NOTAT. Til: Styret Fra: Rektor Om: Status for videreutvikling av det integrerte universitetssykehuset

Transkript

1 NTNU S-sak 19/17 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandlere: Arild Skaug Hansen, MH-fakultetet og Heidi Magnussen, St. Olavs Hospital NOTAT Til: Styret Fra: Rektor Om: Status for videreutvikling av det integrerte universitetssykehuset Tilråding: Styret slutter seg til orienteringen og ber rektor arbeide videre med utvikling av det integrerte universitetssykehuset i tråd med framlagte planer og de innspill som kom i styremøtet. Bakgrunn: Det integrerte universitetssykehuset St. Olavs Hospital ble realisert i et samarbeid mellom Kunnskapsdepartementet (KD) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). NTNU eier om lag 25% av arealene og det ble opprettet et tingsrettslig sameie for å drifte arealene. Dette er regulert i en sameieavtale mellom NTNU og St. Olavs Hospital og er unikt i Norge. Universitetssykehuset er bygget med universitetsarealer integrert i den kliniske virksomheten ut fra et mål om merverdi ved å se forskning, innovasjon og utdanning i sammenheng med pasientbehandling og helsetjeneste. I mai 2013 vedtok styret ved St. Olavs Hospital og fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet (DMF), NTNU, felles strategiske mål for det integrerte universitetssykehuset (sak 20/13). Arbeidet videreføres av det nye Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH) ved NTNU. Videreutvikling av det integrerte universitetssykehuset er behandlet i styret ved St. Olavs Hospital og i fakultetsstyret ved DMF og MH ved flere anledninger siden. Administrerende direktør ved St. Olavs Hospital og dekan ved DMF har orientert styret ved NTNU om arbeidet tidligere i møte 16. juni Dette er en statusrapport for arbeidet og en orientering om videre planer for å utvikle samarbeidet mellom universitetet og helsetjenesten. Råd og synspunkter fra Styret ved NTNU til det videre arbeidet er ønskelig. Siden sist 30. november 2016 leverte Husebekkutvalget sin rapport (vedlegg 1) om mulig samordning mellom universiteter og helseforetak. Dette er fulgt opp av begge sektordepartementer i form av oppdrag til universitetene og helseforetakene om å utvikle sektorsamarbeidet. I tildelingsbrevet fra KD til NTNU for 2017 heter det: Arbeidsgruppen som ble nedsatt av Kunnskapsdepartementet (KD) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) for å se på muligheter for samordning mellom universiteter og helseforetak, leverte sin rapport 30. november I universitets- og høyskolesektoren berører rapportens anbefalinger hovedsakelig de fire universitetene med medisinerutdanning,

2 men det kan også være berøringsflater mot andre universiteter og høyskoler. KD ber om at Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet i samarbeid med andre berørte universiteter og høyskoler og de regionale helseforetakene, vurderer mulighetene for harmonisering av rutiner og retningslinjer på tvers av sektorene regionalt og nasjonalt. I forbindelse med oppfølgingen bør universitetet vurdere å etablere fellesfunksjoner med helseforetakene der det er hensiktsmessig. Tilsvarende oppdrag er gitt i styringsdokument 2017 for St. Olavs Hospital: St. Olavs Hospital HF skal følge opp rapporten fra den nasjonale arbeidsgruppen for samordning mellom universiteter og helseforetak (Husebekkutvalget) innenfor sitt ansvarsområde. Det forutsettes at oppfølgingen skjer i dialog med universitets- og høyskolesektoren og øvrige helseforetak. St. Olavs Hospital HF skal sammen med universitetene særlig vurdere mulighetene for harmonisering av rutiner og retningslinjer på tvers av sektorene, regionalt og nasjonalt. Der det er hensiktsmessig, bør St. Olavs Hospital HF vurdere å etablere fellesfunksjoner med universitetet(ene). Organiseringen må sikre at regionale interesser ivaretas gjennom styringslinjen. Det er ønskelig at St. Olavs