Framleiekontrakt. mellom AV OG TIL

Transkript

1 1 Framleiekontrakt mellom Fremleier: Actis Rusfeltets samarbeidsorgan og Leietaker AV OG TIL Det er i dag inngått avtale om framleie av kontorlokaler i Torggata 1, gr. Nr. 208, bnr 671 i Oslo kommune. Arealene som leies er følgende: Kontorlokaler, rom nr. 500, 501, 502, 503, 504, 505A, 526A Lagerlokaler, rom nr. Inkludert i avtalen er også fellesrom som møterom, inngangspartier, kjøkken, toaletter, bad, korridorer mm. Leieforholdets varighet: Framleieforholdet gjelder fra og med 1/ til og med 31/8 2028, hvoretter leieforholdet opphører uten oppsigelse. Fremleieforholdet kan normalt ikke sies opp i leieperioden. Dersom en virksomhet på grunn av force majeur, for eksempel konkurs, nedleggelse eller liknende må tre ut av fellesskapet må det avtales en oppsigelsestid i hvert enkelt tilfelle. Virksomheten må i denne perioden bidra til å skaffe ny leietaker. Perioden fastsettes ut fra virksomhetens økonomiske evne. Denne forpliktelsen er å anse som å ha førsteprioritet. Leietakerne er forpliktet til å melde fra om slike forhold så tidlig som mulig. Om en virksomhet må tre ut av fellesskapet av andre grunner skal det tas opp forhandlinger om dette. I slike tilfeller praktiseres det normalt 6 måneders oppsigelsestid. Grunnlaget for forhandlingene skal være at Actis ikke skal belastes økonomisk. Det innebærer at begge parter må søke å finne nye leietakere for de aktuelle lokalene. Kontorfellesskap: Det er dannet et kontorfellesskap i Torggata 1 av hovedsakelig frivillige organisasjoner og virksomheter som samarbeider med dem. Formålet med avtalen er fagpolitisk og sosial styrking samt tilbud om

2 2 økonomisk gunstige tjenester. Dette gir fellesskapet muligheter for samarbeid, utveksling og styrking av det ruspolitiske arbeidet. Administrativt skal fellesskapet sikres gode og effektive tjenester til lavest mulig kostnad. Dette sikres ved at Actis tilbyr tjenester og at det inngås felles avtaler for disse tjenestene for hele eller deler av fellesskapet. Actis Rusfeltets samarbeidsorgan er ansvarlig for den daglige driften av kontorfellesskapet og har inngått avtale om leie med Total Eiendomsforvaltning som eier av bygget. Arealene som leies ligger i 4.5. og 6. etg. og utgjør hhv 529 m2 (4. etg.), 832 m2 (5. etg.) og 731,5 m2 (6. etg.). Leiesum og felleskostnader: Ved leieforholdets start utgjør årsleien leien kr 1750,- pr m 2, Det tilfaller ingen mva da Actis er fritatt for moms. Gårdeier kan med virkning fra den 1.1. hvert år kreve leien regulert begrenset oppad til 3% ihh til endringer i konsumprisindeksen, eller hvis denne blir opphevet, annen tilsvarende offentlig indeks. Basis for den årlige reguleringen er leien fastsatt i husleieavtalen og evt utvikling fra opprinnelig indeks fastsatt i leieavtalen med gårdeier. I tillegg til leie tilkommer andel av fellesutgifter som er forhåndsutlignet til kr ,- pr kvartal og betales sammen med husleien. Fellesutgiftene avregnes årlig og et eventuelt tilgodehavende eller utestående refunderes/faktureres deltakerne i fellesskapet. Actis forbeholder seg retten til mindre justeringer av leien ut fra endringer i brukene av lokalene, som for eksempel endringer i fellesarealene og liknende som påvirker virksomhetens prosentandel av arealene i fellesskapet. Actis forplikter seg til: å betale den til enhver tid gjeldende husleie og fellesutgifter, innen fristen som er gitt i faktura fra gårdeier å betale utgifter til strøm, renhold, vann og respesjon- /fellesskapstjenester Leietakers forplikter seg til:

3 3 Leietaker forplikter å gjøre seg kjent med og underkaste seg bestemmelsene i husleiekontrakten og de til enhver tid gjeldende bestemmelser fastsatt i vedtekter og ordensregler. Ved brudd på reglene kan Actis forlange framleieforholdet oppsagt. Videre forplikter leietaker seg til: å betale sin andel av den til enhver tid gjeldende husleie og fellesutgifter. Som leietaker betaler man for egne lokaler og lagerrom, i tillegg betales det for andel av fellesarealer(møterom, resepsjons- /inngangspartier, korridorer, toaletter, kjøkken, bad mm.) å betale sin andel av utgifter til renhold å betale sin andel av utgifter til strøm å betale sin andel utgifter til vannautomater å betale sin andel av utgifter til resepsjons og fellesskapstjenester Kostnader til vann fordeles etter antall ansatte i virksomheten. Kostnader til resepsjons- og fellesskapstjenester fordeles etter antall ansatte samt areal. Øvrige kostnader fordeles forholdsmessig etter hvor mange m 2 man leier. Andel av fellesarealene beregnes ut fra hvor mange m 2 man leier (egne kontorer/lagerrom). I husleien som utfaktureres ligger følgende kostnader: Leie for egne kontorer, egne lagerrom og andel av fellesarealer Et à konto beløp til gårdeiers drift av bygget slik som vaktmestertjeneste, ventilasjon, heisdrift, strøm, renhold av trappeganger, måking, spyling, strøing mm. Beløpet avregnes ved årsskiftet hvert år. Renhold, strøm, vann og resepsjons og fellesskapstjenester faktureres ut i egne fakturaer. Se for øvrig leietakers forpliktelser under leieforholdets varighet. Vedlikehold: Indre vedlikehold av egne lokaler bekostes av hver enkelt leietaker. Indre vedlikehold av fellesarealer administreres av Actis v/behov og faktureres etter den til enhver tid gjeldende fordelingsnøkkel.

