Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: Tidspunkt: 11:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven Wilhelmsen tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Elin Molven Wilhelmsen møter frå sekretariatet, på dette møtet. Arild Legland kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 17/15 PS 18/15 PS 19/15 PS 20/15 PS 21/15 PS 22/15 PS 23/15 PS 24/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Rådmannen orienterer - Korleis samhandlingsreformen i Fusa kommune fungerer Årsrekneskap 2014 for Fusa kommune - Uttale frå kontrollutvalet Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune Konkuranseutsetting av revisjonstenester for Fusa kommune Referatsaker 2015/ / / / /420 RS 19/15 Oversikt over tilsyn i Fusa kommune 2014/163 RS 20/15 Arbeidstilsynet - Tilsyn i Fusa kommune 2015/16 RS 21/15 Fylkesmannen i Hordaland - Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for /160 PS 25/15 Gjennomgang av møteprotokollar - Fusa kommune 2014/161 PS 26/15 Eventuelt Side2

3 PS17/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS18/15Godkjenningavprotokollfråforrigemøte Side3

4 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/16-3 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 19/ Rådmannen orienterer - Korleis samhandlingsreformen i Fusa kommune fungerer Samandrag Samandrag I kontrollutvalet sitt møte den i PS 08/15 vart dette protokollert: Handsaming i møtet: Kontrollutvalet ynskjer ei ny orientering i høve korleis samhandlingsreforma fungerer i kommunen. På bakgrunn av dette vert rådmannen bedt om å gje ei orientering i høve status i møtet den Vedtak i saka var samrøystes. Vedtak: Kontrollutvalet ber rådmannen koma å gje ei orientering korleis samhandlingsreforma fungerer i kommunen, i kontrollutvalet sitt møte den På bakgrunn av dette er rådmannen bedt om å koma i møtet , eller ny dato ved utsetting av møtedato, for å orientera. Forslag til vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Forslag til innstilling/vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side4

5 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side5

6 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 20/ Årsrekneskap 2014 for Fusa kommune - Uttale frå kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal gje uttale til årsrekneskapen, jf. Forskrift om årsrekneskap og årsberetning. Rådmannen si årsmelding skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og årsrekneskapen. Det er så formannskapet som innstiller overfor kommunestyret, i saka om rekneskapen. Kommunestyret skal handsama både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Dette følgjer av kommunelova 48, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10. Drøfting: Årsrekneskapen er lagt fram av rådmannen, og inneheld driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversiktar og noteopplysningar. Grunna svært store utfordringar i høve ferdigstilling av årsrekneskap og årsmelding 2014 i Fusa kommune, måtte kontrollutvalet flytta møtet sitt frå den til , for deretter å bli flytta på nytt til Sekretariatet mottok årsmelding 2014, 2. pinsedag ( ). Årsrekneskap 2014 vart motteken på ettermiddagen den Lovkravet er at årsrekneskapen skal vera klar og årsmeldinga skal vera ferdig Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet ber Fusa kommune om å syta for å halde desse fristane i framtida. På bakgrunn av at årsrekneskap og årsmelding vart levert monaleg seinare enn dei fastsette fristane, klarte heller ikkje Deloitte å levera melding frå revisor innan den fastsette fristen som i lova er sett til Dette vart motteke i sekretariatet Slik sekretariatet oppfattar det skal revisor levera si revisjonsmelding 15.4., sjølv om revisjonen ikkje er ferdig. Når revisjonen er gjort ferdig skal det leverast ny melding frå revisor samstundes som den første vert trekt tilbake. Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet ber Deloitte om å syta for at melding frå revisor for framtida vert levert innan den lovfesta fristen. Utsending av møteinnkalling til kontrollutvalet, skal sendast elektronisk til Fusa kommune straks etter ferdig sakshandsaming i sekretariatet. Etter avtale med rådmannen vert møteinnkallinga sendt elektronisk til kommunen, for deretter å verta trykt opp og kjørt ut direkte i til kontrollutvalet og vararepresentantane. Dette Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side6

