Innkalling til møte i Plan og miljøutvalget kl. 13:00-00:00 på Hjørnet, Skaun rådhus.

Transkript

1 Innkalling til møte i Plan og miljøutvalget kl. 13:00-00:00 på Hjørnet, Skaun rådhus. TIL BEHANDLING: 25/14: OFFENTLIGHETSPRINSIPPET OG GYLDIGHET FOR VEDTAK FATTET I PMU SITT MØTE /14: REVIDERING AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL Varamedlemmer møter etter nærmere varsel. Forfall meldes til Servicekontoret, tlf Børsa, Espen Tørset leder

2 Sak 25/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 25/14 Arkivkode: Arkivsaksnr: 14/1457 Saksbehandler: Sigve A. Laugsand Saksnummer Utvalg Møtedato 25/14 Plan og miljøutvalget SAKEN GJELDER: OFFENTLIGHETSPRINSIPPET OG GYLDIGHET FOR VEDTAK FATTET I PMU SITT MØTE RÅDMANNENS INNSTILLING: Forslag til vedtak fremmet i PMU sitt møte behandles på nytt i PMU før videre behandling i PMU av saken som omfatter revisjon av arealplan. SAKSDOKUMENTER: 1. Møteinnkalling PMU Møteprotokoll PMU SAKSFRAMLEGG: Viser til Plan og miljøutvalget (PMU) sin protokoll fra utvalgets møte : Sakliste med angivelse av saker som behandles, og tid og sted for møtet, er ikke offentliggjort. Arbeiderpartiets representanter ber rådmannen gjøre rede for hvorvidt offentlighetsprinsippet, og følgelig vedtak som er fattet i møtet, er gyldig. I denne saken redegjøres for hvordan innkallingen til ovenfornevnte møte ble gjort, formell gjennomføring av møtet og en vurdering av hvorvidt offentlighetsprinsippet er fulgt og gyldigheten for fattede vedtak i møtet. Møteinnkalling og -gjennomføring I Plan og miljøutvalgets møte ble det i tilknytning til drøftingene om arealplan avtalt (ikke protokollført) at det kl i tilknytning til pågående arealplanrevisjon skulle gjennomføres en befaring i Buvika med påfølgende møte i utvalget etter befaringen. Dette møtet skulle være i tillegg til tidligere vedtatte møter for året ble det sendt møteinnkalling til alle medlemmer og varamedlemmer om ovenfornevnte befaring og påfølgende møte. Innkallingen ble sendt som e-post. Møtet er ikke bekjentgjort på kommunens hjemmeside eller annonsert på annen måte for allmennheten. Innkalling, se saksdokument 1.

