Plan for overdragelse av. Helsetjenestens driftsorganisasjon. fra. Sykehuset Innlandet HF. til. fremtidig regionalt felleseid

Transkript

1 Plan for overdragelse av Helsetjenestens driftsorganisasjon fra Sykehuset Innlandet HF til fremtidig regionalt felleseid Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn og formålet med fisjonen Organisering av fisjonsprosess Overordnet om øvrige aktørers roller og ansvar relatert til fisjonsprosessen: Hovedpunkter ved fisjonen Teknisk gjennomføring Operasjonelle forhold Overføring av ansatte... 7 Konkret om prosessen videre Overføring av eiendeler, rettigheter og forpliktelser Overføring av avtaler Innkjøpsavtaler (avtaler med leverandør) Andre innkjøpsavtaler (avtaler med leverandør) Kundeavtaler og samarbeidsavtaler Utbetalinger til private selskaper der det ikke er funnet gyldig avtale Andre forhold, utbetalinger i 2012, som må vurderes Ukjente og usikre forpliktelser Økonomiske forhold ved overførselen Skattemessige og regnskapsmessige forhold Utgifter i forbindelse med fisjonen Pensjon Tvister Vedlegg til fisjonsplan... 17

3 1 Innledning Dette dokumentet («fisjonsplanen») er utarbeidet av Sykehuset Innlandet HF (SI HF) i forbindelse med at det skal gjennomføres en overføring av: Overdragende selskap: Overtakende selskap: Sykehuset Innlandet HF Organisasjonsnummer: Forretningskommune: Brumunddal Adresse: Furnesvegen 26, 2380 Brumunddal Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF Organisasjonsnummer: XXX XXX XXX Forretningskommune: Gjøvik Adresse: Hans Mustads gate 31, 2821 Gjøvik Hensikten med fisjonsplanen er å gi eier og styret ved SI HF et beslutningsunderlag i forbindelse med fisjon og virksomhetsoverdragelse og gir bla. en beskrivelse av bakgrunn og formål med fisjonen samt operasjonelle forhold, så som forholdet til ansatte, økonomi, rettigheter og plikter. Fisjonsplanen er å anse som et vedlegg til Avtale om overføring av virksomhet fra Sykehuset Innlandet HF (Org ) til Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF (Org.nr. XXX XXX XXX. Helseforetaksloven har ikke egne regler om fisjon og fusjon. I lovens 50 er omdanning regulert, og det fremgår av denne at bestemmelsen gjelder tilsvarende for overføring av virksomhet mellom helseforetak. Bestemmelsen gir etter sitt innhold regler om privatrettslig kontinuitet (i praksis at en offentlig eller privat kontraktsmotpart må akseptere partsskifte), samt at det er gitt fritak for dokumentavgift og omregistreringsavgift i forbindelse med omdanning. Bestemmelsen inneholder ikke nærmere regler om den tekniske gjennomføringen. Det kreves at det gjennomføres en virksomhetsoverdragelse, i motsetning til overføring av enkelteiendeler. Det legges til grunn at helseforetaksloven 50 kommer til anvendelse på tilsvarende måte ved utfisjonering av HDO fra SI HF med påfølgende overføring til et helseforetak eid av de fire RHF i fellesskap. 1.1 Bakgrunn og formålet med fisjonen I forbindelse med innføringen av Nødnett har det blitt etablert driftsorganisasjoner (xdo) for hver av de tre nødetatene brann, helse og politi. For å ivareta driften av Nødnett i helsesektoren (på tvers av regioner og nivåer) ble Helsetjenestens Driftsorganisasjon (HDO) etablert ved Sykehuset Innlandet HF i I takt med landsomfattende utbygging av Nødnett (Nødnett Trinn 2) er det behov for å sikre HDO gode rammer for videre utvikling i, samt en helhetlig eier- og styringsstruktur på tvers av de regionale helseforetakene. Utskilling av HDO ved SI HF, med påfølgende virksomhetsoverdragelse til et nystiftet felles eid HF, vil sikre regional forankring og et nasjonalt fokus på mottak og drift av Nødnettutstyr. Omdanningen vil være i tråd med de føringer som blant fremkommer i Prop. 100 S ( ) - Fullføring av utbygging og drift av Nødnett i hele Fastlands-Norge, føringer gitt av Helse- og omsorgsdepartementet (HOD), samt i overensstemmelse med HSØ RHF styrevedtak i sak (Etablering av Helsetjenestens driftsorganisasjon for Nødnett HF (HDO) som felleseid RHF-virksomhet)som sier følgende:

