KJØP AV LUNNERLINNA 43 A OG B

Transkript

1 KJØP AV LUNNERLINNA 43 A OG B OG PLANLAGT OMBYGGING TIL DAGSENTER PSYKIATRI. Lunner kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport /RG

2 FORORD Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN KONTROLLUTVALGETS BESTILLING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER METODE ENHETER VI HAR INNHENTET INFORMASJON FRA INTERVJUER OG MØTER: INNHENTING AV DOKUMENTER: REVISORS VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET VED DATAGRUNNLAGET KILDER FOR REVISJONSKRITERIER UTREDNINGSPROSESSEN REVISJONSKRITERIER BESKRIVELSE AV UTREDNINGER, ORGANISERING OG KOSTNADSBEREGNINGER REVISJONENS VURDERINGER RÅDMANNENS FULLMAKT REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERINGER KJØP AV LUNNERLINNA 43 A OG B REVISJONSKRITERIER BESKRIVELSE AV FAKTA REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER UTREDNINGSPROSESSEN RÅDMANNENS FULLMAKT KJØPET AV LUNNERLINNA 43 A OG B ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG 1 TABELL MED OVERSIKT OVER VEDTAK OG ANDRE HENDELSER VEDLEGG 2 RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 SAMMENDRAG Lunner kommune kjøpte eiendommen Lunnerlinna 43 a og b i januar 2013 for 4,3 mill. kroner ekskl. omkostninger. En del av eiendommen var tidligere benyttet til butikkdrift for Tunet Jern og Farge, mens en annen del er leid ut til Lunner kirkelige fellesråd. Lunner kommune planlegger å bygge om eiendommen til kontorer og dagsenter for psykiatrien og det ble satt av 7,3 mill. kroner på investeringsbudsjettet for 2013 til dette formålet. Vinteren 2013 ble kostnadsoverslaget revidert. Det reviderte kostnadsoverslaget viser at ombyggingen av eiendommen blir omtrent dobbelt så dyr som budsjettert. Dette er noe av bakgrunnen for at formannskapet og kontrollutvalget ba Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre en undersøkelse av prosessen omkring kjøp av eiendommen. Formålet med prosjektet er for det første å gi en oversikt over prosessen som ledet fram til kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b og den planlagte ombyggingen til Lunnertunet psykiatriske dagsenter. For det andre er formålet å gi en vurdering av prosessen sett i lys av rådmannens ansvar for forsvarlig saksutredning og betryggende kontroll, jfr klv Vi har arbeidet etter følgende problemstillinger: 1. Er kjøpet av Lunnerlinna 43A og B og den planlagte ombyggingen til psykiatrisk dagsenter utredet på en forsvarlig måte? 2. Hadde rådmannen fullmakt til å kjøpe eiendommen? 3. Er kjøpet av Lunnerlinna 43A og B gjennomført på en profesjonell måte som sikrer riktig prisfastsettelse? Prosjektet er gjennomført ved dokumentgjennomgang og intervjuer. Revisjonens konklusjoner (utdrag): Problemstilling 1) Vi har vurdert om budsjettet for kjøp av eiendom og ombygging til dagsenter var realistisk. Vi kan ikke se at det er tatt hensyn til utredninger om bruken av bygget (rombehov mv) som ble gjennomført høsten Vi mener dette var ny informasjon som kunne gitt grunnlag for et mer gjennomarbeidet og sannsynligvis mer realistisk kostnadsoverslag. Beregningene ble ikke kvalitetssikret etter forutsetningene. Konsekvensen av at kostnadsberegningene var mangelfulle var at kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b ble basert på feil premisser. Kostnadsoverslaget burde vært bedre dokumentert. Revisjonen mener også at politiske organer burde fått presentert premissene for utredningen av kostnader. Vi har også vurdert utredningsprosessen som pågikk forut for budsjettvedtaket. Vi har valgt å legge vekt på forhold som vi mener kunne vært utredet eller organisert bedre eller presentert på en bedre Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 måte for politiske organer, framfor å konkludere med avvik eller at noe er riktig eller galt. Ideskissa lagt fram høsten 2011 viser at kommunen var tidlig ute med å konkretisere en bestemt løsning for dagsenteret. Forslaget i skissa er konkret på hvilken eiendom som skal erverves og bygges om. Det går imidlertid ikke fram hvorfor administrasjonen mener at det er en god ide å kjøpe eiendommen. Revisjonen mener at det kunne vært hensiktsmessig å skille bedre mellom behovsutredningen og forslaget om konkrete forslag til tiltak i utredningene. Ledergruppa, i egenskap av å være styringsgruppe har ikke hatt en systematisk oppfølging og kvalitetskontroll av prosjektet. Prosjektet synes å ha vært lite forankret i ledergruppa. Problemstilling 2 Problemstillingen gikk ut på om rådmannen hadde fullmakt til å kjøpe eiendommen. Revisjonen er usikker på om delegeringsreglementets bestemmelser om anskaffelser også er ment å gjelde kjøp av fast eiendom. Revisjonen mener at delegeringsreglementet ikke er klart på om rådmannen hadde fullmakt til å kjøpe Lunnerlinna 43 a og b. Problemstilling 3 Den siste problemstillingen er om kjøpet av Lunnerlinna 43 A og B er gjennomført på en profesjonell måte som sikrer riktig prisfastsettelse. Lunnerlinna 43 a og b ble kjøpt for 4,3 mill. kroner som tilsvarer det tilbudet som selger ga kommunen. Salgsprosessen og de vurderinger som er gjort i den forbindelse er ikke dokumentert. Etter revisjonens vurdering burde kommunen ha vurdert å innhente ny takst og lagt inn bud på eiendommen. Hele kjøpsprosessen og dialogen med selger er gjennomført av tidligere kommunalsjef. Det var også han som avtalte pris med selger. Eiendom og infrastruktur ble ikke involvert i prosessen før tre dager før kontrakten skulle undertegnes. Kommunen har i denne kjøpsprosessen etter revisjonens vurdering ikke sørget for etterprøvbarhet og gjennomsiktighet. Kjøpsprosessen burde vært dokumentert, det burde i den forbindelse fremgått hvilke vurderinger som var lagt til grunn. Kjøpsprosessen og avtale om pris burde ikke vært gjennomført av en person alene. Anbefalinger Kommunen bør gå gjennom egne metoder for organisering, styring og kontroll av investeringsprosjekter og andre utredninger. Vi har fått opplyst at dette arbeidet er i gang og at det arbeides med en milepælstruktur. På grunnlag av dette revisjonsprosjektet har vi satt opp noen punkter kommunen bør se spesielt på: Kommunen bør vurdere en klarere faseinndeling av investeringsprosjektene Det bør klargjøres hvilke krav det skal settes til beregninger av kostnader i ulike faser. Det bør utredes alternative løsninger der det er aktuelt. Rådmannens, kommunalsjefenes og styringsgruppas rolle og ansvar som prosjekteier bør gjennomgås. Spesielt bør det vurderes hvordan prosjektarbeidet skal kvalitetssikres. Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN Lunner kommune kjøpte eiendommen Lunnerlinna 43 a og b fra Rogneby Edvardsen Eiendom AS i januar 2013 for 4,3 mill. kroner ekskl. omkostninger. En del av eiendommen var tidligere benyttet til butikkdrift for Tunet Jern og Farge, mens en annen del er leid ut til Lunner kirkelige fellesråd. Lunner kommune planlegger å bygge om eiendommen til kontorer og dagsenter for psykiatrien og det ble satt av 7,3 mill. kroner på investeringsbudsjettet for 2013 til Dagsenter psykiatri. Dette beløpet fordeler seg med 4,3 mill. kroner til kjøp av eiendom og 3,0 mill. kroner til ombyggingen. Vinteren 2013 ble kostnadsoverslaget revidert. Det reviderte kostnadsoverslaget viser at ombyggingen av eiendommen blir omtrent dobbelt så dyr som budsjettert. Dette er noe av bakgrunnen for at formannskapet og kontrollutvalget ønsket å undersøke prosessen rundt utredningen av investeringsprosjektet. 1.2 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Kontrollutvalget gjorde i møte 30. april 2013 i sak 11/2013 følgende vedtak: 1. Formannskapets vedtak i møte 15/4-13 med anmodning til kontrollutvalget om å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av saken, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS gjennomføre en undersøkelse av prosessen omkring kjøp av nåværende Lunnertunet Psykiatriske dagsenter (lokalisert i «farvehandel»). 3. Undersøkelsen rettes primært mot rådmannens ansvar for å «påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet», jf. kommunelovens 23 nr Kontrollutvalget delegerer til utvalgsleder, i samarbeid med sekretær og Innlandet Revisjon IKS, å utarbeide forslag til mer detaljerte problemstillinger for undersøkelsen. 5. Innlandet Revisjon IKS bes om å presentere en statusrapport i neste møte. På grunnlag av pkt 4 i vedtaket utarbeidet revisjonen en prosjektplan som ble lagt fram for kontrollutvalget i deres møte Kontrollutvalget godkjente prosjektplanen og vedtok at de tok sikte på å behandle revisjonsrapporten i møte den 19. september Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 1.3 FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Formålet med prosjektet er for det første å gi en oversikt over prosessen som ledet fram til kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b og den planlagte ombyggingen til Lunnertunet psykiatriske dagsenter. For det andre er formålet å gi en vurdering av prosessen sett i lys av rådmannens ansvar for forsvarlig saksutredning og betryggende kontroll, jfr klv Vi har arbeidet etter følgende problemstillinger: 4. Er kjøpet av Lunnerlinna 43A og B og den planlagte ombyggingen til psykiatrisk dagsenter utredet på en forsvarlig måte? a. Var budsjettet for ombygging til dagsenter som ble presentert i årsbudsjettet for 2013 realistisk? b. Ble utredningen gjennomført i samsvar med mandat for utredningene, økonomireglementet og anbefalinger om god prosjektstyring? 5. Hadde rådmannen fullmakt til å kjøpe eiendommen? 6. Er kjøpet av Lunnerlinna 43A og B gjennomført på en profesjonell måte som sikrer riktig prisfastsettelse? a. Hvilke vurderinger lå til grunn for prisfastsettelsen? b. Er kjøpsprosessen gjennomført slik at hensynet til habilitet, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet sikres? Problemstillingene er omformulert litt i forhold til prosjektplanen og vi har formulert noen underproblemstillinger. Hensikten med endringene er å få mer struktur på gjennomgangen. Utredningen som førte til at det ble satt av 7,3 mill. kroner på budsjettet for 2013 til dagsenter psykiatri er inkludert i bredere utredninger om samordnet tilbud innen psykisk helse og samhandlingsreformen. Vi har avgrenset revisjonsprosjektet til å se på de deler av utredningene som er relevante i forhold til dette investeringsprosjektet. Vi har videre valgt å fokusere på utredningen av investeringskostnadene, da vi har lagt til grunn at det først og fremst er dette formannskapet og kontrollutvalget er opptatt av. Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 2. METODE 2.1 ENHETER VI HAR INNHENTET INFORMASJON FRA Figur 2.1 viser organisasjonskartet for Lunner kommune. Rådmannens ledergruppe består av rådmann Tore Molstad Andresen og to kommunalsjefer. Dette er Idun Eid (fra august 2011) og Frode Holst (fram til mars 2013 da han sluttet). Relevante enheter i vår undersøkelse er i tillegg stab for planlegging, utvikling og faglig samordning (PUF), samt enhetene Eiendom og Infrastruktur, Tilrettelagte tjenester og Psykisk helse (sistnevnte ikke med i kartet). De blå linjene viser hvilke enheter hver av kommunalsjefene har oppfølgingsansvaret for. FIGUR 2.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING. KILDE: INTERVJUER OG MØTER: Vi har hatt oppstartmøte med rådmann Tore Molstad Andresen, rådgiver helse og omsorg Tove Smeby Vassjø i PUF, leder for enheten Tilrettelagte tjenester Ann Herborg Fagerli og leder for enheten Eiendom og infrastruktur Knut Eraker Hole. Disse personene er også fulgt opp med videre telefonsamtaler og korrespondanse på e-post. Vi har også hatt et avslutningsmøte med de samme personene og kommunalsjef Idun Eid i august da prosjektet var nesten ferdig. Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 Vi har også gjennomført intervjuer / samtaler med kommunalsjef Idun Eid og tidligere kommunalsjef Frode Holst og to ansatte i enhet for Eiendom og infrastruktur. Dette er Atle Holmstykket som tok over som prosjektleder for investeringsprosjektet i januar 2013 og Guri Kjærem som fikk oppgaver i forbindelse med kontrakten. Videre har vi gjennomført telefonintervju med daglig leder i Rogneby Edvardsen eiendom AS, Levi Edvardsen som stod for salget av Lunnerlinna. Vi har også hatt en kort samtale på mail med representant for Eiendomsmegler 1 på Gran for å få tilgang til takst på eiendommen Lunnerlinna 43 a og b. 2.3 INNHENTING AV DOKUMENTER: Vi har undersøkt om det finnes retningslinjer, rutinebeskrivelser og liknende som inneholder anvisninger for hvordan kjøp av eiendom, utredning av saker til politisk behandling, investeringsprosjekter mv skal gjennomføres i Lunner kommune. Vi har dessuten gått gjennom aktuelle bestemmelser i økonomireglementet og delegeringsreglementet. Vi har gått gjennom saksframlegg og andre dokumenter som er lagt fram for eller som har vært grunnlag for politisk behandling for de sakene vi anser som relevante i vår undersøkelse. Dette har vært et relativt omfattende arbeid, siden utredningsarbeidet har vært inkludert i flere utredningsprosesser. Vi har også innhentet annen dokumentasjon. Dette gjelder blant annet takst på eiendommen, mailkorrespondanser, referater, dokumentasjon av kostnadsberegninger ved ombyggingen mv. Vi har innhentet mesteparten av dokumentene fra Lunner kommune. Salgsoppgave med takst fra 2010 på eiendommen Lunnerlinna 43 a og b er innhentet fra Eiendomsmegler 1 på Gran. To mailer fra selger av eiendommen til kommunalsjef Holst er innhentet fra selger. I referanselisten er det utarbeidet en oversikt over de dokumentene vi har gått gjennom. 2.4 REVISORS VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET VED DATAGRUNNLAGET Dette er ikke et vanlig forvaltningsrevisjonsprosjekt, men det er gjennomført så langt det er mulig i samsvar med «Standard for forvaltningsrevisjon» RSK Utfordringene i dette prosjektet har først og fremst vært å skaffe oversikt over alle de ulike prosessene som har pågått og få til en avgrensing mot det som ikke er relevant for dette revisjonsprosjektet. Vi mener at intervjuene og dokumentgjennomgangen til sammen gir et tilstrekkelig grunnlag for revisors vurderinger og konklusjoner. Alle som er intervjuet har fått referat til gjennomsyn og kommentarer. 1 Fastsatt av NKRFs styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk for forvaltningsrevisjonsprosjekter med oppstart etter samme dato. Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. I dette kapitlet redegjør vi kort for de viktigste kildene vi har benyttet som grunnlag for å utlede revisjonskriterier, mens revisjonskriteriene er nærmere konkretisert i tilknytning til hver enkelt problemstilling i kapitlene 4-6. Problemstilling 1 Er kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b og den planlagte ombyggingen til psykiatrisk dagsenter utredet på en forsvarlig måte? Kontrollutvalgets utgangspunkt for revisjonsprosjektet er rådmannens ansvar for saksutredning og betryggende kontroll, jfr i kommuneloven som lyder som følger: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Den sentrale beslutningen som vi ønsker å vurdere om er forsvarlig utredet er vedtaket i årsbudsjettet for 2013 om å bevilge 7,3 mill. kroner til dagsenter psykiatri. Utgangspunktet for vår revisjon er å undersøke om rådmannens utredning har gitt et riktig og tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for politiske organer. Vi har delt problemstillingen inn i to underproblemstillinger som konkretiserer hvilke temaer vi har sett på. I den første underproblemstillingen har vi undersøkt om budsjettet for investeringen var realistisk. I den andre underproblemstillingen har vi vurdert rådmannens utredningsprosess. a. Var budsjettet for ombygging til dagsenter som ble presentert i årsbudsjettet for 2013 realistisk? Kommunelovens 46.3 stiller krav om at årsbudsjettet skal være realistisk, dvs at det skal fastsettes på grunnlag av forventede inntekter og utgifter i budsjettåret. For å konkretisere hvilke krav som kan stilles for dette investeringsprosjektet har vi tatt utgangspunkt i kommunens økonomireglement, kapittel 8 om retningslinjer for gjennomføring av investeringsprosjekt. Vi har i tillegg undersøkt om aktuelle politiske vedtak i forkant av budsjettvedtaket eller mandater for de utredningene som er gjennomført gir konkrete krav til utredningen av kostnader. Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 b. Ble utredningen gjennomført i samsvar med mandatet for utredningen, økonomireglementet og anbefalinger om god prosjektstyring. Vi har undersøkt om utredningsprosessene er gjennomført i henhold til forutsetninger for utredningsarbeidet. Disse forutsetningene finner vi blant annet i mandatene for utredningene. I kapittel 8 i kommunens økonomireglement er det også gitt anvisninger på hvordan investeringsprosjekter skal organiseres og gjennomføres. I tillegg har vi benyttet anbefalinger fra litteratur om prosjektstyring- og organisering som revisjonskriterier for å vurdere utredningsprosessen. Anbefalinger i litteratur om prosjektstyring er ikke like autoritative som lover og annet regelverk. De vurderingene vi gjør på grunnlag av disse kriteriene er derfor først og fremst ment som innspill til kommunen om forhold som kan forbedres. Problemstilling 3 Hadde rådmannen fullmakt til å kjøpe eiendommen? Her har vi drøftet om kommunestyrevedtaket i forbindelse med årsbudsjettet for 2013 (sak 124/12) ga rådmannen fullmakt til å kjøpe Lunnerlinna 43 a og b. I delegeringsreglementet er det pkt 3 «Reglement for delegering av myndighet fra kommunestyret til rådmannen» som er relevant for våre vurderinger, og spesielt avsnittene om anskaffelser og eiendomsforvaltning (kjøp og salg av fast eiendom). Problemstilling 4 Er kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b gjennomført på en profesjonell måte som sikrer riktig prisfastsettelse? Her har vi delt inn problemstillingen i to underproblemstillinger som viser hva vi konkret har sett på; a) Hvilke vurderinger lå til grunn for prisfastsettelsen? Lunner kommune har ikke egne retningslinjer for gjennomføringen av kjøp av fast eiendom som vi kan bruke som revisjonskriterier. Vi har lagt til grunn at administrasjonen har plikt til å sørge for at kommunens midler forvaltes på en rasjonell og effektiv måte (jfr kommunelovens 1) og at administrasjonen derfor bør sikre at kjøp av eiendom skjer på en forretningsmessig måte der det sikres at kjøpet skal representere en mest mulig fordelaktig anskaffelse for kommunen. b) Er kjøpsprosessen gjennomført slik at hensynet til habilitet, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet sikres? Her har vi lagt til grunn sentrale forvaltningsmessige prinsipper og regelverk som stiller krav til habilitet, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet. Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 4 UTREDNINGSPROSESSEN Problemstilling 1: Er kjøpet av Lunnerlinna 43A og B og den planlagte ombyggingen til psykiatrisk dagsenter utredet på en forsvarlig måte? Underproblemstillinger: Var budsjettet for ombygging til dagsenter som ble presentert i årsbudsjettet for 2013 realistisk? Ble utredningen gjennomført i samsvar med mandat for utredningene, økonomireglementets bestemmelser om investeringer og anbefalinger om god prosjektstyring. 4.1 REVISJONSKRITERIER Vi har vurdert rådmannens saksutredning i forhold til kommunestyrets vedtak i årsbudsjettet for 2013 om å bevilge 7,3 mill. kroner til prosjekt 307 Dagsenter psykiatri. Dette er også kostnadsrammen for prosjektet og det er dette beløpet vi skal undersøke om er realistisk. Vi har ikke sett på driftskonsekvensene av tiltaket. Rådmannen er ansvarlig for forsvarlig saksutredning og betryggende kontroll, jfr 23.2 i kommuneloven. I Bernt og Overå 2011 s 188 står det: Ansvaret for å påse at sakene er forsvarlig utredet, innebærer ikke noen form for utsettende veto fra administrasjonssjefens side om han/hun mener det ikke har vært tid eller ressurser til å gjennomføre en skikkelig saksutredning. Det er lederen av vedkommende folkevalgte organ som setter opp dagsordenen til det enkelte møte, se lovens 32 nr. 2. Administrasjonssjefen eller den som legger saken fram på hans eller hennes vegne vil imidlertid ha plikt til å gjøre oppmerksom på eventuelle svakheter og ufullstendigheter i saksforelegget, slik at de folkevalgte kan ta hensyn til dette. Internkontrollansvaret innebærer at administrasjonssjefen skal etablere system for å sikre betryggende kontroll og teste at disse systemene virker 2. Revisjonen har ikke funnet autoritative revisjonskriterier som er konkrete på hva «betryggende kontroll» og «forsvarlig utredning» innebærer i praksis på generell basis. Hva som er forsvarlig utredning og betryggende kontroll må vurderes i forhold til konkrete problemstillinger. 2 Kommunal- og regionaldepartementet 2009: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 4.1.1 KRAV TIL AT BUDSJETTET FOR INVESTERINGEN SKAL VÆRE REALISTISK 46.3 i kommuneloven stiller krav om at årsbudsjettet skal være realistisk. Det betyr at det skal fastsettes på grunnlag av forventede inntekter og utgifter i budsjettåret. I 46.4 står det at årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte og at kommunestyrets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. Av økonomireglementet kapittel 8.5 går det blant annet fram at utgifter til investeringsprosjekt skal tas med ved rullering av kommunedelplanene og derfra ved rullering av økonomiplan. Politisk vedtak før igangsetting skal blant annet inneholde (Vi har ikke tatt med alle punktene): «Utgiftsramme for hele investeringsprosjektet basert på anbud/tilbud evt et realistisk utgiftsoverslag, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter.» I mandatet for prosjektet «Reform i Lunner» 3 står det følgende under delprosjektet Lunner psykiatritjeneste: «Innarbeide drift og investering som følge av pkt. 2.1, 2.2 og 2.3 i tempo og aktivitetsplan i «Reform Lunner». Innarbeides i omsorgsplanen, teknisk plan og budsjett/handlingsplan. Utrede behovet for boveiledning/ambulante tjenester til mennesker som ikke har tilbud om, og/eller behov for døgnkontinuerlig tjeneste. Beregning av oppussingskostnader Lunner bofellesskap. Beregne kjøp /ombygging av eks bygg i Lunner sentrum evt nybygg.» Revisjonen mener at det ut fra kommunelovens økonomibestemmelser, økonomireglementet og mandatet for utredningen gitt i prosjektet «Reform i Lunner» er forventet at det skulle utarbeides et realistisk anslag for investeringskostnadene når det gjelder dagsenter psykiatri. Det finnes imidlertid ikke interne retningslinjer med konkrete anvisninger for hvordan kostnadsoverslaget skal settes opp eller hvor grundig utredningen skal være for at den skal anses som realistisk. Vi har dermed ikke helt klare revisjonskriterier for å vurdere hva som skal til for at kostnadsanslaget skal være realistisk, men har valgt å legge til grunn følgende kriterier. Budsjettet bør fastsettes på grunnlag av tilgjengelige opplysninger Det bør foreligge en dokumentasjon på beregningene og en begrunnelse for de vurderingene som er gjort, evt en redegjørelse angående usikkerheten i tallene. Vesentlige premisser for kostnadsoverslaget bør gå fram av saksutredningen UTREDNINGSPROSESSENE Vi har valgt å undersøke om investeringsprosjektet Dagsenter psykiatri er forsvarlig utredet ved å se på hvordan rådmannen har gjennomført de utredningsprosessene som pågikk forut for budsjettvedtaket. Innfallsvinkelen til denne gjennomgangen er anbefalinger for styring og 3 «Reform i Lunner. Mål og rammer». Se nærmere beskrivelse av politiske vedtak i kapittel 4.2. Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 organisering av prosjekter og annet utredningsarbeid hentet fra forskningsbasert litteratur (se litteraturliste). Vi har forsøkt å se disse anbefalingene i sammenheng med de forutsetningene for prosjektstyring som er nedfelt i kapittel 8 i økonomireglementet og i mandatet for de utredningene som har pågått i forkant av budsjettvedtaket for I dette revisjonsprosjektet har vi først og fremst sett på planleggingsfasen eller utredningsfasen av prosjekter. I denne fasen er administrasjonens rolle først og fremst å skaffe til veie et godt beslutningsgrunnlag for formannskap og kommunestyre, samt å sørge for at prosjektet er planlagt så godt at det kan gjennomføres i praksis innenfor de vedtatte rammer. I det følgende har vi konkretisert revisjonskriteriene nærmere: Det bør være en klar faseinndeling med klare beslutningspunkter i investeringsprosjekter I litteraturen om prosjektstyring som vi har sett på synes det å være enighet om at en formell inndeling av prosjektarbeidet i faser og aktiviteter både er hensiktsmessig og nødvendig for å få til en god overordnet styring av byggeprosjekter og andre typer prosjekter. Rolstadås (2006) sier at en faseinndeling av prosjektet kan bidra til en oppdeling i passende enheter som hver for seg er overkommelige ut fra en styringsmessig synsvinkel. Kompleksiteten i prosjektet reduseres på denne måten. Til hver fase vil det være knyttet leveranse av definerte resultater i form av fysiske gjenstander, systemer, rapporter og lignende. Utløpet av fasen utgjør et kontrollpunkt på om disse resultatene er oppnådd. Det er flere grunner til å faseinndele et prosjekt. En av grunnene kan være at det ikke er mulig å planlegge hele prosjektet under ett. Dette kan for eksempel være tilfelle hvis de beslutningene man tar på ett stadium i prosjektet avgjør hvilke aktiviteter man bør utføre senere i prosjektet. 4 I kapittel 8 i økonomireglementet i Lunner kommune er det ikke beskrevet noen fullstendig faseinndeling av investeringsprosjekter. I avsnitt 8.4 omhandles behovsutredning. Her går det fram at rådmannen har ansvaret for å ta initiativ til å legge fram prioriterte investeringsbehov til politisk behandling, fortrinnsvis via rullering av kommunedelplanene. Det skal foreligge en utredning som inneholder: Analyse med behov (funksjonsbeskrivelse) Forventet kostnadsramme, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet Lokalisering. Videre er det i pkt 8.5 uttalt hva vedtaket som skal fattes før igangsetting skal inneholde. Dette har vi omtalt ovenfor. I avsnitt 8.8 er det spesifisert hva et forprosjekt skal inneholde, når det foreligger vedtak om forprosjekt. 4 Andersen m.fl.(2012): Målrettet prosjektstyring. Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 Det bør legges tilstrekkelig arbeid i tidligfasen i et prosjekt Et prosjekt kan deles inn i få eller mange faser. I en rapport fra NTNU (Haanæs m.fl 2005) som omhandler beslutningsunderlag for store statlige investeringer sier de at et prosjekt forenklet kan deles inn i to faser Tidligfase og Gjennomføringsfase. I tidligfasen er mulighet for påvirkning stor, mens kunnskapen om det som ligger foran er minst. Siden premissene for prosjektet legges i tidligfasen er det viktig å legge vekt på denne fasen. Andersen m.fl 2012 sier at når et prosjekt deles opp i faser, er det nødvendig å drøfte hvilket mål som skal nås i hver enkelt fase. Forfatterne skiller mellom forprosjekt og gjennomføringsprosjekt. Forprosjektet har to oppgaver. Det første er arbeidet med å presisere hva man skal oppnå med prosjektet, dvs en slags behovsanalyse. Andresen m.fl. hevder at det ofte blir lagt for lite arbeid i å presisere hvilke problemer prosjektet skal løse. Det er en tendens til at en går over til å diskutere løsninger før selve problemet er tilstrekkelig klarlagt. I planleggingsfasen bør det utredes alternative løsninger Den andre oppgaven til et forprosjekt er å vurdere alternative løsninger og anbefale eller velge den beste løsningen. Andresen m.fl sier videre: «En sentral oppgave i forprosjektet er å identifisere de mulige alternativene de forskjellige typer av løsninger man kan velge mellom. Hvis man ikke har gjennomført forprosjekt, eller gjort et overfladisk arbeid i det, fører det til at ett alternativ (en bestemt løsning) blir valgt uten grundig analyse og vurdering. Her ligger en av de viktigste årsakene til at prosjektet ikke gir basisorganisasjonen de resultatene den forventer.» Det står ikke noe i kapittel 8 i økonomireglementet om at det skal utredes alternative løsninger. Revisjonen kan heller ikke se at det står noe konkret om alternativer i mandatet for prosjektet «Reform i Lunner» eller i andre politiske vedtak vi har sett på. Den konkrete arbeids- og ansvarsfordelingen mellom prosjekteieren og prosjektet må være tydelig. I følge Andresen m.fl er det viktig å få fram hvem i organisasjonen som er hovedansvarlig for prosjektet. Vedkommende kalles prosjekteier. Den konkrete arbeids- og ansvarsfordelingen mellom prosjekteieren og prosjektet må være tydelig og det bør lages tydelige beskrivelser av ansvarsforhold. Kapittel 8 i økonomireglementet har få bestemmelser om organisering av prosjekter. Pkt 8.7 har bestemmelse om prosjektansvarlig. Vi har fått opplyst at det her menes prosjektleder. Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet blir realisert og er etter denne bestemmelsen ansvarlig for utarbeidelse av budsjett, fremdriftsplan, økonomisk styring, rapportering og utarbeidelse av sluttregnskap. Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 Av mandatet for utredningsprosjektet «Reform i Lunner» går det fram av mandatet at ledergruppa har rolle som styringsgruppe og at en av kommunalsjefene er oppnevnt som prosjektansvarlig, dvs som prosjekteiers representant overfor prosjektleder. Prosjekteier må sørge for at det blir gjennomført kvalitetskontroll av planer og prosesser. Styringsgruppas rolle er å styre prosjektet på et overordnet nivå og være en støtte for prosjektleder. Prosjekteieren er ofte leder av styringsgruppen, evt oppnevner prosjekteier en prosjektansvarlig som prosjekteiers representant. I følge Andresen m.fl. er det ofte et problem i prosjekter at den eksplisitte kvalitetskontrollen mangler. En viktig forutsetning for en meningsfull kvalitetskontroll er at man har kontrollpunkter underveis. Styringsgruppen skal ikke ta faglige beslutninger, men utøve kvalitetskontroll av planer og beslutningsprosesser. Oppsummering av revisjonskriterier for delproblemstilling 2: Det bør være en klar faseinndeling med klare beslutningspunkter i investeringsprosjekter. Det bør legges tilstrekkelig arbeid i tidligfasen i et prosjekt I planleggingsfasen bør det utredes alternative løsninger Den konkrete arbeids- og ansvarsfordelingen mellom prosjekteier og prosjektet må være tydelig. Prosjekteier må sørge for at det blir gjennomført kvalitetskontroll av planer og prosesser. 4.2 BESKRIVELSE AV UTREDNINGER, ORGANISERING OG KOSTNADSBEREGNINGER OVERSIKT OVER UTREDNINGENE Saksutredningen som førte til kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b er inkludert i flere brede utredningsprosesser. I dette kapitlet har vi beskrevet de prosessene og sakene som vi mener er mest relevante for det oppdraget vi har fått og i henhold til den avgrensingen vi har gjort i kapittel 1.3. I tabell V.1 i vedlegget har vi satt over en kronologisk oversikt over utredninger, politiske vedtak og andre «hendelser». Vedleggstabellen omfatter noen flere hendelser enn de vi har funnet nødvendig å beskrive i dette kapitlet. Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 Høsten 2010 Kommunestyret vedtok å utrede samordnet psykiatritilbud. Kommunestyret vedtok høsten 2010 å utrede et samordnet psykiatritilbud 5. Det går fram av kommunedelplanen for omsorg at psykiatritilbudet er spredt på fire steder med boliger på Lunner og Kalvsjø, kontor for psykisk helse på rådhuset og dagtilbud på Bergosenteret og at det er behov for en samordning av tilbudet. Det står videre følgende: «Samlokalisering har både fordeler i forhold til effektiv ressursbruk og tilgjengelighet / utvikling av tjenestetilbudet. Et samlet tilbud vil være tilgjengelig 24 timer i døgnet for våre innbyggere med behov for denne tjenesten. Det å samle tjenestetilbudet bidrar til et godt og større faglig miljø som letter rekruttering av fagpersoner og mulighet for ønsket stillingsstørrelse.» I forslaget til kommunedelplan som ble lagt ut til offentlig ettersyn ble det blant annet foreslått å omdisponere Bergosenteret til boliger, dagtilbud og kontor for psykisk helse. Det viste seg at flere av høringsuttalelsene var uenige i dette forslaget. I innstillingen til kommunestyret ble derfor dette forslaget og forslaget om å bygge 12 nye omsorgsboliger tatt ut av planen. Forslaget ble erstattet med følgende forslag som ble vedtatt av kommunestyret i kst 59/10. «Det utredes etablering av et samordnet tilbud innen psykisk helse som inneholder boliger, dagtilbud og kontor for psykisk helse. Arbeidet skal koordineres med Samhandling om pleie, omsorg og helse på Hadeland, Samhandlingsreformen og reguleringsplan for Harestua 6. Frist for arbeidet settes til 1. mai 2011, slik at dette kan hensyntas ved rullering av planen. Etablering av forprosjekt om interkommunalt samarbeid om samhandlingsreformen. Høsten 2010 ble det lagt fram en sak for kommunestyret der kommunestyret vedtok å etablere et forprosjekt for å konkretisere omfang og innhold i et interkommunalt samarbeid på Hadeland om samhandlingsreformen 7. Det går fram av forprosjektplanen at målet for forprosjektet er å «utvikle en helhetlig driftsmodell som skal sikre at brukeren opplever et sammenhengende, helhetlig tjenestetilbud som leverer god kvalitet på rett sted til rett tid. 8». I forbindelse med en statusrapportering våren 2011 vedtok kommunestyret at interne utredninger, blant annet den om samordnet psykiatritilbud, skulle legges fram etter at det var gjort vedtak om forprosjekt for samhandlingsreformen. 5 Kst 59/10 i møte , jfr pkt 3 i tabell V1. 6 Vi har ikke sett nærmere på samordningen med reguleringsplanen for Harestua 7 Kst 80/10, , jfr pkt 4 i tabell V1. 8 Hentet fra revidert forprosjektmandat som var vedlegg til kst 25/11, Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 Høsten 2011 Ideen om å kjøpe tidligere Tunet jern og farge kom opp Ideen om å kjøpe Tunet jern og farge (Lunnerlinna 43 a og b) kom fram i arbeidsgruppa som utredet samordnet psykiatritilbud høsten Arbeidsgruppa hadde sett at lokalene stod tomme og at de hadde en god beliggenhet i forhold til psykiatriboligene på Lunner og i forhold til tog, buss, butikker osv. Arbeidsgruppa mente derfor at lokalene egnet seg godt som dagsentertilbud og kontorer i forbindelse med psykiatrien. 9 Ideen førte til at det ble skrevet en ideskisse som ble lagt fram for formannskapet i november 2011 som referatsak 10. I denne skissa legges ideen om å kjøpe Lunnerlinna 43 a og b (tidligere Tunet jern og farge) fram.vi har omtalt denne skissa nærmere i avsnitt Kontakt med eier av Lunnerlinna 43 a og b etablert. Ideen førte til en dialog med eieren av Lunnerlinna 43 a og b for å undersøke om det var mulig å få kjøpt eiendommen. Kontakten med eieren førte til at kommunen i desember 2011 fikk et tilbud om å kjøpe eiendommen for kroner 11. Rådmannen la fram forslag om å by på eiendommen under budsjettbehandlingen for Ideen og dette tilbudet førte til at rådmannen la fram en sak for kommunestyret i forbindelse med budsjettvedtaket for 2012, der han foreslo at rådmannen skulle få fullmakt til å by på eiendommen 12. Årsaken til at denne saken ble fremmet var at rådmannen (jfr web-tv) et par dager før møtet i kommunestyret hadde blitt kjent med at eiendommen var tenkt lagt ut i markedet. Rådmannen viste til at eiendommen var tiltenkt en rolle i kommunal virksomhet, jfr ideskissen. Rådmannen sa at det kunne være riktig å sikre seg eiendommen, men også at dette kunne representere en risiko, dersom en etter nærmere avveining ikke hadde behov for eiendommen. Forslaget ble nedstemt. Våren 2012 Utredning av samordnet tilbud psykiatri Utredning om samordnet psykiatritilbud som kommunestyret hadde bestilt høsten 2010 var ferdig i mars 2012 og ble lagt fram for omsorgskomiteen i mai 2012 og for kommunestyret i september Kommunestyret vedtok da å la utredningen inngå i utredningen «Reform i Lunner». I 9 Jfr også referater fra arbeidsgruppa, pkt 7 i tabell V1. 10 Fsk Jfr pkt 8 i tabell V1. 11 Mail fra Levi Edvardsen til kommunalsjef Holst , jfr pkt 9 i tabell V1. 12 Kst 121/11, Jfr pkt 10 i tabell V1 13 Kst 78/12, i møte Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 forbindelse med utredningen ble det i mars 2012 utarbeidet et kostnadsoverslag for kjøp av Lunnerlinna 43 a og b og ombygging til dagsenter 14. Beregnede kostnader beløp seg til 7,3 mill. kroner. Vi har omtalt dette nærmere i kapittel Igangsetting av utredningen «Reform i Lunner». I juni 2012 gjorde kommunestyret vedtak 15 om å igangsette arbeidet med å utrede alternativet «Reform i Lunner» som skulle vise et alternativ til å samarbeide med Gran om samhandlingsreformen der Lunner kommune kan velge å gjennomføre samhandlingsreformen i egen regi. Vedtaket ble gjort i forbindelse med at forprosjektrapport om «Samhandlingsreformen på Hadeland» ble lagt fram for kommunestyret. Det ble vedtatt at rapport fra utredningen «Reform i Lunner» skulle legges fram samtidig med en konsekvensutredning av intermediær avdeling som alternativ til hovedrapportens anbefaling om lokalmedisinsk senter. Som vedlegg til saken ligger også en forprosjektrapport fra «samhandlingsreformen på Hadeland», datert Det er utarbeidet en hovedrapport og 5 delprosjektrapporter, deriblant rapport fra delprosjektgruppe «Personer med psykiske lidelser og/eller rusproblemer». Det går fram av sammendraget i delprosjektgruppa at de foreslår ny interkommunal organisering av tjenestetilbudet innen psykisk helsetjeneste, men at utfordringene knyttet til bo- og omsorgstilbud løses i egne kommuner. Høsten 2012 Prosjektrapport «Reform i Lunner» I november behandlet kommunestyret saken om samhandlingsreformen skulle løses som et interkommunalt samarbeid eller i egen regi. Vedlagt sakspapirene lå blant annet rapport fra delprosjektgruppe Lunner psykiatritjeneste Reform i Lunner der planene for dagsenteret inngår. Kommunestyret fattet vedtak i 7 punkter. Kommunestyret vedtok fortrinnsvis å gå inn for å bygge en intermediær avdeling i samarbeid med Gran. (pkt 2). Pkt 7 i vedtaket omhandler de tjenester som ikke inngår i intermediær avdeling. Revisjonen har forstått det slik at psykisk helse er en av disse tjenestene. Pkt. 7 i vedtaket lyder: «Tjenester som ikke inngår i intermediær avdeling løses i egen regi i gjenværende del av «Reform i Lunner»». Tilbud om kjøp av Lunnerlinna 43 a og b. 14 Jfr pkt 11 i tabell V1 der det vises til behandlinger i omsorgskomiteen i april mai 2012 og dokumenter som ble framlagt der. 15 Kst 57/12, , jfr pkt 12 i tabell V1. 16 Kst 108/12, , jfr pkt 15 i tabell V1. Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 Det var kontakt mellom Lunner kommune og selger av eiendommen Lunnerlinna 43 a og b gjennom året I september 17 fikk kommunen en mail fra representant for selger, der han bekrefter at styret i Rogneby Edvardsen Eiendom AS har tilbudt Lunner kommune kjøp av eiendommen Lunnerlinna 43 a og b for kr omkostninger. Det opplyses at eiendommen er reservert til kommunestyret har gjort vedtak om kjøp eller ikke i desember Vedtak i budsjettet for 2013 og handlingsplan/økonomiplan for Ideskissa fra november 2011 følger med som vedlegg eller er inkludert i både utredningen «Reform i Lunner», kommunedelplanen for omsorg og i utredningen om samordnet tilbud psykiatri. Utgangspunktet for det beløpet på 7,3 mill. kroner til dagsenter psykiatri som ble lagt inn i budsjettet for 2013 og handlingsprogram/økonomiplan for er tilsvarende tiltak fra rapporten «Reform i Lunner» ORGANISERINGEN AV UTREDNINGSARBEIDET Organisering av overordna planprosesser Utarbeidelsen av Handlingsprogram og økonomiplan følger en overordnet planprosess. Av kommunens planstrategidokument går det fram at all kommunal utvikling og tjenesteyting skal finne sin plass innenfor de seks kommunedelplanene. Kommunedelplanene rulleres årlig som en del av plan- og budsjettprosessen. Det er laget en egen mal for innholdet i kommunedelplanene og for rulleringen. Kommunedelplan Omsorg består av 11 områder der Psykisk helse er et av områdene. De to kommunalsjefene har ansvaret for hver sine kommunedelplaner. Det var Holst som hadde ansvaret for å følge opp kommunedelplanen for omsorg. Rådgiver helse og sosial i PUF er sekretær. Omsorgsledermøtene har administrativt vært arena for å ta opp og diskutere kommunedelplanen. På omsorgsledermøtene deltar lederne for tildelingskontor, familie & oppvekst, tilrettelagte tjenester, hjemmetjenestene og Lunner omsorgssenter. Vi har fått opplyst fra administrasjonen at status, utfordringer og tiltak i kommunedelplanene gås gjennom på PUF-møtene 19 som utgangspunkt for prioriteringer sammen med politikerne. Organisering av arbeidet med samordnet psykiatritilbud Det ble nedsatt en intern arbeidsgruppe for å arbeide med utredningen om samordnet psykiatritilbud. Rådgiver helse og sosial i PUF var leder av gruppa. Videre deltok leder for psykisk 17 Kommunen ved kommunalsjef Holst fikk mail fra Daglig leder Levi Edvardsen i Rogneby Edvardsen Eiendom AS Kst 124/12, , jfr pkt 16 i tabell V1. 19 Møter mellom ledelsen og rådgiverne i PUF. Innlandet Revisjon IKS Side 20

21 helse, leder for tilrettelagte tjenester, leder for hjemmetjenesten, leder for sykehjemmet og leder for familie og oppvekst. Organisering av arbeidet med utredningsprosjektet «Reform i Lunner». I dokumentet «Reform i Lunner. Mål og rammer» er mandatet for og organiseringen av prosjektet beskrevet. Reform i Lunner ble organisert i tre prosjekter; Lunner omsorgs- og rehabiliteringssenter. Lunner psykiatritjeneste og Lunner Frisklivs- og frivillighetssentral. Prosjektet ble organisert med en prosjektleder for hvert prosjekt og med ledergruppa som styringsgruppe. Styringsgruppa skulle avholde møter etter behov. Prosjektet hadde videre en prosjektkoordinator og en prosjektansvarlig (PA). Prosjektansvarlig var kommunalsjef Holst, mens prosjektkoordinator var rådgiver Helse og omsorg. Koordineringsgruppa skulle i følge mandatet bestå av prosjektledere, prosjektkoordinator og tillitsvalgt. PA skulle delta på møter der hvor det er hensiktsmessig og nødvending. Prosjektansvarlig skulle rapportere til ledergruppa. Prosjektkoordinator hadde ansvaret for å innkalle til møter, fastsette agendaer etc og ha løpende kontakt med prosjektansvarlig. Hennes rolle som koordinator var å følge opp fremdriften i gruppene og fungere som bindeledd mellom gruppene. Prosjektleder for delprosjektet om psykiatri var leder for tilrettelagte tjenester. Hennes gruppe bestod av 5 personer. Det oppgis videre ulike enheter / personer som referansepersoner. Som referansepersoner i psykiatrigruppa er blant annet nevnt leder for Eiendom og infrastruktur og to personer til. Det er ført referater fra møtene i prosjektgruppene. Rådmannen sier at styringsgruppa ikke fungerte optimalt. Det har ikke blitt skrevet referater fra møter i styringsgruppa. Organisering av investeringsprosjektet 307 Dagsenter Lunner psykiatritjeneste fra januar Fra januar 2013, etter at kommunen hadde kjøpt Lunnerlinna 43 a og b, tok Eiendom og infrastruktur over prosjektlederansvaret for prosjektet 307 Dagsenter Lunner psykiatri. Det ble oppnevnt en prosjektgruppe med blant annet brukerrepresentanter. Det er skrevet referater fra alle prosjektgruppemøtene NÆRMERE OM IDESKISSA Det første dokumentet som beskriver det konkrete prosjektet om kjøp av Lunnerlinna 43 a og b (tidligere Tunet jern og farge) og ombygging til dagsenter og kontor er ideskissa som ble lagt fram for formannskapet i november Referatet ble tatt til orientering av formannskapet uten protokollerte merknader. Innledningsvis i skissa står det følgende: «I forbindelse med budsjettet for 2012, utredning av et samordnet tilbud innen psykisk helse og behov for en fremtidig barnehageutbygging nord i bygda, har Innlandet Revisjon IKS Side 21

22 det fremkommet en ide som vil ha inngripen i flere sektorer. I budsjettprosessen for 2012 og i handlingsprogrammet for er dette foreløpig bare synliggjort mht drift og investeringer innenfor psykisk helse.» Det står videre: «Da denne ideen påvirker flere sektorplaner fant rådmannen det nødvendig å orientere noe grundigere om bakgrunnen.» Det vises i notatet til at ideskissen er basert på den foreløpige lokale utredningen av et samordnet tilbud innen psykisk helse som pågår parallelt med arbeidet innenfor samme tema i samhandlingsreformen. Begge utredningene peker blant annet på at man må ha boliger og aktivitetstilbud plassert i den enkelte kommune. Det har opp gjennom årene blitt vurdert å slå sammen de to bofellesskapene Lunner og Roa til en større enhet som vil kunne driftes mer effektivt. Det vises også til at det i 2012 er foreslått avsatt 6 mill. kroner til bygging av ny avdeling i Roa barnehage. I ideskissen legges det fram tre tiltak som ifølge saksframlegget er avhengig av en bestemt rekkefølge. 1. Flytte dagens bemannede boligfellesskap på Lunner og Roa til en større enhet. 2. Etablere barnehage i dagens boligfellesskap på Roa. 3. Ta i bruk dagens boligfellesskap på Lunner til psykiatriboliger. Under pkt 3 står det følgende: «Uavhengig av hva utredningen av et samordnet tilbud innen psykisk helse konkluderer med sett i forhold til organisering, tyder den foreløpige utredningen på at tjenesten bør samlokaliseres. En samlokalisering kan innebære at psykisk helsetjeneste organiseres som et eget tjenestested, eller blir underlagt et av de eksisterende tjenestestedene.» Det vises til at en samlokalisering vil gi 6 nye bemannede boliger til brukere innen psykiatri, økt døgntilbud, differensiert dagtilbud. I forslaget skisseres det å omgjøre Kalvsjøstua til et permanent bo tilbud. Det står dessuten følgende: «Videre foreslås det å kjøpe gamle Tunet jern og farge for å bygge dette om til dagtilbud, kontorer og møterom». Dette forslaget er ikke nærmere kommentert i skissa. Skissen inneholder ingen kostnadsoverslag. Ideskissen inneholder imidlertid en tempo og aktivitetsplan. Av denne planen går det blant annet fram at planleggingen skulle starte i 2012, med vedtak om organisering av psykisk helse i kommunestyret i mai Ombyggingen av eiendommen skulle ifølge planen skje i løpet av 2013 og lokalene skulle tas i bruk i Beregning av kjøp / ombygging av gamle Tunet jern og farge skulle skje i løpet av de to første tertialene i Vi har fått opplyst at skissa er skrevet av kommunalsjef Holst i samarbeid med rådgiver helse og sosial T. Vassjø. Hun var leder for arbeidsgruppa som skulle utrede samordnet psykiatritilbud. Kommunalsjef Holst hadde også ansvaret for barnehagene som ble sett i sammenheng med psykiatritjenesten i denne ideskissa. Ideskissa ble lagt fram for omsorgslederne i et møte og for formannskapet Innlandet Revisjon IKS Side 22

23 4.2.4 GRUNNLAGET FOR KOSTNADSRAMMA I ÅRSBUDSJETTET FOR 2013 Kostnadsoverslag fremlagt for omsorgskomiteen våren 2012 Som omtalt i avsnitt behandlet omsorgskomiteen i mai 2012 en rapport om samordnet tilbud innen psykisk helse og rus for voksne i Lunner kommune (sak 10/12). I kapittel 9 konklusjon skisserer arbeidsgruppa to mulige måter å organisere tjenesten på. Begge modellene er avhengige av prosesser og vedtak i forbindelse med samhandlingsreformen og «ideskisse Frøystad». Ideskisse vedr bygging av nye omsorgsboliger mv er vedlagt utredningen og elementer i ideskissen er omtalt. Det er også utarbeidet en oversikt over tiltak / investering, der Dagsenter Lunner psykiatri er lagt inn med 4,3 mill. kroner i 2013 og med 3 mill. kroner i Disse tallene oppgis å være hentet fra foreløpig tiltak investering kommunedelplan omsorg pr. 12. mars Det er ikke kommentert i utredningen hvordan disse tallene er fremkommet. Beregning av kostnader i forbindelse med utredningen «Reform i Lunner» Kommunestyret vedtok i juni å igangsette et arbeid med et forprosjekt «Reform i Lunner» for å utrede hvordan samhandlingsreformen kunne løses i egen regi. Mandatet for delprosjektet Lunner psykiatritjeneste opplyses å bygge på konklusjonene i utredningen «Et samordnet tilbud innen psykisk helse og rus for voksne i Lunner.» Mandatet for Lunner psykiatritjeneste går blant annet ut på «å beregne kjøp/ombygging av eks bygg i Lunner sentrum evt nybygg». I rapporten «Reform i Lunner Rapport. Prosjektgruppe Lunner psykiatritjeneste», som var ferdig høsten 2012 skisseres tiltak i den «nye utførende tjenesten / enheten». Her går det fram at en blant annet vil åpne et nytt dagsentertilbud som skal være åpent 5 dager i uka. Under avsnitt 4,2 investeringer i bygg i planperioden er kjøp / rehabilitering av eksisterende bygg til dagsenter budsjettert med 7,3 mill. kroner i Dette er det samme beløpet som i utredningen om samordnet tilbud fra mars I forbindelse med delprosjektet Lunner psykiatritjeneste ble det utarbeidet detaljerte bemanningsplaner og driftskostnader for ulike deler av tjenesten. I vedlegg 1 i utredningen er det laget to alternative beregninger av arealbehovet ved nytt dagsenter og kontorlokaler. Det går fram av vedlegget at beregningene har tatt utgangspunkt i antall m2 som i bygget i tidligere Tunet jern og farge. Det er sett på antall, type og størrelse på rommene som bør være på plass for at det skal bli et godt dagsenter. Her vises det blant annet til at det bør være caferom med tilhørende kjøkken. Videre ønskes det verksted, grupperom, treningsrom, kontor og personalgarderobe. Eget kontor for psykisk helse krever egne samtalerom, kontorer og møterom. Arealet utgjør 441 m2. Det er også utarbeidet et alternativ 2 der en trekker kontor for psykisk helse ut av grunnplanet og i stedet bygger på en etasje der dette inkluderes. Her er arealbehovet 546 m2. Det er ikke beregnet investeringskostnader for alternativ Kst 57/12 i møte Innlandet Revisjon IKS Side 23