3 Sak PS 25/14 Befaringen og møtet ble gjennomført med fem av utvalgets 7 medlemmer. Ellers deltok fra administrasjonen Sigve A. Laugsand og Elisabeth Høyem (deltok bare på befaringen) og fra Selberg Arkitekter Knut Selberg. Utvalget startet møtet med å godkjenne møteinnkallingen. Deretter ble informert om møtets hovedtema og deltemaer som redegjort for i møteinnkallingen. Under møtet ble det blant annet fremmet to forslag, et fra representantene for Sp, SV og Frp og et fra Ap, til vedtak om hvilke nye boligarealer i Buvika som skulle inngå i PMU sitt forslag til revidert arealplan. Sp, SV og Frp sitt forslag ble vedtatt. Ap stilte spørsmål om møtets formelle gyldighet og tilsvarende gyldighet for vedtaket, se protokolltilførsel i møteprotokoll, saksdokument 2. Vurdering av hvorvidt offentlighetsprinsippet er fulgt og gyldigheten for fattede vedtak i møtet. Relevant for denne vurderingen er kommunelovens 32: 2. Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. 3. Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Innkallingen er ikke i samsvar med kommunelovens krav om å gjøre møtet kjent på en hensiktsmessig måte. Innkallingen skulle vært bekjentgjort på ordinær måte på kommunens hjemmeside. PMU besluttet i møtet at det skulle gjennomføres befaring med påfølgende møte Fra dette tidspunktet var møtet kjent for PMU sine representanter og kommunens administrasjon. I innkallingen var det oppgitt tid og sted for befaring og påfølgende møte, se innkallingen. Videre informeres i innkallingen om hvilket tema / sak som skulle behandles i møtet Revidering av arealplan. Dette er en sak som startet i 2013 der PMU sendte arealplanforslag til K-styret som vedtok å sende planen på høring. Høringen er avsluttet og saken er nå under behandling i PMU som skal fremme saken med eventuelle forslag til endringer av planforslaget til K-styret. I innkallingen informeres om at en i arealplansaken skal konkludere etter befaringen, gi tilbakemelding på tidligere utdelte forslag og behandle andre eventuelle relevante tema for saken. M.a.o saken var kjent for PMU sine medlemmer før møtet og det var oppgitt i innkallingen at det skulle konkluderes etter befaringen. I innkallingen til møtet er oppgitt tema / sak som skal behandles i møtet. Det er følgelig i samsvar med lovens krav legalt å fremme forslag og fatte vedtak slik det er gjort i gjeldende møte for PMU. Side 3 av 6

4 Sak PS 25/14 Relevant for vedtakets gyldighet er også at en ved åpning av møtet godkjente møteinnkallingen uten merknader fra representantene. Videre sto alle representantene bak en av de to fremmede forslag til vedtak og alle deltok i avstemningen, - se møteprotokoll. Spørsmålet om offentlighetsprinsippet var fulgt og vedtakets gyldighet ble reist etter at vedtak var fattet. Manglende bekjentgjøring for offentligheten anses i dette tilfet ikke å ha betydning for forslagstillelsen og avstemningsresultatet. Det er ut fra rådmannens vurdering ikke tilstrekkelige grunner til å underkjenne vedtakets gyldighet. Ovenforstående vurdering er gjort med støtte i kommuneloven, boken Kommuneloven med kommentarer av forfatterne Bernt og Overå utgitt 2011 og etter telefonsamtale med advokat Jostein Selle i KS. Selv om vedtaket fattet i PMU sitt møte må kunne betraktes som gyldig er det begått en saksbehandlingsfeil ved innkallingen til møtet. I den grad dette måtte skape tvil om vedtakets gyldighet foreslår rådmannen at PMU behandler forslagene som ble fremmet i møtet på nytt. Dette anbefales til tross for saken om revisjon av arealplan i sin helhet skal behandles i et senere møte i PMU før den videresendes til K-styret. ØKONOMISK VURDERING: Denne saken har ingen direkte økonomiske konsekvenser Side 4 av 6

5 Sak PS 26/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 26/14 Arkivkode: 141 Arkivsaksnr: 12/2109 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 1/13 Plan og miljøutvalget /13 Plan og miljøutvalget /13 Råd for funksjonshemmede /13 Skaun eldreråd /13 Plan og miljøutvalget /13 Kommunestyret /13 Plan og miljøutvalget /14 Plan og miljøutvalget /14 Plan og miljøutvalget /14 Plan og miljøutvalget SAKEN GJELDER: REVIDERING AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken legges fram uten innstilling. SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Saken ble behandlet i PMUs møte I møtet ble det lagt fram to forslag: Forslag til vedtak fra Ap: Planområde Børsa: Alt. 1 Planområde Buvika 1. Alt. 1 med følgende endringer: Område Buvikåsen tas ut av planen. 2. Det utarbeides et planforslag for boligareal i Buvik øst, Huseby sør/presthus, som vist ved befaring 13/5-14, og vist på kart i påfølgende møte Begrunnelse: Avveininga av RPR/SAT/jordvern og kvalitative boligområder samt utbyggingskostnader, og ivaretaking av målene i vedtatte samfunnsplan. Forslag til vedtak fra Sp, SV og FrP: Følgende endringer fra vedtak i kommunestyret, vedtatt den , sak 39/ Alternativ 1 i Buvika utvides nord-vest. Dette i samsvar med alt. 2 i samme område Side 5 av 6

6 Sak PS 26/14 2. Område sør for avkjørsel til Høybakken tas ut 3. Tillegg: område sør-øst for Åsveien innarbeides 4. Alternativ 1 i Børsa foreslås innarbeidet 5. Andre endringer innarbeidet i PMU-møtet den 6/5-14, innarbeides Forslaget fra Sp, SV og FrP ble vedtatt mot to stemmer. I møtet ble det påpekt feil i innkallingen, gjennom en protokolltilførsel fra Ap: Protokolltilførsel vedrørende PMU sitt møte 13/5-14: Sakliste med angivelse av saker som behandles, og tid og sted for møtet, er ikke offentliggjort. Arbeiderpartiets representanter ber rådmannen gjøre rede for hvorvidt offentlighetsprinsippet, og følgelig vedtak som er fattet i møtet, er gyldig. Som følge av protokolltilførsel, ref også pmu-sak 25/14, tas saken opp til ny behandling. Side 6 av 6

7 SAKSPAPIRER Utvalg: Plan og miljøutvalget Møtedato: Sakliste 25/14: OFFENTLIGHETSPRINSIPPET OG GYLDIGHET FOR VEDTAK FATTET I PMU SITT MØTE /14: REVIDERING AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL

8 Side 1 Arkivsaksnr.:14/1457 SAKEN GJELDER: OFFENTLIGHETSPRINSIPPET OG GYLDIGHET FOR VEDTAK FATTET I PMU SITT MØTE RÅDMANNENS INNSTILLING: Forslag til vedtak fremmet i PMU sitt møte behandles på nytt i PMU før videre behandling i PMU av saken som omfatter revisjon av arealplan. SAKSDOKUMENTER: 1. Møteinnkalling PMU Møteprotokoll PMU SAKSFRAMLEGG: Viser til Plan og miljøutvalget (PMU) sin protokoll fra utvalgets møte : Sakliste med angivelse av saker som behandles, og tid og sted for møtet, er ikke offentliggjort. Arbeiderpartiets representanter ber rådmannen gjøre rede for hvorvidt offentlighetsprinsippet, og følgelig vedtak som er fattet i møtet, er gyldig. I denne saken redegjøres for hvordan innkallingen til ovenfornevnte møte ble gjort, formell gjennomføring av møtet og en vurdering av hvorvidt offentlighetsprinsippet er fulgt og gyldigheten for fattede vedtak i møtet. Møteinnkalling og -gjennomføring I Plan og miljøutvalgets møte ble det i tilknytning til drøftingene om arealplan avtalt (ikke protokollført) at det kl i tilknytning til pågående arealplanrevisjon skulle gjennomføres en befaring i Buvika med påfølgende møte i utvalget etter befaringen. Dette møtet skulle være i tillegg til tidligere vedtatte møter for året ble det sendt møteinnkalling til alle medlemmer og varamedlemmer om ovenfornevnte befaring og påfølgende møte. Innkallingen ble sendt som e-post. Møtet er ikke bekjentgjort på kommunens hjemmeside eller annonsert på annen måte for allmennheten. Innkalling, se saksdokument 1. Befaringen og møtet ble gjennomført med fem av utvalgets 7 medlemmer. Ellers deltok fra administrasjonen Sigve A. Laugsand og Elisabeth Høyem (deltok bare på befaringen) og fra Selberg Arkitekter Knut Selberg. Utvalget startet møtet med å godkjenne møteinnkallingen. Deretter ble informert om møtets hovedtema og deltemaer som redegjort for i møteinnkallingen. Under møtet ble det blant annet fremmet to forslag, et fra representantene for Sp, SV og Frp og et fra Ap, til vedtak om hvilke nye boligarealer i Buvika som skulle inngå i PMU sitt forslag til revidert arealplan. Sp, SV og Frp sitt forslag ble vedtatt. Ap stilte spørsmål om møtets formelle

9 Side 2 gyldighet og tilsvarende gyldighet for vedtaket, se protokolltilførsel i møteprotokoll, saksdokument 2. Vurdering av hvorvidt offentlighetsprinsippet er fulgt og gyldigheten for fattede vedtak i møtet. Relevant for denne vurderingen er kommunelovens 32: 2. Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. 3. Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Innkallingen er ikke i samsvar med kommunelovens krav om å gjøre møtet kjent på en hensiktsmessig måte. Innkallingen skulle vært bekjentgjort på ordinær måte på kommunens hjemmeside. PMU besluttet i møtet at det skulle gjennomføres befaring med påfølgende møte Fra dette tidspunktet var møtet kjent for PMU sine representanter og kommunens administrasjon. I innkallingen var det oppgitt tid og sted for befaring og påfølgende møte, se innkallingen. Videre informeres i innkallingen om hvilket tema / sak som skulle behandles i møtet Revidering av arealplan. Dette er en sak som startet i 2013 der PMU sendte arealplanforslag til K-styret som vedtok å sende planen på høring. Høringen er avsluttet og saken er nå under behandling i PMU som skal fremme saken med eventuelle forslag til endringer av planforslaget til K-styret. I innkallingen informeres om at en i arealplansaken skal konkludere etter befaringen, gi tilbakemelding på tidligere utdelte forslag og behandle andre eventuelle relevante tema for saken. M.a.o saken var kjent for PMU sine medlemmer før møtet og det var oppgitt i innkallingen at det skulle konkluderes etter befaringen. I innkallingen til møtet er oppgitt tema / sak som skal behandles i møtet. Det er følgelig i samsvar med lovens krav legalt å fremme forslag og fatte vedtak slik det er gjort i gjeldende møte for PMU. Relevant for vedtakets gyldighet er også at en ved åpning av møtet godkjente møteinnkallingen uten merknader fra representantene. Videre sto alle representantene bak en av de to fremmede forslag til vedtak og alle deltok i avstemningen, - se møteprotokoll. Spørsmålet om offentlighetsprinsippet var fulgt og vedtakets gyldighet ble reist etter at vedtak var fattet. Manglende bekjentgjøring for offentligheten anses i dette tilfet ikke å ha betydning for forslagstillelsen og avstemningsresultatet. Det er ut fra rådmannens vurdering ikke tilstrekkelige grunner til å underkjenne vedtakets gyldighet. Ovenforstående vurdering er gjort med støtte i kommuneloven, boken Kommuneloven med kommentarer av forfatterne Bernt og Overå utgitt 2011 og etter telefonsamtale med advokat Jostein Selle i KS.

10 Side 3 Selv om vedtaket fattet i PMU sitt møte må kunne betraktes som gyldig er det begått en saksbehandlingsfeil ved innkallingen til møtet. I den grad dette måtte skape tvil om vedtakets gyldighet foreslår rådmannen at PMU behandler forslagene som ble fremmet i møtet på nytt. Dette anbefales til tross for saken om revisjon av arealplan i sin helhet skal behandles i et senere møte i PMU før den videresendes til K-styret. ØKONOMISK VURDERING: Denne saken har ingen direkte økonomiske konsekvenser

11 Fra: Til: Viggen Ann Karin Aune Knud; Evjen Geir; Fenstad Erik; Frengstad Birgit; Gilde Anita; Hammer Bjørn; Hammer Johanne; Horrigmo Willy; Husby Jon P; Husby Oddrun (Kontrollutvalget); Kjærem Ola; Kontrollutvalgssekretariatet; Landrø Gunnhild; Laugsand Sigve Arnljot; Leinum Jan (Kontrollutvalget); Leraand Asbjørn; Leraand Asbjørn; Lereggen Katrine; Løvseth Tone; Meistad Lene; Overholt Eva (Kontrollutvalget); Rimol Knut Andre; Stende Eivind (Kontrollutvalget); Tørhaug-Skagseth Ingrid M (Kontrollutvalget); Tørset Espen; Wiggen Øystein; Øien Erik Emne: Innkalling til befaring / møte i PMU tirsdag kl Dato: 8. mai :46:21 Innkalling til befaring og påfølgende møte i PMU Oppmøtetid Tirsdag kl Oppmøtested Trondos-bygget i Buvik sentrum, hovedinngangen til dagligvarebutikken Tema/ sak forventes) Revidering av arealplan: Befaring av alternative boligområder for revisjon av arealplan (Klær og skotøy etter værforholdene, noe vandring i terrenget Med hilsen Sigve A. Laugsand, kommuneleder Etter befaringen fortsetter PMU med møte i rådhuset - Konklusjoner etter befaringen - Tilbakemelding til administrasjonen på dokumenter utdelt i forrige PMU-møte relatert arealplan - Eventuelt først og fremst relatert arealplan Skaun Kommune, Rådhuset, 7353 Børsa Tlf.: Dir.: Faks: E-post: sigve.a.laugsand@skaun.kommune.no Besøk oss gjerne på

12 Møteprotokoll Plan og miljøutvalget Møtested: Hjørnet, Skaun rådhus Møtedato: Tid: 12:00-17:30 Innkalte/Til stede: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Espen Tørset Nestleder Willy Georg Horrigmo FO Medlem Øystein Wiggen Medlem Anita Gilde Medlem Asbjørn Leraand Medlem Birgit Frengstad Medlem Lene Meistad FO Ellers møtte: Rådgiver Sigve Laugsand, og enhetsleder Geir Evjen som førte møteboka. Til å underskrive møteboka sammen med lederen ble enstemmig valgt: Anita Gilde og Birgit Frengstad. Anita Gilde Espen Tørset Birgit Frengstad leder

13 Side 2 Sak 24/14 Sakstittel: REVIDERING AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL BEFARING OG DRØFTING RÅDMANNENS INNSTILLING: BEHANDLING: I forkant av møtet ble det gjennomført en befaring av alternative boligområder for revisjon av arealplan Etter befaringen fortsatte PMU med møte i rådhuset, med følgende hovedtemaer: Konklusjoner etter befaringen Tilbakemelding til administrasjonen på dokumenter utdelt i forrige PMU-møte relatert arealplan Eventuelt, først og fremst relatert arealplan 1. Konklusjoner etter befaringen: Forslag til vedtak fra Ap: Planområde Børsa: Alt. 1 Planområde Buvika Alt. 1 med følgende endringer: Område Buvikåsen tas ut av planen. Det utarbeides et planforslag for boligareal i Buvik øst, Huseby sør/presthus, som vist ved befaring 13/5-14, og vist på kart i påfølgende møte Begrunnelse: Avveininga av RPR/SAT/jordvern og kvalitative boligområder samt utbyggingskostnader, og ivaretaking av målene i vedtatte samfunnsplan. Forslag til vedtak fra Sp, SV og FrP: Følgende endringer fra vedtak i kommunestyret, vedtatt den , sak 39/13. Alternativ 1 i Buvika utvides nord-vest. Dette i samsvar med alt. 2 i samme område Område sør for avkjørsel til Høybakken tas ut Tillegg: område sør-øst for Åsveien innarbeides Alternativ 1 i Børsa foreslås innarbeidet Andre endringer innarbeidet i PMU-møtet den 6/5-14, innarbeides Votering: Planområde Børsa ble enstemmig vedtatt.

14 Side 3 Det ble votert alternativt mellom de to forslagene vedrørende planområde Buvika. Forslaget fremmet av SP, SV og Frp ble vedtatt mot to stemmer. De som stemte for forslaget fremmet av Ap var Birgit Frengstad og Asbjørn Leraand fra Ap. 2. Tilbakemelding til administrasjonen på dokumenter utdelt i forrige PMU-møte relatert arealplan Dokumentene ble drøftet, og utvalget ga innspill til det videre arbeidet. 3. Eventuelt, først og fremst relatert arealplan Nye dokumenter ble delt ut: Revidert masterplan Børsa og Buvika Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag: referat fra meklingssmøte kommuneplan Skaun kommune Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag: Oversendelse av dokumenter i forbindelse med innsigelse til kommuneplan Skaun kommune, datert PMU-møtet 3. juni flyttes til 11. juni kl Protokolltilførsel vedrørende PMU sitt møte 13/5-14: Sakliste med angivelse av saker som behandles, og tid og sted for møtet, er ikke offentliggjort. Arbeiderpartiets representanter ber rådmannen gjøre rede for hvorvidt offentlighetsprinsippet, og følgelig vedtak som er fattet i møtet, er gyldig. VEDTAK: Følgende endringer fra vedtak i kommunestyret, vedtatt den , sak 39/13. Alternativ 1 i Buvika utvides nord-vest. Dette i samsvar med alt. 2 i samme område Område sør for avkjørsel til Høybakken tas ut Tillegg: område sør-øst for Åsveien innarbeides Alternativ 1 i Børsa foreslås innarbeidet Andre endringer innarbeidet i PMU-møtet den 6/5-14, innarbeides Protokollen ble gjennomgått og godkjent. Knut Selberg fra Selberg arkitekter var til stede under befaringen og møtet.

15 Arkivsaksnr.:12/2109 SAKEN GJELDER: REVIDERING AV KOMMUNEPLANENS AREALDEL RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken legges fram uten innstilling. SAKSDOKUMENTER: SAKSFRAMLEGG: Saken ble behandlet i PMUs møte I møtet ble det lagt fram to forslag: Forslag til vedtak fra Ap: Planområde Børsa: Alt. 1 Planområde Buvika 1. Alt. 1 med følgende endringer: Område Buvikåsen tas ut av planen. 2. Det utarbeides et planforslag for boligareal i Buvik øst, Huseby sør/presthus, som vist ved befaring 13/5-14, og vist på kart i påfølgende møte Begrunnelse: Avveininga av RPR/SAT/jordvern og kvalitative boligområder samt utbyggingskostnader, og ivaretaking av målene i vedtatte samfunnsplan. Forslag til vedtak fra Sp, SV og FrP: Følgende endringer fra vedtak i kommunestyret, vedtatt den , sak 39/ Alternativ 1 i Buvika utvides nord-vest. Dette i samsvar med alt. 2 i samme område 4. Område sør for avkjørsel til Høybakken tas ut 5. Tillegg: område sør-øst for Åsveien innarbeides 6. Alternativ 1 i Børsa foreslås innarbeidet 7. Andre endringer innarbeidet i PMU-møtet den 6/5-14, innarbeides Forslaget fra Sp, SV og FrP ble vedtatt mot to stemmer. I møtet ble det påpekt feil i innkallingen, gjennom en protokolltilførsel fra Ap: Protokolltilførsel vedrørende PMU sitt møte 13/5-14: Sakliste med angivelse av saker som behandles, og tid og sted for møtet, er ikke offentliggjort. Arbeiderpartiets representanter ber rådmannen gjøre rede for hvorvidt offentlighetsprinsippet, og følgelig vedtak som er fattet i møtet, er gyldig. Som følge av protokolltilførsel, ref også pmu-sak 25/14, tas saken opp til ny behandling.