Registreringsveiledning for LYD i Primus

Transkript

1 Illustrasjon fra Wikimedia Commons. Registreringsveiledning for LYD i Primus

2 Veilederen er utarbeidet av Arbeidsgruppe for registrering, digitalisering og tilgjengeliggjøring i Finnmark. Gruppen består av Gry Andreassen (Varanger museum) Elle Bals(RidduDuottarMuseat), Ingvild Bjørnå Pettersen (Deanu Varjjat Museatsiida), Daniela Kötter (Museene for gjenreisning og kystkultur), Merete Ødegaard (Verdensarvsenter for Bergkunst- Alta Museum) Monica Milch Gebhardt (prosjektleder og samlingsrådgiver i Finnmark). Vadsø,

3 Innhold 1 Medieserver Registrering av ny mediefil Nytt objekt* Opptak* Tittel Kategori Multimedia Opptaksbeskrivelse* Innhold* Sammendrag * Omtalt/avbildede steder* Emneord* Motiv-emneord* Klassifikasjon* Historikk* Hendelser* Juridisk person* Sted* Historikk Gruppering Medier* Referanser Opplysninger Andre opplysninger Andre opplysninger (intern) Rettigheter* Rettighetstype *

4 10.2 Adgangsbegrensning Creative Commons Klausul* Opphavsrett* Administrasjon Identifikasjonsnummer Kan web publiseres Publiseringsnivå Administrative hendelser Endringer Mapper Utstillinger Anonymisert registrering av lyd NB: Punkter med stjerne * MÅ fylles ut/ er obligatorisk 1 Medieserver Det første man må gjøre er å forsikre seg om at KulturIT har satt inn media server for museets primusdatabase. Dette gjøres av administrator for databasen og er blitt gjort for de tre Primus -databasene i Finnmark. Fra og med versjon kan du bruke medieserver for å lagre film og lydfiler. Da lagres alle film- og lydfiler i en sentralisert serverløsning hos KulturIT. Filmog lydfilene blir da tilgjengelig for avspilling i Primus, og hvis posten publiseres blir de tilgjengelige på Digitalt Museum. Film- og lydfilene konverteres til hensiktsmessige avspillingsformater ved opplasting. 2 Registrering av ny mediefil Registreringen av mediefiler gjøres i modulen for Film/Lyd. 4

5 Når du skal registrere film og lyd, går du til menyen registrering og velger Film/Lyd Da vil du få opp denne skjermen. Gå til opptak, Registrer ny. 5

6 2.1 Nytt objekt* Registreringsnivå: Samling: Type opptak: Enkeltobjekt, samling, serie Hvilken avdeling eller museum Lyd eller Film Identifikasjonsnummer: Her kan du skrive inn museumsnummeret manuelt eller bruk «Finn neste» knappen. Det anbefales å gjøre sistnevnte.* *Museene i Finnmark har blitt enige om enhetlig utforming av registreringsnumrene/ identifikasjonsnumrene. Museumsprefiks.M (for mediefil)og 6 sifrer, f.eks. SVD.M Opptak* Under opptaksfanen registreres tittel, type opptak, lengde på opptaket, språk, kategori og opptaksbeskrivelse. Her legges også mediefilen inn (se 3.3 Multimedia). 6

7 3.1 Tittel Her registreres tittelen på lydfilen, språk, status, kommentarer og datering. Det som registreres her er knyttet til lydfilen, eks. dateringen er for opptakstidspunktet på lydfilen. Høyreklikk på tittel og velg Ny. Status- for å fortelle hvor tittelen kommer fra eks. produsentens tittel, forfatterens tittel etc. Kommentarer- om det er noen kommentarer knyttet til tittelen (fritekst). 7

8 Velg språk- velg språket opptaket er gjort på. Datering- dateringen er knyttet til tittelen. Legg inn info om når tittelen er blitt brukt. 3.2 Kategori Legg inn en kategori. Kategorien sier noe om hvilken sjanger/form innholdet på opptaket har. Klikk på pilen til høyre for å velge kategori/sjanger fra nedtrekkslisten. 8

