ADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR TILLITSVALGTE IL SØRFJELL UTGAVE

Transkript

1 Til alle tillitsvalgte, foreldre og andre lokale helter som tar ansvar og gjør en stor innsats i IL Sørfjell! Dere skal vite at uten deres store innsats hadde det ikke vært mulig å drive idrettslag slik at ungdommen kan få muligheten til å vokse opp i ett sunt og utviklende samfunn. ADMINISTRATIV HÅNDBOK FOR TILLITSVALGTE IL SØRFJELL UTGAVE En stor takk til dere alle!! På vegne av idrettslaget Rune Stiansen Hovedleder IL Sørfjell Adresse: IL Sørfjell, Karl Hansens vei 12, 4810 Eydehavn Postadresse: Postboks 75, 4815 Saltrød Web side: 60

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Egne notater: 2 Informasjon fra Hovedleder 4 GRUNNLAGET 4-7 IL Sørfjells historie 8-11 IL Sørfjells lover 12 IL Sørfjells retningslinjer for barn 13 INSTRUKS FOR STYRET 14 Instruks for hovedleder 15 Instruks for nestleder Instruks for sekretær 19 Instruks for økonomisjef 20 Instruks for medlemskartotekfører 21 Instruks for styremedlem 22 Instruks for gruppeleder 23 INSTRUKS FOR KOMITEER 24 Instruks for klubbhuskomite 25 Instruks for banekomite 26 Instruks for valgkomite 27 Instruks for barneidrettskomite 28 Instruks for lotterier i IL Sørfjell 29 INSTRUKS FOR ANLEGG 29 Instruks for klubbhus 30 Instruks for banekomite,gressbanen 31 Instrukser for Stueneshallen 44 TILLITSVALGTE I SØRFJELL 45 Hovedstyre 45 Arbeidsutvalg 46 Markedsråd 47 Håndballgruppa 48 Fotballgruppa 49 Friidrettsgruppa 50 Barneidrettsgruppa 50 Trimgruppa 51 Hussstyre 51 Banekomite 51 Valgkomite 51 Medlemskartotekfører 52 INFO FRA SØRFJELL 52 Info angående fordelskort 52 Info angående skrapelodd 53 Info dansegalla 54 Info angående sponsorkort 55 Info My sport mobilabonnement 56 Info om tidsfrister til støtte / bidrag 57 Info om felles treningsavgift 58 Egne notater 59 Egne notater 60 Takk fra Hovedstyret, IL Sørfjell 32 STATUETTER FOR UTMERK Statuett for stimulansepremier Statuett for innsatspokal Statuett for A/S Nortons Bragdpokal 40 Statuett for æresmedlemskap 41 Statuett for eksterne utmerkelser 42 Statuett for utdel av Sørfjellvimpel 43 Statutt for utnevn. av Årets Sørfjeller 2 Innhold 59

3 Egne notater: Kjære Sørfjell - venner! Nå er godt i gang med år 2001 med nye utfordringer og mål. IL Sørfjell har alltid vært ett navn som har klinget godt i ørene til alle våre idrettsvenner på Sørlandet. Vi er ett fleridrettslag som har aktiviteter i fotball - håndball - friidrett - trim og siste nye er barneidrett med barneidrettskole. Vi må satse på de yngre, begynne tidlig. IL Sørfjells klubbhus har i de siste årene blitt ombygd og er virkelig blitt flott og nå har vi også fått utbedret området rundt klubbhuset med ny mur og fått skikkelig drenering på banen så nå har vi virkelig grunn til å være stolte av vårt flotte anlegg her på Eydehavn. Det vil også bli asfaltert på området. I den anledning har jeg lyst til å nevne den innsats som vår seniorgruppe gjør med å skaffe utstyr og midler som igjen har vært med på å gjøre dette mulig. De arrangerer hyggelige sosiale seniorkvelder på klubbhuset for folk flest i nærmiljøet som skaffer inntekter til gruppen som de igjen bruker på forskjellige tiltak på klubbhuset eller gir pengegaver til hovedstyre. Det setter vi i hovedstyret virkelig stor pris på. Vi må ikke glemme den forebyggende effekt det gir når ungdommen vår får utfolde seg på idrettsbanen med sunne aktiviteter når vi vet hva de utsettes på av forskjellige påvirkninger og fristelser som lurer i nærmiljøet. Det gir grunnlag for vennskap og kontakter både i egen klubb og på tvers av klubbgrenser som det er verdt å ta meget godt vare på. Selv om vi har ett godt fungerende hovedstyre og grupper med mange aktive tillitsvalgte som gjør en utmerket jobb er det behov for hjelp fra flere til å løse oppgavene. Jeg vil benytte denne anledningen til å takke alle som er med nå på å gjøre dette mulig og utfordrer i tillegg flere foreldre, foresatte og alle idrettsvenner til å ta i ett ekstra tak for IL Sørfjell. Vi trenger flere som kan hjelpe til med å legge forholdene best mulig til rette slik at vi kan opprettholde og bedre det sportslige tilbudet til barn, unge og voksne med den forebyggende virkning det har. Ta kontakt! Mitt ønske for 2001 sesongen må derfor bli at jeg håper at flest mulig engasjerer seg i vårt lokale idrettslag og at vårt publikum fortsetter å møte opp på våre arrangementer på Gressbanen, Stuenes-stadion og Stueneshallen for å gi støtte til utøverne og klubben. Jeg ønsker dere alle lykke til med 2001 sesongen. Sportslig hilsen Rune Stiansen Leder av IL Sørfjells hovedstyre. 58 Hovedleder 3

4 GRUNNLAGET IL Sørfjells historie og eget baneanlegg side 4-7 IL Sørfjells lover side 8 11 IL Sørfjells retningslinjer for barneidrett side 12 FORSLAG TIL FELLES TRENINGSAVGIFT FOR IL SØRFJELL FRA 2002 Alle gruppene i Sørfjell har sine budsjetter og regnskaper å jobbe mot. Det koster å drive idrettslag og det har vært regnet ut at det koster ca. kr ,- pr. utøver i klubben. Det er penger som må komme inn på en eller annen måte. Vi har hatt forskjellige inntektsbringende tiltak gående, men det ligger forferdelig mye arbeid i å levere ut materiell, og få samlet inn penger og usolgt materiell etterpå. Dette krever mye ressurser. I fjor fikk vi en del materiell om hvordan andre idrettslag gjorde for å få inntekter til klubbene. Det ble bl.a vurdert å legge ved en pakke med fordelskort og skrapelodd til treningsavgiften som utøverne betalte på forskudd, og senere kunne få igjen dersom han/hun ville selge den pakken. Dette ble gjort i fotball- og friidrettsgruppa. Det ble en del reaksjoner på dette, fordi mange foreldre har flere barn som i tillegg er med i flere grupper. De fikk derfor ganske mange kort og lodd å selge fra begge gruppene. IL SØRFJELLS HISTORISKE BAKGRUNN OG UTVIKLING FRA 1916: IL Sørfjells stiftelsesdag regnes som 10. april Protokollen viser at den første generalforsamling ble holdt den 3/ hvorpå følgende styre ble valgt: Formann: Henrik Friisø Sekretær: Jacob Kolrud Kasserer: Gustaf Karlsson Styremedlemmer: Fotball: Harald Dose Friidrett: Birger Wroldsen Skisport: Andres Haugmoen Atletsport: Hans Widding Disse var altså blant stifterne og har vel derfor den største del av æren for å ha tatt initiativet til stiftelse av en idrettsforening på stedet. Foreningen sto et par år etter starten tilsluttet Norges Turn - og Idrettsforbund. I 1921 ble den opptatt i Norges Landsforbund for idrett og har siden stått tilsluttet de forskjellige forbund og kretser i fotball, ski, håndball og friidrett. Det ble i de første årene drevet atletsport og i fotball har laget vært helt i Norgestoppen. Laget spilte i Norgesserien, noe i likhet med landsdelsserien i dag. Mitt forslag er derfor følgende: En felles treningsavgift til alle i IL Sørfjell. Hvorfor ikke ta skrittet videre og samle trådene enda mer for å gjøre idrettslaget Sørfjell mer til ett idrettslag. Kan vi ikke ha én treningsavgift for hele idrettslaget? Finne en gjennomsnittspris på de forskjellige trinnene og legge ved en verdipakke med fordelskort og skrapelodd til alle utøverne i Sørfjell. Da vil vi unngå at noen får mer enn én pakke med kort - lodd, og gruppene får inntekter av salget på en meget ryddig og grei måte. Fordelingen av treningsavgiften og salget blir deretter fordelt ved hjelp av en fordelingsnøkkel. Fordelingsnøkkelen må lages på grunnlag av de aktive medlemmene i de forskjellige gruppene og må derfor også følges opp fortløpende for at dette skal bli riktig. Dette betinger at kassererne i hver av gruppene må sammenligne medlemslistene og hele tiden samarbeide om å oppdatere disse. Jeg tror at alle gruppene vil tjene på dette og jeg tror også at det vil gjøre sitt til at gruppene vil få "flere" medlemmer i sin gruppe. Det er også viktig at de aller minste og aldersbestemte før en allsidig oppvekst. Det vil derfor gjøre det lettere for de aldersbestemte å få "prøve" seg i de andre gruppene uten å måte løse ekstra treningsavgift. Dette tror jeg bestemt foreldrene også vil sette pris på. De vil heller betale noe mer for å kun få én treningsavgift pr.barn og dermed også kun én verdipakke pr.barn. Målet er å utrede saken for å se om det er mulighet til å innføre dette fra 2002 Dette vil kreve noe fleksibilitet fra gruppene, men jeg håper at alle vil se helheten. Vi har også pratet om å få til en felles løsning innen treningstøy, overtreksdresser og kampdrakter. Her er det mange fordeler, men vi må se om det er praktisk mulig å få det til. 4 Grunnlaget og IL Sørfjellshistorie Med hilsen Rune Stiansen Hovedleder IL Sørfjell. 57

5 Info om tidsfrister til støtte / bidrag Denne siden er tenk som et hjelpemiddel for gruppene med en huskeliste over tidsfrister på støtte / bidrags søknads muligheter som vi har i klubben. Her kan vi være med å huske at frister blir holdt! Hovedstyre: Det har også vært stor aktivitet innen skisport i disse trakter gjennom årene. Av representasjon innen skisporten må nevnes at Thoralf Hegland representerte Aust-Agder skikrets i Holmenkollrennet i Etter krigen har interessen for skisport vært dårlig. Dog må nevnes Reidar Stølefjell som den enslige svale. Han lå i teten i flere år. I 1946 fikk vi Liabakken opparbeidet og bedriftene ytet bidrag for montasje av flomlys. Som treningsbakke og guttebakke var den bra. På skisportens område kom laget etterhvert opp blant de beste i kretsen når det gjaldt hopp. I 1939 tok guttene 54 premier og de voksne 32, i alt 86. Håndballgruppa: Fotballgruppa: Friidrettsgruppa: Barneidrettsgruppa: Andre: En annen idrettsgren som laget tok opp, og som fikk et stort oppsving, var skøytesporten. Dette var særlig i årene og 36. Det var fra ca 1921 at idrettsarbeidet i Stokken kom inn i foreningsformer og ble tilsluttet NIF. Opprinnelig het foreningen Eydehavn Idrettsforening (EIF). EIF var politisk en borgerlig forening. Våren 1934 slo EIF seg sammen med FJELL, Saltrød og foreningen tok navnet FJELL. I 1932 kom Stokken Arbeideridrettslag i gang. Nå ble det en hard strid om medlemmer fram mot krigsutbruddet. Ledende folk i det borgerlige FJELL satt som betingelse for ledige ungdommer som søkte arbeid, at de skulle melde seg inn i FJELL. Arbeiderpartimedlemmer fikk av partilaget innskjerpet at de måtte delta i arbeideridrettslag og ikke i borgerlige lag. Denne uheldige splittingen innen idretten førte til at tanken om en idrettssamling ble tatt opp rett før krigsutbruddet. Under krigen lå idrettsarbeidet brakk. Under en konstituerende generalforsamling 4. juni 1945 ble FJELL og STOKKEN IL slått sammen og kalt FJELL-STOKKEN. Dette navnet ble imidlertid ikke godkjent av NIF, og så i 1948 ble navnet endret til SØRFJELL. Kilder: Jubileumshefte Sørfjell Berntsen H. : Trekk av Stokkens Historie ca IL Sørfjel ls hjemmeside, 56 IL Sørfjells historie 5

6 Sørfjells eget idrettsanlegg - Gressbanen og klubbhuset på Eydehavn. Torvet var idrettsplassen i de første fem år frem til I 1921 inngikk EIF en kontrakt med A/S Arendals Fossekompani om leie av Nesmyra. Grunnleien ble satt til kr 1 pr. år. Fossekompaniet hadde forbehold om å kunne ta tomten tilbake når som helst selskapet selv måtte få bruk for den. Dette skremte derimot ikke noen. Herredsstyret bevilget kr. 50 til dekke, og distriktets første gressbane ble anlagt. Klubbhuset ble bygget i 1925 til en pris av kr Klubbhuset bestod da av avkledningsrom, dusj og redskapsrom. Gressbanen på Nesmyra ble under krigen brukt til potetåker og grønnsakhage. Et møysommelig arbeid begynte for å få den til å bli idrettsbane igjen. Grøftearbeidene var vanskelige, og det måtte flere år med mye grus og hard dugnad til før Sørfjells nye gressbane ble høytidelig åpnet 30. mai Arbeidet med nytt klubbhus startet høsten Hele bygget kom på ca. kr De økonomiske bidragene kom fra kommunen, fabrikkene og tippemidler. Klubbhuset ble dermed helt gjeldfritt. Det var ikke få dugnadstimer enkeltmedlemmer i Sørfjell utførte i denne tiden. Gressbanen ble et samlingspunkt for befolkningen. Spesielt før fotballkampene på søndagene var fremmøte stort og praten gikk livlig. I det hele tatt var bruken av Gressbanen mer allsidig før enn i dag. Blant annet drev friidrettsgruppa sine aktiviteter der. I de senere år har anlegget fått en utvidet redskapsbod, garasje, samt moderne klippeutstyr og vanningsanlegg. Jubelen stod høyt i taket i Sørfjell i mars 1989.A/S Arendal Fossekompani tilbød nemlig den 7 mål store gressbanetomten vederlagsfritt som en gave til Sørfjell. Gaven ble mottatt med stor takknemlighet. Aktiviteten på anlegget øker stadig, selv om det i dag stort sett bare er fotballgruppa som benytter selve gressbanen. Dagens kapasitet er sprengt med tanke på kamper og trening. I 1995 ble det besluttet å bygge ut og renovere det gamle klubbhuset fra 1959, som både var for lite og svært nedslitt og dysfunksjonelt etter elde og mange års bruk. Klubben nedsatte en plan- og byggekomité, som søkte om spillemidler, den søkte og fikk arbeidshjelp via arbeidsmarkedsetaten og Arendalsregionens friluftsråd, fikk betydelige rabatter fra næringslivet og mobiliserte dugnadsinnsats fra klubbens medlemmer. Medlemmer av byggekomitéen var: John Tellmann Tjuslia, Sam C. Syvertsen, Gunstein Rudlende, Gunnar Kåre Salvesen, Harry Svendsen og Ole Tom Tjuslia. MySport - et billigere mobil-abonnement for sportsinteresserte Som MySport kunde vil du få lavere priser på mobiltelefoni enn hos de tradisjonelle aktørene, bedre priser på telefoner, samtidig som du støtter ditt lokale idrettslag uten å gi penger... MySport er norsk idretts eget mobilabonnement, utarbeidelsen av dette tilbudet er et samarbeid mellom idretten i Norge og teleleverandøren Carrot Communications AS. MySport er spesialtilpasset alle med interesse og engasjement for idretten. Som kunde hos MySport får du helt spesielle tilleggstjenester på din mobiltelefon. Eksempler på dette kan være treningstips fra kjente idrettspersonligheter, samt idrettsresultater fra lokal, nasjonal og internasjonal idrett. MySport er også opptatt av å gi deg ekstra lave priser når du ringer til venner og kjente, derfor får du spesielle rabatter til de personene du ringer oftest. Støtt idrettslaget ditt! Dette gir IL Sørfjell kr. 100,- pr abonnement + provisjon av bruk. Som kompensasjon for salg og markedsføring av MySport produktene mottar ditt lokale idrettslag salgsprovisjon. Det blir altså ikke dyrere for kunden, ettersom idrettslaget får de pengene som normalt sett tilfaller et kommersielt salgs-og markedsføringsapparat. Hvor kan jeg få tak i et MySport - abonnement? Den enkleste måten er å registrere deg på hjemmesiden eller kontakte MySport kundesupport på telefon Hvilken dekning har MySport - abonnementet? MySport har samme dekning som Telenor Mobil innenlands og utenlands. Dette har du i MySport abonnementet fordi Carrot Mobil AS som teleoperatør leier kapasitet av Telenor Mobil AS. Hva skiller MySport abonnementet fra et GSM abonnement? MySport gir deg mulighet til å støtte et lokalt idrettslag ved at du melder dette til oss i MySport ved kjøp av abonnementet. Gjør du det, vil MySport overføre deler av det du ringer for til den lokale klubben du har oppgitt. Hvis du ikke ønsker å støtte ett spesifikt idrettslag, vil pengene automatisk bli overført til et fond som fordeles som stipender til de ulike idrettskretsene. Prisene er meget gunstige i forhold til våre konkurrenter. I tillegg gir MySport deg ekstra lave ringepriser innen ditt eget nettverk av venner, rabatt på viktige dager for Norsk idrett (20 dager i året), fast lav pris på WAP og tjenester som er relatert til Norsk idrett. Når du bruker abonnementet til å ringe med, sende SMS, Data, Fax eller wappe vil du ikke merke forskjell fra andre operatører funksjonsmessig. 6 55

7 John Tellmann Tjuslia var leder av byggekomitéen, og byggeleder. Da anlegget var ferdig, kunne komitéen avgi et sluttregnskap som viste at det var kr 138 kr igjen av budsjettrammen. Prosjektet ble finansiert uten at klubben trengte å stifte gjeld. Da branntakst ble avholdt etter ferdigstillelsen i 1997, ble anlegget taksert til 2,5 mill kr. Resultatet ble at nytt og tidsriktig klubbhus kunne innvies november Huset inneholder garderobeanlegg, lager, handikaptoalett og kiosk i 1. etg, stort klubbbrom, kontor, møterom og kjøkken i 2. etg. ÅRETS SUPERTILBUD til alle I.L.Sørfjell s medlemmer!!! I.L. Sørfjell har inngått en GULLKANTET avtale med Mr.Jones moteforretning på Saltrød Senter og Maxis Senter. Ved kjøp av SPONSORKORTET pålydende Kr.100.-, og ved betalt medlemsavgift gis 20 % avslag på alle handler hele året unntatt august måned (høstsalg), også tilbudsvarer! Gjelder i begge Mr. Jones butikkene. Betal giroen snarest sammen med medlemsavgiften og få tilsendt SPONSORKORTET sammen med FORDELSKORTET (som er inkludert i medlemsavgiften). Husk at kortet må forevises i forretningene for å oppnå 20 % rabatt! Sommeren 1999 ble det påbegynt og gjennomført et omfattende arbeid med å legge om den gamle, falleferdige muren langs veien forbi klubbens bane/klubbhus. Det skjedde i forbindelse med omlegging av vann- og kloakkledningene som ligger under grunnen i vegen, og skjedde etter initiativ fra Sørfjell. Vi gikk også inn med en andel av kapitalen til anlegget. Samtidig ble det lagt nytt dren-system for gressbanen. Dette prosjektet ble utført i et glimrende samarbeid med Arendal kommune, teknisk etat v/overing. Arne Chr. Bentzen. Her er det penger å spare. Ikke medlemmer, meld dere inn som støttemedlemmer og betal for sponsorkortet i tillegg. Det koster bare kr. 250,- totalt, og da får du 20% rabatt ved hvert kjøp. 54 7

8 IDRETTSLAGET SØRFJELLS LOVER Lov for idrettslaget Sørfjell stiftet 10.april 1916 Vedtatt den 7/11-91 med senere endringer. Godkjent av Idrettsstyret og FORMÅL Idrettslaget Sørfjell er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Lagets formål er å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund. 2 ORGANISATORISK TILKNYTNING IL Sørfjell er medlem av Norges Idrettsforbund gjennom Aust -Agder Idrettskrets. Laget er medlem av de særforbund som lagets årsmøte bestemmer. IL Sørfjell hører hjemme i Arendal Kommune og er medlem av idrettens kontaktutvalg i kommunen. 3 MEDLEMMER Alle som lover å overholde lagets og overordnede idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem. For øvrig plikter ethvert medlem å overholde Norges Idrettsforbunds, dets organisasjonsledds og medlemmers samt IL Sørfjells lover og bestemmelser. En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd og medlemmer i NIF er gjort opp. Medlemskap i Sørfjell er først gyldig og regnes fra den dag kontingenten er betalt. INFO DANSEGALLA I STUENESHALLEN Markedsrådet har vært virkelig kreative og kommet med mange gode forslag og tilskudd til klubben. Det siste som har vært satt i gang er Dansegalla i Stueneshallen. Det har vist seg å bli en skikkelig suksess. Vi hadde den første høsten 2000, mest som et prøveprosjekt, men vi fikk så mange positive tilbakemeldinger og spørsmål om når neste skulle være at vi måtte bare svinge oss å komme i gang med en i romjula i Det må vel sies at da kom det enda mer folk og det ble også en bra fortjeneste. Det er i hovedsak en arrangement komite i markedsrådet som har planlagt og tilrettelagt for disse dansefestene. Foreldre, spillere og andre lokale krefter har stilt villig opp og hjulpet til. Dersom dette viser seg å kunne bli IL Sørfjells greie kan vi fokusere mer på dette og kutte ut andre ting. Det er viktig at vi hele tiden vurderer hva som gir utbytte i forhold til innsats. Her går 50 % av overskuddet tilbake til gruppene til fordeling etter innsats. Vi kommer til å kjøre 3-4 dansegallaer i året med lokale band og også muligens spe på med noen større inni mellom. Første dansegalla nå er , deretter blir det enten 22 eller 29 september og til slutt en i romjula også i år, STEMMERETT OG VALGBARHET For å ha stemmerett på lagets møter må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, og ikke skylde laget kontingent. Alle medlemmer som har stemmerett og som ikke er arbeidstakere i laget, er valgbare til tillitsverv i IL Sørfjell, og som representanter til ting eller møter i overordnet idrettsorganisasjon. 5 KONTINGENT Kontingenten fastsettes av årsmøte og betales forskuddsvis. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem av laget. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 6 TILLITSVALGTES GODTGJØRELSE Tillitsvalgte kan motta et rimelig honorar for sitt arbeid, samt refusjon for faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste. Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av lagets budsjett og regnskap. 8 53

9 IL SØRFJELLS FORDELSKORT Årets Fordelskort har nesten 30 forskjellige tilbud som innehavere av kortet kan benytte seg av. Så det er mange gode tilbud å få, dersom man bruker kortet bevisst. Dette kortet er inkludert i medlemskapet fra og med år Det kan også kjøpes flere dersom det er ønskelig, og det er jo en utgift som hver og en av oss har muligheten til å tjene (spare) inn igjen, altså gevinst til alle som kjøper kortet. Det viktigste er jo, at for hvert solgte kort går kr.70,- tilbake til klubben (pålydende kr.100). Vi oppfordrer derfor alle foreldre/foresatte til å kjøpe minst ett kort til familien. Vær bevist og planlegg innkjøpene, det kan gi mye rabatt. Det gir også IL Sørfjell en ekstra støtte til arbeidet med å lage et trygt og sunt miljø rundt våre barn. Husk bare at rabattene gjelder kun på varer som ikke allerede er på tilbud, og kun en gang i hver forretning. Her har vi altså 70 % fortjeneste til klubben som må sies å være veldig bra! Det som er ekstra positivt med fordelskortene er at vi løper ikke noen risiko dersom vi ikke klarer å selge alle, vi kan returnere det som måtte bli igjen og få refundert pengene. INFO SKRAPELODD Dersom vi skal ha skrapelodd må vi bestemme oss i utgangspunktet om hvor mange kort vi skal ha. Det har betydning for hvilke nivå premiene skal ligge på. Dersom vi bestiller flere kort blir premiene bedre og dyrere og loddene blir lettere å selge. Ulempen er at det blir flere lodd å fordele og selge. Loddene koster kr. 20,- i salg og det gir klubben en fortjeneste på kr. 10,- altså 50 %. Det må vel også sies å være bra fortjeneste, ulempen med skrapeloddene er at vi må selge alle sammen. Det er ikke returrett på disse. INFO BINGOSPILL PÅ HIS Vi blir hvert år satt opp på bingspill over 5 uker med 11 spill pr.uke. De oppsatte ukene pr. i dag er uke og 37. De blir fordelt mellom gruppene. Bingospillet er ett samarbeid mellom Grane, Myra IL og Sørfjell, vi spiller i pott og fordeler spillene og inntektene. Vi er blitt lovt å få ca. kr ,- pr.spill og det har nesten stemt hvert år. Vi har ligget noe under, men totalt så gir dette klubben en inntekt på ca kr ,- pr. år til fordeling. Det er en grei dugnadsform og det gir oss en fin inntekt så det er svært viktig at gruppene følger opp avtalen og at vi slipper at det mangler folk til å hjelpe til når vi skal være der. Dersom vi ikke klarer å stille folk og gjøre den jobben vi har avtalt kan vi miste hele bingoen og det ville være synd. Derfor lykke til med videre bingospill. 7 HABILITET. For IL Sørfjells tillitsvalgte, oppnevnte personer og ansatte, gjelder NIF`s habilitetsregler, jfr NIF`s lov STRAFFESAKER For alle straffesaker gjelder NIF`s lov kapitel 11 ( NIF`s Straffebestemmelser). 9 ÅRSMØTE IL Sørfjells høyeste myndighet er årsmøte som holdes hvert år innen utløpet av februar måned. Årsmøte innkalles av styret med minst en ( 1 ) måneds varsel, direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen. Forslag som skal behandles av årsmøte må være sendt til styret senest tre ( 3 ) uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest to ( 2 ) uker før årsmøtet. Alle lagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/ eller media til å være tilstede. Årsmøtet er vedtaksfør med det antall stemmeberettigede som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivningen kan ikke skje med fullmakt. På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på sakslisten senest to ( 2 ) uker før årsmøtet. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare taes i forbindelse med vedtak om godkjenning av saksliste. 10 LEDELSE AV ÅRSMØTET Årsmøtet ledes av valgt møteleder. Møteleder behøver ikke være medlem av laget. 11 STEMMEGIVNING PÅ ÅRSMØTET Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet av et alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal ansees som ikke avgitt. Valg forgår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall enn det som skal velges, teller ikke og stemmene anses ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle for å ansees som valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, ansees de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemming ansees de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 52 9

10 12 ÅRSMØTETS OPPGAVER Årsmøtet skal: 1. Behandle lagets/gruppenes årsmeldinger. 2. Behandle lagets/gruppenes regnskaper i revidert stand. 3. Behandle innkomne forslag 4. Fastsette kontingent 5. Vedta lagets/gruppenes budsjett. 6. Bestemme lagets organisasjon. 7. Velge til følgende tillitsverv med funksjonstid 2 år: a) Hovedleder, økonomisjef, 1 styremedlem,1 varamedlem. b) Nestleder, sekretær, medlemskartotekfører,1 styremedlem, 1 varamedlem 8. Velge til følgende tillitsverv med funksjonstid 1 år: a) 2 revisorer og deres stedfortredere b) Representanter til ting og møter i de organisasjoner laget er tilsluttet c) Valgkomite på 3 personer 9. Godkjenne de valgte gruppestyrer. 13 EKSTRAORDINÆRE ÅRSMØTER Ekstraordinære årsmøter holdes når styret eller overordnet idrettsmyndighet bestemmer det, eller når minst en tredel av de stemmeberettigede medlemmer krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelser i de saker som er kunngjort i innkallingen. 14 STYRET IL Sørfjell ledes av styret som er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. STYRET BESTÅR AV: - Hovedleder, nestleder, sekretær, økonomisjef (økonomisjef), markedssjef, 1 møtende vararepresentant (arbeidsutvalget), alle valgt av årsmøtet. - Forutsatt at det er virksomhet i gruppene møter i tillegg: Leder for håndballgruppen Leder for friidrettsgruppen Leder for fotballgruppen Leder for barneidrettsgruppen Leder for volleyballgruppen Leder for trimgruppen I tillegg kan gruppene møte med ytterligere 1 representant hver som ikke har stemmerett STYRET SKAL: 1.Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelse. 2.Oppnevne,etter behov, komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. HUSSTYRE Leder: John T. Tjuslia tlf Medl: Gunstein Rudlende tlf Medl. Henrik Henriksen tlf: Medl: Tore Madsen tlf BANEKOMITE Banemester: Harald Olsen tlf: Medl: Ragnar Jacobsen tlf Medl: Rune Jacobsen tlf Medl: Anders Thomassen tlf VALGKOMITE Leder: Ole Tom Tjuslia tlf / Medl: Aasmund Asdal tlf Medl: Trygve Hjeltnes tlf MEDLEMSKARTOTEKFØRER Inge Ellingsen: jobb privat mobil Adresse: Stoa, P.boks 1673, 4801 Arendal E-post: inge.ellingsen@nif.idrett.no 10 51

11 BARNEIDRETTSGRUPPA Leder: Ingelin Krueger tlf: Medlem: Frode Håversen tlf: Medlem: Frode L. Andersen tlf: Markedsansv: Ingelin Krûger tlf TRIMGRUPPA Trim herrer! Leder/trener: Ivar Tveit tlf: Trim damer! Leder/trener: ikke aktivitet foreløpig. 3.Administrere og føre kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4.Representere laget utad. Styret skal holde møte når hovedlederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. 15 GRUPPER IL Sørfjell kan organiseres med grupper. Disse ledes av oppnevnt tillitspersoner eller av valgte styrer. Lagets årsmøte bestemmer opprettelsen av grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. Dette innebærer bl.a. at det bare er hovedstyret som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter. 16 LOVENDRING Endringer i denne lov kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer må godkjennes av idrettsstyret, og trer ikke i kraft før de er godkjent. 17 kan ikke endres. 17 OPPLØSNING Oppløsning av laget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutning med andre lag ansees ikke som oppløsning av laget. Vedtak om sammenslutning og nødvendig lovendring i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jfr 16. I tilfelle oppløsning eller annet opphør av laget tilfaller lagets eiendeler NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret. Ved oppløsning sendes lagets arkiv til Aust-Agder Idrettskrets. Adm.håndbok A Vedtatt på årsmøtet

12 INSTRUKS FOR BARNEIDRETTSKOMITEEN 1. Barneidrettskomiteen godkjennes på årsmøtet etter innstilling fra valgkomite for Hovedstyret. 2. Et av medlemmene i Hovedstyrets arbeidsutvalg bør være med i komiteen. 3. Komitelederen innkaller til første møte der komiteen konstituerer seg. 4. Referat fra alle møter sendes Hovedstyrets sekretær. 5. Virksomheten omfatter organisering og tilrettelegging av Sørfjells trening for barn 7 år og under, og felles tiltak for barn opp til 12 år. 6. Barneidrettskomiteen arrangerer IL Sørfjells juletrefest. 7. Barneidrettskomiteen setter opp budsjett for virksomheten slik at dette kan innkorporeres i Hovedstyrets budsjett. 8. Barneidrettskomiteen fastsetter treningsavgift for aktiviteten. Ved vesentlige endringer skal disse godkjennes av Hovedstyret. 9. Barneidrettskomiteen lager årsberetning for virksomheten som rapporteres til Hovedstyret. FRIIDRETTSGRUPPA Leder: Per Erik Hansen, Aanon Bies vei 15, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Per.hansen@kpmg.no Nestleder: Arne Jenssen, Lensmannsgården 28, 4815 Saltrød, tlf.p: , mobil: e-post: ajenss2@online.no Sekretær: Nina Haugland, Sven Oftedals vei 6, 4844 Arendal, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: john-on@online.no Kasserer: Melvin Øigarden, Kjennimellom, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: oeigaren@online.no Styremedlem: Jan Pettersen, Skogliveien 9, 4810 Eydehavn, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Styremedlem: Lena Falck, Gunnar Knudsens vei 56, 4815 Saltrød, tlf.p: mobil: og e-post: Styremedlem: Monica Thorsen, Stuenesveien 22, 4815 Saltrød, tlf. p: og e-post: tage.thorsen@c2i.net Markedsansvarlig: Lena Falck, Gunnar Knudsens vei 56, 4815 Saltrød, tlf.p: mobil: og e-post: Leder Stevnekom: Jan Pettersen, Skogliveien 9, 4810 Eydehavn, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Matriellansv: Statistikkansv: Oppm.rekr:Teresa Bakke tlf Kari Bergstøl tlf Oppmann Rolf. S. Olsen tlf Oppmann 15 Kari Sætane tlf

13 FOTBALLGRUPPA Leder: Lars Inge Holte, Kystveien 98, 4842 Arendal, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Nestleder: Frank Nygård, Lindvika, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Sekretær: Harry Svendsen, Rolfsmyra 8, 4818 Færvik, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Kasserer jun: Ina Steinsholm, Hans Bævers vei 28, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Kasserer sen: Thore Andre Thorsen, Nedre Tybakken, 4818 Færvik, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Leder sommerturn: Harry Svendsen, Rolfsmyra 8, 4818 Færvik, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Kass.sommerturn: Thore Andre Thorsen, Nedre Tybakken, 4818 Færvik, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Sportslig leder: Øistein Evensen, Vestre Saltrød, 4815 Saltrød, tlf: Markedsansvarlig: Ansgar Sivertsen, Syver Kristiansens vei 12, 4810 Eydehavn, tlf.p: tlf.j:, mobil: og e-post: Styremedl./spon: John Harry Simonstad, Skibevik Ringvei 54, 4815 Saltrød, tlf.p: tlf.j: , mobil: og e-post: Styremedl./dugnad: Tore Madsen, 4810 Eydehavn, tlf.p: , mobil: og e-post: INSTRUKSER FOR STYRET Instruks for hovedleder side 14 Instruks for nestleder side 15 Instruks for sekretær side 16 Protokollføring side 17 Postregistrering og arkivering side 18 Instruks for økonomisjef side 19 Instruks for medlemskartotekfører side 20 Instruks for styremedlem side 21 Instruks for gruppeleder side 22 Valgkomite: Velges av fotballstyre etter hvert

14 INSTRUKS FOR HOVEDLEDER 1. Angående styrets arbeid se Sørfjells lover 14 Styret. 2. Hovedleder er ansvarlig for at virksomheten skjer i samsvar med NIF og Sørfjells lover og øvrige årsmøte vedtak. 3. Hovedleder representerer Sørfjell overfor kommunen og idrettskretsen. Han/hun er dessuten klubbens pressetalsmann. 4. Hovedleder skal i samarbeid med sekretær innkalle/sette opp saksliste til møter. 5. Hovedleder skal forvisse seg om at kasserer er kjent med gjeldende regler og instrukser for regnskapsførsel. 6. Han/hun skal sørge for at årsoppgjøret legges fram ved hvert regnskapsårs avslutning og sørge for at dette underskrives av styret. 7. Hovedleder skal i samarbeide med kassereren legge frem revidert årsregnskap på årsmøte. Hovedleder skal dessuten i samarbeid med kasserer redegjøre for økonomiske forhold av betydning som har inntrådt etter regnskapsavslutningen. HÅNDBALLGRUPPA Gruppeleder: Randolph Endresen, Brattekleiv 4818 Færvik, tlf: , tlf.j: mobil: , e-post: randolph_endresen@froland.kommune.no eller ebyholt@c2i.net Nestleder: Åsmund Asdal, Mørfjeær, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: Mobil: e-post: aasmund.asdal@planteforsk.no eller aasmund.asdal@c2i.net Økonomileder: Per Edvard Andersen, Lyngveien 4, 4810 Eydehavn, tlf.p: , tlf.j: Mobil: e-post: per.andersen@selmer.no eller per.andersen@c2i.net Sekretær: Ole Tom Tjuslia, Andres Haugmoens vei 4, 4810 Eydehavn, tlf.p: , tlf.j: , mobil: , e-post: telman@frisurf.no Styremedlem: Jorunn Stiansen, Aanon Bies vei 31, 4815 Saltrød, tlf.p: Styremedlem: Kitty Bendiksen, Dyvika, 4815 Saltrød, tlf.p: Styremedlem: Ivan Svenningsen, Gunnar Knudsens vei 52, 4815 Saltrød, tlf.p: Hovedleder skal gi arbeidsoppdrag til styremedlemmer, grupper, komiteer og delegere oppgaver der det er naturlig. 9. Hovedleder må sørge for at vedtak blir gjennomført. 10. Hovedleder må sørge for at rapport til NIF årlig sendes inn. (frist 1.april) 11. Han/hun har videre ansvar for at søknad om kulturmidler samt søknad om behov for treningstider/steder til kommunene sendes innen gitte tidsfrister. 12. Etter hvert årsmøte skal liste over tillitsvalgte samt årsberetning sendes Arendal kommune v/ formannskapet, Hovedutvalget for kultur i Arendal, IKU i Arendal samt Norton v/ adm.dir. 13. Husk endring av bankfullmakt etter hvert årsmøte

15 MARKEDSRÅDET: Leder: Fritz Y. Jenssen, Harevn,19, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Sekretær: Ole Tom Tjuslia, Andres Haugmoens vei 4, 4810 Eydehavn, tlf.p: , tlf.j: , mobil: , e-post: Medlem: John Telman Tjuslia, Andres Haugmoens vei 4, 4810 Eydehavn, tlf.p: , mobil: 9, e-post: Medlem: Henrik B. Henriksen, Neskilvn.17, 4815 Saltrød, tlf.p: , mobil: e-post: Medlem: Halvor Solli, Øvre Gartha, tlf.p: , tlf.j:, mobil: e-post: Medlem: Nina Haugland, Sven Oftedals vei 6, 4844 Arendal,tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: Medlem: Kjell Svanor, Børjeheivn.12B, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: e-post: Medlem: Arnulf Gjertsen, Skolebakken 6, 4815 Saltrød, tlf.p: Medlem: Tore Madsen, 4810 Eydehavn, tlf.p: , mobil: og e-post: Medlem: Yngve Nilsen, Ringvn. 11, 4810 Eydehavn, tlf.p: , mobil: e-post: INSTRUKS FOR NESTLEDEREN 1. Nestleder skal fungere som hovedleder under dennes fravær. Nestlederen rykker automatisk opp til hovedleder dersom hovedlederen blir alvorlig syk eller dør. 2. Nestlederen skal avlaste hovedleder etter nærmere ordre. 3. Nestlederen kan gis ansvar for organisering av medlemsmøter og årsmøte, herunder bestilling/klargjøring av egnet lokale, kunngjøringer i presse, materiell til stemmegi ving osv. 4. Nestleder kan gis ansvar for å følge opp enkeltsaker m.m. etter oppdrag fra hovedle der. 5. Nestleder er kontaktperson for barneidrettsgruppa dersom ikke gruppa har egen organisert virksomhet og møter med representant i hovedstyret. 6. Nestleder har hovedansvar for å koordinere markedsaktivitetene i klubben i nært samarbeid med styremedlem med markedsansvar

16 INSTRUKS FOR SEKRETÆREN 1. Sekretæren skal føre protokoll over arbeidsutvalgsmøter, styremøter, medlemsmøter og årsmøter. Om protokollføring se B-3 side Sekretæren skriver/sørger for kunngjøring av møter. Sakslista settes opp i samråd med hovedleder. Som mal bør sakslista være de møteinnkalte i hende senest 5 dager før møtet. Utsendinger/ møteinnkallinger kan skje i samarbeid med AAIK som en kjøpt tjeneste. 3. Sekretæren skal i samarbeid med hovedleder føre lagets korrespondanse, utarbeide rapporter og årsmeldinger. 4. Videre er sekretæren ansvarlig for lagets arkiv og må sørge for å ta vare på alle skriv, dokumenter, protokoller osv. som tilhører Sørfjell. Om arkivering og journalføring se B-3. Det må alltid tas kopi av skriv som sendes ut. Arkivet må ha god orden og være oversiktlig. 5. Sekretæren må sende ut spesiell innbydelse til alle gjenlevende æresmedlemmer ved innkalling til årsmøter og andre spesiell arrangementer. Navnlig fortegnelse over æresmedlemmer finnes under kapittel E-4, side Umiddelbart etter hvert årsmøte må sekretæren samle inn og ajourføre Administrativ håndbok for Sørfjell. Sekretæren har et spesielt ansvar for at alle ved tak som har kon sekvenser for håndboka, blir tatt inn/ajourført i denne. 7 Eventuelle lovendringer som årsmøtet vedtar må sendes til Idrettsstyret for godkjenning. Hovedstyret Hovedleder: Rune Stiansen, Maren Nilsens vei 3, 4810 Eydehavn, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: svenrs@online.no eller rune.stiansen@naf.no Nestleder: Jan Olav Hesthag, Haugereid, 4815 Saltrød, tlf.p: , tlf.j: mobil: xxxxxxxx, e-post: hesthjo@jjuc.no Kasserer: Tove Hjeltnes, Moldveien 31, 4848 Arendal, tlf.p: , tlf.j: mobil: og e-post: tove.hjeltnes@c2i.net eller thjeltnes@actebis.com Sekretær: Gunn Omholt, Neskilvn. 25, 4815 Saltrød, tlf.p: tlf.j: fax.j: , mobil:, e-post: Leder fotball: Lars Inge Holte, Kystvn.96, 4842 Arendal, tlf.p: tlf.j: , mobil: og e-post: lih@a0905.aetat.no Leder friidrett: Per Erik Hansen, Aanons Bies vei 15, 4815 Saltrød, tlf.p: tlf.j: 370 xxxxx, e-post: Per.hansen@kpmg.no Leder håndball: Randolph Chr. Endresen, Brattekleiv, 4818 Færvik, tlf.p: tlf.j: og e-post:ebyholt@c2i.net eller randolph_endresen@froland.kommune.no Leder barneidrett: Ingelin Krüger, Lindvika, 4815 Saltrød, tlf.p: tlf.j: 370 xxxxx, mobil: xxxxxxxx og e-post: ikrueger@online.no Leder markedsråd: Fritz Y. Jenssen, Harevn.19, 4815 Saltrød, tlf.p: tlf.j: , mobil: og e-post: fritz.y.jenssen@dna.no Varamann: John Telman Tjuslia, Andres Haugmoen vei 4, 4810 Eydehavn, tlf.p: og e-post: telman@frisurf.no Arbeidsutvalget: Hovedleder: Rune Stiansen Nestleder: Jan Olav Hesthag Kasserer: Tove Hjeltnes Sekretær: Gunn Omholt Leder markedsråd: Fritz Y.Jenssen Varamann: John Telman Tjuslia Se nærmere opplysninger under Hovedstyret

17 Oversikt over tillitsvalgte i IL Sørfjell: Side 45 Hovedstyre Side 45 Arbeidsutvalget Side 46 Markedsrådet Side 47 Håndballgruppa Side 48 Fotballgruppa Side 49 Friidrettsgruppa Side 50 Barneidrettsgruppa Side 50 Trimgruppa Side 51 Husstyre, Banekomite, Valgkomite Side 51 Medlemskartotekfører VEDLEGG TIL SEKRETÆRENS GJØREMÅL PROTOKOLLFØRING 1. Det skal føres protokoll over alle møter i Sørfjell. Protokollen skal på en korrekt og oversiklig måte gjengi det som har foregått på møtet. Sakene må refereres nøkternt og upartisk. 2. På venstre side av hver protokollblad skal det være minst 5 cm åpen marg. Her nummereres de enkelte sakene. Margen kan også brukes til rettelser eller lignende 3. Protokollen for hvert møte begynner med å angi møtets art, tydelig dato, årstall, klokkeslett og stedet hvor møtet holdes. For styremøter/arbeidsutvalgsmøter angis møtenummer fortløpende etter siste årsmøte. 4. For styremøter/arbeidsutvalg føres inn navnene på de styremedlemmer som er tilstede. Hvis noen har meldt forfall protokolleres dette. De som ikke møter og ikke har meldt forfall, føres inn som fraværende. 5. Dersom et styremedlem kommer etter møtet har begynt eller forlater møtet før det er slutt, skal dette føres inn meed angivelse om når vedkommende kom eller gikk (f.eks NN forlot møtet etter behandling av sak nr.) 6. Sakene skal inn i protokollen i den rekkefølge de behandles på møtet. Sakene nummereres fortløpende fra det ene årsmøtet til det neste. Har en sak vært behandlet på et tidligere møte, skal sakens nummer den gang angis (f.eks 55/22 som sier at sak 55 tidligere har vært behandlet som sak 22 i 1998). For medlemsmøter nummereres sakene 1,2,3,4 osv for hvert enkelt møte. 7. For hver sak settes en kort og grei overskrift som angir sakens art. Så gis en oversikt over hva saken gjelder og hvordan den er reist (f.eks skriv fra NN ) 8. Alle framsatte forslag skal føres inn i protokollen. Dette gjelder også forslag som ikke blir vedtatt eller forslag som blir trukket tilbake. Alle vedtak føres inn med antall stemmer for og imot. 9. Referat av foredrag og diskusjoner skal ikke tas med, men navnene på de som deltar i diskusjonen skal føres inn. 10. Enkeltmedlemmer eller grupper av medlemmer kan forlange å få innført i protokollen særskilte merknader om sin stilling i bestemte saker (protokolltilførsel) Protokollen skal leses opp eller kopi deles ut og vedtas på neste møte. Medlemmer har da ikke anledning til på nytt å ta standpunkt til de saker som har vært behandlet, men bare til måten de er referert på. Ev. merknader/rettelser føres i margen og møtet vedtar så protokollen med de merknader som er gjort. 12. For medlemsmøter, årsmøter e.l skal det protokollføres hvem som åpner og leder møtet og hvor mange som er til stede. 17

18 VEDLEGG TIL SEKRETÆRENS GJØREMÅL POSTREGISTRERING OG ARKIVERING 1. Hver sak registreres i Postliste med fortløpende journalnummer (gjelder både inn- og utgående skriv). Hvert kalenderår starter med nr Har saken vært tidligere behandlet (svar på skriv e.l) noteres i merknadsrubrikken det tidligere jnr. Tilsvarende noteres i merknadsrubrikken for tidligere jnr. Det nye jnr. (krysshenvisning) 3. Den enkelte sak (skriv) påføres jnr, saksnr og registrerings-dato på ledig plass øverst til høyre (dette gjelder ikke reklame o.l) 4. Dagens post gjennomgås av hovedleder som søker å finne fram til rette saksbehandler for sakene. Oversendelser registreres på postlisten under rubrikk Behandl med dato og hvem saken er sendt til. 5. Post skal ikke besvares eller ferdigbehandles merkes med TA (til arkiv) og påføres dato og signatur. STATUTTER FOR UTNEVNING AV ÅRETS SØRFJELLER Innstiftet på årsmøtet Prisen Årets Sørfjeller kan deles ut en gang i året til en eller flere personer eller organisasjoner som har gjort en særlig fortjenestefull innsats i det frivillige støtteapparatet i klubben og som fremstår som et positivt eksempel til etterfølgelse. Årets Sørfjeller er normalt en påskjønnelse både for en langvarig innsats for klubben og foren spesiell innsats gjennom det siste året. Prisen kan bare vinnes en gang av samme person(er) eller organisasjon. Den skal normalt ikke tildeles aktive idrettsutøvere. Det er hovedstyret som avgjør om prisen skal deles ut og hvem som skal ha prisen. Prisutdeling skjer på årsmøtet. Prisen er en kunstgjenstand til en verdi av kroner. Alle medlemmer kan fremme begrunnede forslag til hovedstyret på kandidater til Årets Sørfjeller. 6. Det skal alltid tas kopi av utgående skriv, dette legges i arkivets saksmappe. 7. Alle skriv som er ferdigbehandlet samt postlistene leveres til sekretæren for arkivering. 8. I saksarkivet arkiverwes innkomne skriv samt kopi av utgående skriv i saksmappen. Når en sak er avsluttet påføres TA, dato og signatur. I postlisten noteres det samme. Oversikt over utdelte priser: 1998: Gerd Torill og Arnulf Gjertsen 1999: Per Edvard Andersen 2000: Sven Rune Stiansen 9. Innen hver mappe ordnes skrivene etter jnr. (ikke dato) i stigende orden. Tidligere skriv om samme sak holdes dog samlet på siste jnr. Kopi av svarskriv heftes sammen med det motsatte skriv. 10. Utlån fra arkivet gis som kopi eller registreres på et utlånsark. Hovedleder og sekretær har nøkler til arkivskap. 11. Bortsetting av arkivalier skjer etter behov. Skriv som ikke lenger er aktuelle skilles ut og oppbevares etter samme prinsipp som det ordinære arkiv i esker og lignende 12. Viktige papirer som skjøter oppbevares i bankboks

19 STATUTTER FOR UTDELING AV SØRFJELL-VIMPEL 1. Vimpelen kan brukes som gave til arrangør i forbindelse med spesielle arrangementer. 2. Vimpelen kan brukes som gave til lag i forbindelse med spesielt avtalte vennskapskamper og lignende. 3. I forbindelse med cuper o.l på høyere nivå enn krets kan vimpel gis som gave til møtende lag. 4. Vimpelen kan brukes som gave i forbindelse med representasjon hos jubulerende organisasjonsledd innen idretten (lag, krets o.l). I den anledning kan det være aktuelt å montere vimpelen på stang (stender). INSTRUKS FOR ØKONOMISJEF 1. Økonomisjefen plikter å gjøre seg kjent med NIF s Bestemmelser om regnskapsførsel, Idrettens Kontoplan og NIF s Straffebestemmelser om forgåelser, 3, (NIF s lovhefte). 2. Alle utgifter og inntekter skal legitimeres ved daterte originalbilag, hvorav alle nød vendige opplysninger skal framgå. Bilaget skal påføres bilagsnummer og kontobeteg nelser og/eller kontonummer. For kontantutbetalinger skal datert kvittering foreligge. 3. Satser for reise- og diettutgifter, tapt arbeidsfortjeneste og evt. vikargodtgjørelse skal være vedtatt av styret (hovedstyret) før utbetalingen finner sted. Satsene må ikke være høyere enn bestemt av overordnet organ (for eksempel særforbund). 4. Ved utbetaling av tapt arbeidsfortjeneste må vedkommende særforbunds regler følges. 5. For hver enkelt reise skal det settes opp bilag som skal angi reisens formål, antall da ger, diettgodtgjørelse og billettutgifter. Såfremt diettutgiftene godtgjøres etter regning, skal det foreligge spesifisert oppstilling over alle utgifter. Kvitteringer for hotellopp hold, fra reisebyråer og for andre utgifter skal ligge ved som bilag. 6. Bilagene skal oppbevares ordnet og på betryggende måte i minst 3 år. Regnskapsbø kene arkiveres i minst 5 år. 7. Økonomisjefen skal ha minst mulig kassabeholdning. Styret fatter vedtak om øvre grense for kassabeholdning. Når beholdningen når over dette beløp, skal pengene set tes i bank. 8. Bank- og postgirokonti skal disponeres av 2 personer i fellesskap. Minst en gang i kvartalet skal økonomisjef foreta nøyaktig avstemming av bank- og postgirokonti. Kassa skal avstemmes minst en gang hver måned. Økonomisjef innkaller til økonomi møte to ganger i året. For alle gruppeledere og gruppekasserere. 9. Radering i bøkene må ikke forekomme. Feilposteringer rettes ved ompostering av be løpet. 10. Gjeldende bestemmelser om gjennomføring og innbetaling av skattetrekk og arbeids giveravgift samt innsending av lønns- og trekkoppgaver må følges. 11. Føring av hovedstyrets regnskap kan organiseres som tjeneste kjøpt gjennom AAIK

20 INSTRUKS FOR MEDLEMSKARTOTEKFØREREN 1. Medlemskartotekføreren (MKF) bør være godt kjent i Sørfjells miljø. Vedkommende må ha god kontakt med alle gruppelederne og gjerne også trenere/ledere. Samarbeidet mellom MKF og de forskjellige gruppene er avgjørende for medlemsregistreringen og kontingentinnkrevingen. 2. Gruppene får tildelt skjema (se vedlegg) av MKF. Dette skal brukes til registrering av inn- og utmeldinger. Grunnen til at fødselsdato skal oppgis er at medlemmer under 17 år skal betale en lavere kontingent. 3. MKF må 2 ganger årlig framvise en oversikt for hver gruppe over hvem som er regist rert/har betalt/har ikke betalt i den enkelte gruppe. 4. Medlemsregistreringen føres for tiden på PC. MKF må melde fra til dataoperatøren om alle inn- og utmeldinger. Hvis det ikke dreier seg om større endringer, er det nok å gjøre dette 3-4 ganger årlig. MKF må være oppmerksom på dødsfall i nærmiljøet slik at familien til døde medlemmer ikke får kontingentinnkreving for avdøde. 5. MKF må avtale med banken om datoer for utsending av krav om medlemskontingent og om datoer for purringer. 6. MKF må kontrollere at årets nye 17-årskull er justert for høyere kontingent. 7. MKF må kontrollere at gitte meldinger til dataoperatøren blir utført. 8. Medlemskartotekføring kan vedtas kjøpt som ekstern tjeneste. 20 STATUTTER FOR EKSTERNE UTMERKELSER Aust-Agder idrettskrets utmerkelser. Aust-Agder idrettskrets deler hvert år ut utmerkelser til aktive idrettsutøvere som satser på toppidrett eller som har gjort seg spesielt bemerket. Det følgende er utdrag av statuttene. Ved spesielle henvendelser av forslag på kandidater må de være idrettskretsen I hende senest 1. Mai. Gjensidige Sør Pokalen. Pokalen utdeles til den største idrettsprestasjonen I foregående år, utført av enkeltpersoner eller lag tilsluttet A-A idrettskrets. Presyasjonen må kunne karakteriseres som en virkelig bragd. Aust-Agder Idretskrets Diplom for godt utført arbeid. Diplomet kan tideles personer, lag, firmaer eller organisasjoner som gjennom sin innsats har bidratt til å legge forholdene til rette for idretten I Aust-Agder. Aust-Agder Idrettskrets Hederstegn. Hederstegnet er A-A Idrettskrets høyeste utmerkelse og kan bare deles ut til medlemmer av organisasjonsledd tilsluttet A-A Idrettskrets. Hederstegnet kan deles ut til: 1. Personer som gjennom aktiv idrett har oppnådd resultater I internasjonal toppklasse, og som der I gjennnom har representert kretsen på en verdig og fremragende måte. 2. Personer som gjennom administrativ eller annen virksomhet har ytet stort bidrag til idrettens utvikling I A-A Idrettskrets. Sam Eydes Idrettsfond 1. Av fondets avkastning deles hvert år, I desember måned, ut tre like store stipend. Stipendet deles ut til idrettslag eller enkeltpersoner innen hver av kommunene Tinn, Notodden og gamle Moland. Stipendet skal primært gå til viderutvikling av aktivitetstilbudet innen det enkelte idrettslag eller premiering ved spesielle idrettsarrangementer. Enkelt personer må for å være aktuelle søkere, stå tilsluttet et idrettslag innen kommunen, eller være aktiv i et lag utenfor kommunens grenser i en idrett det ikke gis tilbud om innen kommunen. (Dette gjelder aktive idrettsutøvere eller ledere, trenere, instruktører for perfeksjonering innen sin idrettsgren, eller videreutvikling av sitt virke som idrettens tillitsvalgte) Fondstyret kan etter vurdering av søknadene, ev dele ut stipend. 2. Søknad om stipend skal fremsendes gjennom idrettslaget hovedstyre. Dersom det foreligger mer enn en søknad må hovedstyret prioritere. Søknadene sendes så til fondstyret, som før endelig tildeling, innhenter uttalelser fra IKU I de respektive kommuner. Fondstyret består av tre personer, to oppnevnt av Telemark Idrettskrets og en oppnevnt av Aust-Agder Idrettskrets. De siste utdelinger har vært på 3X kr.7000,- 41