4 V E D T A K 1. Styret vedtar at Helse Sør-Øst RHF, i samarbeid med de øvrige regionale helseforetakene, etablerer Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett som en felleseid virksomhet. Virksomheten etableres som et helseforetak. 2. Styret slutter seg til at Helse Sør-Øst RHF skal ha en eierandel på 40 prosent, i samsvar med eierandel i øvrige felleseide virksomheter. 3. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å oppnevne to kandidater fra Helse Sør-Øst til foretaksstyre for Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF. 4. Styret ber også administrerende direktør, i samarbeid med Sykehuset Innlandet HF, legge til rette for at dagens HDO-enhet ved Sykehuset Innlandet HF kan virksomhetsoverdras til et nytt foretak. Administrerende direktør gis fullmakt til å gjennomføre de nødvendige foretaksmøter for å kunne iverksette styrets vedtak. 1.2 Organisering av fisjonsprosess SI HF sitt styre har fullt og helt ansvaret for HDO frem til virksomheten overføres til det nystiftede foretaket, HDO HF, og er ansvarlig for selve fisjonsprosessen. Fisjonen og fusjonen er lagt til to prosjekter som overordnet er organisert slik: Fisjon Fusjon Helse Sør Øst RHF De fire regionale helseforetakene Styret i Sykehuset Innlandet HF Styret i Helsetjenestens Driftsorganisasjon for Nødnett HF Overføringsteam Prosjekt for etablering av HDO HF

5 Internt i fisjonsprosjektet er arbeidet organisert slik: Styret i Sykehuset Innlandet HF Adm. Direktør Morten Lang-Ree Fisjonsplanen er utarbeidet på bakgrunn av utkast fra ekstern rådgiver som SI HF har spesifisert og konkretisert. Prosjektgruppen internt i SI har bestått av følgende personer. Navn Tittel Ansvar Torgeir Strøm Direktør Virksomhetsstyring og økonomi Geir Berg Juridisk rådgiver Jørund Grimstveit Spesialrådgiver Kapittel 2 Nina Lier Økonomisjef Kapittel 3, 5 og 6 Kjersti Sagbakken Controller Kapittel 3, 5 og 6 Karl Løkken Avdelingssjef Innkjøp Kapittel 4 og kontrakt Tor Faukald Innkjøpssjef anskaffelser Kapittel 4 Utkast til tidsplan for arbeidet med fisjonen er slik: Informasjons- og drøftingsmøte med alle foretakstillitsvalgte 14. mars Informasjonsmøte med alle ansatte, dato ikke fastsatt Fisjonsplan legges fram for SI HF styret ultimo mars 2013 Avtale om virksomhetsoverdragelse utarbeides innen 14. april 2013 Behandling av avtale om virksomhetsoverdragelse i SI HF styret ultimo april 2013 Eierbeslutning om virksomhetsoverdragelse i foretaksmøte primo mai 2013 Nytt informasjonsmøte med ansatte primo mai 2013 Oppfølging av reservasjonsretten medio mai 2013 Virksomhetsoverdragelse utføres 1. juni 2013 Allmøte HDO «dag 1» 3. juni Overordnet om øvrige aktørers roller og ansvar relatert til fisjonsprosessen: HSØ RHF: HSØ RHF har et overordnet eieransvar og vil være den part som foretar de formelle og endelige beslutninger mht fisjonen. HSØ RHF vil ikke ha ansvaret for å foreta den konkrete delingen (utarbeidelse av fisjonsplan for SI HF), men vil (via foretaksmøtet for SI HF) ha ansvaret for å godkjenne den endelige delingen. I tillegg vil det være naturlig at RHFet som premissleverandør er rådgiver og sparringspartner ift SI HF underveis i prosessen.

