Kapittel 2: Arbeidsprosesser og organisering av arbeidet i ny enhet Kapittel 3: Telefoni og mobilitet Kapittel 4: IT Kapittel 5: Eiendom og arkiv Kapittel 6: Kultur Kapittel 7: Avslutning 2

45 Kapittel 1 Sammenslåingsprosjekt Dette kapittelet beskriver aktiviteter for å få et innhold i prosjektorganisasjonen, og hvordan prosjektaktiviteter kan bli fulgt opp gjennom etableringen. 1) Utarbeide en prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelsen må inneholde følgende temaer: Bakgrunn, formål, prosjektets omfang og bidrag til virksomhetsstrategi/ intensjonsavtale for sammenslåing Roller og ansvar Kritiske suksessfaktorer Effektmål og resultatmål Gevinster Medbestemmelse Kommunikasjon Økonomi Prosjektkart Fremdriftsplan Prosjektleveranser Hovedmilepæler Ressursoversikt Prosjektoppfølging Risiko I prosjektbeskrivelsen må det også formuleres milepæler. Milepæler er naturlige stoppunkt i prosjektperioden, datoer hvor man må ha oppnådd nærmere definerte mål. Det vil naturlig være variasjon i når oppgaver og aktiviteter gjennomføres i ulike prosjekt, mens intervallene mellom fristene sannsynligvis vil være omtrent de samme. Prosjektet må formulere sine egne milepæler, men prosjektplanen bør minimum inneholde disse milepælene, som rapporteres til partnerskapet. o MP1 Når prosjektbeskrivelse er godkjent (senest 8 måneder før sammenslåing) o MP2 Når arbeidsprosesser og organisering i det nye NAV-kontoret er beskrevet (senest 2 måneder før sammenslåing) o MP3 Når ledere og nøkkelroller er avklart o MP4 Når medarbeideres arbeidsrettslige forhold er avklart o MP4 Når alle IT-krav er tilfredsstilt (senest 1 måned før sammenslåing) MP5 Når det nye NAV-kontoret skal være klart til oppstart (senest 2 uker før sammenslåing) Det er viktig å få på plass disse milepælene så tidlig som mulig, da langvarig og langsiktig usikkerhet er ugunstig for prosjektgjennomføringen. Se mal for prosjektbeskrivelse fra Metodeportalen her. Se mal for prosjektbeskrivelse fra Difi her. 3

46 2) Formulere effektmål og resultatmål Et overordnet samfunnsmål for prosjektet vil kunne være for eksempel «flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad», eller «større og mer robuste NAV-kontor». Samfunnsmålene er en overordnet begrunnelse for prosjektet. Det er flere måter å definere mål på, og i dette dokumentet opererer vi med begrepene effektmål, resultatmål, samt prosessmål og målinger. Sammenslåing av NAV-kontor vil gjerne hovedsakelig ha to sett med mål: Effektmål som beskriver det som prosjekteierne ønsker å oppnå gjennom prosjektets arbeid, dvs. selve virkningen av sammenslåingen. Ansvaret for å oppnå fastsatte effektmål ligger hos kommune og stat som prosjekteiere.. Resultatmål som beskriver hvordan det skal se ut når prosjektet har gjennomført de aktiviteter som skal bidra til å nå effektmålene. Resultatmålene danner grunnlag for hva man velger å gjøre i prosjektet. Resultatmålene er som regel knyttet til leveranser, kvalitet, kostnadsmål eller tidsmål. Ansvar for å oppnå fastsatte resultatmål ligger hos prosjektleder. Prosjektet kan også ha egne prosessmål som beskriver hvordan en ønsker at sammenslåingsprosessen skal være. En mulig kategorisering av mål innenfor hver måltype er: NAV som organisasjon Brukere/innbyggere i ny kommune/samarbeidspartnere Medarbeidere i kontorene som skal slås sammen Eksempler på effekt- og resultatmål: Effektmål Organisasjon o Mer effektiv og stabil drift o Større andel av ressursene brukt direkte i oppfølgingsarbeid Resultatmål Organisasjon o Beskrivelse av hvordan sammenslått kontor skal jobbe Brukere/innbyggere/samarbeidspartnere o God informasjon til innbyggerne i ny kommune om endringene som skjer i NAV o Høyere brukertilfredshet Brukere/innbyggere/samarbeidspartnere o Beredskapsplan for respons til media ved oppslag i lokal presse o Rutiner for hvordan veiledere skal møte besøkende på kontoret Medarbeidere o Attraktive og robuste fagmiljøer Arbeidsmiljø som beholder nøkkelkompetanse Prosessmål Medarbeidere o Nytt arbeidsforhold avklares med forutsigbare rammer og involvering o Plan for kompetanseutvikling 4

47 Organisasjon o Stabil produksjon i kontorene gjennom prosjektperioden Brukere/innbyggere/samarbeidspartnere Innbyggerne og samarbeidspartnere skal ha god informasjon om hva som skjer i sammenslåingsprosessen Tillitsvalgte/verneombud og medarbeidere skal løpende involveres i prosessen etter reglene i hovedavtalene for kommunal og statlig sektor, og i henhold til bestemmelsene i arbeidsmiljøloven Medarbeidere skal være involvert i arbeidet med sammenslåing gjennom deltakelse i arbeidsgrupper Medarbeidere blir sett og hørt i omstillingsprosessen Reell medvirkning i sammenslåingsprosessen Mål, måleindikator og måling For å følge opp hvorvidt (effekt)målene er nådd kan en videre formulere indikatorer på tilstander som kan si om noe har skjedd eller ikke. Man kan også beskrive hvordan det skal bli målt. For å kunne si noe om endringene kan målinger f. eks gjøres ved et nullpunkt før nytt kontor er i drift, og som en oppfølging etter 6 eller 12 måneder etter sammenslåing. Eksempler: Effektmål Måleindikator Måling Mer effektiv og stabil drift X % av oppgaver er løst på Ukentlig telling frist Høyere brukertilfredshet X % av de som har vært i Brukerundersøkelse kontakt med NAV-kontoret skal svare at de er «svært fornøyd» med hvordan de har blitt møtt Attraktive og robuste fagmiljøer Positiv utvikling i score på medarbeiderundersøkelse Årlig medarbeiderundersøkelse Større andel av ressursene brukt direkte i oppfølgingsarbeid etter sammenslåing X % av ressurser i NAVkontoret brukt direkte i oppfølgingsarbeid Årlig ressursundersøkelse 3) Formulere prosjektleveranser og plassere ansvar for leveranser Prosjektleveransene vil være knyttet opp til resultatmålene for prosjektet. Eksempler på prosjektleveranser kan være å opprette arbeidsgrupper som får i oppdrag å beskrive dagens arbeidsprosesser og foreslå arbeidsprosesser i nytt kontor, utarbeide forslag til organisering, analyser og konsekvenser for medarbeidere, og utføre og gjennomføre en kompetansekartlegging som sikrer at medarbeidere har riktig kompetanse til å utføre sine oppgaver i det nye kontoret. 5

48 I en sammenslåingsprosess er det også viktig å avklare grensesnitt mot andre enheter i NAV. Her må prosjektet gjennomføre en kartlegging av hvilke enheter det nye NAV-kontoret skal samarbeide med, og sørge for at det er en rutine i det nye kontoret. Dette er spesielt viktig i de tilfeller der sammenslåinger krysser fylkesgrenser, for eksempel når det gjelder saker til forvaltningsenheter, samhandling med Hjelpemiddelsentralen, Arbeidslivssenteret, NAV Kontaktsenter mv. Det er også viktig å ha oversikt over eventuelle endringsprosesser som er i gang i disse enhetene. 4) Avklare økonomi og tidsbruk Prosjektleder må avklare prosjektets økonomi, og eventuelt føre opp et prosjektbudsjett. Sammenslåingsprosjektet må påregne kostnader i prosjektperioden. Partnerskapet må vurdere økonomiske rammer til å gjennomføre sammenslåingsprosessen. Eksempler på kostnader kan være kompensasjon av lønn og overtid i forbindelse med merarbeid i prosjektet, reiseutgifter, og kulturaktiviteter som for eksempel felles samlinger. Lokalprosjektet vil også oppleve å ha utgifter knyttet til innkjøp av telefoni og mobilitetsutstyr, kommunal IT og eiendom og arkiv, se fremdriftsplan i punktet nedenfor. Tidsbruk er også en kostnad som må synliggjøres og vurderes. 5) Utarbeide fremdriftsplan Prosjektleder må utarbeide en fremdriftsplan for prosjektet. Se eksempler på de neste sidene: 6

49 Generelt eksempel: 7

50 Eksempel fra sammenslåingsprosjektet i Sandefjord: 8

51 Eksempel fra sammenslåingsprosjektet i Værnes: 9

52 6) Utarbeide prosjektkart og utvikle arbeidsform i prosjektet Det er utarbeidet følgende prosjektkart for sammenslåingsprosjekter: Kontorene må både levere sikker og stabil drift gjennom prosjektperioden, gjennomføre prosjektaktiviteter, og balansere forholdet mellom involvering og skjerming av medarbeidere til ulike oppgaver. Det vil være viktig å analysere eksisterende arbeidsprosesser i alle kontorene, og bruke denne analysen som grunnlag for å beslutte organisering i det sammenslåtte NAV-kontoret. Prosjektgjennomføringen kan struktureres på en effektiv måte gjennom at prosjektleder har en prosjektgruppe knyttet til seg som har et ansvar for ulike leveranser gjennom prosjektperioden. Prosjektleder koordinerer oppgaver i arbeidsgrupper gjennom leveranseansvarlige, som utpekes blant ledere og medarbeidere i kontorene. Dette bør gjøres sammen med fagansvarlige/avdelingsledere. Det er prosjektleders oppgave å ha oversikt over fremdrift i de enkelte arbeidsgruppene, og å påse at gruppene går i samme retning og i takt, og sørge for koordinering mellom arbeidsgrupper. Ved valg av organisering må det synliggjøres at man tar hensyn til innspill fra arbeidsgruppene, eventuelt begrunne hvorfor man gjør andre valg. Erfaringer viser at arbeidsgruppene utgjør selve kjernen i arbeidet med å utmeisle hva det nye kontoret skal bli. Arbeidsgrupper etableres på områder som anses hensiktsmessig. Målet med arbeidsgruppene er å oppnå felles faglig, kulturell og teknologisk likhet for det nye NAVkontoret gjennom involvering. Med dette etableres nye felles måter å arbeide på. Arbeid i 10

53 arbeidsgrupper gir medarbeiderne eierskap til sammenslåingsprosjektet, det bidrar til å bygge ny felles kultur, og det gjør at medarbeiderne opplever eierskap til de valg som gjøres for organisering av arbeidet i det nye kontoret. Det kan være hensiktsmessig for medarbeiderne å benytte eksisterende møtearenaer (for eksempel fagområder, satsingsområder) for å utføre sine prosjektoppgaver. Når prosjektoppgaver utføres parallelt med ordinære driftsoppgaver vil det være en viktig oppgave for prosjektleder å sørge for at de får små, konkrete oppgaver fra gang til gang, for eksempel fra uke til uke. Eksempler på slike oppgaver er å kartlegge restansesituasjonen på et aktuelt område, forberede prosesskartlegging og å beskrive rutiner med videre. Det er en viktig oppgave for ledere i eksisterende kontor å prioritere sammenslåingsaktiviteter i en periode. 7) Utarbeide en oversikt over ressurspersoner og rollebeskrivelser En oversikt over ressurspersoner er et godt verktøy for prosjektleder slik at han/hun til enhver tid vet hvilke ressurser det er å spille på. For å sikre forventningsavklaring kan det også være hensiktsmessig med en kort beskrivelse av alle rollene. Forholdet mellom rollene vil avhenge av lokale forhold. Eksempel på måte å avgrense rollene: Rolle NAV-leder for nytt kontor Prosjekteier Prosjektleder Arbeidsgruppe-leder Arbeidsgruppemedlem Evt. andre roller Rollebeskrivelse NAV-leder for nytt kontor tar de formelle beslutningene om det nye kontoret gitt delegerte fullmakter, og sikrer driften av kontoret. Prosjekteier er stat og kommune, som regel representert ved rådmann og NAV fylkesdirektør. Disse utgjør partnerskapet i NAV. Prosjektleder leder prosjektet frem mot et nytt NAV-kontor. Fullmakter gis av prosjekteier. Tilsetting av prosjektleder skjer etter gjeldende regler iht. de vilkår som skal gjelde for tilsettingen (kommunale eller statlige) Med arbeidsgruppeleder menes de som er utsett til å lede de ulike faggruppene i prosjektet. Disse sitter også i prosjektgruppen og får sitt oppdrag av prosjektleder. Dette er fagpersoner som sitter i de ulike arbeidsgruppene og som til daglig har sitt arbeid på samme fagfelt som arbeidsgruppen, i kontoret. Det kan være hensiktsmessig at tillitsvalgte deltar i arbeidsgruppen. Tillitsvalgtes deltakelse i arbeidsgruppen o.l. erstatter imidlertid ikke den formelle medbestemmelsesfunksjonen. Dette kan være prosjektsekretærer eller andre roller som prosjektet finner nødvendig å etablere i forbindelse med prosjektet. 11

54 8) Rapportere status i prosjektet Underveis i prosjektperioden skal prosjektleder rapportere status, fremdrift og oppnådde mål til prosjekteierne. Statusrapportering er også en hensiktsmessig måte å få dokumentert prosjektet på. Rapporteringsrutiner må følge hierarkiet i prosjektets organisering, se pkt. 6 prosjektkart. Se mal for statusrapportering fra Prosjektveiviseren til Difi her. 9) Utarbeide kommunikasjonsplan En kommunikasjonsplan er tidsbesparende, da man kan basere presentasjoner og innlegg på omforente budskap som utvikles én gang. Dette gjør det enklere å gjenbruke gode budskap i ulike fora eller i pressen, og dermed sikre at alle som omtaler prosjektet uttaler seg enhetlig, noe som bygger tillit. En kommunikasjonsplan bidrar til å fokusere på hva man ønsker å oppnå, hvem man vil nå, og hvilke tiltak som er best egnet. Kommunikasjonsaktivitetene bør spisses til den relevante målgruppen. Det er viktig å benytte kommunikasjonsressurser fra kommune/nav fylke ved utarbeidelse av kommunikasjonsplan. Planen som utarbeides i gjennomføring av prosjekt må bygge videre på den planen og de aktiviteter som ble laget for oppstart av prosjekt. Det er viktig at tillitsvalgte involveres i kommunikasjonsopplegget i hht. hovedavtale i stat og kommune. Se mal for kommunikasjonsplan fra Prosjektveiviseren til Difi her. Kapittel 2 Organisering av arbeidet i ny enhet Dette kapittelet beskriver aktiviteter for å organisere arbeidet i ny enhet. Praksisen fra flere enheter skal i sammenslåingsprosessen bli praksisen til én ny enhet, og det er flere aktiviteter som må utføres for å oppnå lik praksis. 1) Kartlegge eksisterende praksis og utvikle ny felles praksis Kartleggingsarbeidet gjøres i arbeidsgruppene. En del av arbeidsgruppene som blir etablert vil være rettet mot de fagområder som nytt kontor skal jobbe med. Innretningen kan som det fremgår av prosjektkartet baseres på for eksempel fagområder (AAP, SYFO, sosial), satsninger (ungdom, flyktninger), eller andre måter som kontorene har delt inn oppfølgingen på. Når man her skal gå fra ulike praksiser til én felles praksis har man en god anledning til å tenke nytt, slik at man gjerne også kan vurdere sammensetning i arbeidsgruppene på tvers av tidligere fagområder, f. eks. relatert til overordnete mål for ny enhet, eller til resultatmål. 12

55 Viktige steg i prosessen vil her være: Prosjektleder Ansvarlig Arbeidsgruppeleder Arbeidsgruppeleder Arbeidsgruppeleder NAV-leder, som beslutter saken i MBA NAV-leder og prosjektleder NAV-leder ved etablering NAV-leder sammen med partnerskapet Prosessteg Ha enighet om oppdraget til arbeidsgruppe, dvs. hva/hvordan Kartlegge overordnet situasjon/omfang på aktuelt område med styrker og utfordringer Kartlegge arbeidspraksis, dvs. hvordan det blir arbeidet på det aktuelle området i dag Utarbeide forslag til ny arbeidspraksis Beslutte ny arbeidspraksis Forberede innføring av ny arbeidspraksis Introdusere ny arbeidspraksis Følge opp ny arbeidspraksis 2) Informasjon, drøfting og medbestemmelse Sammenslåing av NAV-kontor ved kommunesammenslåinger medfører ofte store omstillingsprosesser hvor det er svært viktig at de tillitsvalgte involveres så tidlig som mulig i alle prosessene som etableres. Erfaringer viser også at det i tillegg er viktig å informere de ansatte direkte for å skape gode prosesser. Omstillingen bør være forutsigbar og oppleves som ryddig og tydelig. Det er viktig å være tydelig på hva målene for omstillingen er. Ved sammenslåing av NAV-kontor er det viktig å ivareta lov- og avtaleverk som regulerer medbestemmelse for henholdsvis statlig og kommunalt ansatte i kontorene. Arbeidsgivers generelle plikt til å gi informasjon og gjennomføre drøftinger i forbindelse med omstillingsprosesser er regulert i arbeidsmiljøloven 8-2, jf I arbeidsmiljøloven 8-2 (4) er det gitt adgang til å fravike bestemmelsen ved tariffavtale så fremt de mål og prinsipper som følger av bestemmelsen ivaretas. Statlig medbestemmelse må for øvrig utøves i henhold til Hovedavtalen i staten jmf. kap. 4, Det er særlig viktig å merke seg de områder som skal være gjenstand for forhandlinger, dvs. 13. For kommunalt ansatte i NAV-kontor angir Hovedavtalen i KS-området rammen for hvordan samhandlingen mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte skal være. De lokale parter må innenfor rammen definere hvordan samhandling og medbestemmelse skal praktiseres. Det drøftes med tillitsvalgte hvordan medbestemmelse skal ivaretas gjennom omstillingsprosessen, jf. HA del B 1-4-3, jf Kommunesammenslåinger innebærer at to eller flere kommuner rettslig sett opphører samtidig som det etableres en ny kommune. Kommunesammenslåingen vil innebære en virksomhetsoverdragelse fra alle de opprinnelige kommuner til den nye kommunen. Dette berører særskilt kommunalt ansatte på NAV-kontor som slås sammen ved kommunesammenslåing. 13

