To the shareholders. Til aksjeeierne. 8 June juni Innkalling til ordinær generalforsamling. Notice of ordinary general meeting

Transkript

1 Til aksjeeierne To the shareholders 8. juni June 2010 Innkalling til ordinær generalforsamling Notice of ordinary general meeting Aksjonærene i Eidsiva Rederi ASA innkalles herved til ordinær generalforsamling den 29. juni 2010 kl i Haakon VII gate 1 i Oslo. The shareholders of Eidsiva Rederi ASA are hereby given notice of an ordinary general meeting to be held on 29 June 2010 at 10 a.m. in Haakon VII gate 1 in Oslo. Styret foreslår følgende dagsorden: 1 Åpning av møtet ved styrets formann og registrering av møtende aksjonærer 2 Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen 3 Godkjenning av innkalling og dagsorden 4 Årsregnskap og årsrapport for Godtgjørelse til styrets medlemmer 6 Godtgjørelse til selskapets revisor 7 Styrets redegjørelse om godtgjørelse til ledende ansatte 8 Valg av styremedlemmer 9 Beslutning om å gi styret fullmakt til å kjøpe egne aksjer 10 Beslutning om å gi styret fullmakt til kapitalforhøyelse The following agenda has been proposed: 1 Opening of the meeting by the chairman of the board of directors and registration of attending shareholders 2 Election of a chairman and a person to co-sign the minutes 3 Approval of the notice and proposed agenda 4 Annual accounts and annual report for Remuneration for the Board of Directors 6 Remuneration for the company's auditor 7 The Board's statement on remuneration to the management 8 Election of boardmembers 9 Resolution to authorize the board of directors to purchase own shares 10 Resolution to authorize the board of directors to increase the share capital POSTAL ADDRESS: OFFICE ADDRESS: Telephone: P.O. box 1590 Vika Haakon VII s gate 1 Telefax: NO-0118 Oslo 0161 Oslo, Norway Web site: Norway Enterprise NO MVA eidsiva@eidsiva.no

2 2/11 Vedlegg: 1. Informasjon om aksjonærenes rettigheter, deltakelse og fullmakt 2. Skjema for deltakelse 3. Fullmaktsskjema 4. Årsregnskap og årsrapport for Eidsiva Rederi ASA for Styrets forslag til vedtak under punkt 4 til og med punkt 10 på dagsorden Appendices: 1. Information about the shareholders' rights, participation and proxies 2. Notice of attendance 3. Proxy form 4. Annual accounts and annual report of Eidsiva Rederi ASA for Proposed resolutions under items 4 through 10 on the agenda Vedlegg 1, 2 og 3 er vedlagt denne innkallingen. Vedlegg 4 til og med 5 er tilgjengelige på Innkallingen i sin helhet med vedlegg er tilgjengelig på Appendices 1, 2 and 3 are attached to this notice. Appendices 4 through 5 are available at The full notice with appendices is available at ***** Med vennlig hilsen/yours sincerely for the board of directors in Eidsiva Rederi ASA Jørgen G. Heje Chairman

3 3/11 VEDLEGG 1: AKSJONÆRENES RETTIGHETER, DELTAKELSE OG FULLMAKT Aksjonærenes rettigheter Selskapet aksjekapital består av aksjer, hver med pålydende verdi NOK 5. Hver aksje gir innehaveren rett til en stemme på generalforsamlingen. Dersom aksjene er forvalterregistrert i VPS, i henhold til allmennaksjeloven 4-10, og den reelle aksjonæren ønsker å delta og delta på generalforsamlingen og stemme for sine aksjer, må den reelle eieren fremvise skriftlig bekreftelse fra forvalteren på at aksjonæren er eiere av aksjene, samt bekreftelse fra aksjonæren på at aksjonæren på at han er reell eier av aksjene. En aksjonær kan ha med en rådgiver og kan gi rådgiveren talerett på generalforsamlingen. En aksjonær har rett til å ha saker behandlet på generalforsamling, som aksjonæren skriftlig har meldt til selskapets styre i god før utsendelse av innkallingen slik at saken kan settes på agendaen, eller, hvis det er mer enn tre uker igjen til generalforsamlingen, i god nok tid til at ny innkalling kan sendes til aksjonærene. Som et utgangspunkt kan saker ikke behandles på generalforsamlingen hvis saken ikke står på agendaen. Videre kan en aksjonær kreve at styremedlemmer og daglig leder skaffer til veie all tilgjenglig informasjon som regulert i allmennaksjeloven Aksjonærer har rett til å foreslå vedtak i de saker generalforsamlingen skal behandle slik det fremgår av dagsorden. Forslag til kandidater til styret og/eller valgkomiteen kan fremmes på generalforsamlingen og trenger ikke å ha blitt fremmet på forhånd. Deltakelse Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamling oppfordres til å fylle inn og returnere det vedlagte skjema for deltakelse til Eidsiva Rederi ASA innen 28. juni 2010 klokken 15:00 CET. Skjema for deltakelse bør også medbringes til APPENDIX 1: SHAREHOLDERS' RIGHTS, PARTICIPATION AND PROXIES Shareholders' rights The share capital of the company consists of shares, each with the nominal value of NOK 5. Each share entitles the holder to one vote at the general meeting. If shares are registered in the name of a nominee in the VPS register, cf. the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 4-10, and the beneficial shareholder wants to attend the general meeting and vote for his shares, the beneficial shareholder must submit written statements from the nominee confirming that the shareholder is the beneficial owner of the shares, and from the shareholder stating that he is the beneficial owner of the shares. A shareholder may be assisted by an advisor and may give the advisor the right to speak at a general meeting. A shareholder has the right to have matters dealt with by the general meeting which he or she reports in writing to the board of directors well in advance of the dispatch of the notice so that the issue may be included in the agenda, or if there are at least three weeks left before the date of the general meeting, so that a new notice can be dispatched. As a general principle, matters which are not included in the agenda may not be dealt with at the meeting. Furthermore, a shareholder may require directors and general manager to furnish all available information as further stated in the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section Shareholders are entitled to propose resolutions in those matters the general meeting shall consider in accordance with its agenda. Candidates for election to the Board of Directors and/or the Nomination Committee may be nominated during the general meeting and do not have to be nominated in advance. Participation Shareholders who would like to attend the general meeting are requested to fill in and return the attached notice of attendance to Eidsiva Rederi ASA within 28 June 2010 at 15:00 CET. The notice of attendance should also be brought to the general meeting.

4 4/11 generalforsamlingen. Fullmakt Dersom en aksjonær er forhindret fra å delta på generalforsamlingen personlig, kan aksjonæren oppnevne en fullmektig til å stemme på aksjonærens vegne på generalforsamlingen. Fullmaktsskjema må senest sendes til Eidsiva Rederi ASA innen 28. juni 2010 klokken 15:00 CET. Det originale fullmaktsskjema må også medbringes til generalforsamlingen. Hvis ønskelig, kan fullmakt gis til styrets leder Jørgen G. Heje. Aksjonæren kan i fullmakten gi instruksjoner på hvordan fullmektigen skal stemme under de forskjellige punkter på agendaen. En fullmakt gitt uten at fullmektigen er navngitt vil bli regnet som avgitt til styrets representant eller til den personen utnevnt av denne. En fullmakt gitt til styrets representant kan sees bort fra dersom den er mottatt etter 28. juni 2010 klokken 15:00 CET. Kopi av gyldig legitimasjon for både aksjonæren og fullmektigen må vedlegges fullmaktsskjemaet, samt firmaattest hvis aksjonæren er et selskap. Skjema for deltakelse og fullmaktsskjema er vedlagt denne innkallingen. Proxy If a shareholder is unable to attend the general meeting in person, a appointed proxy may vote on the shareholders behalf according to a proxy given by the shareholder. The proxy form must be sent to Eidsiva Rederi ASA within 28 June 2010 at 15:00 CET. Proxy forms in original must also be brought to the general meeting. If so desired, proxies may be given to the chairman of the board of directors, Jørgen G. Heje. The shareholder may state on the proxy form how he wishes to vote under the different items on the agenda. A proxy that is given without naming the proxy holder will be regarded as given to the representative of the board of directors or a person designated by him to represent the shareholder as proxy. A proxy to the representative of the board of directors may be disregarded if received by the company after 28 June 2010 at 15:00 CET. Copies of identification documentation related to both the shareholder and the proxy, and company certificate if the shareholder is a company, must be attached to the proxy form. Attendance- and proxy forms are enclosed hereto.

5 5/11 APPENDIX 2 / VEDLEGG 2 NOTIFICE OF ATTENDANCE This form must be returned to Eidsiva Rederi ASA no later than 28 June 2010 at 15:00 CET. Address: Haakon VII's g 1, 0161, Oslo. Telefax: , erik.ronning@eidsiva.no The undersigned will participate in the general meeting of Eidsiva Rederi ASA on 29 June and vote for: number number number own shares shares pursuant to proxy/proxies (enclosed) shares in total Place and date Signature (to be repeated in block letters) DELTAKERSKJEMA Dette skjema må returneres til Eidsiva Rederi ASA senest 28. juni 2010 klokken 15:00 CET. Addresse: Haakon VII's g 1, 0161, Oslo. Telefax: E-post: erik.ronning@eidsiva.no Undertegnede vil møte på generalforsamlingen i Eidsiva Rederi ASA den 29. juni 2010 og stemme for: antall antall antall egne aksjer Aksjer i henhold til fullmakt/fullmakter (vedlagt) Aksjer totalt Sted og dato Signatur (gjenta med blokkbokstaver)

6 6/11 APPENDIX 3: PROXY FORM Shareholders who are unable to attend the general meeting may issue a proxy to someone who can participate. This proxy must be returned to Eidsiva Rederi ASA no later than 28 June 2010 at CET. Address: Haakon VII's g 1, 0161, Oslo. Telefax: erik.ronning@eidsiva.no The undersigned shareholder in Eidsiva Rederi ASA hereby authorises the following to participate and vote in the general meeting of Eidsiva Rederi ASA on 29 June 2010: Name and birth date of proxy holder in block letters. for my/our. shares number Indicate how you wish the proxy to vote by placing an x in the form below: Proposed resolutions in accordance with the notice of general meeting: For Against Item 4 - Annual accounts and annual report for 2009 Item 5 Remuneration for the board of directors Item 6 Remuneration of the company's auditor Item 7 The board's statement on remuneration to the management Item 8 Election of board members Item 9 Authorisation to the board to purchase own shares Item 10 Authorisation to the board to increase the share capital Place and date Signature If the proxy is given in accordance with signatory power in a company, the company certificate must be enclosed.

7 7/11 VEDLEGG 3: FULLMAKTSSKJEMA Aksjonærer som er forhindret fra å delta kan avgi fullmakt til å møte og stemme på generalforsamlingen på deres vegne. Denne fullmakt må returneres til Eidsiva Rederi ASA senest 28. juni 2010 klokken CET. Addresse: Haakon VII's g 1, 0161, Oslo. Telefax: E-post: erik.ronning@eidsiva.no Undertegnede aksjonær i Eidsiva Rederi ASA gir herved fullmakt til følgende fullmektig til å delta og stemme på generalforsamling i Eidsiva Rederi ASA den 29. juni 2010: Navn og fødselsdato på fullmektig i blokkbokstaver For mine/våre. aksjer antall Indiker hvordan du ønsker fullmektigen skal stemme i skjemaet under: Foreslåtte vedtak på dagsorden på selskapets generalforsamling For Mot Sak 4 Årsregnskap og årsrapport for 2009 Sak 5 Styregodtgjørelse Sak 6 Godtgjørelse til revisor Sak 7 Styrets redegjørelse for lederlønninger Sak 8 Valg av styremedlemmer Sak 9 Fullmakt til styret til å kjøpe egne aksjer Sak 10 Fullmakt til styret til å øke aksjekapitalen Sted og dato Signatur Dersom fullmakten gis av signaturberettiget hos en juridisk person, må firmaattest for enheten legges ved..

8 8/11 VEDLEGG 5: STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK UNDER PUNKT 4 TIL OG MED PUNKT 8 PÅ DAGSORDEN APPENDIX 5: PROPOSED RESOLUTIONS FOR ITEMS 4 THROUGH 8 ON THE AGENDA SAK 4: ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2009 ITEM 4: ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR 2009 Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Årsregnskapet og årsrapporten godkjennes. Underskuddet på NOK dekkes av selskapets egenkapital." The Board proposes that the general meeting passes the following resolution: "The annual accounts and the annual report are approved. The deficit of NOK is covered by the company's equity." SAK 5: GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER ITEM 5: REMUNERATION FOR THE BOARD OF DIRECTORS Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Styrets leder mottar godtgjørelse på NOK for Styrets medlemmer mottar hver en godtgjørelse på NOK for 2009 ". The Board proposes that the general meeting passes the following resolution: "The chairman of the board shall receive NOK in remuneration for The members of the board shall each receive NOK in remuneration for 2009." SAK 6: GODTGJØRELSE TIL SELSKAPETS REVISOR ITEM 6: REMUNERATION FOR THE COMPANY'S AUDITORS Selskapets revisor har presentert en faktura på NOK til selskapet, hvorav NOK utgjør godtgjørelse for andre tjenester enn revisjon. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Godtgjørelsen til selskapets revisor på NOK 620,000 godkjennes." The auditor has presented the company of an invoice of NOK of which NOK is for nonaudit services. The Board proposes that the general meeting passes the following resolution: "The auditor's remuneration of NOK 620,000 is approved." SAK 7: STYRETS REDEGJØRELSE OM GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE ITEM 7: THE BOARD'S STATEMENT ON REMUNERATION TO THE MANAGEMENT Styret viser til redegjørelsen i note 10 i årsregnskapet. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The board refers to the statement included in Note 10 to the annual accounts. The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

9 9/11 "Styrets redegjørelse for retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse til selskapets ledende ansatte for 2010 godkjennes. Generalforsamlingen godkjenner med bindende virkning styrets retningslinjer i relasjon til bruken av opsjoner og andre aksjebaserte insentiver overfor selskapets ledende ansatte." "The Board s statement on guidelines for remuneration of senior management for 2010 is approved. The General Meeting approved with binding effect the guidelines of the Board in respect of use of options and share based incentives towards senior management." SAK 8: VALG AV STYREMEDLEMMER ITEM 8: ELECTION OF BOARD MEMBERS Samtlige styremedlemmer bortsett fra Jørgen G. Heje, ble valgt på selskapets ordinære generalforsamling i 2009 med en funksjonstid på ett år. Styrets formann ble valgt på ekstraordinær generalforsamling 10. november 2009 med en funksjonstid frem til ordinær generalforsamling Dette innebærer at øvrige styremedlemmer er på valg. Styresammensetningen er i dag Jørgen G. Heje (styreleder), Stein Aukner, Nini E. Høegh Nergaard, Thomas Wilhelmsen, Marianne Lie samt varamedlem Bjørn Bergsland. Samtlige styremedlemmer som er på valg foreslås gjenvalgt. All boardmembers except for Jørgen G. Heje, were elected on the annual general meeting in The chairman was elected in an extraordinary general meeting 10 November 2009 functioning until the ordinary general meeting in All other board members are on election. The composition of the board is as follows, Jørgen G. Heje (chairman), Stein Aukner, Nini E. Høegh Nergaard, Thomas Wilhelmsen, Marianne Lie and deputy board member Bjørn Bergsland. All board members on election are suggested reelected. SAK 9: BESLUTNING OM Å GI STYRET FULLMAKT TIL Å KJØPE EGNE AKSJER ITEM 9: RESOLUTION TO AUTHORIZE THE BOARD OF DIRECTORS TO PURCHASE OWN SHARES Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: 1. Selskapets styre gis fullmakt til å kjøpe egne aksjer i selskapet begrenset oppad til en nominell verdi på NOK Prisen per aksje skal tilsvare aksjens omsetningskurs på salgstidspunktet på det markedet hvor selskapets aksjer er notert, men kursen må ikke være høyere enn NOK 50 per aksje eller være lavere enn NOK 3 per aksje. Aksjer som er kjøpt eller solgt i forbindelse med ansattes aksjebaserte insentiver skal ellers bli solgt eller avhendet i overensstemmelse med det som er blitt fastlagt i slike insentiver. Andre aksjer kan kjøpes og selges på det regulerte markedet hvor selskapets aksjer er notert. The board proposes that the general meeting passes the following resolution: 1. The board of directors is authorised purchase shares in the company with up to a nominal value of NOK The price paid shall correspond to the quoted price at the time of sale of the said marketplace, however not be above NOK 50 per share or below NOK 3 per share. Shares purchased or sold in connection with sharebased incentives for the employees of the company shall otherwise be sold or disposed of in accordance with the provisions of such incentive. Other shares shall be purchased or sold on the regulated market which the shares of the company are listed.

10 10/11 3. Fullmakten er gyldig i 18 måneder fra vedtakelsen. Denne fullmakten erstatter tidligere fullmakter til å kjøpe egne aksjer. 4. Fullmakten kan benyttes ved flere anledninger. 3. The authorisation is valid for 18 months from the date of this resolution. This authorisation replaces previous authorisations to purchase own shares. 4. The authorisation can be used on more than one occasion. SAK 10: BESLUTNING OM Å GI STYRET FULLMAKT TIL KAPITALFORHØYELSE ITEM 10: RESOLUTION TO AUTHORIZE THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The board proposes that the general meeting passes the following resolution: 1. Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK ved utstedelse inntil aksjer hver pålydende NOK 5. Fullmakten skall hovedsakelig benyttes til å tilby aksjer til strategiske aksjonærer og industrielle partnere. Tegningskursen skal fastsettes av styret. Angivelsen av aksjekapitalen og antallet aksjer i vedtektene endres tilsvarende når det utstedes aksjer ved bruk av fullmakten. 2. Fullmakten gjelder frem til den enste ordinære generalforsamlingen i 2011, men ikke under noen omstendighet lenger enn til 30. juni Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven skal kunne settes til side. 4. Fullmakten omfatter også kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter, jf allmennaksjeloven Fullmakten kan også benyttes i oppkjøpssituasjoner. 5. Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon etter allmennaksjeloven The board of directors is authorised to increase the share capital by maximum NOK by the issue of maximum shares, each with a par value of NOK 5. The authorisation shall in principle be used to offer shares to offer shares to strategic shareholders and industrial partners. The subscription price shall be determined by the Board. When shares are issued pursuant to this authorisation, the articles of associations shall be amended accordingly. 2. The authorisation is valid until the next annual general meeting in 2011, but in no instance longer than to 30 June The pre-emption rights of the shareholders pursuant to the Public Limited Liability Companies Act may be disregarded. 4. The authorisation includes capital increase in other assets than money and the right to incur particular obligations, cf. the Public Limited Liability Companies Act section The authorisation may be used in take-over situations. 5. The authorisation does not include decision to merge pursuant to the Public Limited Liability Companies Act section 13-5.

11 11/11 6. Denne fullmakten kan benyttes ved flere anledninger. 6. This may be used on more than one occasion. * * * *