MØTEINNKALLING. Utvalg: Administrasjonsutvalget Dato: Møtested: Møterom Randaberg Tid: SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget Dato: Møtested: Møterom Randaberg Tid: SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Sidenr. Tittel PS 1/13 12/1575 LIKESTILTE KOMMUNER - ET PILOTPROSJEKT 1 PS 2/13 12/1832 NÆRVÆRSAGENT 5 PS 3/13 12/2151 HVORDAN KAN ADMINISTRASJONSUTVALGET IVARETA SITT MANDAT SOM LIKESTILLINGSUTVALG 8 PS 4/13 12/2231 REKRUTTERING AV SYKEPLEIERE 12 PS 5/13 13/840 SENIORPOLITISKE TILTAK 15 PS 6/13 13/891 EVENTUELT 18 PS 7/13 13/892 GODKJENNING AV PROTOKOLL 19 Forfall meldes snarest til utvalgssekretær. Varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling. 1

2 Sak 1/13 2 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 1/ LIKESTILTE KOMMUNER - ET PILOTPROSJEKT Arkivsaknummer: 12/1575 Arkivkode : 006. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 1/13 Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering.

3 Sak 1/13 3 Bakgrunnen for saken: Saksfremstilling Administrasjonsutvalget vedtok i møte følgende: Administrasjonen sender et brev til departementet hvor det pekes på overdrevne forventninger og krav til deltakelse i forhold til de administrative ressurser en kommune på Randaberg sin størrelse disponerer. Saksopplysninger: sendte administrasjonen et brev til departementet med følgende ordlyd: Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Postboks 8036 Dep, 0030 Oslo LIKESTILTE KOMMUNER - ET PILOTPROSJEKT Overnevnte sak er blitt diskutert i kommunens administrasjonsutvalg. Utvalgets vedtak ble at kommunen mener kravene til deltakelse er så omfattende at Randaberg kommune ikke ser seg i stand til å melde sin interesse. Utvalget ønsket også at administrasjonen gir en tilbakemelding til departementet: Randaberg kommune mener at programmets mål - integrere likestillingsperspektiv i styringsdokumenter og sikre likeverdige offentlige tjenester til innbyggerne er både ønskverdige og viktige. Departementets krav for deltakelse er imidlertid betydelige: Prosjektbeskrivelsen skal inneholde følgende punkter: 1. Hvilke styringsdokumenter, rutiner for saksbehandling eller andre områder som myndighetsutøver ønsker dere å arbeide med? Hvorfor velges disse områdene og hva anses som utfordringer med hensyn til likestilling? 2. Hvilke tjenesteområder ønsker dere å arbeide med? Hvorfor ønsker dere å se nærmere på denne/disse tjenestene og hva anses som utfordringer med hensyn til likestilling? 3. Hva har kommunen gjort aktivt for å bedre likestillingssituasjonen i kommunen de siste fem årene? Hvilke utvalg og handlingsplaner for likestilling har kommunen? 4. Hvordan forankres deltakelse i programmet i kommunen? 5. Et tentativt budsjett, der kommunens egenandel/egeninnsats fremkommer. I tillegg forplikter programdeltakerne seg til å: 1. Forankre programmet i en partsammensatt styringsgruppe som blant annet består av rådmann, ordfører, plansjef, tillitsvalgt, leder for tjenesteområder kommunen ønsker å arbeide med. Koordinatoren i kommunen skal fungere som sekretær for styringsgruppa.

4 Sak 1/ Utpeke en koordinator som skal bruke minimum et månedsverk per år på informasjon og tilrettelegging for likestillingsarbeid i kommunen. Koordinatoren er kompetansesenterets kontaktperson i programperioden. 3. Utarbeide en detaljert prosjektplan med klare mål, samt rapportere om arbeidet og bruken av tildelte midler. 4. Velge ut et eller to tjenesteområder som skal arbeide med likestillingsintegrering som metode for å sikre likeverdige offentlige tjenester. 5. Inngå samarbeid med kompetansesenteret som skal veilede kommunen. 6. Ledergruppa skal delta på halvdagskurs om likestillingsintegrering. 7. Noen fra ledergruppa / styringsgruppa deltar på en konferanse i programperioden der kommunens arbeid presenteres. 8. Avdelingsleder og minst to ansatte fra tjenestestedene som er med i programmet skal delta på én til tre nettverkssamlinger pr år. 9. Dekke lønn til ledere og tillitsvalgte på møter og konferanser. Dette anses å være kommunens egenandel/egeninnsats. Randaberg kommune ønsker å minne departementet om at små og mellomstore kommuner vil kunne oppleve forpliktelsene og kravene til deltakelse som for vidtgående til å kunne delta i denne type viktige og interessante programmer. De administrative ressursene gjenspeiler naturlig nok en kommunes størrelse og små og mellomstore kommuner er sjelden dimensjonert for å kunne håndtere så omfattende krav for deltakelse. Rådmannens vurdering: Det er av stor betydning å gi tilbakemelding til departmentet på hvordan små og mellomstore kommuner kan oppleve kravene til deltakelse i ulike programmer. Saksbehandler: Tone Dahl Tjenesteområdesjef:

5 Sak 2/13 5 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 2/ NÆRVÆRSAGENT Arkivsaknummer: 12/1832 Arkivkode : 412. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 2/13 Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering.

6 Sak 2/13 6 Bakgrunnen for saken: Saksfremstilling 4. mai 2012 ble det søkt fylkesmannen om skjønnstilskott. Det viktigste innholdet i søknaden var som følger: Randaberg kommunes egne tall for sykefravær 1. kvartal 2012 er 8,2%. Dette er for høyt. Vi søker med dette om kr ,- til et tidsavgrenset NÆRVÆR-prosjekt. Midlene skal brukes til å kjøpe kompetanse eksternt, eventuelt tilsette helt eller delvis i en tidsavgrenset prosjektstilling. Bakgrunn for prosjektet Randaberg kommune er IA-bedrift ( Avtale om inkluderende arbeidsliv ). Vi ønsker å knytte til oss en ressursperson i et tidsavgrenset prosjekt som kan bidra til å føre kommunen videre i IA-arbeidet: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Ressurspersonen skal være med å gjøre lederne og arbeidstakerne gode i sykefraværsreduserende arbeid, og det vil bli lagt vekt på å videreutvikle rutiner og arbeide forebyggende. NÆRVÆR-prosjektets delmål vil blant annet være: Informasjonsarbeid og opplæring rettet mot ledere og ansatte Bistå lederne i deres oppfølging av sykemeldte Samarbeid med andre aktører i IA-arbeidet Forebyggende arbeid/nærværsarbeid Videreutvikle rutiner. Vi fikk tildelt kr , og fra årsskiftet tiltrådte Silje Knutsen jobben som nærværsagent. Saksopplysninger: Nærværsagenten har gjennomført følgende oppgaver: - Omfattende nærværsprosjekter i fire avdelinger hvor målet er betydelig reduksjon i sykefraværet - Veiledning i sykefraværsoppfølging til ledere i 13 avdelinger - Bidratt til 30 tilretteleggingstilskudd, utgjør ca kr Igangsatt aktivitetskonkurranse Grønland på tvers hvor 540 ansatte deltok - Gjennomført informasjonsmøter Ansatt i en IA-virksomhet, hva innebærer det for meg? for alle ansatte i syv barnehager og tre skoler/sfo - Utarbeidet oppfølgingsplan for gravide med jordmor og bedriftshelsetjeneste - Månedlig informasjonsmail til ledere med aktuelle tema fra nærværsarbeid - Halvdags-kurs med samtaleteknikk, gode eksempler og informasjon. Det er gjennomført en midtveis-evaluering av arbeidet som er blitt gjort. De avdelingslederne nærværsagenten har bistått, er udelt positive.

7 Sak 2/13 7 Rådmannens vurdering: Sykefraværsarbeid utgjør en betydelig del av ledernes hverdag og omfatter et sammensatt og komplisert lov- og regelverk. Lederne gir klart uttrykk for at de setter pris på den støtte og veiledning de opplever at de får fra nærværsagenten. Rådmannen har tilbudt nærværsagenten en forlengelse av prosjekt-perioden, og vil søke om prosjektmidler dersom dette blir aktuelt. Saksbehandler: Tone Dahl Tjenesteområdesjef:

8 Sak 3/13 8 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 3/ HVORDAN KAN ADMINISTRASJONSUTVALGET IVARETA SITT MANDAT SOM LIKESTILLINGSUTVALG Arkivsaknummer: 12/2151 Arkivkode : 033. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 3/13 Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: Administrasjonsutvalget bekrefter kommunestyrets vedtak av om at likestillingsansvaret ligger til administrasjonsutvalget.

