Protokoll fra ordinært sameiermøte i Lindemansgate 3-6 Boligsameie

Transkript

1 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Lindemansgate 3-6 Boligsameie Møtedato: Onsdag 5. april 2017 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Frogner Hovedgård. Til stede: 24 seksjonseiere, 17 representert ved fullmakt, totalt 41 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Sven-Robby Dierkes. Møtet ble åpnet av Haakon Holth-Larsen Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Sven-Robby Dierkes foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Sven-Robby Dierkes foreslått. Som protokollvitne ble Michael Barretto foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Vedtatt Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr Vedtak: Vedtatt PROTOKOLL - SIDE 1 AV 10

2 5. Behandling av innkomne forslag og saker A) Vedtekter Det foreligger tre forslag om endring av vedtektene. Vedtektsendring krever 2/3 flertall 1) Forslag fra Styret om å oppdatere vedtekter. Vedlagt følger forslag til nye vedtekter (side 26 31) samt nåværende vedtekter (side 32 38). Forslag til vedtak: Styret innstiller på å oppdatere vedtekter, i tråd med vedlagt forslag. Vedtak: Enstemmig vedtatt 2) Forslag fra Mette Kaulum (seksjon 10) om at styrets sammensetning bør gjenspeile seksjonseiernes alder, yrke og kjønn der hvert kjønn skal utgjøre minst 40%. Styrets innstilling: Styret er opptatt av å sørge for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser, men ønsker ikke å fastlåse styrets sammensetning i vedtektene. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt mot 1 stemme 3) Forslag fra Mette Kaulum (seksjon 10) om at styret må godkjenne enhver ny leietaker. Styrets innstilling: Styret stiller seg ikke bak dette forslaget. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt med 40 mot 1 stemme B) Husordensregler 1) Forslag fra Mette Kaulum (seksjon 10) om nytt punkt i husordensreglene: I fellesarealene skal ikke plasseres søppel eller annet avfall herunder reklameavfall Styrets innstilling: Styret innstiller positivt Vedtak: Vedtatt 2) Forslag fra Mette Kaulum (seksjon 10) om nytt punkt i husordensreglene: Sykler, barnevogner o.l. skal ikke plasseres i fellesarealer eller foran inngangsdører Styrets innstilling: Styret henviser til eksisterende ordensregler. Vedtak: Saken trukket uten protest fra forsamlingen PROTOKOLL - SIDE 2 AV 10

3 3) Forslag fra Mette Kaulum (seksjon 10) om at husordensreglene legges i samtlige postkasser årlig. Styrets innstilling: Styret viser til at dette er tilgjengelig på sameiets nettsider, samt sendes ut i forbindelse med årlige sameiermøter. Vedtak: Enstemmig vedtatt C) Nye papircontainere Styret har vurdert ulike løsninger for dagens papirbeholderne da disse ofte er overfylte og området dermed fremstår som lite hyggelig. Styret foreslår å kjøpe inn 6 nye skap til avfallsbeholderne og utvide, samt oppgradere dagens område. Skapene vil bli tilsvarende de sameiet allerede har for restavfallet. De vil være låsbare og ha en avlang åpning slik at beboere blir nødt til å brette sammen papp/papir. Hver beholder vil dermed bli utnyttet bedre og området vil etter utvidelsen/oppgraderingen fremstå triveligere. Styret har kontaktet selskapet som leverte skap for restavfallet og innhentet tilbud på nye skap og opparbeidelse av standplass. BM skap: 2 stk BM skap -3x660L à kr ,- eks.mva Sum kr ,- eks.mva Utvidelse/oppgradering av plass: Ca. kr ,- eks. mva Arbeidet innebærer: Fjerne gjerde Utsjakting Legging av stein Setting av kantstein (10x20cm) Rigg gravelag: Totalt vil pris for 6 stk skap og arbeid bli ca. kr ,- eks mva. ( inkl mva). Skisse av løsning og utvidelse av området sammen med nærmere informasjon om tilbud fra BM Scandinavia finnes i årsmeldingen. Forslag til vedtak: Bygge skap og utvide området slik det fremkommer av saken ovenfor. Benkeforslag: Fremmet av Michael Barretto - Utvid området slik lansert av styret, men bruk same type beholdere som I dag Vedtak: Benkeforslag vedtatt med 37 mot 4 stemmer PROTOKOLL - SIDE 3 AV 10

4 D) Bruk av kjellerlokaler kjøpt fra Selvaag I sameiet er det 2 næringsseksjoner, snr 153 som er et parkeringsanlegg og snr 154 som er et lager i kjelleren i nr 4. Snr 154 ble kjøpt av boligsameiet for å forhindre at Selvaag solgte næringsseksjonen til en 3dje part der sameiet ikke har kontroll over bruken Kjellerlokalet snr 154 kan enkelt gjøres om til bod areal, ca 15 boder, som kan leies ut til de som har behov for ekstra bod plass. Kitty Vaktmesterservice AS har tilbudt å lage boder samt fjerne tilhørende kjørerampe og ferdigstille alt arbeid for Kr inkl. mva. Når kjørerampen er fjernet vil dette kunne utgjøre en parkeringsplass som kan selges i markedet. Forslag til vedtak: Akseptere forslaget fra Kitty Vaktmesterservice samt igangsette arbeidet med reseksjonering av garasjesameiet for å kunne selge garasjeplassen og skaffe inntekt til sameiet. Forslaget krever 2/3 flertall. Vedtak: Enstemmig vedtatt PROTOKOLL - SIDE 4 AV 10

5 E) Salg av garasjeplass Parkeringsanlegget snr 153 eies i et tingsrettslig sameie mellom innehaverne av i alt 130 parkeringsplasser, hvorav hver parkeringsplass har en sameiebrøk på 1/130. Kjellerlokalet snr 154 inkluderer en rampe i garasjeanlegget med mål som tilsvarer en garasjeplass. Boligsameiet vil gjøre om rampen til en parkeringsplass og selge denne. Garasjesameiet snr 153 får ytterligere en enhet å fordele felleskostnadene på slik at samtlige eiere av Garasjesameiet får redusert sine felleskostnader. Omgjøring av Rampen til en parkeringsplass, og salg av denne, nødvendiggjør at sameiebrøken for hver parkeringsplass endres til 1/131. For å få tinglyst nye brøker krever Kartverket at samtlige sameiere i garasjesameiet skriftlig samtykker i endringen. Erklæring vil bli utferdiget og underskrifter innhentet etter årets sameiermøte i garasjesameiet. Under forutsetning av at samtlige sameiere i Lindemannsgate 3-6 Parkeringssameie (snr 153) i ettertid samtykker i at parkeringsanlegget utvides med en parkeringsplass, slik at sameiebrøken for hver plass endres fra 1/130 til 1/131, vedtas at vedtektene 3 pkt i Lindemansgate 3-6 Boligsameie endres slik at bestemmelsen lyder: 3 Fellesutgifter Drift og vedlikehold av seksjon 153 (garasjeseksjonen) i plan 1U og 2U (131 plasser) skal i sin helhet betales av Parkeringssameiet, ved at dette betaler 5% av boligsameiets budsjetterte felleskostnader til enhver tid. Videre vedtas at 18 fjerde ledd endres slik at bestemmelsen lyder: 18 Særskilte bestemmelser om disponering av fellesareal og garasjeplasser. Sameiets bygningsmasse inneholder i alt 131 p-plasser i byggets kjellerplan, plan 1U og 2U, formelt tilknyttet næringsseksjon 153. Seksjon 153 består av 131 ideelle andeler, er lagt i et eget tingsrettslig sameie. Andelene kan selges (overskjøtes) og belånes. Forslag til vedtak: Styret håper garasjesameiet vil bli utvidet med èn plass og at nevner i sameiebrøken vil bli endret til 131 slik at hver parkeringsplass har en brøk på 1/131. En gjennomføring av dette krever skriftlig samtykke fra samtlige sameiere i garasjesameiet. Styret ønsker imidlertid allerede nå å tilrettelegge for dette ved vedtektsendringer i Boligsameiet. Endringene trer først i kraft hvis samtlige sameiere i garasjesameiet senere samtykker i at garasjesameiet utvides med en parkeringsplass og at nevner i brøk endres til 131. Ved samtykke vil styre selge parkeringsplassen til markedsmessige vilkår og nettoproveny gå til nedregulering av lån. Vedtak: Vedtatt med 40 mot 1 stemme PROTOKOLL - SIDE 5 AV 10

6 F) Kjøp av fellesareal til markterrasse Forslag fra Elisabeth Risum Smith (seksjon 101) og Øystein Rosnes Andersen (seksjon 100) søker om å oppføre markterrasse utenfor de respektive leilighetene som ligger i første etasje Lindemans gate 5. Styrets innstilling: Hva gjelder søknadene (for seksjon 100 og 101) om å oppføre markterrasse støttes forslaget under følgende presiseringer: - Terrassene på samme rekke må bygge samtidig og enhetlig - Terrasser skal samsvare i areal og utseende med ballkonger ovenfor - Alle kostnader tilknyttet til utbygningen og ansvar for offentlige og bygningstekniske godkjenninger dekkes av utbyggerne - Inget arbeid skal påbegynnes for det er inngått skriftlig avtale mellom seksjonseiere og styret, dette inkluderer endelig godkjennelse av fasade med gjerde. - Utbygging av terrassene innebærer at sameiet må overdra fellesareal tilsvarende terrassestørrelsen til utbyggerne. Styret foreslår en pris pr enhet til å være kr i takt med generell prisstigning fra tidligere vedtak om kr besluttet på sameiermøte i 2014 Forslaget krever 2/3 flertall. Vedtak: Vedtatt med 40 mot 1 stemme PROTOKOLL - SIDE 6 AV 10

7 G) Innkjøp av sykkelskur / sykkelstall Forslag fra Eirin Hagen om å etablere sykkelskur / stall i bakgården i nummer 3. Styrets innstilling: Styret er positive til å fjerne sandkassen og sette opp sykkelstativ. Styret ønsker ikke å prioritere dette på kort sikt, og viser til nylig opprettet innvendig sykkelbod ved nedkjøring til garasjen. Forslaget krever 2/3 flertall. Vedtak: Styrets instilling enstemmig vedtatt PROTOKOLL - SIDE 7 AV 10

8 H) Fukt/muggproblemer i bodanlegget i nr 6 Forslag fra Odd Ståle Ness om tiltak mot fukt/muggproblemer i bodanlegget i Lindemans gate 6. Styrets innstilling: Nåværende styret var ikke kjent med fuktproblemer i Lindemans gate 6, men vil sammen med Kitty vaktmesterservice undersøke problemet og igangsette nødvendig arbeid snarest mulig. Vedtak: Styret følger opp saken PROTOKOLL - SIDE 8 AV 10

9 I) Tett sluk på taket i nr 6 Forslag fra Odd Ståle Ness om tiltak mot tett sluk på taket i Lindemans gate 6. Styrets innstilling: Forslagsstiller kommer ikke med noe konkret forslag til vedtak, men problemet med tett sluk er midlertidig utbedret av Tecta Tak AS og Isotak Bygg AS, og det har blitt gjennomført befaring på alle tak uten at andre feil har blitt oppdaget. Styret har innhentet tilbud for arbeid med å legge nytt takdekke og sluk i nummer 6, og arbeidene påbegynnes etter påske. Styret anser derfor saken som tilstrekkelig håndtert. Vedtak: Styret følger opp saken PROTOKOLL - SIDE 9 AV 10

10 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Michael Barretto foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Christina Rørvik og Marit Meland Wildhagen foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon C Som varamedlem for 1 år, ble Haakon Holth Larsen, Sverre Landaas og Renaud Laurain foreslått. Vedtak: Valgt v/akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 19:45. Protokollen signeres av Sven-Robby Dierkes /s/ Møteleder Sven-Robby Dierkes /s/ Fører av protokollen Michael Barretto /s/ Protokollvitne PROTOKOLL - SIDE 10 AV 10