Saksnr. Sak Sakstype Vedlegg Godkjenning av innkalling og saksliste. v/styreleder Administrerende direktør sin orientering

Transkript

1 Styremøte i styret for Sykehuset Telemark HF Tid: 20. mai 2015, kl Sted: Direktørens møterom, Skien Møteleder: Styreleder Tom Jørgensen Møteinnkalling / saksliste Saksnr. Sak Sakstype Vedlegg Godkjenning av innkalling og saksliste Beslutning v/styreleder Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 25. mars 2015 v/styreleder Administrerende direktør sin orientering Virksomhetsrapport per 1. tertial 2015 v/administrerende direktør og økonomidirektør Status kostnadsreduksjonsprogram 2015 v/administrerende direktør og økonomidirektør Økonomisk langtidsplan v/økonomidirektør Avhending av Kragerø sykehus v/administrerende direktør Avhending av Rjukan sykehus v/administrerende direktør Revidert rammeplan for beredskap v/beredskapsleder Leif-Olav Røsholt Årsmelding 2014 fra Pasient- og brukerombudet v/pasient- og brukerombud Else Jorunn Saga Antikorrupsjonsprogram v/administrerende direktør Nye retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i foretak og selskap med statlig eierandel v/økonomidirektør Styrets oppdaterte årsplan 2015 Beslutning 1 Orientering Orientering 2 Orientering Beslutning 1 Beslutning Beslutning Beslutning 1 Orientering 2 Beslutning 5 Beslutning 1 Orientering 1 v/styreleder Side 1 av 2

2 Saksnr. Sak Sakstype Vedlegg Årlig melding 2014 fra Sykehuset Telemark HF - tilbakemelding og innhenting av tilleggsopplysninger Beslutning 2 v/administrerende direktør Eventuelt v/styreleder Andre orienteringer Orientering Orientering Protokoll brukerutvalgsmøte 19. mars og 7. mai 2015 Protokoll fra styremøte i HSØ 30. april 2015 Restanse styresaker ST Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. Forfall meldes til styrets sekretær, Tone Pedersen telefon eller e-post tone.pedersen@sthf.no Med vennlig hilsen Tom Jørgensen (sign.) Styreleder Vedlegg: Saksdokumenter. Elektronisk kopi er sendt til: Helse Sør-Øst RHF Revisor Hans Christian Berger, PWC Varamedlemmer Direktørens stab og klinikksjefer Side 2 av 2

3 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra styremøte 25. mars 2015 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Tone Pedersen, spesialrådgiver Beslutningssak Trykte vedlegg: Protokoll fra styremøte 25. mars 2015 Utrykte vedlegg: Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøtet 25. mars 2015 godkjennes. Skien, den 30. april 2015 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 1

4 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I SYKEHUSET TELEMARK HF Dato og tid: Sted: Onsdag 25. mars 2015 kl Direktørens møterom, Skien Tilstede: Tom Jørgensen, styreleder Elisabeth A. Nilsen, nestleder Thor Helge Gundersen Kari Dalen Tor Severinsen Thorleif Fluer Vikre Ann Iserid Vik-Johansen, Forfall Varamedlem: Ellen Årøen Barthold Vonen Fra kl til 1430 Observatører fra Brukerutvalget med møte- og talerett: Knut H. Bjaaland, leder Brukerutvalget Birgit Lia, nestleder Brukerutvalget Fra administrasjonen: Bess M. Frøyshov, administrerende direktør Tom Helge Rønning, økonomidirektør Tone Pedersen, styresekretær/spesialrådgiver Lars Ødegård, klinikksjef Psykiatrisk klinikk (til og med sak ) Dana Tønnessen, økonomisjef (sak ) Gunnar Gausel, klinikksjef Barne- og ungdomsklinikken, Kristian Heldal, avdelingsleder Medisinsk klinikk og Liv H. Carlsen, konstituert kvalitetssjef (sak ) Annette Fure, direktør for Service- og systemledelse (sak , og ) Eirik Eliassen, klinikksjef Kirurgisk klinikk (sak og ) Fra Konsernrevisjonen deltok Tove Marie Kolbeinsen og Tove Farstad fra møtets start til og med sak Styreleder Tom Jørgensen ledet møtet. Administrerende direktør la frem sakene. Saker vedrørende økonomi ble presentert av økonomidirektør. Protokollfører: Tone Pedersen Side 1 av 5

5 Saker som ble behandlet: Sak nr Godkjenning av innkalling og saksliste Styrets enstemmige vedtak: Møteinnkalling og saksliste godkjennes av styret. Sak nr Godkjenning av møteprotokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 3. februar 2015 Styrets enstemmige vedtak: Protokoll fra styremøte 3. februar 2015 godkjennes. Sak nr Styrets beretning og årsregnskap 2014 Ekstern revisor deltok under behandlingen av saken. Det ble også gjennomført møte mellom revisor og styret alene. Styrets enstemmige vedtak: 1. Styrets beretning for 2014 godkjennes. 2. Styret vedtar årsregnskap for 2014 med noter. Sak nr Oppdrag og bestilling 2015 fra Helse Sør-Øst RHF og protokoll fra foretaksmøte i Sykehuset Telemark HF 12. februar 2015 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar Oppdrag og bestilling 2015 for Sykehuset Telemark HF og protokoll fra foretaksmøte 12. februar 2015 til etterretning. 2. Styret forutsetter at oppfølging av eierkrav gjennom Oppdrag og bestilling 2015 ivaretas gjennom en helhetlig plan for virksomhetsstyring for Administrerende direktør bes å sørge for at krav og føringer gitt i Oppdrag og bestilling for 2015 videreføres i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset, og at det etableres et helhetlig opplegg for oppfølging og rapportering. 3. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære månedlige viksomhetsrapporteringen og i årlig melding. Sak nr Forslag til løsning og handlingsplan for styrking av tjenestetilbudet til ruspasienter med behov for øyeblikkelig hjelp Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret vedtar at øyeblikkelig hjelp-rustilbudet forsterkes som beskrevet i saken. 2. Styret forutsetter at kostnadene dekkes innenfor rammen av det vedtatte budsjettet. Side 2 av 5

6 Sak nr Konsernrevisjonens revisjon av intern styring og kontroll som del av virksomhetsstyringen i Sykehuset Telemark Konsernrevisjonens rapport Under behandlingen av saken deltok Tove Marie Kolbeinsen og Tove Farstad fra Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF. Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar konsernrevisjonens rapport og de utarbeidede handlingsplanene for å følge opp anbefalingene i rapporten, til etterretning. 2. Styret ber om at status for gjennomføring legges frem for styret ved møtet i september og desember Sak nr Virksomhetsrapport februar 2015 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar saken til orientering. Sak nr Økonomisk langtidsplan Styrets enstemmige vedtak: Styret diskuterte forslaget til økonomisk langtidsplan og ba administrasjonen hensynta følgende i utarbeidelsen av den endelige ØLP. Aktivitetsveksten bør være på høyde med gjennomsnittet for foretaksgruppen samlet. Aktivitetsveksten i psykiatrien bør være større enn i somatikken. Ventetider, fristbrudd og direktetime skal nå oppdragsdokumentets mål. Effektivisering og standardisering av arbeidsprosesser skal fokuseres med den hensikt å oppnå god og likeverdig pasientbehandling. På bakgrunn av forventede nedgang i basisbevilgningene og økning i IKT og pensjonskostnader med samlet resultatkonsekvens på om lag millioner kroner slutter styret seg til de foreslåtte resultatmål for planperioden. Fortsatt effektivisering vil være nødvendig for å sikre oppdragsdokumentets krav til en bærekraftig økonomi. Det anslåes at et merverdikrav på om lag 150 millioner kroner vil være nødvendig i planperioden. Gjennomføring av prosjektet Utbygging somatikk i Skien vil ha høyeste prioritet. Styret diskuterte prosjektets faser og investeringer med hensyn til finansiering og vedtok å sende tall for ØLP i overensstemmelse med saksfremlegget til HSØ innen fristen i april Endelig beslutning av ØLP for Sykehuset Telemark, vil gjøres i styremøte 20. mai Sak nr Styrets årsplan 2015 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar årsplan for 2015 til orientering. Side 3 av 5

7 Sak nr Eventuelt Det ble ikke fremmet saker til eventuelt. ANDRE ORIENTERINGSSAKER 1. Orientering fra administrerende direktør Administrerende direktør informerte muntlig om aktuelle saker vedrørende Sykehuset Telemark. 2. Protokoll styret i HSØ Protokoll styret i HSØ Protokoll fra foretaksmøte Protokoll brukerutvalgsmøte Valgprotokoll ansattvalgte STHF 7. Restanse styresaker ST Styrets enstemmige vedtak: Styret tar administrerende direktør sin orientering og øvrige saker til etterretning. Møtet hevet kl Neste ordinære styremøte: Onsdag 20. mai 2015 i Direktørens møterom, Skien kl Side 4 av 5

8 Sykehuset Telemark, 25. mars 2015 Tom Jørgensen Elisabeth A. Nilsen Barthold Vonen Styreleder Nestleder Thor Helge Gundersen Ellen Årøen, Varamedlem Kari Dalen Tor Severinsen Thorleif Fluer Vikre Tone Pedersen Referent Side 5 av 5

9 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Virksomhetsrapport per 1. tertial 2015 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Tom Helge Orientering Rønning Trykte vedlegg: Virksomhetsrapport april 2015 Utrykte vedlegg: Har saken betydning for pasientsikkerheten? Ja, oppfølging av medisinske parametre og måletall har betydning for pasientsikkerheten. Ingress: Virksomhetsrapporten med resultater per 1. tertial 2015 vedlegges saken. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Side 1 av 8

10 Sykehuset Telemark HF Periode: 1. tertial 2015 Resultat korrigert for endrede pensjonskostnader er et overskudd på 5 millioner kroner, som er 5 millioner kroner bedre enn periodisert budsjett. Det er en resultatforbedring på 6,7 millioner kroner i april som skyldes en korrigering av avsetninger for påløpte IKT-kostnader, foretatt etter intern avstemming med Sykehuspartner. Korrigeringen på 7 millioner kr. påvirker årsresultat positivt, men vil sees i sammenheng med forventede kostnadsøkninger for kreftmidler, biologiske legemidler og gjestepasienter, med henvisning til kostnadsutvikling pr. 1.tertial. Estimatet for året opprettholdes til balanse. Aktivitetsnivået målt i DRG-poeng og antall sykehusopphold er tilnærmet likt med periodisert budsjett og fjoråret. Det registreres en økning i antall pasienter på venteliste og gjennomsnitt ventetid hittil i år. Andel fristbrudd har gått litt ned til 12,4 % i april. Hovedmål Gjennomsnitt ventetid somatikk redusert til 60 dager. Ordinært avviklede pasienter. Pasienten opplever ikke fristbrudd (avviklede) Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Mål 2015 Utvikling siste Status Status Resultat 12 mnd apr % 225 (9,5%) 90 (5,0%) 237 (12,4%) 100% 70 % 62 % 58 % 62 % 50 % Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Årsresultat Budsjettavvik 10 - ( 10) -14,7 mill. -14,7 mill. -44,0 mill. -69,0 mill. 5,1 mill Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3% 3% Siste måling november ,5 % 4,3 % 4,3 % Alle medarbeider involveres i oppfølging av medarbeider undersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 100% Siste måling høst % 70 % 70 % Pasienttilfredshet 4,5 % 4,6 % 4,4 % Side 2 av 8

11 Hovedmål Resultat Mål Resultat Avvik Status Budsjettavvik Status Hiå april Hiå april april 2015 april Hittil i fjor DRG poeng utført i eget foretak (15) Polikliniske konsultasjoner somatikk (588) Polikliniske konsultasjoner barne og ungdomspsykiatri (63) (2 455) Polikliniske konsultasjoner voksenspsykiatri Polikliniske konsultasjoner TSB HR brutto månedsverk (31) (26) Gjennomsnittlig ventetid avviklede skal reduseres til 60 dager Gjennomsnitt ventetid for hele foretaket har økt hittil i år og var 58,1 dager i april. Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter i somatikken har økt med 2 dager til 58,7 dager. Psykiatri voksen rapporterer 50,9 dager, TSB 47,3 dager og barne- og ungdomspsykiatri 40,9 dager. Antall ventende på ventelister har økt litt fra forrige periode, og pr. april er registrert som venter, herav 96 % innen somatikk. Det er 2298 pasienter som har ventet mer enn 90 dager på start behandling, herav 98 % innen somatikken. Det er 176 pasienter som har ventet mer enn ett år på start behandling, alle innen somatikk. Pasienten opplever ikke fristbrudd Fristbrudd for avviklede pasienter viser en nedgang i april, men målet er ikke innfridd. Det er 236 pasienter ordinært avviklet i somatikken som ikke har fått behandling innen fristen i april, og 1 pasient innen psykiatrien. I samme periode er det behandlet 1915 rettighetspasienter, det gir en andel fristbrudd på 12,4 %. Flest fristbrudd er rapportert innen mage-/tarm (109), urologi (64) og ortopedi (15). Det jobbes med ulike tiltak for å få utviklingen tilbake til trenden fra høsten Ortopedi har hatt vakante legestillinger fra nyttår, som besatt fra begynnelsen av mars. Fristbrudd ventende pasienter viser 209, alle i somatikken. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % Resultatet fra målingen i november 2014 var 4,3 %. Siste måling var 6. mai Tallene fra denne målingen vil foreligge til mai-rapporteringen. Sykehuset har kontinuerlig fokus på håndhygiene og basale smittevernrutiner som infeksjonsforebyggende tiltak. Ellers er det iverksatt forbedringsarbeid på avdelinger som har hatt høy forekomst av sykehusinfeksjoner. I forbindelse med pasientsikkerhetskampanjen og Trygg kirurgi er det fokus på pasientens kroppstemperatur og antibiotika til rett tid som et forebyggende tiltak. I forbindelse med pasientsikkerhetskampanjen er det også iverksatt tiltak for å forebygge urinveisinfeksjoner, med fokus på urinveiskateter. Side 3 av 8

12 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev 62 % av henvisninger mottatt i perioden ble besvart med bekreftelse på mottatt henvisning og tidspunkt for behandling i samme brev. Fokus på god kvalitet innen medisinsk administrativt arbeid og konkret på å ha lange funksjonslister for legene er tiltak for å forbedre dette punktet. Det skal normalt ikke være korridorpasienter Andel korridorpasienter i april er 2,4 % (ned fra 3 % forrige måned), og det er registrert 229 korridorpasienter i denne perioden. Andelen er nå på gjennomsnittet i Andre styringsparametre: Antall/andel utskrivningsklare pasienter innen både somatikk, psykisk helsevern voksne og TSB Antall meldte utskrivningsklare pasienter somatikk var i april 32, med til sammen 66 døgn. Dette er en betydelig reduksjon fra tidligere periode. Det var registrert 4 utskrivningsklare pasienter med 64 døgn innen psykiatri for april. Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til vurdering av henvisningen er fullført I april var gjennomsnittstid for prioriteringsvurdering 3,02 dager henvisninger ble vurdert, hvorav innen 10 virkedager. Gjennomsnittstiden øker litt fra forrige måned men andel vurdert innen 10 dager er økt. Sykehusets fokus på ressursutnyttelse og kvalitet innebærer også fokus på vurderingstid. Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Det er dokumenter som er mer enn 14 dager gamle, herav legedokumenter og sykepleierdokumenter. Det er av disse 48 dokumenter som vanligvis tar mer enn 14 dager. Antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt Det har vært en økning i pasienter med åpen periode og ikke ny kontakt. Dette gjelder pasienter, herav 1560 registrert etter innføring av DIPS. Epikriser skal sendes ut innen 7 dager etter utskrivning. i april har STHF oppnådd målet i 73,81 % av tilfellene fordelt med 76,37 % i somatikk innlagte og 61,18 % innen psykiatri og rus totalt. Ø-hjelp Det er utbetalt tilskudd til 7 kommuner, i alt 5,2 millioner kroner. Det vil bli utbetalt tilskudd til ytterligere 11 kommuner. Samlet utbetaling for 2015 blir da om lag 21,4 millioner kroner. Periodisert kostnad per april utgjør om lag 7,1 millioner kroner. Side 4 av 8

13 Aktivitet Somatikk DRG-aktiviteten for dag, døgn og poliklinikk i april var i tråd med periodisert budsjett. Det er oppnådd et behandlingsvolum på DRG-poeng pr. april, -1 % lavere enn budsjettert og 3 % høyere enn fjorårets nivå. Antall sykehusopphold og antall polikliniske konsultasjoner har vært 1 % lavere enn periodisert budsjett og 1 % lavere enn i fjor. Aktiviteten knyttet til dyre biologiske legemidler ligger per 1. tertial 2015 om lag 200 poeng etter periodisert budsjett. Forholdet mellom DRG-poeng og antall behandlede pasienter viser en økning i pasienttyngden, som gjenspeiler endringene i pasientsammensetning som følge av samhandlingsreformen. Voksenpsykiatri / Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Oppnådd poliklinisk aktivitet innenfor VOP og TSB ligger over 2 % budsjett, og ligger 4 % over fjoråret. Registrert produktivitet innenfor voksenpsykiatri per april er 2,37 konsultasjoner pr. fagbehandler pr. dag. Dette er en liten økning sammenlignet med fjoråret i samme periode. Innenfor TSB er aktiviteten på 2,39 konsultasjoner pr. fagbehandler pr. dag, noe som er en kraftig økning fra fjorårets nivå som lå på 1,87. Det er fortsatt stort fokus på den enkelte terapeuts aktivitet og planlegging av arbeidsdagen. Aktiviteten på sengeposten Ø-hjelp RUS er lavere enn forventet. Dette på grunn av endret pasientkriterier for innleggelse på disse sengene. Barne- og ungdomspsykiatri Antall polikliniske konsultasjoner per april er 21 % lavere enn budsjett og 11 % lavere enn samme periode i fjor. En gjennomgang av årets forventet aktivitet sett i forhold til kapasiteten på poliklinikkene viser at årets budsjettert nivå er urealistisk høyt. Det nevnes også høyt sykefravær og nye ansettelser i terapeutstillinger som ikke kan vise til samme produktivitet som de erfarne terapeutene, som har bidratt til nedgangen. Det er også registrert en endring i konsultasjonsmiksen, med høyere andel av pasientrettet tiltak som er mer ressurskrevende (opprettet OCD-team). Det rapporteres ingen økninger i ventetider og heller ikke fristbrudd, tross lavere aktivitetsnivå. Registrert produktivitet er noe lavere enn forventet med 1,67 konsultasjoner per fagbehandler per dag. Overordnet vurdering av bemanningsutviklingen Sykehuset rapporterer et forbruk på brutto månedsverk pr. april, fordelt på 193 variable og fastlønnede årsverk. Sammenlignet med samme periode i fjor, vises det en nedgang på 51 brutto månedsverk. Korrigert for overtakelse av personell fra VV, er det et en reell nedgang på 79 årsverk. Årets bemanningsforbruk viser en reduksjon på 26 i forhold til budsjett per april. Sykefraværet i mars er 6,6 %. Det er en nedgang på 1,7 - poeng fra forrige måned. Sykefraværet hittil i år ligger på 7,5 %, mens det i samme periode i fjor var 6,7 %. Regnskapsresultat Resultat korrigert for endrede pensjonskostnader er et overskudd på 5 millioner kroner, som er 5 millioner kroner bedre enn periodisert budsjett. Det er en resultatforbedring på 6,7 millioner kroner i april som skyldes en korrigering av avsetninger for påløpte IKT-kostnader, foretatt etter intern avstemming med Sykehuspartner. Kostnadene for dyre medikamentkurer viser en vesentlig Side 5 av 8

14 økning i april, men kompenseres av øvrige driftskostnader under budsjettert nivå, i hovedsak innsparinger ved ikke-medisinske tjenester. Korrigeringen på 7 millioner kr. påvirker årsresultat positivt, men vil sees i sammenheng med forventede kostnadsøkninger for kreftmidler, biologiske legemidler og gjestepasienter, med henvisning til kostnadsutvikling pr. 1.tertial. Estimatet for året opprettholdes til balanse. Likviditet Likviditetsbeholdningen per var på minus 82 millioner kroner, noe som er 1 millioner kroner lavere enn budsjettet. Etterslep på investeringer og lavere pensjonskostnader blir oppveid av endringer i omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Driftskredittrammen er på 368 millioner kroner og likviditetsreserven per er på 286 millioner kroner. Dette er før kredittrammen er regulert som følge av høyere pensjonspremie i Estimert likviditetsbeholdning er på minus 192 millioner kroner, noe som er 15 millioner kroner dårligere enn budsjettert. Dette skyldes endringer i forhold til budsjett vedr. ISF-oppgjøret for 2014 og ISF-akontoutbetalingen for Investeringer Investeringene per april er 13 millioner kroner lavere enn periodisert budsjett. Det forventes at investeringene for året blir som budsjettert. Salg Det er ikke gjennomført salg av anleggsmidler. Det jobbes med tilrettelegging for salg av eiendomsmassen i Kragerø og Rjukan. Klinikkommentarer: Kirurgisk klinikk: Akkumulert resultat viser et negativt budsjettavvik på 5,5 millioner kroner. Driftsresultatet i april var ca. 1 million kroner bedre enn gjennomsnittet i første kvartal. Det er et positivt avvik på 61 DRG poeng både i måneden og hittil i år, dette gir merinntekter på ca 1,2 millioner kroner. Varekostnadene er 0,6 millioner kr. over budsjett hittil i år, dette har sammenheng med den høye aktiviteten og bruk av et spesifikt legemiddel på poliklinikk, Oncotice. Lønnskostnadene ligger over forventet nivå i hovedsak innen gastrokirurgi. I april gjennomførte klinikken 1193 døgnopphold, 431 dagopphold og 6420 ISF-berettigede polikliniske konsultasjoner. Dette er 68 flere døgnopphold, 42 flere daginngrep og 202 flere polikliniske konsultasjoner enn budsjettert. I forhold til april 2014 er det vesentlig flere innleggelser og poliklinikk-konsultasjoner, og noe færre daginngrep. Antall brutto månedsverk pr. april er 406. Dette er 3 flere enn budsjett og 7 færre enn pr. april Side 6 av 8

15 Medisinsk klinikk: Resultatet viser et akkumulert positivt budsjettavvik 2,2 millioner kroner. Resultatet i april måned viser et positivt budsjettavvik på 1,6 millioner kroner. Lønnskostnadene har overskredet budsjettet med 2,7 millioner kroner (-1,5 %) hittil i år. På grunn av den pågående omstillingsprosessen har overtid og dyre vikarløsninger påvirket forbruket av lønnskostnader. Samtidig registreres det betydelige merinntekter knyttet til pasientbehandlingen (ISF), spesielt innen døgnbehandling. Disse merinntektene mer enn oppveier klinikkens kostnadsoverskridelser. Antall utskreven døgnpasienter var per 4 måneder dette er helt likt med budsjett. Beleggsprosenten ved flere av sengepostene i Skien var høy i 1. tertial. I tillegg har gjennomsnittlig liggetid vært noe høyere enn forventet, dels som en følge av overliggere/utskrivningsklare pasienter. Imidlertid har pasienttyngden, uttrykt i form av DRGvekt, vært noe høyere enn planlagt. Dette resulterer i en høyere DRG-aktivitet enn budsjettert. Antall polikliniske konsultasjoner er 1,5 % høyere enn periodisert budsjett, men 1,5 % lavere enn fjoråret etter 4 måneder. Antall brutto månedsverk pr. april er 633. Dette er15 færre enn budsjett og 50 færre enn pr. april Barne- og ungdomsklinikken Klinikken har et positiv budsjettavvik på 0,2 millioner kroner pr. april. Dette er en nedgang på 0,2 millioner kroner fra forrige måned. Det er høy poliklinisk aktivitet innenfor somatikken, men antall DRG-poeng er mye lavere i april enn budsjettert. Det har vært høy poliklinisk aktivitet innen somatikk, 13 % flere konsultasjoner enn budsjettert og 12 % flere enn fjoråret. Innenfor barne- og ungdomspsykiatrien er det lavere poliklinisk aktivitet enn budsjettert. Dette skyldes nye vikarer og tilsatte, høyt sykefravær og omrokkeringer. De lave polikliniske inntektene kompenseres av innsparinger lønn ved vakanser. Antall polikliniske konsultasjoner i psykiatrien er 21 % lavere enn budsjett og 11 % lavere enn etter samme periode i fjor. April måned var som budsjettert. Antall brutto månedsverk per april er 215. Dette er 5 færre enn budsjett og 3 færre enn per april Klinikk for akutt og beredskap Klinikken har et budsjettavvik på -1,5 millioner kroner pr. april. Avviket skyldes hovedsakelig overforbruk på varekostnader og lønn samt omstillingskostnader ved avvikling av Rjukan. Lønns- og varekostnadene ligger over budsjettert nivå som følge av høy kirurgisk aktivitet. Andre driftskostnader og inntekter viser mindre avvik. Smertepoliklinikken viser 15 % høyere aktivitet enn budsjett, og 13 % høyere enn samme periode i fjor. Det er et merforbruk av brutto månedsverk i klinikken. Dette henger sammen med omstillingskostnadene, og implementering av sparekravene i Side 7 av 8

16 Antall brutto månedsverk per april er 359 Dette er 18 flere enn budsjett og 10 flere enn per april Medisinsk serviceklinikk Klinikken rapporterer et positivt budsjettavvik på 1,0 millioner kroner hittil i år og dette skyldes hovedsak lavere lønnskostnader på vakante stillinger som bare delvis er fylt opp med innleie. En stor del av de vakante stillingene fylles de nærmeste månedene. Det er høyt aktivitet og høye inntekter på Laboratoriet, som rapporterer høye varekostnader også. Radiologi har hatt et etterslep i inntektsførte inntekter som har gitt resultatforbedring på ca. 0,6 millioner kroner. Det er forbrukt 285 månedsverk hittil i år kontra periodisert budsjett på 302. I samme periode i fjor rapporterte klinikken 299 månedsverk. Psykiatrisk klinikk Psykiatri og rus rapporterer et positivt budsjettavvik på 3,2 millioner pr. april. Som følge av lavere bemanning har klinikken et positiv budsjettavvik på lønn som sees i sammenheng med høyere kostnader for innleide leger. Klinikken har høyere produktivitet per terapeut enn budsjettert, og viser en oppadgående trend. Lavere bemanning og lavere snittinntekten pr. konsultasjon gir klinikken negativt budsjettavvik på polikliniske inntekter. Den polikliniske aktiviteten er som budsjettert, og aktiviteten ligger høyere målt mot samme periode i fjor. Klinikken har et bemanningsforbruk pr. april på 560 årsverk, noe som er 10 lavere enn budsjettert. Klinikken benytter 15 årsverk færre enn i samme periode i fjor. Prehospital klinikk Resultatet pr. april 2015 viser et resultat tilnærmet balanse. Pasientreiser oppnår ikke forventet innsparingseffekt av samkjøring hittil i år, men dette kompenseres av lavere kostnader ved øvrig drift. Implementering av nytt nødnett og etablering i nye lokaler ved ambulansetjenesten er utsatt og det genererer kostnadsinnsparinger i forhold til budsjettert nivå. Antall brutto månedsverk er 124, tilnærmet likt med budsjett og 33 flere månedsverk enn i fjor, hvorav 28 skyldes overtagelse av ambulansevirksomhet fra Vestre Viken. Øvrig økning i bemanningen har sammenheng med opptrapping av ambulanseberedskap på Rjukan og Kragerø. Service og Systemledelse Service og Systemledelse har pr. april 2015 et positiv budsjettavvik på 3,1 millioner kroner, herav 1 millioner kroner gjelder lavere energikostnader. Lønnskostnader har et positiv avvik på 3,3 millioner kroner, men noe av dette kompenseres i kjøp av eksterne tjenester. Fremdriften i vedlikeholdsaktivitetene er forsinket i forhold til budsjettet. Antall brutto månedsverk er 323, 6 månedsverk færre enn budsjett og 2 færre enn i fjor. Side 8 av 8

17 Virksomhetsrapport April

18 Innhold 1. Hovedmål 2. Pasient 3. Bemanning 4. Aktivitet 5. Kvalitetsindikatorer 6. Økonomi 7. Klinikker 2

19 Regionale hovedmål Hovedmål Gjennomsnitt ventetid somatikk redusert til 60 dager. Ordinært avviklede pasienter. Pasienten opplever ikke fristbrudd (avviklede) Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Mål 2015 Utvikling siste Status Status Resultat 12 mnd apr (9,5%) 90 (5,0%) 237 (12,4%) 100% 62 % 58 % 62 % Årsresultat Budsjettavvik % 70 % 50 % 10 ( 10) -14,7 mill. -14,7 mill. -44,0 mill. -69,0 mill. 5,1 mill Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3% 3% Siste måling november ,5 % 4,3 % 4,3 % Alle medarbeider involveres i oppfølging av medarbeider undersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 100% Siste måling høst % 70 % 70 % Pasienttilfredshet 4,5 % 4,6 % 4,4 % 3

20 Aktivitet Hovedmål Resultat Mål Resultat Avvik Status Budsjettavvik Status Hiå april Hiå april april 2015 april Hittil i fjor DRG poeng utført i eget foretak (15) Polikliniske konsultasjoner somatikk (588) Polikliniske konsultasjoner barne og ungdomspsykiatri (63) (2 455) Polikliniske konsultasjoner voksenspsykiatri Polikliniske konsultasjoner TSB HR brutto månedsverk (31) (26)

21 Pasient 5

22 Utvikling over tid for aktivitet i hele STHF alle omsorgsnivåer 1. Antall/andel fristbrudd avviklede STHF % 20% 10% 0% Antall Andel i % 2. Antall/andel fristbrudd ventende STHF % % 5% 0% Antall Andel i % 3. Gjennomsnittlig ventetid avviklede STHF ,88 58,09 0 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr Gjennomsnittlig ventetid ventende pasienter STHF ,75 77,25 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 Kilde: D-8192 DIPS 6

23 Utvikling over tid for aktivitet i hele STHF alle omsorgsnivåer 5. Antall som venter på STHF apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr Antall ventende som har ventet mer enn 3 måneder STHF apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr Antall ventende som har ventet mer enn 6 måneder STHF apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr Antall ventende som har ventet mer enn et år STHF apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 Kilde: D-8192 DIPS 7

24 209 pasienter på ventelisten har frist som allerede er utgått. Disse blir avviklede fristbrudd når de avsluttes pasienter på ventelisten har frist som ikke er passert. Men noen av disse nærmer seg, og noen har fått tildelt time etter fristen. 8

25 Pasienter som venter, frist allerede utløpt spesifikasjon pr avdeling De 209 pasientene som venter på å bli avviklede fristbrudd, kommer fra følgende seksjoner: Antall dager siden frist MAGE TARM URO ORT Notodden Andre SUM 1: : : : : : : : : : : : : Totalt

26 Selv om «offisiell venteliste» er noe redusert, så er det liten endring i antall pasienter som venter på time Vi har tatt ut rapport på Fått time (grønn), fra august

27 Hvor langt frem planlegger vi? (Antall uker) Antall pasienter som er innkalt til poliklinisk konsultasjon 11

28 Hvor langt frem planlegger vi? (Antall uker) Antall pasienter som er innkalt til innleggelse 12

29 Bemanning 13

30 4. Bemanning Antall årsverk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk Faktisk Faktisk Bud

31 Antall årsverk fast og variabel Fast lønn Vikarer 2015 Fast lønn, vikar i ledig stilling, fødselsperm, overlegeperm, turnuskandidater, lærlinger jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 Varibellønn Tillegg ekstrahjelp, overtid, engasjement, annenlønn UTA, andre faste tillegg, variable tilllegg, helligdag, uforutsette vakter jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai Vikar ved fødselsperm, sykdom kort og lang, ferie

32 Sykefravær STHF 9,00 8,28 8,00 7,00 6,00 5,00 6,71 4,54 6,48 6,75 4,90 5,07 6,04 4,57 6,72 5,07 6,36 4,56 6,93 4,87 7,74 7,62 7,22 7,29 5,38 5,45 5,59 5,00 5,38 6,58 4,99 4,00 3,00 2,00 2,17 1,58 1,67 1,47 1,64 1,80 2,05 1,84 1,84 2,15 2,62 2,90 1,58 1,00 - Alle fraværslengder Korttid Langtid Sykefraværsprosent mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 Alle ansvarssteder 6,71 6,48 6,75 6,04 6,72 6,36 6,93 7,22 7,29 7,74 7,62 8,28 6,58 (01) Kirurgisk klinikk 5,60 5,29 6,69 5,31 5,84 5,12 4,97 5,01 5,94 6,01 5,87 5,84 3,62 (02) Medisinsk klinikk 6,15 6,00 6,74 5,94 6,81 6,91 7,62 7,76 7,49 7,97 6,77 8,13 7,16 (03) Barne- og ungdomsklinikken 7,97 8,46 8,73 7,43 8,47 7,99 9,18 9,33 8,27 6,57 7,75 7,84 7,14 (06) Akutt og beredskap 7,24 6,50 6,69 5,78 7,40 5,84 4,83 5,27 6,13 7,56 8,39 9,11 6,09 (07) Medisinsk Serviceklinikk 6,06 6,11 6,59 6,70 7,43 5,98 7,43 7,80 7,99 8,51 7,00 8,12 6,61 (08) Psykiatri og rus 8,54 7,89 6,85 6,75 6,63 7,15 7,95 8,07 7,68 7,87 8,09 8,30 6,58 (12) Prehospital 4,57 5,91 2,84 4,69 4,00 4,61 4,27 5,30 6,51 5,73 5,55 5,27 3,59 (15) Administrasjon 6,15 6,04 6,87 5,46 6,45 5,95 7,37 8,11 7,99 9,54 10,04 10,95 9,15 (20) Felles - øvrig 1,73 1,18 4,65 6,77 39,

33 4. Bemanning AML brudd 17

34 Brutto månedsverk Glidende 12 mnd mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 18

35 Aktivitet 19

36 Antall liggedøgn Psyiatri og TSB apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 VOKSENPSYKIATRI BARNE- OG UNGDOMSPSYKIATRI RUSBEHANDLING Antall liggedøgn Somatikk apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 SOMATIKK 20

37 200,00 150,00 Gjennomsnitt liggetid Psykiatri og TSB, utskrevet pasienter 145,00 100,00 50,00-58,00 60,00 57,60 59,25 51,00 37,60 39,13 31,00 31,22 22,00 28,90 28,11 18,46 24,62 19,76 23,93 26,42 18,30 24,85 20,71 22,68 22,27 24,24 20,65 22,83 6,82 11,43 15,00 5,14 7,40 4,86 7,30 8,25 3,17 3,00 3,13 2,58 1,71 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 VOKSENPSYKIATRI BARNE- OG UNGDOMSPSYKIATRI RUSBEHANDLING 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 - Gjennomsnitt liggetid Somatikk, utskrevet pasienter 3,69 3,52 3,51 3,48 3,58 3,30 3,35 3,31 3,25 3,33 3,39 3,44 3,36 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 21

38 DRG poeng, utført ved STHF Denne måned Hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk 2014 Budsjett 2015 Avdeling for endo/mamma,ortopedi og gastrokirurgi % % Avdeling for ØNH, urologi og plastikkirurgi % % Avdeling for fødselshjelp og kvinnesykdommer % % Kirurgisk klinikk % % Avdeling Medisin B (lunge, Kragerø) % % Avdeling Medisin C (blod/kreft/infeksjons/mage/tarm) % % Avdeling Medisin A (hjerte,nyre,hormon,geriatri) % % Avdeling for nevrologi og rehabilitering % % Avdeling Medisin Øvre Telemark % % Medisinsk klinikk % % BUK % % Akutt og beredskap % % MSK % % Peritonealdialyse (PD) tilleggsrefusjon % % SUM DRG utført ved STHF % % ,0 22,5 22,0 21,5 21,0 20,5 20,0 19,5 19,0 18,5 18,0 DRG poeng per brutto månedsverk somatikk m STHF DRG poeng utført ved STHF Estimat B2015 (38.898)

39 DRG poeng utført i eget HF siste 12 måneder. Ekskludert DBL. Glidende 12 mnd DRG Indeks døgnbehandling 1,10 1,05 1,00 1,01 DRG-indeks sykehusopphold døgn per måned og rullererende 12 måneder 1,06 1,03 1,01 1,01 1,00 1,02 0,95 0,90 0,85 0,95 0,92 0,94 0,96 0,89 0,95 0,80 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 DRG-indeks sykehusopphold mnd DRG-indeks rullerende 12 mndr. 23

40 Poliklinikk Psykiatri Denne måned Hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk Budsjett Avvik Avvik% Faktisk 2014 Budsjett 2015 Estimat 2015 Alderspsykiatrien % % Psykiatrisk rehabilitering % % DPS Nedre Telemark % % DPS Øvre Telemark % % Voksenpsykiatri og RUS/TSB % % Barne og ungdomspsykiatri % % SUM Poliklinikk Psykiatri utført ved STHF % % , , , , , , , ,0 0,0 Poliklinisk aktivitet Psykiatri VOP TSB Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Poliklinisk aktivitet Psykiatri BUP Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk 2014 antall konsultasjoner VOP/TSB Faktisk 2015 antall konsultasjoner VOP/TSB Budsjett 2015 Faktisk 2014 antall konsultasjoner BUP Faktisk 2015 antall konsultasjoner BUP Budsjett

41 Konsultasjoner per terapeut per dag Voksenpsykiatri Konsultasjoner per terapeut per dag RUS/TSB 3,0 3,0 2,5 2,5 2,0 2,0 1,5 1,5 1,0 1,0 0,5 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Konsultasjoner per dag per fagbehandler 2014 VOP Konsultasjoner per dag per fagbehandler 2015 VOP Konsultasjoner per dag per fagbehandler 2014 RUS/TSB Konsultasjoner per dag per fagbehandler 2015 RUS/TSB 2,5 Konsultasjoner per terapeut per dag BUP 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Konsultasjoner per dag per fagbehandler 2014 BUP Konsultasjoner per dag per fagbehandler 2015 BUP 25

42 Kvalitetsindikatorer 26

43 Data blir publisert av NPR Q1 Pakkeforløp kreft Q1 Q2 Q3 Q4 Andel pasienter registrert i pakkeforløp - kreft Andel pakkeforløp gjennomført innen definert frist Kreft Mål Q1 Q2 Q3 Q4 Andel pasienter registrert i pakkeforløp - kreft 70 % Andel pakkeforløp gjennomført innen definert frist 70 % Andel pasienter som får behandling innen 20 dager - tertial Tykk- og endetarmskreft 80 % Lungekreft 80 % Brystkreft 80 % Prostatakreft 80 % 27

44 Ventetid avviklet Ventetid avviklet i dager 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 - apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 SOM 63,1 63,9 60,4 57,4 71,7 72,6 63,4 60,6 57,6 54,0 52,4 56,2 58,7 VOP 46,0 46,2 43,4 37,3 56,2 40,6 49,4 37,2 42,1 45,9 43,5 50,1 50,9 BUP 52,2 54,3 55,1 77,8 64,7 53,3 45,3 61,6 48,5 47,7 42,6 43,8 40,9 TSB 24,9 25,6 29,0 29,7 28,0 27,0 24,0 21,9 37,2 36,0 36,0 44,7 47,3 Ventetid pasienter som venter Ventetid pasienter venter i dager 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 - apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 SOM 81,0 79,7 80,6 94,0 90,9 81,8 77,4 74,6 77,3 76,3 77,1 77,1 78,6 VOP 44,0 46,1 43,7 55,1 55,1 52,9 43,4 44,2 47,8 48,9 47,9 48,4 51,6 BUP 45,1 43,2 38,3 51,1 59,5 41,1 49,9 43,5 36,2 43,9 34,4 31,5 33,8 TSB 27,3 99,0 34,5 99,0 99,0 99,0 66,8 36,4 24,3 27,0 36,0 37,7 32,3 28

45 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Pasienttilfredshet måles på en skala 1 5 hvor 1 er meget misfornøyd og 5 er meget fornøyd. Målte elementer er: Personalets oppførsel Ventetid ved ankomst sengepost Maten Rommet Informasjon under sykehusoppholdet 29 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 aug. 14 sep. 14 okt. 14 nov. 14 des. 14 jan. 15 feb. 15 mar. 15 apr. 15 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 aug. 14 sep. 14 okt. 14 nov. 14 des. 14 jan. 15 feb. 15 mar. 15 apr. 15 4,65 4,6 4,55 4,5 4,45 4,4 4,35 Korridorpasienter Andel epikriser sendt innen 7 dgr Andel epikriser sendt innen 7 dg Mål feb. 14 apr. 14 jun. 14 aug. 14 okt. 14 des. 14 feb. 15 apr. 15 Pasienttilfredshet - somatikk

46 3. Pasient Direkte time apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 ABK 76 % 96 % 98 % 77 % 97 % 96 % 83 % 78 % 94 % 97 % 84 % 64 % 73 % BUK 46 % 43 % 51 % 62 % 63 % 86 % 58 % 58 % 51 % 86 % 79 % 81 % 81 % Kirurgisk klinikk 48 % 49 % 49 % 51 % 54 % 51 % 53 % 54 % 48 % 55 % 54 % 47 % 50 % Medisinsk klinikk 66 % 67 % 64 % 58 % 67 % 68 % 69 % 74 % 68 % 72 % 67 % 66 % 71 % MSK 71 % 70 % 68 % 63 % 86 % 82 % 74 % 74 % 72 % 76 % 69 % 69 % 73 % Psykiatri og rus 78 % 74 % 80 % 77 % 80 % 77 % 76 % 77 % 73 % 73 % 80 % 72 % 70 % STHF 58 % 59 % 58 % 56 % 64 % 63 % 62 % 64 % 59 % 66 % 63 % 59 % 62 % Gjennomsnittstid (døgn) fra mottak av henvisning til vurdering av henvisning er fullført. Mål 2015 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 ABK 1,93 0,97 3,64 1,68 5,74 0,94 1,18 1,29 1,62 1,72 0,57 8,61 1,07 BUK 5,94 5,26 4,44 4,28 5,88 5,32 3,25 6,22 4,77 5,35 5,04 3,78 5,77 Kirurgisk klinikk 2,58 2,99 3,35 3,18 2,98 2,23 2,03 2,58 2,32 2,26 2,45 2,50 3,03 Medisinsk klinikk 3,74 2,56 2,93 2,85 4,29 3,20 2,64 2,03 2,65 2,54 2,60 2,25 2,72 MSK 5,74 2,50 1,93 1,86 3,46 1,40 1,59 1,43 1,98 2,62 2,16 3,58 2,08 Psykiatri og rus 7,41 5,62 5,54 6,25 6,77 4,93 7,68 7,52 6,97 5,20 5,80 5,25 5,50 STHF 3,75 2,97 3,26 3,22 3,83 2,81 2,62 2,70 2,84 2,69 2,79 2,79 3,02 30

47 3. Pasient Antall henvisninger vurdert. Mål 2015 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 ABK BUK Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk MSK Psykiatri og rus STHF Antall henvisninger vurdert innen 10 virkedager Andel vurdert innen 10 virkedager 96,2 % 98,4 % 97,3 % 97,4 % 95,7 % 98,4 % 98,3 % 98,8 % 98,8 % 97,9 % 98,2 % 97,7 % 98,0 % 8b Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Mål 2015 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 Totalt antall dokumenter som er mer 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Herav: antall legedokumenter som er mer enn 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Herav: antall sykepleiedokumenter som er mer enn 14 dager gamle (uansett tidspunkt for opprettelse) Antall dokumenter som det normalt tar mer enn 14 dager å få ferdigstilt c Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt. Mål 2015 apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb mar apr Antall psaienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt Hvorav registrert i DIPS

48 Økonomi 32

49 Resultatregnskap 6. Økonomi STHF: April 2015 Denne periode faktisk Denne periode budsjett Denne periode Avvik Hittil faktisk Hittil budsjett Hittil avvik Hele året estimat Hele året budsjett Avvik budsjett Basisramme Kvalitetsbasert finansiering ISF-refusjon dag- og døgnbehandling ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF-refusjon kommunal medfinansiering IFS - refusjon pasientadministrative biologiske legemidler IFS - refusjon pasientadministrative kreftlegemidler Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Konserninterne gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgruppen Innleid arbeidskraft - del av kto Konserninterne gjestepasientkostnader Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft Annen lønn Avskrivninger Nedskrivninger Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader FINANSRESULTAT ORDINÆRT RESULTAT Ekstraord inntekter Ekstraord kostnader Skattekostnad (ÅRS)RESULTAT Pensjonskostnader (ÅRS)RESULTAT JUSTERT FOR PENSJONSKOSTNADER

50 ISF Budsjett avvik hittil Denne Periode Budsjett 2015_ _04 Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Alle Ansvarssteder Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk Barne- og ungdomsklinikken Akutt og beredskap Medisinsk Serviceklinikk Felles - øvrig

51 Gjestepasienter HSØ inntekter Gjestepasienter HSØ kostnader Budsjett avvik hittil Faktisk Budsjett Budsjett avvik hittil Faktisk Budsjett Poliklinikk Budsjett avvik hittil Polikliniske inntekter Budsjett 35

52 Fastlønn 2015 Budsjett avvik hittil Denne Periode Budsjett Fastlønn hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Avvik i % STHF totalt % Kirurgisk klinikk % Medisinsk klinikk % Barne og ungdomsklinikken % Akutt og beredskap % Medisinsk Serviceklinikk % Psykiatri og rus % Prehospital % Service og systemledelse % Felles øvrig % Administrasjon % Variabel lønn Budsjett avvik hittil Denne Periode Budsjett denne periode Variabellønn hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Avvik i % Alle Ansvarssteder % Kirurgisk klinikk % Medisinsk klinikk % Barne og ungdomsklinikken % Akutt og beredskap % Medisinsk Serviceklinikk % Psykiatri og rus % Prehospital % Service og systemledelse % Felles øvrig Administrasjon % 36

53 Innleid arbeidskraft Budsjett avvik hittil Denne Periode Budsjett Innleid arbeidskraft hittil i år Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Avvik i % Alle Ansvarssteder % Kirurgisk klinikk % Medisinsk klinikk % Barne og ungdomsklinikken % Akutt og beredskap % Medisinsk Serviceklinikk % Psykiatri og rus % Prehospital Service og systemledelse - - Felles øvrig Administrasjon

54 6. Økonomi Driftsresultat og budsjettavvik 2015 foretak og klinikker i 000 NOK jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 Avvik i forhold til styringsmål - akkumulert aug. 14 sep. 14 okt. 14 nov. 14 des. 14 jan. 15 feb. 15 mar. 15 Resultat korrigert for ekstraordinære pensjonskostnader - akkumulert apr , tall i 1000 April Mars Februar Januar Hittil i år Resultat Resultat Resultat Resultat Resultat Resultat Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk Barne- og ungdomsklinikken Akutt og beredskap Medisinsk Serviceklinikk Psykiatri og rus Prehospital Service og systemledelse Felles - øvrig Administrasjonen Totalt STHF

55 6. Økonomi Likviditet og investeringer. Tall i tusen 0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Budsjett Faktisk/estimert likviditet Nedre likviditetsgrense Investeringer - tall i 1000 Regn.HiÅ E 2015 B 2015 Bygg & anlegg MTU Annet utstyr, biler m.m SUM

56 6. Økonomi Kontantstrøm mars 2015 Faktisk Budsjett Estimat for Sykehuset Telemark HF Avvik hittil i år hittil i år året Årsbudsjett Avvik KONTANTSTRØMMER FRA OPERASJONELLE AKTIVITETER: = Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn/utbetalinger i pensjonsordningen Pensjonskostnad inklusiv AGA Pensjonspremie inklusiv AGA = Endring i driftslikviditet KONTANTSTRØMMER FRA INVESTERINGSAKTIVITETER: = Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER: = Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter = Akkumulert endring likviditet Inngående likviditetsbeholdning Herav skattetrekksmidler og bundne midler = Utgående likviditetsbeholdning Driftskredittramme Likviditetsreserve

57 Vedlegg: Resultatregnskap klinikker 41

58 Kirurgisk klinikk Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Medisinsk klinikk Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT

59 Barne og ungdomsklinikken Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Akutt og beredskapsklinikken Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT

60 Medisinsk Serviceklinikk Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Psykiatri og rus klinikken Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT

61 Prehospital Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Service og systemledelse Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT

62 Administrasjon Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Felles øvrige Denne Periode Hittil Faktisk Budsjett Avvik Budsjett Faktisk Budsjett Avvik Budsjett STHF intern Basisramme ISF egne pasienter ISF somatisk poliklinisk aktivitet ISF innt. kostn.krevende legem. UTENFOR sykehus Poliklinikk inntekter Egenandel Poliklinikk Annen inntekt Interne overføringer (inntekter) SUM DRIFTSINNTEKTER Varekostnad Lønn Andre driftskostnader Interne overføringer (kostnader) SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT Netto finans FINANSRESULTAT Netto ekstraor ÅRSRESULTAT Pensjonskostnader ÅRSRESULTAT JUSTERT FOR PENSJONSKOSTNADER

63 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Risikovurdering per 1. tertial 2015 Det legges til grunn at virksomheten skal utøves i samsvar med gjeldende lover, retningslinjer, i tråd med de styringskrav som Helse Sør-Øst fastsetter i oppdragsdokument og foretaksmøte, samt øvrige vedtak som fattes av styret i Sykehuset Telemark. Effektiv styring forutsetter at det er etablert en intern kontroll i virksomheten som kan bidra til å forhindre styringssvikt, feil og mangler. Risikostyring kan beskrives som en praktisk tilrettelegging av en metode for å ivareta kravene om etablering og gjennomføring av intern kontroll og risikovurdering, og innebærer å identifisere risiko som kan true oppfyllelsen av Sykehuset Telemark sine mål og krav. Med bakgrunn i mål og krav er risikovurderingen et hjelpemiddel for styre og ledelse til å identifisere hvilke områder som bør ha størst prioritet i kommende periodes internkontrollarbeid og hvilke områder som gis spesielt ledelsesmessig fokus i Sykehuset Telemark HF i Videre vil risikovurderingen gi grunnlag for risikostyringen av virksomheten gjennom å angi tiltak og prioriteringer for hva som bør følges opp. Risikostyringen forutsetter at det utarbeides gode tiltaksplaner for de områdene som er forbundet med uakseptabel risiko. Risikovurderingen for Sykehuset Telemark HF bygger på tidligere risikovurderinger korrigert for nye utfordringer som fremkommer i oppdragsdokument 2015, vedtak i foretaksmøteprotokoller i 2015, endringer i organisasjonen/driften og andre relevante forhold som har betydning for måloppnåelsen. For alle områder gjøres en vurdering av hva som er sannsynligheten for at foretaksgruppens mål og krav ikke vil bli oppfylt (sannsynlighet for at en hendelse ikke inntreffer). Samtidig vurderes de samme områdene i forhold til hva som vil bli konsekvensen av at området ikke håndteres på en god nok måte. Hensikten med vektingen er å kunne prioritere hvilke risikoområder som er mest kritiske for oppfølging for å sikre styring og kontroll. Vurderingene gjøres ut fra følgende skala: Sannsynlighet: 1: Meget liten 2: Liten 3: Moderat 4: Stor 5: Svært stor Konsekvens: 1: Ubetydelig 2: Lav 3: Moderat 4: Alvorlig 5: Svært alvorlig Sykehusets risikobilde er skjematisk fremstilt i Risikomatrise per 1. tertial 2015 nedenfor. Her vises hvordan områdene ut fra vurdert sannsynlighet og konsekvens kategoriseres i forhold til risiko på en skala fra lav til høy. All virksomhet er forbundet med risiko, men noe risiko er akseptabel. For Sykehuset Telemark HF blir områder som defineres med lav risiko (grønn farge) ikke videre omtalt. For alle områder som er forbundet med middels og høy eller kritisk risiko skal det synliggjøres hvilke tiltak som gjennomføres for å redusere risiko og når det forventes at tiltakene har fått ønsket virkning. Oversikten over dette er tatt inn i tabell for iverksatte og planlagte tiltak for risikoområder med mer enn akseptabel risiko per 1. tertial Side 1 av 18

64 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Risikomatrise 1. tertial 2015 STHF Konsekvens ) Kvalitet 3.) Avik og int.kontr. 4.) HR 9.) Op.stuer, pol.kl. og sengefas. 1.) Tilgjengelighet Sannsynlighet ) Bemanning 8.) Kreft 6.) Aktivitet 7.) Økonomi 10.) Utviklingsplan og strålesenter 1 Risikovurderinger 1. tertial 2015 for Sykehuset Telemark HF Risikoområdene er plassert under 10 hovedtema, og disse plasseres i risikomatrisen. Underpunktene angir hva hovedpunktene omfatter, og er et hjelpemiddel for å få en felles forståelse av hva som inngår i hovedtemaene. Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Tilgjengelighet X X Ventetiden er redusert Pasienten opplever ikke fristbrudd 2. Kvalitet X X Infeksjoner Korridorpasienter Pasientsikkerhetsprogrammet 3. Avvik og internkontroll forbedring og læring X X Meldekultur 3-3 saker 4. HR X X Sykefravær AML Kompetanse og rekruttering 5. Bemanning X X Årsverk Side 2 av 18

65 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Risikoområder Sannsynlighet Konsekvens Variabel lønn Innleie (varekostnad) Ressursstyring 6. Aktivitet X X Somatikk, døgn, dag og poliklinikk Psykiatri, TSB, VOP og BUP 7. Økonomi X X Driftsøkonomi Investeringer 8. Kreft X X Kreftpakker Diagnosesenter 9. Operasjonsstuer, poliklinikk og sengefasiliteter (kapasitet/kvalitet) X X Operasjonsstuer Poliklinikk Sengefasiliteter 10. STHF X X Utviklingsplan Strålesenter Videre følger en spesifikasjon over hva som inngår i de 10 hovedområdene. Utviklingen i risikobildet for de enkelte underområder gjennom året vil spesifiseres i risikovurderingen per 2. og 3. tertial Tilgjengelighet Ventetiden er redusert 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Pasienten opplever ikke fristbrudd 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Utarbeider risikovurdering og handlingsplaner innen Ort, Uro og Fordøyelsessykdommer Side 3 av 18

66 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL Kvalitet Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Fokus på håndhygiene og basale smittevernrutiner som infeksjonsforebyggende tiltak. Fokus på pasientens kroppstemperatur og antibiotika til rett tid som et forebyggende tiltak. Det er iverksatt tiltak for å forebygge urinveisinfeksjoner, med fokus på urinveiskateter Korridorpasienter 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Pasientsikkerhetsprogrammet 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Løpende arbeide med pasientsikkerhetsprogrammet 3. Avvik og internkontroll forbedring/læring Meldekultur 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Opplæring og fokus på meldekultur 3 3 saker 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Oppfølging av uønskede hendelser og avvikshåndtering, årsaksanalyser, gjennomgang og læring internt og på tvers, tema i ledermøter og KPU, oppfølging av pasientsikkerhetskultur undersøkelsen Side 4 av 18

67 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL HR Sykefravær 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Spesielt fokus på avdelinger i omstilling og tiltak for å redusere sykefraværet Følge opp avdelinger med høyt sykefravær Samarbeid med NAV for å redusere sykefraværet i Akutt og beredskapsklinikken AML 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Forbedre arbeidet med tjenesteplaner og vaktplaner Kompetanse og rekruttering 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Det arbeides med strategi for å rekruttere og beholde spesialistkompetanse ved STHF Ulike kanaler benyttes og tiltak iverksettes for å skaffe spesialister (blant annet deltakelse på messer, annonsering, rekrutteringsbyrå) Kommer til å etablere en Linkedin for STHF 5. Bemanning Årsverk 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Variabel lønn 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Sterkt fokus på variabel lønn og når den enkelte enhet skal/kan leie inn ved f.eks. sykdom Side 5 av 18

68 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Innleie (varekostnad) 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Rekruttere til faste stillinger for å unngå innleie Ressursstyring 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Det er utarbeidet en handlingsplan for ressursstyring, og etablert en arbeidsgruppe som skal følge opp konsernrevisjonens anbefalinger, slik at tiltak gjennomføres 6. Aktivitet Somatikk, døgn, dag og poliklinikk 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Flere tiltak iverksatt blant annet utnytte operasjonskapasitet på Notodden, LEAN aktivitet i Kirurgisk klinikk og poliklinikkprosjekt i Porsgrunn for å øke aktiviteten Psykiatri, TSB, VOP og BUP 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Arbeide med å rekruttere på BUP (se flere tiltak i plan nedenfor) TSB opprettelse av et nytt øyeblikkelig hjelp rusteam 7. Økonomi Driftsøkonomi 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Gjennomføre kostnadsreduksjonsprogram og Utviklingsplanen Side 6 av 18

69 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Investeringer 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Følge vedtatt investeringsprogram 8. Kreft Kreftpakker 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Minimalisere flaskehalser, etablere gode logistikkløsninger, aktivere og motivere fagmiljøene, etablere god nok kapasitet på diagnostikk og annet avgjørende fagpersonell m.v. Diagnosesenter 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Tverrfaglig arbeidsgruppe er nedsatt og er operativ. Enheten skal inn i ny organisering i Medisinsk Serviceklinikk, kreftavdelingen. 9. Operasjonsstuer, poliklinikk og sengefasiliteter Operasjonsstuer 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Utvide planleggingshorisonten Poliklinikk 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Utvide planleggingshorisonten, se også punkter beskrevet fra 6.) aktivitet Side 7 av 18

70 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Sengefasiliteter 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Arbeide for mest mulig optimal benyttelse av STHFs sengekapasitet 10. STHF Utviklingsplan 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Gjennomføre vedtak i Utviklingsplanen, herunder få tilsagn om investeringsmidler for bygging av nytt sengebygg Strålesenter 1.tertial 2.tertial 3.tertial Korrigerende tiltak Koordinert prosess i STHF for å sikre at STHFs argumenter kommer klart fram for å etablere strålesenter i Telemark Side 8 av 18

71 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder 1. Tilgjengelighet Fristbrudd Beskrivelse Mulig konsekvens Pasienter får ikke oppfylt sin rett til nødvendig helsehjelp. Spesialisthelsetjenesten overholder ikke juridisk bindende forpliktelse til å oppfylle pasientens rettighet, og pasientens rettslig krav på behandling innen den fristen som er fastsatt. Tiltak Effekt Ansvar Frist Det arbeides med risikovurdering og handlingsplaner innen Ort, Uro og fordøyelsessykdommer. Fokus: konkretisering av tiltak, hvert tiltak får en person med hovedansvar for tidsplan, gjennomføring og realisering av forventet effekt, som kan rapporteres og følges løpende. Ledergruppesak til behandling 18. mai om prosess og frist til 1. juni for konkretisering av tiltak og ansvarssetting. Pasientene skal ikke oppleve fristbrudd Klinikksjefer og ledere 1.juni Kvalitet Pasienter får infeksjoner, som forlenger pasientoppholdet. Sykehusinfeksjoner: Sykehuset har kontinuerlig fokus på håndhygiene og basale smittevernrutiner som infeksjonsforebyggende tiltak. Ellers er det iverksatt forbedringsarbeid på avdelinger som har hatt høy forekomst av sykehusinfeksjoner. I forbindelse med pasientsikkerhetskampanjen Målet er å redusere sykehusinfeksjonene til under 3 %. Alle medarbeidere Løpende Side 9 av 18

72 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens 3 Avvik og internkontroll forbedring/læring Tiltak Effekt Ansvar Frist og Trygg kirurgi er det fokus på pasientens kroppstemperatur og antibiotika til rett tid som et forebyggende tiltak. Det er også iverksatt tiltak for å forebygge urinveisinfeksjoner, med fokus på urinveiskateter. 4 HR Unnlatelse å melde om potensielle og reelle uønskede hendelser / avvik gir større risiko for at hendelsen ikke gjennomgås tilstrekkelig, årsak avdekkes ikke og det settes ikke inn korrigerende tiltak for å hindre gjentakelse, større risiko for at pasient og andre involverte ikke ivaretas i tilstrekkelig grad. Opplæring og fokus på meldekultur, oppfølging av uønskede hendelser og avvikshåndtering, årsaksanalyser, gjennomgang og læring internt og på tvers, tema i ledermøter og KPU, oppfølging av pasientsikkerhetskultur undersøkelsen. Sykefravær: Spesielt fokus på avdelinger i omstilling og tiltak for å redusere sykefraværet Følge opp avdelinger med høyt sykefravær Færre alvorlige uønskede hendelser. Lavere sykefravær Alle ledere, Bistand fra kvalitetsavdelingen Klinikksjefer og ledere Løpende Løpende Side 10 av 18

73 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens Tiltak Effekt Ansvar Frist Samarbeid med NAV for å redusere sykefraværet i Akutt og beredskapsklinikken AML: Forbedre arbeidet med tjenesteplaner og vaktplaner, som i minst mulig grad gir rom for AML brudd Kompetanse og rekruttering: Det arbeides med strategi for å rekruttere og beholde spesialistkompetanse ved STHF Ulike kanaler benyttes og tiltak iverksettes for å skaffe spesialister (blant annet deltakelse på messer, annonsering, rekrutteringsbyrå) Kommer til å etablere en Linkedin for STHF Redusere AML brudd Klinikksjefer og ledere HR enhet Klinikksjefer Kommunikasjon Løpende Våren Bemanning Sikre utnyttelse av ressurser på best mulig måte i pasientbehandlingen. Gjennomføring av Utviklingsplanen Ressursplanlegging Klinikksjefer, ledere, stab Løpende Side 11 av 18

74 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens Tiltak Effekt Ansvar Frist Det er utarbeidet en handlingsplan for ressursstyring, og etablert en arbeidsgruppe som skal følge opp konsernrevisjonens anbefalinger, slik at tiltak gjennomføres. Målet er at intern styring og kontroll forbedres. Høsten 2015 Innleie Rekruttere til faste stillinger for å unngå innleie Ledere Løpende 6 Aktivitet Ikke god nok ressursutnyttelse Somatikk: Utnytte operasjonskapasitet på Notodden Lean aktivitet i Kirurgisk klinikk Poliklinikkprosjekt blant annet «speed poliklinikk KIR Porsgrunn» Psykiatri: BUP Få tilsatt i vikariater så fort som mulig. Økt kirurgisk aktivitet og bedre utnyttelse av ressursene. Å bedre tilgjengelighet ved poliklinikken for pasienter. Økt aktivitet Kirurgisk klinikk Klinikksjef, ledere BUP Løpende Løpende Side 12 av 18

75 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens Tiltak Effekt Ansvar Frist God veiledning og opplæring av nytilsatte/ vikarer. Undersøke og følge opp registreringspraksis i DIPS. Se på pasient porteføljen til hver enkelt ansatt mht å avslutte saker og antall saker under arbeid, samt antall samtaler/tiltak pr dag. Lage gode prosedyrer på utredning, behandling. Arbeide etter felles maler. God opplæring i DIPS. Arbeide for at sykemeldte kommer tilbake eller får avklart sin situasjon (arbeides med fortløpende). Rekruttere fagpersoner med lokal tilhørighet og som ønsker å jobbe og bo I Telemark. God tilrettelegging spesielt for rekrutterings utfordrende fagpersoner. Faglig fornuftige tiltak gir ikke alltid den beste registrerte aktiviteten kvantitativt, tilstrebe riktig balanse Side 13 av 18

76 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder 7 Økonomi Beskrivelse Mulig konsekvens Tiltak Effekt Ansvar Frist mellom det som gir kvalitativ og kvantitativ effekt. Riktig effektivitetsnivå ved tverrfaglig arbeid, for eksempel tidsbruk på møter, antall deltagere etc. TSB Sykehuset Telemark skal opprette et nytt øyeblikkelig hjelp rusteam som skal kunne tilby ambulante tjenester i Telemark. Teamet skal videre arbeide med inneliggende ruspasienter og samarbeide med somatiske avdelinger når ruspasienter blir innlagt der. Teamet, som vil bestå av en spesialist innen rusmedisin, en psykologspesialist med erfaring fra ø hjelp rusfeltet og en LIS lege, skal være på plass innen året er omme. Økt aktivitet Klinikksjef/ ledere i psyk. klinikk I løpet av 2015 Side 14 av 18

77 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens STHF må skape økonomisk handlingsrom for å sikre nødvendige investeringer. Styring og kontroll med ressursbruken er viktig for å kunne gjøre de riktige faglige prioriteringene og sikre høy kvalitet på pasientbehandlingen. Tiltak Effekt Ansvar Frist Driftsøkonomi: Gjennomføring av kostnadsreduksjonsprogram met for 2015 Gjennomføring av Utviklingsplanen Investeringer: Følge vedtatt investeringsprogram Sikre økonomisk handlingsrom i henhold til budsjettert resultatbane og investeringsprogram Klinikksjef/ Ledere/Stab Løpende Løpende Løpende 8 Kreft Kreftpakker: Innføring av kreftpakker. Organisering og logistikk rundt innførte kreftpakker er på plass. Det arbeides med; Minimalisere flaskehalser Få til gode logistikkløsninger mellom de ulike fagområdene Aktivere og motivere de aktuelle fagmiljøene. Ildsjeler Etablere god nok kapasitet på diagnostikk og annet avgjørende fagpersonell Funksjonelt DIPS system Monitorering og læring Pakkeforløp basert på nasjonale retningslinjer i de nasjonale handlingsprogrammene for kreftbehandling Logistikk satt i system Klinikksjef Medisinsk klinikk 2015 Side 15 av 18

78 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens Tiltak Effekt Ansvar Frist Gi tilstrekkelig informasjon til pasienter og ansatte Diagnosesenter: Nedsatt en tverrfaglig arbeidsgruppe operativ enhet som håndterer kreftpasientene. Diagnosesenteret etableres i enheten for kreft, som er under etablering og skal organisatorisk være klar innen utgangen va Operasjonsstuer, poliklinikk, sengefasiliteter (kapasitet og kvalitet) Se også punkter beskrevet under punkt 6 aktivitet. Utvide planleggingshorisonten Etablering av diagnosesenter til. Øke andel direkte time bedre for pasienten Enklere å planlegge f.eks. senge kapasitet Redusere antall strykninger Redusere antall fristbrudd Bedre ressursutnyttelse Øke aktiviteten og redusere ventetiden for pasienter Klinikksjef Medisinsk klinikk Klinikksjefer/ Ledere Bistand fra analyse og økonomi 2015 Løpende Side 16 av 18

79 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens 10 Gjennomføre utbyggingsplaner og etablere strålesenter Utbyggingsplaner: Fare for at sengepostene ikke får en standardheving, som er nødvendig, hvis STHF ikke får gjennomført utbyggingsplanene. Får ikke samlet somatisk aktivitet i Skien, noe som blant annet gi dårligere ressursutnyttelse. Strålesenter; For dårlig tilgjengelighet av stråleterapi til tross for at flere får kreft og lever med kreft. En eldre befolkning vil tilsi økende forekomst av kreft Bedre kreftomsorg, også ved mer helhetlig kreftbehandling (flere metoder), gjør at flere lever lenger med kreft. Underforbruket er stort i Telemark, og dette henger blant annet sammen med Tiltak Effekt Ansvar Frist Gjennomføre utbyggingsplaner Etablere strålesenter Bedre utnyttelse av ressurser. Øke tilgjengelighet til og derved øke bruk av stråleterapi for pasienter som har behov for stråling ved kurativ eller palliativ kreftbehandling. Øke kapasiteten for stråling slik at befolkningens behov ivaretas bedre og ventetid reduseres Øke kapasiteten der pasientpopulasjoner underforbruker tjenesten på grunn av for stor belastning ved lang reisevei. Side 17 av 18

80 VEDLEGG 2 TIL VIRKSOMHETSRAPPORT PER 1. TERTIAL 2015 Iverksatte og planlagte tiltak i forhold til risikoområder med mer enn akseptabel risiko 1. tertial 2015 Risikoområder Beskrivelse Mulig konsekvens lang reisevei til strålesenter Tiltak Effekt Ansvar Frist Side 18 av 18

81 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Status kostnadsreduserende program 2015 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Tom Helge Orientering Rønning Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Har saken betydning for pasientsikkerheten? Nei Ingress: For å oppnå årets økonomiske budsjettmål, er et forutsatt netto driftseffektiviseringer på 91,6 millioner kroner. Tallet inkluderer en økning av kostnadene i prehospital klinikk, knyttet til etablering av økt ambulanseberedskap i Tinn og Vinje på i alt 9,8 millioner. Innenfor samtlige klinikker er det planlagt realisering av merverditiltak, hovedsakelig som kostnadsreduksjoner, men i mindre grad også som aktivitetsøkning. Resultatene pr. april viser en oppnådd effekt på 12,5 millioner kroner, noe som er 8,1 millioner lavere enn forventet. Avviket skyldes i hovedsak forsinkelser i forventet driftseffektivisering innen kirurgiske fagområder og høyere omstillingskostnader ved Notodden/Rjukan enn forutsatt. Det jobbes løpende for å sikre gjennomføring av planlagte tiltak, samt tiltak for å kompensere negativ effekt. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering og forutsetter at administrasjonen har høyt fokus på å realisere merverdier i tråd med det som er planlagt for Side 1 av 4

82 Status effektiviseringsarbeid Klinikkene jobber med driftseffektiviseringer for 91,6 millioner kroner i 2015, herav 23,5 millioner kroner som følge av tiltak i Utviklingsplanen. Sett i forhold til forventet innsparingseffekt pr. april på 20,7 millioner kroner, viser resultatene i klinikkene en oppnådd effekt på 12,5 millioner kroner. Det negative budsjettavviket på 8,1 millioner kr. skyldes forsinkelser i forventet driftseffektivisering innen kirurgiske fagområder og høyere omstillingskostnader ved Notodden/Rjukan enn forutsatt. Beløp planlagt realisert Resultat innsparingstil Resultat Resultat Innsparingstiltak pr. apr 2015 pr. apr tak øvrig drift pr. april 15 kommentar Kirurgi Utviklingsplanen Notodden endring i tjenesteplan leger Skien endringer i turnus og vaktplaner, redusert bemanning Innsparing pasienthotell Manglende tiltak for deler av årets innsparingskrav. Øvrig Økte DRG inntekter / økt aktivitet drift viser lavere poliklinikkinntekter enn forventet og Generelt effektivisering høyere varekostnader for ressurskrevende pasienter Sum innen pl.kir. og ortopedi. Med.klinikk Kragerø Utviklingsplan, flytte døgnbemanning til Skien sommer Kragerø Utviklingsplan, helårsvirkning av reduksjon 10 senger fra Redusert bemanning akuttgeriatri, rehab., opptrening Nordagutu Rjukan nedlegging ortopedi og døgnaktivitet innen ortopedi/kiru Rjukan nedlegging all akuttfunksjon og inneliggende akt Notodden økt sengekapasitet kir/med Sum Opptrappingen av sengekapasitet på Notodden har gitt høyere kostnader enn forventet. Tidligere oppnådd innsparingseffekt på Rjukan. Øvrig drift bidrar positivt til resultatet, grunnet innsparinger medisinkurer og høy aktivitet. Barne og ungdomsklinikken Redusert bemanning og økt produktivitet psykiatri Oppnådd driftsinnsparinger i psykiatrien som forventet. Redusert bemanning og økt produktivitet somatikk Lavere DRG aktivitet hittil i år. Øvrig drift viser positivt Sum lønnsavvik grunnet vakante stillinger i psykiatrien. Akutt og beredskapsklinikken Endring Notodden Utviklingsplan Bemanningsoptimalisering, innsparing årsverk Redusert bemanning Akutt og Intensiv Redusert bemanning Operasjon Anestesi Reduksjon i varekostnader Ikke konkretisert innsparing Akutt og Intensiv Sum Forsinkelser i implementering av årets tiltak. Øvrig drift i balanse. Medisinsk serviceklinikk Aktivitetsendring Radiologi og Lab Utviklingsplanen Aktivitetsendring Radiologi, Lab og arb.med. generell Aktivitetsøkning fertilitetsavdelingen Sum PSYKIATRI Endring Seljord Utviklingsplan Aktivitetsøkning poliklinikk Bemanningsoptimalisering, 3 årsverk kontor Avvikling prosjekt alderspsyk. nettverk m.m Sum PREHOSPITAL Oppbemanning Kragerø / Rjukan / Vinje Utviklingsplan Økt samkjøring pasientreiser Sum Oppnådd innsparing som planlagt, med unntak av noe lavere aktivitet ved fertilitetsavdelingen. Ledige vakante stillinger gir lavere lønnskostnader ved øvrig drift. Oppnåss innsapring som forventet, med unntak av veksten i polikliniske inntekter som ligger under forventet nivå. Øvrig drift viser positivt avvik grunnet vakante stillinger. Forsinkelser i etableringer av økt beredskap ved Rjukan/Vinje og lavere effekt samkjøring pasientreiser. Høy overtidsforbruk i ambulansen. System og støtte Reduksjon bemanning Kragerø og Rjukan Utviklingsplan Generelt effektivisering Sum ØVRIG Bemanningsreduksjon Økte leieinntekter, reduksjon energi og sertifiseringskostnader Sum Tidligere oppnådd nedbemanning i Kragerø, Rjukan og Seljord. Øvrig drift viser lavere energikostnader, innsparinger lønn og høyere parkeringsinntekter. Vakanser i administrasjonen, lavere IKT kostnader enn budsjettert og effekt av risikobuffer. SUM Øvrig drift viser et positivt budsjettavvik på 13,2 millioner kroner som kompenserer manglende effekt av innsparingstiltakene i klinikkene og gir et samlet driftsresultat pr. april på 5 millioner kroner. Klinikkene bidrar med 8,2 millioner kroner, hovedsakelig som følge av vakante stillinger i psykiatrien og lavere kostnader for medisinkurer (egne pasienter) hittil i år. Administrasjonen, Side 2 av 4

83 fellesområder, gjestepasienter, lavere IKT-kostnader og øvrige ikke-medisinske tjenester har bidratt positivt til resultatet med 5 millioner kroner netto. Kirurgisk klinikk Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 1,9 millioner kr. lavere enn forventet, som skyldes manglende tiltak for deler av innsparingskravet. Klinikken planlegger økt operasjonsaktivitet på Plastikkirurgi og Ortopedi og økt poliklinisk behandling som forventes å bidra positivt til resultatet ut året. Videre vil det legges opp til en gjennomgang av arbeidsplaner for leger og pleiepersonell med mål om reduksjon i variable lønnskostnader. Øvrig drift kan vise til et negativt budsjettavvik på 3,6 millioner kroner, som skyldes høyere lønnskostnader (uforutsette vakter og innleie i ledige legestillinger) og varekostnader (en høy marginalkostnad knyttet til den økte aktiviteten). Medisinsk klinikk Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 1,5 millioner kr. lavere enn budsjettert, som skyldes omstillingskostnader ved virksomheten på Notodden. Tiltaket som omfatter opptrappingen av sengekapasitet på Notodden har gitt noe mindre effekt enn beregnet, grunnet høyere kostnader knyttet til innleie fra vikarbyrå. Innfasing av nye sykepleiere er imidlertid godt i gang og det forventes god kostnadskontroll fremover. Gjennomføringen av de strukturelle tiltak i Kragerø er i rute og realisert innsparing er i tråd med budsjettet. Omstillingene er ivaretatt og det vil ikke bli nødvendig med noen oppsigelser. Sommeren 2015 avvikles de siste 10 medisinske sengene i Kragerø. Planlagte strukturelle tiltak på Rjukan er gjennomført tidligere enn budsjettert og innsparingene bidrar positivt til resultatet. Øvrige innsparingstiltak er knyttet til redusert bemanning innen akuttgeriatri i Skien og en mindre reduksjon av antall årsverk ved Telemark opptreningsavdeling på Nordagutu. Disse tiltakene er realisert i henhold til budsjett. Klinikken jobber med øvrige driftseffektiviseringer på Notodden og vurdering av ytterligere reduksjon i sengekapasiteten, som en tilpasning til pasientstrømmene. Øvrig drift kan vise til et positivt budsjettavvik på 3,7 millioner kroner, som skyldes i all hovedsak høyere pasientrelaterte inntekter ved sengepostene i Skien, samt lavere medikamentkostnader. Barne- og ungdomsklinikken Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 1 millioner kr. lavere enn forventet, grunnet lavere aktivitetsvolum i somatikken hittil i år. Fødselstallene fluktuerer mye og budsjettavviket vurderes som en ordinær sesongvariasjon. Øvrig drift viser et positivt budsjettavvik på 1,1 millioner kr. som følge av vakante terapeutstillinger i psykiatrien. Side 3 av 4

84 Akutt- og beredskapsklinikken Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 1,6 millioner kr. lavere enn budsjettert hittil i år, som skyldes forsinket implementering av tiltak og omstillingskostnader. Innsparingstiltakene omfatter hovedsakelig reduksjon i bemanning. Enkelte tiltak er gjennomført, mens øvrige endringer vil igangsettes senere i året. Det arbeides kontinuerlig med bemanningsplaner og justering av bemanningen for å nå målene i Implementering av utviklingsplanen har medført en omstillingskostnad på 0,5 millioner kr. Medisinsk serviceklinikk Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 1,3 millioner kr. lavere enn budsjettert, som skyldes i lavere aktivitetsnivå ved fertilitetsavdelingen. Det jobbes med å fastsette et optimalt aktivitetsnivå basert på tilgjengelige ressurser og muligheter for å øke behandlingsvolumet ytterligere. Øvrige innsparingstiltak er implementert etter planen. Øvrig drift kan vise til et positivt budsjettavvik på 2,2 millioner kroner, som følge av vakanser i stillinger under rekruttering. Psykiatri og rus Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 2,2 millioner kr. lavere enn budsjettert som skyldes lavere vekst av polikliniske inntekter og sees i sammenheng med økte vakante stillinger hittil i år. Innsparingstiltakene i klinikken som omfatter nedbemanning er implementert som planlagt. Øvrig drift viser til et positivt budsjettavvik på 5,4 millioner kr. som følge av mange vakante stillinger, i hovedsak terapeutstillinger. Prehospital Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak viser en samlet oppnådd effekt på 0,7 millioner kr. høyere enn budsjettert, som skyldes noen forsinkelser i implementering av nye arbeidstidsordninger i ambulansetjenesten. Innsparingen som følge av bedre samkjøring ved pasientreiser er lavere enn forventet grunnet vesentlig økning i antall rekvisisjoner sammenlignet med samme periode i fjor. Øvrig drift viser et negativt avvik på 0,9 millioner kr. og har sammenheng med høye variable lønnskostnader i ambulanse. System og støtte Fremdriften i implementeringen av årets innsparingstiltak er fremskjøvet og viser en samlet oppnådd effekt på 0,5 millioner kr. høyere enn budsjettert. Øvrig drift viser et positivt avvik på 2,6 millioner kr. grunnet lavere energikostnader hittil i år, lønnsinnsparinger ved vakante stillinger og høyere parkeringsinntekter enn budsjettert. Øvrig Vakanser i administrasjonen har ført til positivt lønnsavvik. Som følge av bemanningsreduksjon på sykehuset, så er det også lavere IKT-kostnader enn budsjettert. Side 4 av 4

85 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Økonomisk langtidsplan for perioden (2036) Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Tom Helge Økonomisk langtidsplan (ØLP) Rønning Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Drøftingsprotokoll Møte med Brukerutvalget 7. mai Møte med tillitsvalgte 12.mai Ingress: Den økonomiske langtidsplanen for perioden er basert på behovet for spesialisthelsetjenester i opptaksområdet og viser hvordan STHF skal ivareta gode og likeverdige tjenester innenfor de økonomiske rammene for virksomheten. Sykehuset Telemark viderefører arbeidet med fullimplementering av tiltak i Utviklingsplanen og effektiviseringer i klinikkene med målsetting om et økende positivt driftsresultat i perioden Investeringsbudsjettet i perioden omfatter både løpende investeringer og nye behov basert på føringene i sykehusets utviklingsplan. For å gjennomføre de planlagte investeringene, er det nødvendig at sykehuset tilføres likviditet til prosjektet som omfatter utbygning somatikk i Skien. Det legges opp til effektivisering av driften med 187 millioner kroner i perioden for å etablere en sunn økonomi. Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner økonomisk langtidsplan med budsjettert resultatbane på 15,45,60 og 80 millioner kroner i årene Resultatet i 2016 er redusert med 10 millioner kroner i forhold til styrets vedtak i mars. Korreksjonen kommer som følge av korreksjoner i inntektsmodellen på ca. 16 millioner kroner. Sammen med nedgangen i basisbevilgninger, økning i pensjon og IKT kostnader medfører dette en økning i behovet for forbedringstiltak i 2016 på samlet mill. 3. Styret ber administrerende direktør legge ØLP til grunn for neste års budsjett, men tilpasse investeringsnivå og takt til anbefalingene fra den forventede idefase i prosjekt Somatikk Skien. Skien, Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

86 Bakgrunn for saken Den økonomiske langtidsplanen for perioden er basert på behovet for spesialisthelsetjenester i opptaksområdet og viser hvordan STHF skal ivareta gode og likeverdige tjenester innenfor de økonomiske rammene for virksomheten. Endringene i økonomiske rammebetingelser og nye pasientrettigheter, implementering av tiltak i Utviklingsplanen og interne omstillinger samt den medisinske og teknologiske utviklingen vil utfordre virksomhetsstyringen fremover. Sykehuset Telemark planlegger et aktivitetsnivå i tråd med estimert behov for spesialisthelsetjenester slik at målsettingen om reduserte ventetider og ingen fristbrudd innfris. God økonomistyring, intern kontroll og etablering av en bærekraftig økonomi vil være i fokus i perioden. Regionale føringer, rammebetingelser og hovedmål De regionale hovedmål videreføres i perioden : Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd Sykehusinfeksjoner er redusert til 3 % Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Det skal vurderes eventuelle endringer i tidligere mål på HR-området, fram mot RHF styrets møte i juni. Helse Sør Øst legger opp til et aktivitetsnivå i tråd med ventelisteutfordringene og en høyere vekst innen psykiatri og TSB for hele perioden: 2 % for tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelmisbruk (TSB) 2 % for psykisk helsevern voksne 2 % for psykisk helsevern barn og ungdom 1,8 % for somatikk Arbeidet med læring og sammenligning mellom foretak vil prioriteres, slik at de samlede ressursene kan disponeres på en mer effektiv måte og gi et bedre tilbud til pasientene. De økonomiske planleggingsrammer for perioden er basert på oppdatering og fremskriving av regional inntektsmodell samt fordeling av forutsatt økt bevilgning i Statsbudsjettet til aktivitetsvekst. Målsettingen for perioden er styrking av det økonomiske handlingsrommet og egenfinansieringsevnen knyttet til investeringer. Endringer i basisbevilgninger Inntektsmodellen oppdateres hvert år med forventet befolkningsutvikling og sosio-økonomiske faktorer. I tillegg til omfordelinger fra inntektsmodellen, oppdateres basisrammen med forventet ekstrabevilgning til aktivitetsvekst i perioden. 2

87 Basisrammen til Sykehuset Telemark holdes tilnærmet uforandret og økes med 0,5 millioner kr. i perioden 2016 til I 2016 foretas det en vesentlig korreksjon av basisrammen som følge av oppdateringene i inntektsmodellen, som gir en reduksjon på 39 millioner kr. Finansieringen av økt aktivitet er estimert til 20,7 millioner og forutsetter bevilgning i Statsbudsjettet Kompensasjonen for økte pensjonskostnader på 29,8 millioner kr. dekker delvis den forventede kostnadsøkningen. Egenfinansieringen vil utgjøre ca. 20 millioner kr. og er hensyntatt i ØLP. Etableringen av ØH-plasser i kommunene er fullført og det foretas en korrigering av basisrammen da overføringene til kommunene opphører fra Endringene i basisbevilgningene vises i tabellen under: SYKEHUSET TELEMARK HF Økonomiplan Beregning av foreløpig inntektsramme Basisramme forrige periode (2015) Endringer Omfordeling inntektsmodell Uttrekk oppretting av feil ang. avregning Telemark rehab Forskuttert økt basis 2015 sfa økte pensjonskostnader Finansiering av økt aktivitet Uttrekk samhandlingsreformen Foreløpig basisramme Forskning Basis Forskning Tilskudd Nasjonale kompetansesentra Andre statlige tilskudd Sum faste inntekter Øvrige driftsutfordringer - IKT-tjenester og dyre medisiner I den økonomiske langtidsplanen for er det hensyntatt økte IKT- kostnader for tjenester levert av Sykehuspartner. Kostnadsveksten har sammenheng med foretatte IKTinvesteringer de siste årene og forventet implementering av felles regionale prosjekter som medfører et økt nivå på tjenestene og tilhørende priser kommende år. De beregnede estimerte tjenestepriser fra Sykehuspartner viser en kostnadsøkning på 51 millioner kr. i perioden som følge av: Der forventes en økning i kostnadene for dyre medisinkurer, både nye kreftmidler innført i pasientbehandlingen og biologiske legemidler. Det er innarbeidet en moderat vekst på 5 millioner kr. årlig i budsjettet. I planperioden forventes også en økning av behandlingsvolumet for egne pasienter ved andre institusjoner, i hovedsak sykehus med region- og landsfunksjoner. Det er innarbeidet en vekst på 2 % årlig som tilsvarer ca. 5 millioner kr. hvert år. 3

88 Resultatutvikling Det er avgjørende for at Sykehuset Telemark i løpet av planperioden forbedrer de økonomiske resultatene og legger grunnlaget for en langsiktig bærekraftig utvikling av sykehuset. Muligheter for reinvesteringer og utvikling av nye satsingsområder vil være avgjørende for å bevare og utvikle tjenester som gjør at pasientene i fremtiden har sykehuset som første valg. En analyse av løpende investeringsbehov ved foretaket viser at Sykehuset Telemark bør ha en målsetting om et årlig økonomisk resultat på minimum 80 millioner kr. Det legges opp til en gradvis forbedring av resultatet frem til Inntektsutvikling, IKT-kostnader og omstillingskostnader er forhold som tilsier at forbedringen må ta noe tid. Kravet til pasientsikkerhet og kvalitet i vår tjenesteleveranse skal til enhver tid ivaretas og understøtter derved dette. En viktig premiss for sykehusets fremtidig utvikling er oppgraderingen og utvidelsen av bygningsmassen i Skien. Det er jobbet i mange år med kartlegging av investeringsbehovet i sykehusområdet og en løsning for rehabilitering av sengepostene i Skien. Prosjektet Oppgradering bygningsmassen i Skien var en del av Investeringsplanen for sykehusområdet Vestfold-Telemark, utarbeidet og høyt prioritert i denne allerede i På grunnlag av Utviklingsplanen, legges det opp til igangsetting av idefasen for en større utbygning som omfatter modernisering av eksisterende byggemasse og et nytt sengebygg i Skien. Samling av våre somatiske tjenestetilbud i Skien styrker pasienttilbudet i nye hensiktsmessige areal, samtidig som større og mer kostnadskrevende areal i Porsgrunn kan avvikles. Det vil jobbes med alternative løsninger for fremtidsrettet bruk av areal, godt tilpasset den operative virksomhetsplanen. Investeringen i Skien er en sentral del av Utviklingsplanen og det grunnlagsmaterialet som ble utarbeidet i forbindelse med planen, vil bli benyttet i idefasen. Den opprinnelige tidsplanen la til grunn at man skulle kunne ta i bruk det nye sengebygget i løpet av For å unngå større forsinkelser, er det helt nødvendig at STHF, i tråd med tidligere signaler nå får behandlet søknaden om å få gå i gang med idèfaseabeidet. Samtidig med idefasearbeidet, vil det bli arbeidet videre med finansieringsplanen, hvor sykehuset spesielt vil utrede muligheter for å avhende bygningsmasse som vi planlegger å fraflytte helt eller delvis. Medisinske utviklingstrekk i planperioden De overordnete utviklingstrekkene de neste ti-årene er økt levealder og stadig bedre medisinsk behandling som følge av teknologisk og medisinsk utvikling. Vi får en vridning i sykdomspanoramaet. Økt levealder medfører en økning i aldersrelaterte sykdommer og behov for mer langtidsomsorg. Flere blir helbredet etter sykdom og skade, men også flere må leve med kroniske helseproblemer. Videre ser vi at befolkningens forventninger og krav til behandling og livskvalitet stadig øker, og pasientens rettigheter styrkes. Framskrivninger tilsier at behovet for helsepersonell vil øke. På grunn av utviklingen i alderssammensetningen blir det samtidig relativt sett færre hender til å ta seg av pasienter. I 2030 vil rundt 1 av 4 måtte være helsepersonell for at vi skal opprettholde dagens helsetilbud. 4

89 For å opprettholde helsetilbudet på minst samme nivå som i dag uten å øke kostnadsnivået, er det nødvendig å levere mer med samme innsats. Dette kan være sammenfallende med at kvaliteten bedres. Det er aktuelt å gjennomgå: Struktur på helsetjenesten: Primærhelsetjenesten vil måtte overta oppgaver fra spesialisthelsetjenesten. I spesialisthelsetjenesten vil det bli en tydeliggjøring av hvilke tilstander om krever høyspesialisert og sentralisert behandling, og hvilke tilstander som best håndteres lokalt, og hvor den geografiske nærheten er viktig. Vi vil se en ytterligere forskyvning mot poliklinikk og dagbehandling i forhold til innleggelse. Videre gir teknologisk utvikling mulighet til å flytte diagnostikk og behandling ut av sykehusene, eksempelvis telemedisin og hjemmebasert behandling. Rett kompetanse til ulike oppgaver: Planlegging, logistikk, kommunikasjon blir enda viktigere i sykehus. Ulike typer teknisk kompetanse og ikke minst innen IKT må sikres. De tradisjonelle grenseoppgangene for hvilke yrkesgrupper som utfører de ulike oppgavene vil bli utfordret, såkalt jobbdeling. Eksempelvis kan radiografer og sykepleiere overta enkelte oppgaver fra leger. Prosessene i helsetjenesten: Helhetlige pasientforløp som beskriver hvem som skal gjøre hva, til hvilken tid, med hvilket forventet resultat, for en bestemt pasientgruppe vil bidra til bedre samarbeid internt i foretaket og bedre samhandling med kommunene. Pasienten skal gis anledning til medbestemmelse i egen behandling Resultatene: Tilbudene vi gir må være kunnskapsbaserte. Helsehjelpen må beskrives ved hjelp av overlevelse, helsegevinst og pasienttilfredshet. Uønsket variasjon må være på et minimum. Et annet viktig utviklingstrekk er at stadig flere avanserte medisiner og behandlingsformer blir tilgjengelige, for eksempel til behandling av kreft, MS, tarmsykdommer, og reumatiske sykdommer. Disse bidrar til bedre livskvalitet og forlenget levetid, men er ofte svært kostbare. Denne utviklingen kan medføre at vi må gjøre prioriteringer. Det foreligger en del tydelige føringer for de nærmeste årene. Helsedirektoratet har i 2015 lagt fram rapporten Kreftkirurgi i Norge, hvor det framkommer at kirurgisk kreftbehandling gjøres på for mange små sykehus. Det settes krav til volum per sykehus og volum per kirurg for ulike inngrep, og sykehusene skal ha et opptaksområde på om lag personer for å kunne tilby kreftkirurgi. Rapporten ser ikke ut til å få dramatiske konsekvenser for STHF. Det er imidlertid sannsynlig at denne type krav kan bli satt til annen kirurgi også, med mulige konsekvenser for behandlingstilbudene våre. Dette kan også være aktuelt for ikkekirurgiske områder, men det ser ut til at spesielt kirurgi er aktuelt for sentralisering. Videre innføres i alt 28 pakkeforløp for kreft i 2015, - 14 av forløpene er allerede trådt i kraft. Sykehusene vil bli fulgt opp tett på måloppnåelse. Pakkeforløpene er en variant av pasientforløp og varsler om at denne tankegangen er høyst aktuell. Nasjonal helse- og sykehusplan blir lagt fram høsten Det må forventes at denne vil ta opp i seg mange av de utviklingstrekkene som er skissert over. 5

90 Sykehuset Telemark har følgende målsetting for ventelister og kvalitetsindikatorer for perioden 2016 til 2019: Ventelister og kvalitetsindikatorer Andel fristbrudd avviklet Prosent Gjennomsnittlig ventetid avviklede skal reduseres til 65 dager Dager Gjennomsnittlig ventetid ventende Dager Antal som venter Antall Antal ventende over tre måneder Antall Andel korridorpasienter somatikk Prosent Direkte booket Prosent Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til henvisningen er vurdert Dager <5 <5 <5 <5 <5 Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle DIPS Antall Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt DIPS Antall Andel henvisninger vurdert innen 10 virkedager Prosent Epikrisetid Somatikk Prosent April 2015 Bud 2015 Bud 2016 Bud 2017 Bud 2018 Bud 2019 Driftsresultat Det er lagt opp til en gradvis forbedring av driftsresultatet i perioden. Lønnskostnadene følger bemanningsutviklingen og vil gå ned i takt med forventede driftseffektiviseringer i klinikkene. Pensjonskostnadene er budsjettert med utgangspunkt i budsjettert kostnadsnivå i 2015, justert for bemanningsendringene i perioden. Varekostnader og andre driftskostnader går noe opp i perioden som følge av økte medikamentkostnader, gjestepasienter og IKT-kostnader. Det er innarbeidet meldingen om kostnadsutvikling mottatt fra Sykehuspartner og Sykehusapoteket. 6

91 Sykehuset Telemark HF Faktisk Korr.pensjon Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP alle tall i 1000 Kr Basisramme Kvalitetsbasert finansiering ISF - refusjon dag - og døgnbehandling ISF - refusjon somatisk poliklinisk aktivitet ISF - refusjon pasientadministrerte biologiske leg ISF - refusjon pasientadministrerte kreftlegemidle Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter Salg av konserninterne helsetjenester Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd "Raskere tilbake" Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kjøp av offentlige helsetjenester Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til aktiviteten i foretaksgr Innleid arbeidskraft Kjøp av konserninterne helsetjenester Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl arbeidsgiveravgift Offentlige tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraf Annen lønn Avskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Ordinært resultat Årsresultat Nytt resultatkrav grunnet redusert pensjonskostnad Korrigert resultat *Differansen mellom basisramme i resultatoppsettet og det som fremkommer i tabell på side 3, oppstår som en følge at noen mindre summer er klassifisert som andre driftsinntekter. Intern effektivisering kostnadsreduserende program Effektiviseringstiltakene planlagt fremover følger vedtak i Utviklingsplanen og er i tråd sykehusets langsiktig strategi. Det er igangsatt strukturelle endringer som vil være ferdig implementert i ØLP-perioden, parallelt med driftseffektiviseringer i alle klinikkene. Sykehuset Telemark har en målsetting om driftsforbedring på 187 millioner kr. frem til utgangen av Endringer direkte knyttet til fullimplementering av tiltak i Utviklingsplanen vil gi en effekt på 56 millioner kroner. Samtidig vil klinikkene jobber med interne driftseffektiviseringer på 82,2 millioner kr. I samme periode legges det opp til en aktivitetsvekst i somatikken på 5,4 % som vil bidra med 48 millioner kr. til driftsresultatet. Effektiviseringsprosessen i perioden vil bidra til et økende driftsresultat fra 0 til 80 millioner kr. i

92 Akkumulerte årlige endringer Bud 2016 Bud 2017 Bud 2018 Bud 2019 Tiltak i Utviklingsplan alle klinikker Driftsforbedringer i klinikkene Kirurgisk klinikk Medisinsk klinikk Barne og ungdomsklinikken Akutt og beredskapsklinikken Medisinsk serviceklinikk Prehospital klinikk Psykiatri og rus Service og systemledelse Administrasjon Økt aktivitet SUM driftseffektiviseringer Endring basisbevilgninger, økte kostnader Driftsresultat Aktivitet Det er lagt til grunn lavere aktivitetsvekst i perioden enn forventet vekst i foretaksgruppen samlet. Forbruket av helsetjenester i Telemark er blant de høyeste i regionen. Samtidig viser statistiske data et teoretisk mindre behov for spesialisthelsetjenester i Telemark, grunnet egenskaper ved befolkningen og lavere vekst. Videre forventes det at flere pasienter som i dag behandles på sykehus i fremtiden skal behandles i kommunal regi. Det er innarbeidet full effekt av etablering av ØH-plasser i kommunene i Telemark fra Det legges opp til en høyere aktivitetsvekst i perioden for poliklinikk/dagbehandling enn for inneliggende behandling innen somatikken, som tilsvarer en vekst på 5,4 % for alle pasientopphold for perioden i forhold til inneværende års estimat. Samme vekst for DRG-poeng. Psykiatrien legger opp til en vekst i forhold til estimert aktivitetsnivå inneværende år på 7,4 % innen poliklinisk behandling for perioden Sammenlignet med faktisk oppnådd 2014 er det en økning på 3,3 % innenfor Barne- og ungdomspsykiatri, 8,3 % innenfor voksenpsykiatri og 11,4 % innenfor TSB. Det er ikke lagt opp til noen endring i aktiviteten for inneliggende. 8

93 DRG-poeng Faktisk Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP Des 2016 Des 2017 Des 2018 Des 2019 DRG (døgn, dag og polikl.) "sørge for" DRG-poeng biologiske legemidler/h-res DRG-poeng kreftlegemidler/h-res DRG TOTAL "sørge for" DRG (døgn, dag og poli) total eget HF VoP - Psykisk helsevern for voksne, sykehus Faktisk Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP Antall utskrivninger døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Antall oppholdsdager dagbehandling Antall inntektsgivende polikliniske konsultasjoner BUP - Psykisk helsevern for barn og unge Faktisk Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP Antall utskrivninger døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Antall oppholdsdager dagbehandling Antall inntektsgivende polikliniske konsultasjoner Tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelmisbruk Faktisk Budsjett ØLP ØLP ØLP ØLP Des 2016 Des 2017 Des 2018 Des 2019 Antall utskrivninger døgnbehandling Antall liggedøgn døgnbehandling Antall oppholdsdager dagbehandling Antall inntektsgivende polikliniske konsultasjoner Vekst innen tjenesteområdene Sykehusets driftskostnader reduseres i forhold til budsjett Tjenesteområdene psykisk helsevern for barn og unge og tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelmisbrukere skjermes for nedgangen og opprettholder nivået fra 2015, mens somatikk og psykisk helsevern for voksne har en liten nedgang. Sammenlignet med estimert aktivitetsnivå 2015, legges det opp til en aktivitetsvekst i somatikken på 5,4 % (antall behandlede pasienter dag/døgn/poliklinikk og DRG) og en behandlingsvekst på 7,4 % i psykiatrien (antall polikliniske konsultasjoner). Aktivitetsvolumet planlagt for perioden er tilpasset antatt befolkningsvekst i opptaksområdet og sikrer nødvendig kapasitet for å innfri målsettingen om lave ventetider og ingen fristbrud. Bemanning produktivitet endringer aktivitet og bemanning Bemanningsreduksjonen som planlegges vil gi økt produktivitet og bidra positivt til resultatet. Det er lagt opp til en nedgang i antall årsverk på 6,7 % mot faktisk 2014 og 4,2 % i forhold til estimert nivå Antall årsverk vil i hovedsak gå ned i somatikken og har sammenheng med planlagte strukturelle tiltak samt målet om økt effektivitet og produktivitet i klinikkene. Sammenlignet med faktisk bemanning i 2014 og estimert nivå 2015, legges det opp til en vekst innenfor Barne- og ungdomspsykiatrien og TSB. Antall årsverk vil øke med henholdvis 3,5 % og 3,7 % med basis i Økningen skyldes i hovedsak planlagt rekruttering i vakante stillinger. Sammenlignet med budsjettert nivå 2015, vil bemanningen innen barne- og ungdomspsykiatri og TSB ligge på samme nivå i ØLP perioden. 9

94 Bemanning per klinikk Faktisk 2014 Bud 2015 Bud 2016 Bud 2017 Bud 2018 Bud 2019 KIRURGISK KLINIKK KLINIKK FOR MEDISIN BARNE OG UNDGDOMSKLINIKKEN ABK MEDISINSK SERVICEKLINIKK PSYKIATRISK KLINIKK PREHOSPITAL KLINIKK SYSTEM OG STØTTE ADMINISTRASJONEN SUM Bemanning per tjenesteområde Faktisk 2014 Bud 2015 Bud 2016 Bud 2017 Bud 2018 Bud 2019 SOMATIKK PSYKISK HELSEVERN herav Voksenpsykiatri herav Barne og ungdomspsykiatri TSB/RUS PREHOSPITALE TJENESTER ADMINISTRASJON/FELLESTJENESTER SUM Investeringer, eiendomsdrift, MTU Investeringsbudsjettet i perioden omfatter både løpende investeringer og nye behov basert på føringene i sykehusets utviklingsplan. For å gjennomføre de planlagte investeringene, er det nødvendig at sykehuset tilføres likviditet til prosjektet som omfatter utbygning somatikk i Skien. Det er forutsatt finansiering med 70 % lån og 30 % tilbakebetalt basislikviditet. Det er foretatt registrering av eiendomsmassen, identifisering av alle bygningsdeler og vurdering av tilstandsgrad. Det er utarbeidet kostnadskalkyle for alle bygninger med tilstandsgrad 3. Vedlikeholdsplanen vil utarbeides i forbindelse med planlegging av endringene generert av sykehusets utviklingsplan og vil legges frem til behandling i styre på et senere tidspunkt. Sykehuset Telemark har en bygningsmasse på kvm, en infrastruktur med betydelige behov for oppgradering, lite tilpasset forventet utvikling i pasientbehandlingen og forespørselen etter helsetjenester i opptaksområdet. Arealeffektivisering inngår i sykehusets utviklingsplan. Kun nødvendige vedlikeholdsaktiviteter er planlagt igangsatt de nærmeste årene. Foretaket har utarbeidet erstatningsplaner for MTU. I erstatningsplanene reflektert i økonomisk langtidsplan er det lagt vekt på å ivareta planmessig utskifting av nødvendige større utstyrsenheter, anlegg og flåteutskiftinger. Dette gjelder innenfor alle SHD gruppene for MTU. 45 millioner kroner årlig til planlagt utrangering er basert på gjennomsnittlig avskrivningstid på 10 år. Dette er minimum av investeringer som må tilføres for å opprettholde dagens nivå på utstyrsparken. De største planmessige utskiftingene i perioden omfatter automasjonslinje laboratoriet (Skien,Notodden), CT Skien og Notodden, Operasjonsrobot Skien, flere røntgen laboratorier,genetikk utstyr, og tilrettelegging for pasientsikker og driftssikker infrastruktur for de kritiske MTU systemer som skal installeres lokalt på HF et ved bl.a overføring av aktivitet til Skien fra Porsgrunn. Det vurderes også helheten i utstyrsmassen, utnyttelsesgraden, kapasitetsbehov, hvordan innføring av ny teknologi påvirker utskiftinger, sambruk, standardisering og hvordan utstyr kan rokeres mellom lokasjoner i HF et for å utnytte utstyrsparken best mulig. 10

95 Dataene for utstyrsparken (fra FDV systemet for MTU) blir analysert årlig mht. totalverdi og aldersfordeling, hvor mye og hvilke store utstyrsenheter som er eldre enn 10 år gammelt, hvor mye og hvilke store utstyrsenheter som er eldre enn avskrivningstiden for de respektive SHD gruppene, samt vurderinger ift. EOS (end of support). Totalverdien av utstyrsparken per april 2015 er 428 millioner kroner hvorav 98 millioner kroner av utstyrsparken er eldre enn 10 år. Totalverdien av utstyrsparken er basert på akkumulert anskaffelseskostnad. I forbindelse med fellesanskaffelser innenfor MTU, deltar Sykehuset Telemark i de planlagte piloter for 2015 styrt av Kompetansesenteret ved OUS (for de regionale anskaffelser innenfor MTU området). I tillegg bidrar vi i en rekke produktråd innenfor BHM området. SUM Investeringer Ordinære investeringer - bygg Ordinære investeringer - MTU Ordinære investeringer - annet Prosjekt Ny sengefløy Skien Prosjekt Renovering Nordfløyen og øvrig Psykiatri Prosjekt oppgradering Notodden SUM investeringer SUM Likviditet Likviditetsutviklingen vil bli holdt innenfor tilgjengelig driftskredittramme med god margin. Det foreligger planer om å selge eiendommer i perioden, men det er ikke budsjettert med dette i denne omgang. Sykehusets kontantbeholdning pr var 184 millioner kr. og driftskredittrammen er på 419 millioner kr. Oppsparte midler fra tidligere år og tilgjengelige investeringsmidler vil ligge på ca. 123 millioner kr. ved utgangen av 2015, gitt driftsresultat og utførte investeringer som budsjettert i år. Kontaktstrømoppstillingen viser positiv likviditetsutvikling i perioden. 11

96 Likviditetsstrøm fra drift 2014 Bud Bud Bud Bud Bud Bud Bud Årsresultat Ordinære avskrivninger Nedskrivninger varige driftsmidler Inntektsføring av investeringstilskudd Tap/gevinst ved salg av anleggsmidler Basisfordring Forskjell mellom inntektsført og utbetalt ISF Endring i interne omløpsmidler og kortsiktig gjeld Endring i eksterne omløpsmidler og kortsiktig gjeld Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn/utbet Likviditetsstrøm fra drift Likviditetsstrøm fra investeringer 2014 Bud Bud Bud Bud Bud Bud Bud Immaterielle eiendeler Tomter, bygninger og annen fast eiendom Medisinskteknisk utstyr, inventar, transportmidler Anlegg under utførelse (AUU) Salg av anleggsmidler (salgssum) Finansielle anleggsmidler Likviditetsstrøm fra investeringer Likviditetsstrøm fra finansiering 2014 Bud Bud Bud Bud Bud Bud Bud Langsiktige lån HOD Investeringslån (HOD) Langsiktige lån IKT (intern) Lånt/tilbakebetalt basislikviditet Innbetaling av tilskudd og gaver til investeringer Avdragsbetaling Avdragsfinansiering Endring øvrige langsiktige forpliktelser Øvrige finansieringsposter Likviditetsstrøm fra finansiering Total endring likviditet IB likviditetsbeholdning Utgående likviditetsbeholdning Driftskredittramme Risikoelementer Fullimplementering av tiltak i Utviklingsplanen og forventede driftseffektiviseringer i klinikkene vil kreve rask omstilling av hele organisasjonen i planperioden. Det er knyttet risiko til resultatoppnåelsen, spesielt i året 2016, som vil være det mest krevende. Spesielt vil vi ha fokus på at: - Endringer knyttet til Utviklingsplanen ikke forsinkes - Engangskostnader i forbindelse med omstillingen ikke overskrides - Løpende tjenester og kvaliteten på denne ikke blir negativt påvirket av omstillingsarbeidet og at produktiviteten opprettholdes - Korrekt medisinsk koding - Pasientstrømmene endres som forutsatt i Samhandlingsreformen - Ferdig behandlede pasienter overføres raskt til kommunene Konklusjon Sykehuset Telemark vil legge opp til en omfattende effektiviseringsprosess de neste 4 årene og et driftsresultat i tråd med vedlikeholds- og investeringsbehovet som budsjetteres i langtidsperspektiv. 12

97

98 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Avhending av Kragerø sykehus Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Tom Helge Rønning og Eiendomssjef Einar Ramsli Beslutning Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Utviklingsplan Har saken betydning for pasientsikkerheten? Nei Ingress: Når akutt- og døgnfunksjonene ved Kragerø sykehus avvikles, gjenstår et dagtilbud bestående av dialyse, cellegiftbehandling, spesialistpoliklinikker, røntgen og laboratorietjeneste. Tjenestetilbudet tilsier et arealbehov på ca 3000 kvm av et totalt utleibart areal på noe i overkant av 7800 kvm. Basert på at sykehusets eget behov for areal utgjør en mindre del av det totale arealet, foreslår administrerende direktør at bygget avhendes og at det nødvendige areal tilbakeleies fra kjøper. Forslag til vedtak: 1. Styret i Sykehuset Telemark HF oversender til Helse Sør-Øst RHF anmodning om samtykke til salg av Kragerø sykehus, gnr. 12, bnr. 59 og 1014, gnr. 13, bnr. 2 i 0815 Kragerø kommune. 2. Styret legger til grunn at Kragerø sykehus tilbys Kragerø kommune til markedsverdi i samsvar med føringene i Samhandlingsreformen. Dersom Kragerø kommune ikke har behov for eiendommen, forutsettes eiendommen lagt ut for salg i det åpne markedet. 3. Frigjort likviditet kan benyttes til investeringer i varige driftsmidler eller til rehabilitering og verdibevarende vedlikehold av bygninger som er nødvendig for klinisk drift. 4. Styret skal godkjenne et endelig salg av Kragerø sykehus. Skien, 10. mai 2015 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 4

99 1. Hva saken gjelder Saken gjelder salg av eiendommene ved Kragerø sykehus, gnr. 12, bnr. 59 og 1014, gnr. 13, bnr. 2 i 0815 Kragerø kommune. Siden eiendommene vurderes til å ha en verdi på mer enn 10 millioner kroner, må sak om avhending i hht. Helseforetakslovens 31 forelegges departementet før vedtak kan fattes i helseforetakets foretaksmøte. Saken må derfor behandles i styret i STHF før behandles av styret i Helse Sør-Øst RHF. 2. Hovedpunkter og vurderinger 2.1. Bakgrunn I utviklingsplanen for Sykehuset Telemark, vedtatt i styresak STHF , behandlet i HSØ styret i sak 35/2014 og i foretaksmøte for HSØ 5. juni 2014, er det vedtatt at akutt og døgnfunksjonene ved Kragerø sykehus avvikles. I utviklingsplanen er det planlagt videreført et bredt sykehustilbud på dagtid; dialyse, cellegiftbehandling og spesialistpoliklinikker, røntgen og laboratorietjeneste. I tillegg videreføres dagens psykiatri og rustilbud for barn og voksne. I en arealanalyse er som er foretatt i forbindelse med å samle de aktivitetene som ST skal drive viser at ST har behov for ca 3000 kvm. Dette veid opp mot at Kragerø sykehus har et utleibart areal på vel 7800 kvm utgjør behovet under halve arealet gjør at det er naturlig å tenke på avhending og tilbakeleie. I Kragerø Formannskap 27. januar 2015 ble en mulig overtagelse av Kragerø sykehus drøftet. Det ble gjort vedtak om at kommunen skulle gå i forhandlinger med ST med sikte på å utrede muligheten for at kommunen kan overta eierskapet til sykehusbygget i Kragerø. Side 2 av 4

100 2.2. Eiendommene Kart fra Kartverket Foto: STHF Eiendommens omfang Kragerø sykehus omfatter gnr. 12, bnr. 59 og 1014, gnr. 13, bnr. 2 i 0815 Kragerø kommune, 9000 kvm. tomtegrunn med en påstående eiendomsmasse på ca 8700 kvm BTA. Eiendommene består av en kompakt bygningsmassebygget i Den vestlige fløyen er rehabilitert i perioden 2004 til Eiendommen er regulert og delvis avsatt til offentlig formål. Det finnes diverse servitutter om VA, vei- og atkomstretter på eiendommen. Vern Det finnes ingen vernestatus på eiendomsmassen og den er heller ikke omfattet av Landsverneplanen for Helse (LVPH) Personalmessige forhold Side 3 av 4

101 Personalmessige hensyn er ivaretatt gjennom utviklingsplanprosessen. Det er ingen personalrettigheter knyttet til eiendommen. Det finnes en leieavtale med en båtforening om leie av grunn til båthavn. Denne er oppsigelig. Miljø/forurensning Det er ikke registrert forurensning i grunnen på eiendommene. Eiendommens tidligere bruk tilsier heller ikke at det skal være mistanke om forurensning i grunnen. Bygningsmassen inneholder flere miljøfaktorer som spesielt må hensyntas ved endringer eller riving. Bygningsmassen overdras som den står og kjøper må være innforstått med de forhold som gjelder og utfordringer knyttet til eventuelle endringer av bygningene, og må ha det fulle ansvar for tiltak som vil kunne påvirke miljøet. Samhandlingsreformen I tråd med føringene i Samhandlingsreformen skal eiendommene før salg tilbys vertskommunen Kragerø til markedsverdi. Dette pågår en dialog med kommunen om dette Arealbehov for gjenværende virksomhet I en arealanalyse er som er foretatt i forbindelse med å samle de aktivitetene som ST skal drive viser at ST har behov for ca 3000 kvm. Dette er tenkt løst gjennom tilbakeleiing av arealer fra kjøper av eiendommene. 3. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Administrerende direktør legger til grunn at eiendommene, i tråd med føringene i Samhandlingsreformen, tilbys Kragerø kommune til markedsverdi. Dersom Kragerø kommune ikke har behov for noen eller kun én av eiendommene, forutsettes eiendommen(e) lagt ut for salg i det åpne markedet. Salget av eiendommene er i tråd med Helse Sør-Øst RHF sin målsetting om å effektivisere arealbruken og tjenesteproduksjonen i foretaksgruppen. Det er ikke registrert forurensning i grunnen på eiendommene. Det er ikke avdekket tidligere bruk eller forhold for øvrig som tilsier at det skal være forurensning i grunnen. Ut fra vurderingene over anbefaler administrerende direktør at eiendommene Kragerø sykehus selges og legger til grunn at salget gjennomføres i henhold til lover og forskrifter, samt instrukser gitt i styrende dokumenter innen foretaksgruppen og avhendingsstrategien i Helse Sør-Øst. Det forutsettes at en kommer til enighet om tilbakeleiing av nødvendig arealer for STs egen virksomhet, eller at en finner andre hensiktsmessige løsninger. Frigjort likviditet kan benyttes til l investeringer i varige driftsmidler. Side 4 av 4

102 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Avhending av Rjukan sykehus Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Tom Helge Rønning og Eiendomssjef Einar Ramsli Beslutning Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Utviklingsplan Har saken betydning for pasientsikkerheten? Nei Ingress: Når akutt- og døgnfunksjonene ved Rjukan sykehus avvikles, gjenstår et dagtilbud bestående av dialyse, cellegiftbehandling, spesialistpoliklinikker, røntgen og laboratorietjeneste. Tjenestetilbudet tilsier et arealbehov på ca 1000 kvm av et totalt utleiebart areal på noe i overkant av 6600 kvm. Basert på at sykehusets eget behov for areal utgjør en mindre del av det totale arealet, foreslår administrerende direktør at bygget avhendes og at det nødvendige areal tilbakeleies fra kjøper. Forslag til vedtak: 1. Styret i Sykehuset Telemark HF oversender til Helse Sør-Øst RHF anmodning om samtykke til salg av Rjukan sykehus, gnr. 126, bnr. 31, bnr. 64, bnr. 77, bnr. 226 i 0826 Tinn kommune. 2. Styret legger til grunn at Rjukan sykehus tilbys Tinn kommune til markedsverdi i samsvar med føringene i Samhandlingsreformen. Dersom Tinn kommune ikke har behov for eiendommen, forutsettes eiendommen lagt ut for salg i det åpne markedet. 3. Frigjort likviditet kan benyttes til investeringer i varige driftsmidler eller til rehabilitering og verdibevarende vedlikehold av bygninger som er nødvendig for klinisk drift. 4. Styret skal godkjenne et endelig salg av Rjukan sykehus. Skien, 10. mai 2015 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 3

103 1. Hva saken gjelder Saken gjelder salg av eiendommene ved Rjukan sykehus, gnr. 126, bnr. 31, bnr. 64, bnr. 77, bnr. 226 i 0826 Tinn kommune. Siden eiendommene vurderes til å ha en verdi på mer enn 10 millioner kroner, må sak om avhending i hht. Helseforetakslovens 31 forelegges departementet før vedtak kan fattes i helseforetakets foretaksmøte. Saken må derfor behandles i styret i STHF før behandles av styret i Helse Sør-Øst RHF. 2. Hovedpunkter og vurderinger 2.1. Bakgrunn I utviklingsplanen for Sykehuset Telemark, vedtatt i styresak STHF , behandlet i HSØ styret i sak 35/2014 og i foretaksmøte for HSØ 5. juni 2014, er det vedtatt at akutt og døgnfunksjonene ved Rjukan sykehus avvikles. I utviklingsplanen er det planlagt videreført et bredt sykehustilbud på dagtid; dialyse, cellegiftbehandling og spesialistpoliklinikker, røntgen og laboratorietjeneste. I en arealanalyse er som er foretatt i forbindelse med å samle de aktivitetene som ST skal drive viser at ST har behov for ca 1000 kvm. Dette veid opp mot at Rjukan sykehus har et utleibart areal på vel 6600 kvm utgjør behovet en så liten andel at det er naturlig å tenke på avhending og tilbakeleie. I sak RS 3/15 Prosjektplan Rjukan Sykehus næringsprosjekt behandlet kommunestyret i Tinn en plan for et næringsprosjekt med utgangspunkt i bygningsmassen ved Rjukan sykehus. En hovedaktivitet i dette prosjektet er å avklarere disponering av denne bygningsmassen Eiendommene Kart fra Tinn kommune Foto: Hans-Dieter Fleger Eiendommens omfang Rjukan sykehus omfatter gnr. 126, bnr. 31, bnr. 64, bnr. 77, bnr. 226 i 0826 Tinn kommune, kvm. tomtegrunn med en påstående eiendomsmasse på ca 9800 kvm BTA. Eiendommene er bebygd med en tidligere overlegebolig (126, bnr. 31), et leilighetsbygg, ett parkeringshus og en somatisk bygningsmasse. Den eldste bygningsmassen er fra 1919, mens siste byggetrinn ble innflyttet i Eiendommen er uregulert, men delvis avsatt til offentlig formål i kommunedelplanen. Side 2 av 3

104 Det finnes diverse servitutter om VA, vei- og atkomstretter på eiendommen. Vern Det finnes ingen vernestatus på eiendomsmassen og den er heller ikke omfattet av Landsverneplanen for Helse (LVPH) Personalmessige forhold Personalmessige hensyn er ivaretatt gjennom utviklingsplanprosessen. Det er ingen personalrettigheter knyttet til eiendommen. Miljø/forurensning Det er ikke registrert forurensning i grunnen på eiendommene. Eiendommens tidligere bruk tilsier heller ikke at det skal være mistanke om forurensning i grunnen. Bygningsmassen inneholder flere miljøfaktorer som spesielt må hensyntas ved endringer eller riving. Bygningsmassen overdras som den står og kjøper må være innforstått med de forhold som gjelder og utfordringer knyttet til eventuelle endringer av bygningene, og må ha det fulle ansvar for tiltak som vil kunne påvirke miljøet. Samhandlingsreformen I tråd med føringene i Samhandlingsreformen skal eiendommene før salg tilbys vertskommunen Tinn til markedsverdi. Dette pågår en dialog med kommunen om dette Arealbehov for gjenværende virksomhet I en arealanalyse er som er foretatt i forbindelse med å samle de aktivitetene som ST skal drive viser at ST har behov for ca 1000 kvm. Dette er tenkt gjennom tilbakeleiing av arealer fra kjøper av eiendommene, alternativ å etablere virksomheten i leide lokaler ett annet sted på Rjukan. 3. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Administrerende direktør legger til grunn at eiendommene, i tråd med føringene i Samhandlingsreformen, tilbys Tinn kommune til markedsverdi. Dersom Tinn kommune ikke har behov for noen eller kun én av eiendommene, forutsettes eiendommen(e) lagt ut for salg i det åpne markedet. Salget av eiendommene er i tråd med Helse Sør-Øst RHF sin målsetting om å effektivisere arealbruken og tjenesteproduksjonen i foretaksgruppen. Det er ikke registrert forurensning i grunnen på eiendommene. Det er ikke avdekket tidligere bruk eller forhold for øvrig som tilsier at det skal være forurensning i grunnen. Ut fra vurderingene over anbefaler administrerende direktør at eiendommene Rjukan sykehus selges og legger til grunn at salget gjennomføres i henhold til lover og forskrifter, samt instrukser gitt i styrende dokumenter innen foretaksgruppen og avhendingsstrategien i Helse Sør-Øst. Det forutsettes at en kommer til enighet om tilbakeleiing av nødvendig arealer for STs egen virksomhet, eller at en finner andre hensiktsmessige løsninger. Frigjort likviditet kan benyttes til l investeringer i varige driftsmidler. Side 3 av 3

105 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Revidert rammeplan for beredskap Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Adm.direktør Bess M. Frøyshov/Beredskapsleder Leif-Olav Røsholt Beslutning Trykte vedlegg: Rammeplan beredskap STHF. U.off. 21 Utrykte vedlegg: Ingen Har saken betydning for pasientsikkerheten? Hvis ja, gi en kort beskrivelse. Ingress: Sykehuset Telemark HF reviderte i mars 2015 rammeplan beredskap for Sykehuset Telemark HF. Revisjonen ga en endring i hvem som skal vurdere å beslutte beredskapsnivå for HFet, både ved eksterne og interne hendelser. Sykehuset Telemarks rammeplan er også tilpasset RHFets rammeplan på flere punkter blant annet beredskapsnivå grønn, gul og rød. Planen legges frem for ledergruppen for godkjenning. Forslag til vedtak: Styret godkjenner revidert rammeplan for beredskap ved STHF. Skien, den 8. mai 2015 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Side 1 av 2

106 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse Beredskapsplan for katastrofer ble sist godkjent av styret ved Sykehuset Telemark 12. februar 2014 (Sak ). Styret i Helse Sør-Øst RHF godkjente sin reviderte Regionale beredskapsplan 18. desember 2014 og Sykehuset Telemark HF har revidert sin rammeplan for beredskap i mars Den 5. mai 2015 godkjente direktørens ledergruppe ved Sykehuset Telemark revidert rammeplan for beredskap (ledergruppesak ). Arbeidet med revideringen ble administrert av beredskapsleder og beredskapsrådet ved STHF. Følgende endringer er gjort ved revideringen: Strukturen i dokumentet og planelementer er harmonisert med Regional beredskapsplan. Mindre tekstlige justeringer på grunnlag av endrede forutsetninger Omtale av regelverk, organisering, planer, rutiner med videre er oppdatert Sekundærvakt anestesilege er tillagt oppgaven med å vurdere å bestemme beredskapsnivå HelseCIM beskrives som krisestøttesystem Planverket beskriver hvordan sykehuset skal håndtere eksterne og interne hendelser, som stiller krav til organisasjonen utover normal beredskap. Rammeplanen danner grunnlaget for en rekke eksterne og interne delplaner, samt beredskapsplaner ved de enkelte klinikkene. Følgende delplaner foreligger med utgangspunkt i Rammeplan beredskap ved STHF. Flere av disse delplanene vil bli revidert etter at rammeplanen er godkjent. BEREDSKAPSSYSTEM STHF Rammeplan STHF Delplaner - Eksterne Delplaner - Interne Delplaner - Svikt i forsyning Eksterne ulykker Delplan ved CBRNe ulykker. (Chemical, Biological, Radiation, Nuclear, explosives) Info. beredskap Evakuering Brann / eksplosjon Svikt IKT - tjenester Svikt Telefoni - tjenester Svikt vann / avløp Pandemisk influensa Smittevern Pårørende Sperreplan Svikt i legemiddelforsyning Personellavgivelse Bombe / terror Svikt vareforsyning Svikt i forsyning medisinske gasser Plan mot kopper Ran Truende person(er) Svikt strøm / kraft Klinikk / avdelings eller seksjonsnivå Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Figur 1. Side 2 av 2

107 ID: 736 Versjonsnr. 004 Rammeplan STHF Beredskapsplaner Gyldighetsområde: STHF Emne: Rammeplan STHF Beredskapsplaner Dokumenttype: Prosedyre Utarbeidet: Beredskapsleder Verifisert av / fagansvarlig: Beredskapsrådet / Adm. direktør / Godkjent av: Styret STHF xx.xx.2015 Planlagt neste revisjon: xx.xx.2016 Rammeplan - Beredskap Til styret STHF Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

108 Innledning Med beredskap forstås tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere uønskede og ekstraordinære hendelser og kriser (NOU 2000:24) Regional beredskapsplan for Helse Sør-Øst skal bidra til å verne befolkningens liv og helse gjennom å sikre at nødvendige spesialisthelsetjenester kan tilbys befolkningen ved kriser og katastrofer i fredstid og under krig. De føringer som er lagt i Regional beredskapsplan skal gjenspeiles i planverkene på helseforetaksnivå/ institusjonsnivå slik at beredskapsarbeidet i Helse Sør-Øst fremstår som helhetlig og samordnet. Planen bygger på de etablerte prinsippene for beredskapsarbeidet i Norge, som ansvar, nærhet, likhet og samvirke, og introduserer ikke endrede forutsetninger eller ansvarsforhold. Hva er nytt i denne planen: Strukturen i dokumentet og planelementer er harmonisert med Regional beredskapsplan. Mindre tekstlige justeringer på grunnlag av endrede forutsetninger Omtale av regelverk, organisering, planer, rutiner med videre er oppdatert Sekundærvakt anestesilege er tillagt oppgaven med å vurdere og bestemme beredskapsnivå HelseCIM beskrives som krisestøttesystem En grunnleggende forutsetning for god beredskap og krisehåndtering er at virksomhetens daglige drift er sikker og robust (jf. bl.a. internkontrollforskriften og rammeverk for god virksomhetsstyring). Disse legger til grunn at helseforetakene/sykehusene har systemer for risikoerkjennelse og for å håndtere risikoen i ordinær drift. Beredskapsplanlegging og håndtering av beredskapssituasjoner er et ledelsesansvar. Beredskapsplaner på alle nivåer i helsetjenesten skal inngå i virksomhetens kvalitetssystem og skal rulleres og øves årlig. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

109 Innhold 1 Mål og prinsipper for beredskapsarbeidet Fire hovedprinsipper: Beredskapsnivå Rammeplanen og det totale planverket Struktur Oppgave- og ansvarsfordeling Ansvarsfordeling planlegging og planverk Overordnet ansvar for planverk og beredskapsplaner Beredskapsrådet Beredskapsleder Varsling Varslingssystemet ved STHF GRØNN beredskap GUL beredskap Rød beredskap Beredskapsledelse Beredskapsledelsen for Sykehuset Telemark Krav til utstyr mv Lokalisering av Beredskapsledelsen Oppgaver Pårørende og psykososiale støttetjenester Informasjonsberedskap og krisekommunikasjon Forholdet til RHF, andre foretak og eksterne instanser Varsling av Helse Sør-Øst RHF Plikt til å bistå andre foretak Varsling fra lokalt til nasjonalt nivå Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til politiet Dokumentasjon og rapportering Ressurser Øvelser Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

110 1 Mål og prinsipper for beredskapsarbeidet Rammeplan for beredskap ved Sykehuset Telemark HF skal bidra til å verne befolkningens liv og helse gjennom å sikre at nødvendige spesialisthelsetjenester kan tilbys befolkningen ved kriser og katastrofer i fredstid og under krig. Planen skal bidra til at: Sykehusets samlede helseressurser utnyttes mest mulig effektivt ved krise/katastrofe Beredskaps-/kriseledelsen er tydelig, og ansvar og roller er definert og kjent Samordningen innen helsetjenesten og med samarbeidende etater styrkes 1.1 Fire hovedprinsipper: Regional beredskapsplanen bygger på følgende 4 prinsipper, som gjenspeiles i STHFs rammeplan for beredskap: 1. Ansvarsprinsippet: Den virksomheten som har ansvar for et fagområde eller tjenestetilbud i en normalsituasjon, har ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og håndtering av ekstraordinære hendelser. Ansvaret gjelder også informasjon innenfor eget fagområde. 2. Nærhetsprinsippet: Kriser håndteres på lavest mulige nivå. 3. Likhetsprinsippet: Den organisasjonen man etablerer under kriser skal være mest mulig lik den man opererer med til daglig, jf. ansvarsprinsippet 4. Samvirkeprinsippet: Alle virksomheter har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. Planverket skal være et verktøy for foretaket i arbeidet med å oppfylle krav og intensjoner i Lov om helsemessig og sosial beredskap. Formålet med rammeplanen er å legge de overordnede strategiske føringer for beredskapsarbeidet ved Sykehuset Telemark HF (STHF). Nasjonale og regionale rammer Lov om helsemessig- og sosial beredskap (Lov 23. juni 2000, nr. 56) og tilhørende Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid (For 23. juli 2001, nr. 881) gir hjemmel og føringer for beredskapsarbeidet i de regionale helseforetakene og de lokale helseforetakene med underliggende enheter. En rekke andre lover og forskrifter gir også føringer for beredskapsarbeidet. Nasjonal helseberedskapsplan gir utdypende føringer for organiseringen av helseberedskapen i Norge, herunder: Krav til beredskap i lover og forskrifter Nasjonale planer og plangrunnlag Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

111 Nasjonale veiledere (bl.a. om masseskadetriagering, psykososiale tiltak og kontinuitetsplanlegging) Systematisk forbedringsarbeid og øvelser Regional beredskapsplan for Helse Sør-Øst gjelder for Helse Sør-Øst RHF og alle underliggende virksomheter, herunder også private institusjoner som har avtale med Helse Sør-Øst RHF. Planen omfatter relevant informasjon om ansvarsforhold og ressurser som tilligger disse virksomhetene. De føringer som er lagt i denne planen skal gjenspeiles i planverkene på helseforetaksnivå/institusjonsnivå slik at beredskapsarbeidet i Helse Sør-Øst fremstår som helhetlig og samordnet. Helseforetakenes forpliktelse til å utarbeide og vedlikeholde egne beredskapsplaner fremgår av Lov om helsemessig- og sosial beredskap og er videreført i helseforetakenes oppdrag og bestilling. Det forutsettes at helseforetakenes beredskapsplaner til en hver tid skal være oppdaterte, øvede og koordinerte med rutiner for å oppdage og varsle hendelse og for effektiv ressursdisponering og samhandling ved kriser. 1.2 Beredskapsnivå Helse Sør-Øst RHF har innført følgende begreper for beredskapsnivå utover normalberedskap som benyttes gjennomgående i helseforetakenes beredskapsplaner: GRØNN BEREDSKAP: Beredskapsledelse etableres, enkeltfunksjoner kan forsterkes GUL BEREDSKAP: RØD BEREDSKAP: Begrenset mobilisering av ekstra ressurser Mobilisering av betydelige ressurser og omlegging av drift Det skal fremgå av beredskapsplanene hvem som kan høyne beredskapsnivået. Den som har bestemt at et beredskapsnivå skal høynes har, evt. i samråd med ledelse på høyere nivå, ansvar for å redusere beredskapsnivået. 2 Rammeplanen og det totale planverket 2.1 Struktur Helse Sør-Øst RHF har vedtatt følgende struktur for beredskapsplanene: RHF - nivå Hovedberedskapsplan RHF Link Regional beredskapsplan Regionale delplaner HF - nivå Rammeplan HF denne planen Delplaner Klinikk/ avdelings- eller seksjonsspesifikke planer Føringer fra Hovedberedskapsplan og regionale delplaner fra Helse Sør-Øst skal innarbeides på relevant sted i alle planer på STHF nivå. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

112 Planverket skal sikre at beredskapssystem og beredskapstiltak er dokumentert, og vil danne grunnlaget for internrevisjoner. Planverket for Sykehuset Telemark HF har tre nivåer: 1. Rammeplanen er et strategisk dokument som gir føringer for beredskapsplanlegging, beredskapsplaner og krisehåndtering. Den er ikke et operativt verktøy for å håndtere ulykken eller krisen når den oppstår. Rammeplanen gjelder for hele foretaket. 2. Delplanene er forankret i den enkelte klinikk eller stabsfunksjon, men er klinikkovergripende og gjelder alle foretakets lokasjoner. Delplanene kan gi både taktiske og operative føringer for håndteringen av den enkelte situasjon. 3. Klinikk/ avdelings- og seksjonsspesifikke planer er operative planer som beskriver hvordan den enkelte avdeling planlegger å håndtere mulige uønskede hendelser av alvorlig karakter. Disse planene skal gjenspeile føringene i alle delplaner som er aktuelle. Klinikkene har ansvar for delplaner som innbefatter alle lokasjoner der klinikken har fast virksomhet. Lovverket fastslår at risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) skal danne grunnlaget for beredskapsplanleggingen. Den som eier planverket er også ansvarlig for gjennomføring av ROS analyser. BEREDSKAPSSYSTEM STHF Rammeplan STHF Delplaner - Eksterne Delplaner - Interne Delplaner - Svikt i forsyning Eksterne ulykker Delplan ved CBRNe ulykker. (Chemical, Biological, Radiation, Nuclear, explosives) Info. beredskap Evakuering Brann / eksplosjon Svikt IKT - tjenester Svikt Telefoni - tjenester Svikt vann / avløp Pandemisk influensa Smittevern Pårørende Sperreplan Svikt i legemiddelforsyning Personellavgivelse Bombe / terror Svikt vareforsyning Svikt i forsyning medisinske gasser Plan mot kopper Ran Truende person(er) Svikt strøm / kraft Klinikk / avdelings eller seksjonsnivå Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Klinikk Avdeling Seksjon Figur 1. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

113 2.2 Oppgave- og ansvarsfordeling Klinikk/funksjon Ansvar for utvikling og oppdatering av planverk Adm. direktør Rammeplan Retningslinjer for stedlig og overordnet beredskapsledelse Situasjoner for bombe / terror - ran - truende person(er) Direktør - Service og IKT - data / telefoni Systemledelse Svikt i strøm / kraftforsyning Svikt i vannforsyning / avløp Svikt i trykkluft og medisinske gasser Brann/eksplosjon internt Evakuering Sperreplan Svikt i forsyning av mat / senger / tekstiler / varer Kommunikasjonssjef Informasjonsberedskap Økonomidirektør - HR og Avgivelse/mottak av personell i forhold til andre foretak økonomiavdelingen Fagdirektør Tilgjengelighet kritiske legemidler Svikt i legemiddelforsyning Smittevern (herunder pandemi, kopper og utbrudd av infeksjoner) Beredskapsleder Systemansvar for beredskapssystemet Kirurgisk klinikk Eksterne ulykker (legger føringer for varslingsplaner, stedlig beredskapsledelse mv.) Medisinsk klinikk Delplan ved CBRNe ulykker. (Chemical, Biological, Radiation, Nuclear, explosives) Psykiatrisk klinikk Psykososial støttetjeneste / pårørende Medisinsk serviceklinikk Svikt i forsyning blodprodukter mv. 3 Ansvarsfordeling planlegging og planverk 3.1 Overordnet ansvar for planverk og beredskapsplaner Administrerende direktør ved STHF er øverste ansvarlig for beredskapsplanlegging og beredskapsplaner. Klinikksjefene har ansvar for beredskapsplanlegging og beredskapsplaner ved alle sine lokasjoner. 3.2 Beredskapsrådet Beredskapsrådet ved STHF er direktørens rådgivergruppe i beredskapsarbeidet. Link beredskapsrådets mandat Link beredskapsrådets medlemmer 3.3 Beredskapsleder Hovedoppgaver: Systemansvarlig for STHF sin rammeplan, denne plan. Gjennomføring av internrevisjon av beredskapsplan. Veilede delplanansvarlige i forhold til ROS analyser og utarbeidelse/ revisjon av delplaner. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

114 Sikre en tilfredsstillende flyt og distribusjon av relevant dokumentasjon til delplanansvarlige. Distribusjon av beredskapsplanen. Representere STHF i beredskapsarbeidet i Helse Sør-Øst RHF og i nasjonale fora. Representere STHF i katastrofeberedskapsrådet i Grenland Være oppsøkende i forhold til beredskapsarbeid nasjonalt og internasjonalt. 4 Varsling Ved eksterne hendelser vil melding komme til sykehuset via AMK Telemark - Vestfold. Interne hendelser vil bli meldt av den klinikk/ avdeling / seksjon eller funksjon som registrerer hendelsen. Videre varsling skal fremgå av aktuell delplan eller annen spesifikk plan. Skillet mellom økt og full beredskap gjelder kun den operative delen av virksomheten. Ved GRØNN, GUL og RØD beredskap skal beredskapsledelse etableres. 4.1 Varslingssystemet ved STHF Varslingssystemet skal sikre rask innkalling av personell iht. planverket.: GRØNN BEREDSKAP: Beredskapsledelse etableres, enkeltfunksjoner kan forsterkes Beredskapsledelse etableres (beredskapsledelsens medlemmer, adm.direktør og informasjonssjef), enkeltfunksjoner kan forsterkes GUL BEREDSKAP: Begrenset mobilisering av ekstra ressurser Beredskapsledelsens medlemmer og stedfortredere, klinikksjefer, adm. direktør, sykehusledelse og informasjonskontorets medlemmer varsles via UMS katastrofevarslingssystemet. Melding: Det er utløst GUL beredskap ved Sykehuset Telemark, møte på avtalt sted snarest etter å ha utført følgende instruksjoner. Beredskapsledelse etableres. RØD BEREDSKAP: Mobilisering av betydelige ressurser og omlegging av drift Beredskapsledelse etableres. Innkalling til GUL beredskap utløses. Beredskapsledelsen vurderer personellbehovet utfra vurdering om Økt- / Full beredskapsnivå og utløser RØD beredskap via UMS katastrofevarslingssystemet første melding. (Oversikt over personell som er tilgjengelig) Melding: Det er utløst RØD beredskap ved Sykehuset Telemark. Du skal IKKE møte, men følg videre instruksjoner og avvent eventuell innkalling. Beredskapsledelsen innkaller personell etter avklart behov utfra disponibelt personell, via UMS katastrofevarslingssystemet andre melding. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

115 Melding: Det er utløst RØD beredskap ved Sykehuset Telemark. Møt på ditt arbeidssted snarest, etter å ha fulgt videre instruksjoner. Link - GUL beredskap Link - RØD beredskap Link Tiltakskort sekundærvakt anestesilege NB! Disse linkene legges inn etter godkjenning av adm. Direktør. 5 Beredskapsledelse Behovet for tydelig ledelse forsterkes ved kriser eller når kriser truer. Det skal fremgå av alle delplaner hvem som er ansvarlig for beslutning om å iverksette økt beredskap og hvilke delplanen, og hvem som utgjør kriseledelsen. Ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet gjelder gjennomgående. Eksterne og interne ulykker vil stille størst krav til en rask etablering av beredskapsledelse og innsats, og må derfor være dimensjonerende for beredskap og kapasitet. Beredskapsledelsen varsles både ved Grønn, GUL og RØD beredskap og beredskapsledelse etableres. For å sikre ansvar og fullmakt til å endre beredskapsnivå er dette tillagt sekundærvakt anestesilege som har 24/7/365 funksjon. I tillegg kan adm. direktør, leder av beredskapsledelsen og beredskapsleder endre beredskapsnivå ved spesielle hendelser. 5.1 Beredskapsledelsen for Sykehuset Telemark Krav til utstyr mv. Telefoner, telefaks PC`er, skriver Intra - og internett-tilgang Logg-/dokumentasjonssystem CIM Storskjermer for visning av AMIS og DIPS TV Ansvarlig for teknisk utstyr er beredskapsleder Lokalisering av Beredskapsledelsen Lokaliseres i møterom i sydfløyens underetasje (Bygg 56, rom 0.132) som er avsatt til kontor for beredskapsledelsen. 5.2 Oppgaver Beredskapsledelsen: Foretakets beredskapsledelse skal ha fokus på overordnede og strategiske/ taktiske forhold. Link Beredskapsledelsens medlemmer Loggfunksjon i CIM Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

116 Ha oversikt over pasientpågang samt sykehusets kapasitet, ressurser og behov. Ha ansvar for helheten i beredskapsarbeidet for hele foretaket og kapasitetsoversikt. Sikre etableringen av hensiktsmessige kontaktpunkter og tilbud om psykososial støttetjeneste (telefon og/eller fremmøte) for pårørende/involverte. Være kontaktpunkt mot andre foretak, RHF, myndigheter og andre instanser på overordnet nivå. Informasjonskontor: Ansvarlig for informasjonsberedskap og beredskapskommunikasjon Sekretær- og loggfunksjon i CIM Ivareta mediehåndteringen (pressemeldinger, pressekonferanser) i nært samarbeid med politi og andre etater. Sørge for intern informasjon til ansatte på jobb som ikke er direkte involvert i beredskapstiltak (intranett) Sørge for relevant informasjon til ansatte som har fri (internett) i samarbeid med politi og eventuelle andre aktører som er involvert i hendelsen (transportselskaper, arbeidsgivere mv.) Sikre god tilrettelegging for pårørende som henvender seg til sykehuset. 6 Pårørende og psykososiale støttetjenester Beskrives i Delplan for opprettelse av pårørendesenter og organisering av psykososiale støttetjenester 7 Informasjonsberedskap og beredskapskommunikasjon Beskrives i Delplan informasjonsberedskap 8 Forholdet til RHF, andre foretak og eksterne instanser 8.1 Varsling av Helse Sør-Øst RHF Helse Sør-Øst RHF skal motta varsel fra ledelsen i helseforetak ved: Hendelser som oppstår lokalt og som utløser GUL eller RØD beredskap. Hendelser der det kan stilles spørsmål om sørge for -ansvaret oppfylles. Hendelser som kan få medieoppmerksomhet eller som på annen måte vurderes som viktig at Helse Sør-Øst RHF er kjent med. Varsling skal foregå via HelseCIM (Krisestøttesystem), samt etterfulgt av telefon til ledelsen i Helse Sør-Øst RHF. Hverdag/kontortid, man-fre telefonnummer Utenom kontortid, Kommunikasjonsavdelingen v/mediekontakten, tlf.: (ikke send sms). 8.2 Plikt til å bistå andre foretak Ethvert helseforetak, eller privat virksomhet som leverer helsetjenester til spesialisthelsetjenesten, plikter å imøtekomme anmodninger om støtte til andre helseforetak i eller utenfor regionen, såfremt ikke avgivelsen medfører en tilsvarende trussel mot liv og helse innenfor egen virksomhet. Avgivelse eller mottak av personell Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

117 på tvers av foretakene håndteres i henhold til Delplan beredskapsrelatert personellforvaltning 8.3 Varsling fra lokalt til nasjonalt nivå. Se Regional beredskapsplan for Helse Sør-Øst side 29 og Utlevering av taushetsbelagte opplysninger til politiet Helsedirektoratet klargjør i brev at helsepersonell under visse omstendigheter har anledning til å utlevere personopplysninger til politiet uten pasientens samtykke når hensikten er å varsle pårørende om innleggelse på sykehus. I vedlegg til dette brevet er dette formulert slik: I en krise- eller katastrofesituasjon hvor en pasient er innlagt på sykehus og det er nødvendig å varsle pårørende via politiet, kan helsepersonell utlevere opplysninger om navn og innleggelsessted til politiet. Samtykkekompetent pasient over 16 år kan nekte utlevering av opplysninger. I en krise- eller katastrofesituasjon med mange savnede, kan helsepersonellet oppgi navn på pasienter som kommer fra åstedet for krisen/katastrofen til nødetater og redningsmannskap, i den hensikt at disse skal få oversikt over om noen fortsatt er savnet og for ikke å binde opp ressurser til leting etter personer som er funnet. Helsepersonell kan ikke utlevere opplysninger til politiet i etterforskningsøyemed. I slike tilfeller må pasienten eller den som kan samtykke på vegne av pasienten gi sitt samtykke til utlevering av opplysninger. 9 Dokumentasjon og rapportering Felles krisestøttesystem i Helse Sør-Øst HelseCIM skal være et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon ved beredskap, kriser og katastrofer. Samme system (eller tilsvarende, eks. DSB-CIM som benyttes av landets fylkesmenn,) skal sikre effektiv informasjonsutveksling mellom de operative nivåer i de forskjellige sektorer (forsvar, sivilforsvar, helse, justis, brann og redning, samferdsel osv) og myndigheter på nasjonalt strategisk nivå. Ambisjonen for innføringen i Helse Sør-Øst er at alle helseforetak skal kunne bruke systemet til egen loggføring i beredskapshendelser samt at rapportering og informasjonsutveksling skjer elektronisk og i fastlagt mal. Systemet har også en modul for mediehåndtering (logg) som vil kunne benyttes av sykehusets kommunikasjonsavdeling. I all rapportering skal felles mal for og deling av situasjonsrapporter benyttes. Denne malen er den som til enhver tid ligger i HelseCIM. Helsedirektoratet er ansvarlig for i samråd med Helse- og omsorgsdepartementet å holde denne à jour med behovene på alle relevante nivåer, herunder i samråd med Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Lenke: Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

118 Både beslutning og gjennomføring av beredskapstiltak skal dokumenteres av den som er ansvarlig for beslutningen eller handlingen. Rapporter skal utarbeides av de klinikker/ avdelinger og seksjoner som er involvert i en øvelse eller hendelse der det iverksettes beredskapstiltak, og oversendes beredskapsleder som utarbeider en samlet rapport for foretaket. Rapportene skal danne grunnlaget for evaluering og oppdatering av beredskapsplanene. Etter større reelle hendelser hvor sykehuset har vært i GUL eller RØD beredskap skal det sendes rapport til RHFet. Dokumentasjon og rapportering skal foregå via HelseCIM (Krisestøttesystem) 10 Ressurser Gjennomføring av beredskapsplanlegging, opplæring og øving forutsettes dekket av midler på eget budsjett dersom ikke annet er beskrevet i planverket. Det samme gjelder utstyr, materiell eller beredskapslager (spesielle medikamenter mv.) 11 Øvelser Det skal gjennomføres minimum 1 foretaksovergripende øvelse årlig. 2 table- top- øvelser som involverer stedlig og/ eller overordnet beredskapsledelse. 1 full- skala- øvelse som inkluderer operativ innsats fra (deler av foretaket). 2 mindre innsatsøvelser som involverer operativ innsats fra deler av foretaket. Web- versjonen er til enhver tid gjeldende plan. Revidert januar

119 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Årsmelding 2014 Telemark fra Pasient- og brukerombudet Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Tone Pedersen spesialrådgiver Orienteringssak Trykte vedlegg: 1. Brev fra Pasient- og brukerombudet til STHF av Årsmelding 2014 fra Pasient- og brukerombudet i Telemark Ingress: Pasient- og brukerombudet i Telemark utarbeider hvert år en årsmelding for Telemark (vedlegg 2). Pasient- og brukerombudet i Telemark, Else Jorunn Saga, vil i møtet gi styret en presentasjon av årsmeldingen for Forslag til vedtak: Styret tar presentasjonen til orientering. Skien, den 30. april 2015 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 1

120 Telemark Sykehuset Telemark HF 3710 Skien Deres ref.: Saksbehandler: Else Jorunn Saga Direkte telefon: Vår ref.: 15/ Dato: Henvendelser til Pasient- og brukerombudet knyttet til Sykehuset Telemark i 2014 Pasient- og brukerombudet (POBO) i Telemark sender med dette sin årsmelding for 2014 til Sykehuset Telemark (ST). Årsmeldingen tar for seg hovedtall og hovedtrekk både for spesialisthelsetjenesten og den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Dette brevet inneholder flere detaljer for Sykehuset Telemark enn det dere vil finne i den vedlagte årsmeldingen. En rekke av de sakene og problemstillingene som her er gjengitt som statistikk, er kjent for de klinikker, avdelinger og seksjoner som er berørt ved ST. Flere av henvendelsene til ombudet avstedkommer dialogmøter, en rekke henvendelser håndteres skriftlig mens en del henvendelser til ombudet tas til ombudets kunnskap. Når det gjelder det siste, anser ombudet det som viktig å gi tilbakemelding til ST dersom vi ser klare mønstre, trender eller gjengangere i problemstillinger. Disse tilbakemeldingene vil gis forløpende og uavhengig av årsmeldingen. Ombudet ønsker og håper at rapporten kan bidra positivt til å øke kvaliteten på helsetjenestene som tilbys, og ber om at innholdet i rapporten gjøres kjent for ledere ved ST, spesielt ledere med faglig ansvar inn mot pasientbehandling. Det er også ønskelig at årsmeldingen gjøres kjent for brukerutvalget ved ST. Pasient- og brukerombudet i Telemark mottok i alt 599 henvendelser i Spesialisthelsetjenesten står for 54,9 prosent av henvendelsene. 293 henvendelser til POBO er knyttet til Sykehuset Telemark. Det er en nedgang på rundt ni prosent fra 2013 for henvendelser knyttet til ST. POBO i Telemark hadde i 2014 en total nedgang i antall henvendelser på fire prosent. Funksjon Antall 2013 Antall 2014 Administrative funksjoner 5 4 Kirurgi Andre operative inngrep Medisin Psykiatri Medisinsk servicefunksjon 4 8 Ukjent 10 Totalt antall henvendelser Pasient- og brukerombudet i Telemark Pb. 2632, Kjørbekk, 3702 Skien Besøksadresse: Skagerak Arena, Tribune Øst, 5 etg midt Fritjof Nansensgt. 19c Telefon telemark@pasientogbrukerombudet.no

121 For sykehusets egen orientering, viser vi i tabellen under fordelingen på de ulike tjenestestedene ved ST. Sted Antall 2013 Antall 2014 Kragerø 6 3 Rjukan 12 4 Notodden Skien/Porsgrunn Totalt antall henvendelser Kirurgi er den spesialiteten som totalt sett har flest henvendelser knyttet til seg. Det er likevel grunn til å nevne nedgangen i antall henvendelser for generell kirurgi. Det er også andre store endringer, men siden tallene i utgangspunktet er små, bør endringene ikke tillegges for stor vekt. I tabellen under er spesialiteter med flere enn fem henvendelser i 2014 tatt med. (Merk: Lungesykdommer/Allergi har gått fra 12 til 4 og Føde fra 14 til 2. Står derfor ikke i tabellen.) I 2014 har Pasient- og brukerombudene kunnet ta ut statistikk for henvendelser knyttet til psykiatri. Som det framgår av tabellen, er det et betydelig antall henvendelser innen voksenpsykiatrien. Spesialitet Antall 2013 Antall 2014 Generell indremedisin 7 14 Infeksjonssykdommer 11 5 Fordøyelsessykdommer 5 6 Onkologi Hjertesykdommer 5 15 Nevrologi 14 7 Barn/Pediatri 8 6 Generell kirurgi Gastroenterologisk Ortopedi Urologi Plastisk kirurgi Gynekologi 3 14 Voksenpsykiatri uten TSB 48 Barn/Ungdomspsykiatri 5 Det er mange ulike årsaker til at pasienter tar kontakt med Pasient- og brukerombudet. Noen årsaker er vanligere enn andre, men vi ser at for eksempel pasientskade /komplikasjon og ventetid er hovedsakelig knyttet til kirurgi. Diagnose, oppførsel og informasjon er gjengangere både innen medisin og kirurgi. For psykiatrien ser vi en spredning på mange ulike årsaker, med en liten opphopning for medisinering. Side 2 av 4

122 Årsak Medisin Kirurgi Psykiatri Avslag 1 4 Diagnose Egenandel Forsinkelse behandling/tjenesteyting Fristbrudd 2 Fritt sykehusvalg 1 Hygiene 1 Informasjon Journalretting/-innsyn Koordinator 1 Mangelfull rutine/systemsvikt Medisinering 4 9 Medisinsk utstyr 1 Medvirkning/samtykke 2 Oppfølging etter behandling 5 Oppførsel Pasientskade/komplikasjon Personvern 2 1 Saksbehandling 1 Samarbeid Tvang 5 Ukjent/Annet Utskrivning Ventetid Vurdering henvisning Vi minner om at statistikken fra POBO representerer de henvendelsene ombudet får, og den kan således avvike fra sykehusets egne statistikker og erfaringer med pasientklager, uønskede hendelser mv. Årsmeldingen for Pasient- og brukerombudet i Telemark, samt felles årsmelding for alle ombudene i landet, kan hentes på internett på følgende nettadresse: Ta kontakt med oss dersom dere ønsker tilsendt flere eksemplarer av årsmeldingen fra Telemark. Side 3 av 4

123 Pasient- og brukerombudet i Telemark stiller gjerne opp dersom det er ønske om møte knyttet til årsmeldingen eller om dere ønsker mer generell informasjon om hva ombudet jobber med og kan bidra med. Med vennlig hilsen Else Jorunn Saga pasient- og brukerombud Side 4 av 4

124 PASIENT- OG BRUKEROMBUDET I TELEMARK ÅRSMELDING 2014 Verdig Rettighet Fastlege Respekt ivaretatt Feil Riktig Omsorg Veiledning Pasient- og brukerombud somatikk Pårørende Kommune empati klage Psykiatri Tillit Bruker Hjelp Innsyn Diagnose informasjon Behandling bistand TIDSamtykke systemjournal Loven Rehabilitering Ombud Pasient Forståelse sykehus Gjenopprette Medbestemmelse erstatning

125 Innhold Ombudet har ordet... 4 Om drift av ombudsordningen i Telemark... 5 Hva ombudet gjør... 5 Utadrettet virksomhet... 6 Problemstillinger i Spesialisthelsetjenesten... 8 Kommunehelsetjenesten... 9 Tema Retten til å bli tatt på alvor Tvang uten vedtak Ansvar for og oppfølging av pasienten Til slutt... 15

126 Ombudet har ordet Høsten 2014 kom helse- og omsorgsminister Bent Høie med følgende krav på vegne av norske pasienter og brukere: «Ingen beslutninger skal tas om meg, uten meg». Dette er en krystallklar bestilling til de som yter helse- og omsorgstjenester; pasienten skal ikke sitte i baksetet når det gjelder ens egen helse! Den dagen lovens bokstav blir oppfylt og pasienter- og brukere får innsikt i og medbestemmelse rundt det som angår deres helse, vil Pasient- og brukerombudene få mindre å gjøre. Mange henvendelser til ombudet dreier seg om mangelfull informasjon og manglende mulighet for medvirkning. Vi ser at det kan oppstå et tomrom der mangelfull, dårlig eller feil informasjon gjør pasienten i liten stand til selv å kunne følge opp sin egen situasjon på en betryggende måte. De er prisgitt at systemer og medarbeidere i kommunehelsetjenesten eller i sykehusene fungerer til det beste for nettopp dem. Virkeligheten viser at systemene dessverre kan svikte. Pasient- og brukerombudet har et todelt mandat der ombudet skal arbeide for å ivareta pasienters og brukeres behov, interesser og rettssikkerhet overfor spesialisthelsetjenesten og den kommunale helse- og omsorgstjenesten samt bidra til økt kvalitet i tjenesten. Som ombud skal vi først og fremst bistå pasienten og brukeren, men vi må også huske på del to i mandatet. I det ligger en stor utfordring; hvordan kan våre tilbakemeldinger bidra til å øke kvaliteten i tjenestene? Denne årsmeldingen gir et innblikk i vårt arbeid i 2014 og viser både i tall og ord at det er behov for våre tjenester. Vi ønsker og håper at meldingen kan være nyttig for de som hver dag, hele året, sørger for det som i all hovedsak er gode og trygge tjenester til befolkningen. Om drift av ombudsordningen i Telemark Pasient- og brukerrettighetsloven sier at det skal være pasient- og brukerombud i alle landets fylker. Pasient- og brukerombudene er administrativt knyttet til Helsedirektoratet, som har det formelle arbeidsgiveransvaret for ombudsordningen. Ombudet utøver sitt faglige virke selvstendig og uavhengig. Ombudet i Telemark holder til i 5. etasje på Skagerak Arena i Skien. Mange av henvendelsene til ombudet kommer over telefon, og kontoret har i 2014 hatt ordinær telefontid mandag-fredag Det er også god gjesteparkering og enkel adkomst med heis til lokalene. Ved utgangen av 2014 var det fire årsverk ved kontoret. Kontoret har tverrfaglig kompetanse. Seniorrådgiver Lars Magne Glesnes var fungerende Pasient- og brukerombud høsten I januar 2015 tiltrådte Else Jorunn Saga som nytt Pasient- og brukerombud i Telemark. I 2014 hadde Pasient- og brukerombudet i Telemark et budsjett på kroner Ombudet har informasjon tilgjengelig på internett på adressen og deler også ut brosjyremateriell og informasjonsplakater. Det ble høsten 2014 gjort et felles løft for alle ombudene i landet med nettsidene som heretter vil finnes under «paraplyen» Hva ombudet gjør Pasient- og brukerombudets arbeid er todelt. Ombudet skal bistå pasienter og brukere i enkeltsaker og arbeide for å fremme kvalitetsforbedringer i tjenestene. Ved utgangen av 2014 vil medarbeiderne ved kontoret rette en varm takk til mangeårig pasient- og brukerombud i Telemark, Vigdis Mariedatter Graff, for hennes innsats til beste for Pasienter og brukere i fylket og for godt lederskap ved kontoret. Skien 30. januar 2015 Else Jorunn Saga Pasient- og brukerombud i Telemark Alle kan henvende seg til ombudet. De som tar kontakt er hovedsakelig pasienter, brukere, pårørende eller ansatte i helse og omsorgstjenesten. Det er mulig å kontakte ombudet anonymt dersom forespørselen likevel kan håndteres på en tilfredsstillende måte. Av og til faller spørsmålene utenfor ombudets mandat og virkeområde. Da vil ombudet vise videre til rett instans. De fleste tar kontakt med ombudet på telefon, noen sender e-post eller brev. Ved personlig frammøte anbefaler vi å gjøre en forhåndsavtale for å sikre at noen på kontoret er tilgjengelig. Ombudet skal være et lavterskeltilbud, tjenesten er gratis og det skal være lett å ta kontakt for å få informasjon og veiledning. Vi gir informasjon og veiledning om hvor pasienter og brukere kan henvende seg med sin sak. Vi kan også gi bistand til å kontakte tjenestestedet eller rett klageinstans. 4 5

127 Utadrettet virksomhet Foredrag blant annet om pasientrettigheter i lag og organisasjoner, er et viktig arbeid som vi forsøker å få til når vi blir spurt. Det hender også at ombudet inviterer seg selv dit vi finner det interessant å nå ut med informasjon og veiledning eller opprette dialog. Pasient- og brukerombudet har vært invitert til eldreråd og råd for funksjonshemmede. Dette er valgte representanter for pasienter og brukere av kommunale helse- og omsorgstjenester. Ombudet deltar også i dialogmøter med tjenesteytere på ledernivå, både i kommuner og i spesialisthelsetjenesten. Ombudet møter fast i Brukerutvalget ved Sykehuset Telemark og får der anledning til å legge fram aktuelle problemstillinger og tema som opptar ombudet. Ombudet deltar også i Brukerutvalget ved Borgestadklinikken. Problemstillinger i 2014 Kommunale helse og omsorgstjenester 238 Kirurgi 138 Medisin 107 Annet/ukjent 81 Psykiatri 70 Andre opera<ve inngrep 41 AMK / Ambulanse / Pasientreiser 18 Medisinske servicefunksjoner 10 Administra<ve funksjoner 7 NAV (lov om sosiale tjenester) Figur 1: Oversikt over antall problemstillinger fordelt på hoved spesialitet Bakgrunnen for hvorfor det tas kontakt med ombudet fordeles som vist i figur 2: Pasient- og brukerombudet i Telemark har registrert 599 henvendelser i Dette resulterte i 713 problemstillinger. Det betyr at en henvendelse kan dreie seg om flere problemstillinger. Ofte har den som tar kontakt med ombudet opplevelser de reagerer på knyttet til eksempelvis både sykehuset og fastlegen sin Antall henvendelser Antall problemstillinger Sammenlignet med 2013, har Pasient og brukerombudet i Telemark en liten nedgang i antall henvendelser i Også for landet totalt sett, registrerer Pasient- og brukerombudene en liten nedgang. Henvendelsene til Pasient- og brukerombudet i Telemark utgjør 5,2 % av det totale antall henvendelser til ombudene i hele landet. Områdene det tas kontakt innen vises i figur en. I alt 238 av problemstillingene dreier seg om den kommunale helse- og omsorgstjenesten. Det utgjør en andel på 33,4 % av den totale mengden. Spesialisthelsetjenesten står for 54,9 % av problemstillingene. Av figuren framgår det at i alt 138 av henvendelsene knyttes til kirurgi. I kategorien Annet/ukjent finner vi i hovedsak tannhelsetjeneste, private aktører og henvendelser der det ikke kommer frem nok informasjon til at det kan registreres i rett kategori. Pasientskade og komplikasjon 97 DiagnoseproblemaPkk 68 Oppførsel 59 Informasjon 48 VenPng 40 Forsinkelse i behandling/tjenesteypng 40 Medisinering 33 Mangelfulle rupner, systemsvikt 32 JournalreOng/innsynsre; 27 Annet/ukjent 27 Samarbeid 25 Egenandeler / finansieringsspørsmål 22 Utenfor POBOs mandat 21 Manglende oppfølgning e;er behandling 20 Medvirkning og samtykke 19 Avslag 12 Syketransport / pasien;ransport 11 Personvern 10 Alle med N Figur 2: Oversikt over antall henvendelser fordelt på problemstilling 6 7

128 De to største enkeltårsakene til at det tas kontakt med Pasient- og brukerombudet, er der pasienter og/eller pårørende mener det har oppstått en skade eller komplikasjon som ikke var forventet, eller at det har vært problemer rundt det å komme frem til rett diagnose. Vi har et godt helsevesen i Norge og i Telemark. Allikevel koster pasientskader helsetjenesten over 1 milliard kroner i erstatningsutbetalinger. Enda større fokus på pasientsikkerhet vil derfor kunne føre til at mer ressurser brukes til det de er ment til, nemlig pasientbehandling. Svært mange av henvendelsene til Pasient- og brukerombudet dreier seg om oppførsel, informasjon, journalretting og innsynsrett, samarbeid, medvirkning og personvern. Til sammen står disse for over 26 % av bakgrunnen for henvendelsene. Noe forenklet kan disse årsakene oppsummeres med ordet kommunikasjon. Dette er områder som er svært avgjørende for pasienters og brukeres opplevelse av helsehjelpen. Det å bli syk og få behov for helsehjelp gjør mange usikre og engstelige. Negative hendelser innen disse områdene bidrar til å gjøre en vanskelig situasjon enda tyngre, og ofte med større grad av usikkerhet som resultat. Vi erfarer at selv noen av de som kontakter ombudet, kvier seg for å klage. De vil nødig virke vanskelige og det er viktig for dem å beholde et godt forhold til behandlere og hjelpeapparat. Da er det viktig for ombudet å minne om at de som yter tjenestene skal være profesjonelle når de mottar klager, håndtere alle klager seriøst og lete etter egen forbedring av tjenester og behandling i hver klage. Voksenpsykiatri Ortopedisk kirurgi Annet/ukjent Gastroenterolgisk kirurgi Gynekologi PlasAsk kirurgi Hjertesykdommer Generell indremedisin Generell kirurgi Alle med N 10 Onkologi Nevrologi Urologi Figur 3: Oversikt over antall henvendelser fordelt innen spesialisthelsetjenesten I figur 3 er Annet/ukjent forhold der pasienter har hatt mer generelle spørsmål knyttet til spesialisthelsetjenesten, eller der det ikke har kommet frem opplysninger om hvilket område det gjelder. Kommunehelsetjenesten Problemstillinger fordelt på de ulike områdene i kommunenes helse- og omsorgstjenester fremkommer av figur Spesialisthelsetjenesten Sykehuset Telemark (ST) er naturlig nok det sykehuset Pasient- og brukerombudet i Telemark får flest henvendelser om. For 2014 er 299 problemstillinger knyttet til ST, mens Oslo Universitetssykehus er registrert 28 ganger. Private og ideelle tjenesteytere er til sammen registrert med 43 problemstillinger. Fastlege Hjemmesykepleie Legevakt Heldøgnsins>tusjon, lang>ds Figur 3 viser at kirurgi (alle former for kirurgi slått sammen) er det området som avstedkommer flest henvendelser til ombudet. Det fremkommer videre at ombudet har hatt 56 konkrete problemstillinger knyttet til voksenpsykiatri innen spesialisthelsetjenesten. Områdene fordeler seg omtrent som tidligere år. Omsorgsboliger Heldøgnsins>tusjon, korbd Psykisk helsehjelp i kommunen Alle med N Figur 4: Oversikt over antall henvendelser fordelt innen spesialisthelsetjenesten 8 9

129 Opplevelser knyttet til møtet med og behandling hos fastleger er det området ombudet får flest henvendelser på innen kommunehelsetjenesten. Det er få konkrete henvendelser knyttet til de kommunale omsorgstjenestene. Det alle Pasient- og brukerombudene i Norge erfarer, er at flere er redde for å klage på disse tjenestene. De frykter at det å klage skal slå tilbake på en selv eller en pårørende. Noen oppgir en frykt for å bli straffet. Ombudet i Telemark har fått tilbakemeldinger på ubehagelige opplevelser i møte med helsepersonell etter en klagesak. Det kan være svært belastende å klage på oppførsel eller manglende omsorg fra helsepersonell en fortsatt må forholde seg til fremover, enten det er på et sykehjem eller i eget hjem. En annen side rundt klagemulighet innen den kommunale helse- og omsorgstjenesten, er informasjonen som gis rundt klagemuligheter. Hjemmesidene til kommunene kan bli bedre på informasjon rundt klageadgang og rettigheter for pasient og bruker. Informasjonen bør ligge lett tilgjengelig på nett og si noe om rettigheter og en enkel forklaring på hvordan man kan ta opp det man ikke er fornøyd med. Ombudet mener at en systematisering av tilbakemeldinger fra brukere vil være til stor nytte i arbeidet med å bedre kvaliteten i tjenestene kommunene har ansvaret for. Ombudet har også fått noen henvendelser der sykehjem har pålagt pårørende oppgaver som å følge beboeren til timer på sykehus med mer. Enkelte har måttet betale private tjenesteytere for bistand til transport og følge på sykehuset. Transport og følge til og fra spesialisthelsetjeneste skal dekkes av pasientreiser på vanlig måte. Ved tapt arbeidsinntekt for ledsager må kommunen fremme krav om dekning til pasientreiser. Ombudet ber kommunene sjekke praksis hos seg. I formell sammenheng, er det ikke noe som heter «pårørendeoppgaver». Det vil si at ingen pårørende har rettslig omsorgsplikt for voksne over 18 år, verken egen barn, søsken eller foreldre. Kommunen kan derfor ikke bruke dette som et argument eller en begrunnelse for sin beslutning. At mange pårørende ønsker å utføre ulike oppgaver for sine nærmeste, er en helt annen sak fordi dette er et frivillig arbeid. Tema Retten til å bli tatt på alvor En pasient er til forundersøkelse på poliklinikk før operasjon. Legen er 20 minutter forsinket til konsultasjonen. Denne varer i rundt 12 minutter. I løpet av disse 12 minuttene får legen ti henvendelser på telefon eller personsøker. Alle blir besvart mens pasienten er i rommet. Konsultasjonen avbrytes også av annet helsepersonell som banker på og kommer inn. I løpet av disse 12 minuttene er det også foretatt en helseundersøkelse. Pasienten går ut etter timen uten å ha fått flere svar rundt sin situasjon. Opplevelsen er at legen virker flink og ettertraktet, men pasienten skulle ønske at legen hadde fokus på pasienten i løpet av de 12 minuttene konsultasjonen varte. Eksempelet over illustrerer det mange pasienter opplever i møtet med travelt helsepersonell. I slike møter blir det vanskelig å ta opp ting man som pasient lurer på, og den informasjonen som blir gitt vil fort bli mangelfull. En viktig rettighet vi som pasienter har, er retten til medvirkning. Pasienter og brukere kan velge mellom tilgjengelige og forsvarlige undersøkelses- og behandlingsmetoder. Videre skal tjenestetilbudet så lang som mulig være utformet i samarbeid med pasient/bruker. Mottar en et tilbud fra kommunen, skal det legges stor vekt på hva pasient og bruker mener når tilbudet utformes. For at en pasient eller bruker skal være i stand til å medvirke, er det en forutsetning at den enkelte er godt informert. Helsepersonell har plikt til å informere om det som er relevant, slik at grunnlaget for medvirkningen blir reelt. Informasjonen skal være tilpasset den enkeltes evne til å gi, motta og forstå informasjon. Det er også viktig å være klar over at man som pasient/bruker skal samtykke til den behandlingen som gis. Å gjøre noe med en pasient eller bruker, forutsetter at denne har gitt sin tillatelse til det. Dersom noe må gjøres uten pasientens samtykke, skal det være lovhjemlet, og det forutsettes i all hovedsak at det det offentlige har fattet et vedtak om det. Oppsummert kan begrepene samtykke, informasjon og medvirkning kalles «retten til å bli tatt på alvor». Svært mange av henvendelsene til ombudet har elementer i seg der pasienten ikke er blitt tatt på alvor. I kommunene ser vi eksempler på vedtak om helsehjelp som ikke gjennomføres eller som «glipper». Slike situasjoner oppstår spesielt under ferieavvikling og sykdom, og det kan virke som om det er 10 11

130 oppfølging av psykisk helsehjelp det glipper oftest på. Ombudet ser og at det er for store forskjeller i utformingen av tjenestetilbudet mellom kommunene. Andre typiske hendelser som kan falle inn under det å bli tatt på alvor er pasienter som tar opp plager som har oppstått i etterkant av en behandling. For mange opplever at dette blir avfeid. Det fører igjen til at komplikasjoner ikke blir oppdaget tidlig, mange går unødig lenge med smerter og i verste fall blir noe som kunne vært ordnet til en kronisk tilstand. Ombudet mener at tid, holdninger og lite kjennskap til regelverk rundt rettigheter og plikter kan være faktorer som gjør at pasienter og brukere ikke opplever å bli tatt på alvor. Her har tjenesteytere, både sykehus og kommuner, mye å hente på hvordan tilbudet som gis kan bli enda bedre. Det vil igjen føre til at tilliten til helsevesenet blir enda bedre. Tvang uten vedtak Pasient- og brukerombudet i Telemark har merket seg at Fylkesmannen i Telemark har hatt flere tilsyn rundt tvungen helsehjelp etter Pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A, det vil si helsehjelp til pasienter uten samtykkekompetanse som motsetter seg helsehjelp. Fylkesmannen finner gjennomgående at det er avvik hos alle steder de har gjennomført tilsyn på dette. Områdene avvikene fremkommer på, er tilbakehold av pasienter uten vedtak og at det utføres somatisk helsehjelp til personlig hygiene uten vedtak. Et grunnleggende prinsipp rundt det å gi helsehjelp, er at pasienten skal samtykke til at denne gis. Med andre ord skal ingen gjøre noe med deg som pasient uten at du har sagt at det er greit. Dersom det av ulike grunner skal gis helsehjelp uten samtykke, forutsettes det at det er en lovhjemmel for dette. For pasienter som motsetter seg helsehjelp, og som av ulike årsaker ikke forstår konsekvensene av dette, skal det fattes et vedtak om at helsehjelp skal gis mot pasientens vilje. Dette for at alle slike inngrep i en persons liv skal holdes på et minimum. Loven skisserer også hvordan prosessen frem til et slikt vedtak skal foregå. Ansvar for og oppfølging av pasienten I følge Spesialisthelsetjenesteloven 3-15 skal sykehusene varsle kommunen i god tid før de skriver ut pasienter som har behov for videre oppfølging. Utskrivningen skal planlegges og forberedes i samarbeid mellom berørte parter. Ombudet erfarer at kommunene ikke alltid gir et tilbud i tråd med det pasient og pårørende mener det er behov for. Det er derfor svært viktig at både spesialisthelsetjenesten og kommunene kommuniserer godt og tilstrekkelig med pasienter og pårørende slik at de er kjent med vurderingene som er gjort rundt behov og hva som er besluttet og planlagt i forbindelse med utskrivning. Pårørende kontakter Pasient- og brukerombudet på vegne av en pasient som har et sammensatt rus- og psykiatriproblem. Pasienten har i lang tid vært innlagt i spesialisthelsetjenesten og har en god stund vært det som kalles utskrivningsklar. Spesialisthelsetjenesten anser pasienten som ferdigbehandlet og pasienten er derfor ikke lenger deres ansvar. Kommunen ble varslet i god tid før utskrivningsdatoen og det ble i tillegg søkt om tettere oppfølging av pasienten. Kommunen har ikke kommet med vedtak på søknaden eller kommet med et tilbud som gjenspeiler forespørselen. Det foreligger stor uenighet mellom spesialisthelsetjenesten og kommunen om hva som er det reelle behovet for oppfølging og om hva som er et forsvarlig tilbud. Pasienten skrives ut til et tilbud om oppfølging som i ytterste konsekvens medfører økt risiko for tilbakefall. Ombudets erfaring er at utskrivningsklare pasienter fra spesialisthelsetjenesten av og til opplever at de blir overlatt til seg selv, til tross for et kjent behov for videre oppfølging. Årsakene til dette er flere og sammensatte, og de gjelder både for psykiatri og somatikk. De henvendelsene ombudet får, dreier seg ofte om en kombinasjon av mangelfull kommunikasjon, uenighet eller uklarhet om ansvaret og hva som er det reelle behovet for oppfølging. I 2014 kom det også en rapport fra Norsk senter for menneskerettigheter ved det juridiske fakultet ved Universitetet i Oslo som konkluderer med at noe av behandlingen i norske sykehjem neppe er i overenstemmelse med Norges menneskerettslige forpliktelser. Ombudet i Telemark har et sterkt håp om at Fylkesmannens tilsyn og funn er en vekker også for de som ikke har tilsyn, og at ønsket om å lære av tilsynsmerknader hos andre er stor. Erfaringsmessig vet både pasienter og helsepersonell for lite om pasientrettigheter. Det er en risiko for at pasienter ikke får den oppfølging de har behov for og rett på. Ombudet erfarer i tillegg at noen pasienter ikke våger å si ifra dersom de er misfornøyd. En konsekvens av mangelfull oppfølging kan bli en forverring av pasientens helsetilstand

131 En pårørende tar kontakt på vegne av et familiemedlem som er svært syk. Pasienten har vært til mange utredninger og undersøkelser på forskjellige avdelinger. Når dette er gjort, «slippes» pasienten, og det er ingen som fanger henne opp og har et koordinerende ansvar for videre plan. Familien opplever at det er «mange kokker og mye søl», og at det ikke er noen som tar ansvar når de er ferdig med «sin» undersøkelse. Ved videre diagnostisering og behandling opplever familien mye rot og sommel. Ulik informasjon blir gitt i forhold til diagnose, og det er forsinkelser når pasienten skal settes opp på operasjonsprogrammet. Da det blir tatt kontakt med Pasient- og brukerombudet i Telemark, er tillitten til sykehuset svært lav, og pårørende vurderer å benytte seg av fritt sykehusvalg dersom de ikke opplever endringer i behandlingen og oppfølgingen av pasienten. Pårørende stiller spørsmål ved hva som hadde skjedd dersom denne pasienten ikke hadde hatt sterke pårørende. Hvor lenge ville hun ha «svevd» rundt i systemet uten at noen hadde tatt tak i saken? Til slutt Statistikk og eksempler fra hverdagen til Pasient- og brukerombudet kan fort fortone seg som en endeløs elendighetsbeskrivelse av et helsevesen i dyp krise. Slik er det ikke. Mange av de pasientene og brukerne som kontakter ombudet med problemer, er ofte svært reflekterte og nyanserte og roser det de ser fungerer. Ombudet bidrar flere ganger til møter mellom behandlere og pasienter eller brukere. Det blir ofte gode og opplysende møter hvor misforståelser ryddes av veien og kritikkverdige forhold blir løftet fram slik at helsevesenet får muligheten til å forbedre det som fungerer dårlig er innledet med løfter om «Pasientens helsevesen» og høsten 2015 kommer Nasjonal helse- og sykehusplan. Det ligger store forpliktelser og forventninger til det nye året! Pasient- og brukerombudet i Telemark får flere henvendelser i løpet av året tilsvarende dette eksempelet, der både pasient og pårørende opplever at «ingen» tar ansvar for pasienten. Det gjelder spesielt i de tilfellene hvor pasienten må innom flere ulike avdelinger på samme sykehus, eller der hvor det er flere sykehus som må samarbeide for å behandle pasienten. Dette fører til ekstra frustrasjon og en stor påkjenning for pasient og pårørende i en allerede svært krevende livssituasjon. Ved disse henvendelsene stilles det ofte spørsmål til organisering ved sykehuset; «Hvorfor er det ingen som sørger for koordineringen med behandling/ oppfølging med alvorlig syke pasienter?». «Hva skjer med de pasientene som ikke har pårørende til å hjelpe seg?» I noen tilfeller oppleves det også at beskjeder og planer ikke når frem til den aktuelle avdelingen eller legen, og at det igjen fører til ekstra «runder» i systemet for pasienten. Dette oppfattes også som dårlig kommunikasjon mellom de ulike avdelingene og legene. I en sårbar tid bør ikke pasient og pårørende behøve å måtte bekymre seg for om alle undersøkelser blir gjort, prøver blir tatt og om alle beskjeder blir sendt og mottatt som de skal. Pasient og pårørende bør bli beroliget med at her er det en som har et overordnet ansvar for at en behandlingsplan blir fulgt, og så kan pasienten og dens pårørende ha sitt fokus på pasienten

132 Pasient- og brukerombudet i Telemark Postboks 2632, 3702 Skien Telefon: e-post: telemark@pasientogbrukerombudet.no Besøksadresse: Fridtjof Nansensgate 19C, Skagerak Arena, Skien

133 Saksframlegg til ledergruppen ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Antikorrupsjonsprogram Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato HR-direktør Mai Torill Hoel Beslutningssak Spesialrådgiver Torkild Toft Trykte vedlegg: Helse Sør-Øst RHF, styresak Antikorrupsjonsprogram, saksframlegg Vedlegg styresak HSØ : Antikorrupsjonsprogram Helse Sør-Øst Vedlegg styresak HSØ : Implementeringsplan Helse Sør-Øst Oversendelsesbrev fra Helse Sør-Øst RHF til helseforetakene Implementeringsplan STHF Utrykte vedlegg: Håndbok Misligheter & korrupsjon vedlegg til styresak RHF (følg link/kopier til nettleser): %20og%20korrupsjon.pdf Ingress: Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet et eget antikorrupsjonsprogram. Programmet er styrebehandlet og vedtatt implementert i RHF et, og med oversendelse til underliggende helseforetak. STHF har bearbeidet og tilpasset tiltakspakken fra RHF i tråd med premissene. Forslagene til tiltaksplan og oppfølging følger i vedlegg 4 og 5. Forslag til vedtak: 1. STHF gjennomfører antikorrupsjonsprogrammet i tråd med føringer fra Helse Sør-Øst RHF. 2. STHF etablerer varslingsutvalg og implementering av tilpassede tiltak som foreslått i saken med start innføring fra september Side 1 av 3

134 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse Styret for Helse Sør-Øst har behandlet antikorrupsjonsprogram i Helse Sør-Øst i sak , der det ble vedtatt følgende: 1. Styret vedtar vedlagte antikorrupsjonsprogram med implementeringsplan for Helse Sør- Øst med oppstart 1. februar Antikorrupsjonsprogrammet med tilhørende verktøy oversendes helseforetakene for styrebehandling og videre oppfølging og implementering. Sak ligger vedlagt. I dokumentet Oppdrag og bestilling 2015 for Sykehuset Telemark HF er dette fulgt opp under punkt 1.1 Overordnede føringer, der det fremholdes at antikorrupsjonsprogrammet skal legges til grunn for utvikling av tjenestetilbudet. Videre under punkt 10, avsnitt Miljø, etikk og samfunnsansvar, mål 2015: Det vises til RHF-styresak som pålegger helseforetakene å følge opp, og rapportere på, tiltak beskrevet i Helse Sør-Øst antikorrupsjonsprogram. Formålet er gjennom systematisk tilnærming: Forebygge at økonomiske misligheter og korrupsjon skjer Øke muligheten til å avdekke eventuell korrupsjon Øke beredskapen for å håndtere en eventuell korrupsjonssak Mislighets- og antikorrupsjonsprogrammet i Helse Sør-Øst skal forhindre lovbrudd og korrupt praksis som kan begås: Utilsiktet som følge av manglende bevissthet og forståelse I villfarelse fordi man tror det at det er normal forretningsførsel og ikke et lovbrudd Motvillig i den tro det er nødvendig Bevisst for personlig eller foretakets vinning Programmet er delt inn i fem deler: Kontrollmiljø, risikoanalyser, kontrolltiltak, implementering og monitorering. Som en overbygging må det ligge en velfungerende varslingskanal og systematisk opplæring av ansatte. Ansvaret for å sørge for tilstrekkelig implementering av programmet er tillagt foretakets ledelse. RHF et har utarbeidet en verktøykasse som skal hjelpe helseforetakene med implementeringen. STHF har vurdert de ulike elementene i verktøykassen, og utarbeidet implementeringsplan som er tilpasset foretaket, og de premisser og rapporteringspunkter som er meldt fra HSØ. Det er særlig to temaer som fremholdes i STHFs oppfølging: 1. Viktigheten av et godt arbeidsmiljø 2. Etablering av varslingskanal som ivaretar og beskytter den som varsler, og som sikrer forsvarlig og trygg oppfølging av varsel som blir gitt. I sitt antikorrupsjonsprogram fremholder HSØ betydningen av arbeidsmiljø som den kanskje fremste faktoren for å forbygge økonomiske misligheter og korrupsjon. Medarbeidere som opplever å ha et trygt og godt arbeidsmiljø, med høy trivsel og lojalitet til jobben sin, er i mindre grad i risikosonen for å utføre etiske brudd eller lovbrudd, eller overse at andre gjør det. STHF har i mange år hatt gode resultater ved arbeidsmiljømålinger i medarbeiderundersøkelsen. 2

135 AMU og direktørens ledergruppe behandlet og godkjente i 2008 dokumentet Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen (TQM ID 9832). Dokumentet behandler nærmere rammene for varsel av kritikkverdige forhold på generell basis, og dekker således forhold av både medisinsk og økonomisk karakter eller andre kritikkverdige forhold. Dokumentet bør imidlertid tilpasses med henblikk på ytterligere tydeliggjøring og synliggjøring av varslingskanal og etablering av eget varslingsutvalg hva gjelder mulige økonomiske misligheter og korrupsjon. Vurdering Gjennom antikorrupsjonsprogrammet setter Helse Sør-Øst og helseforetakene et viktig fokus på korrupsjonsrisiko. Felles rammeverk i foretaksgruppen, en tilpasset lokal oppfølging og felles rutiner for rapportering vil i seg selv virke mobiliserende og forebyggende. Som offentlig helseforetak er det svært viktig at STHF opprettholder tilliten i samfunnet, og aktivt jobber for å forhindre misligheter og korrupsjon, og samtidig øker evnen til å oppdage og håndtere slike saker hvis det likevel skulle skje. STHF vil ha en gjennomgang og oppdatering av eksisterende retningslinjer. Varslingskanal bør fremheves og synliggjøres overfor alle ansatte på en enda tydeligere måte enn dagens varslingsmuligheter. Videre bør det som følge av anbefalingen fra Helse Sør-Øst etableres eget varslingsutvalg med tilhørende mandat, inkludert klargjøring av hvordan varslingsutvalget skal behandle innmeldte saker. STHFs implementeringsplan er basert på en operasjonalisering av RHF ets tiltakspakke, jf vedlegg. Tiltakspakken henviser ofte til håndboken Misligheter & korrupsjon - en håndbok til bruk i spesialisthelsetjenesten. Håndbok er tilgjengelig på nett via vedlagt link. Oppfølging av antikorrupsjonsprogrammet er en kontinuerlig aktivitet, som i sum skal gi den nødvendige kulturmobilisering. Ledere har et særskilt ansvar for å holde fokus, initiere og følge opp sine medarbeidere. Ansatte har et medansvar for å skape godt arbeidsmiljø, åpenhetskultur og etisk mobilisering. Sammenstilling av tiltak fremgår av vedlagte implementeringsplan. Konklusjon Styret støtter forslag til vedtak, med tilhørende implementeringsplan. 3

136 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 18. desember 2014 SAK NR ANTIKORRUPSJONSPROGRAM I HELSE SØR-ØST Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar vedlagte antikorrupsjonsprogram med implementeringsplan for Helse Sør-Øst med oppstart 1.februar Antikorrupsjonsprogrammet med tilhørende verktøy oversendes helseforetakene for styrebehandling og videre oppfølging og implementering. Hamar, 10. desember 2014 Peder Olsen administrerende direktør Side 1 av 5

137 1. Hva saken gjelder Det vises til styresak hvor det ble vedtatt et rammeverk for arbeidet med et antikorrupsjonsprogram i Helse Sør-Øst. Programmet med en tilhørende håndbok og verktøykasse er nå utviklet og klar til å tas i bruk i helseforetakene. Formålet med et antikorrupsjonsprogram i Helse Sør-Øst er å: Forebygge at korrupsjon skjer Øke muligheten til å avdekke eventuell korrupsjon Øke beredskapen for å håndtere en eventuell korrupsjonssak Programmet bygger på foretaksgruppens generelle etiske retningslinjer og etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt (sakene 095/2009 og 004/2012). 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer Antikorrupsjonsprogrammet er sendt ut på en innspillsrunde og arbeidsgruppen mottok ni innspill som deretter er blitt arbeidet inn i programmet og håndboken. Det er også blitt utarbeidet en implementeringsplan som ligger vedlagt. Denne utdyper programmet og gir anbefalinger til utførelse samt en plan over hva som skal rapporteres inn til det regionale helseforetaket. Det er valgt å legge rapportering inn i allerede eksisterende rapporteringsrutiner i regionen. Oppbygging av programmet Antikorrupsjonsprogrammet er bygd på Rammeverk for god virksomhetsstyring, intern styring og kontroll i Helse Sør-Øst. Med intern styring og kontroll menes i følge instruks for Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst 2012: Prosesser, systemer og rutiner igangsatt av ledelsen og de ansatte for å gi rimelig sikkerhet for at det regionale helseforetaket og helseforetakene når sine målsettinger om målrettet og effektiv drift, pålitelig styringsinformasjon og etterlevelse av lover og regler. Det anbefales at antikorrupsjonsprogrammet vedtas av styret og formaliseres som krav i oppdragog bestillerdokumentet som gis fra Helse Sør-Øst RHF til helseforetakene. Ansvaret for å sørge for tilstrekkelig implementering av antikorrupsjonsprogrammet tillegges foretakets ledelse. For å systematisere implementeringen av antikorrupsjonsprogrammet bør det avsettes tilstrekkelige ressurser i de sentrale stabsfunksjonene som vist i figuren under. Side 2 av 5

138 Formålet med antikorrupsjonsprogrammet i Helse Sør-Øst er gjennom systematisk tilnærming å: Forebygge misligheter og korrupsjon ved å: o Kartlegge risikoområder o Iverksette kontrolltiltak for å hindre muligheten for å begå økonomisk kriminalitet. o Sørge for at regler og retningslinjer er tilstrekkelig og blir fulgt, og at opplæring blir gitt. Programmet er delt inn fem deler: Kontrollmiljø, risikoanalyser, kontrolltiltak, implementering og monitorering. Som en overbygging ligger en velfungerende varslingskanal og systematikk opplæring av ansatte. Viktigheten av et godt arbeidsmiljø Antikorrupsjonsprogrammet vektlegger i stor grad viktigheten av et godt og trygt arbeidsmiljø. Teorien brukt i utarbeidelse av programmet og håndboken er entydig på at medarbeidere med høy trivsel og lojalitet til jobben sin, i mindre grad er i risikosonen for å utføre etiske brudd eller lovbrudd, eller overse at andre gjør det. Selv om lav trivsel og dårlige arbeidsforhold ikke nødvendigvis fører til misligheter, øker det risikoen for at ansatte lettere kan argumentere både for seg selv og andre for å rettferdiggjøre uetiske og/eller ulovlige handlinger. Manglende motivasjon og lojalitet gjør det også enklere å overse andres lovbrudd og den sosiale kontrollen blir svak. Dette punktet ble også bedt tydeliggjort i innspillsrunden både fra møte med de konserntillitsvalgte og fra Transparency International Norge. Det anbefales med bakgrunn i dette, at den årlige medarbeiderundersøkelsen blir tatt med i vurderingen når det gjøres risikovurderinger av mislighets- og korrupsjonsrisikier i foretakene. Varsling En forutsetning for en åpen kultur i foretaket er at de ansatte har tillit til sine ledere. De må være sikre på at deres ytringer blir hørt og vurdert. Videre må de oppleve at varsling om kritikkverdige forhold ikke vil bli møtt med sanksjoner. Lederne må signalisere at de ønsker kritiske tilbakemeldinger En velfungerende varslingsordning er et viktig supplement til ledelsens arbeid med å motvirke og avdekke økonomisk kriminalitet i foretaket. Det er vesentlig at varslingsordningen er godt kjent i foretaket og at alle foretak har et velfungerende varslingsutvalg. Arbeidsgruppen har i håndboken lagt inn anbefalinger for å sikre gode varslingsrutiner bygget på dokumentet Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten. De ansatte skal være trygge på at et eventuelt varsel blir behandlet fortrolig. Det betyr at varslerens identitet ikke skal være kjent av flere enn det som er absolutt nødvendig for saksbehandlingen. Det anbefales også at varsling skal gjøres i linjen. Det er derimot tilfeller hvor det bør være mulighet til å varsle anonymt. Anonym varsling er utfordrende å følge opp på en god måte. Det setter økt krav til informasjon siden varslingsutvalget ikke kan kommunisere med varsler. Det er imidlertid bedre å varsle anonymt, enn ikke å varsle når man har mistanke om kritikkverdige forhold. Arbeidsgruppen anbefaler at man på sikt ser på om det vil være formålstjenelig å anskaffe et felles verktøy for anonym varsling via en elektronisk portal. Dette er ikke en ekstern varslingskanal, kun en anonymisering av varsler på en forsvarlig måte. Alle helseforetak bør i så fall ha en link på sine intranett- og internettsider og varsler kan selv bestemme hvilket foretak varselet skal gå til. Side 3 av 5

139 Tiltaket bør vurderes ved et senere tidspunkt etter at antikorrupsjonsprogrammet er blitt implementert i alle foretak. Transaksjonsanalyser I påvente av en framtidlig løsning med et felles innkjøps- og økonomisystem (ERP) i regionen, som i mye større grad vil sikre internkontrollen gode løsninger i bunn, bør transaksjonsanalyser benyttes for i større grad sikre at eventuelle misligheter blir avdekket. Med transaksjonsanalyser menes gjennomgang av datakvalitet i leverandør- og ansattregisteret, kryssjekk av relevante data i leverandørregisteret mot tilsvarende data i ansattregisteret, analyser av inngående fakturaer, analyser av lønnsutbetalinger med mer. Dette er analyser ekstern revisor kan utføre og/eller det kan implementeres i internkontrollens arbeid. Verktøykasse Arbeidsgruppen har utviklet ulike typer verktøy som legges i en verktøykasse til bruk i foretakene. Denne vil være klar medio januar 2015 og inneholder blant annet: E-læringskurs o Etiske retningslinjer for innkjøp o Lov om offentlige anskaffelser_grunnkurs 1 o Samarbeidsavtalene med leverandørorganosasjonene o Dilemmatrening etiske dilemmaer Forslag til retningslinjer/rutiner o Varslingsrutiner o Rutiner ved avdekking av økonomisk kriminalitet o Forslag til mandat for varslingsutvalg Power Point o Dilemmasamlinger ulike presentasjoner o Antikorrupsjonsprogram enkel presentasjon o Etiske retningslinjer enkel presentasjon o Samarbeidsavtaler med leverandørorganisasjoner enkel presentasjon Brosjyrer o Antikorrupsjonsprogrammet o Varsling i Helse Sør-Øst o Etiske retningslinjer, generelle o Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt Håndbok o Håndbok for antikorrupsjon og misligheter, full versjon o Håndbok for antikorrupsjon og misligheter, kortversjon Andre dokumenter o Etiske retningslinjer i Helse Sør-Øst o Tekstforslag til malverk for anskaffelser o Oversikt over nyttige lenker og hjelpemidler andre steder Side 4 av 5

140 3. Administrerende direktørs anbefaling Det skal ikke være tvil om at Helse Sør-Øst er imot alle former for misligheter og korrupsjon, og vil arbeide aktivt for å sikre at dette ikke forekommer i virksomheten. Ved å etablere et felles antikorrupsjonsprogram i foretaksgruppen, får man et felles rammeverk som er gjenkjennbart og sikrer felles rutiner for rapportering på dette arbeidet. Det er viktig at Helse Sør-Øst opprettholder tilliten i samfunnet og jobber mot å forhindre både misligheter og korrupsjon og samtidig øke evnen til å oppdage og håndtere det hvis det likevel skulle skje. Befolkningen skal være trygg på at dette gjøres på en måte som ivaretar fellesskapets beste. Håndboken og antikorrupsjonsprogrammet vil være nyttige verktøy for å sikre dette viktige arbeidet i foretakene i Helse Sør-Øst. Administrerende direktør anbefaler styret å godkjenne antikorrupsjonsprogrammet i Helse Sør- Øst. Trykte vedlegg: Antikorrupsjonsprogram i Helse Sør-Øst Håndbok for misligheter og korrupsjon for Helse Sør-Øst Implementeringsplan for antikorrupsjonsprogrammet Liste over deltagere i arbeidsgruppen Utrykte vedlegg: Etiske retningslinjer for Helse Sør-Øst Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst Alle innspill i helhet fra innspillsrunden Side 5 av 5

141 Antikorrupsjonsprogram Helse Sør-Øst