Referat drøftingsmøte med hovudtillitsvalde og hovudverneombud

Transkript

1 Referat drøftingsmøte med hovudtillitsvalde og hovudverneombud Hovudtillitsvalde- HVO i kommunane som inngår i nye Ålesund Møtedato: 8. august 2017 kl Møtestad: Ålesund rådhus lavblokka 4. etg., rom 463 Frå: Personalsjefar/personalansvarlege i kommunane som inngår i nye Ålesund Desse møtte: Ålesund kommune: Roar Reiten personal-og org.sjef (leiar delpr.personal/omstilling), Hanne Tonning - htv Delta, Lindis Dalebø - htv Fagforbundet, Lars Marius Rindal -HVO Ålesund, Marianne Ottervik htv Delta, Frode Nordstrand og Inna Solbakken -htv Fagforbundet, Martha Trones -htv NSF, Jann Ove Ertresvåg -htv UDF, Kristin Nonsvik og Knut Ekroll- htv NITO Haram kommune: Petter Sortevik personalrådgjevar, Randi O. Alvestad- htv Fagforbundet, Haldor Lillebø - htv Delta, Sandøy kommune: Mariann Husøy personalrådgjevar (ref.), Laila Alvestad htv Fagforbundet Skodje kommune: Geir Lorenzen- htv UDF, Tove Kristensen, htv NSF Ørskog kommune: Maren Kongsnes htv NSF, Geir Skodje htv UDF Prosjektkoordinator nye Ålesund kommune: Anne Berit Støyva Emblem Prosjektmedarbeidar- lokaldemokrati nye Ålesund kommune: Mads Solberg Desse møtte ikkje: Malin Piegsa personalsjef Skodje kommune Janette Stenvik ass.rådmann Ørskog kommne Personalsjefane/rådgjevarane i dei fem kommunane samla dei hovudtillitsvalde for å gje lik informasjon og for å drøfte saker i fellesskap. Informasjon og drøfting i omstillingsprosessar er hjemla i HA og AML 8-1, 8-2, samt 16-5 og Første felles drøftingsmøte med tillitsvalde var

2 Referat frå felles informasjons- og drøftingsmøte nr. 2 Leiar for delprosjekt personal og omstilling Roar Reiten introduserer møtet, informasjon om agenda i hht.innkalling. Kort presentasjonsrunde Ingen innspel til agenda 1. Informasjon/status om samanslåingsprosessen v/ prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Felles kommunestyre 21.6 er gjennomført. Vedtak frå kommunestyra om mandet til Fellesnemnda vart einstemmig vedteke av alle kommunane. Mandat er sendt til Fylkesmannen. Kongelig resolusjon i samband med vedtaka i september. Mange delprosjekt er i gang, og mange delprosjekt skal settast i gang framover. Orientering om møteplan for AU, PSU og Fellesnemnd for hausten 2017 og samansetjing av fellesnemnda/representantar vart presentert. Status rekruttering av rådmann/prosjektleiar : Rekruttering av rådmann til nye Ålesund kommune er gang. Søknadsfrist er 15. september. Eksternt rekrutteringsfirma tek hand om prosessen. Sak om tilsetting skal behandlast av Fellesnemnda innan 5. oktober Prosjektgruppa nye Ålesund kommune ser no slik ut: Prosjektmedarbeidar IKT og digitalisering er utlyst og frist er utgått. Prosjektmedarbeidar tiltrer i haust. Formannskapssekretær er tilsett i ca 40% stilling. I tillegg består prosjektgruppa av prosjektkoordinator, prosjektmedarbeidar lokaldemokrati nye Ålesund kommune.og kommunikasjonsansvarleg. Fleire kan kome til etter kvart. Nye Ålesund kommune har eiga nettside og facebookside. Informasjonsbrev mm.til tilsette ligg her. Tillitsvalde/hvo er kjent med denne. 2. Drøfting: Oppretting av partssamansett utval Forslag til saksframlegg «Oppretting av partssamansett utval» vart sendt ut i lag med innkalling til drøftingsmøtet. Det er ikkje kome skriftlege innspel frå fagforeningane til denne saka i forkant av drøftingsmøtet. I møtet kjem det ingen innspel frå deltakarane i samband med saka. Tillitsvalgte som skal vere med i PSU fra Åleund kommune er ikkje avklart enda. Ein legg til grunn at oppfylling av Hovudavtalen vert drøfta nærare når rådmann for nye Ålesund er på plass. 3. Drøfte frikjøp for tillitsvalde

3 I første informasjons- og drøftingsmøte var det gjennomført ei innleiande drøfting «Korleis få til best mogleg medverknad i prosessen?» Frikjøp av tillitsvalde var ein del av dette. Forslag til frikjøpsordning vart sendt ut til tillitsvalde/hvo 2. august. Skrivet har status som drøftingsgrunnlag. Formelt saksframlegg til Fellesnemnda vert utarbeidd etter drøftingsmøtet. Innspel frå tillitsvalgte/hvo og svar/konklusjon: Det er enigheit mellom partane at hovudverneombud som deltek i utval eller prosjektgrupper har same vilkår/frikjøpsreglar som tillitsvalgte. Spørsmål frå htv/hvo om kva arbeidsgjevar tenker i samband med vanleg tillitsvaldsarbeid etter HA og frikjøp av htv på 30% etter HA Del B 3-3j. Kompenserer arbeidsgjevar tilsvarande 30% til medlemmane til tillitsvaldarbeid?: Svar/konklusjon: Når htv er 30% frikjøpt jf. HA 3-3j, blir fraværet finansiert gjennom nye Ålesund. Organisasjonen skal da kunne kompensere tilsvarande til «etterfylling». Tilbakemelding frå htv/hvo i samband med å «låse» førebuingstid halve dagar: Det er vanskeleg å gjennomføre møter og førebu seg same dag. Ikkje gunstig, spesielt for tillitsvalde frå kommuner med lang reiseveg. Det er vanskeleg å bruke halv dag på førebuing same dag som møtet skal avhaldast. Ønske frå htv/hvo: Stryke forslag om halv dag frikjøp «same dag som møtet vert halde». Svar/konklusjon: delprosjektet/arbeidsgjevar skal sjå på dette. Tilbakemelding frå htv/hvo: Saksframlegg bør innehalde ein klar definisjon på kva som er heil og halv arbeidsdag i samband med frikjøp. Svar/konklusjon: delprosjektet/arbeidsgjevar skal sjå på dette. Tilbakemelding frå htv/hvo: Kommunereformen medfører ekstra arbeid for tillitsvalde/hvo som ikkje er med i delprosjekt i samband med kommunereformen. Htv/hvo ønsker avklaring om kva som kan/bør gjerast med dette. Svar/konklusjon: Dei ulike kommunene må ta stilling til korleis ein skal håndtere ekstra arbeid for tillitsvalde som ikkje er med i delprosjekt. Retningsliner for dette er regulert i HA. Ekstra arbeid for tillitsvalde som ikkje er med i delprosjekt bør vere drøfingstema i kvar enkelt kommune. Tilbakemelding frå htv/hvo: Ønsker presisering i sak at reisetid kjem utanom førebuing. Svar/konklusjon: delprosjektet skal sjå på formuleringane i saka. Leiar i delprosjekt personal-og omsting ønsker å drøfte 1/3 fast avsett frikjøp for vara i PSU uavhengig om ein er kalla inn til møter eller ikkje. Tilbakemelding frå htv/hvo: Vara blir ofte kalla inn på kort varsel. Htv/hvo ønsker difor fast frikjøp for vara i PSU. Htv/hvo ønsker at det skal foreligge ei avklaring om dette i saka. svar/konklusjon: Innspel er notert, delprosjektet skal sjå på formuleringane i saka.

4 Tilbakemelding på tekst i forslag til saksframlegg I saka bør det stå «personalsjefar/personalrådgjevarar har vurdert»- ikkje «delprosjekt personal og omstilling har vurdert». Grunnen er dei tillitsvalde ikkje har deltatt i utarbeiding av saksframlegget. Htv/hvo ser ikkje at heile delprosjektet då står bak. Konklusjon: innspel er notert. Vidare drøfting omkring tema under. Tilbakemeldingar frå htv/hvo: Htv/hvo ønsker avklaring. Kva funksjon har htv/hvo i delprosjekt personal og omstilling? Foreløpig svar/konklusjon: Arbeidsgjevar sitt ansvar er heimla i HA og arbeidsmiljølova. I delprosjekt personal og omstilling er det naturleg at rollene vil vere delte. Arbeidsgjevar /personalsjef/rådgjevarar har behov for å møtast først for å førebu/vurdere saker, td. når ein førebur drøftingsmøter med htv/hvo. Delprosjektet skal etter kvart førebu saker til PSU, her htv/hvo som medlemmar skal vedta saker som delprosjekt personal-og omstilling har førebudd. Ein ser at det er nødvendig med ei tydlegare avklaring og oversikt over partane sine roller. Forslag til oversikt skal utarbeidast snarast og sendast ut til htv/hvo. Det er viktig at partane har same synspunkt om kvarandre sine roller i delprosjekt personal og omstilling 4. Drøfte organisering av prosjekt nye Ålesund v/anne Berit Støyva Emblem Dokumentet «Slik bygger vi nye Ålesund kommune» vart delt ut i møtet. Innhald i dokumentet : Visjon, mål og suksesskriterier, verdigrunnlag, risikoanalyse, hovudfasar i prosjektet, organisering, roller og ansvar, arbeidsmetodar, kommunikasjon og arkivering, medverknad og rammevilkår til tillitsvalde, prosjektøkonomi. Oppsummerte innspel i samband med sak 4: Det er ønske om å få i gang arbeid i dei sektorvise tenesteområda så snart som råd. Det vert avklart at samanslutning som ikkje deltek i PSU har anledning til å vere observatør med tale og forslagsrett. Desse samanslutningane har ikkje krav på møtegodtgjersle. Innspel frå Hvo: Vernetenesta skal vere representert i prosessen. Hovedverneombuda som deltek i delprosjekt bør få innkalling til felles drøftingsmøte på lik linje med hovedtillitsvalde, og alle kommunene bør vere representert i delprosjekt med hvo. svar/konklusjon: innspel er notert. Hvo som deltek i delprosjekt får framover innkalling til felles drøftingsmøter. Ein del områder i høve organisering av prosjekt nye Ålesund vart drøfta under tidlegare punkt. Ingen øvrige innspel frå htv/hvo. 5. Informasjon om mandat for delprosjekta og overordna styringsdokument Forslag til mandat for dei ulike delprosjekta vart delt ut i møtet. Mandat og overordna styringsdokument skal handsamast i AU og blir blir endeleg vedteke i fellesnemnda Mandata er fellesnemnda si bestilling til kva delprosjekta skal levere. Delprosjekta skal utarbeide ei meir detaljert prosjektskisse på korleis dei vil løyse mandatet.

5 Overordna styringsdokument er eit samledokument som er overbygning for heile prosjektet med bygging av nye Ålesund kommune. Dette er eit levande dokument som oppdaterast etter kvart. Tilbakemelding frå tillitsvalde: Høgt arbeidspress på tillitsvalde/hvo som deltek i fleire delprosjekt og PSU. Særleg dei små kommunane har ofte same personar i ulike delprosjekt og PSU. Konklusjon/svar: fagforeningane/vernetenesta må innbyrdes bli einege om korleis ein skal fordele tillitsvalde/hvo for ei god løysing. Mandata skal sendast til arbeidsutvalet torsdag Om htv/hvo har innspel i fht. mandata, kunne ein melde desse på epost til Anne Berit Støyva Emblem før denne dato. Ingen øvrige innspel. 6. Eventuelt Ein ønsker ein innspel frå htv/hvo om det er hensiktsmessig med felles drøftingsmøte slik som det er no når drøftingstema er felles, eller om ein skal drøfte sakene i kvar enkelt kommune. konklusjon: Partane er einege i å holde fast på felles drøftingsmøte med alle tillitsvalde når drøftingstema er felles. Htv/hvo ønsker at innkalling/ dokument for felles drøftingsmøte blir sendt ut i god tid før møtet. Referat frå møtet blir sendt ut til alle htv/hvo, men kun tillittsvalde/hvo i styringsgruppa har høve til å gi tilbakemelding. Møtet slutt kl : Utsendt referat fekk følgande innspel frå htv: Følgjande innspel frå htv/hvo kom ikkje fram i referat: Frikjøp for htv/hvo som sit i delprosjekt. Ettersom delprosjektet er heildagsmøter, blir det 2 dagar pr mnd., som vil utgjere ca 5 veker i året, (tilsvarer om lag 10% stilling) Dette må «etterfyllast» slik som det skal bli ved frikjøpet til PSU, da det vil gå utover frikjøpet på medlemsmassen. Dette frikjøpet må tilpassast etter kor lang periode delprosjektet varer. For delprosjekt personal og omstilling Mariann Husøy (ref) Personalrådgjevar Sandøy kommune

6 Oppretting av partsamansett utval nye Ålesund kommune Framlegg til vedtak Arbeidsutvalet vil rå Fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda vedtek å opprette eit partssamansett utval (PSU) for nye Ålesund kommune, jamfør inndelingslova 26, 2. ledd og kommunelova 25, og i samsvar med Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6., samt vedtak gjort i kommunestyra 21. juni Det partssamansette utvalet i nye Ålesund skal ha 7 arbeidsgjevarrepresentantar og 5 tilsetterepresentantar. I tillegg skal 1 representant for vernetenestene i kommunane møte med taleog forslagsrett. Prosjektleiar/rådmannen eller administrativ representant for nye Ålesund møter med tale- og forslagsrett. Det skal være representasjon frå alle kommunane både frå tilsett- og arbeidsgjevarsida. Arbeidsgjevar sine representantar skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmer. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Representant for vernetenesta vert valt av hovudverneomboda i kommunane. Fellesnemnda vedtek at følgjande representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevarsida inngår i PSU: Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU arbeisdgjevarrepr. Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Ørskog Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Utvalet skal innstille til fellesnemnda saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. 1

7 Saksutgreiing Bakgrunn: I felles kommunestyremøte for kommunane Ørskog, Skodje, Sandøy, Haram og Ålesund den 21. juni 2017 er det i sak, Nye Ålesund kommune - Oppretting av andre fellesorgan utanom fellesnemnd, vedtatt at det skal opprettast eit partssamansett utval, jfr. Inndelingslova 26, 2. ledd. Dette er også nedfelt i Mandat og reglement for fellesnemnda pkt. 2.6.: «Partsamansett utval Det skal etablerast eit partsamansett utval for samanslåingsprosessen etter Inndelingslova 26, 2.ledd, med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine representantar i partsamansett utval for samanslåingsprosessen skal veljast blant fellesnemnda sine medlemmar, og skal utgjere eit fleirtal av medlemmane i utvalet. Tilsettrepresentantar vert valt av tillitsvalde i kommunane. Ein representant for vernetenesta i kommunane møter med tale- og forslagsrett. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga.» Vurdering samansetjing av PSU: Ein foreslår at fellesnemnda opprette partsamansett utval med 5 representantar frå tilsette 7 og sju representantar frå arbeidsgjevar. Prinsippet er at arbeidsgjevar må ha stemmeovervekt. Kor mange tilsettrepresentantar som skal sitte i partsamansett utval er drøfta Referat frå drøftinga er lagt ved saka. Fagforeiningane har sendt inn følgjande namn på fem representantar og vararepresentantar for tilsette i partssamansett utval: Medlemmer PSU tilsettrepresentantar Varamedlemmer PSU Endre Hellandsvik - Haram/UDF Randi Alvestad - Haram/Fagforbundet Laila Alvestad - Sandøy/Fagforbundet Linn Jenny Morsund - Sandøy/NSF Ramona Arnesen Pilskog - Skodje/Delta Geir Lorentzen - Skodje/UDF Geir Skodje - Ørskog/UDF Michael Werner - Ørskog/Fagforbundet Under avklaring kven som skal representere: Vara xxx - Ålesund (under avklaring) Frode Nordstrand - Ålesund/Fagforbundet eller Hanne Tonning - Ålesund/UDF I tillegg skal ein representant for vernetenestene i kommunane som inngår i nye Ålesund møte med tale- og forslagsrett. HVO i kommunane har meldt inn følgjande namn på representant og vara: Representant frå vernetenestene i PSU xxx Vararepresentant frå vernetenestene i PSU xxx Representantar og vararepresentantar frå arbeidsgjevar skal utgå frå fellesnemnda. Gjennomgåande representasjon frå arbeidsgjevarsida er ein fordel. Ein foreslår at desse vert ordførarar i dei 5 kommunane, samt 2 varaordførarar. Det kan vere naturleg at varaordførarane frå dei to kommunane med flest tilsette, inngår i PSU, dvs. Ålesund kommune og Haram kommune. Dette var også innstilling frå arbeidsutvalet Varamedlemmane frå arbeidsgjevarsida må også utgå frå fellesnemnda sine medlemmar, vi forelår at vara kjem frå same kommune som den han/ho er vara for. 2

8 Medlemmer PSU arbeidsgjevarrepr. Varamedlemmer PSU Ordførar Vebjørn Krogsæter - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Ordførar Oddvar Myklebust - Sandøy Medlem fellesnemnda xxx - Sandøy Ordførar Dag Olav Tennfjord - Skodje Medlem fellesnemnda xxx - Skodje Ordførar Knut Helge Harstad - Ørskog Medlem fellesnemnda xxx - Ørskog Ordførar Eva Vinje Aurdal - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Varaordførar Randi W. Frisvoll - Haram Medlem fellesnemnda xxx - Haram Varaordførar Tore J. Øvstebø - Ålesund Medlem fellesnemnda xxx - Ålesund Inndelingslova ledd «Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette.» Hovedavtalen del B 4 «Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatteutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte. Det vises til kommuneloven 25. Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer. De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget har anledning til å delta med en fast observatør med møte- og talerett. Reglement for utvalget(ene) fastsettes av kommunen/fylkeskommunen.» (Avsnittet under vil sannsynligvis ikke tatt med i selve saksdokumentet til politisk behandling, men tas med her som en saksopplysning til drøftinga KS-merknad i fotnote om valg til administrasjonsutvalget- ansattrepresentanter Her slås det fast at administrasjonsutvalget må ha et flertall av politisk valgte medlemmer. Dette er begrunnet ut fra hensynet til ikke å komme i konflikt med folkestyreprinsippet, og er også i samsvar med den forannevnte hovedavtalen. Ut fra det samme hensyn skal kommunestyret/fylkestinget også velge leder og nestleder blant disse. Valgmyndighet her kan kommunestyret/fylkestinget ikke delegere. Hvordan arbeidstakerne skal utpeke sine medlemmer, har loven ingen bestemmelser om, bortsett fra særregelen om at valget av disse medlemmene - i samsvar med den normale funksjonstiden for tillitsvalgte i arbeidstakerorganisasjoner - skal velges for to år om gangen. I praksis vil utpekingsmåten bero på organisasjonens vedtekter. Når det gjelder fordelingen, forutsettes det imidlertid i forarbeidene - se Innst. O. nr. 95 ( ) s at (også) arbeidstakerrepresentantene skal utpekes etter forholdstallsprinsippet. I sak 04/574 har likevel departementet gitt uttrykk for at kommunelovens bestemmelser om innkalling av varamedlemmer i 16 nr. 1 ikke kan anses å gjelde i forhold til arbeidstakerorganisasjonene. Ifølge dette standpunkt kan altså arbeidstakerorganisasjonene velge den vararepresentanten de ønsker når et fast medlem får forfall til administrasjonsutvalgets møte - uavhengig av rekkefølgen på listen.) Rådmannen/prosjektleiar eller administrativ representant for nye Ålesund møter også i PSU med tale- og forslagsrett. Fram til rådmann/prosjektleiar er tilsett, bør koordinator møte som administrativ representant. 3

9 Leiar av partssamansett utval er arbeidsgjevarrepresentant og normalt den same som er leiar av arbeidsutvalet. PSU konstituerer seg sjølv i første møte Normalt vert tilsettrepresentantar i eit administrasjonsutval etter kommunelova 25 valt for 2 år av gangen. Ein føresett her at virketid for tilsettrepresentantar i partsamansett utval er for heile perioden fram til ny kommune er på plass. Det vert tilrådd å arrangere møter i partssamansett utval rett i forkant av møter i arbeidsutvalet, slik det er lagt opp i forslag til møteplan for hausten Møteplan for PSU er vedteke i sak xxx i fellesnemnda Konstituerande møte vert 7.9., øvrige møter hausten 2017 vert , og Vurdering - innhald i PSU: Innhald i PSU er drøfta med fagforeiningane i møte Innhald i PSU skal inngå som eit eige kapittel i eit samla delegeringsreglement for nye Ålesund kommune. Saka for eit samla delegeringsreglement vert etter planen handsama i AU-møte , og endeleg vedteke i fellesnemnda Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og tilsette, jamfør Kommunelova 25, Inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Partsamansett utval skal gje tilråding til fellesnemnda i saker som gjeld: bemanning og organisasjon årsbudsjett bevilgningar til kompetanseutvikling, rekrutteringstiltak, mv. reglement og prosedyre knytt til nye Ålesund som arbeidsgjevar samansetning og reglement for administrasjonsutval i ny kommune i god tid før I tillegg til handsaming av saker i PSU, skal rådmannen for nye Ålesund informere og drøfte med tillitsvalde i samsvar med Hovedavtalen 1-4 Omorganisering: «Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: omorganisering/omlegging av driften rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser informasjonsprosedyrer, sammensetningen av ad hoc-grupper, bestemmelser om tidsplan, prosedyrer ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysing/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang (som f.eks. bruk av AFP, utdanningspermisjon/ stipend, etterlønnsordning).» Inntil rådmann for nye Ålesund er tiltrådt, vert denne informasjons- og drøftingsplikta ivaretatt i kvar enkelt kommune. Dette har til no blitt løyst med å gjennomføre felles drøftingsmøte mellom personalsjefar/personalansvarlege og hovudtillitsvalde i dei fem kommunane (møtedatoar og ). Koordinator har innkalla og tiltrådt møta. 4

10 Partssamansett utval frå Fellesnemnd frå Arbeidsutval Politisk prosjektstyringsnivå Prosjektleiar: Rådmann nye Ålesund Rådmannsgruppe i oppstartsfasen Administrativt prosjektstyringsnivå Prosjektgruppe: Prosjektkoordinator Kommunikasjonsansvarleg Demokratirådgjevar Ansvar IKT og digitalisering (utlysast) Formannskapssekretær (ca. 40%) Andre medarbeidarar etter kvart? Delprosjekt A1: Personal og omstilling Delprosjekt A2: Kommunikasjon Delprosjekt A3: Planstrategi og plansamordning Delprosjekt A4: Digitalisering og IKT Delprosjekt P1: Kulturbygging og verdiar Delprosjekt P2: Politisk organisering, demokrati, medverknad Delprosjekt P3: Interkommunalt samarbeid Delprosjekt A5: Arkiv og dokumenthandtering Delprosjekt A6: Økonomi Delprosjekt A7: Innkjøp Delprosjekt A8: Matrikkel, kart og oppmåling Delprosjekt P4: Oppretting senter for offentleg innovasjon - forprosjekt (2017) Delprosjekt P: Delprosjekt P: Delprosjekt A9: Vatn, avløp og renovasjon (VAR) Delprosjekt A10: Administrativ organisering - kartlegging (2017) Delprosjekt A: Delprosjekt A: Delprosjekt P: Delprosjekt P: Delprosjekt P: Delprosjekt A: Delprosjekt A: Delprosjekt A: Sektorvise (tenesteområde) delprosjekt etter kvart (avhengig av ny adm. organisering) = Administrativt = Politisk

11 Til: Hovudtillitsvalde i kommunane som inngår i nye Ålesund Møtedato: 8. august 2017 kl Møtestad: Ålesund rådhus lavblokka 4. etg., rom 463 Frå: Personalsjefar/personalansvarlege i kommunane som inngår i nye Ålesund og prosjektkoordinator Innkalling til felles informasjons- og drøftingsmøte nr. 2 Inntil PSU er på plass, må personalsjefane informere og drøfte i kontaktmøta i dei fem kommunane samanslåinga gjeld. Personalsjefane i dei fem kommuane ynskjer å samle dei hovudtillitsvalde for å gje lik informasjon og drøfte saker i fellesskap i staden for å gjere dette i kvar kommune. Dei tillitsvalde som tiltrer styringsgruppa må også vere med. Første fellesmøte med tillitsvalde var , vi innkallar med dette til andre fellesmøte Informasjon og drøfting i omstillingsprosessar er hjemla i HA og AML 8-1, 8-2, samt 16-5 og Innkallinga er tidlegare sendt i outlook-kalender. Agenda: 1. Kort informasjon/status om samanslåingsprosessen Felles kommunestyre Organisasjonskart og delprosjekt som er oppretta til no, prosjektleiarforum og prosjektverktøy (er også drøftingssak i pkt. 4.) Møteplan for hausten 2017 Samansetjing av fellesnemnda/representantar Status rekruttering av rådmann/prosjektleiar Informasjonsbrev til tilsette, facebookside tilsette, nettside 2. Drøfte oppretting av partssamansett utval Samansetjing av partssamansett utval Innhald i partssamansett utval

12 Vedlagt ligg sak som delprosjekt personal og omstilling vil fremje til AU og fellesnemnda knytt til oppretting av PSU. Dette er drøftingsgjenstand. Samansetjing av PSU må handsamast i fellesnemnda slik at PSU kan konstituere seg 7.9. Innhald i PSU skal etter planen inngå som eit eige kapittel i eit samla delegeringsreglement for nye Ålesund. Saka for eit samla delegeringsreglement vert etter planen handsama i AU 1.9., og endeleg vedteke i fellesnemnda NB! Vi inviterer fagforeiningane til å sende skrifteleg innspel, slik at vi er kjent med innspela i forkant av møtet. Eventuelle innspel sendast til petter.sortevik@haram.kommune.no Desse vert delte med alle deltakarane. Vi legg til grunn at oppfylling av Hovudavtalen vert drøfta nærare når rådmann for nye Ålesund er på plass. 3. Drøfte frikjøp for tillitsvalde I første informasjons- og drøftingsmøtet hadde vi innleiande drøfting «Korleis få til best mogleg medverknad i prosessen?» Frikjøp av tillitsvalde var ein del av dette. Utkast til frikjøpsordning utarbeidd av delprosjekt personal og omstilling, vert sendt dykk i løpet av juli. Dette drøfter vi i møtet. 4. Drøfte organisering av prosjekt nye Ålesund Organisasjonskart, jamfør vedlegg. Prosjektstruktur 5. Informasjon om mandat for delprosjekta og overordna styringsdokument Mandat og overordna styringsdokument vert handsama i AU og endeleg vedtekne i fellesnemnda Mandata er fellesnemnda si bestilling til kva delprosjekta skal levere, og delprosjekta skal utarbeide ei mei detaljert prosjektskisse på korleis dei vil løyse mandatet. Overordna styringsdokument er eit samledokument som er overbygning for heile prosjektet med bygging av nye Ålesund kommune. Dette er eit levande dokument som oppdaterast etter kvart. 6. Eventuelt Lunch ca. 12 til Møte vert avslutta kl. 15.