Hospital HF tar en nasjonal rolle i å integrere de to sektorene mest mulig innen forskning og utdanning. I løpet av høsten 2016 utarbeidet en felles intern arbeidsgruppe med ekstern konsulentbistand, en rapport om etablering av felles støtteenhet for forskning, innovasjon og utdanning (FIU). Rapporten ble ferdigstilt 30. desember 2016 i form av et beslutningsunderlag med en anbefalt modell (vedlegg 2). I mars 2017 ble helseministeren orientert om status og mål for samarbeidet mellom NTNU og St. Olavs Hospital. Videre arbeid Nedenfor omtales tre hovedpunkter i det videre arbeidet med å svare opp oppdragene fra sektordepartementene og samtidig egne ambisjoner for tettere integrasjon: 1. Overordnet samarbeidsmodell. Det integrerte universitetssykehuset har gjennom tidligere gjensidige styrevedtak definert felles strategiske mål for samarbeidet. For å svare ut disse og oppdraget om styrket sektorsamarbeid foreslås det å arbeide videre med å utvikle en overbygning for universitetet og helsetjenesten i form av et partnerskap etter modell fra Copenhagen Health Science Partners (CHSP). I første omgang vil dette omfatte MH-fakultetet og St. Olavs Hospital, men må på sikt også omfatte både andre deler av universitetet, lokale helseforetak i regionen og kommunehelsetjenesten. Et hovedvirkemiddel i partnerskapet kan være etablering av samarbeidsgrupper på tvers av universitetet og helsetjenesten etter modell av såkalte Clinical Academic Groups (CAG) under CHSP. Et partnerskap bør ha form av et tidsbegrenset prosjekt som evalueres før det eventuelt gjøres permanent. 2. Lederfunksjon for integrasjonsarbeidet. Det foreslås å opprette en delt stilling som integrasjonsdirektør med overordnet strategisk lederansvar for partnerskapet og integrasjonsarbeidet. Dette tilsvarer funksjonen som direktør i modellen i København (CHSP). Integrasjonsdirektøren gis i oppdrag fra administrerende direktør og dekan å styrke den samlede forsknings-, innovasjons- og utdanningsaktiviteten i det integrerte universitetssykehuset. Herunder også å lede arbeidet med å etablere og koordinere enheter tilsvarende CAG (ovenfor), og koordinere og legge til rette for felles utnyttelse

3 av FIU-støttefunksjoner. Lederfunksjonen bør følge prosjektperioden og evalueres før en eventuell videreføring, jamfør punkt 1 over. 3. Samordning av administrative støttefunksjoner for forskning, innovasjon og utdanning (FIU) på fakultetsnivå ved MH-fakultetet og stabsnivå på St. Olavs Hospital. Dette er oppfølging av tidligere styrevedtak ved St. Olavs Hospital og DMF, samt oppdrag gitt av sektordepartementene. Etter at beslutningsunderlaget for felles FIU-støttefunksjoner forelå har valg av modell blitt diskutert videre i organisasjonene og med arbeidstakerorganisasjonene. På bakgrunn av innspill og vurderinger foreslås det ikke å følge rapportens anbefaling om å virksomhetsoverdra stillinger mellom organisasjonene i denne omgang. Det antas at fysisk samlokalisering vil ha stor effekt i seg selv for å utvikle samordnete rutiner og retningslinjer som vil bidra til økt effektivitet, kvalitet og relevans på støttefunksjonene. For å svare ut oppdraget og styrenes tidligere vedtak foreslås det derfor å samordne relevante administrative støttefunksjoner gjennom fysisk samlokalisering og koordinering av ressurser og kompetanse. 