Håndbok for Bedriftsansvarlig (BA)

Transkript

1 Håndbok for Bedriftsansvarlig (BA) Håndboken er for deg som har rollen bedriftsansvarlig i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere (AFR). Den skal gi deg en enkel oversikt over dine oppgaver i ordningen. Som BA er du kontaktpunktet mellom egen bedrift og AFR s sekretariat. Sørg for å informere godt i egen finansbedrift om at du er BA, og at alle henvendelser rundt ordningen i første omgang skal gå til deg. Husk og informer dine kandidater om å sette seg godt inn i regelverket for ordningen før de starter på autorisasjonsløpet. Ved spørsmål, henvend deg til post@autorisasjonsordningen.no Se om du finner det du leter etter her, før du kontakter AFR. Innhold 1. Informasjon og dokumenter for bedriftsansvarlige Administrasjon av kandidater Bedriftens ansvar regler og rutiner (gjelder begge prøvene) Kunnskapsprøven... 5 a. Kunnskapsprøven internt:... 5 b. Kunnskapsprøven hos FU: Praktisk prøve... 7 a. Før gjennomføring:... 7 b. Etter gjennomføring: Registrering av yrkesrelevant praksis Register over autoriserte finansielle rådgivere Uthenting av resultat/rapporter Bestilling av diplom og autorisasjonsbevis Melde ut / overta kandidater Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 1

2 Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 2

3 1. Informasjon og dokumenter for bedriftsansvarlige På er det et Ekstranett for BA. Her kan du logge deg inn med tildelt brukernavn og passord. Her finner du nyttig og løpende oppdatert informasjon for deg som er BA, alle dokumenter det vises til i denne håndboken og andre dokumenter og manualer, tilgang til case og dilemmaer for praktisk prøve m.v. Her kan du også melde kandidater inn i ordningen, melde opp til kunnskapsprøven hos Folkeuniversitetet, hente ut rapporter fra avlagte kunnskapsprøver og se karakterboken til hver enkelt kandidat. Du kan også hente frem passordet dersom kandidaten har glemt dette. Det er laget en egen Brukermanual for bedriftsansvarlige som beskriver hvordan systemet fungerer, hvordan registrering skal skje m.v. I denne håndboka får du oversikt over hva systemene skal benyttes til. 2. Administrasjon av kandidater a. Innmelding av kandidater: Når du skal melde inn kandidater i ordningen, går du til funksjonen Ny bruker. Etter at kandidatene er innmeldt, får de tilgang til å bruke kartleggingstesten. Hver kandidat blir tildelt 10 forsøk. NB: Når kandidatene skal ta i bruk kartleggingstesten blir de bedt om og samtykke til behandling av personopplysninger (samtykke til registrering). Her samtykkes det også til offentliggjøring av autoriserte rådgivere i det nasjonale registeret. Dette må de gjøre første gang de skal ta kartleggingstesten. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 3

4 b. Innlogging med brukernavn og passord for kandidater: Husk å sende ut e-post med brukernavn og passord til kandidatene. Følg malen for hvordan e-posten skal se ut. Denne finner du i brukermanualen for bedriftsansvarlige. 3. Bedriftens ansvar regler og rutiner (gjelder begge prøvene) Regelverkets kapittel 3 behandler selve autorisasjonsprøvene. Husk at det er bedriftens ansvar å forberede kandidater og legge til rette for gjennomføring av kunnskapsprøven og den praktiske prøven. Se spesielt: 3 1 om leders ansvar for oppfølging ved ikke bestått og krav til minst 1 måned til neste prøve 3 6 om tilrettelegging ved særskilte behov, og eventuelle avbrudd av eksamen 3 8 om klagebehandling For disse og flere regler er det utarbeidet rutiner for finansbedriftene som finnes på AFRs hjemmesider, under funksjonen Regler og rutiner. Vi minner om at finansbedriften ansvar for å oppbevare dokumentasjon på innvilging av ekstra tid (herunder legeerklæring) og dispensasjoner. Dersom en kandidat av ulike årsaker har fått tildelt ett ekstra forsøk, må du som BA melde i fra om dette til post@autorisasjonsordningen.no. Dette må skje i god tid før prøven skal avvikles, slik at vi kan få lagt til ett ekstra forsøk. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 4

5 4. Kunnskapsprøven Finansbedriftene velger selv om kunnskapsprøven skal gjennomføres bedriftsinternt eller hos Folkeuniversitetets testsentra (FU). a. Kunnskapsprøven internt: Dersom dere skal avvikle kunnskapsprøven internt i finansbedriften, må det oppnevnes en testleder som har det praktiske ansvaret for gjennomføringen. Det vil oftest være behov for eksamensvakter i tillegg for å føre kontroll med kandidatene i henhold til regelverket. Sjekk Regelverkets 3-5 for krav til avvikling av kunnskapsprøven og bruk av testleder. Som BA må du sette deg godt inn i dette. Regelverket finnes på hjemmesiden til AFR. Testleder må meldes inn av AFR etter informasjon fra BA.(Skjema for innmelding/endring av TL finner du på hjemmesiden). For å sikre oss at testleder har satt seg godt inn i alle manualer og dokumenter, slik at man kan løse eventuelle situasjoner som kan oppstå, må testleder bestå en testledertest som gjelder for både kunnskapsprøven og oppdateringsprøven. Når denne er bestått vil vedkommende få tildelt brukernavn og passord som testleder for ordningen. AFR skal informeres om avlegging av kunnskapsprøven internt i finansbedriften. Send en e-post med følgende innhold til post@autorisasjonsordningen.no: Dato for når testen skal avholdes, klokkeslett, kontaktperson og dennes e-post og telefonnummer. Informasjonen benyttes til å planlegge behov for support og eventuelle tilsyn fra AFR. Det er viktig å merke seg at dersom AFR ikke mottar informasjon om avvikling av kunnskapsprøven internt i bedriften, kan ikke AFR ta ansvar for support under prøven. Det er ikke support etter kl Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 5

6 Sørg for at testleder setter seg inn i regelverk og øvrig dokumentasjon for intern avvikling av kunnskapsprøven. All nødvendig dokumentasjon for testledere finnes på AFRs hjemmesider innlogget med testleders brukernavn og passord. Alle kandidater som skal avlegge kunnskapsprøven (enten det er internt eller hos FU), må få tilsendt dokumentet informasjon til kandidat før kunnskapsprøven i god tid før prøven avvikles. Dokumentet ligger på ekstranett til både BA, kandidat og testleder. b. Kunnskapsprøven hos FU: Dersom kunnskapsprøven skal avlegges hos FU kan bedriften beslutte om kandidatene skal melde seg opp til kunnskapsprøven selv, eller om du som BA skal gjøre dette. Påmelding skjer gjennom AFRs påmeldingssystem på ekstranettet. Manualen for påmeldingssystemet finner du på Ekstranettet. I påmeldingssystemet finner du oversikt over tilgjengelige eksamener. Påmeldingen kan slettes inntil 4 uker før eksamensdato, men merk at depositumsavgiften vil bli fakturert så lenge man har meldt seg opp til en eksamen. Påmeldingen gjøres bindende når det er 4 uker igjen til eksamen. Kandidatene kan ikke selv melde seg av eksamen, dette må BA gjøre. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 6

7 5. Praktisk prøve a. Før gjennomføring: Når kunnskapsprøven er bestått, skal kandidaten avlegge praktisk prøve. Praktisk prøve må avlegges senest innen to år etter at kunnskapsprøven er bestått. Første steg her er å få på plass sensor 1 og sensor 2. Vi viser til rammeverket for praktisk prøve og ber om at du som BA setter deg godt inn i dette, herunder kompetansekrav til sensorer og rollefordeling. Rammeverket finner du på AFRs hjemmeside under Praktisk Prøve på oppslagstavlen. Det er utarbeidet en Veiledning til praktisk prøve til bruk for sensor, og tilgjengelig for kandidat. Den finner du også på samme sted. Praktiske prøver skal meldes inn til sekretariatet i forkant: post@autorisasjonsordningen.no med dato for når testen skal avholdes, klokkeslett, kontaktperson og dennes e-post og telefonnummer. Case og etisk dilemma er tilgjengelig på Ekstranettet under Praktisk Prøve på oppslagstavlen. Husk at kandidaten skal få utdelt del 1 av caset en uke før eksamen. Du har også ansvar for å sende både case og dilemma til sensorene. AFR henter inn taushetserklæring fra deg som BA. Det er viktig at det er etablert rutiner i bedriften for taushetsplikt fra sensorer og kandidatenes side rundt innhold i cases, og rutiner for at ikke noe av dette materiellet lagres eller oppbevares tilgjengelig for andre. Ved valg av cases må det tas hensyn til at samme case ikke bør benyttes for kandidater som naturlig har kommunikasjon med hverandre. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 7

8 b. Etter gjennomføring: Når praktisk prøve er gjennomført må du som BA legge inn resultatet (se i manualen). Resultat skal registreres straks selv om prøven ikke er bestått. 6. Registrering av yrkesrelevant praksis Bedriftsansvarlig skal registrere yrkesrelevant praksis for sine Kandidater (se i manualen). En Kandidat må ha ett års yrkesrelevante praksisen før vedkommende er autorisert. BA er ansvarlig for at rett dato legges inn slik at ingen rådgivere kommer i det nasjonale registeret uten å være autorisert. En Kandidat kan altså gjennomføre og bestå Kunnskapsprøven og Praktisk prøve uten å være autorisert. For mer informasjon om hva som er yrkesrelevant praksis, se skrivet Anbefalte retningslinjer: Yrkesrelevant praksis -veiledning og kontroll som ligger på oppslagstavlen til BA under Regler og rutiner. Alle dine Kandidater som er autorisert frem til har fått registrert yrkesrelevant praksis som godkjent. For BA vil datoen for når yrkesrelevant praksis er oppnådd komme frem i portalen, mens i Kandidatbildet vil det bare fremkomme som godkjent: ja eller nei. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 8

9 8. Register over autoriserte finansielle rådgivere For å finne ut om en rådgiver er autorisert kan kunder søke på rådgiverens navn i registret (via hjemmesiden til AFR). AFR må kontaktes dersom rådgiveren har endret navn eller står oppført med feil navn i registeret. Det er kun AFR som kan endre navn på en autorisert rådgiver. Finansbedriften har ansvar for å melde ut kandidater og for å oppdatere informasjon om kandidater i testsystem og portal slik at registeret kun inneholder autoriserte finansielle rådgivere. 9. Uthenting av resultat/rapporter Som BA kan du hente ut resultater for kunnskapsprøven. Oversiktene er nødvendig for planlegging og rapportering i egen finansbedrift. Se BA manualen for fremgangsmåte og bruk. Rapporter i testadmin: En rapport som viser totalt gjennomførte kunnskapsprøver i din finansbedrift ( eksport av resultat ) Uthenting av resultat på kandidaten ( karakterbok ). Rapporter/ opplysninger i portalen: Antall nye registrerte kandidater i perioden Antall kandidater innmeldt i din finansbedrift Antall kandidater som har bestått kunnskapsprøven i din finansbedrift Antall autoriserte rådgivere i din finansbedrift Antall kunnskapsprøver (beståttprosent og score pr emneområde) Antall praktiske prøver (registrerte, bestått/ikke bestått) Akkumulerte tall må man selv beregne basert på sammenlagte månedstall. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 9

10 10. Bestilling av diplom og autorisasjonsbevis Etter at kandidaten har bestått både kunnskapsprøven og praktisk prøve, og har oppfylt kravet om ett års yrkesrelevant praksis, kan du som BA bestille autorisasjonsbevis(kort). Diplom blir sendt ut automatisk når kandidaten er autorisert. For bestilling se rutine i manualen. Diplomer og autorisasjonsbevis sendes ut i midten av hver måned. Det vil si at dere må legge inn bestillinger innen den 31. i hver måned for å få de med på neste forsendelse. Det er du som bedriftsansvarlig som har ansvar for at det ligger inne rett adresse på forsendelsene av autorisasjonsbevis og diplom. I de tilfellene der kandidatene ikke har mottatt autorisasjonsbevis/diplom, må du som BA gå inn og bestille dette på nytt. 11. Melde ut / overta kandidater Ved utmelding av kandidater, som enten har sluttet i din finansbedrift, gått over til en annen stilling i bedriften eller som skal meldes ut av ordningen av ulike årsaker, henvend deg til post@autorisasjonsordningen.no med følgende data: Nåværende finansbedrift Navn på kandidaten Dato for når kandidaten skal meldes ut Årsaken til at kandidaten skal meldes ut Dersom årsaken er ansettelse i annen finansbedrift, er det den nye finansbedriften som skal ha kandidaten inn i sitt register, som må henvende seg til post@autorisasjonsordningen.no og be om å få overført kandidaten til seg og må oppgi følgende data: Nåværende finansbedrift Navn på kandidaten E-postadresse Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 10

11 Dato for når kandidaten skal meldes inn Den nye Finansbedriften vil da få tilgang til Kandidaten og dens tidligere resultater i Portalen (man kan ikke kjøre rapporter over resultat i Testadmin) Dersom kandidaten som er flyttet over fra annen finansbedrift etter 1. januar skal ta oppdateringsprøven samme høst, må bedriftsansvarlig informere AFR om dette i sin e-post slik at vedkommende får tildelt prøven. NB: Dersom du skal flytte kandidater mellom egne avdelinger kan du som bedriftsansvarlig gjøre dette selv. Bedriften må ha etablert rutine for å inndra og makulere kort/autorisasjonsbevis som av en eller annen grunn ikke lenger er gyldige. 12. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Dersom en finansbedrift ønsker å melde seg ut av ordningen må man snarest kontakte sekretariatet. Oppsigelsesfristen vil være 2 måneder fra melding om utmelding er mottatt. Bedriften må varsle sine innmeldte om oppsigelsen og konsekvensene. Samtidig må AFR varsles om hvilken informasjon som er gitt internt og få en oversikt over planlagte aktiviteter og hvordan disse søkes løst (avlyses m.v.). Straks AFR har fått slikt varsel, vil vi på selvstendig grunnlag sende en informasjon til hver rådgiver som er autorisert om at de meldes ut av registeret, fra hvilken dato og konsekvenser av utmeldingen. I tillegg vil finansbedriften motta et følgebrev med retur av tilslutningsavtale. Rådgiverne flyttes over til en gruppe med "utmeldte" og autorisasjonen blir "hvilende" frem til de eventuelt blir innmeldt fra en ny tilsluttet finansbedrift. De vil ikke få tilgang til oppdateringsprøven. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 11

12 Konsekvenser av utmelding: Autoriserte kandidater innmeldt av bedriften er ikke lenger å anse som autoriserte og kan ikke lenger søkes opp i vårt register. o Dette gjelder ansatte i bedriften o Dette gjelder ansatte i tilknyttede agenter der slike finnes Sensorer tilknyttet bedriften kan ikke lenger praktisere som sensorer o Planlagte praktiske prøver må kanselleres Planlagte prøver for kandidater som er i et autorisasjonsløp, må avlyses o Påmeldinger til kunnskapsprøven må strykes (det er 1 måneds påmeldingsfrist til Folkeuniversitets tester) o Påmeldinger til oppdateringsprøven må strykes Alle autorisasjonsbevis må inndras og sendes til AFR for makulering. Håndbok for bedriftsansvarlig Versjon 03/januar Side 12