4 4 Andre områder for samarbeid: Actis Rusfeltets samarbeidsorgan er ansvarlig for driften og utviklingen av fellesskapet, forhandler fram og inngår avtaler om tjenester som tilbys kontorfellesskapet og som det er frivillig å melde seg på: kopimaskiner/skrivere frankering og frankeringsmaskiner datatjenester/it telefoni/sentralbord regnskapstjenester (etter avtale og kapasitet i økonomiavdelingen) kantineordning elektronisk møterombooking evt manuelt via resepsjonen mm Det inngås særavtaler for hver av disse tjenestene. Det avholdes husmøter 1-2 ganger pr. år eller ved behov. Actis er ansvarlig for innkallingen, men alle deltakere har felles ansvar for å fremlegge saker. Actis står ansvarlig for de praktiske forpliktelsene som avtaler medfører, slik som punktlig betaling, rapportering av mangler, frister for fornying mv. Actis fakturerer leietakerne i forhold til de fordelingsnøkler som til enhver tid gjelder. Denne avtale erstatter tidligere avtaler og gjøres gjeldende fra Oslo / For Actis Rusfeltets samarbeidsorgan For AV OG TIL Kari Randen

5 5 Trude Andersen Vedlegg: Oversikt over fordeling av kostnader

6 6 VEDLEGG: OVERSIKT OVER FORDELING AV KOSTNADER Kostnader som er til fordeling: Husleie: Alle leietakere må betale leie for egne kontorer og lagerrom. I tillegg må de betale for sin del av fellesarealene. Andel fellesarealer beregnes ut fra det antall m2 egne arealer man leier. Renhold: Alle leietakere må betale for sin del av renhold: - renhold av lokalene to dager pr uke (egne lokaler samt andel av fellesarealer) - vinduspuss - boning - rensing av møbler i fellesarealer - hovedrengjøring av fellesarealer - leie av konteiner - henting av papiravfall (ukentlig) - hygieneartikler (toalettpapir, såpe mm) - mm Kostnaden fordeles etter antall m2 man leier (inkl fellesarealer). Strøm: Alle leietakere må betale for strøm i egne lokaler og andel av strøm i fellesarealer. Kostnaden fordeles etter det antall m2 man leier (egne lokaler samt andel av fellesarealer). Resepsjons og fellesskapstjenester: - sentralbordtjeneste - postfordeling - frankering - oppfølging av maskinpark - service på maskiner (påfyll, skifte av tonere)

7 - innkjøp av fellesvarer: (lyspærer, kopipapir, hygieneartikler, vann, beger, apotekvarer, batterier osv) - møterombooking - kontakt med leverandører - inngåelse/fornying av avtaler - avlesing av telleverk - nøkler og nøkkelkort - telefon og adresselister - aviser/tidskrifter/blader - salg av kaffekapsler - generell opprydding som andre glemmer (møterom, oppvask, pappesker) Kostnadene fordeles etter antall ansatte samt areal. Vann: Alle leietakere må være med på kostnader forbundet med vannautomatene på huset - leasing - forsikring - service Kostnadene fordeles etter antall ansatte.. Øvrige tjenester som tilbys (som det er frivillig å være med på): Frankering: - leie av frankeringsmaskin, - leie av vekt og etikettprinter - serviceavtale - årsgebyr for nedlasting av porto - avtale om henting av post Portoen fordeles etter forbruk, etter avlesing av telleverk. Øvrige kostnader fordeles etter en prosentandel av totalforbruket. IT: - Actis er kontaktperson mot leverandør av tjenesten - internettlinje og utstyr til infrastruktur - microsoft Office support på felles utstyr 7

8 8 - anti spam/antivirus - nettbasert møterombooking Datakostnadene fordeles etter antall brukere. Telefoni: Vi har nettbasert sentralbord der det er mulig å koble opp mobiltelefon eller fasttelefon. - hver organisasjon får faktura for eget forbruk Kopimaskin/skriver: - leasing av tre store maskiner - serviceavtaler på tre maskiner - lisens på program som fordeler kostnader - kopipapir/toner/stifter - forbruk Virksomhetene betaler for eget forbruk som beregnes ved å avlese telleverk. Øvrige kostnader fordeles etter forbruk. Kantine: Kantinen finansieres ved en egenandel fra den ansatte, tilskudd fra hver enkelt arbeidsgiver og støtte fra Actis. Møterombooking: Bruk av møterom er innbakt i husleien og man betaler ikke ekstra for dette. All bruk av møterom må bookes, enten via sentralbordet eller elektronisk booking. Det siste krever at man har innstallert Office 365. Oslo / - 20 Sign

9 9