Styret i Norsk Islandshestforening innkaller til ekstraordinært årsmøte iht Lov for Norsk Islandshestforening 9 punkt 2.

Transkript

1 Styret i Norsk Islandshestforening innkaller til ekstraordinært årsmøte iht Lov for Norsk Islandshestforening 9 punkt 2. Tid: Søndag 3. september 2017 kl Sted: Comfort Hotel Runway, Gardermoen. Ekstraordinært årsmøte kunngjøres og innkalles skriftlig til alle lokallag med fullstendig saksliste senest 14 dager før møtet. Valgfri påmelding til post@nihf.no innen 1. september. Saksliste: 1. Godkjenne de fremmøtte representanter. 2. Velge dirigent, sekretær og 2 representanter til å undertegne protokollen. 3. Godkjenne saksliste og forretningsorden. 4. Valg på utvalgsleder og utvalgsmedlemmer i avlsutvalget. Tidsskjema: Registrering av fremmøtte representanter Velkommen ved leder Nils Andre Olsen Valg av dirigent, sekretær og rep. til protokoll. Godkjenne saksliste og forretningsorden Valg av medlemmer til AU På årsmøtet møter med stemmerett: 1. NIHF styre. 2. Representanter for lokallagene etter følgende skala: a. For medlemstall t.o.m. 20: 1 representant b. For medlemstall t.o.m. 40: 2 representanter c. For medlemstall t.o.m. 60: 3 representanter d. For medlemstall t.o.m. 80: 4 representanter e. For medlemstall over 80: 5 representanter Styremedlemmer og hver representant har én stemme. Det stemmes personlig. Fullmakter aksepteres ikke. Uansett antall fremmøtte er forsamlingen beslutningsdyktig. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall med unntak av de nevnt i 13 og 14. Medlemslister pr. 1. mars samme år som årsmøtet avholdes, legges til grunn for utregning av antall representanter. Uten stemmerett: Ikke stemmerett, men møte, tale- og forslagsrett har alle som er à jour med medlemskontingenten til sitt lokallag og dermed til NIHF, samt representanter fra overordnede og avtalefestede organisasjonsledd innen idrett.

2 Sak 1. Valg av medlemmer til avlsutvalget. Styret i Norsk Islandshestforening avholdt styremøte ved Quality Airport Gardermoen og behandlet i sak 43/2017 ekstraordinært årsmøte i Norsk Islandshestforening. «Med bakgrunn i de utfordringene som har oppstått mellom avlsutvalget og styret i NIHF, foreslås det å avholde ekstraordinært årsmøte med valg på avlsutvalgets medlemmer. Styremedlemmer ser det ikke lengre mulig å samarbeide med utvalgets leder eller utvalgets medlemmer som motarbeider og ignorerer styrets arbeid. Vi er av den oppfattelsen at utvalget ikke følger opp egne forpliktelser, opptrer på en slik måte at det skader foreningens omdømme nasjonalt og internasjonalt, og har brutt kommunikasjon og rapporteringslinje til styret. Styret har også mistet tillit til avlsutvalgets medlemmer ifht inhabilitetsprinsippet, gjentatt feilinformering og spredt desinformasjon til styremedlemmer, innad i avlsutvalget samt til foreningens medlemmer - med det formål å sverte NIHF s styre og styremedlemmer. Viser til NIF s lover: Upassende opptreden, opptreden som er egnet til å skade idrettens anseelse, NIFs lov 11-4 (1) bokstav i) Brudd på inhabilitetsreglene, jfr NIFs lov 2-8 og NRYF 10 Manglende ivaretakelse av oppgaver, herunder også ikke etterlevelse av instrukser fra styret, NIFs lov 11-4(1) bokstav a)» FEIF s etiske retningslinjer og NIHF s lover.» Før sakspapirene ble utsendt, ble avlsutvalgets medlemmer informert pr. telefon en uke i forkant av styremøtet. Det ble orientert muntlig om sakens hovedpunkter og samtlige ble invitert til styremøtet for å forklare sin side av saken. Saken ble satt til drøfting kl Like før klokken mottok styrets medlemmer en e-post fra utvalgets medlemmer om at de ikke hadde anledning til å komme. Morten Sæterhaug satt sin plass til disposisjon dersom styret hadde mistillit til utvalgets arbeid. Britt Helene Lindheim informerte om at hun ikke hadde anledning til å møte og var ikke tilgjengelig pr. telefon. Utvalgets leder ble informert om de konkrete sakene som det er knyttet mistillit til. Flere saker anses som svært graverende med direkte brudd på de lover og retningslinjer Norsk Islandshestforening må forholde seg til. Håndtering av dommerstand i Norge. Utvalget har utsatt en av FEIF s avlsdommere og NIHF s æresmedlemmer for ærekrenkelse basert på udokumenterte rykter, samt nær trakassering ved å drive utfrysings teknikk og fratakelse av arbeidsoppgaver. Utvalget utviser svært dårlig dømmekraft i sine kritiske uttalelser om og til avlsdommerene nasjonalt og internasjonalt.

