SAMEIET VESTSIDEN 1 ORG. NR PROTOKOLL FRA SAMEIERMØTE

Transkript

1 ÅPNING Knut Chr. Høvik ønsket velkommen på vegne av styret. Det ble kort orientert om hvilke regler som gjelder for avstemming i forbindelse med vedtak (2/3 flertall av fremmøtte ved vedtak om vedtaksendringer og investeringer som beløper seg til verdi mer enn 5 % av sameiets totale kostnader, ellers ordinært flertall i sameiermøtet). ANTALL DELTAKERE: 51 ANTALL STEMMEBERETTIGEDE: 39 ANTALL FULLMAKTER: KONSTITUERING VALG AV MØTELEDER Forslag: Knut Christian Høvik Enstemmig, som foreslått DELTAKERLISTE OG GODKJENNING AV FULLMAKTER Der er innsendt / innlevert 6 fullmakter GODKJENNING AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Skriftlig innkalling er i henhold til vedtektenes pkt. 7, sendt sameierne med minst 2 ukers frist. Innkalling ble sendt ut i uke 5. Forslag: innkalling og dagsorden godkjennes enstemmig, som foreslått VALG AV PROTOKOLLFØRER Forslag: Gro Kristoffersen enstemmig, som foreslått VALG AV EN SAMEIERE TIL Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN Forslag: Anne Karin Nielsen og møteleder, Knut Chr. Høvik Enstemmig, som foreslått KONKLUSJON Sameiermøtet 2012 er lovlig innkalt og beslutningsdyktig. Hver seksjon har 1 stemme Side 1 av 11

2 STYRETS ÅREBERETNING FOR 2010 Posten ble presentert av Knut Christian Høvik. Hovedavsnittene i vedlegg 1 til innkallingen, styrets årsberetning for 2011, ble i korte trekk gjennomgått: Styrets sammensetning og organisering Valgkomite (Kjell Vidar Berntsen og Tor Langlete).Det er 3 som går ut av nåv. styret etter å ha sittet for den innvalgte 2 års periode. Disse ønsker ikke gjenvalg (Gro Kristoffersen, Atle Omli og Knut Chr. Høvik). Styrets arbeidsoppgaver i Det er benyttet i alt ca arbeidstimer til å løse styrets oppgaver. Det er vindavskjerming som har tatt mest tid, men det er også lagt mange arbeidstimer i håndtering av serviceavtaler og grøntarealet. Det er også mange saker/oppgaver som er utført, men ikke tatt med i årsberetningen. Styrets innstilling: Styrets årsberetning for 2011 tas til etterretning. Vedtak sameierne tok enstemmig beretningen til etterretning ÅRSREGNSKAP OG REVISJONSBERETNING FOR 2011 Knut Chr. Høvik redegjorde for regnskapets hovedposter (Sum inntekter og sum kostnader samt overskudd). Overskudd vil bli overført vedlikeholdsfondet. Av poster i regnskapet, som ble viet noe mer inngående forklaring, var grøntarealet. Det er påløpt relativt store beløp for denne posten. Årsaken er i hovedsak at det er gjort store utbedringer på bed grunnet opprinnelig dårlig grunnarbeider fra entreprenør sin side. I tillegg er det flere planter, som har måtte bli byttet ut grunnet at de tåler dårlig klimaet her ute. Merkostnaden er dekket delvis av Jarlsø Eiendom AS, grunnet at en del av påkostet er blitt betraktet som reklamasjon. Deler av kostnaden som sameiet har måttet ta, vil bli aktivert og avskrevet over 5 år. Når det gjelder kostnaden ved ny dør ved garasjeport i V4, vil også disse bli aktivert. Etablering av døren var nødvendig, da det ble utforholdsmessig stor slitasje på garasjeporten, idet denne også ble benyttet som utgang for syklende og gående. Investeringen i døren vil på sikt gi besparelser i kostnader til vedlikehold garasjeport. Hoveddelen av selskapets likviditet er pr. i dag plassert på høyrentekonto i bank. Styret ønsker å bygge opp et godt vedlikeholdsfond for å møte fremtidige investeringer uten å innkalle penger fra sameierne ekstraordinært. Følgende spørsmål til regnskapet kom opp: Side 2 av 11

3 Renhold: Hvorfor er budsjettet overskredet med kr ,-? Innhentet anbud på renhold av fellesarealer beløp seg til kr ,- pr. år. Imidlertid ble ikke denne avtalen satt i verk før i april/mai 2011, grunnet oppsigelsestid for gammel avtale (som var mye dyrere). I tillegg ble garasjene vasket. Kostnad ca. kr ,-. Dette var ikke tatt med i budsjett for Forretningsførsel / regnskap: Hvorfor er posten overskredet med kr ,- i forhold til budsjett? I forbindelse med innhenting av gassforbruk for hver leilighet i sameiet, ble det utarbeidet en rutine for dette av forretningsfører. Samme forestod også registrering samt fakturering av gassforbruket. Sameiet ble i den anledning fakturert for flere timer fra forretningsførers side enn hva som opprinnelig var budsjettert. Purregebyr: Dårlig betalere og utsendelse av purringer, kan ta relativt mye tid. Er det etablert gode rutiner for dette hos forretningsfører? Forretningsfører var representert ved Mette Dybdal. Hun bekreftet at forretningsfører har gode rutiner for purring av restanser og opplyste samtidig at sameiet pr. i dag ikke har noen såkalte gamle restanser. Der er ikke mange restanser og de få som finnes er maks 1 måned gamle. Derav få purringer. Sameierne er å betrakte som gode betalere. Vedlikehold og ettersyn heiser: Det har vært mye feil med heis i en av oppgangene i V5. Dette må vel betraktes som reklamasjon over for Jarslø Eiendom AS og ikke belastes sameiet? Serviceavtalen for heisen er på kr ,-, Norsk Heiskontroll (obligatorisk) koster ca kr ,-, resterende sum, kr ,- er batteribytte, samt små reparasjoner/vedlikehold som er helt vanlig for 14 heiser. Vedlikeholdsfond: Finnes det vedtak om hva som skal avsettes hvert år? Styret ønsker total gjennomgang av bygningsmassen og derav få råd om hva som skal avsettes i fremtiden. Ingen klar policy pr. i dag om hva som skal avsettes, men avsettinger som hittil er foretatt, er ført i balansen (egenkapital) og likviditetsmessig er pengene satt på egen høyrentekonto. Vaktmestertjenester. Hvilke oppgaver utføres av vaktmester og omfattes av denne posten? Sameiet har pr. i dag en avtale med vaktmester (8-10 pr. uke). Vedkommende skal plukke søppel på/i fellesarealene samt se til at søppeldepotene ikke er overfylte, se etter at heiser fungere som de skal, strø når det er glatt, fjerne sand / koste, følge opp bygningene, justerer dører, skifter lyspærer, se etter at garasjeporter fungere som de skal samt ha oppsyn med at alle tekniske installasjoner m.m. Fakturering av husleie: Hvorfor kan ikke e-faktura/avtalegiro benyttes?: Forretningsfører har ikke systemer for dette pr. i dag. Sameierne kan imidlertid gi beskjed til forretningsfører om at giro pr. post ikke ønskes og at fakturaer oversendes pr. istedenfor. Sameier legger så opp månedlig fast oppdrag via egen nettbankforbindelse for betaling av felleskostnadene. Side 3 av 11

4 Styrets innstilling: Regnskapet for 2011 godkjennes. Overskuddet på kr ,- overføres til vedlikeholdsfondet klassifisert som egenkapital. Egenkapitalen pr utgjør kr ,- tilsvarende 88 % av balansesummen (på kr ). Enstemmig, som innstilt GODTGJØRELSE TIL STYRET Knut Chr. Høvik gjorde rede for hva styret har arbeidet med i løpet av året. Det har vært flere store tidkrevende oppgaver og mange små. Mye av arbeidet til styret er utført både i og utenom de avholdte styremøtene. Antall timer benyttet totalt er estimert til ca timer. Styrets innstilling: Styret foreslår et styrehonorar på kr ,-. Styret forslår at honorarer fordeles som følger; kr ,- til styrets leder og kr ,- til hver av de øvrige 4 styremedlemmene. Honoraret for 2011 belastes ikke regnskapet for 2011 men er tatt med i 2012 budsjettet og belastes 2012 regnskapet. Prinsippet om at styrehonoraret for et år medtas i neste års budsjett og regnskap opprettholdes inntil sameiemøtet beslutter noe annet. Enstemmig vedtatt VALG AV REVISOR Knut Chr. Høvik oppga på vegne av styret at revisors arbeid hittil er grundig og godt utført. Styret er fornøyd med den jobb som er gjort og innstiller på at nåv. avtale med revisor, Hotvedt & Co. AS, opprettholdes. Styrets innstilling: Revisorfirmaet Hotvedt & Co. AS, nåværende revisor for Sameiet Vestsiden 1, gjenvelges for 2012 med honorar etter regning Vedta: Enstemmig vedtatt som innstilt Side 4 av 11

5 BUDSJETT 2012 Budsjettets ble presentert og gjennomgått av Andreas Evensen. Følgende spørsmål ble stilt: Hva omfatter serviceavtaler : Service alle tekniske installasjoner, noen er pålagte, andre er inngått for å sikre sikker drift, men ikke lovpålagt. Styret ønsker å se til at alle tekniske installasjoner fungerer som de skal og være uten driftsstans grunnet manglene vedlikehold. Serviceavtale for gassanlegget ble spesielt trukket frem og benyttet som eksempel for hvor viktig en slik avtale kan være. Her med tanke på sikkerhet og mulig eksplosjonsfare dersom ettersyn ikke blir foretatt. Altibox: Hvorfor blir sameierne fakturert med egen faktura hver måned fra Skagerak Fiber AS i tillegg til det beløp som faktureres sammen med felleskostnaden? Beløp til Skagerak Fiber AS, som faktureres sammen med fellekostnaden hver måned, gjelder grunnpakken for TV / 1 dekoder. Tilleggsfakturaen som blir sendt ut fra Skagerak Fiber AS gjelder ekstra dekoder(-e), internett og TV-pakker utover grunnpakken, fasttelefon og eventuelt filmleie. Er det ikke mulig å få prisen ned på leveringen av Internett og TV/dekodere? Det ble referert til Riks-Tv og ingen betaling for ekstra dekodere. Skagerak Fiber er eier av fibernettet, som leverer signaler til TV og Internett. De har derved monopol på leveranse av disse tjenestene. Det er fremforhandlet en relativ gunstig grunnpakke for TV ( kr. 209,- pr. mnd istedenfor opprinnelig 378,- pr. mnd). Betaling for Internett er heller ikke ugunstig med sammenligning med andre leverandører. Styrets innstilling: Forslag til budsjett 2012 godkjennes. Enstemmig, som innstilt INNKOMNE FORSLAG 7.1 Vindavskjerming Presentert av Knut Chr. Hvorfor ny plan? Nåv. plan for vindavskjerming har vist seg å ikke være god nok for flere av leilighetene i sameiet. Det er kommet flere tilbakemeldinger til styret i løpet av Type leilighet og byggets plassering er avgjørende for hva slags vindforhold den enkelte sameier må forholde seg til. Side 5 av 11

6 Løsningen vi har pr. i dag har ikke levd opp til forventningene. Det ble i den anledning nedsatt en gruppe bestående av en fra styret og 3 sameiere. Gruppen kom med et nytt forslag til vindavskjerming, og med dette som utgangspunkt, er det utarbeidet et omfattende tilleggsforslag til vindavskjerming (foldeglass). Forslaget blir en del av Vedtektene (husordensreglene) og det krever 2/3 flertall av frammøtte sameiere for å få gjennomslag for forslaget. Det er fortsatt viktig at vi bevarer fasadene og unngår at vi får en masse varianter. Arkitekt har vektlagt pent og ensartet fasade. Vi må bevare helhetsinntrykket. Nytt forslag beskriver løsninger for hver leilighet. Styret vil bruke ny løsning som mal for vindavskjerming. Søknad er sendt Tønsberg Kommune i slutten av januar d.å. Når søknaden er innvilget av kommunen, må den som ønsker vindavskjerming sende en søknad til styret. Denne vil bli behandlet raskt og styret ser til at den er i hht. vedtatteplan. Sameierne må ikke bestille vindavskjerming eller montere denne, før styret har godkjent søknadene. Søknadene blir videre sendt til Tønsberg Kommune for registrering under prinsippgodkjenningen. Det er viktig at vi ikke innreder innglassede rom med gardiner eller lys. Dette kan ikke betraktes som ekstra beboelsesrom. Fasaden skal være mest mulig uberørt. Vedlegget til innkallelser beskriver i sin helhet hva endringen går ut på rent fysisk. Vedtektsendringen(punkt 13: Husordensregler) får ny ordlyd lik nevnt nedenfor. Foldeglassløsninger bør trekkes vekk når ikke i bruk. Spørsmål/synspunkter: Forslaget innebærer både innglassing og vindavskjerming. Ikke god løsning. Vil ødelegge fasaden. Terrassene for flere av sameierne er ikke brukelig med kun hev-/senkløsning som vindavskjerming. Flere er nå takknemlige for at det lages fleksibilitet, slik at vi alle kan benytte våre terrasser og dekke den enkeltes behov. Gass: Det er ulovlig samt farlig å innglasse terrasser hvor avlufting fra gasspeisen skjer på terrasse. Samme gjelder for terrasser, hvor gass-skap er montert. Det må være utlufting / åpning, for å forhindre at en eventuell lekkasje av gass blir innestengt. Det må innhentes råd fra branntekniske fagfolk, før plan godkjennes/vedtas. Hvis man er opptatt av helhet, så vil ikke den foreslåtte planen være med på å gi det. Det vil være sporadisk hvem som kommer til å gjennomføre vindavskjerming. Hvordan vil dette se ut? Helhet er den da tenkt på? Terrassen (innglasset del) bør ikke brukes til lagring av møbler. Ref. brannsikring /brannfare. Det kan voteres over forslaget, men det må forutsettes at dette ikke er brannteknisk ulovlig og at det må foreligge godkjenning for at slik installasjon kan gjøres. Side 6 av 11

7 Det ble foreslått at den enkelte sameier må dokumentere at det er innhentet brannteknisk godkjenning. Ved godkjenning av søknaden fra kommunens side, forutsetter kommunen at tiltakshaver selv påser at alle forskrifter blir fulgt ved oppføring. Det er sameiers ansvar å sørge for dette. Brannrådgivning: Bjørn Olav Andersen er benyttet for sameiets bygninger ved etablering. Innstilling: Forslag til vedtektsendring pkt. 13 og Husordensregler avsnitt Terrasser/ Balkonger : Husordensreglene punkt Terrasser / Balkonger har i dag følgende ordlyd: Terrasser/balkonger: For solavskjerming bør det tilstrebes enhetlige løsninger i størst mulig grad. For markiser gjelder dette både materialbruk og markiseduk. Det henstilles til eierne om å velge nøytrale farger - fortrinnsvis innenfor gråtoneskalaen. Markisedukens kanter/skjørt bør være rette. Vindavskjerming av terrasser/balkonger skal gjøres på en skånsom måte, slik at fasaden ikke endres. Materialbruk må være mest mulig enhetlig. Løsningene for vindavskjerming for balkonger/terrasser, skal foretas iht. til vedlegg 1 til Husordensreglene, beskrivelse vindavskjerming Vestsiden 1, som er utarbeidet i samarbeid med og godkjent av arkitekt. All montering av vindavskjerming skal godkjennes av styret. Beplantning bør foretas i krukker - ikke i balkongkasser som henges på rekkverket. Opphold på og bruk av terrasser/balkonger skal i størst mulig grad ta hensyn til naboer. Bruk av utegrill bør skjermes best mulig. 2. setning i 2. avsnitt ovenfor,, skrevet i kursiv og understreket foreslås erstattet med følgende tekst: Vindavskjerming av balkonger/terrasser, skal foretas iht. Vindavskjerming for sameiet Vestsiden 1 av februar 2012, som er utarbeidet delvis i samarbeid med arkitekt og delvis av styret/ arbeidsgruppen i Vestsiden 1. Planen er prinsippgodkjent av Tønsberg Kommune. All montering av vindavskjerming skal forhåndsgodkjennes av styret. Dette betyr at de som ønsker å montere vindavskjerming, må før bestilling og montering foretas, sende sitt forslag til styret, som vil påse at foreslått/ønsket løsning er i overensstemmelse med vedtatt løsning for angjeldende eierseksjon, og at løsningen tilfredsstiller forhåndsgodkjenningen i Tønsberg kommune. Bestilling/oppmontering av ønsket løsning må ikke finne sted før styret har gitt vedkommende sameier/beboer skriftelig samtykke. I tillegg forutsettes det at den enkelte sameier forelegger dokumentasjon fra brannteknisk konsulent om at branntekniske forskrifter er ivaretatt (ref. utlufting for gasspeis samt gass-skap på terrassene). Side 7 av 11

8 Videre foreslås det innlemmet et nytt avsnitt: Terrasse-rommene skal ikke møbleres eller innredes på en slik måte at det blir å anse som et inngrep i byggenes fasader. Dette betyr bl.a. at det ikke skal henges opp gardiner og andre pyntegjenstander på innsiden av foldeglassene i terrasse-rommene som gir inntrykk av vinterhage/beboelsesrom. Vedtatt, som innstilt, med 2/3 flertall (45 for og 2 mot) 7.2 Automatisk dør-/portåpnere i alle bygg Punktet ble presentert av Knut Chr. Høvik. Det er foreslått at det settes automatiske døråpnere på dører fra garasje og inn til heisrom. Den første døren får automatisk åpner påmontert. Neste dør (inn til heisrom) vil stå åpen og få påmontert en magnet. Denne vil lukkes ved utløsing av brannalarm og døren lukkes. Dører ved siden av garasjeportene vil også få montert automatisk åpner ( Dør i V4 har allerede dette).når det gjelder dører fra garasje og inn til oppgang ( gjelder kun V4/V5), vil det ikke bli montert automatiske åpnere. Det er ikke tatt stilling til om hvordan finansieringen av investeringen skal gjøres og derved er ikke kostnaden tatt med i forslag til budsjett for Flere finansieringsformer ble nevnt og diskutert med sameierne. Styret vil jobbe nærmere med finansieringsløsningene og får iflg. innstillingen fullmakt til å avgjøre finansieringsform og beste tilbud. Spørsmål /synspunkter: Oppgang Jarlsøveien 57b har oppmontert automatisk døråpner på utgangsdør og på dører til heisrom allerede, grunnet spesielt behov for en av sameierne. Dette vil bli demontert dersom behovet ikke skulle være tilstede i fremtiden. Er det tatt med i pristilbudet for automatiske døråpnere at det skal påmonteres slikt også på ovennevnte dører? Det er tatt med i pristilbudet at dør fra garasje til heis skal ha automatisk åpner + magnet på dør nr. 2, men ikke på utgangsdør. Innstilling: Styret ønsker sameiermøtets synspunkter på hvorvidt det er ønskelig å montere automatiske døråpnere, som skissert i innkallingen. Hvis positiv beslutning, vil styret arbeide videre med konkretiseringen av det beste tilbudet og finansieringen innenfor en investeringsramme på kr ,- Forslaget vedtatt med 45 mot 2 stemmer (2/3 flertall). Side 8 av 11

9 7.3 Plenområde nord for V3 (Forslag stiller: Stein Nielsen V3) Stein Nielsen gjorde rede for sitt forslag (ønsker ikke sti over plen foran V3 og mener at videreføring av dagens gjerde foran V3 vil forhindre dette) Innstilling fra forslagstiller: Det vedtas forlengelse av dagens gjerde foran V3 (hinder for snarvei over plen) fra/til gammel inngang til V3 og fra til gang/sykkelsti mot administrasjonsbygget til Jarlsø Eiendom AS. Innstilling fra styret/deler av styret: Styret kan ikke se at det er slitasje på plen i den grad det hevdes fra forslagstiller. Oppsatte gjerde står ikke i stil til resten av det arkitektoniske uttrykket som er representert i dag på Jarlsø. Hindring av biltrafikk, som var hensikten, er gjort med store steiner andre steder på Jarlsø, og styret mener at dette eventuelt må vurderes nærmere. Saken sette på hold og overlevers til det nye styret som gis fullmakt til å gjøre det beste for sameiet i helhet. Forslag fra Stein Nielsen ble vedtatt med 27 mot 18 stemmer. 7.4 Husdyrhold Presentert av Knut Chr. Høvik. Dette punkt omfatter ikke et vedtak. Kun oppfordring til alle hunde- og katteiere om å holde disse i bånd. Det er observert at planter og blomster ødelegges grunnet urinering fra dyr. Det er ønskelig at lufting ikke skjer i atriet eller på beplantede områder i fellesarealene. Videre har katter kommet inn på soverom til sameier, katter oppholdt seg i garasjen og forårsaker skader på biler. Det er også observert katter i oppgangene og hvor de også har gjort fra seg. Det er viktig at hver katte- og hundeeier tar ansvar for at deres dyr ikke er til sjenanse for andre eller at de gjør skadeverk på annen manns eiendom / fellesarealene. Det er på ingen måte ønskelig at vi kommer i den situasjon at husdyrhold nektes. Side 9 av 11

10 VALG AV NYTT STYRE Knut Chr. Høvik innledet og orienterte om valgkomiteen samt de foreslåtte nye styremedlemmene: Anne Karin Nielsen (V3), Kjetil Hognestad(V2) og Knut Nordskog (V4). Innstilte styremedlemmer presenterte seg. Videre ble det orientert om hvem som går ut av sittende styre og hvem av nåværende styremedlemmer som blir. Styret foreslår Andreas Evensen som styreformann. Innstilling: 1. Som styreleder velges Andreas Evensen for en periode av 2 år, dvs. frem til årsmøtet Som nye styremedlemmer velges Anne Karin Nielsen, Kjetil Hognestad og Knut Nordskog; alle for en periode av 2 år, dvs. frem til årsmøtet Enstemmig vedtatt som innstilt EVENTUELT Følgende forslag / innspill kom opp under møtet: Renholdet i fellesarealene er for dårlig. Merker/flekker blir ikke vasket bort og heisene er generelt skitne. Det mangler rengjøring i gangene til bodene. Hva er avtalen med renholdsfirmaet (hva og hvordan skal det vaskes)? Dersom det observeres dårlig vask, bes det lagt lapp i postkassen til vaktmester, som vil videreformidle dette til styret. Sameiet har følgende avtale med renholdsselskapet ISS Facilitys AS pr. idag: 1 gang pr. uke: Gulvrenhold: Harde gulv moppes/vaskes Heisskinner støvsuges 1 gang pr. uke: Inventarrenhold: Flekker fjernes på glass i inngangspartier og på dører i fellesområdet (ikke til leilighetene) 1 gang pr.mnd.periodisk renhold: Gelender avtørres. Liste og kanter avtørres. 3 ganger i året: Bodgangene moppes/vaskes 2 ganger i året: Vinduer innvendig og utvendig vaskes. Levering av gass fra Skagerak: Prisen på gass ble økt i fjor med henvisning til økte strømpriser, men prisen er ikke redusert, slik det er tilfelle for strømprisene. Hvem/hva styrer hva vi skal betale? Hvilken avtale har sameiet med Skagerak om levering av gass og er det noe i avtalen, som kan vi kan gå gjennom for å få endret prisen? Styret tar denne saken med for gjennomgang i løpet av året. Kan internett legges inn i husleien, slik at alle må ha internett (lavere pris grunnet at alle skal/må ha det)? Dette er en sak som må behandles av sameiermøtet, men siden saken ikke er kommet inn som forslag til dette sameiermøte, må saken fremmes som egen sak til neste sameiermøte. Side 10 av 11

11 SAMEIET VESTSIDEN 1 org. NR PROTOKOTL FRA SAMEI ERMØTT t5.o2.20t2 Styret takket for fremmøtet og konstruktive innspill/kommentarer. Videre ble det overrakt blomster til avtroppene styremedlemmer, Gro Kristoffersen, Atle Omli og Knut Chr. HØvik. JarlsØ / Tønsberg, Ot2 ne Karin Nielsen Referent: Gro Kristoffersen Side 11 av 11

12 SAMEIET VESTSIDEN 1 org. NR PROTOKOTL FRA SAMEI ERMØTT t5.o2.20t2 Styret takket for fremmøtet og konstruktive innspill/kommentarer. Videre ble det overrakt blomster til avtroppene styremedlemmer, Gro Kristoffersen, Atle Omli og Knut Chr. HØvik. JarlsØ / Tønsberg, Ot2 ne Karin Nielsen Referent: Gro Kristoffersen Side 11 av 11