9 Sak 3/13 9 Saksfremstilling Bakgrunnen for saken: Administrasjonsutvalget gjorde i møte 20. november 2012 følgende vedtak: Administrasjonen utreder ulike alternativer og legger fram et notat for det tidligere likestillingsutvalget for diskusjon. Resultatet av dette settes opp som sak på neste møte i administrasjonsutvalget. Saksopplysninger: 22. februar la administrasjonen fram nedenstående beraktninger for Kirsten Clausen, H, og Karin Samuelsen, Fagforbundet, medlemmer av det tidligere likestillingsutvalget: Organisering av likestillingsarbeidet Notat til medlemmene i det tidligere likestillingsutvalget Kirsten Clausen og Karin Samuelsen Bakgrunn Dette notatet er basert på to politiske vedtak: fattet kommunestyret følgende vedtak: Dagens Likestillingsutvalg utgår. I Delegeringsreglementet står det at Administrasjonsutvalget er kommunens Likestillingsutvalg. Administrasjonen i samarbeid med tidligere likestillingsutvalget vurderer opprettelse av nytt utvalg som kan kartlegge og motarbeide alle former for diskriminering i kommunen med fokus også utenfor Randaberg kommune sin virksomhet fattet administrasjonsutvalget følgende vedtak: Administrasjonen utreder ulike alternativer og legger fram et notat for det tidligere likestillingsutvalget for diskusjon. Resultatet av dette settes opp som sak på neste møte i administrasjonsutvalget. Administrasjonen ser tre alternative muligheter for å ivareta likestillingsperspektivet i det politiske og administrative arbeidet: 1. MNF overtar ansvaret også for arbeidet for likestilling mellom kjønnene 2. Det nedsettes et eget likestillingsutvalg etter samme modell som inntil Fortsette som nå, altså et administrasjonsutvalg som også har ansvar som likestillingsutvalg. Drøfting MNF s mål og mandater som følger: Rådet skal arbeide etter prinsippet om funksjonshemmedes fulle deltaking og likestilling i samfunnet.

10 Sak 3/13 10 Mennesker med nedsatt funksjonsevne skal gjennom rådet sikres åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i saker som er spesielt viktige for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Dette gjelder blant annet tilgjengelighet, arbeid mot diskriminering på grunnlag av nedsatt funksjonsevne og tjenester for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Vi ser at utvalgets mandat er rettet mot diskriminering av kommunens innbyggere med nedsatt funksjonsevne. Også Likestillingsutvalget behandlet saker som angikk kommunens innbyggere. Administrasjonsutvalgets mandat er som følger: Administrasjonsutvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk i tråd med tidligere praksis. Administrasjonsutvalget er kommunens likestillings- og diskrimineringsutvalg. Administrasjonsutvalgets ansvarsområde er altså de ansatte i kommunen, ikke innbyggerne i Randaberg kommune. Det er fordeler og ulemper med organisasjonsinternt vs samfunnseksternt fokus på arbeidet. Administrasjonen mener at i forhold til våre innbyggere skal likestillingsfokuset inngå i alle kommunens tjenester, enten vi snakker om skole, barnehage, helse og omsorg eller tekniske tjenester. Dette er da også bakgrunnen for at flere kommuner nå har lagt det overordnede ansvaret for det organisasjonsinterne likestillingsarbeidet til administrasjonsutvalget. Både tidligere likestillingsutvalg og nåværende administrasjonsutvalg har utvidet likestillingbegrepet til å gjelde flere grupper. Dette er i overensstemmelse med Likestillingsog diskrimineringsombudet, LDO, som forvalter diskriminerings-lovverk i forhold kjønn, funksjonsevne, etnisitet, alder, språk, religion, seksuell orientering. Administrasjonens oppfatning er at det avgrensede arbeids- og ansvarsområdet til MNF er godt innarbeidet. Det forutsetter betydelige endringer i organets mandat dersom arbeids- og ansvarsområdet skal utvides til å omfatte likestilling mellom kjønnene, enn si utvide ansvarsområdet til å omfatte flere av de syv dimensjonene som ligger under Likestillings- og diskrimineringsombudet. Administrasjonsutvalgets ivaretakelse av likestillingsaspektet er så langt tilfredsstillende. Partene i utvalget etterspør saker, og ordførers og varaordførers plass i utvalget har så langt ført til at temaet har fått den oppmerksomheten administrasjonen mener det bør ha. Ett eksempel her kan være kommunens feiring av 100-års jubileet for kvinners stemmerett. Anbefaling Dersom vi forutsetter at likestilling for innbyggere med ulike utfordringer ivaretas av relevante etater, er administrasjonens oppfatning at et politisk sammensatt administrasjonsutvalg fortsatt bør ta ansvaret for at likestillingsarbeidet holdes levende for kommunens ansatte. De tidligere medlemmene i Likestillingsutvalget ga sin tilslutning til administrasjonens anbefaling med følgende tilleggsuttalelse:

11 Sak 3/13 11 Det bør være et utvalg som har det øverste ansvaret for kommunens likestillingspolitikk for kommunens innbyggere. Randaberg kommune har en stolt tradisjon for å ha opprettholdt et særskilt likestillingsutvalg mye lenger enn andre kommuner. Kanskje det er noe av forklaringen på at vi har så mange dyktige kvinnelige ledere på tjenestesjef- og avdelingsnivå. Kan hende har det også hatt en innvirkning på den lave graden av uønsket deltid vi har i Randaberg kommune. Likestillingsutvalgets fokus på likestillingstemaene og ansvar for å belyse disse har vært en medvirkende faktor til både andelen kvinnelige ledere og lav grad av uønsket deltid. Rådmannens vurdering: Administrasjonens anbefaling i notatet til de medlemmene i det tidligere likestillingsutvalget er rådmannens anbefaling. Saksbehandler: Tone Dahl Tjenesteområdesjef:

12 Sak 4/13 12 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 4/ REKRUTTERING AV SYKEPLEIERE Arkivsaknummer: 12/2231 Arkivkode : 400 &24. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 4/13 Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering.

13 Sak 4/13 13 Saksfremstilling Bakgrunnen for saken: Den siste tiden er mangelen på sykepleie-kompetanse blitt tydelig også i vår kommune. I begynnelsen av året ble det derfor nedsatt en rekrutteringsgruppe bestående av representanter fra arbeidsgiver- og arbeidstaker-siden i Helse og Omsorg, samt personal- og organisasjonssjef. Denne saken er ment som informasjon om det pågående arbeidet i rekrutteringsgruppen. Saksopplysninger: Rekrutteringsgruppen jobber langs fire dimensjoner: - Lønns- og arbeidsvilkår - Organisering og ledelse - Nærvær - Rekruttering Lønns- og arbeidsvilkår Randaberg kommune har gjennomført to særforhandlinger for sykepleierne: I februar ble ansiennitetsår null fjernet, det vi si at nyutdannede ansettes med en lønn som om de har fire års ansiennitet. Allerede ansatte som ikke har nådd fire års ansiennitet gis samme lønn. Lønnsdifferansen mellom null og fire års ansiennitet utgjør kr i året. 22. mars gjennomførte vi ytterligere særforhandlinger hvor lønn på 16 års ansiennitet ble hevet med kr Sykepleierlønn ligger noe nå noe over lønnsnivået i Stavanger og Sandnes. Rennesøy har høyere begynnerlønn, Sola er lønnsledende. Oppdatert lønnstabell vil bli lagt fram på møtet. Organisering og ledelse Det jobbes med å nyttiggjøre sykepleiekompetansen i de tre Vardheim-avdelingene mer effektivt. Prosjektgruppens mandat er som følger: Prosjektet skal foreslå og begrunne en hensiktsmessig organisering av tjenestene i Huset Vardheim. Prosjektet skal uttale seg om organisatorisk plassering av kompetanse og årsverk. Til sist skal prosjektet foreslå ledelsesstruktur for Huset Vardheim.

14 Sak 4/13 14 En forutsetning for prosjektets arbeid er at brukerperspektivet legges til grunn. Gruppen har hatt ett møte. Arbeidet skal være ferdigstilt før sommerferien. Nærvær Det jobbes intensivt med nærvær blant sykepleiere og annet helse-/omsorgspersonell. Nærværsagenten (se sak 12/1832) blir hyppig brukt av alle avdelingene i Helse og omsorg. Rekruttering Rådmannen har besluttet å annonserere også på Aftenbladet på pc, nettbrett, og smartphone, i tillegg til tradisjonelle annonser i papirutgaven. Våre ledige sykepleierstillinger ligger permanent på vår egen web-side, og på finn.no. I tillegg har vi inngått en tre måneders prøve-avtale med Her har vi en presentasjon av Randaberg kommune, og vi når ut til alle de skandinaviske landene. Søkere som har registrert seg i denne databasen, vil få stillingsannonsene direkte i sin mail-postkasse. I Danmark er det arbeidsledighet blant sykepleiere. Personalavdelingen vil sammen med Helse og omsorg gjøre et fremstøt mot høyskolene i København og Ålborg for å rekruttere danske sykepleiere. Rådmannens vurdering: Randaberg kommune må være offensiv og framstå som en attraktiv arbeidsgiver og en attraktiv arbeidsplass. Arbeidet beskrevet over gjenspeiler dette målet. Saksbehandler: Tone Dahl Tjenesteområdesjef:

15 Sak 5/13 15 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 5/ SENIORPOLITISKE TILTAK Arkivsaknummer: 13/840 Arkivkode : 490. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 5/13 Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering.

16 Sak 5/13 16 Bakgrunnen for saken: Saksfremstilling I 2006 vedtok kommunestyret å innføre seniorpolitiske tiltak for ansatte i kommunen: De seniorpolitiske tiltakene består av to elementer; ett individuelt bonustillegg - godtgjøring, og ett tilretteleggingstilskudd til avdelingen. Tiltakene er et tilbud som må tilpasses driften og arbeidsplassen. Det er en forutsetning at ordningen ikke går ut over kvaliteten til brukerne. Arbeidsgiver innkaller til seniorsamtale, gjerne i forbindelse med medarbeidersamtalen, fra 60 år hvor det gis informasjon om ordningen og hvor senioren kan forberede seg på hvilke tiltak som passer best for ham/henne. Ordningen gjelder for ett år om gangen og det forutsettes samtale med ny avtale hvert år. Hvem tilbudet gjelder Tilbudet gjelder ansatte som ikke tar ut AFP og gjelder fra 62 år og til den ansatte fyller 70 år. Det retter seg mot ansatte i fast stilling i minimum 50 prosent. Tilretteleggingstilskudd Tilretteleggingstilskuddet utbetales avdelingen etter søknad. Avdelingsleder får en ramme på kr ,- knyttet til hver ansatt fra fylte 62 år eller mer som ikke tar ut AFP. Den enkelte avdeling får tilført midler opp til dette beløpet i de tilfeller aktuelle tiltak medfører kostnader. Tilretteleggingen og bruken av tilskuddet fremgår av skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Gjennom dialog mellom leder og den ansatte finner man hvilke tiltak som er mest aktuelle i det enkelte tilfelle. Individuell godtgjøring Den individuelle godtgjøringen utgjør kr ,-. Beløpet er å betrakte som et bonusbeløp og er ikke pensjonsgivende. Ordningen gjelder ansatte i minimum 50 % stilling. Beløpet avkortes forholdsvis til stillingsprosent. Saksopplysninger: De seniorpolitiske tiltakene skal evalueres årlig hadde et partssammensatt utvalg møte hvor tiltakene og tiltakenes størrelse ble vurdert. Utvalget ga en anbefaling til rådmannen om å øke det individuelle tillegget fra kr til kr Begrunnelsen er at beløpenes størrelse har stått stille siden Tilretteleggingstilskuddet er i overensstemmelse med omkringliggende kommuner, og foreslås ikke endret. Rådmannen vedtok det anbefalte forslag samme dato. Rådmannens vurdering:

17 Sak 5/13 17 Rådmannen er positiv til at kommunen som arbeidsgiver iverksetter tiltak for å motivere våre medarbeidere til å fortsette i jobben ut over 62 år. Det var nå nødvendig å øke det individuelle tillegget da det har stått stille siden Saksbehandler: Tone Dahl Tjenesteområdesjef:

18 Sak 6/13 18 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 6/ EVENTUELT Arkivsaknummer: 13/891 Arkivkode : 033. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 6/13 Administrasjonsutvalget

19 Sak 7/13 19 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Administrasjonsutvalget 7/ GODKJENNING AV PROTOKOLL Arkivsaknummer: 13/892 Arkivkode : 033 &17. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 7/13 Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: Protokollen godkjennes