3 Eksempelvis; ved FEIF konferansen i februar 2017 ble det bla.a. uttalt fra avlsleder at grunnen for at BLUP en i Norge synker, er pga de norske dommerene. Videre uttales det at de norske dommerene har mistet tilliten i Norge. Styret ønsker å poengtere e-post av 4. mai 2016 hvor styret ber utvalget: 1. Drøfte retningslinjer ved bruk av norske dommere i Norge. (Inhabilitet, næringsinter.) 2. Se på etiske retningslinjer på lik linje med sport (Omdømme, framferd) 3. Vurdere avlysning av utstillingen i Grimstad dersom det er for lite påmeldte. 4. Opprette ny dialog med dommere og diskutere utfordringer med omdømme. Avlsutvalget var ikke i stand til å rydde opp i denne situasjonen og styret måtte innkalle til møte mellom partene. Møtet ble avholdt 5. november Til tross for at utvalget ikke klarte å håndtere saken i 2016, valgte utvalgsleder å utvise en så kritiske holdning til de norske dommerene ved FEIF konferansen i 2017, at det ikke lengre er mulig å få til en dommerutveksling med de Nordiske landene. Det er gjort et forsøk på å få Tyskland i tale - uten hell. Avlsutvalget beslutningsvegring i denne saken medførte også at utstilling i 2017 ble avlyst. Avlsleder uttaler at styret i NIHF ikke støtter opp om avlsarbeidet i Norge. Flere medlemmer av utvalget, herunder også avlsleder, er blitt rapportert for sin illojale holdning ovenfor styrets medlemmer. Først ved rapportering til styrets medlemmer er medlemmene blitt gjort kjent med at det ikke bare er illojalitet, men også løgn og slendrian. Styrets medlemmer blir personlig omtalt på svært negativ måte, i tillegg beskyldt for å motarbeide avlsarbeid i Norge - hvilket ikke er tilfelle. Styret har igjennom hele 2016 og så langt i 2017 bedt utvalget om å komme med tilbakemeldinger på hvilke tiltak utvalget vil og kan iverksette for å fremme avl av islandshest i Norge, sikre hester på norske visninger, sette fokus på norskavlede hester og se på Norges fasiliteter og servicenivå ved gjennomføringen av utstillingene. Styret, styremedlemmer og utvalgsledere har gitt avlsleder en lang rekke med mulige aktiviteter å igangsette, vi har til og med utarbeidet konseptdokument på kurs, seminarer, Derby osv. Avlsleder påstår i møtet at hun aldri har omtalt styret eller styrets medlemmer negativt. Da hun blir presentert med fire konkrete rapporter og navn blir det ingen videre kommentarer. Det er blitt rapportert at avlsleder har drevet oppsøkende virksomhet av de navngitte personene etter styremøtet Personalhåndtering Stambokfører Nils Ole Gilde. Avlsutvalget hadde frem til mars 2017 personalansvar for Stambokfører Nils Ole Gilde. Ved møtet mellom styrets leder og utvalgsleder i mars 2017 var det enighet om at avlsutvalget hadde så store samarbeidsproblemer med Nils Ole Gilde at det var

4 nødvendig å flytte ansvaret til annet styremedlem, dog følger avlsutvalget opp Nils Ole Gilde i saker de samarbeider om. Stambokfører har iht mandat, talerett i avlsutvalgets møter. Avlsutvalget har i 2017 avholdt utvalgsmøter uten å innkalle Nils Ole Gilde. Han har heller ikke blitt involvert i sitt eget budsjettarbeid ved stambokkontoret, han vært utsatt for kritikkverdig e-post, han har rapportert om baksnakking fra utvalgets medlemmer og etterlyst oppfølging av tidligere vedtatt arbeidsoppgaver som mangler iverksettelse, samt savner tilbakemeldinger fra utvalget på hans henvendelser. Nils Ole Gilde ble også grunnløst rapportert til kontrollkomiteen av avlsutvalgets leder. Utvalget har også pålagt oppgaver til stambokfører som ikke er en del av hans stilling, når han har gitt beskjed om at han ikke har anledning til dette, har utvalget forsøkt å starte en prosess med å omskrive arbeidsavtalen for å påtvinge nye arbeidsoppgaver. Nils Ole Gilde rapporterer at det er svært vanskelig for han å utføre jobben han er satt til pdd. Prisdifferensiering ved Stambokkontorets tjenester. I e-post korrespondanser i februar 2016 fremkommer det påstander fra avlsutvalget om at styret i NIHF bryter norsk lov ved å differensiere prisene på tjenestene. Britt Helene Lindheim viser til hennes tidligere posisjon ved Mattilsynet som har utredet dette og funnet det ulovlig. Da styret ønsker å komme til bunns i dette, ved å engasjere ekstern hjelp, trues det med mistillitsforslag. Saken ble utredet eksternt, og ble funnet utvilsomt lovlig. Når tilbakemelding blir gitt til utvalget, fremkommer det at utvalgsmedlem allerede satt på denne informasjonen. Dette anses som tilbakeholdelse av informasjon, og spredning av desinformasjon. Manglende ivaretakelse av utvalgets oppgaver. Utvalget har et ansvar med å følge opp oppgaver som eksempelvis avlsplan, mandat, årsberetning, budsjett, regnskap, lokallagsmøte, representantskapsmøte og samarbeidsavtale med Norsk Hestesenter, ansvarsforsikring, prosjektmidler, oppfølging av egne utvalgsvedtak, føre referat fra møter til arkiv og følge opp styrevedtak i NIHF. Utvalget har ikke vært i stand til å følge opp disse oppgavene. Avlsplan er ikke presentert på en slik måte at styret kan godkjenne den, da utvalget ikke kan redegjøre for konsekvenser. Mandatet til utvalget ifht de plikter de innehar i vervet er ikke fulgt opp. Årsberetning til utvalget ble presentert på overtid, og uten godkjennelse innad i utvalget hvor det var store motsetninger. Budsjett for utvalget måtte settes av styret i samarbeid med utvalget, da det ikke var jobbet med fra utvalgsleder. Utvalgsleder følger ikke regnskapsrutiner ifht rapportering til NHS, og utvalget klarte ikke å overholde tidsfrister for søknadsprosessen til tross for en rekke skriftlige påminnelser fra styret.

5 Avlsutvalget lovet en rekke presentasjoner på lokallagsmøtet som uteble. Utvalget møter ikke til representatskapsmøter på Norsk Hestesenter og har ikke fått på plass en samarbeidsavtale med Norsk Hestesenter. Utstillinger har vært gjennomført uten å sikre seg at tilstrekkelig ansvarsforsikring har vært på plass. Utvalgsleder kan ikke redegjøre for hvordan utvalget ligger ann ifht prosjektmidler til «IS- NOR» tilsvarende kr ,-, Utvalget følger ikke opp egne utvalgsvedtak, noe som har medført bla.a. at avl ikke har sponsormidler til VM-hestene. Møtereferat arkiveres ikke i Dropbox eller oversendes som avtalt, ei heller til Stambokfører. Følger ikke opp styrevedtak i NIHF. Upassende opptreden, brudd på FEIF s etiske retningslinjer. Ved avvikling av utstillingen i Drammen er et av utvalgsmedlemmene blitt rapportert for tre upassende og kritikkverdige hendelser: 1. Oppførsel mot hoveddommer medførte et lukket møte. Oppførselen bedret seg, dog ble det rapportert til FEIF av hoveddommer. Styret ble kontaktet av FEIF som igjen tok kontakt med avlsutvalgets leder. Tilbakemeldingene fra avlsutvalgets leder var at hun hadde kontaktet hoveddommer og saken var ute av verden fordi den var ikke rapportert. 2. Det ble rapportert fra en avler at Britt Helene Lindheim uttalte ved dømming av et individ «at den hesten kan ikke få mer enn «det» - ikke med den stammen der» Styret synes uttalelsen ikke hadde et objektiv resonnement bak seg, og kontakter avlsleder som drøftet med Britt Helene Lindheim. Tilbakemeldingen fra Britt Helene Lindheim, var at publikum sto så nærme dommerene at det var ikke mulig å prate sammen uten at publikum overhørte dette. 3. Pga henvisninger til feil avlsplan, kom bestyrelsen til å utrope enkelte hester som kåret. Da stevnebestyrelsen fikk korrigerende informasjon om dette, ble det avholdt et møte for å avklare hva en skulle gjøre. La hestene beholde kåringen, eller gjøre endringer under premiering. Utvalgsmedlem spurte om hvilke hester det gjaldt, og eierens navn blir nevnt - hvilket medfører uttalelser om at «eieren har laget så mye trøbbel for meg, så hesten skal ikke godkjennes» i tillegg er det blitt rapportert at «dersom jeg hadde visst det var hans hest, så hadde jeg dømt den dårligere» Brutt kommunikasjon mellom utvalgsleder og styret, offentliggjøring av styrets behandling av saker. Utvalgsleder har valgt å bryte kommunikasjon med styret og styrets leder. Det gis ikke svar på spørsmål, telefoner blir ikke returnert, sms blir ikke besvart. Styret i Norsk Islandshestforening er tuftet på lojalitet, respekt for hverandres meninger, hvor alle skal få tale fritt, og det skal utvises stor takhøyde. Vi skal sammen komme frem til gode løsninger.

6 Avlsutvalget har gjentatte ganger brutt allmenne etiske retningslinjer ved å bekjentgjøre enkeltpersoners meninger, spørsmål og utspill. E-post korrespondanser i drøftelsesprosesser er blitt lekket før vedtak er fattet, og presentert på feilaktig grunnlag, dette er utført muntlig, skriftlig samt publisert en rekke ganger i sosiale medier. Styret anser dette som svært kritikkverdig, og er til hinder for gode diskusjoner og meningsutvekslinger internt. Det er blitt gjort grundig drøftelse av fremsatte fakta. Det fremkom fra avlsleder at der er samarbeidsproblemer i utvalget, og at utvalgsleder har rådet og veiledet utvalgsmedlemmene med varierende hell. Utvalgsleder er i stor grad enig i at utvalget er dysfunksjonelt, men ser ikke på sakene som så graverende og ønsker derfor å fortsette i utvalget. Styret har derfor besluttet ekstraordinært årsmøte. Det er blitt utarbeidet et saksdokument fra styret til AU den 30 juli, med 14 dagers skriftlig svarfrist fra utvalget. Dersom utvalget var av den oppfattelsen at styret har besluttet på feil grunnlag, kunne ny informasjon presenteres og utvalget kunne anke/ be styret se på saken på nytt. Utvalget eller utvalgets medlemmer har ikke anket avgjørelsen, men ønsker å redegjøre ved et ekstraordinært årsmøte. Styret har iverksatt valgkomiteen. Komiteens innstilling vil bli presentert på nett senest 1. september 2017.