1. Overordnet modell for sektorsamarbeid i Midt-Norge Mulig etablering av Mid- Norway Health Science Partners (MIHSP) Det kan etableres et formalisert samarbeid tuftet på ønsket om en tettere integrasjon av forskningsmiljøer, helseutdanninger og helsetjenestene til det beste for befolkningen og samfunnet. I Københavnsregionen er det de siste årene etablert et partnerskap for sektorsamarbeid kalt Copenhagen Health Science Partners (CHSP). Denne modellen har igjen hentet elementer fra ulike varianter av såkalte Academic Health Science Centers (AHSC). En tilsvarende formalisering i vår region vil gi integrasjonen mellom sykehus og universitet og på sikt kommunehelsetjenesten en ramme å arbeide innenfor og en organisatorisk fasong mot samarbeidspartnere, myndigheter og omverdenen for øvrig. Rammen innebærer at partnerne har felles ambisjoner og strategisk mål og jobber i fellesskap for å samle eksisterende og nye felles initiativer innenfor forskning, utdanning, nyskaping og helsetjenester under en samlende overbygning. MH-fakultetets organisatoriske tilhørighet tilog samarbeid med resten av universitet endres ikke som følge av et slikt partnerskap. Partnerskapet skal styrke samarbeidet mellom universitetet og helsetjenestene og stimulere tilog støtte opp under felles utvikling innenfor helseområdet. Det skal legge til rette for økt samarbeid mellom forskere, helsearbeidere og undervisere for å sikre høy kvalitet og helhetstenkning i helsetjenestene. I videre utredning må felles ambisjoner, mål, virkemidler, organisering og ressursbehov klarlegges. Her er det mulig å legge til grunn mye fra CHSP-modellen i København, justert med lokale forutsetninger og betingelser. Det betyr at en ikke må legge an et omfattende og ressurskrevende utredningsarbeid, men utforske en relativt enkel modell som gir samarbeidet en ønsket ramme og profil. Et partnerskap bør være et strategisk samarbeid basert på felles ønske om tettere integrasjon og sektorsamarbeid, slik dette er uttrykt både i styrevedtak lokalt men også i oppdrag fra sektordepartementene og nasjonale strategier og utredninger (bl.a. HelseOmsorg21 og Husebekkutvalget). Partnerskapets mandat bør være å fremme synergier og samarbeid mellom god forskning, helsetjenester og utdanning. Målet er å bidra til å møte utfordringene i helsetjenestene lokalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom raskere omsetting fra forskningsbasert kunnskap til behandling og forebygging. Det kan realiseres gjennom translasjonsprosjekter, framtidsrettet utdanning og styrket samarbeid mellom partnerne.

4 En sentral komponent i å stimulere samarbeid for å realisere partnerskapets mål kan være å opprette såkalte Clinical Academic Groups (CAG) etter modell fra København. Formålet med disse er å etablere en sterk, faglig orientert samarbeidskonstruksjon som sikrer samarbeid mellom helsearbeidere og forskere i sykehuset med forskere og undervisere på universitetet. Gruppene skal styrke translasjonsperspektivet for å bidra til kunnskapsdeling og til ny forskningsbasert kunnskap og praksis med betydning for pasientbehandling og forebygging. Gruppene skal understøtte utvikling av helsetjenesten i tråd med framtidige behov i regionen og i tillegg formidle sine resultater gjennom publisering i internasjonale tidsskrift. Dette oppnås gjennom at forskning, klinisk praksis og utdanning legges til grunn som gjensidig berikende aktiviteter. Slike CAG bør lyses ut og gjennomgå en faglig evaluering før utvalgte grupper eventuelt tildeles en basisfinansiering. Felles forskningsutvalg og Felles utdanningsutvalg mellom St. Olavs Hospital og MH-fakultetet er veletablerte samarbeidsorganer som bør ha en sentral rolle i å utlyse og tildele midler. Allerede i dag forvalter utvalgene midler som etter avtale kan disponeres inn mot slik utlysning. Omfanget på tildeling av basismidler for hver CAG kan ligge i størrelsesorden 0,5 1 million og eventuelle ph.d.-stipend i tillegg. Det må forventes at hver CAG skal kunne konkurrere om ekstern finansiering regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Samtidig bør det vurderes å legge til grunn både faglig kvalitet og behovet for oppbygging av områder/fagmiljø. Kriterier, organisering og finansiering må utredes nærmere. Her vil det være naturlig å skjele til arbeidet og erfaringene som er gjort i København. En slik modell for samarbeid og tilhørende lederfunksjon kan defineres som et prøveprosjekt som kan justeres og eventuelt også avvikles dersom det ikke gir ønsket utvikling. Tidshorisonten for evaluering av prosjektet bør antakelig være minst tre år. Prosjektperioden vil da også gi føringer for tilsettingstiden for lederstillingen. 