6 Styret i HDO HF: HDO HF vil ikke ha noe ansvar for gjennomføring av fisjonen ved SI HF, men vil være den parten som SI HF involverer og hører i forhold til utarbeidelse av fisjonsplan og kriterier for denne. Inntil de regionale helseforetakene har stiftet HDO som et egent HF vil Prosjekt etablering av HDO HF med styringsgruppe være en viktig og naturlig sparringspartner i tillegg til HSØ RHF. 1.4 Hovedpunkter ved fisjonen I forbindelse med utskilling av HDO fra SI HF til HDO HF må det fattes beslutninger om følgende forhold: 1. Overføring av HDOs eiendeler og forpliktelser fra Sykehuset Innlandet HF til det nye helseforetaket 2. Overføring av personell samt ressursavtaler knyttet til dagens HDO-enhet fra Sykehuset Innlandet HF til det nye selskapet 3. Overføring av relevante avtaler med kunder, leverandører og samarbeidspartnere fra Sykehuset Innlandet til det nye selskapet Foretaksmøtet skal formelt godkjenne styret i SI HF sin beslutning om virksomhetsoverdragelse til HDO HF. Virksomheten overføres til HDO HF med de rettigheter og forpliktelser som knytter seg til denne i henhold til gjeldende rettsregler. 1.5 Teknisk gjennomføring Teknisk må omorganiseringen gjennomføres som en virksomhetsoverdragelse, dvs. at samtlige eiendeler, rettigheter og forpliktelser knyttet til SI HF avdeling HDO fisjoneres ut (skilles ut) og fusjoneres (overføres) samlet og direkte til HDO HF. SI HF balanse blir med dette splittet (fisjonsbalanse). Balanseverdiene pr legges til grunn. Ekstern rådgiver skal foreta en juridisk avklaring vedrørende eventuelle konsekvenser ved at det nye foretaket er mva-pliktig. Materialet er planlagt ferdig innen 15.april Oppgjøret kan antakelig gjøres på to måter; 1. Netto-oppgjør av saldo i fisjonsbalansen. Dette vil i praksis være nettopensjonsforpliktelser, variabel lønn og skyldige feriepenger. Det betyr en netto forpliktelse som SI HF overfører til HDO HF. 2. Separat oppgjør på eiendeler og forpliktelser (SI gjør da opp lån direkte mot HSØ og får betalt for netto eiendeler som hovedsakelig er anleggsmidler fra de ulike eierne i det nye HDO HF). SI HF avventer en avklaring fra HSØ på hvilket alternativ som legges til grunn for oppgjøret.

7 2 Operasjonelle forhold 2.1 Overføring av ansatte For de ansatte ved SI HF, avd. HDO, innebærer utskillelsen av avdelingen en virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljølovens forstand. I korthet innebærer dette at rettigheter og forpliktelser for de ansatte ved SI HF, avd. HDO, skal videreføres i det overtakende foretaket. Alle som på fisjonstidspunktet er ansatt i avd. HDO i SI HF vil bli tilbudt arbeid hos ny arbeidsgiver, ingen vil derfor bli oppsagt som følge av endret organisering. Samlet overføres 38,9 årsverk fra SI HF til HDO HF. Alle arbeidsavtaler pr videreføres. Lønns- og ansettelsesbetingelser, herunder pensjonsordning, blir som før når enheten er virksomhetsoverdratt. Etter arbeidsmiljøloven 16-5 skal det overdragende foretak og det overtakende foretak så tidlig som mulig drøfte overføringen av virksomheten med tillitsvalgte. Det skal gis særlig informasjon om grunnen til overføringen, de rettslige, og økonomiske og sosiale følger overføringen får for arbeidstakerne og om reservasjonsretten og reglene om fortrinnsrett til ny tilsetting i SI HF. Det legges opp til både informasjon og formell drøfting med tillitsvalgte på foretaksnivå og avdelingsnivå. Drøftingen er planlagt i uke 11 og vil bli protokollført. Etter arbeidsmiljøloven 16-6 skal det overdragende og det overtakende foretak så tidlig som mulig også informere de berørte arbeidstakere om virksomhetsoverdragelsen. De ansatte skal gis informasjon om de samme tingene som er nevnt foran, i dette møtet er det naturlig å legge særlig vekt på rettigheter i forbindelse med mulige ønsker om reservasjonsretten. Møtet vil bli planlagt og gjennomført i samarbeid mellom HDO og prosjektansvarlige i SI dato er ikke fastsatt. I tillegg til ovennevnte har de forestående endringene vært tema i flere sammenhenger, det er derfor grunn til å tro at de ansatte allerede har en god del informasjon om saken. Relevante bestemmelser i Helse Sør-Østs 12 prinsipper for medvirkning i omstilling er lagt til grunn så langt i prosessen, og vil også i fortsettelsen bli vektlagt. Konkret om prosessen videre Alle ansatte i avdelingen vil, etter at nødvendige vedtak er fattet, motta et brev med orientering, blant annet om reservasjonsretten i forbindelse med overdragelsen. Det vil fremgå av brevet til den enkelte ansatte at arbeidsforhold overdras fra Sykehuset Innlandet HF til HDO HF med virkning fra I forkant av utsendelsen av brevet vil det bli gjennomført et allmøte med informasjon om vedtakene som er fattet i saken, dette møtet vil også bli referatført. Dato for utsendelse av overføringsbrev er ikke fastsatt, men det vil bli gjort så snart det nødvendige forarbeidet er gjort.

8 3 Overføring av eiendeler, rettigheter og forpliktelser Ved gjennomføring av fisjonen overføres følgende eiendeler/forpliktelser fra SI HF til HDO HF Eiendeler som overføres til HDO HF har en bokført nettoverdi på x ved virksomhetsoverdragelsen med regnskapsmessig effekt fra Med hensyn til nærmere fordeling av eiendeler, rettigheter og forpliktelser vil det bli utarbeidet en fisjonsbalanse. Verdier for de enkelte postene beregnes nærmere overtagelsestidspunktet. Nedenfor følger et foreløpig estimat: Eiendel (+)/Forpliktelse(-) Bokført verdi pr , Kommentar Estimat Anlegg under utførelse 43 mill. Motpost lån HSØ. Netto Pensjonsforpliktelser inkl. AGA -2,9 mill. Estimat pr. mars 2013, ny beregning nærmere overtagelsestidspunkt. Lån HSØ -43 mill. Motpost Anlegg under utførelse Variabel lønn -0,1 mill. Avsetning 15. april-31 mai. Ved differanse mellom avsetning og faktisk påløpte kostnader, gjøres et oppgjør på dette i etterkant. Opptjente feriepenger i år Estimat ikke utarbeidet p.t. Hver ansatt har rett til å få utbetalt feriepenger ved overføring til ny arbeidsgiver. Må avklare om noen ansatte vil benytte seg av det. Gått inn for lik løsning for alle med utbetaling i Opptjente feriepenger i fjor Estimat ikke utarbeidet p.t.

9 4 Overføring av avtaler Det er gjennomført en prosess for å kartlegge alle avtaler dagens HDO-enhet benytter, og hvilke forpliktelser de gir. Innkjøpsavtaler som benyttes av HDO er i all hovedsak inngått av enten SI HF, Helse Sør Øst RHF eller Hinas. Utgangspunktet for kartleggingen har vært gjennomgang av utbetalinger i SI HF i Alle utbetalinger over NOK ,- inkl. mva. inngår i sammenstillingen nedenfor. Listene er gjennomgått og kommentert av HDO. 4.1 Innkjøpsavtaler (avtaler med leverandør) Nasjonale avtaler (HINAS) Leverandør Kategori Underkategori Ca. oms. i 2012 (i 1000 NOK) inkl. mva. Kommentar ATEA AS IKT IT og telefoni TELENOR BEDRIFT AS IKT IT og telefoni 584 TELENOR MOBIL AS IKT IT og telefoni 318 JOBBNORGE.NO Personale HR 136 Rekruttering og annonsering med mer NORDIALOG IKT Telekommunikasjon 114 Mobilt utstyr, bredbånd Vurdering med hensyn til avrop / overføring : HDO HF vil normalt kunne avrope på HINAS avtaler. Formulering i HINAS sine avtaler om at kunde er definert som alle landets regionale helseforetak og underliggende foretak, avdelinger og selskaper, foretak og selskaper eid i fellesskap av regionale foretak åpner opp for att HDO vil kunne benytte disse avtalene i hele kontraktsperioden. Vilkårene for avrop følger forøvrig bestemmelser i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser og vilkår fastsatt i kontraktsvilkårene i den enkelte avtale.

10 Regionale avtaler (Helse Sør-Øst / Sykehuspartner) Leverandør Kategori Underkategori Ca. oms. i 2012 (i 1000 NOK) inkl. mva. ACANDO AS Støttetjenester Konsulenttjenester Kommentar Vil ifølge HDO ikke bli videreført. TERRAMAR AS Støttetjenester Konsulenttjenester AGENDA Støttetjenester Konsulenttjenester Finansiert av Helsedirektoratet fra 2013 SECODE NORGE AS Personale HR Midlertidig personale 744 Vil ifølge HDO ikke bli videreført. STERIA AS Støttetjenester Konsulenttjenester 291 DELOITTE AS Støttetjenester Konsulenttjenester 214 EVRY CONSULTING AS Støttetjenester Konsulenttjenester 200 SYKEHUSPARTNER IKT IT og telefoni 143 Sees i sammenheng med avtale Ergo Group. Field service til helseforetakene i Helse Sør Øst HOUSE OF COFFEE AS Mat og drikke Kaffe 53 VIA TRAVEL NORGE AS Reiser 78 Vurdering med hensyn til avrop / overføring : Der avtalene ovenfor omfatter helseforetak og/eller virksomheter delvis eid av Helse Sør- Øst vil HDO kunne benytte disse avtalene i hele kontraktsperioden. Vilkårene for avrop følger forøvrig bestemmelser i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser og vilkår fastsatt i kontraktsvilkårene i den enkelte avtale. Dersom avtalene er begrenset til heleide og/eller navngitte helseforetak / virksomheter anses avtalene å ikke omfatte HDO. I disse tilfellene vil en, dersom behovet for varer/tjenester er aktuelt etter , måtte etablere midlertidige avtaler basert på avtalene med Helse Sør Øst. Dette vil være en overgangsløsning og varighet på disse avtalene må begrenses og kun gjøres gyldige til man har etablert egne avtaler. Basert på juridiske vurderinger i fisjonsprosessen bør ikke en overgangsløsning (midlertidig avtale) strekke seg over mer enn 12 mnd fra selskapet er formelt etablert.

11 Avtaler i SI HF (som benyttes av HDO i dag) Leverandør Kategori Underkategori Ca. oms. i 2012 (i 1000 NOK) inkl. mva. EVRY AS FDVU Leie eiendom NIRVACO AS IKT IT og telefoni 618 LOCUS AS IKT IT og telefoni 432 NIRVACO AMIS AS IKT IT og telefoni 188 Kommentar Prosess med ny leieavtale pågår 3. parts løsninger for grensesnitt AMKløsninger og nødnett 3. parts løsninger for grensesnitt AMKløsninger og nødnett Sees i sammenheng med Nirvaco AS LOCUS PUBLIC SAFETY AS Prehospitale tjenester Utstyr til ambulansetjensten 152 Sees i sammenheng med Locus AS O MUSTAD & SØN EIENDOM AS FDVU Leie eiendom 54 STYRMAND AS Støttetjenester Konsulenttjenester Benyttes kun av HDO A HAUGSETH CONSULTING Støttetjenester Konsulenttjenester 3561 Benyttes kun av HDO ORBION CONSULTING Støttetjenester Konsulenttjenester 696 Benyttes kun av HDO Vurdering med hensyn til avrop / overføring : HDO HF vil normalt kunne benytte avtaler inngått av SI HF. Vilkårene for avrop og følger forøvrig bestemmelser i Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser og vilkår fastsatt i kontraktsvilkårene i den enkelte avtale. 4.2 Andre innkjøpsavtaler (avtaler med leverandør) Avtaler innen bank, forsikring, pensjon, revisjon, regnskap og økonomi er ikke omtalt ovenfor. HDO HF har opplyst at det foreligger egne prosjekter i samarbeid med Helse Sør Øst RHF, Sykehuspartner og KPMG for å etablere egne avtaler fra Løsning for sak/arkivsystem vil bli to-delt ved at all historikk, arkiv før , vil bli værende igjen i Sykehuset Innlandet HF. Arkivløsning som gjøres gjeldende for virksomheten etter etablering vil bli avrop/bestilling på avtale som HSØ RHF har på regionalt arkivsystem.

12 4.3 Kundeavtaler og samarbeidsavtaler HDO har etablert samarbeidsavtaler med kommuner om Field Service, IKT-tjenester, til AMK-sentraler og kommunal legevakt etc. HDO har etablert samarbeidsavtaler med andre helseforetak om Field Service, IKT-tjenester, til helseforetakene utenfor Helse Sør-Øst. Dette tilsvarer avtalen med Sykehuspartner (omtalt foran) om Field Service til helseforetakene i Helse Sør-Øst. 4.4 Utbetalinger til private selskaper der det ikke er funnet gyldig avtale Oversikt over utbetalinger i 2012 der det ikke er funnet gyldig avtale per dato. Leverandør Kategori Underkategori Ca. oms. i 2012 (i 1000 NOK) inkl. mva. SYMFONI SOFTWARE NORGE AS IKT Software 420 Kommentar Servicedesk, støttesystem. ERGO GROUP AS IKT IT og telefoni 398 Konsulenter, datadrift MALDEN ELECTRONICS LTD Støttetjenester Teknisk og elektrisk utstyr og verktøy 148 Radioutstyr. Avsluttes ifølge HDO RENHOLDSPARTNER ØST AS Støttetjenester Renhold 98 Avsluttet i følge HDO DATAMATIK AS IKT IT og telefoni 64 TELESERVICE AS IKT Telekommunikasjon 57 Kjøp av radioutstyr. Ingen avtale Service og reparasjon av radioutstyr. Ingen avtale 4.5 Andre forhold, utbetalinger i 2012, som må vurderes Leverandør Kategori Underkategori Ca. oms. i 2012 (i 1000 NOK) inkl. mva. DIREKTORATET FOR NØDKOMMUNIKASJON IKT IT og telefoni 3620 SYKEHUSET I VESTFOLD HF Støttetjenester 342 OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF Støttetjenester 216 Kommentar Teknisk ekspertise. Finnes ingen avtale. Innleid personell. Kan avsluttes i følge HDO. Innleid personell. Kan avsluttes i følge HDO.

13 SYKEHUSET ØSTFOLD HF Støttetjenester 162 Personell, opplæring. Kan avsluttes i følge HDO.

14 5 Ukjente og usikre forpliktelser Hvis det viser seg at Sykehuset Innlandet HF på delingstidspunktet hadde forpliktelser knyttet til dagens HDO-enhet som ikke er tatt i betraktning ved fisjonen, skal ansvaret for slike forpliktelser løses gjennom en minnelig ordning.

15 6 Økonomiske forhold ved overførselen 6.1 Skattemessige og regnskapsmessige forhold Dette avhenger hvilket alternativ man velger som oppgjørsform. Se punkt Utgifter i forbindelse med fisjonen Dersom det ikke oppstår ekstraordinære kostnader knyttet til fisjonen, dekkes dette av administrasjonspåslaget til SI, jf egen avtale mellom HSØ og SI. 6.3 Pensjon Det forventes at all historikk vedrørende de ansatte i HDO vil overføres til HDO HF. KLP vil gjøre en beregning av verdi på forpliktelsen som skal trekkes ut fra SI sin balanse og inngå som en del av HDO HF sin åpningsbalanse. Dette gjør at SI ikke løper noen risiko for evt. etterreguleringer, og er i tråd med prinsippet om at HDO sitt regnskap ikke skal ha noen resultatmessig konsekvens i SI.

16 7 Tvister Partene i virksomhetsoverdragelsen skal gjennom forhandlinger søke å nå minnelige løsninger ved eventuelle konflikter som oppstår med grunnlag i eller i tilknytning til denne Fisjonsplanen.

17 8 Vedlegg til fisjonsplan Fisjonsplanen har følgende vedlegg. Vedlegg Organisasjonskart for virksomhet som skal utfisjoneres