PLANLEGGE SALG TIL DET OFFENTLIGE

Transkript

1 PLANLEGGE SALG TIL DET OFFENTLIGE

2 PLANLEGGE Avklare salgsstrategi Organisere salgsapparat Forberede dokumenter

3 AVKLARE SALGSSTRATEGI For å arbeide strategisk smart, bør man lage seg noen klare målsetninger. Hva er det man ønsker ut av det arbeid man legger ned? Strategisk viktighet Lønnsomhet du kan oppnå Sannsynlighet for å vinne Relasjon til oppdragsgiver Relevante referanser Tidspunkt for gjennomføring Tilbudsfrist Tilgjengelighet til ressurser

4 AVKLARE SALGSSTRATEGI - Analyse og undersøkelse av dine potensielle kunder Kartlegging av potensielle kunder Hvem har behov for dine tjenester? Hvilke avtaler har dere innen min bransje i dag? Kan du sende meg en oversikt over når disse avtalene går ut? Når forventer du å starte forberedelsen av ny konkurranse? Har dere noen nye behov innen min bransje det kommende året? Når vil dere i så fall starte arbeidet med å forberede konkurransen? Kan dere arrangere et markedsmøte i forkant av konkurransene?

5 - Dialog mellom oppdragsgiver og leverandør HVORFOR? Gode anskaffelser bygger på samarbeid Vi må gjøre hverandre gode Kan oppdragsgiver egentlig nok om hvordan han burde dekke sitt behov? Hva er kunnskapsoppbygging før en anskaffelse? Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva må utvikles nytt?

6 - Dialog mellom oppdragsgiver og leverandør HVA ER STATUS? Lite dialog Mange oppdragsgivere bruker samme konkurransegrunnlag som sist Konkurransegrunnlagene blir mer og mer detaljerte HVORFOR: For lite tid til dialog Redsel Kultur

7 - Dialog mellom oppdragsgiver og leverandør ULIKE FORMER FOR DIALOG Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Konkurransepreget dialog Plan og design-konkurranse

8 - Dialog mellom oppdragsgiver og leverandør HVA SIER LOVEN? Taushetsplikt Korrupsjon Konkurransevridning

9 ORGANISERE SALGSARBEIDET Egenregi eller samarbeid med andre? Kjernekompetanse Geografi Ressursknapphet

10 ORGANISERE SALGSARBEIDET - Kompetansebehov Har din bedrift god nok kompetanse om tilbudsprosessen? Delta på Difis arrangementer Kurs om LOA/FOA Bransjeforening Seminarer / Erfaring

11 ORGANISERE SALGSARBEIDET - Hvordan finne de rette konkurransene? Doffin/TED Oppdragsgivers nettside Lokale media Kommunikasjon

12 DOFFIN.no - Innlogging Samme innloggingsfelt for alle Glemt passordet? Få nytt her Søk

13 DOFFIN.no - Søke Fra søkesiden fritekst og filtersøk, hjelp på siden

14 DOFFIN.no - Tilpasse søk Relevans Kunngjøringsdato Tilbudsfrist Doffin referansenr Tittel Publisert av Bruk ʺ ʺ Filter Fylker og kommuner Kunngjøringstype Publikasjonstype Kategorier (CPV-koder) Utgåtte kunngjøringer Doffin referansenr Tilbudsfrist fra Tilbudsfrist til Kunngjøringsdato fra Kunngjøringsdato til

15 ORGANISERE SALGSARBEIDET - Etablere tilbudsgruppe Suksesskriterier Eksempel på ansvarsliste: Hvem overvåker markedet? Hvem bestemmer hvilke konkurranser man skal se nærmere på? Hvem har kontakt med oppdragsgiver, stiller spørsmål/får mer informasjon? Hvem leser gjennom og analyserer konkurransen? Hvem gjør nødvendige økonomiske beregninger og beslutter om det skal leveres noe tilbud? Hvem har ansvar for å kontrollere alle deloppgaver og at man holder tidsfristene? Hvem skriver selve tilbudet? Hvem finner og kontrollerer alle nødvendige dokumentasjoner? Hvem kontrollerer tilbudet for feil og mangler før det sendes? Hvem er den overgripende ansvarlige for tilbudet og kontrollerer at alle oppgaver er fordelt, fristene blir overholdt mv.? Er tilbudsbrev signert og lagt ved i tilbudet? Er liste over foretakets viktigste leveranser de siste årene vedlagt? Kundens behov

16 FORBEREDE DOKUMENTER Kvalifikasjonskrav: «Minimumskrav oppdragsgiver stiller til leverandørene Herunder til deres tekniske kvalifikasjoner, finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet«

17 Eksempel på dokumenter Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Etiske krav - egenerklæring Det kreves at leverandøren framlegger egenerklæring HMS egenerklæring i samsvar med konkurransens vedlegg om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Egenerklæring for etterlevelse av etiske krav

18 Eksempel på dokumenter Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Lærlingordning Erklæring fra foretaket om tilknytning til offentlig godkjente lærlingordninger som gjelder ved avtalegjennomføring Organisasjon og ledelse Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene. Soliditet Det kreves at Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som «kredittverdig» (min. A i D&B) Fremlegge kredittvurdering minimum god soliditet (D&B) ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av et godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper.

19 Eksempel på dokumenter Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt HMS Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. Dette gjelder også for underleverandører dersom det benyttes. Erfaring og kompetanse; Det kreves at Leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten. Oversikt over foretakets totale bemanning. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Referanser Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Kvalitetssikringssystem; Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende) Foretakets viktigste offentlige leveranser de siste tre årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Uforutsette endringer; Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings og tilleggsarbeid. Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør.

20 FORBEREDE DOKUMENTER - Eksempel på sjekkliste Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Ja Nei Vedlegg nr. Flik / Mappe Skatteattest for skatt vedlagt? 4 4 Skatteattest for merverdiavgift vedlagt? 5 4 HMS egenerklæring underskrevet og vedlagt? 6 4. Organisatorisk og juridisk Ja Nei Flik / Mappe Firmaattest vedlagt? (ikke eldre enn 1 år) 8 5 Økonomiske/finansielle stilling Ja Nei Flik / Mappe Er det lagt ved kredittrating? 9 5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Ja Nei Flik / Mappe Er det vedlagt oversikt over foretakets totale bemanning? 10 6 Er bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for 11 6 nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget vedlagt? Er foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og 12 6 mottaker dokumentert? Er foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem redegjort? Eventuelt kan kopi av sertifikat utstedet av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon vedlegges. 13 6

21 Oppsummering PAUSE

22 SKRIVE TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

23 SKRIVE TILBUD Før Under Etter Forberede tilbudsskrivning Kvalifikasjonskrav Kontraktskrav Kravspesifikasjon Tildelingskriterier

24 EKSEMPEL - ANSVARSLISTE Hvem leser gjennom og analyserer konkurransen? Hvem har kontakt med oppdragsgiver, stiller spørsmål/får mer informasjon? Hvem gjør nødvendige økonomiske beregninger og beslutter om det skal leveres noe tilbud? Hvem skriver selve tilbudet? Hvem kontrollerer tilbudet for feil og mangler før det sendes? Hvem er den overgripende ansvarlige for tilbudet og kontrollerer at alle oppgaver er fordelt, fristene blir overholdt mv.?

25 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbudet må oppfylle de krav som er satt for at oppdragsgiver skal ha lov til å tillate videre evaluering av tilbudet Kravene er altså - ABSOLUTTE Har du ingen mulighet til å oppfylle de krav som er satt? Hva gjør du? A. Leverer tilbud uansett, med manglende dokumentasjon og venter og ser om jeg vinner. Hvis jeg blir avvis/taper klager jeg! B. Leverer ikke tilbud, i protest! Oppdragsgiver burde vite av jeg ikke kan oppfylle disse kravene C. Gir beskjed til oppdragsgiver og forteller hva problemet er FØR TILBUDSFRIST og håper at oppdragsgiver endrer kravene slik at du kan delta

26 KONKURRANSEDOKUMENTENE - Oppbygning og evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KRAV- SPESIFIKASJON AVVIST GODKJENT

27 KONTRAKTSKRAV Kontrakten gjelder gjennom hele kontrakts-/avtaleperioden. Alle endringer av krav og sanksjoner i kontrakten har en pris Be om endringer i kontraktskrav før tilbudsfrist Husk at opppdragsgiver må kunne evaluere eventuelle forbehold! Husk at endringer etter tilbudsfrist endrer også tilbudet Når er kontraktsendringer VESENTLIGE?

28 KONKURRANSEDOKUMENTENE - Oppbygning og evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KONTRAKTSKRAV Krav til leveransen gjennom hele avtaleperioden Oppdragsgiver undersøker: Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? KRAV- SPESIFIKASJON AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT

29 KRAVSPESIFIKASJON Beskriver minstekrav til hva din leveranse skal oppfylle Bruk god tid til å analysere hva oppdragsgiver faktisk vil ha levert Er det ikke tydelig beskrevet? SPØR! Finner du det reelle behovet og tilbyr en effektiv og økonomisk måte å dekke dette, vil du kunne levere et tilbud som får meget gode karakterer! SUMMING NR 3: 1. Hva mener du om kravspesifikasjon kontra ytelses- og funksjonskrav? 2. Har dere behov for veiledning i hvordan besvare kvalifikasjonskrav? Hvilken type veiledning? 3. Hvilke andre verktøy/eksempler/veiledninger ønsker dere ang kval.krav?

30 Ulike kravspesifikasjoner Detaljspesifikasjon Beskrivelse av hvordan leveransen skal være/utføres Ytelses- og funksjonsbeskrivelser Beskrivelse av hvordan leveransen skal være/utføres

31 Ulike kravspesifikasjoner Ytelses- og funksjonsbeskrivelser Ytelsen er det leveransen skal oppnå Funksjonen beskriver eventuelle karakteristika med ytelsen HVA resultatet skal være, ikke HVORDAN det skal løses Utnytte hverandres spisskompetanse Åpner for Leverandørenes beste løsningsforslag

32 Kombinasjoner av spesifikasjoner Noen absolutte krav; lovkrav, grensesnitt til eksisterende løsninger, miljøkrav Ytelseskrav Ulike kravspesifikasjoner Henvisning til standarder som skal oppfylles

33 Evalueringen av tilbudene er kravene oppfylt? Hvor stor sannsynlighet er det at leverandøren vil kunne levere de ønskede resultater? Viktig for leverandøren å beskrive hvordan de vil kunne nå målsettingen og de ønskede resultater Dokumentere Evaluering av tilbudene

34 KONKURRANSEDOKUMENTENE - Oppbygning og evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KONTRAKTSKRAV Krav til leveransen gjennom hele avtaleperioden Oppdragsgiver undersøker: Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? KRAV- SPESIFIKASJON MINSTEKRAV Krav til leveransen Oppdragsgiver undersøker: Er alle minstekrav oppfylt? Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT TILDELINGSKRITERIER

35 TILDELINGSKRITERIER Laveste pris = Tilbudsdokumentet er ofte en enkel A4-side hvor leverandør Økonomisk skal mest oppgi fordelaktig en totalpris = Vurdering og signere av i tilbudsbrevet. flere ulike kriterier I tillegg kommer dokumentasjon om oppfylte kvalifikasjonskrav. Analysere: Hvor bør du legge det viktigste arbeidet i ditt tilbud? Vise hvorfor din bedrifts unikhet er det beste for oppdragsgiveren Viktig å være konkret og kunne peke direkte til gode løsninger på oppdragsgiverens viktigste behov Studér evalueringsskjeamet nøye, om det ligger vedlagt Lag et selv om det ikke ligger vedlagt Det er i tildelingskriteriene Oppdragsgiver virkelig viser hva vedkommende mener er viktigst for å dekke behovet

36 VURDERE TILBUDSSTRATEGI «Den som har gjort hjemmeleksa vinner!» Skjulte priser reduserer tilliten og øker kontrollen «Det er selvsagt at leverandøren tjener penger»

37 DIALOG UNDER TILBUDSSKRIVNINGEN All kommunikasjon skal være skriftlig! Forhold deg KUN til oppgitt kontaktperson Oppdragsgiver er forpliktet til å svare på spørsmål Husk å alltid sjekke spørsmål og svar i doffin.no når konkurransen er publisert der. Dette er en del av konkurransedokumentene Frister for spørsmål over EØS-terskel: Spørsmål senest 8 dager før tilbudsfrist, Svar senest 6 dager før tilbudsfrist Frister for spørsmål under EØS-terskel: Spørsmål i rimelig tid før tilbudsfrist, Svar i rimelig tid før tilbudsfrist

38 DIALOG UNDER TILBUDSSKRIVNINGEN Det er ikke muligheter for forhandling før (første) tilbudsfrist Men, det er lov til å påpeke feil og uklarheter, dog IKKE foreslå konkrete endringer i kravspesifikasjonen Det er fritt opp til oppdragsgiverne om de tar dine innspill til følge eller ikke Oppdragsgiver kan innkalle til et tilbudsmøte / befaring under konkurranseperioden Anbefaler alle å komme, selv om de ikke har noen spørsmål Send inn dine spørsmål i forkant av møtet for å få de mest utførlige besvarelsene

39 SKRIVE SELVE TILBUDET Suksesskriterier for et godt tilbud: Skriv kort Svar på akkurat hva det spørres om og ikke mer enn det Bruk bilag for mer detaljerte beskrivelser hvis du trenger det Start alltid med å svare konkret på hva det spørres om. Følg opp med eventuelle begrunnelser og bemerkninger etterpå Hvis du har kopiert fra et tidligere tilbud, så husk å kontrollere og justere teksten slik at oppdragsgiver merker at du har besvart på nettopp dette konkurransegrunnlaget

40 HVA SIER DITT TILBUD TIL OPPDRAGSGIVEREN? Tilbudet blir en del av kontrakten Det du har skrevet er bindende Forretningshemmeligheter Sladding eller skrive: «Disse opplysninger må ikke vises andre uten godkjennelse fra tilbyder» Hold deg til oppgaven Oppdragsgiver har retten til å selv velge hvordan tilbudet skal se ut, selv om du ser muligheter for forbedringer

41 ET TILBUD MOTTAKER FORSTÅR Skriv tilbudet slik at det er enkelt å forstå hva du mener Vær konkret! Besvar det som etterspørres! Ikke bruk for mye fremmedord, fagtermer og forkortelser Bruk gjerne eksempler Å levere offentlige tilbud er direktemarkedsføring!

42 LEVERE TILBUDET Utformingskrav Sjekkliste Frister

43 VANLIGE UTFORMINGSKRAV NB! Et eksempel Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen innen tilbudsfrist Tilbudet skal være datert og undertegnet ansvarlig representant for Leverandør Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse. Tydelig merket med «Anskaffelse X» Tilbudet skal leveres i en (1) original papirversjon, inndelt iht beskrevet struktur I tillegg skal det leveres en minnepinne med en (1) digital versjon, inndelt følgende: MS-kompatibel versjon; MS Word/MS Excel format. Denne versjonen skal være sikret mot virus og være komplett. Denne versjonen vil bli benyttet til evalueringsformål. PDF-format; Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / en fil. Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Sladdet versjon; Det skal også legges ved en sladdet versjon i PDF- format som ett dokument / en fil. Det skal leveres en sladdet kopi av tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter.

44 UTFORMINGSKRAV Det er oppdragsgiver som beskriver hvordan tilbudet skal utformes Uansett hva du mener om utformingskravene, må du følge dem! Tenk gjennom hva du regner som bedriftshemmeligheter Ofte skal tilbud leveres i flere eksemplarer les og følg dette!

45 SJEKKLISTE Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Ja Nei Vedlegg nr. Flik / Mappe Skatteattest for skatt vedlagt? 4 4 Skatteattest for merverdiavgift vedlagt? 5 4 HMS egenerklæring underskrevet og vedlagt? 6 4. Organisatorisk og juridisk Ja Nei Flik / Mappe Firmaattest vedlagt? (ikke eldre enn 1 år) 8 5 Økonomiske/finansielle stilling Ja Nei Flik / Mappe Er det lagt ved kredittrating? 9 5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Ja Nei Flik / Mappe Er det vedlagt oversikt over foretakets totale bemanning? 10 6 Er bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for 11 6 nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget vedlagt? Er foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og 12 6 mottaker dokumentert? Er foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem redegjort? Eventuelt kan kopi av sertifikat utstedet av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon vedlegges. 13 6

46 FRISTER Det er tilbyder som er ansvarlig for å levere i tide Det tidspunktet hos oppdragsgiver som gjelder! Be alltid om mottakskvittering

47 Oppsummering PAUSE

48 ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

49 LEVERANSE (ETTER) Implementere Levere og følge opp kontrakt Evaluere og avslutte

50 FORBEREDE ORGANSASJONEN Sjekkliste: Aktiviteter om ditt tilbud vant Lag en felles grensesnittsavtale med all vesentlig informasjon fra kontrakten Finn ut hva som var suksesskriteriene ved vinnertilbudet Gjenbruk gjerne det som var godt med ditt tilbud, men kopier aldri rett av fra en konkurranse til en annen Husk å tilpasse leveransen til tilbudet. Tilbudet er bindende i hele avtaleperioden

51 FORBEREDE ORGANSASJONEN Sjekkliste: Aktiviteter om ditt tilbud ikke vant Innhent tilstrekkelig begrunnelse fra oppdragsgiver Hvorfor tapte din virksomhet? Evaluer hva som kan gjøres bedre neste gang

52 KORT SJEKKLISTE BØR JEG KLAGE? 1. Har oppdragsgiver kunngjort i henhold til kunngjøringsreglene? 2. Kunne alle interesserte tilbydere få levert ut konkurransedokumentene og supplerende opplysninger på samme tid? 3. Fikk alle samme frist for å levere inn tilbudet? 4. Tok oppdragsgiver med et tilbud i evalueringen, selv om det ikke overholdt frister eller ikke oppfylte de absolutte krav i konkurransegrunnlaget? 5. Hadde du mulighet for å finne ut av hvem som hadde levert tilbud i tillegg til deg selv? 6. Ble alle tilbud evaluert på samme måte som beskrevet i konkurransegrunnlaget? 7. Fikk alle lik tilgang til infomasjon i den dialog vedrørende konkurransegrunnlaget og dets innhold? 8. Fikk alle tilfredsstillende informasjon i begrunnelsen av valg av tilbud? 9. Fikk alle potensielle tilbydere like vilkår, eller ble noen diskriminert eller favorisert?

53 KLAGEMULIGHETER Hvis oppdragsgiver ikke har fulgt reglene i LOA/FOA kan du klage For å kunne klage må du ha saklig interesse Hvordan går du frem ved mistanke om regelbrudd? 1. Snakk med oppdragsgiveren 2. Snakk med din bransjeforening 3. Send inn klage til KOFA/domstol

54 ENDRING I KONTRAKTSPERIODEN Kontrakten gjelder gjennom hele kontrakts-/avtaleperioden. Alle endringer av krav og sanksjoner i kontrakten har en pris Hvis du skal be om endringer må dette skje før tilbudsfrist Husk at endringer etter tilbudsfrist endrer også tilbudet Vesentlige endringer er et kontraktsbrudd og gjør kontrakten ugyldig

55 ETABLERE ROLLER OG SAMHANDLINGSRUTINER Godt samarbeid og dialog i hele avtaleperioden Det er nå vi skal bli sterke sammen! Kunden kan bli en bedre kunde som stiller bedre krav og har større kunnskap om mulighetene i markedet Du har samtidig mulighet til å utvikle deg sammen med kunden slik at ditt firma er optimalt posisjonert ved neste konkurranse.

56 IMPLEMENTERING AV AVTALEN Når leveransen har startet, er det enkelt å glemme hva som står i avtalen Steg 1 - Informasjon om avtalen Steg 2 - Implementeringsmøte Steg 3 - Definering av roller Koordinering med evalueringsmal ref. evalueringsmal fra anskaffelser.no

57 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Leveranse Registrere bestilling Levere Sende faktura

58 STATUSMØTER Leverandør bør sikre at det gjennomføres statusmøter Gå gjerne gjennom sentrale deler av evalueringsskjemaet: Har leveransene skjedd på avtalt tid og avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært som beskrevet i avtalen? Er service og oppfølgingsnivået som beskrevet i avtalen? Er fakturering som beskrevet i avtalen? Er e-faktura og e-handel implementert og i drift? Et nært samarbeid med fokus på disse overordnede målsetningene vil samtidig utvikle både kunde og leverandør Informere og avtale: Forventet prisendring Produkt-/ tjenestesamensetning Fremtidige muligheter

59 SLUTTEVALUERING Har avtalen har fungert som forventet? Burde det vært gjort endringer i konkurransegrunnlaget? Er det produkter/tjenester som ikke var dekket inn i konkurransen? Det er opp til oppdragsgiver å bestemme om innspillene dere kommer med skal være med i neste konkurranse

60 AVSLUTTE KONTRAKT Gjennomfør et oppsummeringsmøte før avtalen avsluttes Alle taper på en vanskelig overgang mellom gammel og ny avtale En fornøyd kunde vil innebære en god referanse og det er alltid mulighet for nye konkurranser fra samme kunde En ryddig avslutning er derfor viktig for å bygge bro til neste konkurranse

61 SISTE FILM

62 TAKK FOR OSS Elisabeth Sundholm E-post: Telefon: Tanja Huse-Fagerlie E-post: Telefon: