KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III Logistikkhåndtering av og informasjon om bøker som inngår i Norsk kulturråds innkjøpsordninger for litteratur Sak 15/6799 Tilbudsfrist: , kl. 12:00 Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 1 av 11

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Oppdragsgivers forbehold Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Offentlighet Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Samarbeidspartnere/underleverandører TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 2 av 11

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norsk kulturråd (NKR) forvalter Norsk kulturfond og andre statlige støtteordninger på kulturområdet. Kulturrådet er pådriver for nye kunst- og kulturprosjekter, driver utviklingsarbeid og er et rådgivende organ for staten i kulturspørsmål. Fagadministrasjonen, som også omfatter sekretariatsfunksjoner for Statens kunstnerstipend, Fond for lyd og bilde og Den kulturelle skolesekken, har ca. 130 ansatte. Kulturrådets verdier er å stimulere til et nyskapende og mangfoldig kunstog kulturliv, være en synlig og åpen aktør i samfunnsdebatten og bidra til samhandling. Våre hovedmål er: En god og effektiv forvaltning for norsk kunst- og kulturliv, stimulere og legge til rette for utvikling i kunst- og kulturfeltet, styrke kunnskapsgrunnlaget og være en god og utviklende arbeidsplass i en moderne og velfungerende organisasjon. I tillegg til ansatte i fagadministrasjonen, består Norsk kulturråd av medlemmer i råd, styre og fagutvalg, som utgjør anslagsvis 230 medlemmer. For ytterligere informasjon om Kulturrådets organisasjon og sammensetning anbefaler vi våre nettsider: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn E-postadresse : Jan Erik Sæther Ask : jan.erik.ask@kulturradet.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Frist for spørsmål vedrørende denne anskaffelsen er innen , kl Anskaffelsens formål NKR ber om tilbud på mottak, klargjøring, videreformidling av og informasjon om bøker under innkjøpsordningene for henholdsvis ny norsk skjønnlitteratur, ny norsk sakprosa for voksne, ny norsk sakprosa for barn og unge, oversatt skjønnlitteratur for barn, unge og voksne (inkl. prøveordningen for oversatt sakprosa) og tegneserier. Ettersom oppdraget består av flere komponenter, er vi åpne for at leverandører samarbeider om å levere tilbud og løse oppdraget. Avtalen gjelder i utgangspunktet for 1 år, fra og med , med mulighet for forlengelse i ytterligere 3 år, med ett år ad gangen i inntil 4 år. Håndteringen av kulturfondbøkene har hatt en kostnadsramme på opp mot kr 5 mill. eks. mva. pr. år de siste årene, eksklusive e-bøkene. Antallet papireksemplarer er blitt redusert siden forrige avtale ble inngått. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 3 av 11

4 Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av vedlagte kravspesifikasjon. 1.3 Oppdragsgivers forbehold Omfanget er utelukkende et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgivers behov vil kunne variere fra år til år. Faktisk omfang vil kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger, aktiviteter og andre rammevilkår. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget i sin helhet består av dette dokumentet, Kravspesifikasjon (vedlegg 1) og utkast til avtale (vedlegg 2). 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN- og TED databasen. 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for spørsmål og avklaringer , kl Frist for å levere tilbud , kl Tilbudsåpning , etter kl Evaluering Uke Meddelelse om valg av leverandør Uke 45 Karensperiode / Klagefrist 10 dager etter meddelelse om valg av leverandør Kontraktsinngåelse Uke 46 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Anskaffelsen er videre i henhold til endringer av forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kongelig resolusjon 12. juni 2015, med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 16. Fremmet av Nærings- og Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 4 av 11

5 fiskeridepartementet, gjeldende fra 1. juli Forskriftendringen innbefatter blant annet at plikten til å kreve fremlagt HMS-egenerklæring oppheves. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandøren bes levere en ekstra utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Det er bare opplysninger som omfattes av lovbestemt taushetsplikt det er adgang til å unnta fra innsyn, jf. pkt. 2.2, ref. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 5 av 11

6 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfristen. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Norsk kulturråds innkjøpsordninger for litteratur, sak 15/6799 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 6 av 11

7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma, eller tilsvarende dokumentasjon. Leverandører som ikke er kredittverdige (f.eks. C eller dårligere hos Dun & Bradstreet) vil få søknaden avvist. Leverandører med dårlig kredittvurdering (f.eks. B hos Dun & Bradstreet) bes uoppfordret gi en forklaring på dette og sannsynliggjøre trygghet i leveransen. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Eventuelt (dersom man ikke kan vise til kredittverdighet): Foretakets årsregnskap med noter og revisjonsberetning for de to siste regnskapsårene. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 3.5 Samarbeidspartnere/underleverandører Krav Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren vedlegge følgende: Dokumentasjonskrav Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Skatteattester skal også vedlegges for nevnte underleverandører. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 7 av 11

8 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kompetanse og kvalitet Pris Miljø Utdyping av kriteriene: Kompetanse og kvalitet: Leverandøren vil bli vurdert på bakgrunn av leverandørens erfaring og kompetanse iht. kravspesifikasjonen, samt leverandørens løsningsbeskrivelse i sin helhet. Leverandør skal kunne imøtekomme den teknologiske utviklingen. Effektive og smidige samarbeidsformer vil bli positivt vektlagt. Pris: Oppdraget innebærer logistikkhåndtering av og informasjon om p.t. ca papirbøker og e-bøker pr. år. I tillegg vil anslagsvis 700 e-boktitler innkjøpt av NKR i perioden , bli overført til tjenesteleverandør. For nærmere informasjon om antall, se kravspesifikasjonen. Det skal oppgis en pris for håndtering av papirbøker som skal inkludere all logistikk knyttet til og informasjon om kulturfondbøkene for avtaleperioden. Prisen skal oppgis pr. utsendt papireksemplar. Tilbyder skal i tillegg redegjøre for den fraktmodellen som vil bli benyttet. Redegjørelsen skal synliggjøre priselementene og presentere et anslag for kostnader knyttet til frakt av papirbøkene første avtaleår. Redegjørelsen og modellen vil bli skjønnsmessig vurdert i evalueringen. Der en boktittel også foreligger i innkjøpsordningene som en e-bok, skal tjenesteleverandøren stille én e-bokfil pr. boktittel tilgjengelig for bibliotekenes leverandører av e-utlånssystemer. Pris for håndteringen skal oppgis pr.e-bokfil som tilgjengeliggjøres for leverandørene, altså pr. datafil og ikke for det antall eksemplarer av denne e-bokfilen som leverandørene senere skal stille tilgjengelig for bibliotekene via sine e-utlånsystemer. I gjeldende avtale har NKR fått utarbeidet annoteringer på barne- og ungdomsbøker, som er lagt ved som skriftlige bilag i bokpakkene til bibliotekene. NKR ønsker fortsatt slike annoteringer, og en pris for dette må oppgis pr. tittel. Kulturrådet vil samtidig vurdere om man vil ha utarbeidet annoteringer for samtlige titler som kjøpes inn under innkjøpsordningene for litteratur. Slike annoteringer bør primært gjøres digitalt tilgjengelig. En pris for dette må oppgis pr. tittel. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 8 av 11

9 Samlet ber Kulturrådet altså om følgende priser: Håndtering pr. utsendt papireksemplar Frakt pr. utsendt papireksemplar (anslag) Håndtering pr. e-bokfil Annoteringer barne- og ungdomsbøker pr. tittel Annoteringer øvrige titler pr. tittel Tilbyder skal tydelig vise hvordan alle prisene utregnes. Basert på de oppgitte antallene og prisene skal det også oppgis en totalsum for oppdraget pr. år. Alle priser oppgis i norske kroner, ekskl. mva. Tilbyder skal også presentere priser som vil gjelde ved eventuelle større avvik i volum. Om ønskelig, kan tilbyder i tillegg presentere alternative prismodeller. Dersom leverandør er lokalisert utenfor Oslo, må denne selv dekke ekstra kostnader i forbindelse med bl.a. kontakten med forlagene og NKRs administrasjon i Oslo. Ved eventuell forlengelse av kontrakten, vil det bli gitt anledning til årlig prisregulering. Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks vil bli lagt til grunn for prisreguleringen. Miljø: For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes. Oppdragsgiver ber tilbyder svare på følgende punkter: Beskriv i hvilken grad miljøhensyn ivaretas ved tilbudte varer og tjenester. Leverandøren bes om å beskrive egen miljøprofil og miljøordninger. Eventuelle miljøsertifiseringer skal dokumenteres med kopi av sertifikater. Beskriv hva slags tiltak tilbyder har iverksatt for å påvirke underleverandørene og/eller samarbeidspartnere mht. bedre miljøhensyn. Beskrivelsene i punktene over er ikke uttømmende. Også andre momenter som naturlig vil kunne tolkes inn under de enkelte kriterier, kan bli gjenstand for evaluering. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse og kvalitet 60 % Dokumentert erfaring og kompetanse iht. kravspesifikasjonen, samt løsningsbeskrivelsen. Pris 30 % Pristilbud iht. kravspesifikasjonen og overnevnte spesifikasjoner. Miljø 10 % Løsningsbeskrivelsen og eventuell tilhørende dokumentasjon. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 9 av 11

10 4.1 Vektingsmodell Avtalen blir tildelt på bakgrunn av ovenstående tildelingskriterier. Evalueringen vil foretas ved hjelp av en karakterskala. Karakterskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap gir karakter 0. Utregningen av karakteren for prisestimatet vil være etter følgende formel: Karakter = 10xPb/Pe, der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. Karakterene vil videre bli vektet i samsvar med tildelingskriteriene. Summen av vekttall er 100 prosent. Økonomisk mest fordelaktig er de tilbudene som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person, hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet, med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Tilbudet skal leveres på minnepinne direkte eller per post til: Navn: Adresse: Norsk kulturråd v/jan Erik Sæther Ask Postboks 8052 Dep, 0031 Oslo eller leveres i Mølleparken 2, 0459 Oslo 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev (følgebrev) jf. pkt Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eventuelt foretakets årsregnskap med noter og revisjonsberetning for de to siste regnskapsårene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Dokumentasjon på eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 10 av 11

11 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Leverandørens svar på konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon, inklusiv etterspurt dokumentasjon. En utgave av tilbudet hvor de deler av tilbudet som bør unntas offentlighet, er eksplisitt merket, jf. pkt. 2.3 i konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. 6 VEDLEGG 1. Kravspesifikasjon 2. Utkast til avtale Konkurransegrunnlag / sak 15/6799 / side 11 av 11