9 Lengde, språk og opptaksbeskrivelse kan man selv fylle ut ved bruk av fritekst. 9

10 3.3 Multimedia Når du har opprettet posten i Primus og ønsker å knytte opp en mediefil går du inn i arkfanen Opptak i Lyd/Film skjermbildet. Høyreklikk i feltet Multimedia og velg Legg til multimediafil, velg så Via nettleseren. Her kan du skrive tittelen på mediefilen din og søke etter filplasseringen på din datamaskin. Ved å trykke på browse vil du kunne lete opp lyd-/film filen i din datamaskin. Det anbefales å lage ny mappe på maskinens skrivebord for filer som skal legges inn i Primus, slik at det er enkelt å finne fram de aktuelle filene. 10

11 I primus må du søke opp din egen maskin, vanligvis er den under C: Her er det laget en egen mappe for filer som skal knyttes til primus. C:/Primus/Open Filen som overføres til primusmappen må være en kopi. Da laster vi opp filen, dette kan ta noen minutter. 11

12 Når du har trykket last opp vil filen overføres til medieserveren hos KulturIT ser det slik ut i Primus. Da Primus ikke vet når overføringen av fila til medieserveren er ferdig må du som bruker sørge for at Primus henter informasjon om status på fila som er overført til medieserveren. Høyreklikk på raden for den sist opplastede mediefilen og velg Oppdatere informasjon fra medieserver. Da vil status på fila oppdateres avhengig av hvor langt mediefilen har kommet i behandlingen på medieserveren. En fil kan ha disse statusene ved behandling på medieserveren: Status Forklaring Under opplasting Filen overføres til mediaserveren I kø Filen er lastet opp, og ligger i kø for konvertering Konverteres Mediaserveren jobber med konvertering til nødvendig formater. Ferdig Filen er ferdig opplastet og ferdig konvertert. Kan spilles av. Det er ikke mulig å publisere bare multimediefilen uten å publisere registreringen. Ved å høyre klikke på multimedia filen får man opp en nedtrekks liste, her kan man spille av filen og hvis man vil publisere lydfilen hakes publiseringen av her. For å publisere registreringen på Digitalt Museum må du også hake av for publisering under fanen «Administrasjon». Om du ikke ønsker å publisere selve multimediefilen, men likevel ønsker å publisere registreringen haker du kun av 12

13 for publisering i fanen «Administrasjon» og dropper å klikke på publisering i Multimedia feltet. 3.4 Opptaksbeskrivelse* Fritekstfelt. Her skrives en kort beskrivelse av situasjonen opptaket er gjort i. For eksempel «Opptaket er gjort hjemme i kjøkkenet til intervjuobjektet. Noe forstyrrende støy fra kjøleskap og kjøkkenklirring.» Legg inn bilde: For å knytte et foto til registreringen klikker du på Opptak i toppmenyen og velger Legg inn bilde. 13

14 Da kommer vinduet Innlegging av bilder i PRIMUS opp. Klikk på Åpne fil knappen. Da kommer Velg bildefil vinduet opp. Velg det bildet du ønsker å bruke og klikk på Open knappen. I dette eksempelet er coveret til filmen scannet og lagt inn som bilde. 14

15 Du kommer nå tilbake til Innlegging av bilder i PRIMUS vinduet. Klikk på Komprimer og lagre knappen og så Lukk knappen når PRIMUS er ferdig med å lagre bildet. Nå er bildet lagt inn i registreringen og vises øverst til høyre i registreringsvinduet. 4 Innhold* Under innhold registreres innholdet i filen 4.1 Sammendrag * Dette er et fritekstfelt. Her skrives det et kort sammendrag av innholdet i opptaket. 15

16 4.2 Omtalt/avbildede steder* Her registreres steder som nevnes i opptaket. OBS! OBS! OBS! Søk først på stedsnavn i stedsregisteret før nytt sted registreres! Registrer/søk etter stedet ved å høyreklikke i dialogboksen, velg deretter Nye. Søk etter det aktuelle stedet, enten ved å skrive stedet direkte inn eller med trunkering % (%stedsnavn%) Finnes ikke stedet, velg Registrer nytt sted. Fyll inn Fylke/kommune, Område (navn på område som går over flere kommuner) Områdepresisering (navn på by eller område innenfor samme kommune) Adresse, Gård og bruksnummer. For å legge til GPS plassering. Trykk Vis i kart. Hvis det er riktig trykker du Hent valgt koordinat. For å kunne lagre stedet må du velge Rollekode til slutt. 16

17 Man må velge rollekode fra nedtrekkslisten før sted kan registreres. 4.3 Emneord* Her velger du alle emneordene som du vil knytte til opptaket. Hva er tema? Hva snakkes om på opptaket? Emneord gir en god innfallsvinkel til søk i samlingen så her anbefales det å være kreativ og å tenke på hvilke søk man ønsker å finne bildet på. Emneordlisten er den samme som du bruker på alle primusregistreringene dine. 4.4 Motiv-emneord* Tidligere brukte emneord velges fra nedtrekksliste i egen dialogboks. Nye ord legges automatisk inn i lista med mindre administrator har sperret for innlegging. Da må man kontakte denne. NB: Hvis du legger inn husk at alle ord, også feilstavede og ord med små bokstaver blir liggende. Dobbeltsjekk derfor at du har stavet riktig, har stor forbokstav, og at det ikke ligger liknende Motiv-emneord i listen allerede som kan brukes. 17

18 Emneord gir en god innfallsvinkel til søk i samlingen. Derfor anbefales det å være kreativ og å tenke på hvilke søk man ønsker å finne bildet på. Viktig å være bevisst forskjellene i nivåer ved tildeling av emneord, slik at emneordene er representative på det aktuelle nivået. Som hovedregel bør emneordene gå fra de generelle på arkiv-/samlingsnivå, mot det mer spesifikke på enkeltobjektnivå. Eksempler på Motiv-emneord: Fiske, Husdyrhold, Førkrigstid, Matauke -Ikke bruk Talvik i emneord men i Stedsregisteret. -Ikke bruk 1934 i emneord men i Historikk. -Unngå ord som kvinner, menn, barn. Tenk søk og tematikk! Hvilke kvinner vil du komme til å lete etter? Hvilke menn? Type barn? Husmødre, Bærplukkere, Fiskere, Håndverkere, Landbruk, Fiske, Spedbarn, Leker, Ungdom, osv 4.5 Klassifikasjon* Klassifikasjon etter angitt klassifikasjonssystem. Museumsenhetene i Finnmark bruker Outline. Opptaket kan ha flere klassifikasjonskoder. Er ikke et mål å tildele så mange koder som mulig, men å tildele koder knyttet til opptakets hovedinnhold/-tema. 18

19 5 Historikk* Denne fanen har feltene Hendelser og Historikk. 5.1 Hendelser* Her legges du inn alle hendelser knyttet til opptaket. For å registrere en ny hendelse høyreklikker du i feltet og velger Ny hendelse. Velg hendelsestype fra nedtrekkslisten. Du kan velge mellom Aksesjon, Annet, Bruk, Eierskap, Fotografering og Produksjon, velg, fyll inn all informasjon du har og klikk «OK». Eksempel: Produksjon, datering: når opptaket er produsert Juridisk person: hvem som er produsent/intervjuer Sted: hvor er det produsert. 5.2 Juridisk person* Registrer personen ved å høyre klikke i dialogboksen, velg ny. 19

20 OBS! OBS! OBS! Søk først på personnavn i personregisteret før ny registreres! Registrer/søk etter personen ved å høyreklikke i dialogboksen til høyre for Navn. Velg deretter nye og søk etter navnet. Du kan skrive inn etternavn eller trunkere på etternavn i boksen Trunkering % (%etternavn%) Finnes ikke personen, velg Registrer ny juridisk person. Ny personregistrering skrives slik: Etternavn, Fornavn Mellomnavn (OBS komma og mellomrom!) Kontaktdetaljer skrives inn i personposten under Sted: Adresse Kommentar: telefon og e-post. Fyll inn alle detaljer om personen yrke, fødested, familie osv. For å kunne lagre personen må du fylle inn Rollekode til slutt. Ved manglende samtykke fra giveren/informanten eller manglende melding til datatilsynet kan lyd -og filmfiler i Primus registreres anonymt. Gå til kapittel Sted* Sted registreres slik at opptaket kan plasseres geografisk. Det er relevant å knytte et stedsnavn til hvor opptaket er gjort og steder intervjuobjektet nevner i opptaket. 20

21 5.4 Historikk Fritekstfelt. Her fyller man inn en sammenhengende beskrivelse av objektets historie. Her skal man presentere en publikumspresentasjon av objektets historie. Bruk skjønn! Eksempel på Historikk: Opptaket ble produsert av historielaget i forbindelse med innsamling av informasjon for bygdebokprosjektet om 2. verdenskrig. 6 Gruppering Når museet ønsker å knytte sammen flere opptak er det mulig å lage grupperinger. Eksempler på gruppering/samling/arkiv av opptak som kan være nyttig å knytte sammen: - Opptak som inngår i en serie - Opptak som museet har fått av en arkivskaper / samler / forsker - Opptak fått av en bedrift / institusjon. 21

22 7 Medier* Ved registrering av opptak skiller man mellom registrering av opptakets innhold og «bærer» for dette innholdet. Opptaket kan eksistere som ulike eksemplarer på ulike medier, som eks. kassett, mp3 fil, wav fil. Et medium er med andre ord en fysisk størrelse, mens innholdet / lyden ikke er fysisk. Denne fanen inneholder feltet Medier. Her legges informasjon om eksemplar av filmen inn. Feltet Medium er et fritekstfelt. I feltet Kopistatus velger du den statusen som passer fra nedtrekkslisten. Løpenummer legges inn automatisk. Når du er ferdig klikker du på haken for å lagre. For å legge til flere eksemplarer av samme lydfil klikker du på + tegnet og legger inn informasjon om det nye eksemplaret på samme måte. For å opprette eksemplarregistreringer av ulike medier av lydfilen, stå i riktig kolonne, klikk på boka øverst til venstre og bekreft opprettelse av ny eksemplarregistrering. Eksemplarregistrering kan brukes til å registrere informasjon om og plassering av det spesifikke eksemplaret. 8 Referanser Referanser som er knyttet til lyd- eller filmfilen registreres. Høyreklikk i Referanse-type feltet for å få opp en nedtrekksliste, velg Arkivreferanse. Tidligere arkivreferanse/aksesjonsnummer registreres her. 22

23 Har filen referanser som er tilgjengelig på nettet kan url fylles ut. 9 Opplysninger Her registreres relevante opplysninger som er knyttet til filen. 23

24 9.1 Andre opplysninger Her skriver du inn relevant informasjon som ikke kommer fram andre steder i registreringen eller som ikke dekkes av de andre feltene. For eksempel spesielle detaljer knyttet til opptaket. 9.2 Andre opplysninger (intern) Informasjon som kan være relevant for de som jobber på museet i forhold til utstillinger, forskning, formidling eller samlingen generelt. Informasjon som kun skal behandles av de ansatte på museet. For eksempel: Forsikringssum, opplysninger knyttet til filmen/familieforhold, osv. NB! Andre opplysninger (intern) publiseres ikke på digitaltmuseum.no. 10 Rettigheter* Rettighetene til filen registreres, høyreklikk velg Ny så får du en nedtrekksliste, hvor du kan velge hvilken type rettigheter museet har til filen Rettighetstype * Velges fra nedtrekkslisten ved å høyreklikke på rettighetsområdet. Her kan du velge mellom Adgangsbegrensning, Creative Commons, klausul eller opphavsrett. Intervju kan legges inn som klausulert hvis klausulert eller med CC-BY hvis de er til fritt bruk. Husk at for å registrere intervju med navn i Primus må man ha godkjenning av datatilsynet, evt kan man registrere intervju anonymt(se kap.12) 24

25 Det er en nedtrekksliste under Rettighet hvor man velger om objektet er falt i det fri, eller om objektet er underlagt opphavsrett. I feltet Juridiske personer registreres hvem som har rett til objektet, museet, privat person eller en annen organisasjon. Rettigheten dateres og grunnlaget for dateringen kan også registreres hvis opplysninger finnes til det feltet Adgangsbegrensning Adgangsbegrensning forhindrer at objektet overføres til Digitalt Museum. Det burde ikke være relevant for museene å begrense tilgangen på opplysningene på objekter som er registrert inn i samlingen. Ved hjelp av nedtrekkslisten finner man flere valg på slik adgangsbegrensning. Det er ikke ønskelig å ha adgangsbegrensning Creative Commons Creative Commons er lisenser utarbeidet for å forvalte rettigheter på digitale filer av verk og bilder som spres på internett. Hensikten er at åndsverk kan deles og bygges videre på, på en lovlig måte. Man setter sammen lisensene ved hjelp av bokstavkodene nedenfor. 25

26 by nd Navngivelse -Dette innebærer at for all bruk er det påbudt at opphavspersonen navngis slik som god skikk tilsier. Dette er forøvrig i samsvar med norsk lov. Ingen bearbeidelse Man kan ikke endre, bearbeide eller bygge videre på dette verket. nc Ikke kommersiell Man kan ikke bruke dette verket til kommersielle formål. sa Del på samme vilkår Dersom man endrer, bearbeider eller bygger videre på dette verket kan man bare spre det nye verket under en lisens identisk med denne. Et eksempel fra et gjenstandsfoto publisert på Digitalt museum: Foto: Dette bildet er lisensiert under en Creative Commons 3.0 lisens LES MER: Klausul* Klausul på objektet forhindrer at det blir overført til Digitalt Museum og er dermed ikke ønskelig. Klausulert materiale kan heller ikke leses av brukere med lesetilgang. I nedtrekksfeltet finnes flere former for rettighet knyttet til en klausul. Det er ønskelig at filmer i samlingen i størst mulig grad ikke er underlagt slike restriksjoner. Hvis opplysninger om filmen skal være klausulert eller er det fra før av, så bør de andre feltene utfylles så fullstendig som mulig slik at museet kan opplyse utførlig om det. Klausul, adgang gis av avbildet person brukes i de tilfeller den avbildede personen vil ha mulighet til å bestemme over bruken av filmen. Dvs at man i forkant av en eventuell bruk av filmen må få en tillatelse til dette av den avbildede personen. Adgang gis av institusjonen brukes i de tilfeller der filmen eller opplysningene knyttet til det er gitt museet i forskningsøyemed. Brukere kun med lesetilgang vil ikke kunne lese den fulle registreringen. 26

27 Adgang gis av produsenten (iht lovverket) Produsenten i henhold til lovverket antas å være den som har skapt verket. I følge definisjonen er produsenten en som fremstiller noe for å få overskudd. I dette tilfellet er produsenten den som har laget filmen, altså filmskaperen. Brukes i de tilfeller filmskaperen vil ha beskjed og mulighet til å godkjenne bruk av filmen. Her bør opphavsrett heller brukes. Adgang gis av selger/giver/deponent som foregående, men da må eventuell giver/selger/deponent ha beskjed og gi sin tillatelse til bruk av film. Sperret pga fysisk tilstand skjørt objekt Taushetsbelagt etter offentlig regelverk opplysninger om helse, religion osv Opphavsrett* Opphavsretten er regulert i Åndsverkloven (Lov om opphavsrett til åndsverk) fra Den som skaper et åndsverk, har opphavsrett til verket. Med åndsverk forstås i denne lov litterære, vitenskapelige eller kunstneriske verk av enhver art og uansett uttrykksmåte og uttrykksform. Deriblant film. Opphavsretten bør ikke forveksles med eiendomsretten. Det er personen som har laget filmen som har opphavsretten med mindre filmen er et bestillingsverk gjort før hvor opphavsretten tilfalt bestiller, eller opphavsretten er overdratt ved avtale. I nedtrekksfeltet finnes to typer rettighet: Opphavsrett Her må det registreres en eller flere juridiske personer. Her er det viktig å se på rekkefølgen som kan endres med et høyreklikk. Rekkefølgen her gir rekkefølgen på Digitalt Museum. Datoene registreres slik: dd.mm.åååå. Gjelder rettigheten fra et bestemt år brukes 1. januar som dato. Bare sikre datoer skal brukes. I dateringsgrunnlag opplyser man i tekstlig form om datoene. For eksempel; tidlig 1800-tallet eller hvorfor datoene ble valgt, altså opphavsrettens grunnlag (for eksempel opphavsmannens dødsår). Opphavsretten varer i opphavsmannens levetid og 70 år etter utløpet av hans dødsår. Når denne vernetid er forbi sier man at opphavsretten har falt i det fri. Falt i det fri denne brukes i de tilfeller man er helt sikker på at opphavsretten er utløpt og verket kun skal forvaltes under ideelle rettigheter. 27

28 Ideelle eller moralske rettigheter omfatter retten til å bli navngitt, retten til respekt for opphavsmannen og verket, for eksempel ved eksemplar av verket og ved formidling. Disse ideelle rettigheter er personlige, kan ikke derfor ikke overdras og er i motsetning til økonomiske rettigheter ikke tidsbegrenset, dvs at de varer uendelig. Når opphavsretten er falt i det fri kan altså filmen brukes forutsatt at opphavsmannen navngis og verkets anseelse og egenart respekteres. LES MER: FOTOJUSS for arkiv, bibliotek og museum #72 På rett hylle med åndsverkloven ABM-skrift #45 11 Administrasjon Under denne fanen registreres administrative opplysninger knyttet til objektet, samt museets egen vurdering og behandling av objektet. Her velger du også ved å hake av Kan web publiseres om du vil publisere registreringen på digitaltmuseum.no Identifikasjonsnummer Museets registreringsnummer gitt ved nyregistrering i Primus. Automatisk. 28

29 11.2 Kan web publiseres Her haker du av hvis du ønsker å publisere registreringen på Digitalt Museum. For at multimediefilen skal bli publisert må du også velge publisering på selve multimediefilen. Se fremgangsmåte under kap 3.Opptak. Når dette er gjort kommer det opp i listen over Administrative hendelser Publiseringsnivå Her velger du mellom Normal og Begrenset fra nedtrekks-listen. Den kan velges etter at web publiseringen er haket av Administrative hendelser I listen finner man en rekke hendelser; Behandling, Forsikring, Katalogisering, Kjøp, Konservering, Montering, Tilstandsvurdering, og Revisjon. Ved å velge en av hendelsene får du opp en ny boks med datering og et fritekstfelt. Her beskriver man denne hendelsen mer utfyllende Endringer Her finnes opplysninger angående registreringen av objektet og eventuelle endringer i denne. Automatisk Mapper Her finnes opplysninger om eventuelle mapper objektet inngår i. Automatisk. 29

30 12 Utstillinger Denne fanen er foreløpig ikke i bruk av Museumsenhetene i Finnmark. Her registreres objektets utstillingshistorie, om objektet har vært brukt i utstillinger. 13 Anonymisert registrering av lyd Det er ikke noen uvanlig situasjon at arkivmateriale/privatarkiv inneholder opptak av lyd, som fortellinger eller gjennomførte intervju. Her må man undersøke hvorvidt det er mulig å skaffe en samtykkeerklæring. Er det ikke mulig å sikre seg samtykke til å lagre personopplysningene i Primus, gitt materialet er bevaringsverdig, bør intervjuene registreres anonymisert. Ved manglende melding til datatilsynet har man ikke lov å registrere personopplysninger i database, derfor anbefaler vi anonym registrering. I slike tilfeller gjør du følgende: Ikke registrer intervjuet i samme aksesjon med gjenstander, bilder osv. som det kan knyttes personopplysninger til. Registrer intervjuet for seg selv. Hvis kobling personnavn-intervju skal være mulig utenfor Primus, lag en nøkkelliste der du tildeler en informantkode til den reelle personen. Lisen må oppbevares klausulert. 30

31 REGISTRER INFORMANTEN SLIK: Etternavn: Informantkode F.eks.: Informant GMH Kjønn: Kvinne/Mann Er et viktig søkekriterium for forsking NB Ikke fyll inn mer personinformasjon! REGISTRER INTERVJUET SLIK: Følg arbeidsgruppens registreringsveileder for lyd men fyll ut KUN FØLGENDE FELT: OPPTAK Tittel uten navn og sted Lengde, Språk, Kategori Evtl. Optaksbeskrivelse f.eks. livsløpsintervju, tidsvitnersfortelling INNHOLD Sammendrag Steder Emneord HISTORIKK Hendelse, Produksjon intervjudato, intervjupartner fra institusjon INFORMANT Her linkes informanten til intervjuet i form av Informantkoden. OPPLYSNINGER Andre opplysninger (intern) gjør oppmerksom på manglende samtykke som grunn for anonymisert registrering. RETTIGHETER Klausulert, adgang gis av institusjonen med kommentar: Adgang gis for forskningsformål og kun ved undertegnelse av taushetserklæring. Ikke bruk opplysninger som gjør at registrering kan knyttes til den konkrete informanten! Ikke kryss av for webpublisering! 31