Kan det lages et felles internkontrollsystem i kommunen? Åre Tor Ivar Stamnes, Kvalitetssjef

Transkript

1 Kan det lages et felles internkontrollsystem i kommunen? Åre Tor Ivar Stamnes, Kvalitetssjef

2 Hva dreier det seg om? KVALITETSFORMEL Kvalitet = Resultat Krav + forventninger Når kvalitet = 1, er det full overensstemmelse mellom produkt/tjeneste og kundens krav og forventninger.

3 Dagens situasjon Brukernes forventninger Mediefokus Foreldere og brukere stiller med advokat Pasienter, bruker av kommunale helsetjenester og elever har rettigheter. Hva med ILP/IOP helse/skole? Det er knyttet straffeansvar til deler av lovene: Eks Oppl.l. 9a-7, 3 mnd fengsel, POL 43, 1 3 års fengsel

4 Dagens situasjon I barnehager og skoler gis det medikamenter som sykepleiere ikke kan gi uten opplæring og delegering på sykehus. Det håndteres sensitive personopplysninger også utenom helse- og sosialetaten. Ansatte har krav på et trygt arbeidsmiljø, også når de er inn i private hjem i arbeids medfør. Hvordan sikres lik evaluering av alle elever i ungdomsskolen, også skolene imellom? Mobbing i skolen

5 Internkontrollsystem System som skal sikre at lover og forskrifter, samt interne mål og standarder overholdes Sikre orden i eget hus

6 Sentrale forhold Mål Ledelsens gjennomgang Kompetanse, bevissthet, øvelse, erfaring Ressursstyring: Anskaffelse av nødvendige ressurser, infrastruktur, arbeidsmiljø Måling, analyse og forbedring

7 Kravelementer Lover og forskrifter Ansvar og organisering Dokumentstyring Avvikshåndtering Revisjoner Risikovurdering

8 Lover og forskrifter Er relevante lover og forskrifter kjent? Er relevante lover og forskrifter tilgjengelig? Hvordan oppdateres disse? IK Mat - 5.1, IK HMS - 5.1, IK Sos-Helse - 4b, IK Infosh 3-1

9 Ansvar og organisering Organisasjonskart? Stillingsbeskrivelser? IK Mat - 5.2, IK HMS - 5.5, IK Sos-Helse 4a

10 Dokumentstyring For bla. å: * godkjenne dokumentene før de utgis * gjennomgå, oppdatere og godkjenne dem på nytt * sørge for at endringer og gjeldende utgave fremgår * sikre at riktige utgaver er tilgjengelige der de brukes * sørge for at dokumenter er lesbare og identifiserbare * forhindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter og at disse kan gjenfinnes

11 Avvikshåndtering, formål - redusere risikoen for uønskede konsekvenser av avviket - dokumentere faktisk hendelsesforløp og få bekreftet lukking av avvik, samt sikre at dokumentasjon blir tatt vare på og at nødvendige meldinger blir gitt - avdekke årsaksforhold og evt. konsekvenser - sikre brukere og ansattes rettigheter - læringspotensialet for forbedring som kan bidra til forebygging av at hendelsen inntreffer på nytt. Overføring av denne læringen til andre enheter IK Mat - 5.4, 5,5 og 5a IK HMS og 5,7 IK Sos-Helse 4f og g, IK Infosh 2-4 og 2-6

12 Revisjoner Formål med kvalitetsrevisjon er å etterprøve om aktiviteten i enheten er i overensstemmelse med eksterne krav (eks. myndighetskrav) og interne krav, samt at den er hensiktsmessig for å oppnå målene for virksomheten. Det skal sikres at eksterne og interne krav etterleves i praksis. IK Mat - 5.7, IK HMS - 5.8, IK Infosh 2-3 og 2-5

13 Risikovurdering Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Tre sentrale spørsmål er: 1 Hvilke uønskede hendelser kan virksomheten bli utsatt for og fortsatt kunne levere de tjenester som er forutsatt i akseptabelt omfang og av akseptabel kvalitet? 2 Hvor ofte kan det tenkes at slike uønskede hendelser inntreffer? 3 Hvilke konsekvenser vil slike uønskede hendelser ha? IK Mat - 5.3, IK HMS - 5.6, IK Sos-Helse 4f, IK Infosh 2-4

14 En mulig tilnærming: Se på kravene i lovverket og samle det som er felles

15 Internkontrollsystemets form Papir Elektronisk

16 Nivåindeling Overordnet allmenngyldig Enhetsnivå, ( Lokale forhold )

17 Hvordan er det gjort i HNT HF? Elektronisk system Systemkravene felles Kategorier for spesifikke områder 2 nivå

18 Nivå 0 Kvalitetssystemet Styrende dokumenter Nivå 1 HMS Beredskapsplan Melderutiner avvik System beskrivelse Legemiddelhåndtering Smittevern Infosikkerhet Organisasjon og ledelse Utstyr Diag Behand Pleie Nivå 2 Enhetsdokumentasjon for den enkelte klinikk, avdeling, post, seksjon