Kvalitetshandbok Systemdel

Transkript

1 Kvalitetshandbok ystemdel Denne kvalitetshandboka, systemdel har registreringsnummer 1 og er ein : Kontrollert utgåve: X Ukontrollert utgåve: Dato distribuert: Boka er motteke av: Organisasjon: Heimesida til olsvik Vassverk PL som har ansvar for å ajourføra/erstatta boka ved endra revisjon Utstedt av: Edvin Meier Ellingsen, tyreleiar_ IDE 1 AV 10

2 Innhaldsfortegning Kvalitetsstyringsystem for olsvik Vassverk PL Presentasjon... 3 Omfang... 4 Definisjonar... 5 Krav til K-systemet; Leiinga sitt ansvar... 6 Prosessar... 7 Organisasjonskart... 7 Kvalitetssystemet... 8 øknadshandsaming... 9 Dokumentregister Komplett 10 IDE 2 AV 10

3 Presentasjon Laget olsvik Vassverk PL vart etablert i 1954 og baserer sin virke på sal av vatn etter offentlege forskrifter. Laget er eit partseigarlag med skiftande medlemstal og kapital. Årsmøtet er den høgaste myndigheita i laget. Laget vert drive av eit styre på fem mann som konstituerer seg sjølv (jf. laget sine vedtekter). Av desse deltek normalt tre i den daglege drifta av vassverket. Det er styreleiar, koordinator og regnskapsførar. Etter behov deltek dei andre to styremedlemane. Laget er lokalisert på olsvik på otra, kor ein disponerer eiget hovudbasseng med nedslagsfelt, reservebasseng (leigd etter avtale med grunneigarar) og pumpestasjon med tekniske installasjonar. Produktet olsvik Vassverk PL leverar vatn i eigne hovudleidningar i sitt geografiske område. Marknad Laget leverar vatn til husstandar og industri på olsvik, Nordre Landro og Misje og er offentleg godkjent av Mattilsynet og driv vassverket etter deira og eigne forskrifter/vedtekter. Laget sin kvalitetsmålsetning Laget skal levera vatn etter Mattilsynet sine forskrifter og eigne vedtekter og på den måten møta partseigarane sine ønskjer og forventningar til stabilt, rikeleg og godt vatn. Denne målsetninga er styrande og kvalitetsstyringssystemet skal dokumentere styret sitt arbeid med dette. Laget sine kvalitetsforbetringsmål Laget skal skapa eit miljø med full involvering og deltaking frå medlemane i styret si sida for å nytta deira erfaringar og kunnskap. Ved lagarbeid og motivasjon skal ein sørgja for at laget har kontroll med vassforsyninga, og ein skal aktivt og kontinuerlig arbeida med forbetringar av metodar og prosessar som tilfredsstiller noverande og framtidige behov for rikeleg og godt vatn til partseigarane.... Edvin Meier Ellingsen tyreleiar IDE 3 AV 10

4 Omfang Formål For å sikre at vassforsyninga oppfyller dei spesifiserte krava som vert stilt, har olsvik Vassverk PL innført eitt kvalitetsstyringssystem for å strukturera og bevisa laget si evne til å levera vatn. Laget skal ha tilfredse partseigarar gjennom å yta førsteklasses service til dei i hele prosessen fram til levering. tyret skal aktivt arbeida med å førebyggja avvik og vurdera forbetringar. Beskriving Kvalitetssystemet skal være eit «arbeidsverktøy» for laget sitt styre og deira underleverandørar for å sikra at alt arbeid vert utført under kontrollerte forhold. ystemet skal samtidig vera informasjon til laget sina partseigarar. Handboka vert lagt ut på laget si heimeside som informasjon til sine partseigarar og ev andre og elles distribuert etter distribusjonslister på papir, CD, elektronisk PDF-fil, osb. alt etter ynskje. K2, den operative delen, er for internt bruk. Partseigarar eller underleverandørar kan få tilgang til denne med spesiell løyve frå styreleiar. Referansar olsvik Vassverk sine K-handbøker angir dei krav laget stiller til kvalitetsstyring. Desse er basert på: o N-IO 9001 Kvalitetsleiing og kvalitetssikringsstandardar Retningslinjer for val og bruk o Forskrifter for Internkontroll IK-HM/IK-Mat (Relevante delar) o Mattilsynets vassforskrifter Drikkevassforskriften IDE 4 AV 10

5 Definisjonar I olsvik Vassverk PL sitt kvalitetsstyringssystem gjeld termar og definisjonar som i N - EN IO 9000 serien Lista kompletterast med følgjande: K2 IK Kvalitetssikringshandbok, del 1 (systemdel) Kvalitetssikringshandbok, del 2 (operativ del) Internkontroll IDE 5 AV 10

6 Krav til kvalitetssystemet - Leiinga sitt ansvar Kvalitetspolitikk Kvalitetsmålsetning: Det til ein kvar tid sitjande styret skal maksimera laget sin økonomi ved konsekvent å identifisera og møta partseigarane sine ønskjer og forventningar. tyret skal levere vatn etter laget sine vedtekter og Mattilsynets forskrifter. Behovet for stadig å identifisera og på beste måte ivareta behova til dei som er sett til å styra laget, partseigarar og lokalsamfunnet, er styrande, og kvalitetsstyringssystemet skal dokumentera styret sitt arbeid med dette. tyret sine mål er å: o så godt det let seg gjera å vera konkurransedyktig med omsyn til pris o ha ein rasjonell og kostnadssparande produksjon av vatn Forpliktingar o o vera eit pålitelig vassverk som den enkelte partseigar fattar tillit til i fellesskap med partseigarar å utvikla konsept som ivaretek alle interesser og gir gode løysingar. Dette skal ein oppnå ved ein aktiv og målretta utvikling av eit strukturert og fleksibelt K-system. tyret har ansvar for å: o foreta regelmessige gjennomgåingar av K-systemet og kontrollera at det er effektivt og egna. Gjennomgåinga skal dokumenterast (sjå internrevisjonar og Leiinga si Gjennomgang) o skape ein open kommunikasjon i styret slik at alle tek ansvar o gjennomføra planlegging av arbeidsoppgåver både på kort og lang sikt (handlingsplanar). Ansvar og myndigheit tyreleiar har det overordna ansvaret for og sikra at Vassverket sine mål vert oppnådd etter planar og fastlagte vedtak/krav. For og ettersjå at krava i olsvik Vassverk sitt kvalitetsstyringssystem vert tilfredsstilt, skal det minimum ein gang i året gjennomførast interne kvalitetsrevisjonar som vert lagt fram for styret. Den interne revisjonen skal vurdera laget sin effektivitet, kostnader, forbetringstiltak, om kvalitetsstyringssystemet etterlevast og Helse-, Miljø- og ikkerheitsforhold. Arbeidet med kvalitetsstyringa vert tillagt styreleiar som skal syta for implementering og vedlikehald av systemet. tyreleiar rapporterer jamleg til styret om dette arbeidet. Dei enkelte medlemane i styret har ansvar for at arbeidet utførast etter K-systemet. Referansar o Flytdiagram prosessar, side 7 o Organisasjonskart, side 7 o tillingsinstruksar o Mal Rollebeskrivingar K o tyreleiar K o Koordinator K o Rekneskapsførar K IDE 6 AV 10

7 Hjelpeprosessar Hovudprosessar K V A L I E Y R I N Y E M LEIING INNKJØP HM ØKONOMI Partseigarar på olsvik, Misje og Nordre Landro Produksjon av vatn etter gitte lover og forskrifter Fakturera tilknytings- og vassavgift K U N D E I L F R E D H E I ORGANIAJONKAR (Jamfør laget sine vedtekter) ÅRMØE YRELEIAR KOORDINAOR REKNEKAPFØRAR YREMEDLEM YREMEDLEM IDE 7 AV 10

8 Kvalitetssystemet Formål Kvalitetssystemet baserast på Vassverket sin kvalitetspolitikk og kvalitetsmålsetning og har som mål å førebyggja avvik. K-handboka skal styre eit systematisk samspel mellom leiinga sitt ansvar, styremedlemar, materielle ressursar og kvalitetssystemets struktur. Alle forhold som virke inn på vatnet sin kvalitet skal dokumenterast med prosedyrar, beskrivingar, instruksar og /eller skjema. Det skal være samsvar mellom krav frå partseigarar, myndigheiter, standardar, føreskrifter og Vassverket sine eigne krav. ystemet er tredelt: 1), Generell del: Viser Vassverket sin tolking av definerte krav og dannar grunnlag for den operative delen. Under kvart kapitel i refererast det til instruksar og prosedyrar i K2. 2) K2, Operativ del: Intern dokumentasjon som i detalj beskriv instruksar og utføring av dei enkelte prosedyrar/arbeidsoppgåver i Vassverket. Innhaldsfortegninga for K2 gir til ein kvar tid ein komplett status. 3) IK, Internkontroll Internkontrollhandboka inneheld ein prosedyredel, rapporteringsdel, stoffkartotek samt visning til lover og forskrifter Prosedyrar / Nummerering Alle prosedyrar er utarbeidet på ein einsarta måte som er basert på Mal Rutinebeskrivingar K Nummereringa av all dokumentasjon fungerer som vist i følgjande eksempel: K2- y.y- xxxx K Kvalitetssikringshandbok 1 OG 2 y.y Nummer som refererer til IO-kapittel i standard xxxx Løpenummer (sjå seriar i Dokumenstyring K ) Ansvar og myndigheit tyreleiar har det overordna ansvar for utarbeiding, implementering, distribusjon og revisjon av kvalitetssystemet, men kan overlata den daglege oppfølginga til ein annan i styret. tyreleiar har ansvar for at nødvendige prosedyrar utarbeidast i samarbeid med dei andre i styret. Arbeidsoppgåvene utføres etter Rollebeskriving styreleiar, K Revisjon vert utført etter prosedyre , Internrevisjon Prosedyre. Alle i styret har ansvar for å følgje retningslinene i kvalitetssystemet og varsle styreleiar om det vert oppdaga feil eller manglar i dette. Det enkelte styremedlem skal og sjå til at eige arbeide utførast i samsvar med interne instruksar samt lover og forskrifter. olsvik Vassverk PL forpliktar seg til og følgje K-handbøkene og kontinuerlig halda desse oppdaterte i takt med tekniske, menneskelige og økonomiske endringar. Referansar o K Dokumentstyring o K Mal Rutinebeskrivingar o Generell del o K2 Kvalitetssystemets operative del o IK Internkontroll IDE 8 AV 10

9 øknadshandsaming Formål For å sikra at Vassverket si vasslevering samsvarar med søknad/forventning frå potensielle partseigarar, skal alle forhold som verkar inn på leveransen takast i betraktning ved søknadshandsaminga. Utføring Normalt mottek vassverket to typar søknadar: øknad om stadfesting på at søkjaren kan få vatn. Denne typen søknad finn ein i samband med byggjesaker, der myndigheitene krev stadfesting om dette. øknad om tilknyting til Vassverket sitt leidningsnett. Ved søknad frå potensiell partseigar skal ein sjekka at søknaden inneheld dei opplysningane styret treng for å kunne gjera vedtak om søknaden. Manglar informasjon, må ny informasjon hentast inn frå søkjaren før søknaden kan handsamast. Akseptbrev både ved stadfesting og ved tilkopling vert utforma etter standardformularar. Alle søknader skal oppbevarast samla. Referansar o øknadsmal K o Akseptbrev Garanti K o Akseptbrev tilknyting K IDE 9 AV 10

10 Dokumentregister Komplett -K2-IK Dok. Nr. Dok. Namn Dato Revisjon Kvalitetshandbok, ystemdel B Organisasjon og Leiing K Dokumentregister B K Distribusjonsregister A K Arkiveringsrutinar A K Dokumentstyring A K Mal Rutinebeskrivingar A K Mal Rollebeskrivingar A Ressursar K Rollebeskriving styreleiar A K Rollebeskriving koordinator B K Rollebeskriving rekneskapsførar A K Opplæring av nyansatt (nytt styremedlem) A K Opplæring - Prosedyre A K Oversikt gjennomført opplæring A Prosesstyring K Innkjøp - Prosedyre B K Innkjøp - Prosedyre leverandørregister A K Innkjøp - Vurdering av leverandør A K Innkjøp - Mottakskontroll A K Innkjøp - Underleverandørar - Prosedyre A K Innkjøp Liste godkjente leverandørar A K Mal Akseptbrev tilknyting B K Mal Akseptbrev garanti (byggeløyve-søknad) A K Mal ingingsskjema A K Mal øknadsskjema tilknyting A Målstyring, Analyse, Avvikshandsaming K Prosedyre avvikshandsaming og forbetringar A K Avviksrapport/Forbetringsforslag A K Førebyggjande tiltak A K Førebyggjande tiltak - jekkliste A K Internrevisjon, Prosedyre A K Revisjonsprogram B K Internrevisjon, Innkalling A K Revisjonsrapport A K Internrevisjon, Observasjonar A K Leiinga si gjennomgang, saksliste A K Leiinga si gjennomgang, tiltaksliste A IK-HM K Vernerundeskjema A IDE 10 AV 10