2. Integrasjonsdirektør I CHSP-modellen er det tilsatt en direktør som leder arbeidet og svarer til et styre. Et tilsvarende partnerskap i Midt-Norge kan forankres i et råd bestående av for eksempel direktøren for St. Olavs Hospital, direktøren for HMN, dekan ved MH-fakultetet, rektor ved NTNU og kommunaldirektør for helse og velferd i Trondheim kommune. Som i CHSPmodellen bør det tilsettes en integrasjonsdirektør som rapporterer til dekan og sykehusdirektør og har ansvar for den strategiske og den profesjonelle/vitenskapelige utviklingen av partnerskapet. Integrasjonsdirektøren kan tilsettes i delt stilling mellom sykehus og fakultet og gis et faglig-strategisk ansvar for integrasjonsarbeidet og for å videreutvikle sektorsamarbeidet i tråd med styrevedtak, oppdrag og politiske strategier. Funksjonen som integrasjonsleder bør tilsettes delt 50/50 mellom St. Olavs Hospital og MHfakultetet. Funksjonen kan utad tituleres som integrasjonsdirektør, men det må gjøres avklaringer med hensyn til formelt tilsettingsforhold. Stillingen kan ha ulikt tilsettingsforhold i de to organisasjonene ved at den for eksempel tilsettes som direktør i stab ved sykehuset og som prodekan ved fakultetet. Det vil også være naturlig å vurdere hvilke andre roller integrasjonsdirektør kan ivareta i de to organisasjonene, som kan gi merverdi samarbeidet. Dette avhenger også av om modellen gis prosjektstatus for en avgrenset periode. Dekan, prodekaner og instituttledere ved MH-fakultetet er tilsatt (eller oppnevnt) på åremål i fire år. Kommende periode gjelder fra Dersom integrasjonsdirektør tilsettes midlertidig for en prosjektperiode vil det være ønskelig at denne følger samme åremålsperiode, for eksempel ved tilsetting i tre år fra

5 Stillingen vil kreve inngående kunnskap om organisasjonene og utfordringsbildet for samarbeid på tvers av sektorene. Den som tilsettes bør ha relevant vitenskapelig kompetanse og sterk legitimitet i begge organisasjoner. Stillingen rapporterer til sykehusdirektør og dekan. Integrasjonsdirektøren gis et overordnet strategisk oppdrag fra administrerende direktør og dekan om å koordinere og styrke den samlede forsknings-, innovasjons- og utdanningsaktiviteten i det integrerte universitetssykehuset. I samråd med seksjonslederne på fakultets- og stabsnivå har direktøren også ansvar for å koordinere relevante administrative støttefunksjoner på tvers av fakultet og sykehus, påse at det utvikles nødvendige avtaler, rutiner, systemer og kompetanse som effektivt svarer på felles behov for støttefunksjoner. For å sikre god ledelsesforankring, informasjonsutveksling og innsikt i begge organisasjoner bør integrasjonsdirektøren møte i de respektive ledergrupper og i Felles ledermøte mellom sykehuset og MH-fakultetet. Stillingens tittel, funksjon, myndighetsområde og rapporteringslinje må beskrives nærmere i samarbeid mellom St Olavs Hospital og NTNU før en eventuell utlysning. I en slik beskrivelse må også eventuell interessekonflikt og habilitet vurderes. 3. Samordning av administrative støttefunksjoner for forskning, innovasjon og utdanning (FIU) på fakultetsnivå ved MH-fakultetet og stabsnivå på St. Olavs Hospital Som oppfølging av tidligere styresaker ved St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet, og på bakgrunn av «FIU-rapporten» fra 30. desember 2016, foreslås en modell for å samordne administrative støttefunksjoner slik at kompetanse og ressurser utnyttes bedre på tvers av organisasjonene. Dette er også en viktig del av svaret på oppdraget som de to organisasjonene har fått fra sine departementer som en følge av Husebekkutvalgets rapport. «FIU-rapporten» fra desember 2016 gir følgende anbefaling: - De fleste