Godkjent av: ecampus interimsprogramstye Dato for godkjenning: PROSJEKTINFORMASJON

Transkript

1 Utarbeidet av: Ingrid Melve Sist oppdatert: Godkjent av: ecampus interimsprogramstye Dato for godkjenning: PROSJEKTINFORMASJON * Prosjektnavn Prosjektnummer ecampus webmøter * Tilknytning til andre prosjekt og/eller program U ecampus webmøter ecampus programmet har en rekke prosjekter som utgjør ecampus programmet. Universiteter og høgskoler kan ha lokale ecampus-prosjekter av ulik type. I Uninett viktig for fagområdet, det samme er en del av Uninetts IoUarbeid. * Oppdragsgiver Prosjekteier Prosjektleder Kunnskapsdepartementet Ingrid Melve Jan Meijer * Seksjon/koststed (gjelder kun mor) * Prosjekttype U20 Tjeneste felles EKSTERN PROSJEKTBESKRIVELSE * Bakgrunn Programmet ecampus er oppstått på initiativ fra UH-sektoren, gjennom dialog med UNINETT i forbindelse med UNINETTs strategiprosess. ecampus programforslag er utarbeidet som følge av innspill fra sektoren om støtte til kjerneprosessene i sektoren. En arbeidsgruppe fra UH-sektoren har i 2010 arbeidet med å spesifisere krav til felles løsning for webmøter i UH-sektoren fordelt på tre hovedscenarier møter undervisning: forelesninger, veiledning mm samarbeid: kollokviegrupper, forskningsprosjekter etc * Formål Webmøter skal sørge for enkel og god kommunikasjon over nett til alle i UH-sektoren, gjennom å tilby en webbasert løsning som alle kan bruke for å snakke sammen med lyd og bilde, dele applikasjoner, vise fram lysark og samarbeide på samme arbeidsflate. * Prosjektmål Mål for arbeidet Tilgang til webmøter for studenter, forskere, forelesere, andre ansatte i UH-sektoren og deres samarbeidspartnere nasjonalt og internasjonalt Bygge et samarbeidsmiljø for bruk av webmøter, med brukerstøtte, opplæring og erfaringsutveksling En operativ interimsløsning for webmøter, basert på AdobeConnect i perioden oktober 2010 til høsten 2011 Felles løsning for webmøter fra juni 2011 til august 2013, med mulighet for forlengelse Utkastnummer mal: 1.01 Mal utarbeidet:

2 Gjennomføring av anbud for webmøter, med utarbeidelse av felles kravspesfikasjon Utforske minst en åpenkildekode-løsning i tett samarbeid med sektoren, og se på interoperabilitet mellom løsninger Vurdere webmøter som del av felles IKT-arkitektur i UH-sektoren * Eventuelle avgrensninger Arbeidet med webmøter skal ha fokus på samarbeid over nett, og har ikke som mål å se på alle samarbeidsaspekter, kalenderløsninger eller videokonferanseproblemstillinger. Hovedleveransen er en tjeneste, som betyr at utfordringene er knyttet til tjenesteleveransen. Arbeidet med kravspesifikasjon skal skje i tett samarbeid med arbeidsgruppen fra sektoren. * Er prosjektet knyttet opp mot UNINETTs og/eller det enkelte selskaps strategi og/eller handlingsplan? * Prosjektets tilknytning, eller mangel på tilknytning, til UNINETTs og/eller det enkelte selskaps strategi og/eller handlingsplan. Et av satsningsområdene i UNINETTs strategi for er bedre støtte til utdanning, forskning og formidling. ecampus er det viktigste virkemiddelet for UNINETT på dette området. UNINETTs strategidokument oppsummerer dette med: UNINETT skal bidra til at det i uh-sektoren ytes mer direkte IKT-støtte til primæraktivitetene forskning, utdanning og formidling. Alle institusjonene i sektoren skal aktiveres og involveres i dette arbeidet. 3-4 piloter for verktøy til applikasjonsstøtte skal utvikles og utprøves i samarbeid med institusjoner i sektoren. Webmøter er en slik pilot Det skal opprettes en operativt samarbeid mellom UNINETT og institusjoner i sektoren for nasjonal og internasjonal ende-til-ende applikasjonsstøtte. Spesielt skal webmøter inngå som et nyttig verktøy for SAK-arbeidet, og bidra til samarbeid, arbeidsdeling og konsolidering i UH-sektoren. * Antatt dato for gjennomført planleggingsfase (B2)? Det foreligger en roadmap ampus_roadmap_recommendation_1.0.pdf Planlegging ferdig Antatt dato for avslutning av prosjektet (B4)? Prosjektet avsluttes Endring av arbeidsform forventes høsten 2011 JA PROSJEKTETS OVERORDNEDE PRIORITERING Gi en overordnet prioritering for prosjektet av faktorene listet i tabellen nedenfor. Benytt en skala fra 1 (høyest prioritet) til 4 (lavest prioritet). Ingen av faktorene kan ha samme prioritet. *Ferdigtidspunkt *Kostnad *Omfang *Kvalitet 1 Leveransen må være 3 Kostnad er viktigere 4 2 Utkastnummer mal: 1.01 Mal utarbeidet:

3 tilgjengelig slik at planlegging av undervisning og møter kan gjøres for totaltutgiftene i sektoren enn for dette enkeltprosjektet. RETNINGSLINJER FOR PROSJEKTARBEIDET Krav til styring av prosjektet ecampus har eget programstyre som oppnevnes fra sektoren. Arbeidet med webmøter skal være forankret i en åpen arbeidsgruppe for sektoren, som skal høres i alle viktige spørsmål. Krav til dokumentasjon ecampus skal arbeid i og med åpenhet, slik at det er enkelt for hele sektoren og andre aktører å ha kunnskap om aktiviteter og leveranser fra programmet. Prosjektene i ecampus skal arbeide for utbredelse i hele sektoren, og må ha et omfattende informasjonsarbeid som kan løfte fram beste praksis. UNINETT fagspesifikasjon utarbeides for beste praksis i bruk av webmøter, med spesiell vekt på audio og lyd-utfordringer. Vanlig informasjon utarbeides på norsk. Teknisk dokumentasjon utarbeides på engelsk for å sikre internasjonal kvalitetssikring. Det informeres fortløpende om aktiviteter på ecampus blogg og andre sosiale medier. Rapporteringskrav Krav til prosjektmetodikk Programstyret skal ha kvartalsvis rapport og tilgang på månedlige rapporter, samt at det skal varsles om spesielle hendelser. Aktiviteten inngår i ecampus-programmet, der KD skal ha kvartalsvis rapport. ecampus rapporterer direkte til UNINETT styre. Involvering av arbeidsgruppe, og aktiv bruk av webmøter er et krav. Samarbeid med SUNET og andre internasjonale aktører er ønsket. ANNEN VIKTIG INFORMASJON Se samlet dokumentasjon om webmøter på RESSURSPLANLEGGING OG BUDSJETT Det skal videre redegjøres for ressursbruk og kostnadsbudsjett. Dette gjøres i to trinn: 1. Detaljert ressurs- og kostnadsbudsjett for planleggingsfasen av prosjektet 2. Et estimert, overordnet ressurs- og kostnadsbudsjett for gjennomførings- og overleveringsfasen. Dobbelklikk på tabellen nedenfor og bearbeid regnearket. Verdiene i DE GULE cellene beregnes i regnearket, og skal ikke endres. Utkastnummer mal: 1.01 Mal utarbeidet:

4 Merk! Timepris oppgis kun for de prosjektene dette er aktuelt for. Dersom timepris ikke oppgis vil timekostnaden være null, og total kostnad beregnes eksklusive timekostnader. Gjeldende timepriser fås på forespørsel hos * RESSURSER FOR PLANLEGGINGSFASEN (B1 B2) Angi hvem som ønskes inkludert i prosjektorganisasjonen i PLANLEGGINGSFASEN og som dermed vil være en del av utarbeidelsen av prosjektplan, gevinstrealiseringsplan og risikoanalyse. For hver ressurs, angi i kolonnen til høyre hvorvidt uttak av ressursen er klarert med dens linjeleder. (PL = prosjektleder, PD = Prosjektdeltager) Rolle Avdelings- / Klarert med PL/PD Navn selskpstilhørighet Timer Timepris linjeleder PL Jan Meijer Tjeneste Ja PD Ingrid Melve Tjeneste 0 0 Ja PD Magnus Strømdal Tjeneste 0 0 Ja PD NN nettverksbygger Tjeneste 0 0 Ja PD Lars Skogan Innkjøp Sum 128 * TOTALT BUDSJETT FOR PLANLEGGINGSFASEN Timekostnad Direkte kostnader Total kostnad planleggingsfase: *ESTIMERT BUDSJETT TOTALT FOR RESTEN AV PROSJEKTET (B2 B4) I tabellen nedenfor skal timekostnader og direktekostnader for hele prosjektet, eksklusive planleggingsfasen, estimeres. Dette gjøres for å signalisere antatt omfang av prosjektet. Total Total kostnad Total kostnad Antall Ca. timepris timekostnad Direkte (ekskl. (inkl. arbeidstimer (hvis relevant) (hvis relevant) kostnader planlegging) planlegging) KOMMENTARER TIL ESTIMERT BUDSJETT TOTALT FOR RESTEN AV PROSJEKTET (B2-B4) *Kommenter usikkerheten til estimatene Estimater knyttet til direktekostnader har usikkerhet knyttet til hvilke tilbud som kommer inn for anbudsforespørselen. Estimater for arbeidstimer er knyttet til omfang på oppgaven. Dersom det skal være tett samarbeid om unified communication, vil antallet timer øke. Kommenter eventuelt personressurser for resten av prosjektet Utkastnummer mal: 1.01 Mal utarbeidet:

5 Programmet bemannes av personer med kompetanse i skjæringsfeltet mellom IKT-bruk, teknologiutrulling, innovasjon og tjenesteleveranser. I anbudsfasen trenger vi å hente inn innkjøpskompetanse, og i utrullingsfasen er det bruk for en koordinerende misjonær som kan sørge for forankring hos SAK-konstellasjonene og i hver enkelt institusjon. * Finansieringskilder Høgskoler og universiteter bidrar med egeninnsats knyttet til aktivitene i ecampusprogrammet. Flere institusjoner har egne ecampus-prosjekter. Kostnadskomponenter for webmøter er 1. Maskinvare, drift og overvåkning 2. Programvarelisenser 3. Organisering av felles tjeneste, anbudsprosess 4. Opplæring og brukerstøtte FINANSIERING FOR INTERIMSLØSNINGEN ecampus ønsker at de første tre kostnadskomponentene finansieres av ecampus som kostnader i 2010, mens opplæring og brukerstøtte skjer lokalt. FINANSIERING FOR TESTING Høgskoler og universiteter bidrar med egeninnsats, ecampus dekker driftskostnader til server og sentrale timer for koordinering av aktivitetene. FINANSIERING FOR ANBUDSBASERT LØSNING Aktiviteten regner med at det skal hentes inn kostnadsdekning fra sektoren, og det må utarbeides en betalingsmodell for dette. Opplæring og brukerstøtte dekkes av hver enkelt institusjon. *OVERORDNET RISIKOVURDERING Oppgi identifiserte, overordnede risiko. Vurderingen skal være på et svært overordnet nivå, da prosjektleder skal gjennomføre en risikoanalyse i prosjektets planleggingsfase. Unified communication er en trend som blant annet smelter sammen telefoni, videokonferanser, chat, webmøter, sosiale nettverk og kalendersystemer; dersom det kommer gode rimelige enkle løsninger fra dette området kan behovet for webmøter reduseres. Videokonferanser mellom rom er konkurrerende teknologi, en større satsning kun på videorom vil endre utfallsrommet for webmøter, spesielt dersom desktop videokonferanse kommer med rimelige løsninger eller endrer forretningsmodell. Ønske om samtrafikk med alt og alle: telefonbro, videokonferanse, skype, msn, sosiale nettverk kan dra fokus vekk fra det nyttige i prosjektet. Integrasjon er en utfordring, og det må gjøres løpende vurderinger av dette i lys av felles IKT-arkitektur. Utkastnummer mal: 1.01 Mal utarbeidet:

6 Lyd er i mange sammenhenger godt nok, enten det er Skype eller telefonkonferanser, og kan kombineres med enkelttjenester som for eksempel deler skrivebordsflate eller kjører en presentasjon. Prosjektet må avgrense sitt virkeområde i forhold til disse problemstillingene. Ikke nok interesse i sektoren for fellesløsninger, hver enkelt institusjon ønsker egne løsninger. Webmøter tas ikke i bruk fordi de konkrete løsningene har for høy brukerterskel eller krever for mye arbeid av hver enkelt bruker. Klarer ikke å organisere god nok brukerstøtte/opplæring, må forankre i SAK-konstallasjonene og hver enkelt organisasjon. Utkastnummer mal: 1.01 Mal utarbeidet: