Byrådssak 1198 /17. Instruks om prosedyre for bruk av reserverte og inkluderende kontrakter ESARK

Transkript

1 Byrådssak 1198 /17 Instruks om prosedyre for bruk av reserverte og inkluderende kontrakter BYK ESARK Hva saken gjelder: I den forrige forskriften om offentlige anskaffelser gav 3-12 regler for bruk av såkalte «reserverte kontrakter»: «Oppdragsgiver kan begrense konkurransen til virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede, og arten eller omfanget av deres handikap innebærer at de ansatte ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Dersom oppdragsgiver benytter denne muligheten, må det opplyses om dette i kunngjøringen.» I 2008 og 2009 ble det fattet flere vedtak i byrådet som innebar at Bergen kommune aktivt skulle ta i bruk denne bestemmelsen. Vedtakene beskriver visse typer av anskaffelser som alltid skal gjøres ved bruk av reservert kontrakt og andre typer av anskaffelser hvor det alltid skal vurderes om reservert kontrakt kan benyttes. Det har også blitt gitt regler om kjøp av gaver m.v. fra arbeidsmarkedsbedriftene. Disse reglene har bare delvis fungert etter sin hensikt. De konkurransene som har blitt gjennomført som reserverte kontakter, har også i stor grad blitt vunnet av bedrifter som primært fremstår som attføringsbedrifter. De bedriftene som i hovedsak har varig tilrettelagte arbeidsplasser (VTA) har ikke klart å konkurrere om disse kontraktene. Derimot har en god erfaring med å tilrettelegge for bruk av VTA-arbeidskraft i konkurranser utlyst i det ordinære markedet. Det fremgår av byrådets politiske plattform at «[b]yrådets mål er at Bergen skal være en rettferdig og inkluderende by, der alle har like muligheter» og at «Bergen kommune skal bruke sin rolle som innkjøper mer strategisk enn i dag». En viktig del av det å være en inkluderende by, er det å bidra til at alle innbyggere som har arbeidsevne, har en jobb å gå til. For byrådet er det særlig viktig å bidra til at de som av ulike grunner sliter med å komme inn på arbeidsmarkedet, kan få en meningsfull jobb. Dagens situasjon, hvor mange mennesker som er i stand til å jobbe og som gjerne vil jobbe, sliter med å komme inn i arbeidslivet, fremstår både som en utfordring for dem det direkte angår og som en samfunnsøkonomisk utfordring. Byråden for finans, innovasjon og eiendom ser derfor at det er behov for å iverksette tiltak som kan bidra til flere målrettede konkurranser som tilrettelegges for arbeidsmarkedsbedriftene, særlig for bedrifter med arbeidsplasser for de mest vanskeligstilte på arbeidsmarkedet. Med virkning fra 1. januar i år har det kommet nye regler om reserverte kontrakter m.v. De nye reglene har et større virkeområde enn de tidligere reglene. Dette skyldes to forhold: Målgruppen for bestemmelsen har blitt utvidet fra å kun være «funksjonshemmede» til også å omfatte «vanskeligstilte personer». Dette kan for eksempel være langtidsledige eller flyktninger som sliter med å komme inn på arbeidsmarkedet. I tillegg har kravet om antall ansatte i målgruppen blitt redusert fra «flertallet av de ansatte» til «minst 30 % av de ansatte i virksomheten eller programmet». Disse endringene innebærer at mulighetsrommet for bruk av reserverte kontrakter har blitt utvidet. 1

2 Erfaringene med gjeldende regler i Bergen kommune og endringene i regelverket er lagt til grunn for en ny vurdering av kommunes regler om bruk av reserverte kontrakter. En arbeidsgruppe har vurdert dagens regler og har foreslått at det tas et helt nytt grep. I stedet for å beskrive visse typer av anskaffelser som alltid skal gjennomføres ved bruk av reservert kontrakt, innføres det nå et krav om at bruk av reservert kontrakt skal vurderes i alle anskaffelser. Anskaffelser som etter en nærmere vurdering ikke er egnet for bruk av reservert kontrakt, skal normalt gjennomføres som «inkluderende kontrakt». «Inkluderende kontrakt» er et nytt begrep som byråden nå innfører. Dette er en kontrakt som ikke reserveres for virksomheter som oppfyller kravene i anskaffelsesforskriftens bestemmelser om reserverte kontrakter, men hvor det likevel stilles krav om en viss bruk av ansatte som har nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet. Formålet med å ta i bruk inkluderende kontrakter er å oppnå en større grad av inkludering i arbeidslivet enn det kommunen kan forvente å oppnå bare med reserverte kontrakter. Det er en kjensgjerning at mange av de kontraktene som kommunen inngår hvert år, ikke vil være egnet for gjennomføring som reservert kontrakt. Det vil derimot være et høyst oppnåelig krav i mange konkurranser rettet mot det åpne markedet, at det ved gjennomføringen av oppdraget skal benyttes noe arbeidskraft med nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet. Det har også blitt gjennomført informasjonstiltak på Allmenningen som forventes å bidra til bedre etterlevelse av gjeldende vedtak om kjøp av gaver m.v. fra arbeidsmarkedsbedriftene. Denne instruksen, som kommer i stedet for reglene som ble gitt i byrådssak 1313/09, vil bli utfylt med skriftlig veiledningsmateriell og med konkret rådgivning der det er behov for det. Vedtakskompetanse: I byrådets fullmakter (vedtatt i sak 236/16) beskrives byrådets driftsfullmakter i 17. Det følger av 17.1 at byrådet er delegert en generell fullmakt til å forestå den løpende drift av Bergen kommunes virksomhet. I driften av kommunens virksomhet utøver byrådet bl.a. myndighet regulert i lov om offentlige anskaffelser med forskrifter. Byråden for finans, innovasjon og eiendom innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet vedtar «Instruks om prosedyre for å inkludere personer med utfordringer på arbeidsmarkedet ved gjennomføring av kontrakter for Bergen kommune» som fremgår av vedlegg 1 til saksutredningen. 2. Instruksen skal følges opp med relevant informasjon og veiledning til kommunens anskaffende enheter. 3. Instruksen gjøres gjeldende fra og med Fra samme tidspunkt oppheves de retningslinjene om bruk av reserverte kontrakter som fremgår av vedtaket i byrådssak 1313/ Byrådet forutsetter at instruksen evalueres senest i 2020, basert på den årlige rapporteringen og andre tilbakemeldinger om hvordan instruksen fungerer. Justeringer av instruksen kan foretas av byråden for finans, innovasjon og eiendom. Dato: 22. juni 2017 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 2

3 Dag Inge Ulstein byråd for finans, innovasjon og eiendom Vedlegg: 1. Forslag til instruks: «Instruks om prosedyre for å inkludere personer med utfordringer på arbeidsmarkedet ved gjennomføring av kontrakter for Bergen kommune» 2. Saksprotokollen for byrådssak 1313/09 Arbeidsoppdrag til arbeidsmarkedsbedrifter 3. Saksfremlegget for byrådssak 1098/15 Dispensasjon fra Bergen kommunes regler for arbeidsoppdrag til arbeidsmarkedsbedrifter 3

4 Saksutredning: 1. Sakens bakgrunn tidligere saker om reserverte kontrakter I den forrige forskriften om offentlige anskaffelser, som kom i 2006, gav 3-12 regler for bruk av såkalte «reserverte kontrakter»: «Oppdragsgiver kan begrense konkurransen til virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede, og arten eller omfanget av deres handikap innebærer at de ansatte ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Dersom oppdragsgiver benytter denne muligheten, må det opplyses om dette i kunngjøringen.» Byrådet fattet i møtet , sak 1104/08 vedtak om at Bergen kommune aktivt skulle ta i bruk denne bestemmelsen. I vedtaket ble det definert syv anskaffelsesområder hvor bruk av reservert kontrakt alltid skulle vurderes (transportoppdrag, pakking/utsendelse, vaskeri, vedlikehold/ryddearbeid, søm/reparasjoner, fruktordning (jobb, skole, barnehage m.m.) og kantinedrift). I byrådets møte , sak 1395/08, ble det fattet vedtak om at «kommunens innkjøp av gaver til ulike formål som hovedregel skal skje gjennom arbeidsmarkedstiltaksbedriftene nevnt ovenfor [Bjørkhaug arbeidsfellesskap AS, Breistein Industrier AS, Grønneviken AS, Midtun Verksted AS, Nordnes Verksteder AS og Senter for arbeidslivsforberedelser ALF AS.], samt fra Vågsbunnen fellesatelier/galleri VOX med Fretex Vest-Norge AS som arrangør». Den nye ordningen trådte i kraft fra januar 2009 og gjelder fortsatt. I 2009 fikk temaet «reserverte kontrakter» ytterligere vind i seilene og byrådet nedsatte da, gjennom vedtak i byrådssak 1008/09, en arbeidsgruppe som skulle foreta en systematisk gjennomgang av kommunens behov for ulike varer og tjenester, for å finne ut hvilke av disse som kan egne seg for utførelse av arbeidsmarkedsbedrifter gjennom reserverte kontrakter. Vedtaket omhandler gruppens sammensetning, mandat og tidsplan for arbeidet. Resultatet av arbeidsgruppens arbeid la grunnlaget for byrådssak 1313/09, behandlet i byrådet Her ble den praksis etablert som fortsatt er gjeldende retningslinjer i Bergen kommune. I vedtaket er det listet opp en del typer anskaffelser hvor det alltid skal benyttes reservert kontrakt og en del typer anskaffelser hvor det alltid skal vurderes å benytte reservert kontrakt eller anvende den daværende anskaffelsesforskriftens bestemmelse om å sette vilkår i kontrakten om sosiale hensyn ved gjennomføringen av kontrakten (forskriftens 3-11 (2)). Unntak for bruk av reservert kontrakt innen disse områdene skal begrunnes i anskaffelsesprotokollen. Vedtaket legger også en del føringer for den praktiske gjennomføringen og for evaluering av de nye retningslinjene. Saksprotokollen for byrådssak 1313/09 er vedlagt denne saken. Gjennom vedtak i byrådet , sak 1098/15 gav byrådet dispensasjon fra 2009-retningslinjene for konkurranser om anskaffelse av matvarer til skoler, SFO, barnehager og alders- og sykehjem i Bergen kommune. Dispensasjonen ble begrunnet med at det ut fra erfaringer og kunnskap om foreliggende markedssituasjon, ikke ville være mulig å oppnå konkurranse om kontraktene dersom de ble gjennomført som reserverte kontrakter. Det ble i stedet stilt vilkår i kontraktene som i realiteten innebar at leverandøren måtte benytte en arbeidsmarkedsbedrift som underleverandør. Saksfremlegget for byrådssak 1098/15 følger som vedlegg til denne saken. 2. Erfaringer I den forrige anskaffelsesstrategien for Bergen kommune gis det følgende omtale av erfaringene så langt med bruk av reserverte kontrakter (bystyresak 81/13): 4

5 «Etter at retningslinjene har virket i rundt tre år, har en gjort seg flere erfaringer med reserverte kontrakter. De fleste større oppdragene er tildelt på områdene kantinedrift/møtemat og matvaredistribusjon. Disse konkurransene har uten unntak blitt vunnet av en arbeidsmarkedsbedrift. Når slike bedrifter deltar, viser erfaringen at bedrifter med varig tilrettelagte arbeidsplasser ikke er i stand til å nå opp i konkurransen. På noen områder kan disse bedriftene fungere som underleverandør til arbeidsmarkedsbedrift. Konsentrasjonen av kontrakter til de mest aktuelle arbeidsmarkedsbedriftene har nå blitt relativt stor. Ut fra en vurdering av disse bedriftenes leveringsevne og behovet for å fordele leveransene på flere arbeidsmarkedstiltaksbedrifter, kan det være hensiktsmessig foreta en revisjon av kommunes interne regler om reserverte kontrakter.» Begrepet «arbeidsmarkedsbedrift» er i sitatet over brukt som begrep for bedrifter med tiltaksplasser, såkalte «attføringsbedrifter». Etter at retningslinjene har virket i ytterligere drøyt fire år, gir sitatet over fortsatt en dekkende beskrivelse av situasjonen. Innkjøp konsern foretok i 2015 en undersøkelse blant arbeidsmarkedsbedrifter i Bergen og omegn, for bl.a. å avklare deres evne til og interesse for å levere tilbud på ny kontrakt for levering av matvarer til skoler, SFO og barnehager i Bergen kommune. Undersøkelsen ble sendt til tolv arbeidsmarkedsbedrifter, hvorav åtte ga tilbakemelding. De innkomne svarene underbygget i stor grad de erfaringene og vurderingene som fremgår av sitatet over fra den forrige anskaffelsesstrategien. Svarene viser også at det på minst ett av de vare- og tjenesteområdene som er listet opp under kategori 1 i byrådets vedtak i sak 1313/09, ikke kan forventes å foreligge konkurranse i tiden fremover, dersom konkurransene lyses ut som reserverte kontrakter. Av undersøkelsen fremgår det også at det bare i begrenset grad kan påregnes at bedriftene som i hovedsak har varig tilrettelagte arbeidsplasser (VTA), vil kunne opptre som hovedleverandør i konkurranser om rammeavtaler og større enkeltanskaffelser for Bergen kommune, med mindre kommunen i betydelig grad legger til rette for dette gjennom en oppdeling av anskaffelsene i flere mindre kontrakter. Samtidig er signalet fra flere av bedriftene, også flere av VTA-bedriftene, at de mener at det kan fungere bra for deres bedrift å stå som underleverandør til en leverandør til Bergen kommune. Eksempelvis utfører Grønneviken AS i dag arbeid med plukking og pakking av varer, som underleverandør i kontrakten om levering av matvarer til skoler og barnehager. De konkurransene som har blitt gjennomført som reserverte kontrakter, har i hovedsak blitt gjennomført av Innkjøp konsern. Noen av konkurranse har blitt gjennomført på vegne av andre enheter i kommunen, bl.a. Etat for bygg og eiendom (Rådhuskantinen) og Bystyrets kontor («valgmat» siden 2011). Innkjøp konsern har siden 2015 også gjennomført flere ordinære konkurranser hvor det har blitt stilt krav om bruk av arbeidskraft fra arbeidsmarkedsbedrifter ved gjennomføringen av kontrakten. Den overordnede erfaringen så langt er at dette har fungert etter hensikten. Samtidig har disse forsøkene med å trekke arbeidsmarkedsbedriftene inn i ordinære konkurranser også gitt noen praktiske erfaringer om muligheter og begrensninger som gir grunnlag for å gi veiledning til resten av kommunen ved bruk av denne løsningen. Også de involverte arbeidsmarkedsbedriftene melder tilbake at dette er en ordning som de ser positivt på. De opplever at de får bidra på de områdene de er best på, samtidig som de slipper å ta ansvaret for den overordnede administrasjonen av avtalene og for den økonomiske risikoen. 5

6 3. Et nytt grep om reserverte kontrakter Det fremgår av byrådets politiske plattform at «[b]yrådets mål er at Bergen skal være en rettferdig og inkluderende by, der alle har like muligheter» og at «Bergen kommune skal bruke sin rolle som innkjøper mer strategisk enn i dag». En viktig del av det å være en inkluderende by, er det å bidra til at alle innbyggere som har arbeidsevne, også har en jobb å gå til. For byrådet er det særlig viktig å bidra til at de som av ulike grunner sliter med å komme inn på arbeidsmarkedet, kan få en meningsfull jobb. Dagens situasjon, hvor mange mennesker som er i stand til å jobbe og som gjerne vil jobbe, sliter med å komme inn i arbeidslivet, fremstår både som en utfordring for dem det direkte angår og som en samfunnsøkonomisk utfordring. Det å ønske å jobbe men ikke ha en jobb å gå til, kan for mange oppleves som en beskjed om at samfunnet ikke har bruk for dem. Gode kolleger, inspirerende arbeidsoppgaver og den daglige opplevelsen av å gjøre en forskjell for kunder eller kolleger, er for mange sentralt for en opplevelse av god livskvalitet. Det er også en samfunnsøkonomisk utfordring at mange mennesker med arbeidsevne holdes utenfor arbeidslivet. I 2010 beregnet Victor Normann at gjennom den utestengelsen av store deler av arbeidsstyrken som nå finner sted, går samfunnet glipp av en verdiskapning på anslagsvis mellom 50 og 100 milliarder kroner hvert år. I følge SSB var det funksjonshemmede som ikke var i arbeid i 2. kvartal Av disse var det , eller 24 prosent, som uttrykte ønske om arbeid. Byråden for finans, innovasjon og eiendom anser det derfor nå som nødvendig at det tas grep for å få til en markant økning av bruken av reserverte kontrakter i Bergen kommune. Dette er også grunnlaget for at det i den nylig vedtatte «Anskaffelsesstrategi for Bergen kommune » er tatt inn et tiltakspunkt om reserverte kontrakter, pkt. 4.7: «Kommunens policy for bruk av reserverte kontrakter (konkurranser som reserveres for arbeidsmarkedsbedrifter mv.) skal revideres. Utgangspunktet for revisjonen skal være erfaringene med någjeldende policy, og den nye forskriften om offentlige anskaffelser. Revisjonen skal bidra til flere målrettede konkurranser som tilrettelegges for arbeidsmarkedstiltak, særlig for bedrifter med arbeidsplasser for de mest vanskeligstilte på arbeidsmarkedet. Det fremmes en egen byrådssak om dette.» Tiltaket følger også opp vedtaket fra 2009 om evaluering av de gjeldende retningslinjene og vedtaket fra 2015 om gjennomgang og eventuelt revisjon av retningslinjene. Tiltaket i anskaffelsesstrategien viser både til erfaringene med nåværende policy og til den nye forskriften om offentlige anskaffelser. Basert på det nye anskaffelsesdirektivet er det, med virkning fra 1. januar i år, kommet nye regler om reserverte kontrakter m.v. Den nye bestemmelsen om «[k]ontrakter som reserveres for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer» er tatt likelydende inn flere steder i anskaffelsesforskriften ( 8-8, 16-9 og 30-3): «Oppdragsgiveren kan begrense konkurransen til virksomheter eller programmer som har som hovedformål å integrere funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer i arbeidslivet. Dette gjelder bare når minst 30 prosent av de ansatte i virksomheten eller programmet har en funksjonshemming eller er vanskeligstilte. Dersom oppdragsgiveren bruker denne muligheten, skal han angi dette i kunngjøringen.» I departementets veileder til det nye anskaffelsesregelverket er det gitt veiledning om hvem som omfattes av begrepet «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer»: 6

7 «Med funksjonshemmede forstås personer som på bakgrunn av arten eller omfanget av deres funksjonsnedsettelse, ikke kan utøve arbeid på normale vilkår. Dette kan for eksempel være personer med langvarig fysisk eller psykisk funksjonsnedsettelse. Begrepet "vanskeligstilte personer" dekker en videre krets av personer enn begrepet "funksjonshemmede". "Vanskeligstilte personer" omfatter blant annet personer som er arbeidsledige, eller personer som tilhører en vanskeligstilt minoritet eller en gruppe som på annet vis er sosialt marginalisert. Dette kan eksempelvis være rusmisbrukere eller tidligere straffedømte personer. "Vanskeligstilte personer" kan også omfatte personer som ikke har fullført videregående skole eller yrkesrettet utdanning, personer som over lengre tidsrom ikke har hatt fast lønnet arbeid, og personer som tilhører etniske minoriteter som har behov for å styrke sine språkkunnskaper, sin yrkesopplæring eller yrkeserfaring for å bedre utsiktene til fast sysselsetting.» Byråden foretrekker å benytte begrepet «personer med nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet» i stedet for departementets begrep «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer». De nye reglene om reserverte kontrakter har et større virkeområde enn de tidligere reglene. Dette skyldes to forhold: Målgruppen for bestemmelsen har blitt utvidet fra å kun være «funksjonshemmede» til også å omfatte «vanskeligstilte personer». Dette kan for eksempel være langtidsledige eller flyktninger som sliter med å komme inn i arbeidsmarkedet. I tillegg har kravet om antall ansatte i målgruppen blitt redusert fra «flertallet av de ansatte» til «minst 30 % av de ansatte i virksomheten eller programmet». Disse endringene innebærer at mulighetsrommet for bruk av reserverte kontrakter har blitt utvidet. 4. Arbeidsgruppe for å etablere ny policy Etter initiativ fra byråden ble det tidlig i 2017 etablert en arbeidsgruppe som fikk følgende mandat: «1. Gruppens hovedoppgave: Å gi innspill til policy etter nytt anskaffelsesregelverk for bruk av reserverte konkurranser/kontrakter for levering av varer og tjenester til kommunal drift. 2. Gruppens sideoppgave: Å gi innspill til policy for kommunens sporadiske kjøp av mindre verdi (gaver, profileringsartikler m.m.) Innspillene fra arbeidsgruppen vil danne grunnlag for ny politisk sak om reserverte kontrakter.» Arbeidsgruppen har hatt medlemmer fra Eierskap konsern, Næringsseksjonen og Innkjøp konsern, samt fra følgende arbeidsmarkedsbedrifter: A2G AS, Grønneviken AS, Nordnes Verksteder AS og ALF AS. Kommunens øvrige arbeidsmarkedsbedrifter har blitt holdt orientert om gruppens arbeid. Arbeidet har blitt ledet fra Innkjøp konsern. Arbeidsgruppen har avholdt tre møter. Det er også arbeidsgruppens syn at dagen retningslinjer ikke fungerer fullt ut etter hensikten. Arbeidsmarkedsbedriftene var særlig opptatt av å få muligheten til selv å vurdere om de kan levere tilbud. De ønsker også å ha en mer regelmessig dialog med kommunen om hvordan de kan bidra til å løse noen av kommunens behov for varer og tjenester. Flere av bedriftene fremholdt også de gode erfaringene de har med å bidra som underleverandør for ordinære bedrifter som leverer til Bergen kommune. Det å kunne bidra inn i andre bedrifters leveranser på områder hvor arbeidsmarkedsbedriftene har gode forutsetninger for å kunne levere, ble oppfattet som svært positivt. Disse kontraktene vil normalt ikke være reserverte kontrakter. For å fange opp denne måten å levere på, kreves det grep som går utenfor anskaffelsesforskriftens regler om reserverte kontrakter. 7

8 5. Nye regler for reserverte kontrakter og inkluderende kontrakter Gruppen gav sin tilslutning til Innkjøp konserns skisse til regler for å fange opp bedriftenes ønsker. Innkjøp konsern har deretter bearbeidet skissen, frem til det forliggende forslaget til nye regler. Reglene gis i form av en instruks fra byrådet. Det innebærer at alle som gjennomfører anskaffelser på vegne av Bergen kommune, vil ha en plikt til å følge disse reglene. I tillegg til begrepet «reservert kontrakt», som er hentet fra anskaffelsesforskriften, benyttes det i instruksen også begrepet «inkluderende kontrakt» som i utkastet til instruks defineres slik: «Dette er en konkurranse som ikke reserveres for virksomheter som oppfyller kravene i anskaffelsesforskriften 8-8, men hvor det likevel stilles krav om en viss bruk av ansatte som har nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet.» Et slikt krav kan gjennomføres som et definert krav i kontrakten, men det vil også være mulig å anvende kravet som et tildelingskriterium, hvor leverandørene får uttelling for å inkludere personer med spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet i gjennomføringen av kontrakten. Konseptet «inkluderende kontrakt» er ikke beskrevet i anskaffelsesforskriften. Dette konseptet fremstår imidlertid som mindre inngripende i det grunnleggende kravet om konkurranse enn «reservert kontrakt». Så lenge kravet stilles på en måte som ikke prefererer noen spesielle leverandører på en ulovlig måte, kan byråden derfor ikke se at dette konseptet støter an mot noen juridiske skranker. Det at kravet må stilles på en måte som ikke prefererer noen spesielle leverandører på en ulovlig måte, innebærer bl.a. at det ikke kan stilles krav om at sysselsettingskravet oppfylles i Bergen. Det er likevel grunn til å anta at effekten av dette kravet hovedsakelig vil komme lokalt. Anskaffelser med anslått verdi inntil kroner. For anskaffelser med anslått verdi inntil kroner ekskl. mva må det gjøres en vurdering av hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Denne vurderingen gjøres i utgangspunktet etter kommunens ordinære kriterier for slike anskaffelser. Hvis en eller flere arbeidsmarkedsbedrifter kan levere den aktuelle ytelsen, skal dette være et sentralt moment i vurderingen av om anskaffelsen skal unntas fra konkurranse i det ordinære markedet. Hvis en velger å unnta anskaffelsen fra konkurranse i det ordinære markedet, fordi en eller flere arbeidsmarkedsbedrifter kan levere ytelsen, skal minst alle arbeidsmarkedsbedriftene på kommunens liste over slike bedrifter forespørres. Anskaffelser med verdi på minst kroner. For anskaffelser med anslått verdi på minst kroner ekskl. mva beskriver reglene et totrinns løp: 1. Det skal først vurderes om kontrakten kan gjennomføres som en reservert kontrakt. Vurderingen skal ta utgangspunkt i at kontrakten skal gjennomføres som en reservert kontrakt, med mindre konkrete momenter tilsier at kontrakten ikke kan eller bør gjennomføres som en reservert kontrakt. Dersom slike momenter ikke finnes eller dersom de ikke fremstår som tilstrekkelig tunge i forhold til vurderingens utgangspunkt, skal kontrakten gjennomføres som en reservert kontrakt. Vurderingen bør ofte omfatte en markedsundersøkelse, for å finne ut av om det er arbeidsmarkedsbedrifter som kan levere den planlagte ytelsen. Dette innbefatter både om det er bedrifter som produserer det som skal anskaffes og om disse i så fall vil ha kapasitet til å levere til Bergen kommune. 2. I mange tilfeller vil det være rett å ikke benytte reservert kontrakt. I en god del av disse anskaffelsene vil det likevel være mulig å bruke «inkluderende kontrakt» som et virkemiddel for å 8

9 gi personer med spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet, en vei inn i arbeidslivet. Byrådet legger derfor til grunn som den klare hovedregel at kontrakter som ikke gjennomføres som reserverte kontrakter, skal gjennomføres som inkluderende kontrakter. Det forventes ikke at det i den enkelte kontrakt skal stilles omfattende krav om bruk av arbeidskraft med spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet. Dette vil kun være mulig i et fåtall av de inkluderende kontraktene. Ved som regel å stille forholdsvis overkommelige krav, vil flest mulig kontrakter kunne gjennomføres som inkluderende kontrakter. Da vil også flest mulig få en relevant mulighet i arbeidslivet, i forhold til deres behov og kompetanse. Disse reglene skal gjelde for varekontrakter, tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter. Hvordan reservert eller inkluderende kontrakt kan anvendes på de ulike områdene vil variere, men det vil være mulig å få til noe i mange kontrakter. Det har tidligere blitt anført som argument mot det å benytte reservert kontrakt, at mange av kommunens aktuelle kontrakter er så omfattende og krever så mye logistikk at de blir for store og uhåndterlige for arbeidsmarkedsbedriftene. Det har blitt forsøkt å dele opp kontrakter i bydelsvise områder. Dette førte til ulogiske prisforskjeller for brukerne av kontraktene. Flere avtaler hvor en ellers hadde hatt en felles avtale for hele kommunen, medfører også mere administrasjon knyttet til inngåelse og forvaltning av avtalene. Byråden ser at dette kan være argumenter mot å dele opp avtaler for å gjøre dem håndterlige for arbeidsmarkedsbedriftene. For byrådet er det likevel viktig å legge til rette for at disse bedriftene kan få kontrakter med Bergen kommune. De ulempene som er beskrevet i avsnittet over, må derfor veies opp mot det en kan oppnå gjennom bruk av reservert kontakt. En konkret vurdering i hver enkelt sak må avgjøre hvilke hensyn som veier tyngst. Erfaringene har vist at der hvor det har blitt brukt reservert kontrakt, har det i hovedsak blitt konkurranser mellom bedrifter som i hovedsak er attføringsbedrifter. De bedriftene som i hovedsak har varig tilrettelagte arbeidsplasser (VTA), har ikke maktet å konkurrere med attføringsbedriftene. For byrådet er det viktig å bidra til oppgaver for alle arbeidsmarkedsbedriftene, men det er særlig viktig å legge konkurranser til rette for bedrifter med arbeidsplasser for de mest vanskeligstilte på arbeidsmarkedet. Bergen kommune har tidligere spurt departementet om det vil være anledning til en slik «spissing» innenfor det totale spekteret av virksomheter som oppfylte vilkårene i den forrige anskaffelsesforskriftens bestemmelse om reserverte kontrakter. Departementet bekreftet at det etter deres syn ville være mulig f.eks. å reservere en konkurranse kun til VTA-bedrifter/arbeidskraft. I departementets veileder til den nye bestemmelsen om reserverte kontrakter, vises det til svaret til Bergen kommune og det legges til grunn at en slik «spissing» av hvem som kan delta i konkurransen fortsatt vil være mulig. Byråden forutsetter derfor at det i vurderingen av om det kan benyttes reservert kontrakt, også vurderes om det vil være mulig å legge konkurranser til rette for bedrifter med arbeidsplasser for de mest vanskeligstilte på arbeidsmarkedet. Om nødvendig for å få dette til, bør behov som er tenkt dekket med en kontrakt, deles opp i flere kontrakter. I forhold til inkluderende kontrakter vil det særlig være viktig å tenke kreativt omkring hvordan anskaffelsen kan bidra til å gi personer med spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet, en vei inn i arbeidslivet. 6. Kommunens kjøp av mindre verdi (gaver, profileringsartikler m.m.) Arbeidsgruppen som byråden tok initiativ til tidlig i 2017 har hatt som en sideoppgave å gi innspill til policy for kommunens sporadiske kjøp av mindre verdi (gaver, profileringsartikler m.m.). Gruppens vurdering er at byrådsvedtaket i sak 1395/08 fortsatt er aktuelt. Det fremgår av byrådssaken at 9

10 kommunens innkjøp av gaver til ulike formål som hovedregel skal skje gjennom arbeidsmarkedsbedriftene som kommunen har eierandeler i. Innkjøp konsern har lagt oppdatert informasjon om arbeidsmarkedsbedriftenes produkt- og tjenesteområder ut på kommunens intranett «Allmenningen», som en oppgaveløser med tittelen «Skal du kjøpe en gave?» Det lenkes der til arbeidsmarkedsbedriftenes nettsider og det er lagt inn kontaktinformasjon til samtlige arbeidsmarkedsbedrifter som kommunen har eierandeler i. Det gis også eksempler på hvilke typer produkter som kan bestilles. I tillegg har det, på grunnlag av innspill fra arbeidsgruppen, blitt publisert en oppgaveløser på Allmenningen, som skal inspirere til reparasjon av produkter. Oppgaveløseren har tittelen «Har du et produkt som trenger å repareres?». Der oppfordres kommunens ansatte til å benytte arbeidsmarkedsbedriftene til å reparere produkter heller enn å kjøpe nytt og det gis eksempler på hvilke typer reparasjoner som kan være aktuelle. 7. Oppfølgning av arbeidet med reserverte og inkluderende kontrakter Byråden legger til grunn at instruksen blir utfylt med veiledning på Allmenningen fra Innkjøp konsern, herunder relevante momenter til vurderingen av om det skal benyttes reservert eller inkluderende kontrakt, samt forslag til tekster til bruk i konkurransene. Innkjøp konsern gis også ansvar for konkret veiledning til de enkelte anskaffelsene der det er behov for det. Det følger av instruksens pkt. 7 at kommunens anskaffende enheter årlig skal rapportere til Innkjøp konsern om hvordan denne instruksen har blitt etterfulgt. Byråden for finans, innovasjon og eiendom forventer at kommunens anskaffende enheter innretter sine anskaffelser i tråd med den nye instruksen. Skulle rapporteringen vise noe annet, kan det bli nødvendig å vurdere andre grep, for å oppnå målet om flere reserverte kontrakter og hyppig bruk av «inkluderende kontrakt». 10