VEDLEGG TIL MØTE I KOMMUNESTYRET I GRAN KOMMUNE. Vedlegg sak 2/13 til 20/13

Transkript

1 VEDLEGG TIL MØTE I KOMMUNESTYRET I GRAN KOMMUNE Vedlegg sak 2/13 til 20/13

2 Til: Kommunestyret i Gran v/ordfører Knut Lehre Kopi: Fylkesmannen i Oppland Fra: Øyvind Kvernvold Myhre Willy Westhagen Ole Strøm Roger Nyhus Anne Solstad Dato: Ønske om lovlighetskontroll av vedtak På møte i kommunestyret i Gran torsdag 15. november i år ble det vedtatt å legge ned Bjørklund barneskole og å innlemme Bjørklund krets i den nye Brandbu Barneskole. Bjørklund har i år 62 elever, og elevgrunnlaget ventes i de kommende år å øke til ca. 70. Brandbu Barneskole ventes å få ca. 300 elever, inklusive elevene fra Bjørklund krets. Vedtaket var i samsvar med innstillingen i saken. Kommunen står fritt til å legge ned eller opprette nye skoler. Men da plikter kommunen å ta tilstrekkelig hensyn til barnas beste. I et skriv fra Barneombudet om skolenedleggelse, , står det: «I saksframlegget skal kommunen dokumentere hvordan en overføring til andre skoler vil gi en like god eller bedre ivaretakelse av barna.» Det er altså ikke nok at saksframlegget drøfter hva som er til barnas beste, og så hevder at barna vil bli like godt ivaretatt. Det må dokumenteres at barna blir like godt ivaretatt. Momenter av betydning i denne sammenhengen kan være «tilhørighet, nærhet, pedagogisk miljø, skolemiljø, trafikksikkerhet, klasse/basestørrelse og ivaretakelse av barn med spesielle behov.» Barneombudet skriver videre: «Dersom «Barnets beste» ikke er tilstrekkelig utredet i saksframlegget, vil det være en saksbehandlingsfeil som kan føre til at vedtaket er ugyldig.» Flere herunder Foreldrenes arbeidsutvalg ved Bjørklund skole og barnehage har betvilt at barnas beste er godt nok ivaretatt. Dette spørsmålet ble reist i en grundig høringsuttalelse fra FAU. Følgende momenter skal nevnes spesielt: Fysisk miljø 1: Bjørklund har et uteareal på ca m2. Brandbu Barneskole vil få et uteareal på under m2, eller ca. 30 m2 pr. elev. Gran kommune har en norm for barneskoler på minimum 70 m2 uteareal pr. elev. ('Veiledende retningslinjer for utearealet ved skolene i Gran', fastsatt av Utvalg for utdanning, omsorg og oppvekst ) Denne normen er ikke blitt endret. Brandbu Barneskole er ikke i nærheten av å oppfylle gjeldende norm, og det er vanskelig å se at det er dokumentert i saksframlegget at 30 m2 pr. elev er minst like godt som det Bjørklund-elevene har i dag. Fysisk miljø 2: Bjørklund skole ligger omkranset av skogsområder og jorder, med tilgang til skiløyper, leirplasser og nærliggende skihytte. Vedlikeholdet skjer i samarbeid mellom skolen, foreldrene og det lokale idrettslaget. Omgivelsene brukes aktivt av skolen i undervisningen og i friminuttene. Brandbu Barneskole vil bli liggende nær idrettsanlegg, idrettshall og Størenslunden, som er mye brukt av folk i Brandbu, men det er ikke dokumentert at disse omgivelsene vil eller kan bli brukt like aktivt som omgivelsene ved Bjørklund skole blir brukt i dag. Trafikksikkerhet: Bjørklund ligger ved en av vegene opp til Bleiken stasjon. Denne vegen brukes av beboerne opp mot stasjonen samt av reisende til og fra toget, men trafikken er moderat. Brandbu Barneskole skal ligge ned mot Storlinna gjennom Brandbu sentrum, som

3 trafikkeres tett hele dagen både av beboere og av alle som handler i Brandbu sentrum. Skolen vil også bli liggende inn mot vegen opp til Granshallen og idrettsplassen, som er hyppig trafikkert når det foregår stevner eller andre idrettsaktiviteter. Det er ikke dokumentert at trafikksikkerheten vil bli minst like god på den nye barneskolen som på Bjørklund. Reisetid: De fleste elevene på Bjørklund har krav på buss. Ved Brandbu barneskole vil i praksis alle elever fra Bjørklund-kretsen få rett til buss. For alle gjelder det at reisetida vil bli lengre enn i dag 5-10 minutter ekstra hver veg. (Eller mer, avhengig av hvordan bussrutene blir satt opp.) Dette er drøftet i sakspapirene, men det er ikke dokumentert at en slik forlengelse vil ivareta hensynet til barna minst like godt som i dag. Tilhørighet: Skolen og skoleområdet brukes som en felles møteplass for unge og eldre i forskjellige aktiviteter, både på kveldstid og på fridagene. Dette skaper trygghet og tilhørighet hos ungene. Det er ikke dokumentert en tilsvarende trygghet og tilhørighet til Brandbu Barneskole, sjøl om innstillingen poengterer at de fleste foreldrene antakelig handler i Brandbu sentrum. Fysisk fostring: Det lokale idrettslaget på Bjørklund samarbeider nært med skolen og rekrutterer ungene i idrettsaktiviteter, ofte med utgangspunkt i skolen som aktivitetsområde (lokaler og uteområde). Uteområdene brukes også mye til uorganisert aktivitet av ungene i nærområdet. Det er ikke dokumentert at dette vil bli like godt ivaretatt hvis skolen og uteområdet blir nedlagt, og ungene må fraktes til Brandbu sentrum for å benytte uteområdene der. Muligheten til å besøke Brandbu sentrum finnes allerede, så det er ikke noe nytt tilbud som barn og unge i kretsen bare kan få hvis Bjørklund blir nedlagt. Møtested: I Regjeringens temaveileder om Barn og unge og planlegging etter plan- og bygningsloven, , står det bl a: Å planlegge for et samfunn der trygge oppvekstmiljø har gode møtesteder, muligheter for lek, og aktivitetsfremmende omgivelser er noe av det viktigste vi kan gjøre... Regjeringen ønsker at Rikspolitiske retningslinjer for barn og unge skal håndheves strengere og mener at i de tilfellet det er interessekonflikter bør barns behov for aktivitetsfremmende arealer veie tyngre enn de hittil har gjort. Hvis Bjørklund skole blir nedlagt, forsvinner skolen og dens uteområde som et møtested for barn og unge, særlig hvis barnehagen også blir lagt ned, slik ordføreren foreslår i budsjett og økonomiplan Saksframlegget inneholder ingen vurdering av hvilke virkninger det vil ha, og dokumenterer ikke at tapet av et slikt møtested oppveies når ungene kommer til en ny skole i Brandbu sentrum. Plan- og bygningsloven: Det kan stilles spørsmål etter Plan- og bygningsloven om det er nødvendig med omregulering hvis området til en tidligere videregående skole skal brukes til barneskole. Dette er ikke vurdert i innstillingen. Ved en eventuell omregulering kreves det at hensynet til barn og unge vektlegges særlig tungt. På bakgrunn av høringsuttalelsene som følger vedlagt, mener vi å kunne fastslå at et stort flertall i Bjørklund skolekrets er av den oppfatning at det ikke er til barnas beste at Bjørklund skole blir en del av Brandbu Barneskole. Under enhver omstendighet kan det stilles spørsmål om det er dokumentert at vedtaket er til barnas beste. Dersom dokumentasjonen vedrørende dette er mangelfull, er konsekvensene beskrevet i rundskrivet fra Barneombudet. Vi ber derfor om lovlighetskontroll av vedtaket i henhold til kommunelovens paragraf 59. Vi ber først og fremst vurdert om det er dokumentert at vedtaket er til barnas beste. Vi viser i den forbindelse blant annet til gjeldende retningslinjer for uteareal for skolene i Gran, til Barneombudets rundskriv og til spørsmålet om vedtaket krever omregulering i henhold til Plan- og bygningsloven. Vi viser ellers til saksframlegget, og til samtlige høringsuttalelser i saken, herunder spesielt uttalelsen fra FAU. Saksframlegg og høringsuttalelser vedlegges.

4

5

6 FINANSFORVALTNINGSRAPPORT 3. TERTIAL 2012 Den i k-sak 119/10 vedtok Gran kommunestyre reglement for finansforvaltning som en følge av ny forskrift om kommunal finansforvaltning som trådte i kraft Formålet med forvaltningen Kommunens finansportefølje skal forvaltes i henhold til gjeldende lover og forskrifter, med de krav til sikkerhet, likviditetstilgang og risikospredning som er nødvendig. Gitt disse forhold skal forvaltningen gi best mulig netto finansresultat over tid, samtidig som det skal gi en forutsigbar og stabil økonomi. Generelt Resultatet av den årlige forvaltningen skal sammenlignes med relevante offentlig noterte avkastningsreferanser. Dette for å se forvaltningens godhet. For kort likviditet er det valgt ST1X som er en statsobligasjonsindeks med fast løpetid på 0,25 år. Det ble inngått ny hovedbankavtale med Sp1 Ringerike Hadeland med virkning fra Avtalen er basis i kommunens forvaltning. Avtalen ble også denne gangen inngått med avkastning/belastning i forhold til netto innestående og renten beregnes med NIBOR-tilknytning. I avtalen ligger det også en trekkramme på inntil 75 mill. kr. Den nye avtalen gir bedre betingelser for avtaleperioden som er inntil 4 år. Ledig likviditet Dette er midler som i stor grad må være tilgjengelig for den daglige driften av kommunens virksomhet. Kortsiktig likviditet har pr vært gjennomsnittlig kr., beregnet ut i fra månedlig saldo på innskudd i hovedbankforbindelsen. Beløp Snittrente Snittrente Avvik (konsernrente) ST1X Sp1 Gran ,07 % 1,61 % 1,46 % Gran kommune har i snitt hatt 1,46 % bedre avkastning på forvaltningskapitalen i hovedbankforbindelsen sammenlignet med snittrente av referanseindeksen ST1X.

7 Grafen nedenfor viser at kommunen jevnt over har hatt noe mindre likviditet det siste året. Dette skyldes i hovedsak vår tilpasning til ny veileder for investeringsregnskap som kom i Den krever en bedre periodisering av framdriften i investeringsprosjektene og tilsvarende periodisering av låneopptak, slik at kommunen til enhver tid blir sittende med mindre ubrukte lånemidler. Rådmannen anser fortsatt at Gran kommune har tilfredsstillende likviditet. Situasjonen indikerer likevel at en må øke oppmerksomheten på størrelsen på ledig likviditet som kommunen til enhver tid må ha tilgjengelig. Dette må vurderes hyppigere gjennom driftsåret Månedlig likviditet i mill. kr. Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Brutto fra 3t/2011 Brutto 2012 Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Mill % Mill % Mill % Mill % NOK NOK NOK NOK Likvide midler i ,2 68,3 110, ,9 62,5 hovedbankforbindelsen på dato Andelskapital i pengemarkedsfond: KLP 26,5 13,85 26,8 15,8 27,2 16,4 27,5 18,6 DNB 26,7 13,95 27,0 15,9 27,5 16,6 27,9 18,9 Innskudd i andre banker 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,01 0 Direkte eie av verdipapirer Samlet kortsiktig likviditet brutto 193, , , ,3 100 Avkastning siden ,4 mill 0,9 mill 2,1 mill 5,5 mill Avkastning referanseindeks 4,2 mill 0,6 mill 1,8 mill 2,38 mill (ST1X) snitt pr. 31/12 1,61 % Bekreftelse på at alle plasseringer er ok ok ok ok gjort med rateing BBB eller bedre Bekreftelse på enkelteksponering 2 ok ok ok ok % av forvaltningskapital Bekreftelse på fondseksponering 5 ok ok ok ok % av forvaltningskapital

8 Bekreftelse på enkeltpapir 12 ok ok ok ok måneders løpetid Største tidsinnskudd NOK 0 mill NOK 0 mill NOK 0 mill NOK 0 mill Største enkeltpapirplassering NOK 0 mill NOK 0 mill NOK 0 mill NOK 0 mill Tilleggsopplysning: Gran kommune vedtok i k-sak 4/05 avtale om ansvarlig lån datert 9/ ovenfor Hadeland Kraft AS med kr. 16,7 mill og Hadeland Energi AS med 6,4 mill. Dette er ikke tatt inn i tabellen over, da midlene har en tilbakebetalingsplan over hhv 25 år og 20 år og derfor ikke anses som umiddelbart likvide. Gran mottar kvartalsvis renteinntekt og nedbetaling skal etter avtalen starte etter 10 år, det vil si fra desember Det er ikke gjort endringer i plasseringer eller sammensetninger av den ledige likviditeten i perioden. Hovedbankavtalen og øvrige plasseringer gir tilfredsstillende avkastning målt mot referanseindeksen. Det er ikke registrert vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering. Det er ingen vesentlige avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølge og øvrige finansavtaler Oversikt over kommunens gjeldsportefølge: Mill % Dur. Mill % Dur. Mill % Dur. Mill % Dur. NOK NOK NOK NOK Lån med pt-rente, NIBOR- 245,5 46,8 0,21 244,2 47,5 0,21 241,1 46,9 0, ,5 0,22 basert og flytende rente Lån med fast rente 250,4 47,7 3,25 241,4 47,0 3,25 245,9 47,8 2, ,0 2,87 Rentebytteavtaler: 28,5 5,4 3, ,5 3, ,3 3, ,5 3,00 Avtaler med mottatte renter 0,8-0,2-0,3-0,13 - Avtaler med avgitte renter 1,0 + 0,3 + 0,6 + 0,27 + Finansielle leasing Samlet langsiktig gjeld 524, , , ,47 571,0 100 Effektiv rentekostnad 16,75 mill 5,4 mill 11,9 mill 17,5 mill siden Antall løpende enkeltlån Største enkeltlån 91 mill 91 mill 91 mill 87 mill Det ble tatt opp Startlån med kr. 10 mill i 2. tertial som er i tråd med vedtatt Budsjettog økonomiplan Det vedtatte låneopptak til investeringer på 96,9 millioner ble justert ned til 74,4 mill på bakgrunn av kommunestyrets behandling av 2. tertialrapportering. Dette ble opplånt i Kommunalbanken etter offentlig utlegging via Doffin.

9 Det er ikke gjort FRA er (framtidige renteavtaler) og SWAP-kontrakter (rentebytteavtaler) i 3. tertial. Det er ikke foretatt refinansiering av eldre lån i 3. tertial. Det er etter rådmannens vurderinger ingen vesentlige avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet. Det er lagt opp til full avdragsbetaling på løpende lån for planperioden (Jfr. fjorårets vedtak om avdragutsettelse i 2011). Stresstest Dette er en test som måler effekten av et forhåndsdefinert markedssjokk, det vil si hva årsvirkningen blir hvis renten endrer seg med f.eks. 2 %. I eksemplet under er det vist hva det vil innebære hvis lånerenten endrer seg med 2 % på passivasiden (lån) og 1 % på aktivasiden (innskudd). En har også her valgt å legge NIBOR-tilknytning (i hovedsak 3 mnd) under begrepet flytende rente. Som tabellen viser vil en renteøkning på 2 % utgjøre et netto tap på 3 millioner pr år. Stresstest Balanse Balanse Endrings Durasjon Beregnet % MNOK parameter tap Gjeld med p.t. rente/flytende/nibor 40 % 231,0 2,00 % 4,6 Gjeld med fast rente 55 % 314,0 2,87 Lån med rentebytteavtaler 6 % 26,0 3,00 Finanspassiva 101 % 571,0 4,6 Innskudd i bank og korte pengem. 100 % 165,6 1,00 % -1,7 Finansaktiva 100 % 165,6 Mulig tap vil utgjøre : 3,0

10

11

12

13 BOLIGSOSIAL HANDLINGSPLAN - RAPPORTERING Boligsosial handlingsplan ble vedtatt 15. september I henhold til Evaluering i planen, skal den evalueres årlig i forbindelse med utarbeidelse av årsmelding. Evaluering av planen gjøres i sammenheng med planstrategiarbeidet. Under følger rapportering (startlån, boligbehov, bostøtte, tiltaksdel). Oversikt startlån År Antall konsultasjoner Innvilgede saker Utlånt beløp Låneopptak i Gran kommune * *Det ble ikke tatt opp startlån i 2009, da det var igjen midler fra tidligere år. Av disse midlene ble det i 2009 innvilget og lånt ut kr. 7,2 mill i etableringslån, i tillegg til forhåndsgodkjenning av kr. 3,3 mill.

14 Enslig Ektefeller/samboere Barn (antall) Antall i husstand Eier bolig Leier bolig Uegnet komm bolig Hos slekt/venner Ingen bolig Heldøgn Daglig Av og til Ikke behov Samlokalisert Skjermet NAV PLO Psyk Flyktningetj BV Oversikt boligbehov meldt til bolignettverket per Antall beboere Bosituasjon pr.hustand Behov for tilsyn pr. husstand Ansvar pr. husstand *Totalt 114 søknader hvorav 10 søknader er fra barnefamilier og 4 er ektepar/samboende. *Totalt antall personer i husstand med kjent boligbehov er 140.

15 Oversikt bostøtte År Sum bostøtte Antall saker Antall innvilget Gjennomsnitt per innvilget /mnd , ,- 9. TILTAKSPLAN MED KOMMENTARER Økt boevne År Tiltak / aktivitet Gjennomføring Ansvar Kommentar status februar Kontinuerlig kontinuerlig Bolignettverk Gjennomføres nå kontinuerlig. Liste 2014 behovskartlegging for å gi revideres årlig et tilpasset botilbud Virksomheten som kjenner søker er ansvarlig for gjennomføring av tiltak, evt i samarbeid med andre Kommentar status januar 2012 Gjennomføres. Liste revideres årlig kontinuerlig Bolignettverk Gjennomføres som styrende prinsipp Gjennomføres som styrende prinsipp.

16 virksomheter, for å bidra til økt boevne hos søkere med behov for det. Bruk av ulike virkemidler fra husbanken skal økes gjennom økt informasjon om ulike virkemidler til innbyggere og internt i organisasjon informasjon på nett skal utbedres Økt veiledningstjeneste til boligsøkere kontinuerlig Eiendomsavdelingen Eiendomsavdelingen Tiltaket bør endres til «Bruk av ulike økonomiske virkemidler..» Det er gjennomført regionalt informasjons-prosjekt (samarbeid NAV, eiendomsavd., politi, flyktningtj.) i ungdomsskoler. Behov for å avstemme forventninger før hovedtiltak gjennomføres (2012) Tiltaket bør ved revisjon av planen endres til «Bruk av ulike økonomiske virkemidler» Mulighet for fortløpende gjennomføring (informasjon om budsjett/økonomi) etter behov fra skolene. Søkere blir veiledet av saksbehandler Videreføre boveilederstillinger i NAV politisk behandling 2012 NAV Prosjekt evalueres vår Evaluering gir grunnlag for fremtidige behov for ressurser og organisering. Prosjektet avsluttet etter endt prosjektperiode. NAV gjør organisatoriske endringer for å ivareta behovet videre. Kommunens boligtjenester År Tiltak / aktivitet Gjennomføring Ansvar Kommentar status februar 2012 Kommentar oktober Årlig gjennomgang av boligmasse, sett i forhold til brukerbehov Private inviteres aktivt inn i arbeidet med utbygging i forhold til gjennomføring av planen i årlig budsjett-arbeid kontinuerlig Eiendomsavdelingen i samarbeid med bolignettverk Eiendomsavdelingen Oversikt over brukere/boliger er på plass. Arbeid med klassifisering av boliger er startet opp. Ses i sammenheng med punkt 6.2 i plan. Vurderes Arbeidet skjer fortløpende Vedtak om utlysing av åpen anbudskonkurranse for

17 Samarbeid med private aktører vurderes som et alternativ til at kommunen bygger og eier selv Private initiativ skal i tidlig fase tilbys helhetlig råd og veiledning fra kommunen Boliger som vurderes lite hensiktsmessige i forhold til kommunens totale behov, vurderes solgt til vanskeligstilte Evaluering av bolignettverkets mandat og sammensetning 3 boliger defineres til bruk som midlertidige boliger ved akutt behov Evaluering av tildelingskriterier for kommunale boliger Gjennomgang av husleienivå Utredning av konsekvenser ved innføring av gjengs leie kontinuerlig kontinuerlig kontinuerlig Eiendomsavdelingen Eiendomsavdelingen og helse-og omsorg (evt annen tjenesteytende virksomhet) Eiendomsavdelingen i samarbeid med Vurderes Dette vektlegges videre Vurderinger gjøres kontinuerlig. Behov for flere boliger før tiltaket lar seg gjennomføre bolignettverket årlig Rådmann Mandat utarbeides innen februar Bolignettverkets sammensetning vurderes 2012 Bolignettverket i samarbeid med eiendomsavdelingen 1 midlertidig bolig ved akutt behov 2011 (2014) 2012 Bolignettverket Husleie indeksregulert for Det arbeides videre med tiltaket i 2012 kjøp av boliger fra privat utbygger (K-sak 137/12) Vedtak om utlysing av åpen anbudskonkurranse for kjøp av boliger fra privat utbygger (K-sak 137/12) Vektlegges videre Vurderes fortløpende Behov for flere boliger før tiltaket lar seg gjennomføre. Gjennomført Avhengig av flere boliger før tiltaket lar seg gjennomføre Bolignettverket Gjennomføres 2012 Gjennomført Avsluttet prisindeksregulering

18 Utbygging Følgende områder bør prioriteres utredet til boligformål Kommentar status februar 2012 Kommentar Januar 2012 Brandbu Bjoneroa Jaren Gran Nedre del av Markafeltet kan igangsettes Deler av skogskoleområdet til politisk behandling 16. juni 2011 Omregulering pågår. Første utkast av tegninger foreligger, 32 enheter. Området er kjøpt. Planlagt inn i reguleringsplan for Brandbu vest. Bolignettverket gir innspill i tidlig fase. Regulering pågår Inngår i reguleringsplanen for Brandbu sentrum sør/vest. Avventer flomsikringstiltak fra NVE. Planen forventes tidligst godkjent seinhøstes Nobels gate Behov for takst. Muligheter vurderes. Ikke gjort nærmere avklaringer Ses i sammenheng med utredningsarbeid for vurdering av alternative tomter (k-sak 137/12) Brandbu ungdomsskole Politisk sak mars 2012 Ikke aktuell til boligformål Nobeltomt ikke gjort nærmere avklaring av området Området i tilknytning til eksisterende boligfelt/base ikke gjort nærmere avklaring av området 8 boenheter, Nordre Ålsveg igangsatt Psykisk helsehus Jaren vedtatt Hjertebo-området Hamborg-området Hofsbro-området Skirstadgutua (sterkskjermingsenhet) Ikke gjort ytterligere avklaringer her Omfattes av områderegulering for Bjoneroa. Ferdigstilles Boligene fordeles. Bygging pågår. Forventes ferdigstilt Ikke gjort nærmere avklaringer her Prioriteringer må ses i sammenheng med Oppturprosjektet. Skirstadgutua: forprosjekt pågår. Noe Ikke gjort nærmere avklaring her Omfattes av områderegulering for Bjoneroa. Klar for godkjenning tidlig på høsten Ferdigstilt. Boliger fordelt. Psykisk helsehus tatt i bruk Ikke gjort nærmere avklaringer Ses i sammenheng med utredningsarbeid for vurdering av alternative tomter (k-sak 137/12) Forsinkelse knyttet til vegspørsmål. K-sak

19 forprosjekt i gang Grymyr Områder i tilknytning til eksisterende boliger / skole ikke gjort nærmere avklaring av området forsinkelser i tilknytning til reguleringsarbeidet. Ikke gjort nærmere avklaringer her enda. til behandling jfr. k-sak 137/12 Ikke gjort nærmere avklaringer Ses i sammenheng med utredningsarbeid for vurdering av alternative tomter (k-sak 137/12)

20 Kommunikasjon i Gran kommune Strategi

21 1. FORORD Gran kommune har arbeidet systematisk med informasjon og kommunikasjon de siste ti årene. I 2003 åpnet kommunetorget, og et par år etter startet arbeidet med å utvikle en kommunal nettside. I 2008 ble det vedtatt en kommunikasjonsstrategi som slo fast at kommunikasjon er et virkemiddel for å nå mål i Gran kommune. Hovedfokus i kommunikasjonsarbeidet denne tiårsperioden har vært en kommunal nettside med god tilgjengelighet og godt innhold. Kommunen har fått sin egen grafiske profil som er tatt i bruk i organisasjonen. I tillegg er det lagt vekt på å utvikle kommunetorget. Det er blitt et fysisk knutepunkt for informasjon til innbyggerne og et hyggelig publikumssenter hvor folk opplever at de blir godt mottatt og får utført ærendet sitt. Vi har vært ett poeng unna en sekser i sin kvalitetsvurdering av offentlige nettsider. Kommunetorget har i Forbrukerrådets årlige tester vist at de er best i Oppland på sørvis gjennom fem år. Det har så langt vært en bevisst strategi å fokusere på å gjøre det vi gjør godt og ikke hoppe på for mange nye ting. De neste fem årene er fortsatt det viktigste å sikre kvaliteten på det vi gjør, men også kaste oss over nye utfordringer som for eksempel intranett for alle, språk og innhold i kommunikasjon, sosiale medier og mest av alt økt kunnskap i organisasjonen om hvordan kommunikasjon kan hjelpe oss å nå mål. 2. HENSIKT OG FORANKRING 2.1 Overordnet mål og hensikt Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel for å nå mål, alene eller i kombinasjon med de juridiske, økonomiske, fysiske og organisatoriske virkemidlene kommunen ellers har til rådighet. Det overordnede målet for ekstern og intern kommunikasjon er å bidra til at Gran kommune har et godt omdømme. Med omdømme mener vi at innbyggerne og andre eksterne målgrupper er fornøyd med kommunens tjenester og aktivitet over tid. Det innebærer at innbyggerne lett skal kunne benytte kommunens tjenester, holde seg orientert om demokratiske beslutningsprosesser og komme i dialog med kommunen. 2.2 Forankring Lovverk: Kommunen forholder seg i tillegg til en rekke lover og forskrifter som gir ulike målgrupper lovfestet rett til å motta informasjon. Ifølge Kommunelovens 4 skal kommuner og fylkeskommuner drive aktiv informasjon om sin virksomhet». I tillegg sier andre lover som for eksempel Forvaltningsloven, Plan- og bygningsloven og Offentlighetsloven noe om hvordan kommunen skal informere Kommunens styringsdokumenter: Flere av kommunens styringsdokumenter inneholder mål for kommuneorganisasjonens arbeid og kommunikasjonsarbeid, for eksempel kommuneplanens Gran kommune 2 Kommunikasjonsstrategi

22 samfunnsdel og «Vi i Gran». Disse gir god forankring for bevisst bruk av informasjon og kommunikasjon. 3. KOMMUNIKASJONSPRINSIPPER 3.1 Kommunikasjon er et lederansvar Rådmannen har overordnet ansvar for mål, prinsipper og strategier for informasjon og kommunikasjon i Gran kommune. Informasjonsansvaret er i hovedsak knyttet til den virksomheten som har fag- og saksansvaret. All informasjon som kommer fra Gran kommune skal i størst mulig grad være samordnet og framstå som helhetlig, forutsigbar og tydelig. 3.2 Kommunikasjonen skal være åpen og aktiv Gran kommune skal med aktiv kommunikasjon legge til rette for innspill og bidra til åpenhet, offentlig innsyn og demokratisk deltagelse. Gran kommune skal gi innbyggerne relevant informasjon om plikter, rettigheter og muligheter. Informasjon om Gran kommunes tjenester skal være lett tilgjengelig og tilrettelagt for ulike målgrupper. 4. KOMMUNIKASJON I HVERDAGEN Alle kommunikasjonstiltak skal ha definert hva en vil formidle (budskap), hvem det formidles til (målgruppe) og hvordan det skal formidles (kanal). Målrettet kommunikasjon forutsetter at budskap, målgruppe og kanal er tilpasset hverandre. 4.1 Målgrupper Grovt sett kan vi kategorisere kommunens målgrupper slik: Interne: De ansatte. Som tjenesteytere er de ansatte organisasjonens viktigste ressurs i kommunikasjon med omverdenen. God intern kommunikasjon gir de ansatte kunnskap om virksomheten, skaper tillit, stolthet og arbeidsglede og er også en forutsetning for at Gran kommune lykkes med ekstern kommunikasjon. Eksterne: Innbyggere, brukere av kommunens tjenester og beslutningstakere. Disse målgruppene består av enkeltmennesker og grupper med ulikt behov for informasjon i forskjellige situasjoner. Kommunen møter dem som næringsdrivende, foreldre, husbyggere, m elever og pleietrengende, for å nevne noen eksempler. Gran kommune 3 Kommunikasjonsstrategi

23 4.2 Kommunikasjonskanaler De viktigste kanalene for generell kommunikasjon i Gran kommune er Kommunetorget, kommunes nettsider, intranett, sosiale medier og media. Det er nødvendig å kombinere bruken av skriftlige, elektroniske og muntlige kanaler avhengig av hvilken type informasjon som skal formidles og hvem den skal nå. Mens et personlig brev i noen tilfeller er nødvendig for å sikre at lovpålagt informasjon når fram til enkeltpersoner, er annonsering i avisen, stands, Facebook og åpne møter eksempler på andre kanaler som kommunen bruker aktivt for å få fram sitt budskap til utvalgte målgrupper. 5. MÅL OG STRATEGIER Mål: Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal være nyttig, lett å forstå og lett å finne. Strategier: Gjøre skriftlig informasjon lettere å lese ved å forbedre språket og legge vekt på struktur og utforming. Være mer bevisst på visuell kommunikasjon og bruke den grafiske profilen i alle ledd. Tenke bevisst igjennom valg av budskap, målgrupper og kanaler for å gjøre kommunikasjonen mer målrettet. Utvikle verktøy og systemer for at informasjon i krisesituasjoner ivaretas best mulig. Kommunens internettsider skal være kommunens viktigste kanal for generell informasjon om kommunens virksomhet. Mål: Innbyggerne skal oppleve Gran kommune som imøtekommende og en kommune som gjør en god jobb. Strategier: Befeste kommunetorgets posisjon som Gran kommunes ansikt utad og videreutvikle tjenesten de leverer. Dele de gode historiene om Gran kommune. Mål: Dialogen mellom kommunen og innbyggerne skal forenkles. Strategier: Bruke mer elektronisk kommunikasjon i saksbehandling. Videreutvikle nettbaserte selvbetjeningsløsninger. Vurdere bruken av digitale kanaler og modulløsninger. Mål: Lederne skal være gode kommunikatører. Strategier: Øke kunnskapen og entusiasmen for kommunikasjon som virkemiddel for å nå mål. Bruke kommunikasjon som strategisk virkemiddel i viktige prosesser. Gran kommune 4 Kommunikasjonsstrategi

24 Mål: De ansatte skal være gode ambassadører for kommunens virksomhet. Strategier: Intern kommunikasjon skal bidra til en felles kultur hvor de ansatte lærer, trives og utfører sitt arbeid effektivt, med stolthet og glede. Være åpen og i forkant med informasjon i viktige interne prosesser. Intranett skal være den viktigste kanalen for intern informasjon. 6. ORDFORKLARINGER Ambassadør At de ansatte skal være kommunens ambassadører, betyr at de gjennom sitt arbeid skal representere og formidle kommunens verdier og holdninger, nedfelt i «Vi i Gran»-dokumentet. Budskap Budskap er hva vi ønsker å kommunisere, altså meningsinnholdet. Budskapet bør tilrettelegges spesielt for de målgruppene som de i første rekke er beregnet på. At budskapet når fram, forutsetter god kjennskap til målgruppen. Informasjon vs. kommunikasjon I norsk språkbruk brukes begrepene informasjon og kommunikasjon om hverandre. En enkel måte å skille dem på, er at kommunikasjon betegner prosessen, mens informasjon er det som formidles, altså budskapet. Jobben er ikke gjort bare ved å informere, en skal også legge til rette for at det er lett å gi tilbakemelding. Eksempel: Når kommunen skriver et brev, er informasjon selve innholdet i brevet. I motsetning til informasjon, betegner kommunikasjon en prosess. Den kan starte i det det blir bestemt at det skal sendes et brev for å informere. Å kommunisere betyr at saksbehandleren skriver brevet forståelig for målgruppa, og gjør det klart hvordan og hvor avsenderen kan komme med tilbakemelding. Når kommunen mottar svar, blir det sendt fra dokumentsenteret til saksbehandler. Dette er kommunikasjon. Kanal Kanal er et hvert medium eller forum som formidler et budskap til et publikum eller en gruppe, for eksempel Facebook, møter, brev og telefon. For at et budskap skal nå fram, må kanalvalget være tilpasset målgruppa. Målgruppe Målgruppen den/dem man primært ønsker å nå med et budskap. Målgrupper kan for eksempel være innenfor et geografisk område eller innenfor en aldersgruppe. Kommunikasjon med målgruppen krever innsikt i målgruppens forutsetninger, problemer og behov. Omdømme Med omdømme mener vi hvordan innbyggere og andre oppfatter Gran kommune over tid. Kommuner konkurrerer om den beste kompetansen, å rekruttere arbeidskraft, å skaffe nye innbyggere og å holde på gode ansatte. Alt dette forutsetter et godt omdømme, som kommunikasjon kan bygge opp om. Gran kommune 5 Kommunikasjonsstrategi

25 From: Kristin Melander Vie Sent: 20. november :59:18 To: Nettplan StorOslo Cc: Subject: Innspill til alternativanalyse for Nettplan Stor-Oslo Attachments: Innspill til alternativanalyse for Nettplan Stor-Oslo.pdf Hei, Vedlagt følger informasjon om prosjektet Nettplan Stor-Oslo. Dette brevet sendes bare ut elektronisk. Innspill og kommentarer kan sendes som e-post til eller som brev til Statnett, Postboks 5192 Majorstuen, 0302 OSLO, innen 15. februar Med vennlig hilsen Kristin Melander Vie Prosjektutvikling og konsesjon Statnett Tel Dir Mob

26 Ifølge adresseliste Innspill til alternativanalyse for Nettplan Stor-Oslo Saksbeh./tlf.nr.: Kristin Melander Vie / Deres ref./deres dato: / Vår ref./ dok. id.: Vår dato: Vedlagt følger alternativanalysen for ny sentralnettsløsning for Oslo og Akershus. Rapporten presenterer et utvalg alternative løsninger for fremtidens kraftforsyning i hovedstatsregionen. Etter planen skal Statnett våren 2013 velge løsninger for et fremtidig sentralnett slik at vi kan gå videre og konsesjonssøke prosjekter etter hvert som det blir behov. Vi ber med dette om innspill på innholdet i rapporten slik at vi får et best mulig grunnlag for å velge hvilke alternativer og prosjekter vi skal søke konsesjon på senere. Det er spesielt viktig at vi får gode innspill på innholdet i kapittel 9 i rapporten. Her beskriver vi alternative løsninger for fire ulike geografiske områder: Hallingdalen, Nordmarka, strekningen Oslo- Lillehammer, og for Oslo-Øst og tilgrensede kommuner. (For mer detaljerte kart enn de som finnes i rapporten, se kartløsningen på nettsiden.) Vi ønsker mest mulig informasjon om arealbruk som kan påvirkes av kraftledninger i områdene som beskrives i dette kapittelet. Skissene er foreløpige, og viser et utvalg av mulige alternativer. Med bakgrunn i innspill fra omgivelsene vil Statnett videreutvikle alternativene, og eventuelle andre kombinasjoner av disse, mot løsninger for kraftnettet i Stor-Oslo som det skal søkes konsesjon for. Vi tar også i mot innspill knyttet til mulige tiltak på forbrukssiden eller muligheter for ny produksjon av kraft i regionen som er beskrevet i kapittel 7. Rapporten fra alternativanalysen ligger på prosjektets nettside Ta kontakt dersom dere ønsker å få rapporten tilsendt i papirversjon. Med vennlig hilsen Statnett SF Kyrre Nordhagen Prosjektleder Kristin Melander Vie Prosjektutvikling og konsesjon Statnett SF Husebybakken 28B 0379 OSLO Postadresse PO Box 5192 Maj OSLO Telefon / Telefaks / Foretaksregister NO MVA

27 Vedlegg 1 Link til rapporten: Vedlegg 2 Adresseliste: Akershus Fylkeskommune Asker kommune Bellona Buskerud Fylkeskommune Bærum kommune Bærum Natur- og Friluftsråd Den norske turistforening DNT Oslo og Omegn Ringerikes turistforening Hadeland Turlag DNT Gjøvik og Omegn Lillehammer og Omland Turistforening Det norske skogselskap Direktoratet for Naturforvaltning EB Nett Eidsiva Energi Eidsvoll kommune El og It forbundet Enebakk kommune Flå kommune Forum for Natur og Friluftsliv Akershus Friluftlivets Fellesorganisasjon Frogn kommune Fylkesmannen i Oslo og Akershus Fylkesmannen i Buskerud Fylkesmannen i Oppland Gjerdrdum kommune Gjøvik kommune Gol kommune Gran kommune Groruddalen Miljøforum Hurum kommune Industri Energi Jevnaker kommune Jernbaneverket Klima - og forurensningsdirektoratet Kontaktutvalget for Velforeninger i Oslo Lier kommune Lillehammer kommune Lillomarkas Venner Lunner kommune Lørenskog kommune Nannestad kommune Natur og Ungdom Natur og Ungdom Oslo Natur og Ungdom Akershus Nes kommune Nes kommune Akershus Nittedal kommune Dok. id: Side: 2/3 :

28 Norges Bondelag Norges Bondelag, Akershus Norges Jeger- og Fiskerforbund Norges Jeger- og fiskerforbund, Oslo Norges Jeger- og fiskerforbund, Akershus Norges Jeger- og fiskerforbund, Buskerud Norges Jeger- og fiskerforbund, Oppland Norges Naturvernforbund Naturvernforbundet Oslo og Akershus Naturvernforbundet i Oppland Naturvernforbundet i Buskerud Norges skogeierforbund Norsk elbilforening Oppland Fylkeskommune Oslo og omland friluftsråd Plan- og bygningsetaten, Oslo kommune Bymiljøetaten, Oslo kommune Bydel Alna, Oslo kommune Bydel Bjerke, Oslo kommune Bydel Grorud, Oslo kommune Bydel Nordre Aker, Oslo kommune Bydel Stovner, Oslo kommune Bydel Ullern, Oslo kommune Bydel Vestre Aker, Oslo kommune Bydel Søndre Norstrand, Oslo kommune Ringerike kommune Rælingen kommune Røyken kommune Ruter Selskapet for Oslo Byes vel Skedsmo kommune Ski kommune Skiforeningen Statens Strålevern Statens Vegvesen Region Øst Sørum kommune Ullensaker kommune Vestby kommune Vestre Toten kommune Østmarkas Venner Ås kommune Norges vassdrags- og energidirektorat Miljøverndepartementet Olje- og energidepartementet Dok. id: Side: 3/3 :