Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget

Transkript

1 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2016 Tor Harald Hustad Saksnr Utval Møtedato Kontrollutvalet Fylkestinget Melding om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonar og statlege tilsynsrapportar Bakgrunn Kontrollutvalet rapporterer årleg i eigen melding til fylkestinget om status på korleis administrasjonen har i verksatt og implementert anbefalte tiltak på grunnlag av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter. Same melding omfattar også rapportering om i kva grad pålegg frå statlege tilsynsrapportar er tilstrekkeleg handsama i administrasjonen og soleis lukka av den aktuelle tilsynsmyndigheta. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar Etter Forskrift om kontrollutval 12 skal kontrollutvalet sjå til at fylkestingets vedtak ved behandling av at forvaltningsrevisjon blir følgde opp. I samsvar med kommunelova 23 nr 2 er det fylkesrådmannen som har ansvaret for faktisk oppfølging av fylkestingets vedtak, og soleis avgjer på kva måte tilrådingane i revisjonsrapportane skal ivaretakast og operasjonaliserast. I samband med behandling av forvaltningsrevisjonsrapportar har kontrollutvalet samstundes også bedt de spesifikke politiske hovudutvala om å gi særskilt tilbakemelding på korleis hovudutvalet vil følge opp tilrådingane. Hensikta med ein slik prosess er å bidra til å ansvarleggjere utvala samt medverke til at den administrative oppfølginga kan avsluttas tidlegare. Sekretariatet mottok 13. mai 2016 statusmelding frå fylkesrådmannen ved juridisk avdeling (vedlegg 1) med omtale av følgjande prosjekt pr mai 2016 (vedlegg 2): Status for gjennomføring av anbefalte tiltak for forvaltningsrevisjonsprosjekt som står til observasjon frå tidlegare år Status for gjennomføring av anbefalte tilta for forvaltningsrevisjonsprosjekt som har vore behandla av fylkestinget i 2015 Forvaltningsrevisjonsprosjekter til observasjon frå tidlegare år: Prosjekt 3/13 Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring (vedlegg 3) Prosjekt 1/14 Arbeidet med å skaffe læreplassar i vgo (vedlegg 4)

2 Side 2 Prosjekt 2/14 Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren (vedlegg 5) Prosjekt 1/14 er ein oppfølging av rapport 3/13. Prosjekta 3/13 og 1/14 er difor i meldinga frå fylkesrådmannen, omtala i fellesskap. Nye forvaltningsrevisjonsprosjekt: Prosjekt 1/15 Bruttoanbod i bussdrifta (vedlegg 6) Prosjekt 2/15 Kapasitet og tilbodsstruktur i vgo i Eiksundregionen (vedlegg 7) Prosjekt 3/15 Ferjeanboda i Møre og Romsdal (vedlegg 8) Oppfølging av statlige tilsynsrapportar Statlege tilsyn gjennomfører løpande tilsyn innan særskilte område om verksemda til Møre og Romsdal fylkeskommune oppfyller lovsette krav. Ved tilsyna blir det utarbeidd rapport om resultatet av tilsyna. Som ledd i fylkeskommunens eigenkontroll er det også lagt til grunn at kontrollutvalet løpande følgjer opp og behandlar tilsynsrapportane. Kontrollutvalet ser til at administrasjonen følgjer opp eventuelle pålegg og for at desse blir lukka overfor tilsynsmyndigheitene. Vurdering Generelt: Eit sentralt element ved forvaltningsrevisjon er å bidra til opplæring og forbetring i forvaltninga. Det er difor ei viktig oppgåve for kontrollutvalet å sjå til at tilrådingane frå rapportane vert teke omsyn til og på kva måte. For å utføre dette tilsynet, har sekretariatet på grunnlag av statusmeldinga frå fylkesrådmannen ved juridisk avdeling, føretatt undersøkingar. Dette omfattar også dialog med respektive fagavdelingar samt vurdering av dokumentasjon på gjennomførte tiltak. Nedafor er kvart prosjekt som er til oppfølging kommentert særskilt.

3 Side 3 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar: Vurderinga av det enkelte prosjekt går fram av kommentarane nedanfor: Prosjekt 3/13 Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring - Utførar: Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Kva gjer Møre og Romsdal fylkeskommune som skoleeigar for å betre gjennomføringsgraden i vgo? Korleis arbeidar skolane med å betre gjennomføringa? Korleis er situasjonen i fylket i forhold til gjennomføring og fråfall? Sjå rapporten sitt kap. 5 samt pkt 3.3 og pkt Vedlegg 3 Fylkestingets behandling (T-69/13) Fylkestinget tar meldinga om status for oppfølging av rapportane «Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring» til vitande, og ber om at konklusjonane i rapporten blir følgde opp. Utdanningsavdelinga skal i samarbeid med lokale aktørar utarbeide ein plan for konkrete tiltak. Dette skal leggast fram som eigen sak for Utdanningsutvalet i løpet av våren Fylkestinget ser på Oppfølgingstenesta som ein viktig faktor i arbeidet mot fråfall, og ber om at denne vert styrkt både når det gjeld økonomi og verktøykasse. Anbefalt avslutta (sjå vedlegg 2). Prosjekt 1/14 Arbeidet med å skaffe læreplassar i vgo - Utførar: Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Kva planar har fylkeskommunen for å skaffe fleire læreplassar? Kva er gjennomført av planane og kva er oppnådd? Kva kan gjerast betre? Kapittel 5 i vedlagte rapport gir ei oppsummering av dei viktigaste grepa - Vedlegg 4 Fylkestingets behandling (T-1/14) Fylkestinget tar rapporten «Arbeidet med å skaffe fleire læreplassar» til vitande. Anbefalt avslutta (sjå vedlegg 2) Sekretariatet observerar at det no er lagt fram ein plan for kvalitetsutvikling av Oppfølgingstenesta, og at denne blir implementert frå 1. august Vidare ser sekretariatet at det også er utarbeida handlingsplan kva gjeld formidling av læreplass, med detaljert framdriftsplan. På grunnlag av førre statusmelding frå fylkesrådmannen i 2015 var det desse punkta som sto att å gjennomføre.

4 Side 4 Etter sekretariatet si meining synes no tilrådingane å vere tilstrekkeleg følgde opp, og er difor einig med fylkesrådmannen si anbefaling om å avslutte prosjekta for vidare oppfølging. Prosjekt 2/14 Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren - Utførar: BDO Er klima- og miljøtiltak iverksatt etter planen? Kva har fylkeskommunen gjort for å samhandle og samordne oppfølging av planen med andre relevante aktørar, høvevis kommunar og SVV? Har fylkeskommunen eit hensiktsmessig system for å vurdere måloppnåing i regional klima og energiplan? Konklusjonar og tilrådingar går fram av rapportens kap. 2.4, 3.4 og Vedlegg 5 Fylkestingets behandling (T-21/14) Fylkestinget tar rapporten «Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren» til vitande, og ber om at konklusjonane og anbefalingane i rapporten blir følgde opp. Fylkestinget ber likevel administrasjonen prioritere midlane til konkrete tiltak ein veit virkar, framfor konsulentrapportar som reknar om resultata til CO2. Anbefalt avslutta (sjå vedlegg 2) Sekretariatet merkar seg at administrasjonen har i verksatt fleire målretta tiltak, noko som også kjem fram i handlingsprogrammet (HPS) for samferdsel. Spesielt er det arbeidd mot at materiellet skal verte meir miljøvenlig og at kollektivandelen aukar, samt at det blir arbeidd konkret med miljøretta tiltak i forhold til bypakkar og byutvikling. Ikkje alle tiltaka kan målas direkte på noverande tidspunkt. Sekretariatet meiner derfor at ein bør følgje opp målingar på effektane før prosjektet kan avsluttast. Sekretariatet meiner difor at prosjektet bør stå til observasjon.

5 Side 5 Prosjekt 1/15 Bruttoanbod i bussdrifta - Utførar: BDO Korleis er fylkeskommunen organisert for å handtere anbod og kontraktsadministrasjon? Kva er skilnaden i kostnadsnivå mellom netto- og bruttokontraktane? I kva grad er måla med overgangen til anbod og bruttokontraktar nådd? Ingen - Vedlegg 6 Fylkestingets behandling (T-48/15) Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Bruttoanbod» til vitande Fylkestinget har særlig merka seg den betydelige kostnadsauken overgangen til bruttoanbod har ført til. Det synes vidare å vere ein svak nedgang i passasjertalet. Det er bekymringsfullt at det er få leverandørar av transporttjenester i marknaden Anbefalt avslutta (vedlegg 2) Dette prosjektet har ingen konkret tilråding. For samferdselsavdelinga som er midt inne i å gjennomføre de strategiske vala som er beslutta, som inneber overgang frå bruk av nettokontrakt til bruk av bruttokontrakt, vil det sjølvsagt vere vanskeleg på noverande tidspunkt for administrasjonen å ta omsyn til ein rapport utan klare tilrådingar. Etter sekretariatet sin vurdering vil likevel ein rekkje av de funna som blei gjort i rapporten uansett følgjast opp av kontrollutvalet gjennom årleg utarbeiding av overordna analyse for val av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Sekretariatet merkar seg dog den uheldige kommunikasjonen mellom fylkesrådmann ved samferdselsavdelinga og kontrollutvalet. Det vises til sak U 140/15. (vedlegg 9)

6 Side 6 Prosjekt 2/15 Kapasitet og tilbodsstruktur i vgo i Eiksundregionen - Utførar: Agenda Kaupang Er utviklingsplana for skule- og tilbodsstruktur i vidaregåande skular i Eiksund regionen utarbeidd i samsvar med, og ivaretek målsettinga om: - Skule- og tilbodsstrukturen - Dimensjoneringa - Fag- og læringsmiljø - Skuleskyss og reisetid - Økonomi Er krava som er lagt til grunn for dei ulike måla relevante, er vurderinga mellom dei ulike krava framtidsretta eller bør andre omsyn/krav vurderast eller meir vektleggast Omtala i rapportens kap. 4 - Vedlegg 7 Fylkestingets behandling (T-49/15) Fylkestinget tar rapporten «Kapasitet og tilbodsstruktur i vidaregåande opplæring i Eiksund regionen til etterretning. Fylkestinget ber administrasjonen foreta en gjennomgang av skoleskyssordninga på Søre Sunnmøre, for å se om det er mulig å etablere skyssordninger som ivaretar skolenes og elevenes behov på ein betre måte enn i dag. Anbefalt avslutta (vedlegg 2) Det blir opplyst at tilrådingane ikkje kan gjennomførast før fysiske tilretteleggingar er utført og at dette beror på finansiering av nødvendige bygningsmessige tiltak. Kva gjeld tilrådinga om skoleskyss viser undersøkingane til sekretariatet at det er teke initiativ til formaliserte halvårlige møte mellom inntaksseksjonen og seksjon på samferdsel som arbeider med skoleskyss for å betre situasjonen. Dette ser sekretariatet som positivt, men meiner det er nødvendig å følge dette opp for å sjå at tiltaket faktisk verkar. Etter sekretariatet sin vurdering bør det vere mogleg å starte ein prosess og gjennomføre delar av tilrådingane. Sekretariatet merkar seg også at det blir utarbeidd planverk for skolane utan at økonomisk handlingsrom i langsiktige økonomiplanar er avklart. Difor er det etter sekretariatet sin vurdering for tidleg å betrakte tilrådingane som tilstrekkeleg gjennomført, og meiner at dette prosjektet fortsatt bør stå til observasjon.

7 Side 7 Prosjekt 3/15 Ferjeanboda i Møre og Romsdal - Utfører: Møreforskning Korleis er kostnadsutviklinga i ferjedrifta i Møre og Romsdal? - Kva er bakgrunnen for utviklinga - Kva for konsekvensar har kostnadsutviklinga for fylket - Kor stort er og kva for innverknad har inntektsbortfallet for elbiler fått for økonomen i ferjedrifta I kva grad oppfyller inngåtte kontraktar minstestandarden for ferjedrifta i Møre og Romsdal? I kva grad er rutinen for handtering av kontraktsavvik tilstrekkelig til å fange opp mangelfull regularitet i ferjetrafikken Tilrådingar i rapporten (sjå side 61 i rapporten) - vedlegg 8 1. Fylkeskommunen bør få stadfesta kva nivå de ter på overføringar til ferjedrifta i fylket. I tillegg kan det vere grunn til å foreslår ovanfor nasjonale myndigheiter å få utarbeida ein revidert fordelingsnøkkel for tilskot til fergedrifta 2. Arbeidet med konkuransegrunnlag for dei komande ferjeanboda blir svært viktig for å forsøke å motverke den venta kostnadsauken. Her bør fylkeskommunen bruke all kjent informasjon, både om lokale forhold og om generelle utviklingstrekk i ferjemarknaden, for å gjere dei nødvendige strategiske vurderingane for krav i anboda. Disse strategiske vurderingane må også innehalde ein vurdering av i kor god tid før oppstart eit anbod skal lysast ut, og korleis anbodspakkene blir utforma 3. I det pågåande arbeidet med ny ferjestandard for Møre og Romsdal vil vi tilrå at det blir vurdert om ei rangering av dei ulike kategoriane kan vere eit alternativ 4. Fylkeskommunen og Statens Vegvesen bør vidareutvikle dei allerede utarbeidde rutinane, slik at fylkeskommunen sin rolle i avvikshandteringa blir definert 5. Utarbeiding av skriftlege rutinar for avvikshandtering med det same eit driftsavvik oppstår 6. Meir bevisst haldning til førebygging av avvikssituasjoner 7. Felles mal for avviksrapportar Generelle tilrådingar: 8. Etablere eit system på informasjonslagring som sikrar informasjonsflyt internt i organisasjonane, og informasjonsflyten mellom disse 9. Etablere eit lett tilgjengelig system for lagring av systematisk framstilt informasjon om kostnader i ferjedrifta Fylkestingets behandling (T-75/15) Fylkestinget tar rapporten «Ferjeanboda kostnadsutvikling, kapasitet og tilbod» til etterretning, og ber om at tilrådingane i kap. 9.4 i rapporten blir følgde opp. : Saka vil bli følgd opp når saka er ferdigbehandla i samferdselsutvalet

8 Side 8 Oppfølging av statlege tilsynsrapportar: For 2015 er det totalt behandla 7 tilsynsrapporter frå statlege tilsyn. Tilsynsrapportene kan oppsummerast slik: Tilsynsmyndigheit Kontrollobjekt Tilsynets fokus Pålegg Kommentarar Status Fylkesmannen Atlanten vgs Opplæringslova Ja (3) Ledd i nasjonalt tilsyn elevens utbytte Lukka Fylkesmannen Romsdal vgs Opplæringslova Ja (1) Ledd i nasjonalt tilsyn elevens utbytte Lukka Arbeidstilsynet Kr.sund vgs (*) HMS Ja (3) Varsel om inneklima og luftkvalitet samt Lukka råte-, mugg og soppdannelser. Deler av undervisningsrom blei stengd. Arbeidstilsynet Haram vgs HMS Ja (x) Varsel om arbeidsulukke Lukka Arbeidstilsynet Haram vgs og HMS Nei Generell kartlegging Lukka Ulstein vgs Arbeidstilsynet DTK Brattvåg HMS Ja Lukka Mattilsynet Rauma vgs Næringsmiddelhy gieneforskrifta Ja Lukka Sekretariatet har i sin gjennomgang av rapportane, herunder de varsla pålegga og krav om forbetring samt ved gjennomsyn av fylkeskommunane sine tilsvar og dokumentasjon på oppretting av pålegg, ikkje avdekka forhold som tilseier behov for ytterlegare oppfølging. Samtlege saker er også lukka og avslutta frå tilsynsmyndigheta sin side. Sekretariatet kan heller ikkje sjå at nokon av de varsla pålegga er av prinsipielle eller av vesentleg karakter, med unntak av tilsynet ved Kristiansund vgs. (*). Denne saka skuldast varsling til Arbeidstilsynet om problem med inneklima og luftkvalitet ved bygg 9. I tillegg rapporteras det om råteskader samt mugg/soppdanning. Hovudverneombodet har også stengd deler av eit undervisningsrom. Dette kan innebere ein uheldig oppfatning av fylkeskommunen som skoleeigar og som tilbydar av opplæringa til elevane, og kan i så måte bidra til eit uheldig omdøme av fylkeskommunen. Etter sekretariatet si vurdering bør interne rutinar avdekke utvikling av slike skader/svakheiter og utbetre før det kjem til at Arbeidstilsynet blir varsla av tilsette eller brukarar. Denne type skader og svakheiter er heller ikkje ein plutseleg hending som oppstår, men har samanheng med slitasje og elde som har utvikla seg over tid, og oppstår som følgje av mangelfullt vedlikehald. Etter sekretariatet sitt syn kan dette vere ein indikasjon på svakheiter i rutinane for løpande avdekking og utbetring av naudsynt vedlikehald.

9 Side 9 Forslag til vedtak: Forvaltningsrevisjonsprosjekter: Fylkestinget viser til meldinga om status for oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar, og godkjenner at oppfølginga av følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt blir avslutta: Prosjekt 3/13 Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring Prosjekt 1/14 Arbeidet med å skaffe læreplassar i vgo Prosjekt 1/15 Bruttoanbod i bussdrifta Fylkestinget sluttar seg til at følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt står til observasjon for vidare oppfølging: Prosjekt 2/15 Kapasitet og tilbodsstruktur i vgo i Eiksundregionen Prosjekt 2/14 Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren Prosjekt 3/15 Ferjeanboda i Møre og Romsdal Statlege tilsynsrapportar: Fylkestinget viser til melding om status for oppfølging av statlege tilsynsrapportar og særskilt til omtale av Arbeidstilsynet sitt tilsyn av Kristiansund vgs. På grunnlag av dette gis kontrollutvalet mandat til å gjennomføre kontroll og tilsyn av om prosessane og rutinane for systematisk avdekking, planlegging og utbetring av naudsynt vedlikehaldsbehov av skolebygga er tilstrekkeleg. Tor Harald Hustad kontrollsjef Vedlegg 1 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar Rapportar til oppfølging /13 - Gjennomføringsgraden innan vidaregåande opplæring 4 1/14 - Arbeidet med å skaffe læreplassar i vgo 5 2/14 - Klima- og miljøsatsinga innan samferdselssektoren 6 1/15 - Bruttoanbod i bussdrifta 7 2/15 - Kapasitet og tilbodsstruktur i vgo i Eiksundregionen 8 3/15 - Ferjeanboda i Møre og Romsdal 9 UD