Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 15/111 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Storkleppen, rådhus 2. Møtedeltakere: Kari Slungård Toralf Øverås Astrid Jensen Odd Svelmoe 1.vara (Sak 20) Forfall: Ingen. Andre møtende: Representant(er) fra rådmannen Representant fra Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, ordfører, postmottak Tydal kommune, postmottak RMN, Nea Radio, Hanne Bakken Tangen RMN og Frode Singstad RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 18/15 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget /15 Revisjonsrapport: Forvaltning av kommunens eierinteresse. 20/15 Oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandlingen i Tydal kommune. 21/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /15 Rapport fra kontrollutvalget om kontroll og tilsyn og virksomhet i perioden /15 Budsjett 2016 og øk.plan for kontroll og tilsyn. 24/15 Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune /15 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/111-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget, liger på lesebrett og på 3

4 Revisjonsrapport: Forvaltning av kommunens eierinteresse. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune /15 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 12/14-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll om forvaltning av kommunens eierinteresser til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen legge frem sak for formannskap og kommunestyret i løpet av 2015, hvor eier kan ta stilling til om det skal vedtas eierskapsmelding for kommunen og egen eierstrategi for eierskapet i TrønderEnergi AS. Vedlegg Rapport eierskapskontroll - Tydal kommune. Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteresser i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon inn mot det enkelte selskap. Kommunestyre behandlet i sak 24/14, den , en større selskapskontrollrapport rettet inn mot TrønderEnergi. Denne inneholdt mye informasjon og påpekte forhold som er viktige for god eierstyring. Kommunestyret vedtok da bl.a. å be rådmannen legge frem egen sak for formannskap og kommunestyret, hvor behovet for eierstrategier vurderes på nytt. I forbindelse med at kontrollutvalget i sak 9/15, den , bestilte selskapskontroll av kommunens forvaltning av sine eierinteresser, opplyste rådmannen at har startet arbeide med eierskapsmelding for Tydal kommune, men at videre arbeid ønskes gjennomført som en prosess med nytt kommunestyre. Revisjon Midt-Norge IKS har levert rapport innen fristen og i tråd med bestillingen. Revisor vil gjennomgå rapporten og svare på spørsmål ved behandlingen i kontrollutvalget og ved behov, også i kommunestyret. Ordfører og representant for rådmannen er også anmodet om delta under behandlingen i kontrollutvalget. Revisors konklusjoner Sekretariatet siterer rapportens punkt 5 Konklusjoner og anbefalinger i sin helhet: "5.1 Konklusjon Kommunestyret har i sitt vedtak i 2010 signalisert at det ikke er behov for noen eierskapsmelding på grunn av kommunens beskjedne eierskap i selskaper. Kommunestyret har allikevel bedt om at valgte representanter avgir rapport til ordfører, at årsmelding og årsregnskap for alle selskaper legges fram for kommunestyret og at behovet for strategi knyttet til eierinteresser i enkeltselskaper 4

5 vurderes. Revisor konkluderer med at kommunestyrets vedtak ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Konklusjonen baserer seg i hovedsak på uklarheter rundt oppnevning av eierrepresentanter og manglende dokumentasjon for tilstedeværelse i eiermøter, at kommunestyret ikke er forelagt noen oppdatert oversikt over kommunens eierinteresser, og at de ikke er blitt forelagt årsmelding og årsregnskap for selskapene. Kommunestyret er heller ikke blitt forelagt noen sak knyttet til behovet for strategi eller føringer for eierskapet i Trønderenergi AS. 5.2 Anbefalinger Den enkle anbefalingen til kommuner og fylkeskommuner knyttet til styring og eierskap er at kommunene vet hva de eier, og hvorfor de eier det og hva man ønsker med eierskapet. Revisor anbefaler derfor at Eier blir forelagt en oppdatert oversikt over eierinteresser årlig Eier blir forelagt innkalling og protokoll fra eiermøter Eier blir forelagt årsmelding og regnskap for sine eierinteresser i AS og IKS Eier tar stilling til om det er behov for egen strategi for eierskapet i Trønderenergi AS Eier tar stilling til om det er behov for en eierskapsmelding" Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Gjennomgangen viser at tidligere vedtak i kommunestyret i 2010 og i 2014 ikke er fulgt opp i sin helhet. Flere av anbefalingene fra revisor ligger allerede i tidligere vedtak som kommunestyret har fattet. Kommunestyret og formannskapet har ifølge ordfører fått mer informasjon om forhold knyttet til eierinteresser enn det som er dokumentert gjennom møteinnkallinger og protokoller. Det imidlertid viktig at det senere fremgår av protokoller at informasjon er gitt. I motsetning til for aksjeselskap er det krav om at kommunestyret skal oppnevne personer med navn og ikke funksjon, når det velges representanter til representantskapsmøter i interkommunale selskaper. Dette må gjøres også i forhold til Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS etter valget. For de øvrige interkommunale selskaper er representanter valgt ved navn også i inneværende periode. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten viser at kommunens eierstyring ikke er gjennomført i tråd med tidligere vedtak. Revisors anbefalinger i denne rapporten og eksempler på god eierstyring som er nevnt i rapporten og i tidligere rapport om TrønderEnergi, bør gi grunnlag for bedre eierstyring i Tydal. Selv om Tydal kommunes eierinteresser er relativt små må det avklares og følges opp, hvordan kommunen som eier ønsker å gjennomføre tilsyn med selskaper som den er medeier i. Inntil eventuell eierstrategi er vedtatt må rådmannen sørge for at tidligere vedtak i sak 52/10 i kommunestyret er førende for oppfølging av eierinteresser i Tydal kommune. 5

6 Selskapskontroll Forvaltning av kommunens eierinteresser Tydal kommune August TITTEL - 1 6

7 7

8 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Forord Denne selskapskontrollen er gjennomført på oppdrag av Tydal kommunes kontrollutvalg i perioden april august Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Tor Arne Stubbe /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor - Forvaltning av kommunens eierinteresser - 3 8

9 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Sammendrag I denne selskapskontrollen er det søkt å belyse forvaltningen av Tydal kommune sitt eierskap i ulike selskaper. KS er tydelige i sin oppfordring til kommuner og fylkeskommuner vedrørende aktivt eierskap; det handler om å være bevisst på hva man eier, hvorfor man eier det og hva man ønsker med eierskapet. Kommunestyret i Tydal har som eier i 2010 vurdert sitt behov knyttet til forvaltningen av sine eierinteresser, og vedtatt noen enkle grep for å sikre disse (KS 52/10). Dette gjelder blant annet rapportering fra eiermøter i ulike selskap, samlet orientering til kommunestyret om kommunens eierskap og behovet for strategier knyttet til de selskap kommunen er eier i. Revisor har i kontrollen sett på følgende elementer i kommunens forvaltning av eierskap i ulike selskaper: Kommunestyret må ha oppnevnt representanter til representantskapsmøte i IKS Kommunestyret må ha utstedt fullmakt, evt. delegert myndighet til eierrepresentant, for å møte i generalforsamling i AS. Representant fra kommunen har møtt i selskapenes eiermøte Det er innhentet føringer fra eier i forkant av eiermøter Innkalling og protokoll fra eiermøter er arkivert i kommunen Ordfører er skriftlig orientert om innhold i eiermøter i selskaper hvor andre eierrepresentanter har møtt på vegne av kommunen Årsmelding og bekreftet årsregnskap fra alle selskap er framlagt for kommunestyret Eierstrategi for Tydal kommunes eierskap i Trønderenergi AS er utarbeidet Kommunestyret har i sitt vedtak i 2010 signalisert at det ikke er behov for noen eierskapsmelding på grunn av kommunens beskjedne eierskap i selskaper. Kommunestyret har allikevel bedt om at valgte representanter avgir rapport til ordfører, at årsmelding og årsregnskap for alle selskaper legges fram for kommunestyret og at behovet for strategi knyttet til eierinteresser i enkeltselskaper vurderes. Revisor konkluderer med at kommunestyrets vedtak ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Konklusjonen baserer seg i hovedsak på uklarheter rundt oppnevning av eierrepresentanter og manglende dokumentasjon for tilstedeværelse i eiermøter, at kommunestyret ikke er forelagt noen oppdatert oversikt over kommunens eierinteresser, og at de ikke er blitt forelagt årsmelding og årsregnskap for selskapene. Kommunestyret er heller ikke blitt forelagt noen sak knyttet til behovet for strategi eller føringer for eierskapet i Trønderenergi AS. - Forvaltning av kommunens eierinteresser - 4 9

10 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Den enkle anbefalingen til kommuner og fylkeskommuner knyttet til styring og eierskap er at kommunene vet hva de eier, og hvorfor de eier det og hva man ønsker med eierskapet. 1 Revisor anbefaler derfor at: Eier blir forelagt en oppdatert oversikt over eierinteresser årlig Eier blir forelagt innkalling og protokoll fra eiermøter Eier blir forelagt årsmelding og regnskap for sine eierinteresser i AS og IKS Eier tar stilling til om det er behov for egen strategi for eierskapet i Trønderenergi AS Eier tar stilling til om det er behov for en eierskapsmelding 1 Styring og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget Forvaltning av kommunens eierinteresser

11 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Aktivt kommunalt eierskap Eierskap i Tydal kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstilling Kontrollkriterier Lov og forskrift Kommunestyrets vedtak KS-anbefalinger Metode Forvaltning av eierinteresser Revisjonskriterier Data Representasjon i eiermøter Eierstyring og tilbakemelding til eier Strategi for vesentlige eierinteresser Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...19 Tabell Tabell 1. Tydal kommunes eierandeler i selskap og foretak Forvaltning av kommunens eierinteresser

12 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - 1 Innledning Denne eierskapskontrollen er gjennomført av Revisjon Midt-Norge IKS etter bestilling fra Kontrollutvalget i Tydal kommune 2 : Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll hvor revisjon ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper. I planen for selskapskontroll vises det til at en slik kontroll eventuelt kan ta utgangspunkt i kontroll med praktisering av punktene som kommunestyret vedtok i sak 52/10: 1. Tydal kommune har ikke eierskap i eksterne selskap som gjør det nødvendig å utarbeide egne strategier og planer for sitt eierskap. 2. Kommunens valgte representanter i alle selskaper der Tydal kommune er eier skal avgi rapport til ordfører gjennom møtereferat eller på annen måte. 3. Årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier skal legges frem for kommunestyret. 4. Dersom kommunen går inn i eksterne selskap med betydelige eierandeler, skal det utarbeides egen strategi for eierskapet. Kontrollen er en selskapskontroll i Tydal kommune. Det er naturlig å betegne den som en eierskapskontroll, hvor fokus ligger på eierstyring og ikke på det enkelte selskap. Kontrollen vil rette seg mot oppnevning av eierrepresentanter, føringer fra eier (strategi/melding), representasjon i eiermøter og tilbakemelding til eier. 1.1 Aktivt kommunalt eierskap Som følge av den store veksten i kommunalt og fylkeskommunal selskapsorganisering, har det de siste årene vært økende oppmerksomhet omkring kommuners rolle som eiere. Kommunesektoren har fått kritikk for å være passive eiere, og det har blitt lagt ned mye arbeid, blant annet fra KS, for å bevisstgjøre kommuner og fylkeskommuner på det ansvaret som ligger i eierrollen. 3 Oppfordringen til kommuner og fylkeskommuner er at de må være bevisste hva de eier, og hvorfor de eier det og hva man ønsker med eierskapet. 4 2 KU-sak 009/15 3 Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene, KS Styring og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget Forvaltning av kommunens eierinteresser

13 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Kommunestyret har i utgangspunktet full beslutningsmyndighet for virksomhet som er organisert som en del av kommunens organisasjon. Slik er det ikke når virksomhet er organisert i selvstendige rettssubjekt. Da må kommunestyret forholde seg til de styringssystemene som gjelder for den aktuelle organisasjonsformen, og lovgivningen som regulerer denne. Aktivt eierskap innebærer at de folkevalgte bruker de mulighetene disse styringssystemene gir, til å utøve eierstyring. I selvstendige rettssubjekt skal eierstyringen skje gjennom det øverste eierorganet, altså generalforsamling for AS eller representantskap for IKS Eierskap i Tydal kommune Tydal kommune har alene, eller sammen med andre, eierinteresser i en rekke selskaper. Disse er i hovedsak organisert som aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Kommunens aksjer og andeler er regnskapsført i balansen til i overkant av kr 10 mill 6. Dette er aksjenes anskaffelsesverdi, og det er derfor grunn til å tro at den reelle verdien er høyere enn bokført verdi. 7 Dette betyr at eierinteressene er av en viss økonomisk verdi for kommunen. Revisor er ikke kjent med at kommunen har gitt føringer for forvaltningen av disse eierinteressene, ut over kommunestyrets vedtak nevnt i pkt 1.1. Rådmannen har igangsatt arbeid med en egen eierskapsmelding for Tydal kommune, men denne er ikke ferdigstilt og oversendt til politisk behandling. 5 Resch-Knudsen (2007) 6 Årsregnskapet Aksjer og andeler skal etter gjeldende regler på området bokføres til historisk anskaffelseskostnad etter forsiktighetsprinsippet. - Forvaltning av kommunens eierinteresser

14 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Tabell 1. Tydal kommunes eierandeler i selskap og foretak. Org.nr Selskapsnavn Selskaps- Eierandel Innskudd/ Off. type aksjer heleid AL Biblioteksentralen Samvirke (SA) 1 JA (?) Allskog Samvirke (SA) NEI Kontrollutvalgssekretariat IKS 0,8 % JA Midt-Norge IKS Kommunekraft AS AS 0,003 % 318 JA (?) * Naboer AB AS 2,6 % 200 JA (?) Norske Skog AS NEI Studiesenteret AS AS NEI (?) Revisjon Midt-Norge IKS IKS 0,8 % JA Trønderenergi AS 0,17 % JA Interkommunalt Arkiv IKS 1,07 % JA Trøndelag IKS *Svensk organisasjonsnummer Kilder: Tydal kommunes årsregnskap 2014 Plan for selskapskontroll Tydal kommune bronnoysundregistrene.no Dokumentasjon fra Tydal kommune v/ordfører - Forvaltning av kommunens eierinteresser

15 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - 2 Undersøkelsesopplegget 2.1 Avgrensning Kontrollen er en del av selskapskontrollen i Tydal kommune. Det er mest naturlig å betegne den som en eierskapskontroll. Den inneholder ikke forvaltningsrevisjon. Kontrollen vil ikke rette seg mot selskapene, men mot kommunens system for eierstyring, og hvordan denne utføres av eierrepresentant og formidles til eier. Dette vil i praksis si at vi kontrollerer om kommunens eierutøvelse i disse selskapene skjer i tråd med gitte føringer. Vi ser kun på hvordan systemet for eierstyring fungerer på overordnet nivå i kommunen. Kommunen har eierinteresser i både AS, IKS og SA (samvirkeforetak). Sistnevnte selskapsform er gjerne andeler i interesseorganisasjoner, lag og foreninger med begrenset innskudd av kapital og begrenset ansvar. Revisor har ikke kontrollert hvordan kommunen forvalter sitt eierskap i samvirkeforetakene (SA). 2.2 Problemstilling Forvaltes Tydal kommunes eierinteresser i selskaper i tråd med kommunestyrets vedtak og anbefalinger for aktivt kommunalt eierskap? 2.3 Kontrollkriterier Lov og forskrift Kommuneloven 6 bestemmer at kommunestyret er kommunens øverste organ. Det innebærer at det er kommunestyret som er eier i de selskapene kommunen har eierinteresser Kommunestyrets vedtak Tydal kommune har ikke vedtatt en eierskapsstrategi for sin eierskapsutøvelse. Derimot er det vedtatt at valgte eierrepresentant skal avgi rapport til ordfører gjennom møtereferat eller lignende, at årsmelding og regnskap for alle selskap hvor Tydal kommune er eier skal forelegges kommunestyret, og at det skal utarbeides egen strategi for eierskap i de tilfeller hvor kommunen tar betydelige eierandeler i et selskap - Forvaltning av kommunens eierinteresser

16 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge KS-anbefalinger KS Eierforum har utarbeidet en rekke anbefalinger for aktivt eierskap i kommunesektoren. 8 Noen av anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. Disse anbefalingene er ikke obligatoriske, men de er uttrykk for god praksis for kommunal eierstyring og er relevante kriterier for å vurdere kommunens praksis. Kriteriene vil utdypes senere i rapporten. 2.4 Metode Undersøkelsen er bestilt som del av selskapskontrollen i Tydal, og ikke som forvaltningsrevisjon. Standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001, har likevel vært veiledende for det arbeidet som er gjort. Standarden sikrer at undersøkelsen er utført i henhold til krav til god kommunal revisjonsskikk. I denne undersøkelsen har vi innhentet informasjon på følgende måter: Dokumentgjennomgang (Innkallinger og protokoller fra eiermøter, politiske vedtak osv) E-postutveksling med ordfører og ansatt ved arkivet; spørsmål og dokumentasjonsinnhenting Søk på nett og i databaser vedr eierinteresser Gjennomgangen av kommunens eierstyring er gjort for å undersøke om disse er i tråd med egne og anbefalte føringer. Gjennom e-postutveksling med ordfører har vi fått informasjon om hvordan forvaltningen av eierinteressene er fulgt opp i praksis. Kontrollen er gjennomført med hovedfokus på forvaltning av eierskapet i selskapene Trønderenergi AS, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, Norske Skog AS og Studiesenteret AS. 8 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum, siste versjon februar Forvaltning av kommunens eierinteresser

17 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - 3 Forvaltning av eierinteresser I dette kapittelet vil vi belyse om Tydal kommune forvalter sine eierinteresser i tråd med kommunestyrets vedtak og anbefalinger om aktivt kommunalt eierskap. Først presenteres revisjonskriteriene, deretter følger innhenting av data og til slutt revisors vurderinger. 3.1 Revisjonskriterier Kommuneloven slår fast at der kommunen har eierandel i selskaper, er kommunestyret eier. 9 Dersom ikke annet fremgår av selskapets vedtekter, er det dermed det samlede kommunestyret som representerer kommunen i eierorganet. Det er imidlertid en lite praktisk løsning, og derfor kan kommunestyret utstede fullmakt til at enkeltpersoner kan representere kommunestyret i generalforsamling i aksjeselskap. I interkommunale selskap skal kommunestyret utpeke personlige medlemmer (og varamedlemmer) til representantskap. Det er ikke tillatt med bruk av fullmakt til representantskap i interkommunale selskap, 10 og derfor bør kommunestyret utpeke personlige varamedlemmer. Revisor har med bakgrunn i kommunestyrets vedtak i sak 52/10 (se kap 1) utledet at følgende elementer må være oppfylt: Kommunestyret må ha oppnevnt representanter til representantskapsmøte i IKS Kommunestyret må ha utstedt fullmakt, evt. delegert myndighet til eierrepresentant, for å møte i generalforsamling i AS. Representant fra kommunen har møtt i selskapenes eiermøte Det er innhentet føringer fra eier i forkant av eiermøter Innkalling og protokoll fra eiermøter er arkivert i kommunen Ordfører er skriftlig orientert om innhold i eiermøter i selskaper hvor andre eierrepresentanter har møtt på vegne av kommunen Årsmelding og bekreftet årsregnskap fra alle selskap er framlagt for kommunestyret Eierstrategi for Tydal kommunes eierskap i Trønderenergi AS er utarbeidet Følgende krav til kommunens eierstyring er utledet fra allment aksepterte krav til eierstyring, 11 aksjeloven og IKS-loven og KS anbefalinger: 9 Kommuneloven 6 10IKS-loven 6, jf rundskriv H-02/06 (sak 05/3032) fra KRD 11 Jf. «Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse», «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse» (for børsnoterte selskap) og Resch-Knudsen (2011). - Forvaltning av kommunens eierinteresser

18 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Kommunen bør ha oversikt over sine eierinteresser og gi signaler på hva man ønsker med eierskapet (eierskapsmelding) Kommunen bør være representert i eierorgan ved politisk ledelse, og i tråd selskapslovenes regler om oppnevning Det bør etableres forutsigbare og etterprøvbare kommunikasjonslinjer mellom kommunestyret og eierorgan Kommunestyret orienteres årlig i egen sak om kommunens eierengasjement i de forskjellige selskaper Vi vil i denne undersøkelsen se nærmere på kommunens eierrepresentasjon, gitte føringer for eierstyring og tilbakemeldinger til kommunestyret på utøvd eierskap. 3.2 Data Representasjon i eiermøter Et vesentlig moment i å utøve eierstyring er å være representert i de riktige organer i selskap hvor kommunen har eierinteresse, i de aller fleste tilfeller generalforsamling eller representantskap. Det er kommunestyret som er eier, og det er derfor kommunestyret som må velge sin eierrepresentant til de ulike eiermøtene. For aksjeselskap kan representanter møte med fullmakt fra kommunestyret, og for IKS så oppnevnes eierrepresentanter for aktuelle valgperiode. Kommunestyret i Tydal har gjennom vedtak i sak 42/11 oppnevnt representanter til samtlige IKS hvor kommunen er deltaker 12. Når det gjelder eierrepresentasjon i aksjeselskap, så er det ordfører som har fungert og fungerer som kommunens eierrepresentant. I de to siste delegasjonsreglement som er vedtatt i Tydal kommunestyre (sist revidert i 2014), er det ikke tatt inn noen delegasjon til ordfører. Ordfører er i følge kommuneloven kommunens rettslige representant ( 9-3), men denne hjemmelen i loven gir ikke adgang til at ordfører kan representere kommunen i utenomrettslige organer. Her må kommunestyret eller formannskapet velge representanter eller delegere myndighet jfr 9-5 i kommuneloven. 12 For Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS er ordfører og varaordfører oppnevnt som eierrepresentanter i representantskapet i kraft av funksjon/stilling. - Forvaltning av kommunens eierinteresser

19 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - «Bestemmelsen om den rettslige representasjonsrett refererer seg bare til situasjonen under rettergang. Den har ingen betydning for kommunens/fylkeskommunens representasjon i organer utenom rettsapparatet. Ordføreren og fylkesordføreren kan altså ikke med hjemmel i nevnte bestemmelser (red: 9-3) representere kommunen for eksempel i et aksjeselskap eller et borettslag eller en generalforsamling. Representanter til slike organer må velges på vanlig måte av kommunestyret/fylkestinget eller av formannskapet/fylkesutvalget etter delegasjon. En annen sak er at det er meget vanlig at ordføreren og fylkesordføreren velges til slike verv» (Overå & Bernt, 2006) Selskapene er lovpålagt å sende ut innkalling til generalforsamling og representantskapsmøte med agenda for møtet. For aksjeselskap skal innkalling til generalforsamling skje minst en uke før møtet avholdes, mens for IKS skal dette skje fire uker i forveien. Innkalling skal oversendes kommunen som aksjeeier eller deltaker i et selskap, i tillegg skal innkalling for IKS gå til oppnevnt representant. Protokoll fra eiermøter skal føres og oppbevares hos selskapet, og den skal være tilgjengelig for eierne. Kommunen har plikt til å føre journal og arkivere innkallinger og eventuelle protokoller jfr arkivforskriften. Ordfører viser til at kommunen med enkelte unntak har vært representert i eiermøtene for de selskap hvor kommunen har eierinteresser. Ordfører bekrefter at han som eierrepresentant har møtt i generalforsamling hos de kontrollerte aksjeselskap, med unntak av ett møte i Trønderenergi hvor varaordfører møtte i hans sted, og i Norske skog AS hvor kommunen ikke har vært til stede på generalforsamling. I Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge er det registrert forfall fra Tydal kommune i ett representantskapsmøte. Dokumentunderlaget for kontroll av representasjon i eiermøter mangelfullt (innkallinger og protokoller) Eierstyring og tilbakemelding til eier KS Eierforum anbefaler at kommunen utarbeider en overordnet strategi for sine eierinteresser (eierskapsmelding), hvor kommunen fører oversikt over sine eierinteresser og gir signaler til selskapene om hva som er kommunens interesse. I tillegg bør eierskapsmeldingen tydeliggjøre styringssystemene for de ulike selskapsformene og hvordan kommunen bør utøve sin eierstyring. KS Eierforum anbefaler også at det følges opp med egne meldinger for det enkelte selskap, hvor kommunen tydeliggjør sitt formål med eierskapet. Videre anbefales at kommunestyret årlig orienteres om sine eierinteresser, og at eierrepresentantene får signaler fra eier om hva som skal bringes inn i eiermøtene. I Tydal kommune er det vedtatt at årsmelding og regnskap fra de ulike selskapene skal framlegges for kommunestyret (KS-sak 52/10). Tydal kommune har ikke utarbeidet noen eierskapsmelding, og kommunestyret mottar ingen jevnlig orientering om kommunens ulike eierinteresser. I kommunens regnskap skal det - Forvaltning av kommunens eierinteresser

20 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - angis i note hvilke eierinteresser kommunen har, men denne er for Tydal sin del ikke oppdatert pr regnskap Det er ikke protokollført at det framlagt årsmelding og regnskap for kommunestyret siste to år for de selskap hvor kommunen er eier. Ordfører har i e-post vist til at dette er lagt under referatsaker for formannskap og kommunestyre. Revisor har gjennomgått referatsaker for kommunestyret siste to år uten å finne dokumentasjon for at dette er referert. Videre skriver ordfører at han som eierrepresentant for kommunen innhenter signaler fra kommunestyret om det er prinsipielle spørsmål som skal drøftes i eiermøtene. Han fremhever at dette i første rekke gjelder kommunens eierskap i Trønderenergi. Ordfører bekrefter at de øvrige eierrepresentantene oppnevnt av kommunestyret avgir orientering til ordfører etter eiermøter, og at dette er referert for kommunestyret. Fra kommunestyremøter siste to år er det ikke protokollført slike referatsaker, med unntak av at protokoller fra representantskapsmøter i Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS er framlagt i mai Strategi for vesentlige eierinteresser Tydal kommune har ikke vedtatt noen eierstrategi, men har i kommunestyrevedtak 52/10 vedtatt at det skal utarbeides eierstrategi for selskap hvor kommunen har betydelig eierandel. Det er uavklart om kommunestyret med dette mener den prosentmessige eierandelen av et selskap eller om det betyr at kommunen har en betydelig økonomisk interesse i et selskap. Ved overdragelsen av Tydal E-verk til Trønderenergi AS ervervet Tydal kommune aksjer i selskapet. Tydal kommunes eierandel i Trønderenergi er pr dato på 0,17 %, og regnskapsført i balansen i kommunens regnskap til ca 10 mill kroner. Ordfører bekrefter at det ikke er utarbeidet noen egen eierstrategi for kommunens eierskap i Trønderenergi AS. - Forvaltning av kommunens eierinteresser

21 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Revisors vurdering KS er tydelige i sin oppfordring til kommuner og fylkeskommuner vedrørende aktivt eierskap; det handler om å være bevisst på hva man eier, hvorfor man eier det og hva man ønsker med eierskapet. Kommunestyret i Tydal har som eier i 2010 vurdert sitt behov knyttet til forvaltningen av sine eierinteresser, og vedtatt noen enkle grep for å sikre disse (KS 52/10). Tydal kommune har oppnevnt representanter til å møte i representantskapsmøter i de interkommunale selskapene (IKS). Kommunestyret kan vurdere å oppnevne eierrepresentanter til Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS ved navn og ikke funksjon (jfr øvrige eierrepresentanter i IKS). Ordfører oppgir å møte som eierrepresentant i generalforsamlinger i aksjeselskap hvor kommunen har eierinteresser. Her viser ordfører til at han møter som kommunens rettslige representant (Kommuneloven 9-3). Revisors vurdering er at dette er en feil fortolkning av kommuneloven, og at representasjon i generalforsamling i aksjeselskap må skje etter fullmakt fra eier eller gjennom delegasjon til ordfører. Revisor har forsøkt å kontrollere at eierrepresentanter og eventuelle vararepresentanter har møtt i eiermøter etter innkalling fra et utvalg selskaper. I hovedsak synes kommunen å være representert i representantskap og generalforsamlinger siste to år. Ved enkelte eiermøter har eierrepresentantene av ulike årsaker vært forhindret fra å møte. Ved generalforsamling i Norske Skog AS har kommunen trolig ikke vært representert. Revisor vurderer det som uheldig at kommunen ikke evner å sende representanter til samtlige eiermøter, da dette er det viktigste organet for utøvelse av eierstyring. Dette har to sider, både med tanke på å bringe viktige synspunkter inn i eiermøtet, og det å kunne ta med viktige spørsmål tilbake til eier (kommunestyret). På tross av at Tydal kommune sitt eierskap er av et begrenset omfang, så er det viktig at kommunen følger opp eierinteressene på en tilfredsstillende måte. Det er derfor viktig at eierrepresentanten tar med seg eiers (kommunestyrets) syn på de saker som skal behandles i eiermøter, og at eier blir orientert om utfallet av eiermøtene. Eierrepresentant i Trønderenergi (ordfører) viser til at eiers synspunkter innhentes i forkant av eiermøter hvor prinsipielt viktige saker skal drøftes, og at eier orienteres i etterkant av disse eiermøtene. Ordfører bekrefter i e-post at han blir konsultert og orientert av øvrige eierrepresentanter i forbindelse med representantskapsmøter i interkommunale selskap. Revisor ser at det er protokollført saksbehandling av saker knyttet til Trønderenergi i Tydal kommunestyre siste to år, bl.a. av rapport om selskapskontroll i selskapet. Revisor finner det derfor sannsynlig at - Forvaltning av kommunens eierinteresser

22 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - eier er orientert om vesentlige sider ved sitt eierskap i Trønderenergi. Derimot er det ikke protokollført at eier jevnlig er orientert om øvrige eierinteresser. I kommunestyrevedtak 52/10 heter det at årsmelding og regnskap fra de ulike selskapene skal legges fram for kommunestyret. Revisor har gjennomgått protokoller fra kommunestyremøter siste to år, men har ikke funnet dokumentasjon for at årsmelding eller regnskap er forelagt eier i tråd med vedtaket. Kommunestyrets vedtak synes derfor ikke å være fulgt opp. Kommunestyret har i sitt vedtak (52/10) påpekt at det kan oppstå behov for å ha en strategi knyttet til framtidige eierskap i enkeltselskaper. Gjennom salget av Tydal E-verk til Trønderenergi AS så ervervet kommunen aksjer i størrelsesorden 10 mill kroner. Denne eierposten utgjør pr i dag 0,17 % i selskapet. Det kan vanskelig hevdes at dette er en betydelig eierandel i selskapet, på tross av at det har en viss økonomisk interesse for kommunen. Det er ikke utarbeidet noen egen strategi for eierskapet i Trønderenergi AS. Revisor vurderer at eier må ta stilling til om det skal gis spesielle føringer for eierrepresentantens opptreden i generalforsamling, altså hvorvidt det skal utarbeides en strategi for kommunens eierinteresse i selskapet. - Forvaltning av kommunens eierinteresser

23 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - 4 Høring Et utkast til rapport ble oversendt ordfører i Tydal kommune med kopi til rådmannen den Dette for at eier skulle få anledning til å gi uttrykk for sitt syn på innholdet i rapporten. Frist for å inngi et høringssvar ble satt til Revisor tok kontakt med ordfører og rådmann den for å høre om det var ønskelig å gi et høringssvar. Rådmannen svarte i e-post at de hadde drøftet rapporten, og at de var enige om at den beskrev virkeligheten på en tilfredsstillende måte. Revisor har derfor tatt utgangspunkt i at kommunen som eier ikke har innvendinger til beskrivelsen av kommunens eierstyring slik den er gjengitt i rapporten. Det er derfor ikke framkommet opplysninger under høringen som gir grunnlag for endringer i rapporten. - Forvaltning av kommunens eierinteresser

24 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - 5 Konklusjoner og anbefalinger 5.1 Konklusjon Kommunestyret har i sitt vedtak i 2010 signalisert at det ikke er behov for noen eierskapsmelding på grunn av kommunens beskjedne eierskap i selskaper. Kommunestyret har allikevel bedt om at valgte representanter avgir rapport til ordfører, at årsmelding og årsregnskap for alle selskaper legges fram for kommunestyret og at behovet for strategi knyttet til eierinteresser i enkeltselskaper vurderes. Revisor konkluderer med at kommunestyrets vedtak ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Konklusjonen baserer seg i hovedsak på uklarheter rundt oppnevning av eierrepresentanter og manglende dokumentasjon for tilstedeværelse i eiermøter, at kommunestyret ikke er forelagt noen oppdatert oversikt over kommunens eierinteresser, og at de ikke er blitt forelagt årsmelding og årsregnskap for selskapene. Kommunestyret er heller ikke blitt forelagt noen sak knyttet til behovet for strategi eller føringer for eierskapet i Trønderenergi AS. 5.2 Anbefalinger Den enkle anbefalingen til kommuner og fylkeskommuner knyttet til styring og eierskap er at kommunene vet hva de eier, og hvorfor de eier det og hva man ønsker med eierskapet. 13 Revisor anbefaler derfor at Eier blir forelagt en oppdatert oversikt over eierinteresser årlig Eier blir forelagt innkalling og protokoll fra eiermøter Eier blir forelagt årsmelding og regnskap for sine eierinteresser i AS og IKS Eier tar stilling til om det er behov for egen strategi for eierskapet i Trønderenergi AS Eier tar stilling til om det er behov for en eierskapsmelding 13 Styring og eierskap i kommunalt eide bedrifter, Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget Forvaltning av kommunens eierinteresser

25 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Kilder Kommuneloven KS Eierforum (2014), Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, revidert utg. KS (2008), Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene. Lov om interkommunale selskaper Overå, O. og J.F. Bernt (2006): Kommuneloven med kommentarer, 4. utg., Oslo: Kommuneforlaget Resch-Knudsen, Vibeke (2011), Kommunalt eierskap roller, styring og strategi, Kommuneforlaget. Tydal kommune, KS-sak 52/10 Aarbakke m.fl (2012), Aksjeloven og allmennaksjeloven, kommentarutgave, Universitetsforlaget. - Forvaltning av kommunens eierinteresser

26 - Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - - Forvaltning av kommunens eierinteresser

27 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

28 Oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandlingen i Tydal kommune. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune /15 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 14/20-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding om oppfølging av revisjonsrapport byggesaksbehandling til orientering. 2. Kontrollutvalget konstaterer at det er satt i gang prosesser for å redusere sårbarheten i kommunens byggesaksbehandling og for å innfri lovkrav i forhold til praktisk tilsyn i byggesaker. 3. Kontrollutvalget ber om en ny skriftlig tilbakemelding om resultatet av pågående prosesser, innen Vedlegg Notat fra rådmannen, datert Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med forvaltningsrevisjon er at den skal bidra positivt i videreutviklingen av rutiner, til beste for kommunen og innbyggerne. Hovedkonklusjonen i revisjonsrapporten var positiv. Det ble imidlertid pekt på at byggesaksbehandlingen var sårbar og at kommunen ikke innfridde lovkrav om å føre tilsyn i byggesaker. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 3/15 den Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar rapporten fra forvaltningsrevisjon byggesaksbehandling til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge revisjonens anbefalinger. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan rådmannen har brukt rapporten og fulgt opp anbefalingene i rapporten, innen Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget, og senere kommunestyret, finnes på møtedato , sak 27/14. Revisors anbefalinger til Tydal kommune var: Å vurdere tiltak som reduserer sårbarheten i kommunens 28

29 byggesaksbehandling Å etablere tilsynsordning til vedtatte byggesaker Rådmannen tilbakemelding i e-post, med vedlagt notat av , følger som vedlegg i saken. Tilbakemeldingen viser at revisjonens anbefalinger er drøftet internt i administrasjonen. Rådmannen vil i forbindelse med økonomiplanarbeidet for foreslå å styrke avdeling for Plan, byggesak og oppmåling med inntil 100% stilling. Det er så langt ikke funnet løsning på hvordan byggesaker skal følges opp tilstrekkelig for at eventuelle ulovligheter oppdages. Det er imidlertid positivt at Tydal kommune deltar i et fellesprosjekt i Værnesregionen, hvor dette er tema. Rapport fra fellesprosjektet vil ifølge rådmannen bli fremlagt i kommunestyret. Kommunestyret får dermed innblikk, og må ta stilling, til hvordan Tydal kommune skal innfri lovkrav. Sekretariatet mener det er viktig at rutiner kommer på plass og at det blir foretatt tilsyn i tilstrekkelig grad for å kunne avdekke eventuelle avvik. Revisjonsrapporten omtalte også at kommunen ikke følger opp kravene til selvkost for byggesaker. Dette ble ikke konkretisert i anbefaling fra revisor. Sekretariatet har likevel bedt administrasjonen orientere i møtet om kommunen har foretatt seg noe i forhold til dette. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Administrasjonen har gitt tilbakemelding i tråd med kommunestyrets vedtak, bortsett fra at fristen er overskredet. Da både styrking av saksbehandlerressurs og opplegg for å føre tilsyn med ulovlighetsoppfølging ikke er på plass, mener sekretariatet at det er nødvendig med en videre oppfølging. Det er derfor naturlig å be rådmannen om en ny orientering om virkningen av eventuell styrket bemanning. Dette gjelder også i forhold til resultat av praktisk tilsynsvirksomhet, som følge av eventuelle nye rutiner for kontroll i byggesaker. 29

30 Notat Til: Fra: KonSek Midt-Norge IKS v/arvid Hansen Per Ingebrikt Græsli Sak nr: Dato: 2013/ Oppfølging av vedtak i K.-sak 3/15, forvaltningsrapport byggesak Ved kommunestyrets behandling av forvaltningsrapport for byggesaksbehandling i K-sak 3/15, ber kommunestyret rådmannen skriftlig redegjøre for kontrollutvalget hvordan rapporten er brukt, og hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp. Revisor anbefaler Tydal kommune om: 1. Å vurdere tiltak som reduserer sårbarheten i kommunens byggesaksbehandling 2. Å etablere tilsynsordning til vedtatte byggesaker 1. Det har vært gjenstand for intern drøfting i administrasjonen hvordan dette bør løses, og vår anbefaling blir å styrke avdeling for Plan, byggesak og oppmåling med saksbehandlerressurs inntil 100% stilling. Dette vil fremgå av rådmannens forslag til økonomiplan og handlingsprogram og årsbudsjett Å etablere tilsynsordning til vedtatte byggesaker / ulovligoppfølging har vist seg vanskelig å prioritere innenfor dagens bemanning, dette er en utfordring vi deler med nabokommuner. Via Tydal kommune sin deltagelse i det pågående PLM prosjektet i VR settes det fokus på dette. I Hovedrapport plan, byggesak, oppmåling, kart og geodata, landbruk og miljø,under 4.1.2, Mulige konsekvenser og gevinster, er mer kapasitet for ulovlighetsoppfølging og tilsyn listet som en gevinst ved etablering av felles tjenestesenter for disse tjeneste i VR. Uavhengig av hva som blir utfallet av PLM-prosjektet, så vil det å øke bemanningen på avd. kunne avhjelpe situasjonen med manglende kapasitet til å drive tilsyn i byggesaker. 30

31 Rapporten ligger til behandling hos arbeidsutvalget i VR, AU vil lage en anbefaling for regionrådet som vil fremme sak om dette for de respektive kommunestyrene. Administrasjonen avventer utfallet av kommunestyrets behandling hovedrapporten. Kopi til: Lars-Erik Moxness 31

32 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Tydal kommune /15 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/111-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Oppsummering etter felles KU-møte på Stjørdal oversendes kommunestyret til orientering. Øvrige referatsaker tas til orientering. Vedlegg Oppsummering etter felles KU-møte i Værnesregionen Bernt svarer - forklaringsplikt. Ordfører kan ikke trekke saker fra saklisten. Administrasjonen må holde seg unna politiske møter. Budsjettkontroll kontrollutvalget første halvår Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Oppsummering etter fellesmøte for kontrollutvalg i Værnesregionen den Plikt til å forklare seg til kontrollutvalget. (Kommunal rapport ) 3. Ordfører kan ikke trekke saker fra sakslisten. (Kommunal rapport ) 4. Administrasjonen må holde seg unna politiske møter. (Kommunal rapport Budsjettkontroll kontroll og tilsyn per

33 NOTAT Saksbehandler Paul Stenstuen Dato Arkiv 15/ OPPSUMMERING ETTER FELLES MØTE FOR KONTROLLKOMITEEN OG KONTROLLUTVALGENE I VÆRNESREGIONEN Sted: Stjørdal rådhus, møterom NAV Dato: 12. juni 2015, kl. 10:00-15:00 Fra kontrollkomiteen og kontrollutvalgene var følgende personer tilstede: Fra Stjørdal: Alf Kaspersen, Håvard Steen Moa, Elin Helene Friheim, Inger Johanne Overvik Uthus og Espen Teigen Fra Frosta: Jens Hagerup og Kari Berge Fra Malvik: Per Walseth Fra Meråker: Bjørn Magnus Madslangrud og Eva Lien Fra Selbu: Arnstein Trøite og Marit Stokke Fra Tydal: Toralf Øverås, Astrid Jensen og Kari Slungård Ellers møtte Arne Henrik Ulvin, Stjørdal Politikammer (sak 19/15) Sidsel Storvik Nilsen, Stjørdal kommune (sak 21/15) Roar Vikvang, NAV Værnes (sak 20/15) Petter Olden, NAV Værnes (sak 20/15) Sissel Overvik Holmberg, Stjørdal kommune (sak 22/15) Kristin Hognestad, Stjørdal kommune (sak 23/15) Gunbjørg Furunes Baar, Stjørdal kommune (sak 24/15) Gunn Havdal, Stjørdal kommune (sak 25/15) Ragnhild Wesche Kvål, Selbu kommune (sak 26/15) Arvid Hanssen, KonSek Trøndelag IKS Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Marit Aursjø, KomRev Trøndelag IKS Marit Ingunn Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Marte Bjørnelv, Holmvik, KomRev Trøndelag IKS Mali Kristin H. Østerås, KomRev Trøndelag IKS Paul Stenstuen, KomSek Trøndelag IKS 33

34 Bakgrunn for samlingen Det har i lengre tid vært et ønske om at kontroll og tilsynsarbeidet i Værnesregionen blir koordinert. Kontrollkomiteen i Stjørdal har derfor de 3 siste år invitert kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene til felles orienteringer knyttet til områder der Stjørdal kommune er vertskommune. Dette legger til rette for en effektiv utnyttelse av administrasjonens ressurser, samtidig sikrer en at kontrollutvalgene i samarbeidende kommuner får den samme informasjon. Kostnadsutviklingen innenfor spesialundervisning og barnevern har over tid vært urovekkende. Regionrådet avga i sitt desember møte en tilrådning til kontrollkomiteen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. På denne bakgrunn var temaet for denne samlingen det barne- og familierettede arbeid i Værnesregionen. Orienteringsprogrammet for samlingen var omfattende - men målrettet for å gi svar på hvilke utfordringer en har og hvor disse er, samt nødvendige tiltak. Program for samlingen 10:00-10:30 Orientering fra Politiet 10:30-11:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende sosialtjenesten 11:00-11:30 Orientering fra helsestasjon(ene) 11:30-12:00 Orientering fra enhet barn og ungdom 12:00-12:30 Lunsj 12:30-13:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende PPT/spesialundervisning 13:00-13:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende barnevern 13:30-14:00 Orientering fra administrasjonen vedrørende utkast til "VR modellen for barn og unge" 14:00-14:30 Orientering fra administrasjonen vedrørende VR strukturen med fagråd og forvaltningskontor, samt om vurderinger sett fra skole og barnehager 14:30-15:00 Kaffe og diskusjon Kontrollkomiteen i Stjørdal behandlet i etterkant bl.a. sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til barnevern/barn- og familierettet arbeid - med utgangspunkt i de fremkomne opplysninger. Kontrollkomiteen gjorde for øvrig følgende vedtak: 1. «Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet.» 34

35 Oppsummering og sammenstilling av de gitte orienteringer Barneverntjenesten tilkjennega i likhet med de øvrige innledere en bevissthet om hva tjenesten selv kan og bør gjøre for å videreutvikle og forbedre det arbeid som gjøres. Slik en oppfattet det var det en samstemmighet om at utfordringene må møtes med bedre arbeid på systemnivå. Det må også formuleres klare målsettinger, som vil innebære krav om bedre sektorovergripende samarbeid og koordinering. Slik en oppfattet det var det også enighet om at det må utarbeides felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester. I dette ligger det også et behov for en gjennomgang av hvor ansvar og myndighet er plassert. Dette gjelder både oppover og nedover i linjen, men også på tvers av sektorgrensene. Aktørene må forpliktes i større grad enn i dag. Nedenstående figur ble benyttet for å illustrere de ulike tiltakenes plass i behovspyramiden: Det ble redegjort for at barnevernet har og må ha ansvaret i situasjoner hvor tvangstiltak etter barnevernsloven skal vurderes. De ulike aktørene vil i varierende grad virke på lavere nivå i behovspyramiden, og det ble understreket at fokuset i langt større grad må rettes mot de forebyggende og korrigerende tiltak (trinn 1 og 2). Dette for å motvirke behovet for langt mer kostbare barnevernstiltak i senere fase. Det er viktig å være oppmerksom på at det er straffbart å unnlate å gripe inn når et barn er i en prekær situasjon (omsorgssvikt, mobbing mv.) De presentasjonene som ble benyttet i forbindelse med de enkelte orienteringer følger som vedlegg. For ytterligere informasjon vises det til disse. 35

36 Oppsummering Det overgripende spørsmål synes derfor å være; skal vi rigge kommunene for omsorgsovertakelser, eller skal vi rigge kommunene slik at flest mulig av disse sakene kan unngås. På denne bakgrunn bør enhver stille seg spørsmålene: Hvilke målsettinger arbeider min kommune etter mht. det barne- og familierettede arbeid. I hvilken grad er min kommune rigget for å forebygge og for å korrigere en skjev utvikling hos barn og unge - slik at antallet saker hvor barnevernet må kobles inn kan reduseres. Felles og enhetlige retningslinjer for utløsning/tildeling av kommunale ytelser/tjenester, herunder ansvarsavklaringer vil kunne bidra til økt likebehandling, bedre koordinerte tjenester og forbedret kostnadskontroll. Systemrettet arbeid bør opprioriteres. Dette utviklingsarbeidet vil for øvrig også ha betydning for bruken av spesialundervisning mv. Innlederne signaliserte tydelig at en har fokus på endrings- og utviklingsbehovet. Tiltak og endringer som krever politiske prioriteringer må - og vil etter det en forstår - bli lagt fram for politisk behandling fortløpende. 36