Prosjektplan. Delprosjekt FUNNKe i UNN Innføring av elektronisk meldingsutveksling til bruk i samhandlingen mellom HF og Pleie- og omsorg i kommunene

Transkript

1 Prosjektplan Delprosjekt FUNNKe i UNN Innføring av elektronisk meldingsutveksling til bruk i samhandlingen mellom HF og Pleie- og omsorg i kommunene Innhold Formål og mål... 2 Bakgrunn... 2 Formål... 2 Mål... 3 Delmål... 3 Omfang og begrensning... 3 Organisering... 4 Tentativ tidsplan... 5 Metode og gjennomføring... 7 Forutsetninger og konsekvenser... 8 Ressursbehov og budsjett... 9 Referanser Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Utskrevet: 30. aug

2 Side 2 av 19 Formål og mål Bakgrunn Universitetssykehuset Nord Norge (UNN) ved Seksjon for Kliniske IKT Systemer (SKIS) har sammen med kommune fra 2008/2009 vært pilot for det nasjonale prosjektet ELIN-k (1). Prosjektets målsetting var å kravspesifisere og å initiere utvikling av nasjonal standard for elektroniske meldingstyper og utarbeide retningslinjer for bruk i kommunikasjon mellom kommunale pleie- og omsorgstjenester (PLO) og deres samarbeidsparter: fastlege (ELIN-k fase 1) sjukehus (ELIN-k fase 2). Prosjektet ELIN-k avslutta i februar 2011 og Kompetansesenteret for IT i Helse- og sosialsektoren (KITH) overtok oppfølgingsansvaret for å ferdigstille løsningen som omfatter 10 Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger). Dips ASA er UNN sin leverandør PLOmeldinger. Fra SKIS har man bidratt med utstrakt testing og tilbakemeldinger i dette utviklingsløpet med bistand fra HN-Ikt; seksjon for Samhandling og Integrasjon (SSI) og seksjon for EPJ/PAS. UNN har siden desember 2010 pilotert 10 meldinger fra 2 poster (Nevrologisk post og Alderspsykiatrisk døgnbehandling) mot alle enheter i PLO. PLO-meldingene er nå godkjent og klar til utbredelse i UNN med 9 meldinger. Nasjonale føringer krever at all kommunikasjon i helsevesenet fortrinnsvis skal være elektronisk (2). Utbredelse av meldingsfunksjonaliteten mellom UNN og kommunene vil være forankret i nasjonal føring samt i prosjekt FUNNKe 1. En Utbredelse har også begrunnelse i pkt 7 i kommende tjenesteavtale nr 5 og 9 med kommunene her i UNN området 2. Målet for FUNNKe delprosjekt er å istandsette Helseforetakene i Helse Nord å samhandle elektronisk med kommunale PLO. Formål Kvalitet, trygghet og respekt UNN skal samhandle elektronisk med PLO-meldinger for å bedre kvaliteten i kommunikasjonen mellom helseforetakene og kommunene. PLO-meldinger bidrar til raskere og mer effektiv avklaring i forhold til utskrivningsklare pasienter, og skaper bedre forutsigbarhet og trygghet både for pasienten, pårørende og for helsepersonellet i helseforetak og kommuner. (3) 1 FUNNKe er et regionalt utviklingsprosjekt som har som ambisjon å utvikle region nord til et utstillingsvindu innen telemedisin og IKT i helsetjenesten. Nasjonalt senter for Samhandling og Telemedisin eier prosjektet. Prosjektet ivaretar nasjonalt utbredelsesprosjekt Meldingsløftet i kommunenen for Helse Nord. Finansiert av HOD. 2 Fra pkt 7 i tjenesteavtale nr 5 for UNN og kommunene: elektronisk meldingsutveksling: Tjenester som sykehuset distribuerer elektronisk, tilbys via Norsk Helsenett. Når elektronisk kommunikasjonsløsning for samhandling mellom kommunen og helseforetaket er innført skal denne benyttes. Der det er utviklet egne fagspesifikke maler for meldingsutveksling skal disse benyttes. Utskrevet: 30. aug

3 Side 3 av 19 Mål Alle døgnsengeposter i UNN skal innen 2012 være i stand til å kommunisere elektronisk med kommunal Pleie- og omsorg om innlagte pasienter i en meldingsflyt som følger lokalt tilpassede nasjonale retningslinjer Delmål SKIS har gitt opplæring til personal i sengepostene ved innføring av elektroniske meldinger Det har blitt utarbeidet opplæringsmateriell til bruk ved innføring av elektroniske meldinger og til bruk ved langsgående opplæring av personal som skal samhandle elektroniske med kommunal Pleie- og omsorg Retningslinjer for bruk av PLO-meldinger i UNN er revidert Prosedyre er utarbeidet som beskriver bruk og håndtering av elektroniske PLOmeldinger i UNN i en avtalt meldingsflyt mellom UNN og kommunale PLO UNN benytter tjenesteadressering ved elektronisk samhandling til PLO når dette blir tilgjengelig i Helse Nord Ansvar for videre opplæring av personalet etter innføring er overført til ledelsen i sengepostene i UNN Omfang og begrensning Innføring av elektronisk kommunikasjonsform vil medføre en vesentlig endring i arbeidspraksis og prege samarbeidsform mellom sjukehuset og kommunen. For sjukehuset vil overgangen til elektronisk meldingsutveksling med kommunen måtte ha forankring på ledelsesnivå i hver enhet som tar det i bruk. Både faglig og administrativ ledelse vil måtte innarbeide og hensynta kommunikasjonsformen i sin arbeidspraksis så vel som sjukepleiere/miljøpersonale, leger og muligens merkantilt personell. Kommunikasjonsløsningen slik den er pr i dag begrenser seg til å støtte elektronisk kommunikasjon mellom sjukehus og kommunal Pleie- og omsorg for innlagte pasienter. Kommunikasjons mellom sjukhus og kommune om polikliniske oppfølginger må gå som i dag. Det er ennå ikke mulig å bruke meldingene i tilknytning til henvisning og epikrise. Antall pasienter i 2011, definert som Utskrivingsklar til kommune, er ca 130. Dette er bare en liten del av de pasienter som man samarbeider med kommunene om. Vi har ingen registreringsparametre for utskrivelse med hjemmetjenester men aner her et stort antall. For 2011 var det registrert ca 2800 pasienter utskrivelser til sykehjem eller liknede fra alle UNN sine lokalisasjoner (Dips rapport D1057). Med den nye samhandlingsreformen som krever at sjukehuset melder om status innen 24 timer for alle pasienter som er innlagt uansett om de har tjenester fra før, om de skal ha utvidede tjenester etter utskrivelsen eller om de skal ha nye tjenester vil få et stort omfang og å kunne melde disse elektronisk vil være effektiviserende ifht tidsbruk sammenliknet med dagens praksis som er telefonkommunikasjon. Utskrevet: 30. aug

4 Side 4 av 19 Utbredelsesprosjektet vil omfatte alle døgnsengeposter i UNN sine lokalisasjoner. En foreløpig opptelling viser at det er til sammen 50 enheter som er aktuelle (vedlegg 1). Noen poster er ennå ikke klart om skal inkluderes og i Narvik skal noen poster sammenslås så til sammen blir det færre. Utbredelsen av elektronisk meldingsutveksling i kommunene vil være styrende for utbredelsen av elektroniske meldinger i UNN. Det medfører at UNN ikke helt kan være sikker på når innføring kan skje i alle postene i UNN. Et adekvat prinsipp for utbredelse i UNN må være at de enheter som skal ta i bruk meldingene i det minste må ha 1 kommune de kan sende elektroniske meldinger til. Vertskommunen til den enkelte lokalisasjon av UNN bør være elektronisk før innføring. Et annet prinsipp er at de enheter man har flest pasienter med behov for kommunale tjenester etter utskriving fra UNN skal innføres med elektronisk meldingsutveksling før enheter som ikke har så mange. Organisering Prosjektet er realiseringen i UNN av FUNNKe sitt delprosjekt for å istandsette HF for elektronisk kommunikasjon med kommunal PLO (3) Prosjekteier: Helse Nord ved FUNNKe organisasjonen i NST UNN Prosjektleder: EPJ-rådgiver Gro Wangensteen SKIS UNN Styringsgruppe for delprosjekt FUNNKe i UNN: SKIS leder (forslag) FUNNKe leder (Forslag) HN-IKT leder (forslag) Representant for klinikk UNN ledelse velger representant Representant for klinikk UNN ledelse velger representant Representant for klinikk UNN ledelse velger representant Mandat for styringsgruppe: Styringsgruppen skal styre prosjektet på det overordnede nivået. Hovedoppgaver er å godkjenne planene for prosjektet, herunder arbeidsfordelingen og ressursbruken. Medlemmene i styringsgruppen skal påse at de enkelte parter lever opp til sine forpliktelser. Den skal påse at ressursavståelsen og beslutningsprosessene skjer som avtalt. Overfor prosjektlederen skal styringsgruppen utøve kvalitetskontroll av planer, framdrift og resultater. Dersom det blir avvik fra planene skal nødvendige tiltak godkjennes. Styringsgruppen må:. Påse at prosjektet blir prioritert på basis av virksomhetens behov hvis det oppstår forhold i linjen som skaper ressursproblemer.. Bidra til å finne løsninger hvis ressurstilgangen svikter. Følge opp at beslutningsprosessene i linjen fungerer som avtalt. Utskrevet: 30. aug

5 Side 5 av 19 Arbeidsgrupper: består av leder og superbrukere fra hver enhet hvor innføringa skal skje grupper Mandat for arbeidsgruppe: Møte med prosjektleder før oppstart Ta i mot opplæring fra prosjektleder i elektronisk meldingsutveksling Planlegge og utføre opplæring i egen post for innføringsperioden og langsgående for nyansatte Evalueringsmøte med prosjektleder og arbeidsgruppe etter innføring med overføring av ansvar Tentativ tidsplan Innføring av elektronisk meldinger i UNN skjer i Se vedlagt milepælsplan tabell 1 og aktivitetsplan (vedlegg 2) samt plan for gjennomføring i enhetene (vedlegg 3) Utskrevet: 30. aug

6 Styringsgr. Arbeidsgrupper i enhetne UNN ledelse Prosjektleder Tabell 1 MILEPÆLANSVARSKART Ansvar Personer / instanser : Prosjektets navn: Delprosjekt FUNNKe i UNN U Utfører arbeidet Elektronisk meldingsutveksling mellom HF og B hovedbeslutning pleie- og omsorg i kommunene. b Delbeslutning a Framdriftsansvar TIDSPLAN / GANT 2012 A Kompetanseoverføring R Må rådspørres I Må informeres r Kan innkalles til diskusjon Ma Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Nr. Milepæler x Når prosjektplanen vedtas i UNN ledelse I I B Ua M1 x Når deltakere til styringsgruppe er avklart I BU a M2 x Når retningslinjer er revidert og publisert i DOCMAP I I UaA M3 x Når prosedyre for elektronisk samhandling mellom UNN og I I UaA M4 kommunal pleie- og omsorgstjeneste er utformet og publisert i DOCMAP x Når opplæringsmateriell er utarbeidet og revidert I I UaA M5 x x x Når alle enheter i UNN Breivika og PSTO postene har I U Ua M6 gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene x x x x Når enhetene Åsgård og Harstad og Narvik har gjennomført I U Ua M7 innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene x x x x Når enhetene i de medisinske og psykiatriske sentrene har I U Ua M8 gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Utskrevet: 30. aug

7 Metode og gjennomføring Bakgrunn for valg av opplæringsmetode Ettersom UNN ikke har noen direkte innvirkning på når kommunene er klare til elektronisk meldingsutveksling vurderes det ikke behov for et storstilt opplæringsprogram. UNN vil ved innføring ikke ha mange kommuner å samhandle elektronisk med. Innføringa skjer ved at prosjektleder lærer opp noen i hver enhet og stiller opplæringsmateriale, retningslinjer og prosedyrer tilgjengelig slik at enhetene langsgående kan lære opp personalet til elektronisk samhandling i tråd med utbredelsen i kommunene. Personell SKIS: prosjektleder Opplæringsmetode og ressurser i enhetene (arbeidsgruppene) 2-3 superbrukere i enhetene får opplæring i meldingsfunksjonaliteten og meldingsflyt (vedlegg 4) av prosjektleder fra SKIS Prosjektleder SKIS tilbyr å holde introduksjonsundervisning i enhetene for alle ansatte. Avtales med enhetene etter det de anser for behovet Arbeidsgruppene lager plan for opplæring i egen enhet SKIS utarbeider og stiller med div materiale for opplæring Superbrukerne gjennomfører opplæring i egen post etter egne planer Ledelsen tar ansvar for å innlemme opplæring i elektronisk meldingsutveksling med PLO på opplæringsplan for nyansatte Tidsbruk for innføring tilpasses den enkelte post og ressursbruken vil være litt opp til hver enhet SKIS følger 1 uke på hver enhet ved oppstartsuke, men forberedelse i lag med arbeidsgruppe skjer noen i forkant. Prosjektleder kan jobbe med flere enheter samtidig. SKIS via prosjektleder må i hele 2012 påregne intensiv langsgående oppfølging/overvåking i forbindelse oppstart på den enkelte enhet og i tiden etter innføringa Informasjonsstrategi i UNN Informasjonsside om prosjektets mål og framdriftsplan på EPJ fanen Intranett Informasjon oversendes enhetene med opplysning av status for elektroniske kommuner Presentasjon av prosjektet i Pingvinen Utskrevet: 30. aug

8 Side 8 av 19 Forutsetninger og konsekvenser ROS analyse meldingsutveksling Gjennomført høsten 2010 i forkant av pilotering desember samme år. Arbeidsgruppen for ROS analyse fant fram til 10 tiltak for å redusere risiko hvorav 7 ble valgt ut til handlingsplanen. De fleste tiltakene er ivaretatt, se vedlegg (5). Unntaket er: Døgnkontinuerlig vakt for EDI (meldingsutveksling) Applikasjonskvitteringsstatus for meldinger der pasienten er utskrevet HN-Ikt har ikke beskrevet drifts- og vedlikeholdsrutiner ifht meldingsutveksling PLO Speiling av systemer De tre første tiltakene er under arbeid og man antar leveranser i løpet av året Det tredje tiltaket som gjenstår er Speiling av systemene er diskutert med Hn-Ikt. Vurderingen er at dette er et tiltak som ikke anses som kostnadseffektivt å gjennomføre. Tiltaket er også avhengighet til døgnvakt for EDI. Gitt at det ikke har vært noe kritiske situasjoner i den tekniske siden av meldingsutvekslinga i piloten vurderes det som relativt risikofritt å starte innføringa sjøl om de to gjenstående tiltakene ennå ikke er på plass. Dette på grunn av at tiltakene er beskrevet eller er i forhandling med sannsynlig positivt resultat innenfor en kort tidshorisont. Kritiske faktorer for gjennomføring av prosjektet Oppsett for tjenestebasert adressering må være testet i UNN og det må være tilgjengelig funksjonalitet for innhenting av tjenesteadresser til Dips rekvirent register via NHN Adresseregister. Se egen sak om fravik fra dette kravet for oppstart vedlagt som egen sak til UNN ledelse. Etablere kontakt med enhetenes ledere for forankring av innføringa og få tildelt ressurspersoner som får frigitt tid til å lære seg elektronisk meldingsutveksling Lederteam på enhetene planlegger drift ifht at personalet må få tid til å ta til seg opplæring og sette meldingsutvekslinga inn i ny arbeidspraksis Personalet vil delta i opplæring og bruke meldingene etter retningslinjer og meldingsflyt som er avtalt mellom HF og kommunene i vårt opptaksområde (OSO). Gjelder pleiepersonell, leger (og kontorpersonal) Ikke alle kommuner kan samhandle elektronisk ennå og det krever at personalet må håndtere manuell og elektronisk kommunikasjon side om side til alle kommuner er på plass Alle personal kan ikke få opplæring samtidig og bruke ferdigheten kontinuerlig. Dette øker risikoen for at man må gjøre flere opplæringssekvenser og har personal som ikke får ferdigheten med elektronisk meldingsutveksling innarbeidet Rask responstid fra kommune og HF på interaktiv kommunikasjon med elektroniske meldinger er avgjørende for å hente ut gevinst på den interaktive meldingsfunksjonaliteten Kommunikasjonspartenes evne til interaktiv kommunikasjon bidrar til om personal kan stole på at meldingene er lest Utskrevet: 30. aug

9 Side 9 av 19 Brukerstøtte hos HN-Ikt må ha tilstrekkelige ressurser til henvendelser som gjelder PLO-meldinger EPJ/PAS hos HN-IKT må ha tilstrekkelige ressurser for oppsett av elementtyper og brukertilganger som skal til for å kunne ta i bruk elektronisk meldingsutveksling Kolliderende prosjekter i UNN kan vanskeliggjøre innføringa av PLO modulen Dersom prosjektet ikke blir gjennomført oppfyller ikke UNN visjonen om å bidra til sikrere kvalitet og effektivitet i kommunikasjonen mellom HF og kommunene rundt felles pasienter Ressursbehov og budsjett Økonomi og avtaler om drift Utstyrskostnader: PLO modulen kjøres gjennom Dips med tilhørende applikasjoner. Alle lisenser og applikasjoner er innkjøpt i løpet av ELIN-k piloten. Driftsavtale med Hn-Ikt avtales via ledelsen i SKIS som innbefatter økonomiske avtaler for oppsett av funksjonaliteten og videre drift og økt behov/støtte fra Brukerstøtte ved produksjonssetting. Reisebudsjett til lokalisasjonene høsten Anslag båtreise 1100 og Harstad 3 døgn overnatting 2000? 3200 Narvik 2 døgn 700 buss og 1000 kr overnatting 1700 Silsand og Finnsnes 1 dag reise 540 båt + taxi? 1000 Storslett og Sonjatun 1 dag reise overnatting? Storsteinnes buss Ca Kostpenger pr døgn 480 x Uforutsette utgifter til forflytning med buss/taxi 2000 = Planlegger å bruke VK til forankringsmøte med ledelse ut til lokalisasjonene? Utskrevet: 30. aug

10 Side 10 av 19 Referanser 1) KITH nettside om ELIN-k: aspx 2) Helsedirektoratet: Samspill Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helseog omsorgssektoren nasjonal_st rategi_for_elektronisk_samhandling_i_helse og_omsorgssektoren_ _ ) Lenke til styresak i Helse Nord om delprosjektet FUNNKe Utskrevet: 30. aug

11 Side 11 av 19 Vedlegg 1 LISTE OVER POSTER TIL UTBREDELSE AV ELEKTRONISKE MELDINGER. DELPROSJEKT FUNNKe i UNN APSYK NEVR MED Alderspsykiatrisk post Nevrologisk post Gastro/nyre/geriat post APTR NETR GNGTR KREFT Kreft post KRTR HLA FRMA ORPL GAKIR AKUTT AKUTT HLA HLA MED MED HØR URKIR Lungemed. post Fys og rehab.med.avd. Ort/plastikkir post Gastrokir. post Observasjonposten Akuttmottaket post Hjerte/lu/karkir post Hjertemed. post Hematol/Endo post Infeksjonsmed post Hud/ØNH/Revma post Uro/Gyn post LUTR BFTR OPTR GKTR OBTR AKTR HKTR HMTR HETR IFTR HØTR UGTR OPAN Intensiv INTR ØYNE Øye/Nevkir. post ØNTR BARN Store barn BATR PSTO Døgnenhet DETR PSTO Akuttpost AKUTR APANT APAST PSTO RUPSY Akuttpost nord Akuttpost sør Rehabilitering Rus- og psykiatriposten AKNTR AKSTR RETR ROPTR SIPSY Sikkerhetspost A SPATR SIPSY Sikkerhetspost B SPBTR APANT APAST Subakuttpost nord Subakuttpost sør SUNTR SUSTR Innført 2010 Innført 2010 Utskrevet: 30. aug

12 Side 12 av 19 RUTSB Færingen FÆRTR RUTSB Avrusing og utredning AUTR RUTSB Restart RESTR Silsand SPHMT Døgnenhet SPH- MT DEMT Storslett SPHNT Døgnenhet SPH-NT DENT Narvik DEOF RUTSB RUTSB PSTO SPHH MED MED FRMA KK AKUTT MED MED Døgnenhet SPH- Ofoten DEOF Narvik Nordlandslinikken Døgnbehandling NKDNA Narvik Nordlandslinikken Avrusning NKANA Døgnenhet Storsteinnes DESTS Harstad Døgnenhet Sør- Troms Områdeger. post Finnsnes Områdeger. post Storslett Fys og rehab.med.avd. Harstad Føde/gyn post Harstad Akuttmottaket post Harstad Medisinsk A post Harstad Medisinsk B post Harstad DEST OGFI OGST FYHA FGHA AKHA MAHA MBHA OPAN Intensiv Harstad INHA GAKIR MED Kirurgisk post Harstad Palliasjonsposten Harstad KIHA PAHA Akuttmottaket post AKUTT Narvik AKNA Felles OPAN Intensiv Narvik? INNA post? KK Gyn post Narvik?? GYNA MED GAKIR Medisinsk post Narvik Kirurgisk post Narvik MENA KINA muligens sammen slås høst 2012 Utskrevet: 30. aug

13 Side 13 av 19 Vedlegg 2 Aktivitetsplan for Prosjekt FUNNKe: Plan for utbredelse i UNN HF Aktiviteter Planlagt gjennomføres Status for gjennomført M1 Når prosjektplanen vedtas i UNN ledelse M2 Når deltakere til styringsgruppe er avklart Utarbeide prosjektplan og sende til seksjonsledelse Uke 8 og , ca 5 dag M3 Når retningslinjer er revidert publisert i DOCMAP Revidere retningslinjer og sende til godkjenning Uke 9 og , ca 1 dag M4 Når prosedyre for elektronisk samhandling mellom UNN og kommunal pleeie- og omsorgstjeneste er utformet og publisert i DOCMAP Lage ferdig prosedyre for hvordan elektronisk meldingsflyt i UNN skal være med kommunene M5 Når opplæringsmateriell er utarbeidet og revidert Uke 9 og , ca 1 dag Revidere brukerveiledning Uke 9 og , ca 1 dag Lage filmsnutter til helsekompetanse. Levende opplæringsmateriale 2012 mars, usikker tidsbruk revidere informasjonsforedrag 2012 mars, ca 1 dag tilrettelegge for div informasjonsmateriell 2012 mars, ca 1 dag M6 Når alle enheter i UNN Breivika og PSTO postene har gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Samtaler med ledelse pr enhet før igangsetting av innføring Opplæring av superbrukerpersonell i enhetene Holde Informasjonsmøte i enhetene før oppstart Enhetene gir tilbake til SKIS sine planer for videre opplæring til sine ansatte og nyansatte M7 Når enhetene Åsgård og Harstad og Narvik har gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Samtaler med ledelse pr enhet før igangsetting av innføring 1 time pr enhet 3-4 timer pr enhet 1-2 møter pr enhet med mulighet for tilpasset innfor møte pr faggruppe hvis ønskelig på evalueringsmøtet 1 time pr enhet Utskrevet: 30. aug

14 Side 14 av 19 Opplæring av superbrukerpersonell i enhetene Holde Informasjonsmøte i enhetene før oppstart Enhetene gir tilbake til SKIS sine planer for videre opplæring til sine ansatte og nyansatte M8 Når enhetene i de medisinske og psykiatriske sentrene har gjennomført innføring og har tatt ansvar for videreføring av kompetanse til elektronisk samhandling med kommunene Samtaler med ledelse pr enhet før igangsetting av innføring Opplæring av superbrukerpersonell i enhetene Holde Informasjonsmøte i enhetene før oppstart Enhetene gir tilbake til SKIS sine planer for videre opplæring til sine ansatte og nyansatte 3-4 timer pr enhet 1-2 møter pr enhet med mulighet for tilpasset innfor møte pr faggruppe hvis ønskelig på evalueringsmøtet 1 time pr enhet 3-4 timer pr enhet 1-2 møter pr enhet med mulighet for tilpasset innfor møte pr faggruppe hvis ønskelig på evalueringsmøtet Aktiviteter prosjektorganisering Ta kontakt med Marit Einejord for hjelp til Uke informasjonsstrategi ta kontakt med alle poster som omfatter innføringsprosjektet Lage plan/rekkefølge for enheter til innføring Uke 8 og Lage oversiktsdokument for hvilke poster som er Uke 8 og kontaktet, navn på ledere og ressurspersoner. Kontaktinformasjon. Dato for opplæring og informasjonsmøter Lage liste over alle PLO arbeidsgrupper i Dips 2012 mars arbeidsflyt Ta kontakt med brukerstøtte HN-IKT for informasjon 2012 mars om innføringsprosjektet og gjenta visning av meldingsmodulen og opplæringsmaterialet Lage tekst til intranettside om prosjektet 2012 mars Skaffe omtale av prosjektet i Pingvinen 2012 mars Planleggingsmøte med HN-Ikt om oppsett av PLO modulen, Brukertilganger osv informasjonsmøte med HN-Ikt brukerstøtte i forkant 2012 mars av oppstart innføringsprosjektet Skrive referater fra forankringsmøter og langsgående i prosjektet evalueringsmøter med hver post aktiviteter arbeidsgrupper Delta på forankringsmøte med SKIS, ca 1 time Utskrevet: 30. aug

15 Side 15 av 19 velge ut superbrukere til opplæring og legge til rette etter avtale for rom med PC tilgang med Dips for undervisning lage liste over ansatte som skal ha brukertilganger for minimum 1 uke før meldingsfunksjonalitet oppstart lage plan for opplæring av meldingsfunksjonalitet for minimum 1 uke før alle ansatte på posten oppstart delta på superbrukeropplæring ca 4 timer med SKIS etter avtale lære opp ansatte i posten å bruke meldingsfunksjonen langsgående etter egne planer Planlegge informasjonsmøte om elektroniske etter avtale meldinger i posten for alle ansatte som SKIS skal holde Stille kontaktperson for oppfølging fra SKIS i etter avtale innføringsperioden Sette opplæring i meldingsfunksjonalitet av nyansatte minimum 1 uke før på opplæringsplan oppstart Innarbeide meldingshåndtering i postens daglige minimum 1 uke før arbeidsrutiner jamf UNN sine retningslinjer. oppstart Stille på oppsummeringsmøte etter innføring, etter avtale overtakelse av ansvar for videreføring Aktiviteter Hn-Ikt Sette opp meldingsfunksjonalitet for hver post som skal innføre elektroniske meldinger Brukerstøtte evnt EPJ/PAS skal delta på informasjonsmøte om elektronisk meldingsutveksling som SKIS skal holde Må beskrive drifts- og vedlikeholdsrutiner ifht PLO meldinger jamfør ROS analyse pkt 4 Utskrevet: 30. aug

16 Vedlegg 3 uke 15 uke 16 uke 17 uke 18 uke 19 uke 20 uke 21 uke 22 uke mai- 29.mai april april april 4.mai mai mai mai juni juni Gastro/nyre/geriat post Lungemed. post Ort/plastikkir post Hjerte/lu/karkir post Hud/ØNH/Revma post Døgnenhet PSTO Øye/Nevkir. post Hematol/Endo post Observasjonposten Kreft post Fys og rehab.med.avd. Gastrokir. post Hjertemed. post Infeksjonsmed post Akuttpost PSTO Uro/Gyn post Store barn Akuttmottaket post Rehabilitering, PSTO uke 36 uke 37 uke 38 uke 39 uke 40 uke 41 uke 42 uke 43 uke sept sept sept sept okt okt okt okt 29.okt-2.nov Akuttpost sør Færingen Akuttpost nord BUPA? Døgnenhet SPH- NT, Storslett Rus- og psykiatriposten Harstad 2-3 med 1kir rehab post. Gyn = 6-7 poster Døgnenhet SPH-MT, Silsand Narvik med isinsk og kir post. Gyn og akuttmottak = 4 poster? Subakuttpost sør Avrusing og utredning Subakuttpost nord Sikkerhetspost A BUPA? Døgnenhet Sør- Troms Områdeger. post Finnsnes Nordlandslinikken Døgnbehandling Områdeger. post Storslett Restart Sikkerhetspost B Nordlandslinikken Avrusning Døgnenhet SPH- Ofoten uke 45 uke 46 uke 47 uke 48 uke 49 uke 50 Utskrevet: 30. aug

17 Vedlegg 4 Kort oversikt over meldingsflyt mellom HF og kommune Kommune PLO Meldingstype Sjukehuset Innlagt pasient Dersom pasienten har kommunale tjenester Dersom pasienten har kommunale tjenester Innleggelsesrapport (bare dersom pas har kommunale tjenester fra før) Til bruk ved interaktiv samhandling rundt pasienten Tidligmelding: Meldingstypen heter Helseopplysning ved Søknad Dialogmeldinger: Forespørsel, Svar på forespørsel, Avvik Helseopplysning ved Søknad Sendes innen 24 timer dersom pasienten trenger kommunale tjenester etter utskrivelse Til bruk ved interaktiv samhandling rundt pasienten Vedlegg til egensøknaden ved behov for nye eller endrede tjenester fra kommunen Melding om Utskrivingsklar pasient Vedlegg til Melding om utskrivingsklar pasient: Helseopplysninger ved søknad Avmelding Utskrivingsklar pasient Melding om Utskrevet pasient (Utskrivingsrapport) ikke i bruk ennå Når ferdigbehandlet og kommunen ikke kan ta i mot pasient Dersom pasienten likevel IKKE er ferdigbehandlet Den dagen pasienten skrives ut av sjukehus Sjukepleieepikrise, og eventuelt Pasientorientering ved Utskrivelse Epikrise Epikrise: Den dagen pasienten skrives ut av sjukehus eller noen tid etter Utskrevet: 30. aug

18 Side 18 av 19 Vedlegg 5 Resultat fra ROS analyse oktober Gruppe besto av Hugo Kolstad (daværende prosjektleder ELIN-k) SKIS UNN Gro Wangensteen (daværende samhanslingskoordinator i ELIN-k) SKIS UNN/ kommune Anne Pauline Anderssen HN-Ikt Per Bruvold Sikkerhetssjef IT/Personvernombud UNN Anbefalinger: Disse ble prioritert av verktøyet etter økonomiske forutsetninger basert på den såkalte nettoeffektiviteten for hvert tiltak. Nettoeffektiviteten tilsvarer den økonomiske nytte tiltaket virker på alle mangler det virker mot gjennom å eliminere eller redusere mangelkostnaden fratrukket tiltakets kostnad. Arbeidsgruppen gjorde senere sin egen prioritering av tiltakene etter en skala på (5) prioriteter som følger: Prioritet 1 Svært viktig tiltak. Skal/bør gjennomføres snarest Prioritet 2 Viktig tiltak. Bør gjennomføres Prioritet 3 Ganske viktig tiltak. Kan gjennomføres senere når økonomien tillater det Prioritet 4 Mindre viktig tiltak Prioritet 5 Uviktig tiltak Tiltakene vises etter arbeidsgruppens prioritering. Priorite Tiltak t 1 Gjennomgang prosedyrer og opplæring 1 Bestille programendring i Dips 1 Bestille funksjonalitet tjenestebasert adressering Total nettoeff. Tiltakskostnad Ansvar for gjennomføring Moderat Ubetydlig Gro Wangensteen Moderat Ubetydlig Gro Wangensteen Ubetydli g Ubetydlig Gro Wangensteen utført Utarbeidet for pilot 2010 og revideres til oppstart utbredelse Bestilt og mottatt funksjonalitet for skille somatikk og psykiatri for innkomne meldinger. Levert fra Dips 2010 Bestilt og levert men ennå ikke mulig å ta i bruk pga tekniske problemer. Utskrevet: 30. aug

19 Side 19 av 19 1 Utvikle og implementere drifts- og vedlikeholdsrutin er 1 Bestille aktiv varsling logistikkmelding utskrevet pasient 2 Etablere 7/24/365 overvåkning av EDI 3 Implementere speiling av systemet Ubetydli g negativ Ubetydli g negativ Moderat negativ Moderat negativ Ubetydlig Ubetydlig Høy Gro Wangensteen Gro Wangensteen Gro Wangensteen Ivaretas av Tjenbarposjektet i Helse Nord Publisert i Docmap under RL 2551 kap 1.1 Rutiner og 1.2 Feil og avvik. Dette er rutiner for brukersiden. HN- Ikt har ansvar for teknisk driftsrutiner. Egne avtaler skrives på ledernivå Leveres i fbm med ny sengepostliste og arbeidsflyt for applikasjonskvitter inger inn til sluttbruker i Dips versjon 7.0. Saken er bestilt men ennå ikke avgjort i Helse Nord Høy HNIKT Doble serversystemer vil være veldig kostbart. Ikke realitetsbehandlet i Hn-Ikt da dette også krever manuell oppfølging som ikke er mulig pga manglende døgnvakt i HN-Ikt Utskrevet: 30. aug