7 Side 2/5 er ikkje noko ønska situasjon generelt, men spesielt med tanke på å få ei forsvarleg sakshandsaming av saka, både for revisjonen og sekretariatet, samt kontrollutvalet si moglegheit til å få førebu seg til møtet. Kommunen sin revisor, Deloitte AS, har lagt fram revisjonsmelding. Her er medteke at driftsrekneskapen viser kr ,- til fordeling drift og eit rekneskapsmessig meir forbruk på kr ,-. Når revisor er nøgd med avlegginga av årsrekneskapen i ein kommune er det vanleg at det vert levert ei såkalla normal revisjonsmelding. Dersom revisor ikkje er nøgd med avlegginga av årsrekneskapen er det høve til å gjera avvik frå normal revisjonsmelding. Utforminga av ei revisjonsmelding med avvik kan gjerast på fleire måtar avhengig av kor vesentleg og alvorleg avvik det er snakk om. Dei to minst alvorlege avvika er desse: 1. Presisering: Ei tydeleggjering av høve som allereie er omtala i rekneskapen, men som revisor meiner det er viktig at brukarane av rekneskapen vert gjort merksam på. 2. Atterhald: Dette vert brukt når det er avdekka vesentlege feil i rekneskapen, men der feila likevel ikkje er så vesentlege at heile rekneskapen vert vesentleg feil. I dette tilfellet har Deloitte levert ei revisjonsmelding med både presisering og atterhald. Når det gjeld presisering skriv Deloitte m.a. dette: Under andre tilhøve i melding frå revisor: «I tråd med retningslinjer for betring av sjølvkost for kommunale betalingstenester, skal det utarbeidast sjølvkostkalkylar for dei områder kor sjølvkost er sett som den rettslege ramma for brukarbetalingar. Kommunen har ikkje utarbeidd sjølvkostkalkyler av kostnadane for desse tenesteområda.» «Jamfør rekneskapsforskrifta 20 skal årsrekneskapen vere framlagd innan 15. februar og årsmeldinga innan 31. mars i året etter rekneskapsåret. Vi hadde på desse tidspunkta ikkje motteke rekneskap og årsmelding for Fusa kommune». Under punkt 6 Avslutning i Revisjonsrapport nr. 5: «...mangel på sjølvkostkalkyle medfører presisering i vår fråsegn om årsrekneskapen og for seint avlagt årsrekneskap og årsmelding vil og bli omtala.» Når det gjeld atterhald skriv Deloitte m.a. dette i melding frå revisor: «I tråd med rekneskapsforskrifta om årsrekneskap og årsmelding (for kommuner og fylkeskommuner) 3, skal årsrekneskapen innehalde omtale av vesentlege rekneskapsprinsipp som er nytta, og andre noteopplysningar. Vesentlege rekneskapsprinsipp er ikkje omtalt og andre noteopplysningar er ikkje nøyaktige og fullstendige.» Sekretariatet er overraska over at Fusa kommune heller ikkje i år har klart å få ferdig årsrekneskapen og årsmeldinga, innan dei fristar som er sett, jf presiseringa frå Deloitte over. Konsekvensen er som kjent at kontrollutvalet måtte flytta møtet sitt tre gonger. Dette på tross av at det i 2014 også var store problem med å få ferdig årsrekneskapen og årsmeldinga innan dei fristar som er sett. Slike utsettingar gjer at det vart særs utfordrande å få til ei forsvarleg sakshandsaming før saka kan handsamast i kontrollutvalet, og tidsnok til at den kan rekke møte i formannskapet og i neste omgang kommunestyret. Vi fekk også kopi av revisjonsrapport nr. 5. frå Deloitte AS til kommunen. Denne revisjonsrapporten inngår også som ein del av sakshandsaminga til rekneskapssaka i kontrollutvalet. Revisjonsrapporten beskriv resultatet av ei kartlegging og vurdering av dei viktigaste kontroll- og rekneskapsrutinane i kommunen, for å identifisere kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. På bakgrunn av denne gjennomgangen har Deloitte AS gjeve ein rekke tilrådingar til kommunen på forhold som bør og kan betrast. Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet oppmoder kommunen om å prioritere å sette fokus på desse forbetringsområda. Av rekneskapen for 2014 har sekretariatet merka seg at netto driftsrekneskap er negativt med kr ,-, dvs. netto resultatgrad på -1,85% (Sett opp mot sum driftsinntekter). Gjennomsnitt for alle kommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 1,10% i Side7

8 Side 3/5 Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent fram til 2014 for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Frå 2014 er dette talet ned justert til 1,75%. For Fusa kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste 5 åra: 2010 (-0,62%), 2011 (+0,73 %), 2012 (- 0,90%), 2013 (+1,53%) og 2014 (-1,85%), sjå graf nedanfor. Som vi ser av desse tala har kommunen eit resultat som i 2014 er dårlegare enn tilrådinga frå TBU og under snittet i kommunane. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Driftsresultatet påverkar i stor grad kommune sin handlefridom og evne til å tåle svingingar i økonomien. Fusa kommune, netto resultatgrad Årstall 4,00% Prosent 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% 2,10% 2,00% 0,73% 2,70% 2,30% 1,53% 1,10% -1,00% -0,62% -0,90% -2,00% -1,85% -3,00% Fusa kommune Hele landet TBU Riksrevisjonen la fram Dokument 3:5 ( ) «Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning». Her er det undersøkt samanhengen mellom høg lånegjeld i kommunane, sum driftsinntekter og disposisjonsfond. Riksrevisjonen tilrår at kommunane ikkje bør ha meir enn 75 % av driftsinntektene i lånegjeld. Ved å nytte Riksrevisjonen si tilnærming kjem ein fram til at Fusa kommune har ei lånegjeld tilsvarande 65,18 % av sum driftsinntekter, altså innafor tilrådinga frå Riksrevisjonen. Tilsvarande er disposisjonsfondet på 1,2 % av driftsinntektene. Riksrevisjonen tilrår her minst 5 %. Totalt sett har Fusa kommune tilfredsstillande lånegjeld, men eit driftsresultat godt under det som er tilrådd av TBU for 2014, medan disposisjonsfondet også er lågare enn tilrådd. Sekretariatet merkar seg m.a. følgjande frå rådmannen sin uttale i årsmeldinga: «Kommunereforma sitt mål om færre og større kommunar tilseier at Fusa kommune må vera budd på å bli del av ein større kommune i 2020.» «Før vi kjem så langt må vi gjera dei kloke strategiske og langsiktige vala, med tilhøyrande tiltak for å skaffa oss handlingrom no. Vi må handtera det dilemmaet at dei kloke langsiktige vala gjerne smerta mest i det kortsiktige perspektivet.» «Kommuneorganisasjonen og politisk system må hjelpa kvarandre og leggja til rette for gode endringsprosessar. Gjennom godt samspel kan vi få til det beste for Fusasamfunnet og innbyggjarane.» Side8

9 Side 4/5 Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap og årsmelding frå administrasjonen og revisjonsmeldinga og revisjonsrapport frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga og eventuelle revisjonsrapportar og nummererte brev. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Rådmann har lagt fram ei god årsmelding, som gjev ei god skildring av drifta av kommunen i Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5, som lyder: «I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven om etnisitet, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og diskrimineringsloven om seksuell orientering.» Forhold som gjeld likestilling og etikk synest vera greitt omtala. Det vart i 2013 gjort endringar i kommunelova 48 nr. 5 ved at der er teke inn: «Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll...» I dette ligg det eit krav til å orientera i årsmeldinga om rådmannen sin internkontroll. I årsmeldinga for 2014 er forhold som omhandlar etikk, likestilling og internkontroll greitt omtala. Det vert tilrådd at kontrollutvalet denne gongen innarbeider følgjande i uttalen sin: Rekneskapsmessig meir forbruk Netto driftsresultat Ev. låneopptak og ubundne disposisjonsfond Om disponering av driftsresultatet Talmateriale og uttale frå revisjonsmeldinga og revisjonsrapport. Ev. andre forhold som har betydning Konklusjon: Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalet også i år ber om at rådmannen må syta for at fristar for å leggja fram årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune vert halde i framtida. Sekretariatet meiner at kontrollutvalet bør tilrå at kommunen prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 5. frå Deloitte AS. Utvalet bør vidare be rådmannen kome i møte i kontrollutvalet den og for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve desse forbetringspunkta. Kontrollutvalet sin uttale og revisjonsmeldinga er to sjølvstendige dokument, som følgjer saka vidare via formannskapet til kommunestyret. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber om at rådmannen må syta for at årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber om at Deloitte leverer melding frå revisor innan den fastsette fristen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport nr frå Deloitte. 5. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i møte i utvalet for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 5. frå Deloitte AS. Side9

10 Side 5/5 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Uttale frå kontrollutvalet - Årsrekneskap 2014 for Fusa kommune 2 Revisors beretning 2014 for Fusa kommune 3 Revisjonsrapport 2014, nr. 5. for Fusa kommune Side10

11 FFuussaa kkoommuunnee Sekretariat for kontrollutvalet TIL FUSA KOMMUNE V/ KOMMUNESTYRET. ÅRSREKNESKAPEN 2014 FOR FUSA KOMMUNE, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Kontrollutvalet har i møte handsama Fusa kommune sin årsrekneskap for Representantar frå administrasjonen og ansvarleg revisor var tilstades i møtet og presenterte årsrekneskapen og svarte på spørsmål. Av rekneskapen for 2014 har kontrollutvalet merka seg at netto driftsrekneskap er negativt med kr ,-, dvs. netto resultatgrad på -1,85% (Sett opp mot sum driftsinntekter). Gjennomsnitt for alle kommunane i Noreg (utanom Oslo) ligg ifølgje opplysningar frå SSB på netto resultatgrad på 1,10% i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein frå og med 2014 bør ha netto resultatgrad på 1,75% (tidlegare 3,0%). Riksrevisjonen la fram Dokument 3:5 ( ) «Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning». Her er det undersøkt samanhengen mellom høg lånegjeld i kommunane, sum driftsinntekter og disposisjonsfond. Riksrevisjonen tilrår at kommunane ikkje bør ha meir enn 75 % av driftsinntektene i lånegjeld. Ved å nytte Riksrevisjonen si tilnærming kjem ein fram til at Fusa kommune har ei lånegjeld tilsvarande 65,18 % av sum driftsinntekter, altså innafor tilrådinga frå Riksrevisjonen. Tilsvarande er disposisjonsfondet på 1,2 % av driftsinntektene. Riksrevisjonen tilrår her minst 5 %. Totalt sett har Fusa kommune tilfredsstillande lånegjeld, men eit driftsresultat godt under det som er tilrådd av TBU for 2014, medan disposisjonsfondet også er lågare enn tilrådd. Kontrollutvalet merkar seg m.a. følgjande frå rådmannen sin uttale i årsmeldinga: «Kommunereforma sitt mål om færre og større kommunar tilseier at Fusa kommune må vera budd på å bli del av ein større kommune i 2020.» «Før vi kjem så langt må vi gjera dei kloke strategiske og langsiktige vala, med tilhøyrande tiltak for å skaffa oss handlingrom no. Vi må handtera det dilemmaet at dei kloke langsiktige vala gjerne smerta mest i det kortsiktige perspektivet.» «Kommuneorganisasjonen og politisk system må hjelpa kvarandre og leggja til rette for gode endringsprosessar. Gjennom godt samspel kan vi få til det beste for Fusa samfunnet og innbyggjarane.» Årsmeldinga frå administrasjonen skal utformast i tråd med Kommuneloven 48 nr. 5 der det m.a. går fram at «å sikre betryggende kontroll», «etikk» og «likestilling» skal omtalast. Forhold som gjeld likestilling og etikk synest vera greitt omtala. Det vart i 2013 gjort endringar i kommunelova 48 nr. 5 ved at der er teke inn: «Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll...» I dette ligg det eit krav til å orientera i årsmeldinga om rådmannen sin internkontroll. I årsmeldinga for 2014 er forhold som omhandlar etikk, likestilling og internkontroll greitt omtala. Side11

12 Kontrollutvalet tilrår at kommunen prioriterer å sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 5. frå Deloitte AS. Kontrollutvalet har som oppgåve å gje uttale til kommunen sin årsrekneskap. Uttalen vert gjeve med bakgrunn i framlagd årsrekneskap, årsmelding frå administrasjonen, samt revisjonsmelding og revisjonsrapport frå revisor. Kontrollutvalet tek sjølv stilling til kva forhold som skal omtalast i uttalen. Det vil vera naturleg å ta med spesielle forhold som blir omtala i revisjonsmeldinga, eventuelle revisjonsrapportar og nummererte brev. Uttalen skal sendast til kommunestyret, med kopi til formannskapet. Oppsummering/tilrådingar frå kontrollutvalet: Jamfør rekneskapsforskrifta 20 må årsrekneskapen vere framlagd innan 15. februar og årsmeldinga innan 31. mars i året etter rekneskapsåret. I tråd med retningslinjer for betring av sjølvkost for kommunale betalingstenester, må kommunen utarbeida sjølvkostkalkylar for dei områder kor sjølvkost er sett som den rettslege ramma for brukarbetalingar. I tråd med rekneskapsforskrifta om årsrekneskap og årsmelding (for kommuner og fylkeskommuner) 3, skal årsrekneskapen innehalde omtale av vesentlege rekneskapsprinsipp som er nytta, og andre noteopplysningar. Vesentlege rekneskapsprinsipp må vera omtalt og andre noteopplysningar må vera nøyaktige og fullstendige. Lånegjelda ligg innanfor Riksrevisjonen si tilråding, netto driftsresultat er godt under det som er tilrådd av TBU, medan disposisjonsfond også er lågare for Fusa kommune enn tilrådd frå Riksrevisjonen. Ut over det som nemnd over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka samt revisjonsmeldinga av og revisjonsrapport 2014 dagsett , har kontrollutvalet ikkje merknader til Fusa kommune sin årsrekneskap for Fusa, Arild Legland Elin Molven Wilhelmsen kontrollutvalsleiar utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Fusa kommune, formannskapet Side12

13 Side13

14 Side14

15 Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2014/165-7 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 21/ Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Samandrag Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Ansvarleg revisor hjå Deloitte, Bjarne Ryland har no sendt over ei slik eigenvurdering dagsett Denne ligg ved saka. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side20

21 Side 2/2 Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringa. Siste året har det vorte sett fokus på at i nokre kommunar har revisor utført oppgåver / prosjekt for kommunane, som ikkje er tinga av kontrollutvalet. Det er ingen ting i vegen for at dette kan gjennomførast, dersom det ikkje kjem i konflikt med uavhengighet og objektivitet eller er arbeid av stort omfang. Det bør difor opplysast om revisor har utført oppdrag for kommunen ut over det som er bestilt av kontrollutvalet, og størrelsen på oppdraget. Sekretariatet har motteke stadfesting frå Deloitte (e-post av ) om at dei ikkje har utført arbeid for Fusa kommune som ikkje er bestilt av kontrollutvalet. Konklusjon: Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringa som svekkar Deloitte AS sin ansvarlege revisor sin uavhengighet i høve Fusa kommune. Sekretariatet vil rå til at kontrollutvalet godkjenner uavhengighetserkæringa frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland hjå Deloitte AS. Ut frå innhaldet i eigenerklæringa, vert det tilrådd å ta denne til etterretning. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Uavhengighetserklæring 2015 frå Deloitte AS Side21

22 Side22

23 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/25-1 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 22/ Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune Samandrag Bakgrunn for saka: I kontrollutvalsmøte den PS 13/15, bestilte utvalet ein prosjektplan innan forvaltningsrevisjon av «Verksemdsstyring og vedtaksoppfølging» i Fusa kommune, jf. revidert plan for forvaltningsrevisjon Drøfting: Under handsaming i kontrollutvalsmøtet den vart såleis protokollert: Handsaming i møtet: Kontrollutvalet diskuterte saka og bestilte prosjektplan innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging, der revisjonen spesielt ser på system og rutinar, internkontroll (på eit overordna nivå) og rapportering til politisk nivå. Dette prosjektet er sett opp som nr. 1. under prioriterte prosjekt. Utvalet ber revisjonen spesielt om å sjå på rutinar innan: a) Innkrevjingsarbeid i kommunen. Sikra at kommunen får inn inntekter b) Korleis administrasjonen fylgjer opp politiske vedtak, frå dei er fatta og til dei er effektuert. c) Er dei politiske vedtaka klåre nok: Kjem det klart fram kva som skal gjennomførast Kjem det klart fram kva som er bestilt Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side23

24 Side 2/4 Kontrollutvalet ber også revisjonen sjå på eventuelle tilsvarande prosjekt dei har kjennskap til, som er gjennomført i andre samanliknbare kommunar, om det er viktige / aktuelle områder som ein spesielt bør sjå på i denne typen prosjekt. Dette må eventuelt takast inn i prosjektplanen som skal leggjast fram for kontrollutvalet i neste møte. Det vart også diskutert om nokon av dei andre prosjekta kunne vera meir aktuelle til å gjennomføra. Prosjekt nr. 2. under prioriterte prosjekt, «Bruk av vikarbyrå og konsulentar», vart også diskutert som svært aktuelt no. Utvale vart samde om at dei likevel ville prioritera prosjekt 1. Vedtak i saka var samrøystes. Vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «verksemdsstyring og vedtaksoppfølging». 2. Deloitte AS vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan kl. 09: Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet Av forslag til prosjektplan går det fram at føremålet med revisjonen er å: Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om Fusa kommune har system, rutinar og prosedyrar som sikrar god internkontroll og verksemdsstyring. Vidare er føremålet å vurdere om kommunen har system og rutinar som sikrar at politiske saker blir forsvarleg utgreia, og at politiske vedtak blir sett i verk og følgt opp. Med bakgrunn i føremålet med prosjektet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. I kva grad har kommunen etablert eit føremålstenleg system som sikrar god verksemdsstyring og kontroll med dei ulike einingane i kommunen? a. I kva grad blir det sett mål for dei ulike einingane i kommunen? b. I kva grad har kommunen etablert eit godt system for å rapportere i høve til einingane sine mål? c. I kva grad er det etablert system for å sikre at leiinga i kommunen er orientert om risikoområde innanfor dei ulike einingane? d. I kva grad er det etablert system for å følgje opp at uønskte risikoar blir handtert? 2. I kva grad har kommunen system og retningsliner som sikrar ei forsvarleg saksførebuing av politiske saker? a. Er det etablert malar/sjekklister som støtte/hjelpemiddel i sakshandsaminga? b. Er det etablert retningslinjer for kvalitetssikring- og godkjenning i sakshandsamingsprosessen? 3. Er det etablert system for registrering av politiske vedtak, og status for oppfølging eller iverksetting? 4. I kva grad er det etablert rutinar for iverksetting og oppfølging av politiske vedtak? a. I kva grad er det sett fristar for iverksetting av vedtak? b. I kva grad er det etablert rutinar for å avklare/ tolke politiske vedtak om noko er uklart? c. Er det rutinar for tilbakemelding til politisk nivå, mellom anna når det skjer uventa hendingar som påverkar iverksettinga/oppfølginga av vedtaka? 5. I kva grad har kommunen system for å følgje opp avvik knytt til oppfølging av politiske vedtak? a. I kva grad har kommunen oversikt over eventuelle avvik knytt til oppfølging av politiske vedtak? b. I kva grad har kommunen rutinar for å følgje opp eventuelle avvik? Side24

25 Side 3/4 I e-post frå Deloitte AS den skriv dei dette: «Vi har hatt en dialog med rekneskapsrevisor om innkrevjing av gebyr og sjølvkostkalkylar i Fusa kommune og vil orientere om dette i møte. Mellom anna på bakgrunn av dialogen med rekneskapsrevisorane, vurderer vi det slik at det ikkje er føremålstenleg å inkludere temaet «sikra at kommunen får inn inntekter» i en forvaltningsrevisjon av internkontroll, verksemdsstyring og vedtaksoppfølging. Vi meiner temaet er så omfattande at det vil vere mest føremålstenleg å behandle det som ein eigen forvaltningsrevisjon for å få ein forsvarleg gjennomgang av sjølvkostområdet og andre tema relatert til kommunen sine inntekter.» På bakgrunn av dette er den delen som omhandlar «sikra at kommunen får inn inntekter» teken ut av prosjektplanen. Sekretariatet meiner at forslag til prosjektplan er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet har gjeve, med unntak av «sikra at kommunen får inn inntekter». Føremål og problemstillingar synest for elles å vera i tråd med føringar gjeve frå utvalet. I denne forvaltningsrevisjonen vil Deloitte m.a. nytta dokumentanalyse, intervju og stikkprøvar. Når det gjeld intervju går det fram at det skal gjennomførast tre til fire intervju av utvalde personar med den administrativ leiinga i kommunen for å få kartlagt styrings- og rapporteringssystem og rutinar knytt til førebuing og oppfølging av politiske vedtak. Vidare vil revisjonen gjennomføra intervju med tre politikarar (ordførar og to utvalsleiarar) for å få deira synspunkt og erfaringar knytt til førebuing og oppfølging av politiske vedtak. Med utgangspunkt i det omfang som ligg i den føreslåtte prosjektplanen har sekretariatet ikkje merknad til at det vert disponert ein ressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert ein presentasjon i kommunestyret av rapporten. Sekretariatet skuar til føremålet og problemstillingar i vedlagt utkast til prosjektplan, og vil tilrå at det vert gjennomført ein forvaltningsrevisjon som set fokus på: I kva grad har kommunen etablert eit føremålstenleg system som sikrar god verksemdsstyring og kontroll med dei ulike einingane i kommunen? I kva grad har kommunen system og retningsliner som sikrar ei forsvarleg saksførebuing av politiske saker? Er det etablert system for registrering av politiske vedtak, og status for oppfølging eller iverksetting? I kva grad er det etablert rutinar for iverksetting og oppfølging av politiske vedtak? I kva grad har kommunen system for å følgje opp avvik knytt til oppfølging av politiske vedtak? Det vert vidare også lagt opp til at utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan/bestilling i samråd med sekretariatet. Kontrollutvalet ber om at endeleg prosjektplan med eventuelle korrigeringar vert sendt til sekretariatet innan På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert og tidsplan for prosjektet teke opp til ny handsaming. Undervegs i prosessen vert det også lagt opp til at revisor skal koma med løypemelding i høve framgangen og eventuelle utfordringar i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Konklusjon: Sekretariatet meiner at forslag til prosjektplan er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet gav i førre møte, med unntak av å «sikra at kommunen får inn inntekter». Føremål synest elles å vera i tråd med føringar gjeve frå utvalet. Når det gjeld tal timar vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet godkjenner inntil det timetal som ligg i den føreslåtte prosjektplanen inkludert ev. presentasjon i kommunestyret. Side25

26 Side 4/4 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «verksemdstyring og vedtaksoppfølging» i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og event. innspel under drøftinga i møtet. 2. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utvangen av , ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Forslag til prosjektplan - Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune Side26

27 Forvaltningsrevisjon Fusa kommune Internkontroll, verksemdsstyring og vedtaksoppfølging Prosjektplan/engagement letter Mai 2015 Side27

28 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Revisjonskriterium Innleiing Kommunelova 23 om administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde Reglement for innsyn i saker under behandling Kommunale styringsdokument Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøver Verifiseringsprosessar Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk Side28

29 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet I Fusa kommune (Sak PS 13/15) utarbeidd ein prosjektplan for forvaltningsrevisjon av internkontroll, verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i kommunen. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere om Fusa kommune har system, rutinar og prosedyrar som sikrar god internkontroll og verksemdsstyring. Vidare er føremålet å vurdere om kommunen har system og rutinar som sikrar at politiske saker blir forsvarleg utgreia, og at politiske vedtak blir sett i verk og følgt opp. På bakgrunn av føremålet med prosjektet er det utarbeidd følgjande problemstillingar: 1. I kva grad har kommunen etablert eit føremålstenleg system som sikrar god verksemdsstyring og kontroll med dei ulike einingane i kommunen? a. I kva grad blir det sett mål for dei ulike einingane i kommunen? b. I kva grad har kommunen etablert eit godt system for å rapportere i høve til einingane sine mål? c. I kva grad er det etablert system for å sikre at leiinga i kommunen er orientert om risikoområde innanfor dei ulike einingane? d. I kva grad er det etablert system for å følgje opp at uønskte risikoar blir handtert? 2. I kva grad har kommunen system og retningsliner som sikrar ei forsvarleg saksførebuing av politiske saker? a. Er det etablert malar/sjekklister som støtte/hjelpemiddel i sakshandsaminga? b. Er det etablert retningslinjer for kvalitetssikring- og godkjenning i sakshandsamingsprosessen? 3. Er det etablert system for registrering av politiske vedtak, og status for oppfølging eller iverksetting? 4. I kva grad er det etablert rutinar for iverksetting og oppfølging av politiske vedtak? a) I kva grad er det sett fristar for iverksetting av vedtak? b) I kva grad er det etablert rutinar for å avklare/ tolke politiske vedtak om noko er uklart? c) Er det rutinar for tilbakemelding til politisk nivå, mellom anna når det skjer uventa hendingar som påverkar iverksettinga/oppfølginga av vedtaka? 5. I kva grad har kommunen system for å følgje opp avvik knytt til oppfølging av politiske vedtak? a. I kva grad har kommunen oversikt over eventuelle avvik knytt til oppfølging av politiske vedtak? b. I kva grad har kommunen rutinar for å følgje opp eventuelle avvik? 3 Side29

30 2. Revisjonskriterium 2.1 Innleiing Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, regelverk og relevante kommunale styringsdokument, vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne bli lagt til dersom det skulle vere nødvendig for å få ein fullstendig gjennomgang og vurdering av problemstillingane. 2.2 Kommunelova 23 om administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde Kommunelova 23 omtaler administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde: 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. I Ot.prp.nr.70 ( ) står følgjande kommentar til kravet om betryggande kontroll i kommuneloven 23: «Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven i dag ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutinar og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte.» I Ot.prp.nr.70 ( ) blir det vidare vist til at internkontroll først og fremst er eit leiingsverktøy, og «( ) er en integrert del av ledelsens styring av organisasjonen. Internkontroll defineres i videste forstand som en prosess, iverksatt og gjennomført av virksomhetens ledere og ansatte, med formål å sikre måloppnåelse på følgende områder: - Målrettet og effektiv drift - Pålitelig ekstern rapportering - Overholdelse av gjeldende lover og regelverk.» Fleire rammeverk gir retningsliner for korleis eit overordna internkontrollsystem kan utarbeidast. Eit av dei mest brukte rammeverka for internkontroll er COSO-modellen, som sist blei oppdatert i [1] [1] COSO: Internal Control Integrated Framework (2013). 4 Side30

31 Hovudelementa i COSO-modellen består av element som er felles for fleire ulike rammeverk for internkontroll, og sentrale element er: Styrings- og kontrollmiljø Risikokartlegging og -vurdering Kontrollaktivitetar Kommunikasjon og informasjon Leiinga si oppfølging Ifølgje COSO-modellen skal mellom anna risikokartleggingar og -vurderingar sikre at dei arbeidsprosessane som har høgst sannsynlegheit for, og konsekvens av, svikt, feil eller manglar blir identifisert. Det er viktig at sentrale mål, arbeidsprosessar og oppgåver er tydeleg definert, som eit utgangspunkt for risikovurderingane. Vidare er det eit mål at leiinga, basert på identifiserte risikoar, skal sette i verk målretta risikoreduserande tiltak der det er behov for det. 2.3 Reglement for innsyn i saker under behandling Kommunelova 40 om Rett og plikt til å delta i møter i kommunale og fylkeskommunale organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn. «5. Kommunestyret og fylkestinget skal fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker om er under behandling. 2.4 Kommunale styringsdokument Aktuelle kommunale dokument vil vere: Fusa kommune sitt delegasjonsreglement Reglement for politiske utval og komitear 5 Side31

32 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Revisjonen vil gå gjennom relevant dokumentasjon frå kommunen. Dette kan mellom anna omfatte overordna planer og rapporteringar i kommunen, omtaler av styrings- og rapporteringssystem og system for risikovurderingar, rutinar- og prosedyrar for saksførebuing og vedtaksoppfølging, instrukser og delegasjonsreglement. 3.2 Intervju Revisjonen ønsker å gjennomføre tre til fire intervju med utvalte personer i den administrative leiinga i kommunen for å få kartlagt styrings- og rapporteringssystem og rutinar knytt til førebuing og oppfølging av politiske vedtak. Vidare vil revisjonen gjennomføre intervju med tre politikarar (ordførar og to utvalsleiarar) for å få deira synspunkt og erfaringar knytt til førebuing og oppfølging av politiske vedtak. 3.3 Stikkprøver Revisjonen vil ta stikkprøver av saker for å vurdere oppfølginga av kommunestyrevedtak. Utvalet av stikkprøver vil bli valt frå åra 2013 til og med Verifiseringsprosessar Referat frå intervju vil bli sendt til intervjuobjekta for verifisering. Det er informasjon frå verifiserte intervjureferat som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen i rapporten vil bli sendt til rådmannen for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, bli sendt til rådmannen for høyringsuttale. Rådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 6 Side32

33 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Prosjektleiar for prosjektet vil vere Kari Gåsemyr. I tillegg vil Maja Finnes Sollid delta i prosjektet. Saman vil teamet utføre operativt arbeid i form av dokumentinnsamling, gjennomføring av intervju og analyse og utarbeiding av rapport. Stein Ove Songstad vil vere ansvarleg partner på oppdraget. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i føremål og problemstillingar for prosjektet, og den planen som er lagt for korleis prosjektet skal gjennomførast, er det stipulert at det vil ta omlag 230 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data opp mot revisjonskriterium, utarbeiding og kvalitetssikring av rapport, samt presentasjon av den ferdige rapporten for kontrollutvalet. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i kommunestyret. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 8 timar. Prosjektet kan startast opp i løpet av mai 2015 og kan sendast til kontrollutvalet ved sekretariatet innan 19. november For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at kommunen innan rimeleg tid stiller dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju. Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til avtale. Bergen, 6.mai 2015 Stein Ove Songstad, ansvarleg partnar 7 Side33

34 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS Side34

35 Fusa kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 601 Arkivnr: 2014/420-4 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fusa kommune 23/ Konkuranseutsetting av revisjonstenester for Fusa kommune Samandrag Bakgrunn for saka: Noverande avtaleperiode for revisjonstenester for Fusa kommune er vedteke å gjelda til og med rekneskapsåret 2015 er revidert, det vil seie til og med Frå skal revisor i ny avtaleperiode vera på plass. Kontrollutvalet i Fusa kommune gjorde slikt vedtak i sak 35/13 i møte : INNSTILLING: 1. Fusa kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for 2014 og 2015 inkludert reviderer rekneskapen for Det vert her lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Kommunestyret i Fusa kommune gjorde slikt vedtak i sak 059/13 i møte : «Fusa kommune sluttar seg til innstilling frå KUV om at Fusa kommune skal nytta seg av opsjon på revisjonstenester.» På bakgrunn av dette vedtaket sendte sekretariatet e-post til ordførar for å få oppklaring i saksgang og kva vedtaket faktisk omfatta. Alternativ 1. eller 2.: Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. Side35

36 Side 2/4 Alternativ 1. At kommunestyret sluttar seg til innstilling frå KUV, inneber at kommunestyret sluttar seg til begge punkta frå KUV, inkl. underpunkt. Alternativ 2. At kommunestyret sluttar seg til innstilling frå KUV, inneber at kommunestyret berre har teke stilling til pkt. 1, ettersom det er å nytta opsjon som er særskilt merka vidare i vedtaket. Sekretariatet fekk svar frå ordførar i Fusa kommune i e-post den : «Vedtaket i kommunestyret skal tolkas som kommunestyret vedtok heile kontrollutvalet si innstilling i saka.» Altså, alternativ 1. er det som er gjeldande i denne saka. Drøfting: Når opsjonstida er ute må ein ha ny konkurranse, for å følgja regelverket om offentleg innkjøp. Kontrollutvalet er av lovgjevar tildelt ein sentral plass med denne prosessen. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 16, 2. lekk, er slik: Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling frå kontrollutvalet. Departementet sine merknader til 16, 2. lekk, er slik: Det er kontrollutvalget som innenfor de rammer som konkurranselovgivningen setter herunder regelverket om offentlige anskaffelser og om offentlig støtte forbereder sak om valg av revisor for kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalet står fritt til å knytte til seg naudsynt ekstern hjelp i arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenestene, jfr. Kommunestyrevedtak 090/13 pkt. 2. Prosessen: Det kan vere nyttig å sjå føre seg kva prosess som skal gjennomførast før det er avklart kven som skal vera kommunen sin revisor i neste avtaleperiode. Prosessen kan skisserast i skjema, (sjå under) der dei ulike trinna framgår, og der det kan leggjast inn kor lang tid som trengst i kvar fase. Aktivitet Dato Vedta prosess, evt. Samording og aktør for gjennomføring (KUV møte) Godkjenna konkurransegrunnlag (KUV møte) Utlysing på «Doffin» November 2015 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Etter gjeldande reglar Tilbodsfrist Medio januar 2016 Tilbodsopning Medio januar 2016 Tilbodsevaluering Januar / tidleg februar 2016 Handsaming av innkomne tilbod i KUV, tilråding til kommunestyret Februar / mars 2016 Handsaming i KST April 2016 Melding om tildeling Mai 2016 Karensperiode 14 dagar Kontraktsignering Mai / primo juni 1.juli 2016 Start kontraktsperiode Side36

37 Side 3/4 Om samordning av prosessen: Uavhengig av kven som vert valt til å gjennomføra innkjøpsarbeid med revisjon for neste avtaleperiode, bør samordning mellom fleire kommunar vurderast. Både Fusa, Sund, Samnanger, Tysnes, Øygarden og Os kommune skal ut i marknaden og gjennomføra prosess med ny avtaleperiode for revisjonstenester. Det vil då vera ein fagleg og økonomisk gevinst å henta ved eventuelt å: Utarbeida sams konkurransegrunnlag Ha sams kunngjering Ha sams evaluering, varsling om tildeling, og utarbeiding av kontrakt. Aktuelle aktørar: Kontrollutvalet står fritt til å knytte til seg naudsynt ekstern hjelp i arbeidet med konkurranseutsetting av revisjonstenestene, jfr. kommunestyrevedtak 083/13, pkt. 2. Frå sekretariatet si side vil ein peike på tre aktuelle alternativ: 1. Å nytta kommunen sin eigen innkjøpar. Det som då er viktig er at den som utfører arbeidet må vera fristilt i høve til den kommunale administrasjonen, og skal rapportera direkte til kontrollutvalet, via sekretariatet. Rådmann, som i realiteten er den som vert revidert, må ikkje ha instruksjonsmynde overfor innkjøparen i denne konkrete saka. 2. Å nytta ekstern konsulent eller liknande. Det er konsulentfirma i marknaden, evt. og advokatfirma, som kan ta på seg slikt oppdrag. Om ein vel ei slik løysing må ein gå ut i marknaden og innhenta tilbod på slike tenester. Dette er ein omfattande prosess, som truleg vil medføra ekstrakostnader og tid for dette innkjøpsarbeidet. 3. Å nytta kontrollutvalet sitt sekretariat. Sekretariat for kontrollutvalet har etter kvart brei røynsle frå slikt innkjøpsarbeid. Sekretariatet er sekretariat for 17 kommunar og fylkeskommunen. 13 av desse kommunane har i dag konkurranseutsett revisjonstenestene og sekretariatet har bistått i konkurranseutsettinga i alle desse kommunane. For nokre av kommunane fleire gonger. I dette arbeidet vert innkjøpsavdelinga i Hordaland fylkeskommune konsultert, m.a. når det gjeld juridisk innkjøpsfagleg kompetanse. Sekretariatet har og god røynsle med å sjå korleis avtalar med revisjonsfirma fungerar i praksis, og å følgja desse opp. Oppgåva kan tildelast innafor gjeldande avtale mellom kommunen og sekretariatet, der sekretariatet bl.a. skal gje «- administrative sekretærtenester for kontrollutvalet.» Kostnader: Kostnader med arbeidet vil bli delt over to år, haust 2015 og vår For 2015 rår sekretariatet til at det vert dekka innafor budsjettramma som kontrollutvalet har fått tildelt for For 2016 må ein ta omsyn til kostnader med dette arbeidet når budsjettforslag for 2016 skal setjast opp. Det vil alltid vera ein del kostnader knytt til det å skifta leverandør, enten det gjeld revisjonstenester eller andre tenester. Her kan nemnast utarbeiding av tilbodsdokument, utlysing, vurdering av tilboda, vedtaksprosessen og eventuelle klager. Konklusjon: Det vert invitert til at kontrollutvalet vurderer prosess for å gjennomføra innkjøp av revisjonstenester for ny avtaleperiode. Kontrollutvalet må også ta stilling til kven som skal bistå utvalet med å gjennomføra innkjøpssaka. Forslag til vedtak 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Fusa kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. Side37

38 Side 4/4 3. Til å bistå seg i prosessen med innkjøp av revisjonstenester for ny periode vil kontrollutvalet velja: a. Alt. 1: - Kontrollutvalet ber rådmann om å få disponera kommunen sin innkjøpsansvarlege. b. Alt. 2: - Kontrollutvalet ber sekretariatet innhenta tilbod frå tre alternative firma, om bistand i prosessen. c. Alt. 3: - Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering, protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøter samt aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret 5. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Side38

39 PS24/15Referatsaker Side39

40 x x CD -. Co 0) 0. CD CD 3 zcd 0 CD c _& ro 0 I CD0 CD 0CD CD -I 3 m fl 0 c g 3 CD CII (fl CD -J 0 3 c fl m t c tb (fl c CD CD t 3t CD CII ro -1 2 I,, r 0 Co CD = 0 CD 3 CD fl- CD 40 CD 0j c CD= CD fl 0 0 CD 3 CD fl CD 0CD 01 mm na fl t c -I 0 r 0fl c CD 0 CD g 0 CD (.1 CII 0 (fl r g 0 CD 0 =0 c Cr0!.. w 3 c ren Ca o CD cr03 2 CD. w mcd 3 CD I 0 CD x x x a -J m rcd CD 0. Ca 0 0CD fl I CD 0 CD 0CD CD fl -fl C 0 CD 0 C fl 0 0 CD fl- CD -I -fl c 0 CD 0 3 CD I x x x fl (fl x ac r G- CD -I CD fl. CD 0 x x x I 0 3 CD 0 a 0 CD 3 CD g fl CD g g g xx xxx xx 0 -s 0 3 cfl CD 0 fl CD g g 1< 0 In fl fl CO 0 fl CD 3 fl 0 i; I 2. 0 r0 0 ro 0-5 In ro 0-5 CII fl ro 0-5 (fl z xx x < xx.,c fl -I r fl ci 0. fl xx xxx xx xx xxx xx I x x x x x x c > r Side40

41 i? Eikhovdah&men 2336B SkogbuB ¼ 2336C Skogbuc 2336D SkogbuD Baldersheim helselun - boligar I X I G Baldersheim helsetun i G Baldersheim helsetun Baldersheim helsetun BaWershekn helselun Eikhovdaheimen flkhovdaheimen Eikhovdaheinienhl Eikhovdaheimen Skhovdaheimen los Eikhovdaheitnen Eikhovdaheimen Eikhovdaheimen Eikhovda Eikhovda Eikhovda Eikhovda Eikhovda Eikhovda 40 i Omeorgsboligar vifbbs Husvære 01 2W10 HusværelO Husværell Husværel Husværel Husvære Husværeo Husværeø HusværeOS Husvære HusværeO HusværeøB Husvære 09 Side41

42 Side42

43 IBjellandsvegen8 F(Fellesaroal)I I I I I I I I I I I I I Brakabygda Lager-Helane I 31 Lager - E.osen (brannstj.) 32IBrannstasion I I I I I I I I I I I I I I I I 33 Vannbehandlingsanlegg Nore Fusa X 34 Vannbehandlingsanlegg SkjelbreW 35 Vannbehandlingsanlegg Helland IAvlupsbehandling I I I I I I I I I I I I I I I I I 3102A Brakabygdal9A 3102B Brakabvpdal9B X x IKapenanbustadI I I I I Il I I I II I I 29 IKapeilanbustad i Tekniske bygg Vannbahandling Side43

44 Side44

45 Side45

46 Side46

47 Side47

48 Side48

49 Side49

50 Side50

51 Sakshandsamar, innvalstelefon Håvard Rød, Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2015/6973 Dykkar referanse Kommunane i Hordaland Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 Fylkesmannen vil gi eit oversyn over hovudpunkta i framlegget til revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016, jf. kommuneproposisjonen Prop. 121 S. I brevet betyr «kommunane» primærkommunane utan at fylkeskommunane er med. Endringar i det økonomiske opplegget for 2015 Skatteinntekter Pårekna skatteinntekter for kommunane er no reduserte med kr mill. frå nivået i statsbudsjettet. Det gjer at pårekna skattevekst i år, i høve til innkomen skatt i 2014, førebels blir redusert frå 5,6 prosent til 4,6 prosent no i revidert nasjonalbudsjett. Reduksjonen i pårekna skatteinntekter for kommunane i år i høve til nivået i statsbudsjettet er knytt både til ei vidareføring av lågare skatteinngang for 2014, samanlikna med den som er lagt til grunn i statsbudsjettet for 2015, og ytterlegare skattereduksjon i dei første månadene i år. Det skuldast i hovudsak lågare pårekna lønsvekst i den norske økonomien, samt lågare skatteinntekter knytte til uførereforma enn tidlegare pårekna. Kostnadsvekst I revidert nasjonalbudsjett er det difor rekna med noko lågare lønsvekst enn i statsbudsjettet. Pårekna lønsvekst er redusert frå 3,3 prosent i statsbudsjettet til 3,2 prosent i revidert nasjonalbudsjett. Det fører til at kostnadsdeflatoren for kommunane blir redusert frå 3,0 prosent i statsbudsjettet til 2,9 prosent no i revidert nasjonalbudsjett. Det inneber ei pårekna kostnadsinnsparing for kommunane på om lag kr. 240 mill. samanlikna med kostnadsnivået som var lagt til grunn i statsbudsjettet. Auka rammetilskot - skattekompensasjon Det blir lagt opp til ein kompensasjon til kommunane på til saman kr. 853 mill. for svakare pårekna skattevekst i år. Denne kompensasjonen vil kome som auke i rammetilskotet og bli fordelt mellom kommunane etter kvar kommune sin prosentdel av kommunane sine skatteinntekter, medrekna inntektsutjamning, i Denne modellen for fordeling vil berre bli nytta i år. Frå 2016 vil kompensasjonen bli vidareført og fordelt mellom kommunane gjennom dei ordinære kriteria i inntektssystemet. Av kompensasjon på kr. 853 mill. for kommunane i heile landet, utgjer kommunane i Hordaland sin samla kompensasjon for lågare skattevekst om lag kr. 84 ½ mill. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: E-post: postmottak@fmho.no Internett: Side51