56 Veilederen «Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved en kommunesammenslåing et juridisk verktøy for de kommuner som omfattes av en sammenslåing» behandler arbeidsrettslige spørsmål, og omtaler særlig informasjon, drøfting og medbestemmelse i kap. 3. Veilederen ligger her. 3) Kartlegge og utvikle kompetanse Ved sammenslåing av NAV-kontor vil den totale kompetansesituasjonen være uoversiktlig. For å kunne avstemme kompetansebeholdningen mot nye oppgaver og nye arbeidsformer i det nye kontoret må kompetansen derfor kartlegges for alle ansatte i det nye kontoret. På bakgrunn av kartleggingen gjøres det så en overordnet vurdering av den samlede kompetansen i det nye NAV-kontoret. Deretter må det utarbeides en plan for kompetanseutvikling og eventuelle nødvendige kompetansetiltak i lys av ny praksis. Det kan for eksempel vise seg å være behov for både kompetanseheving på visse områder, omdisponering av ressurser på visse områder og utfasing av kompetanse på visse områder. Aktuelle opplæringsmetoder kan for eksempel være e-læring, opplæringsverksted under ledelse av opplæringsansvarlig, organisert medlytt og selvstudium. Målet med kompetansekartleggingen er å få det slik at de riktige medarbeiderne løser de riktige oppgavene. Et nyttig verktøy her kan være kompetanse@nav. Nærmere om kartlegging av nåsituasjon, bemanningsplan, oppgaver, ansatte og kompetanse er omtalt i tidligere nevnte veileder, og vil være et verktøy for gode prosesser for kommunalt ansatte i NAV-kontorene. 4) Avklare arbeidsrettslige spørsmål og personelløp for ledere og medarbeidere Sammenslåing av NAV-kontor innebærer en omstillingsprosess, og det er viktig at arbeidsgiveransvaret ivaretas på en god måte. Erfaringer viser at det er viktig at prosjektet legger til rette for gode prosesser gjennom medvirkning, håndtering av arbeidsmiljøutfordringer og informasjon/kommunikasjon løpende. For statlige ansatte er det slik at sammenslåing av NAV-kontor endrer organisasjonskartet. Dette kan medføre endringer i stillinger på saksbehandlernivå og ulike ledernivå, og ikke minst for eksisterende NAV-ledere. Et personelløp må derfor bygges slik at det er egnet til å skape trygghet og motivasjon blant de ansatte, som er viktig i omstillingsfaser. Et uklart personelløp vil tilsvarende kunne skape misnøye og påvirke motivasjonen til de ansatte. Elementer som er viktige i utvikling og gjennomføring av personelløp er blant annet disse: Vurdere og konkludere med hensyn til fremtidig hensiktsmessig organisering Overordnet leder (fylkesdirektør, rådmann) må gjennomføre samtaler med eksisterende NAV-ledere så tidlig som mulig i prosessen Avklare stillingsinnhold og kompetanse i ny organisasjon Ledere må gjennomføre nødvendige samtaler med sine ansatte I en sammenslåingsprosess vil det være behov for omstillingssamtaler mellom leder og medarbeider. Det brukes forskjellige begreper, f.eks. orienteringssamtale, 14

57 beslutningssamtale og videreutviklingssamtale. For statlig del av NAV henvises det her til omstillingsavtalen. Det vises for øvrig til Statens personalpolitiske retningslinjer for omstilling, der dialog og samtaler beskrives som nødvendige virkemidler i omstilling. Retningslinjene beskriver arbeidsgivers plikter i forbindelse med omstilling. Les mer om Statens personalpolitiske retningslinjer for omstilling her. For kommunalt ansatte vil en sammenslåing av kommuner innebære en virksomhetsoverdragelse. Arbeidsrettslige spørsmål om dette er omtalt i veilederen fra KS, se her: Kapittel 3 Telefoni og mobilitet Dette kapittelet beskriver aktiviteter for å sikre et fleksibelt og moderne NAV-kontor med tilpasset teknologisk kommunikasjonsutstyr. Kanalstrategien angir hvordan NAV ønsker å møte brukerne i fremtiden, og legger til grunn at det er brukernes behov som skal ligge til grunn for NAVs kanalbruk. Brukernes behov både var, er og vil fortsette å være sammensatte, og det vil i fremtiden være behov for et fleksibelt NAV som møter brukerne der de er. Telefoni og mobilitetsløsninger vil derfor være viktige kanaler for NAV. Fleksibiliteten kan for eksempel imøtekommes ved å ha tilgang på egnet møterom, eller ved å møte bruker på arbeidsplassen. Dette er en vurdering som henger tett sammen med arbeidsstrøm eiendom. Teknisk utstyr gjør det mulig å ta med både telefon og PC med tilgang på fagsystemer i møter med brukerne utenfor NAV kontoret. Det kan også vurderes alternativer for å håndtere akutte henvendelser om for eksempel økonomisk nødhjelp eller midlertidig bolig, uten at bruker fysisk møter opp ved NAV kontoret. 1) Foreta eventuelle innkjøp Det må kartlegges om det er behov for å kjøpe nytt utstyr innen telefoni og mobilitetsløsninger. Innkjøpene bør avstemmes med Kanalstrategien og avklares i partnerskapet. Kanalstrategien angir hvordan NAV ønsker å møte brukerne i fremtiden, og har blant annet disse prinsippene: Brukernes behov skal ligge til grunn for NAVs kanalbruk. NAV skal tilby selvbetjening til de fleste, og dialog til de som har behov for det. NAV skal tilby flere tjenester i de mest tilgjengelige kanalene. Kanal er definert som en møteplass mellom NAV og brukere. Det må også vurderes om det er behov for å inngå nye kontrakter om tjenestetelefon. 15

58 Avtaleskjema om elektronisk kommunikasjonstjeneste finner du her. Les mer om tjenestetelefon i NAV her. Kapittel 4 IT Dette kapittelet beskrives aktiviteter for å sikre at det nye kontoret kan jobbe på den samme arbeidsbenken i Arena, Gosys og Infotrygd, og ha en felles identadministrasjon. Arbeidsprosesser og organisering må besluttes uten hensyn til geografiske begrensninger knyttet til tidligere kommunegrenser for hvordan medarbeiderne i den nye enheten skal jobbe. 1) Avklare forhold knyttet til statlig IT Prosjektleder må sikre at statlig IT-verktøy er best mulig tilpasset ønsket arbeidsform i det nye NAV-kontoret. Det må foretas systemtilpasninger som bidrar til at IT og fagsystemer ikke legger geografiske begrensninger for hvordan medarbeiderne i det nye kontoret kan og ønsker å jobbe. Utvikling av gode IT-løsninger for å imøtekomme den nye enhetens behov er en stor del av et sammenslåingsprosjekt. Identadministrator har også en del oppgaver knyttet til å registrere alle medarbeidere på ny enhet med dertil hørende tilganger i fagsystemer. Målet er å få en IT-løsning som legger til rette for at alle medarbeiderne i den nye enheten kan arbeide som én enhet, med felles enhetsnummer, og felles oppgavebenk i Gosys, Arena og Infotrygd. Se oversikt her for manuelle aktiviteter ved kommunesammenslåing. 2) Avklare forhold knyttet til kommunal IT Prosjektleder må sikre at kommunalt IT-verktøy er tilpasset ønsket arbeidsform i det nye NAV-kontoret. Dette innebærer å kartlegge eksisterende løsninger i samarbeid med kommunen, og avstemme disse mot arbeidsprosesser og rutiner i det nye kontoret. Erfaring viser at det er viktig å starte kartlegging av behov for endringer i kommunale ITløsninger tidlig i prosessen. Statlige løsninger leveres som de er. For kommunale løsninger må det for eksempel utarbeides maler for brev og vedtak. Det er også ulike muligheter for å kode systemer basert på de faglige rutiner man har i kontoret. Erfaring har vist at det kan være stor variasjon i rutiner mellom kontor. Også hjelpebehov vil variere. 16

59 Kapittel 5 Eiendom og arkiv Dette kapittelet beskriver aktiviteter for å sikre at det nye NAV-kontoret har tilfredsstillende lokaler og arkiv ved etableringstidspunktet. 1) Forvalte kontrakter Prosjektleder må følge opp kontraktsarbeidet slik at nye kontrakter for nye lokaler inngås til rett tid, og at kontrakter for lokaler som NAV ikke lenger skal leie termineres i rett tid. Nye lokaler må hensynta krav til arkivlokaler, se her. NAV har et arealkonsept som inneholder veileder og støttedokumenter i leieforholdet. Arealkonseptet er vedtatt av direktørmøtet i NAV, drøftet i EMBA og forankret i KS. Eiendomsseksjonen i direktoratet bidrar også gjerne med råd, veiledning og praktisk støtte til fylker i eiendomsspørsmål. 2) Vurdere fysisk utforming Prosjektleder blir også involvert i det praktiske arbeidet knyttet til den fysiske utformingen av NAV-kontoret. Det er viktig å sikre at fysisk utforming understøtter de arbeidsprosesser og rutiner man beslutter for det nye kontoret. NAV sin kanalstrategi og kommunens føringer for publikumsmøter, må legges til grunn for vurderinger om utforming av publikumsmottak i det nye NAV kontoret. Arbeids- og velferdsetaten har som utgangspunkt at det ikke skal være mer enn ett NAVkontor-tilbud i hver kommune, med mulighet for flere kontor i de største byene. Der det oppleves å bli et dårlig tilbud til publikum med ett kontor må det planlegges hvordan veiledere i NAV-kontor kan møte brukerne der de jobber eller bor. Det kan for eksempel gjøres ved å ha tilgang på egnet møterom, eller ved å møte bruker på arbeidsplassen. Dette er en vurdering som henger tett sammen med arbeidsstrøm telefoni og mobilitet. Teknisk utstyr gjør det mulig å ta med både telefon og PC med tilgang på fagsystemer i møter med brukerne utenfor NAV-kontoret. Det kan også vurderes alternativer for å håndtere akutte henvendelser om for eksempel økonomisk nødhjelp eller midlertidig bolig, uten at bruker fysisk møter opp ved NAV-kontoret. 3) Kartlegge arkiver Prosjektleder må sikre at arkivene blir forskriftsmessig behandlet i prosjektperioden. Prosjektleder må da få kartlagt fagarkiv i papirarkiv og administrativt arkiv, og administrative systemer som inneholder dokumentasjon. 4) Forberede eierskap og overføre arkivmateriale til ny enhet Arkivmaterialet må befinne seg på riktig sted ved etableringstidspunktet for det nye kontoret. Prosjektleder må derfor sikre at det blir tatt eierskap til arkivmaterialet og at materialet blir overført til ny enhet. Når enheter slås sammen må prosjektleder også sikre at det blir opprettet nye arkivskapende enheter, at deler av arkivet blir flyttet til andre arkivskapere og at arkivskapere blir lagt ned. 17

60 5) Utforme løsninger for ESA administrativt arkiv NAV bruker ESA som elektronisk journal for administrasjonsarkivet. Dokumentene her er arkivert i papir. For at det nye NAV-kontoret også skal ha tilgang til ESA må det derfor gjøres flere manuelle øvelser. Disse er listet opp i tabellen i kap. 4, pkt. 1. 6) Dokumentere og arkivere prosjektet Prosjektleder må også sikre at prosjektet blir dokumentert og arkivert i henhold til NAVs rutine for håndtering av prosjektdokumenter. Det nye NAV-kontoret vil være involvert i følgende manuelle aktiviteter knyttet til arkiv: Skaffe oversikt over papirarkiv Avslutte saker Se på bevaring/kassasjon og eventuell avlevering Oppdatere arkivplanen Planlegge og forberede periodisering av alle arkiv Rutineendringer Utnevne en arkivansvarlig for gjennomføring av arkivomlegging i samarbeid med sammenslåingsprosjektet Avklare rutiner for overføring av oppgaver mellom ulike forvaltningsnivå Se også mer informasjon om kommunereform og arkiver fra Arkivverket her. Arkivverket har også laget en egen veileder for håndtering av arkiv og dokumentasjonsforvaltning i forbindelse med kommunereform, den kan du lese her. 18

61 Kapittel 6 Kultur Dette kapittelet beskriver aktiviteter for å sikre at det bygges en felles kultur og felles identitet for de ansatte i den nye enheten. 1) Ambisiøs og tydelig ledelse en suksessfaktor Erfaringer fra sammenslåinger av både NAV-kontor og kommuner viser at en ambisiøs og tydelig ledelse er en suksessfaktor. Ledere må være tydelige på hva som er mål og ambisjoner for sammenslåingen og hva visjonen er for det nye NAV-kontoret. Tydelige ledere som evner å få tillitsvalgte, medarbeidere og organisasjonen for øvrig med seg, bidrar til at omstillingsarbeidet får en felles retning og god fremdrift. For å lykkes med gode sammenslåingsprosesser er det viktig at ledere håndterer det som: Prosjekt o kompetanse og innsikt i prosjektledelse o bevisst organisering og sammensetning av grupper og utvalg o mål og gjennomføringsplan som styringsverktøy Endringsprosess o evne til å lede omstillings- og endringsprosesser o bred forankring av endringer i organisasjonen og utvikling av endringsledere o samhandling som en begynnelse på en ny organisasjonskultur Integrasjon o god integrasjon mellom organisasjonene o bevisst tilnærming til hvordan prosessen skal støtte opp under målene som skal realiseres o prioritering av aktiviteter fram mot første dag som ny kommune slik at prosessen ikke går utover brukere og innbyggerne 2) Guide til god ledelse I «Guide til god ledelse», et verktøy for god ledelse i kommunesektoren, understrekes det at ledere må beherske tre sentrale ferdigheter; - oppgaveorientering - relasjonsorientering - endringsorientering Les mer om «Guide til god ledelse» her. 3) Ledelsesplattformen I Ledelsesplattformen til NAV understrekes tre tydelige krav til lederatferd; - tydelig - tilstede - løsningsdyktig Les mer om Ledelsesplattformen i NAV her. 19

62 4) Gjennomføre tiltak Det er undervegs i prosessen viktig å sikre at alle har tilgang til oppdatert informasjon på det som skjer, og at alle har mulighet til å påvirke og komme med innspill. Det er dessuten også viktig å sikre at brukere og andre samarbeidspartnere er kjent med det som skjer i prosessen. Det viktigste bidraget til å etablere en felles kultur er å involvere medarbeidere i arbeidet med å beskrive nåværende arbeidsprosesser og foreslå nye for det nye kontoret. Det er videre viktig at alle medarbeidere kjenner igjen sine bidrag i den organiseringen man bestemmer for kontoret. En god og detaljert Kommunikasjonsplan er et godt verktøy for å sikre en framtidig god kultur. Utover dette kan man lokalt vurdere om det er hensiktsmessig å ha egne aktiviteter rettet mot det å bli ett kontor, som samlinger, informasjon etc. 5) Erfaringer fra kommunereform i Danmark Se også lenke til erfaringsmateriale fra arbeid med kommunereform i Danmark her. Kapittel 7 Avslutning 1) Overlevering fra prosjekt til linje Ved prosjektslutt skal prosjektleder overlevere prosjektet til linjen. Overleveringen må inneholde tydelige beskrivelser av konsekvenser av de organisatoriske valg og andre valg som prosjektet har tatt. Eksempel på slike valg kan være behov for innkjøp av nytt utstyr, endring av husleie, og reisekostnader etter prosjektperiodens utløp som følge av økt mobilitet for de ansatte. Disse reisekostnadene må vurderes, synliggjøres og legges inn i driftsbudsjettet til det nye kontoret. Det er viktig at prosjektleder dokumenterer økonomiske konsekvenser av valg underveis i prosjektperioden. 20

63 Sjekkliste for gode prosesser ved sammenslåing av NAVkontor ved kommunesammenslåing Dokument til fylkesdirektør og rådmann Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS viser til tidligere erfaringer fra sammenslåingsprosesser der den totale sammenslåingsperioden er på minst 18 måneder. Hensikten med dette dokumentet er å gi fylkesdirektør og rådmann et grunnlag for å stille forberedt til sammenslåingsprosessen. Dette dokumentet omhandler perioden før oppstart av et sammenslåingsprosjekt, hvor vi gjør rede for de formaliteter som ligger til grunn for rigging av et sammenslåingsprosjekt. Her vil rammene for det nye NAV-kontoret bli lagt. Erfaringsmessig er det behov for å sette av minst seks måneder til dette arbeidet. Forvaltningsmessig eierskap og ansvar for sammenslåingsprosessen ligger i partnerskapet. Ved sammenslåing av NAV-kontor ved kommunesammenslåing vil derfor NAV fylke og kommuner ved rådmenn ha nøkkelroller i etableringsprosessen. Vi understreker at denne sjekklisten er et forslag. Aktivitetene må drøftes i partnerskapet og tilpasses lokale forhold. I dette dokumentet sier vi kun noe om hva, ikke noe om hvordan.

Vebjørn Krogsæter. Synnøve Vasstrand Synnes

Vebjørn Krogsæter. Synnøve Vasstrand Synnes Møteprotokoll Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Ålesund rådhus Dato: 16.08.2017 Tid: Kl. 12.00 16.40 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Vebjørn Krogsæter Dag Olav Tennfjord Knut Helge Harstad

Detaljer

Vebjørn Krogsæter. Synnøve Vasstrand Synnes

Vebjørn Krogsæter. Synnøve Vasstrand Synnes Møteprotokoll Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Sandøy kommune,harøya,kommunestyresalen Dato: 07.09.2017 Tid: Kl. 12.00 15.05 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Vebjørn Krogsæter Dag Olav Tennfjord Knut Helge Harstad

Detaljer

Ferje frå Brattvåg kl Ankomst Harøya kl Lunsj blir servert på Sandøyhagen (Harøy skule) før møtestart.

Ferje frå Brattvåg kl Ankomst Harøya kl Lunsj blir servert på Sandøyhagen (Harøy skule) før møtestart. Møteinnkalling Utval: Fellesnemnda Møtestad: Sandøy kommune, Sandøyhagen Dato: 14.09.2017 Tid: Kl. 12:00 Ferje frå Brattvåg kl. 10.40. Ankomst Harøya kl. 11.20. Lunsj blir servert på Sandøyhagen (Harøy

Detaljer

Møteprotokoll. Utval: Fellesnemnda Møtestad: Sandøy kommune, Harøya, Sandøyhagen Dato: Tid: Kl

Møteprotokoll. Utval: Fellesnemnda Møtestad: Sandøy kommune, Harøya, Sandøyhagen Dato: Tid: Kl Møteprotokoll Utval: Fellesnemnda Møtestad: Sandøy kommune, Harøya, Sandøyhagen Dato: 14.09.2017 Tid: Kl. 12.00 15.05 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Tore Johan Øvstebø Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin

Detaljer

Møteprotokoll. Forfall Parti Varamedlem Parti

Møteprotokoll. Forfall Parti Varamedlem Parti Møteprotokoll Utval: Partssamansett utval nye Ålesund Møtestad: Sandøy kommune, Harøya, kommunestyresalen Dato: 07.09.2017 Tid: Kl. 10.00 til 11.30 Følgjande medlem møtte Parti Kommune Hanne Tonning Tillits

Detaljer

Formelle vedtak i kommunestyra 21. juni 2017 i hht. 25 i inndelingslova for etablering av nye Ålesund kommune

Formelle vedtak i kommunestyra 21. juni 2017 i hht. 25 i inndelingslova for etablering av nye Ålesund kommune Formelle vedtak i kommunestyra 21. juni 2017 i hht. 25 i inndelingslova for etablering av nye Ålesund kommune Felles innleiing i sak 1 til 5 Bakgrunn for saka: Stortinget fatta vedtak om samanslåing av

Detaljer

Innkalling. Sakliste. Varamedlem møter etter nærare avtale. Saksnummer: Sakstittel 019/17 Tilsetting av rådmann i nye Ålesund kommune

Innkalling. Sakliste. Varamedlem møter etter nærare avtale. Saksnummer: Sakstittel 019/17 Tilsetting av rådmann i nye Ålesund kommune Innkalling Utval: Fellesnemd nye Ålesund Møtestad: Ålesund rådhus, lavblokka, 4. etg. rom 463 Dato: 05.10.2017 Tid: Kl. 12.00 Den som har lovleg forfall, eller er inhabil i nokre av sakene, må melde fra

Detaljer

Nye kommunar i Møre og Romsdal

Nye kommunar i Møre og Romsdal Nye kommunar i Møre og Romsdal INFO-skriv nr. 2/2017 Innhald 1. Krav til felles kommunestyremøte 2. Unntak frå krav om felles kommunestyremøte 3. Saksbehandling fram til kongeleg resolusjon 4. Nærare om

Detaljer

Agenda AU-møte nye Ålesund 31. mars

Agenda AU-møte nye Ålesund 31. mars Agenda AU-møte nye Ålesund 31. mars Dato: 31. mars 2017 Tid: kl. 8.30 til 10.00 Møteleiar: Eva Vinje Aurdal Stad: Ålesund rådhus 8. etg. NB! Mads Solberg kjem 8.15 slik at de kan helse på kvarande før

Detaljer

Saksbehandlar: Vigdis Rotlid Vestad. Ref.: 2017/2464/FMMRVIVE Til: Felles kommunestyremøte

Saksbehandlar: Vigdis Rotlid Vestad. Ref.: 2017/2464/FMMRVIVE Til: Felles kommunestyremøte FYLKESMANNEN I MØRE OG ROMSDAL Dato: 15.08.2017 Saksframlegg Saksbehandlar: Vigdis Rotlid Vestad Ref.: 2017/2464/FMMRVIVE Til: Felles kommunestyremøte FELLES KOMMUNESTYREMØTE for kommunane Norddal og Stordal

Detaljer

FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Fellesnemnd Ullensvang kommune

FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Fellesnemnd Ullensvang kommune Møteinnkalling FELLESNEMND FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN 2017-2019 Utval: Møtestad: Fellesnemnd Ullensvang kommune Sandven hotell, Norheimsund Dato: 17.11.2017 Tidspunkt: 13:30 Forfall

Detaljer

Fellesnemnd ny kommune i indre Sunnfjord

Fellesnemnd ny kommune i indre Sunnfjord Fellesnemnd ny kommune i indre Sunnfjord Prosjektgruppa har drøfta og kjem med forslag til organisering av fellesnemnda, fullmakter, storleik, samansetjing, samansetjing av undernemnder og rolleavklaring/informasjon

Detaljer

PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Partssamansett utval - Ullensvang kommune

PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Partssamansett utval - Ullensvang kommune Møteinnkalling PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN 2017-2019 Utval: Møtestad: Partssamansett utval - Ullensvang kommune Heradshuset i Kinsarvik Dato: 07.11.2017 Tidspunkt:

Detaljer

Nye kommunar i Møre og Romsdal

Nye kommunar i Møre og Romsdal Nye kommunar i Møre og Romsdal INFOskriv nr. 3/2017 Innhald 1. Uttale til Fylkesmannen om budsjett og økonomiplan frå dei enkelte samanslåingskommunane 2. Rekneskapsføring for fellesnemnder 3. Prosjektorganisering

Detaljer

Møteprotokoll. Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen, Ålesund rådhus Dato: Tid: Kl Vebjørn Krogsæter

Møteprotokoll. Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen, Ålesund rådhus Dato: Tid: Kl Vebjørn Krogsæter Møteprotokoll Utval: Fellesnemnda Møtestad: Bystyresalen, Ålesund rådhus Dato: 24.08.2017 Tid: Kl. 12.00 14.10 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Tore Johan Øvstebø Øystein Tvedt Geir Stenseth Anne Kristin Bryne

Detaljer

Agenda AU-møte nye Ålesund 7. mars

Agenda AU-møte nye Ålesund 7. mars Agenda AU-møte nye Ålesund 7. mars Dato: 7. mars 2017 Tid: kl. 9 til 11 Møteleiar: Eva Vinje Aurdal Stad: Ålesund Rådhus, 9. etg. - møterom syd 1. Velkomen til ny ordførar i Ørskog kommune Knut Helge Harstad.

Detaljer

Grenseendringar etter inndelingslova. Volda, 25. august 2016

Grenseendringar etter inndelingslova. Volda, 25. august 2016 Grenseendringar etter inndelingslova Volda, 25. august 2016 Endring av kommunegrenser Tre måter å endre kommunegrenser på etter inndelingslova 1. Samanslåing 2. Deling 3. Grensejusteringar Alternativa

Detaljer

MØTEINNKALLING. Folkevalde, både medlemer og varamedlemer, plikter å møte jf. kommunelova 40 nr. 1, med mindre det ligg føre gyldig forfall.

MØTEINNKALLING. Folkevalde, både medlemer og varamedlemer, plikter å møte jf. kommunelova 40 nr. 1, med mindre det ligg føre gyldig forfall. VOLDA KOMMUNE Utvalg: Valnemnda Møtestad: Idrettshallen, Hornindal Dato: 006.2017 Tid: 14:00 MØTEINNKALLING Forfall skal snarast meldast til servicekontoret/utvalsekretær på telefon 70 05 87 00 eller postmottak@volda.kommune.no,

Detaljer

Innkalling for Kommunestyret i Radøy

Innkalling for Kommunestyret i Radøy Radøy kommune Innkalling for Kommunestyret i Radøy Møtedato: 22.06.2017 Møtestad: Lindåshallen Møtetid: 12.00 Saksliste: Saksnr Tittel 035/2017 Godkjenning av innkalling og saksliste 036/2017 Etablering

Detaljer

Lovgrunnlag Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova), 26 Fellesnemnd:

Lovgrunnlag Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova), 26 Fellesnemnd: 1 Fellesnemnd for BLS kommunen Lovgrunnlag Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova), 26 Fellesnemnd: «Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som

Detaljer

Møteleiar: Ordførar i kommuna som er vert, Dag Olav Tennfjord Gjennomgang og drøfting av framdriftsplan for bygging av nye Ålesund kommune

Møteleiar: Ordførar i kommuna som er vert, Dag Olav Tennfjord Gjennomgang og drøfting av framdriftsplan for bygging av nye Ålesund kommune Møte i styringsgruppa for nye Ålesund kommune: Tid 6. oktober til 09.00-16.30 Stad: Skodje rådhus Møteleiar: Ordførar i kommuna som er vert, Dag Olav Tennfjord Sakliste: 08 30- Velkommen, kaffe og presentasjonsrunde

Detaljer

Referat. Styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa Dato: fredag 18. august Tid: kl Stad: Fusa kommune - Kommunetunet Til stades:

Referat. Styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa Dato: fredag 18. august Tid: kl Stad: Fusa kommune - Kommunetunet Til stades: Referat Styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa Dato: fredag 18. august - 2017 Tid: kl. 10-14 Stad: Fusa kommune - Kommunetunet Til stades: Fusa kommune: Atle Kvåle, Aud May Boge, Svein Lang, Linda

Detaljer

Saksframlegg. Saksnr Utvalg Type Dato 061/17 Bystyret PS

Saksframlegg. Saksnr Utvalg Type Dato 061/17 Bystyret PS Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 061/17 Bystyret PS 15.06.2017 Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Terje Heggheim K1-026, K1-002 16/1456 Kommunereforma - Kinn kommune - vegen vidare Framlegg til vedtak:

Detaljer

Samansetjing av «Fellesnemnd» for overgangsperioden fram mot

Samansetjing av «Fellesnemnd» for overgangsperioden fram mot Notat Dato: 12.08.16 Saksbehandlar: thaa Til: Forhandlingsmøte 18-19.august 2016 Frå: Fylkesrådmennene Samansetjing av «Fellesnemnd» for overgangsperioden fram mot 1.1.2020 1.0 Fellesnemd i Inndelingslova

Detaljer

KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Tysdag 28. mars 2017 kl. 13.30 Stad: Fjell Rådhus, møterom 107 SAKER: 5/2017 Innkalling og saksliste 6/2017 Kontrollrapport 2016 om kemnerfunksjonen

Detaljer

Martin Hamre for Annlaug Haugse Såkvitne i sak 16/17. Repr. J. Ytrefjord tok sete kl. 10:45 under handsaming av sak 10/17.

Martin Hamre for Annlaug Haugse Såkvitne i sak 16/17. Repr. J. Ytrefjord tok sete kl. 10:45 under handsaming av sak 10/17. MØTEPROTOKOLL Mellombels fellesnemnd Dato: 28.04.2017 kl. 10:30 13:00 Sted: Kommunestyresalen Voss Tinghus Arkivsak: 17/00509 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Hans Erik Ringkjøb (Ap), Sigbjørn Hauge (Sp),

Detaljer

PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Partssamansett utval - Ullensvang kommune

PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Partssamansett utval - Ullensvang kommune Møteinnkalling PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN 2017-2019 Utvalg: Møtestad: Partssamansett utval - Ullensvang kommune Kommunestyresalen i Odda Dato: 05.06.2018 Tidspunkt:

Detaljer

MØTEREGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVAL

MØTEREGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVAL Side 1 av 6 MØTEREGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVAL Innhald: 1. Val og samansetting 2. Mynde og oppgåver 3. Førebuing av saker 4. Innstillingsrett - møterett 5. Innkalling sakliste kunngjering 6. Forfall

Detaljer

INNKALLING. Til orientering: Ungdomsrådet, senior- og funksjonsrådet, hovudverneombodet og dei HTV (hovudtillitsvalde) vert også invitert til å delta:

INNKALLING. Til orientering: Ungdomsrådet, senior- og funksjonsrådet, hovudverneombodet og dei HTV (hovudtillitsvalde) vert også invitert til å delta: INNKALLING Kommunestyret Utval: Møtestad: Oseana, Os Møtedato: 15.06.2017 Tid: kl.09:00 Innkalling til felles kommunestyremøte med Os kommune torsdag 15.06.2017 kl 09.00 - ca 16.00. Jf. Tidlegare innkalling

Detaljer

EID KOMMUNE Kontrollutvalet i Eid kommune. Møteinnkalling. Møtedato: Møtestad: Eid rådhus, formannskapssalen Møtetid: Kl.

EID KOMMUNE Kontrollutvalet i Eid kommune. Møteinnkalling. Møtedato: Møtestad: Eid rådhus, formannskapssalen Møtetid: Kl. EID KOMMUNE Kontrollutvalet i Eid kommune Møteinnkalling Møtedato: 16.04.2007 Møtestad: Eid rådhus, formannskapssalen Møtetid: Kl. 09:00 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må

Detaljer

SOGNDAL KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET UTKAST

SOGNDAL KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET UTKAST SOGNDAL KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET UTKAST 1 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET...3 1. VAL OG SAMANSETTING......3 2. MØTEPLAN OG MØTEPRINSIPP... 3 3. ARBEIDSOPPGÅVER/MYNDE......3 4. SAKSHANDSAMINGSREGLAR......4

Detaljer

Martin Hamre for Annlaug Haugse Såkvitne i sak 25/17. Trude Letnes, Else Berit Kyte, Asbjørn Nilsen, Rune Magnar Røthe. Godkjenning av protokoll 3

Martin Hamre for Annlaug Haugse Såkvitne i sak 25/17. Trude Letnes, Else Berit Kyte, Asbjørn Nilsen, Rune Magnar Røthe. Godkjenning av protokoll 3 MØTEPROTOKOLL Mellombels fellesnemnd Dato: 25.08.2017 kl. :30 11:00 Sted: Kommunestyresalen Arkivsak: 17/0050 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Hans Erik Ringkjøb (Ap), Sigbjørn Hauge (Sp), Bjørg Djukastein

Detaljer

KYRKJELEG FELLESNEMND FOR OS SOKNERÅD OG FUSA SOKNERÅD HOVUDUTSKRIFT

KYRKJELEG FELLESNEMND FOR OS SOKNERÅD OG FUSA SOKNERÅD HOVUDUTSKRIFT KYRKJELEG FELLESNEMND FOR OS SOKNERÅD OG FUSA SOKNERÅD HOVUDUTSKRIFT År 2017, den 11. desember, hadde partssamansatt utval (PSU) og kyrkjeleg fellesnemnd (FN) møte på kyrkjekontoret, Fjord n senter i Eikelandsosen.

Detaljer

HARAM KOMMUNE Sakspapir

HARAM KOMMUNE Sakspapir HARAM KOMMUNE Sakspapir Utval Møtedato Saksnr Saksbeh. Formannskapet 02.12.2014 081/14 Elin A. Moen Kommunestyret 18.12.2014 073/14 Elin A. Moen Avgjerd av: Kommunestyret Arkiv: 026 Arkivsaknr 11/245 Kommunereform

Detaljer

POLITISK SAKSHANDSAMINGSREGLEMENT FOR HÆGEBOSTAD KOMMUNE

POLITISK SAKSHANDSAMINGSREGLEMENT FOR HÆGEBOSTAD KOMMUNE POLITISK SAKSHANDSAMINGSREGLEMENT FOR HÆGEBOSTAD KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret den 02.02.2017 For sakshandsaming i folkevalte organ gjeld reglane i kommunelova (KL) med følgjande utfyllande føresegner

Detaljer

SAKSPAPIR. Styre, komite, utval Møtedato Saknr Giske formannskap /17 Giske kommunestyre

SAKSPAPIR. Styre, komite, utval Møtedato Saknr Giske formannskap /17 Giske kommunestyre GISKE KOMMUNE Arkiv: JournalpostID: 17/13637 Sakshandsamar: Ann Kristin Thu Dato: 24.10.2017 SAKSPAPIR Styre, komite, utval Møtedato Saknr Giske formannskap 13.11.2017 108/17 Giske kommunestyre Økonomiplan

Detaljer

Vedtak om grensejustering mellom kommunane Sandøy og Aukra

Vedtak om grensejustering mellom kommunane Sandøy og Aukra Statsråden Ifølgje liste Dykkar ref Vår ref 17/1212-166 Dato 2. juli 2018 Vedtak om grensejustering mellom kommunane Sandøy og Aukra Eg viser til brev av 23. mars frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med

Detaljer

Formannskapet. Innkalling

Formannskapet. Innkalling Finnøy kommune Formannskapet Innkalling Møtedato: 26.04.2017 Møtestad: Formannskapssalen Møtetid: Kl. 14:00 Utvalsmedlemene vert med dette kalla inn til møte. Varamedlemene møter berre etter særskilt innkalling.

Detaljer

Rådmann Trude Letnes Granvin herad, Rådmann Einar Hauge Voss kommune, Informasjonskonsulent Tor Halvorsen Voss kommune.

Rådmann Trude Letnes Granvin herad, Rådmann Einar Hauge Voss kommune, Informasjonskonsulent Tor Halvorsen Voss kommune. MØTEPROTOKOLL Mellombels fellesnemnd Dato: 22.03.2017 kl. 9:00 12:00 Sted: Park Hotel Vossevangen Arkivsak: 17/00509 Tilstede: Hans Erik Ringkjøb (Ap), Sigbjørn Hauge (Sp), Bjørg Djukastein (Ap), Jorunn

Detaljer

Innkalling til møte i Partssamansett utval (PSU) Ullensvang kommune

Innkalling til møte i Partssamansett utval (PSU) Ullensvang kommune Innkalling til møte i Partssamansett utval (PSU) Ullensvang kommune Dato: 10.10.2017 Tid: kl. 12.00 15.00 Stad: Kommunestyresalen i Odda Sak 1 godkjenning av innkalling og underteikning av protokoll Sak

Detaljer

Fellesnemnda. Fræna og Eide, 8. november 2016

Fellesnemnda. Fræna og Eide, 8. november 2016 Fellesnemnda Fræna og Eide, 8. november 2016 Perioden fram til samanslåingsvedtak i Stortinget: Førebels fellesnemnd (etter kommuneloven) Perioden etter sammenslåingsvedtak i Stortinget: Fellesnemnd etter

Detaljer

Møteprotokoll for Formannskapet

Møteprotokoll for Formannskapet Hjartdal kommune Møtedato: 22.11.2010 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl 12:00. 14:00 Saksnr til og frå: 044/10-052/10 Møteprotokoll for Formannskapet Møtet blei styrt av: ordførar Olav Tho Medlemene blei

Detaljer

Innkalling. Utvalg: Fellesnemnda for Norddal og Stordal Møtestad: Rådhuset i Valldal Dato: Tid: Kl. 17:00

Innkalling. Utvalg: Fellesnemnda for Norddal og Stordal Møtestad: Rådhuset i Valldal Dato: Tid: Kl. 17:00 Innkalling Utvalg: Fellesnemnda for Norddal og Stordal Møtestad: Rådhuset i Valldal Dato: 27.06.2017 Tid: Kl. 17:00 Vi minner om reglane i kommunelova om møteplikt og lovleg forfall og om rett til fri

Detaljer

Tilleggsinnkalling av Kommunestyret

Tilleggsinnkalling av Kommunestyret Masfjorden kommune Tilleggsinnkalling av Kommunestyret Møtedato: 30.04.2015 Møtestad: Kommunestyresalen Møtetid: 11:45 Formannskapet kl. 09.00 Valstyret kl. 11.00 Kommunestyret kl. 11.45 Kl. 13 kjem Museumsdirektør

Detaljer

PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN

PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN Møteprotokoll PARTSAMANSETT UTVAL FOR KOMMUNANE ULLENSVANG, JONDAL OG ODDA I PERIODEN 2017-2019 Utval: Partssamansett utval - Møteleiar: Jon Larsgard Ullensvang kommune Møtestad: Heradshuset i Kinsarvik

Detaljer

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtedato: Møtetid: Kl. 13:20 15:50 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 033/14-038/14.

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtedato: Møtetid: Kl. 13:20 15:50 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 033/14-038/14. PROTOKOLL Formannskapet Møtedato: 03.06.2014 Møtetid: Kl. 13:20 15:50 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 033/14-038/14 Brattvåg Medlemmer: H - Bjørn Sandnes FRP - Svein Harsjøen H - Rolf Longva

Detaljer

MILEPELSPLAN. Prosjektområde

MILEPELSPLAN. Prosjektområde Adm. Framl Start/avslutning Under arbeid Pol vedteke Start/avslutning Under arbeid Prosjektområde 2019 2020 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4.kv Etablere/ utvikle/tilpasse prosjektorganisasjon

Detaljer

MØTEINNKALLING. NB! Sak Destinasjon Ålesund og Sunnmøre oppløysing og medlemsskap i nytt selskap vil bli ettersendt.

MØTEINNKALLING. NB! Sak Destinasjon Ålesund og Sunnmøre oppløysing og medlemsskap i nytt selskap vil bli ettersendt. MØTEINNKALLING Utval: Formannskapet Møtedato: 26.03.2015 Møtestad: Kommunehuset, Brattvåg Møtetid: Kl. 14:00 NB! Sak Destinasjon Ålesund og Sunnmøre oppløysing og medlemsskap i nytt selskap vil bli ettersendt.

Detaljer

MØTEINNKALLING. Vi ber om at forfall vert meldt til dei respektive servicekontora i Volda og Hornindal.

MØTEINNKALLING. Vi ber om at forfall vert meldt til dei respektive servicekontora i Volda og Hornindal. HORNINDAL KOMMUNE VOLDA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar Møtestad: Voldsfjorden, Volda rådhus Dato: 08.12.2016 Tid: 14.30 Medlemar som er ugilde i ei

Detaljer

Innkalling av Førebuande fellesnemnd - ny kommune

Innkalling av Førebuande fellesnemnd - ny kommune Innkalling av Førebuande fellesnemnd - ny kommune Møtedato: 17.11.2016 Møtestad: Meland rådhus Møtetid: 16:00-20:00 Eventuelle forfall må meldast til Ørjan Raknes Forthun per tlf. 56 37 50 00 eller per

Detaljer

Dykkar ref.: Vår ref.: 11/ Dato: GISKE KOMMUNE SI VURDERING AV FRAMTIDIG KOMMUNESTRUKTUR - VEDTAK I GISKE KOMMUNESTYRE

Dykkar ref.: Vår ref.: 11/ Dato: GISKE KOMMUNE SI VURDERING AV FRAMTIDIG KOMMUNESTRUKTUR - VEDTAK I GISKE KOMMUNESTYRE GISKE KOMMUNE Staben Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkeshuset 6404 MOLDE Dykkar ref.: Vår ref.: 11/444-130 Dato: 01.07.2016 GISKE KOMMUNE SI VURDERING AV FRAMTIDIG KOMMUNESTRUKTUR - VEDTAK I GISKE KOMMUNESTYRE

Detaljer

Nord-Fron kommune. Politisk sak. Kommunereform - Nord-Fron - vidare prosess

Nord-Fron kommune. Politisk sak. Kommunereform - Nord-Fron - vidare prosess Nord-Fron kommune Politisk sak Kommunereform - Nord-Fron - vidare prosess Utval Saksnr Møtedato Saksbehandlar Formannskapet 125/14 28.10.2014 Astrid Vadet Formannskapet 134/14 11.11.2014 Arne Sandbu Formannskapet

Detaljer

SAKSDOKUMENT. Årsbudsjett Endring i framlegg knytt til nytt punkt 2 om eigedomsskatt

SAKSDOKUMENT. Årsbudsjett Endring i framlegg knytt til nytt punkt 2 om eigedomsskatt Fjell kommune Arkiv: 102.1 Saksmappe: 2018/1457-30990/2018 Sakshandsamar: Heine Kleppe Dato: 26.11.2018 SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato 37/18 Formannskapet 27.11.2018 Kommunestyret Årsbudsjett

Detaljer

NYE VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL

NYE VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL NYE VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Fellesnemnd for nye Volda kommune Møtestad: Voldsfjorden, Volda rådhus Dato: 06.09.2018 Tid: 14:00 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Stig Olav

Detaljer

MILEPELSPLAN. Prosjektområde

MILEPELSPLAN. Prosjektområde Til møte i fellesnemnda 11.desember Adm. Framl Start/avslutning Under arbeid Pol vedteke Start/avslutning Under arbeid Prosjektområde 2018 2019 2020 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv

Detaljer

UPU skal vere referansegruppe i fylkeskommunen sitt arbeid med planar og saker som vedkjem barn og unge.

UPU skal vere referansegruppe i fylkeskommunen sitt arbeid med planar og saker som vedkjem barn og unge. Vedtekter for ungdomspolitisk utval (UPU) i Sogn og Fjordane Vedtatt på fylkesting for ungdom på Skei i Jølster den 0.0.0. Endra på fylkesting for ungdom på Skei i Jølster den.0.0. 1 Føremål Ungdomspolitisk

Detaljer

Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet eller møtesekretær snarast råd.

Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet eller møtesekretær snarast råd. Kviteseid kommune Møteinnkalling Utval: Hovudutvalet for oppvekst og omsorg Møtestad: Brunkeberg, Kommunehuset Dato: 25.11.2015 Tidspunkt: 12:00 Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til

Detaljer

MILEPELSPLAN. Prosjektområde

MILEPELSPLAN. Prosjektområde Adm. Framl Start/avslutning Under arbeid Pol vedteke Start/avslutning Under arbeid Prosjektområde 2019 2020 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4.kv Etablere/ utvikle/tilpasse prosjektorganisasjon

Detaljer

EID KOMMUNE Eid råd for funksjonshemma. Møteinnkalling

EID KOMMUNE Eid råd for funksjonshemma. Møteinnkalling Eid råd for funksjonshemma Møteinnkalling Møtedato: 13.04.2016 Møtestad: Eid rådhus, Trollenykjen 1. etg Møtetid: Kl. 14:00 Sakliste Sak nr. Saktittel 001/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 002/16

Detaljer

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtedato: Møtetid: Kl. 15:15 17:30 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 005/15-009/15.

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtedato: Møtetid: Kl. 15:15 17:30 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 005/15-009/15. PROTOKOLL Formannskapet Møtedato: 03.02.2015 Møtetid: Kl. 15:15 17:30 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 005/15-009/15 Brattvåg Medlemmer: H - Bjørn Sandnes FRP - Svein Harsjøen H - Ewa Hildre H

Detaljer

REGLEMENT FOR SEKTORUTVAL FOR SKULE- OG KULTUR

REGLEMENT FOR SEKTORUTVAL FOR SKULE- OG KULTUR REGLEMENT FOR SEKTORUTVAL FOR SKULE- OG KULTUR VEDTEKE AV STRYN KOMMUNESTYRE 07.09.99. 1. VAL OG SAMANSETTING Sektorutvalet for skule- og kultur skal ha 7 medlemer valde av kommunestyret mellom kommunestyret

Detaljer

MØTEINNKALLING SAKLISTE. Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: 16:30-00:00

MØTEINNKALLING SAKLISTE. Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset Møtedato: Tid: 16:30-00:00 MØTEINNKALLING Utval: KOMMUNESTYRET Møtestad: Rådhuset : 01.10.2015 Tid: 16:30-00:00 Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling SAKLISTE Sak nr. Arkivsak nr. Tittel 51/15 15/739 Kommunestyre- og

Detaljer

Fellesnemndas funksjon og oppgåver. Norddal og Stordal, 10. februar 2017

Fellesnemndas funksjon og oppgåver. Norddal og Stordal, 10. februar 2017 Fellesnemndas funksjon og oppgåver Norddal og Stordal, 10. februar 2017 Fellesnemnd etter inndelingslova 26 Lovkrav: Fellesnemnd skal opprettes Fellesnemnda skal: planlegge, forberede og samordne aktivitet

Detaljer

Saksbehandlar: Synnøve Vasstrand Synnes ArkivsakID: 17/33 JournalpostID: 18/329 Dato:

Saksbehandlar: Synnøve Vasstrand Synnes ArkivsakID: 17/33 JournalpostID: 18/329 Dato: Saksbehandlar: Synnøve Vasstrand Synnes ArkivsakID: 17/33 JournalpostID: 18/329 Dato: 07.06.2018 Internt notat Delprosjekt: P2 Møtestad: Sandøy rådhus Dato: 25.05.18 Møteleiar: Kari Grindvik Deltakarar:

Detaljer

Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09)

Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09) Reglement for kontrollutvalet i Selje kommune (Vedteke av Selje kommunestyret den 29. april 2009, sak 030/09) 1. Val og samansetjing (kommunelova 77 nr. 1,2 og 3) Medlemane i kontrollutvalet i Selje kommune

Detaljer

Møteprotokoll for Formannskapet

Møteprotokoll for Formannskapet OSTERØY KOMMUNE Møteprotokoll for Formannskapet Møtedato: 03.09.2014 Møtestad: Osterøy rådhus - heradsstyresalen Møtetid: kl. 13:00 kl. 14:30 Møtedeltakarar Parti Rolle Kari Foseid Aakre AP Ordførar Jarle

Detaljer

SOTRA BRANNVERN IKS - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn!

SOTRA BRANNVERN IKS - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn! SOTRA BRANNVERN IKS - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn! Representantskapet Representantskapet for Medlemmer: Medlem: Eli Årdal Berland (forfall) Fjell kommune Medlem: Ove Bernt Trellevik Sund kommune

Detaljer

MØTEINNKALLING. Eventuelle forfall meldast til kontrollutvalssekretariatet v/bente Hauge, tlf: eller e- post

MØTEINNKALLING. Eventuelle forfall meldast til kontrollutvalssekretariatet v/bente Hauge, tlf: eller e- post MØTEINNKALLING Utval: Kontrollutvalet i Leikanger kommune Møtedato: 04.10.2016 kl. 10:00 Møtestad: Tinghus 1, Formannskapssalen SAKLISTE 12/2016 Godkjenning av møtebok 13/2016 Drøftingssaker, skriv og

Detaljer

Rådet for funksjonshemma

Rådet for funksjonshemma VESTNES KOMMUNE Rådet for funksjonshemma Innkalling til møte i Rådet for funksjonshemma Møtestad: Dato: Formannskapssalen, Rådhuset, 03.11.2015 Kl.15:00 Dei som er inhabile i ei sak vert bedne om å gje

Detaljer

Møteprotokoll for Formannskapet

Møteprotokoll for Formannskapet Hjartdal kommune Møtedato: 02.11.2015 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 09.00 15.00 Saksnr til og frå: 064/15-067/15 Møteprotokoll for Formannskapet Møtet blei styrt av: Bengt Halvard Odden, ordførar

Detaljer

MILEPELSPLAN Status etter møte i Fellesnemnda 30. oktober 2017.

MILEPELSPLAN Status etter møte i Fellesnemnda 30. oktober 2017. MILEPELSPLAN Status etter møte i Fellesnemnda 30. oktober. Start/avslutning Under arbeid Prosjektområde 2018 2019 2020 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4. kv 1. kv 2. kv 3. kv 4.kv Etablere/ utvikle/tilpasse

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Randi Langlo MEDL AP

MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer Randi Langlo MEDL AP HORNINDAL KOMMUNE VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Fellesnemnd for nye Volda kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset Smia Dato: 01.02.2018 Tid: 14:00 Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon

Detaljer

Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll

Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Bømlo kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Bømlo rådhus Dato: 15.04.2015 Tidspunkt: 10:00 15:00 (kurs kl. 10.00-12.00) Følgjande

Detaljer

FELLESNEMDA MØTEINNKALLING

FELLESNEMDA MØTEINNKALLING FELLESNEMDA FELLESNEMDA MØTEINNKALLING Møtedato: 30.08.2017 Møtestad: Brakanes Hotell, Ulvik Møtetid: 09:00 - Medlemmer: Atle Kvåle Gustav Bahus Helge Steinum Jon Sivert S. Rykkel Laila Marie Reiertsen

Detaljer

Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti

Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Kontrollutvalet i Lærdal kommune Møtedato: 19.1.2015 Møtetid: Kl. 13:00 15.30. Møtestad: Rådhuset Saksnr.: 1/15 5/15 Møtebok Følgjande medlem møtte Olav Grøttebø Kari Blåflat Guri Olsen Siv Rysjedal Anders

Detaljer

INNKALLING. Dokumenta ligg til offentleg ettersyn på heimesida og på biblioteket, Kommunetunet, Eikelandsosen.

INNKALLING. Dokumenta ligg til offentleg ettersyn på heimesida  og på biblioteket, Kommunetunet, Eikelandsosen. INNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: 28.03.2017 Tid: kl.16:00 Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til møtet, eller inhabilitet, må meldast snarast råd til

Detaljer

Fellesnemndsmøte Norddal og Stordal kommunar 13. februar 2018 Stad: Kommunehuset i Stordal Tid: 14:15-16:45

Fellesnemndsmøte Norddal og Stordal kommunar 13. februar 2018 Stad: Kommunehuset i Stordal Tid: 14:15-16:45 Fellesnemndsmøte Norddal og Stordal kommunar 13. februar 2018 Stad: Kommunehuset i Stordal Tid: 14:15-16:45 Til stades: Eva Hove, leiar, Arne Sandnes, Laila Olsen, Olav Løvoll, Viktor Valdal, Bjørn Ove

Detaljer

MØTEINNKALLING SAKLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 1/10 10/29 POLITISK KVARTER - PERSONALUTVALET

MØTEINNKALLING SAKLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 1/10 10/29 POLITISK KVARTER - PERSONALUTVALET Sak 1/10 Utval: PERSONALUTVALET Møtestad: Formannskapssalen Møtedato: 08.02.2010 Tid: Kl 18.00 MØTEINNKALLING SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 1/10 10/29 POLITISK KVARTER - PERSONALUTVALET 2/10

Detaljer

TYSFJORD KOMMUNE. MØTEINNKALLING Ekstraordinær

TYSFJORD KOMMUNE. MØTEINNKALLING Ekstraordinær TYSFJORD KOMMUNE MØTEINNKALLING Ekstraordinær Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset, Kjøpsvik Møtedato: 09.10.2018 Tid: 12:00 Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til tlf.: 75 77 55 00

Detaljer

MØTEINNKALLING. Arkivsak: 12/160 Løpenummer: 12/897 Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: Tid: Kl. 14.

MØTEINNKALLING. Arkivsak: 12/160 Løpenummer: 12/897 Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: Tid: Kl. 14. FUSA KOMMUNE MØTEINNKALLING Arkivsak: 12/160 Løpenummer: 12/897 Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: 22.02.2012 Tid: Kl. 14.30 Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til

Detaljer

Møtestad: Hareid rådhus Dato: onsdag, 18.12.2013 Tid:11:00

Møtestad: Hareid rådhus Dato: onsdag, 18.12.2013 Tid:11:00 HAREID KOMMUNE Ordførar MØTEINNKALLING Formannskapet Møtestad: Hareid rådhus Dato: onsdag, 18.12.2013 Tid:11:00 Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan verte

Detaljer

Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet /15 Kommunestyret

Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet /15 Kommunestyret AURLAND KOMMUNE Sakspapir Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet 29.01.2015 007/15 Kommunestyret 12.02.2015 Arkivsaknr.: Arkiv Sakshandsamar Dato 14/638-15/326 K1-024 Jan Olav Åsarmoen Møller 57 63

Detaljer

MØTEINNKALLING. NB! Det vil bli lagt opp til ei vidare drøfting av formannskapet sitt buddsjettframlegg, jf. f.sak 89/13 frå møtet

MØTEINNKALLING. NB! Det vil bli lagt opp til ei vidare drøfting av formannskapet sitt buddsjettframlegg, jf. f.sak 89/13 frå møtet MØTEINNKALLING Utval: Formannskapet Møtedato: 03.12.2013 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Brattvåg Møtetid: Kl. 15:15 NB! Det vil bli lagt opp til ei vidare drøfting av formannskapet sitt buddsjettframlegg,

Detaljer

MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer. Brynhild Lund Notøy. Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer

MØTEPROTOKOLL. Faste medlemer som ikkje møtte: Namn Funksjon Representerer. Brynhild Lund Notøy. Varamedlemer som møtte: Namn Møtte for Representerer HORNINDAL KOMMUNE VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar Møtestad: Kommunehuset Smia, Kommunehuset Smia, Grodås Dato: 20.04.2017 Tid: 14:00 Faste medlemer

Detaljer

VOLDA KOMMUNE Rådmann

VOLDA KOMMUNE Rådmann VOLDA KOMMUNE Rådmann «MOTTAKERNAVN» «KONTAKT» «ADRESSE» «POSTN«POSTSTED»» Arkivsak nr. Løpenr. Arkivkode Avd/Sakshandsamar Dato 2017/894 8982/2017 033 ADM/ JOAROD 06.07.2017 MELDING OM POLITISK VEDTAK

Detaljer

Ullensvang kommune: Etablering av ny kommune

Ullensvang kommune: Etablering av ny kommune Arkiv: K1-033 Arkivsak ID: 17/1171-6 Journalpost ID: 17/13340 Saksh.: Harald Jordal Dato: 17.08.2017 Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saksnr Odda kommunestyre 28.08.2017 055/17 Ullensvang kommune: Etablering

Detaljer

GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR

GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Formannskapet 29.01.2015 022/15 Kommunestyret 02.02.2015 010/15 Avgjerd av: Formannskapet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Objekt:

Detaljer

Møteprotokoll for Formannskapet

Møteprotokoll for Formannskapet OSTERØY KOMMUNE Møteprotokoll for Formannskapet Møtedato: 05.02.2014 Møtestad: Osterøy rådhus - Heradsstyresalen Møtetid: kl. 15:00 kl. 17:00 Til stades Medlemmer: Berit Moslett Borge, Eli Hole, Ingemar

Detaljer

Formannskapet. Tilleggsinnkalling

Formannskapet. Tilleggsinnkalling Finnøy kommune Formannskapet Tilleggsinnkalling Møtedato: 26.10.2016 Møtestad: Formannskapssalen Møtetid: Kl. 09:00 Utvalsmedlemene vert med dette kalla inn til møte. Varamedlemene møter berre etter særskilt

Detaljer

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtedato: Møtetid: Kl. 14:40 16:10 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 012/15-017/15

PROTOKOLL. Formannskapet. Møtedato: Møtetid: Kl. 14:40 16:10 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 012/15-017/15 PROTOKOLL Formannskapet Møtedato: 17.03.2015 Møtetid: Kl. 14:40 16:10 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 012/15-017/15 Brattvåg Medlemmer: H - Bjørn Sandnes FRP - Svein Harsjøen H - Ewa Hildre H

Detaljer

PROTOKOLL. Fast utval for plansaker. Møtedato: Møtetid: Kl. 12:45 13:15 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.

PROTOKOLL. Fast utval for plansaker. Møtedato: Møtetid: Kl. 12:45 13:15 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr. PROTOKOLL Fast utval for plansaker Møtedato: 13.01.2015 Møtetid: Kl. 12:45 13:15 Møtestad: Ingebrigt Davik-huset, Saksnr.: 001/15-005/15 Brattvåg Medlemmer: H - Bjørn Sandnes FRP - Svein Harsjøen H - Ewa

Detaljer

SAKSDOKUMENT. Framlegg til endring av vedtekter for ungdommens kommunestyre (UKS)

SAKSDOKUMENT. Framlegg til endring av vedtekter for ungdommens kommunestyre (UKS) Fjell kommune Arkiv: Saksmappe: 2012/1597-12483/2013 Sakshandsamar: Unni Rygg Dato: 04.06.2013 SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato 30/13 Ungdommens kommunestyre 11.06.2013 72/13 Kommunestyret 20.06.2013

Detaljer

FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16)

FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16) FELLES REGLEMENT FOR DEI POLITISKE ORGANA (K-sak 28/16) 1.1 Føremål Føremålet med dette reglementet er: Gje hovudretningsliner for arbeidet i dei politiske organa Gje einsarta og like retningsliner for

Detaljer

Møtedato: Møtetid: Kl Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti

Møtedato: Møtetid: Kl Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Kontrollutvalet i Balestrand kommune Møtedato: 23.11.2015 Møtetid: Kl. 10.00 13.30 Møtestad: Rådhuset Saksnr.: 19/15 22/15 Møtebok Følgjande medlem møtte Tore Feten Sigrun Marit Dale Jarle Geithus Parti

Detaljer

VANYLVEN KOMMUNE MØTEINNKALLING. Råd for funksjonshemma. Møtestad: Kommunestyresalen - Combisenteret, Fiskå Dato:

VANYLVEN KOMMUNE MØTEINNKALLING. Råd for funksjonshemma. Møtestad: Kommunestyresalen - Combisenteret, Fiskå Dato: VANYLVEN KOMMUNE MØTEINNKALLING UTVAL: Råd for funksjonshemma Møtestad: Kommunestyresalen - Combisenteret, Fiskå Dato: 20.01.2014 Tid: 10:00 Medlemar som er ugilde i ei sak, vert bedne om å gje melding,

Detaljer

Møteprotokoll for Formannskapet

Møteprotokoll for Formannskapet OSTERØY KOMMUNE Møteprotokoll for Formannskapet Møtedato: 04.06.2014 Møtestad: Osterøy rådhus - heradsstyresalen Møtetid: kl. 13:30 kl. 15:45 Møtedeltakarar Parti Rolle Kari Foseid Aakre AP Ordførar Jarle

Detaljer

Følgjande medlemmar hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Karsten Perry Gjerde Medlem SP/KRF

Følgjande medlemmar hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Karsten Perry Gjerde Medlem SP/KRF VESTNES KOMMUNE Møteprotokoll Utval: Formannskapet Møtestad: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 10.10.2016 Tidspunkt: 15:00 Følgjande faste medlemmar møtte: Navn Funksjon Representerer Geir Inge Lien Ordførar

Detaljer

Samnanger kommune Møteprotokoll

Samnanger kommune Møteprotokoll Samnanger kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: 17.02.2015 Tidspunkt: 14:00 17:15 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Jens

Detaljer

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Odd Arve Rakstad Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 12/153-1. Kommunesamanslåing Leikanger og Sogndal. Spørsmål om utgreiing

SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Odd Arve Rakstad Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 12/153-1. Kommunesamanslåing Leikanger og Sogndal. Spørsmål om utgreiing SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Odd Arve Rakstad Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 12/153-1 Kommunesamanslåing Leikanger og Sogndal. Spørsmål om utgreiing TILRÅDING: Saka blir lagt fram utan tilråding frå administrasjonen.

Detaljer

FASTSETT AV KOMMUNESTYRET I SAK 87/15

FASTSETT AV KOMMUNESTYRET I SAK 87/15 Nissedal kommune Rådmann Vår ref. Sakshandsamar: Arkivkode: Dato: 2015/1144-5 Jarle Bruun Olsen,35048403 C83 14.12.2015 Reglement for politikargodtgjering FASTSETT AV KOMMUNESTYRET I SAK 87/15 Reglement

Detaljer