støttefunksjoner for FIU på fakultets- og stabsnivå samles i en felles enhet gjennom en virksomhetsoverdragelse fra St. Olav til MH-fakultetet. - For å sikre St. Olav like stor innflytelse over funksjonene som i dag, tilsettes leder for enheten i delt stilling. Det inngås skriftlig avtalte som regulerer ansvar, myndighet, rettigheter, forpliktelser og økonomi og drift. - Enhetlige rutiner, prosesser og felles systemer utvikles der dette er hensiktsmessig. - Ansatte som jobber med like oppgaver samlokaliseres. - Samme systemtilganger som i dag opprettholdes, og ansatte må kunne samhandle i egen organisasjon som i dag. Anbefalingen utfordrer sektorgrenser og linjestruktur, og diskusjonen i etterkant tydeliggjør kulturforskjeller og til dels manglende tillit. Etter dialog og innspill fra arbeidstakerorganisasjoner og involvert personale foreslås det derfor i første omgang ikke å endre organisatoriske forhold gjennom virksomhetsoverdragelse mellom organisasjonene slik rapporten anbefaler. Fysisk samlokalisering av administrative støttefunksjoner vil ha betydelig effekt på å utnytte kompetanse og ressurser på tvers av organisasjonene. Støttefunksjonene som omfattes er avgrenset til forsknings-, innovasjons- og utdanningsstøtte i fakultetets fellesadministrasjon og tilsvarende på stabsnivå ved sykehuset. Anslagsvis har samordningen følgende omfang:

6 - Forskningsstøtte ved MH (inkludert Avdeling for komparativ medisin og Enhet for anvendt klinisk forskning): ca. 40 personer - Forsknings- og innovasjonsstøtte ved St. Olav (inkludert NorCrin/ECrin): ca. 14 personer - Utdanningsstøtte ved MH (inkludert PLUS): ca. 25 personer - Seksjon for helsefag og utdanning m.fl. ved St. Olav: ca. 8 personer. Dagens seksjonsledere opprettholder sine funksjoner og tilsetting i de to organisasjonene, men vil få justert sine oppdrag i tråd med integrasjonsmålene og skal stille ressurser tilgjengelig for en integrasjonsdirektør i linje til sykehusdirektør og dekan. I NTNU-linja vil det ikke være endringer i forhold til MH-fakultetets samhandling og samarbeid med resten av universitetet og heller ikke i forhold til de øvrige medisinske/helsefaglige fakultetene i Norge. Å samlokalisere de aktuelle støttefunksjonene innen henholdsvis forskning/innovasjon og utdanning mellom de to organisasjonene, antas å ha betydelig positiv effekt på utvikling av felles kultur og identitet og på effektiv utnyttelse av ressurser og kompetanse. Det bør derfor legges kraft i å få til en slik samlokalisering allerede fra starten. Det må snarest igangsettes et felles arbeid for å finne mulige løsninger for samlokalisering innenfor eksisterende arealer. Øvrige administrative tjenesteområder i begge organisasjoner forutsettes å levere tjenester knyttet til FIU-aktiviteten som tidligere, for eksempel økonomi-, IT- og HR-støtte. Kjernefasiliteter og (forsknings-) infrastruktur videreføres organisert under institutter og klinikker i størst mulig grad for å sikre lik tilgang på tvers av organisasjonene. Det må inngås nødvendige avtaler og gjøres avklaringer for å sikre at den felles virksomheten er i henhold til lover og regelverk, spesielt med hensyn til merverdiavgift og offentlige anskaffelser. Vedlegg: 1. Husebekkutvalgets rapport : Samordning mellom universiteter og helseforetak: dning-mellom-universiteter-og-helseforetak----rapport-fra-arbeidsgruppe-nedsatt-avkunnskapsdepartementet-og-helse--og-omsorgsdepartementet.pdf 2. FIU-rapporten : Beslutningsunderlag for etablering av felles FIU støtteenhet for NTNU og St. Olavs Hospital. [pdf] Referanser: Copenhagen Health Science Partners: innovation/samarbejder_med_videregaeende_uddannelsesinstitutioner/sider/copenhagen- Health-Science-Partners.aspx Academic Health Science Centers, utvalgte artikler: New Eng Jour Med 1983;05: Lancet 2010;375: MJA 2011;196:59-60 HelseOmsorg21 Nasjonal forsknings- og innovasjonsstrategi for helse og omsorg: