KONKURRANSEGRUNNLAG FOR PARALLELL RAMMEAVTALE VEDRØRENDE. Med opsjon for kommunene Kvænangen, Nordreisa og Skjervøy KONSULENTTJENESTER INNEN

Transkript

1 Kommunesamarbeidet i Nord-Troms med kommunene Kåfjord Lyngen Storfjord KONKURRANSEGRUNNLAG FOR PARALLELL RAMMEAVTALE VEDRØRENDE Med opsjon for kommunene Kvænangen, Nordreisa og Skjervøy KONSULENTTJENESTER INNEN 1. Prosjektadministrasjon 2. Bygg- og konstruksjon 3. Plan og arkitektur 4. Vann og avløp 5. Samferdsel 6. Sikkerhet 7. Energi 8. Miljø Oppdragsgiver den enkelte kommune Parallell rammeavtale over 3 år Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Opplysninger om tilbyder/eventuelle forbehold Alminnelige innkjøpsvilkår for kommunens kjøp av tjenester Standard avtale for kjøp av konsulenttjenester Sjekkliste

2 Innhold OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL KOMPETANSE PRISER OMFANG KONTRAKTSBESTEMMELSER KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPLYSNINGSPLIKT OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET KRAV TIL LEVERANDØREN GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV KVALIFIKASJONSKRAV EVENTUELL TILLEGGSFRIST KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERINGSSTED TILBUDS-/PRISSKJEMA FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISING AV LEVERANDØRER AVVISING AV TILBUD AVKLARING RETTING AV ÅPENBARE FEIL AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE TILDELINGSKRITERIER INNSTILLING PÅ RAMMEAVTALETILDELING Side 2 av 12

3 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Storfjord, Lyngen og Gàivoutna kommuner heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse om levering av konsulenttjenester til oppdragsgiver med underliggende virksomheter listet opp i pkt Konkurransen er en parallell rammeavtale. Kommunene Kvænangen, Nordreisa og Skjervøy har opsjon til 31. mai Storfjord, Lyngen og Gàivoutna Kåfjord kommuner inviterer med dette til åpen tilbudskonkurranse, parallell rammeavtale over 3 år, om tekniske konsulenttjenester. Kommunenes planer for 2011 har en ramme på ca NOK 100 mill. Prosjektene vil omhandle områdene vei, vann og avløp, bygg, plan, etc. Prosjektene kan omhandle både nye prosjekter og FDV. Gjennomføringen av denne parallelle rammeavtale gjennomføres med en fornyet konkurranse i forbindelse med hver leveranse. Oppdragsgiver henvender seg skriftlig til alle leverandørene som har rammeavtale med invitasjon om å gi tilbud. Oppdragsgiver kan unnlate å henvende seg til leverandører som ikke er i stand til å gjennomføre oppdraget. Viktig i den fornyete konkurransen er pris, kompetanse og gjennomføringsevne. Konkurransen følger reglene for åpen tilbudskonkurranse. Det kan gis tilbud på deler av forespørselen. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er å inngå rammeavtale med flere leverandører for å dekke oppdragsgivers behov for konsulenttjenester relatert til prosjekter innen Prosjektadministrasjon, Bygg- og konstruksjon, Plan og arkitektur, Vann og avløp, Samferdsel, Sikkerhet, Energi, Miljø og andre kommunale behov innenfor tekniske konsulenttjenester. Oppdragsgiver tar forbehold om at deler av konsulenttjenestekjøpet innen de ulike prosjektområder vil kunne inngå i anbudsgrunnlaget for det enkelte prosjekt og at det i noen tilfeller særlig ved omfattende prosjekter vil bli utlyst separate anbud. 1.3 Kompetanse Oppdragsgiver har definert to generelle nivåer for kunnskap og ferdigheter for konsulenter. Konsulent - Definere og løse kompliserte problemstillinger som krever grundige analyser gjennom bruk av eksisterende prosedyrer/teknikker/metoder - Bidra aktivt til forbedring og endring - Arbeide selvstendig og påvirker fremdrift og tidsplaner - Kommunisere godt om ulike løsninger og valg, både skriftlig og muntlig Seniorkonsulent - Undersøke og løse komplekse oppgaver som krever grunnleggende analyser gjennom å fornye eller utvikle eksisterende prosedyrer/teknikker/metoder - Fremme forbedring og endring - Gi veiledning og grunnlag for beslutninger på høyt nivå - Kommunisere sikkert med stor grad av faglig tyngde på høyt nivå innenfor sitt kompetansefelt - Erfaring som prosjektleder Side 3 av 12

4 Det vil være behov for erfarne prosjektledere og prosessdeltakere. Til kommunale oppdrag legges det stor vekt på: - Referanser fra utbyggingsprosjekter i kommuner - Forståelse for kommunale prosesser - Konsulenter med teknisk utdanning og erfaring Videre har oppdragsgiver definert 9 generelle områder som tjenesten skal kategoriseres i. Disse fremgår av prismatrise i punkt 1.4. I tillegg kan tilbyder spesifisere egne områder. Oppdragsgiver/kunden forbeholder seg retten til en hver tid å kreve innleide konsulenter byttet ut med andre, dersom de innleide konsulenter ikke tilfredsstiller de kvalitetskrav som er beskrevet. 1.4 Priser Den påfølgende prismatrisen skal fylles ut og vil være gjeldende for utarbeidelse av konkrete tilbud. Tilbudt person kr/time eks mva Reisekostnad Konsulent Senior pr time Km-godtg Diett/opph Prosjektledelse/-administrasjon Prosjektsekretariat Bygg- og konstruksjon Plan og arkitektur Vann og avløp Samferdsel Sikkerhet Energi Miljø Andre fag (spesifiseres) Leverandør må påregne at hele eller deler av tjenesten skal utføres hos oppdragsgiver/kunden. Leverandør skal oppgi om det beregnes konsulenttimer for reisetid mellom eget arbeidssted og sted hvor tjenesten skal utføres. Dersom det beregnes reisetid skal dette oppgis i tabellform. Her skal det fremgå hva som beregnes av reisetid (timesats/antall) til oppdragsgivers arbeidssted. Reisekostnader dekkes etter statens satser. Oppdragsgiver har forventninger om betydelig reduksjon i timepris knyttet til reisetid i forhold til tilbud timespris, jf. prismatrise. Der oppdragsgiver har relevante leverandøravtaler for reise og opphold skal disse benyttes under utførelse av oppdrag. 1.5 Omfang Alle kommunale etater som skal ha gjennomført spesifiserte tjenester omfattes av rammeavtalen. Aksjeselskap eller ansvarlige selskap som eies av, eller private institusjoner som har driftsavtale med oppdragsgiver skal ha opsjon på å benytte rammeavtalen. Institusjoner som til enhver tid har rammeavtale med kommunen fremgår av oppdragsgivers hjemmesider. Anslått totalverdi av avtalen/kjøpet er ca. MNOK 0,5-1,0 årlig. Det anslåtte volum er kun estimat basert på historiske data og er ikke bindende for oppdragsgiver. Avtaleperioden er tre-3-år. Ingen forlengelse.. Side 4 av 12

5 1.6 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av kontraktsvilkår i NS 8401 eller NS 8402 eller 8403 avhengig av hva oppdraget går ut på. Dette vil bli kunngjort ved avrop. 1.7 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i den Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos: Storfjord kommune Rådhuset 9046 Oteren Att: Yngve Kaspersen, yngve.kaspersen@storfjord.kommune.no, telefon Forespørsel om tilleggsinformasjon kan også sendes direkte til Innkjøpstjenesten i Nord-Troms v/ Ole Rødum, ole.rodum@storfjord.kommune.no, telefon Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er oppdragsgiver i hende 12 dager før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiver sende svar til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes tekniske konsulenttjenester. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra én leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige leverandørene. 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom; a) forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, b) oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Side 5 av 12

6 Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for; c) hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet, d) hvorfor tilbudet er avvist eller e) hvorfor hans tilbud ikke ble valgt Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.6 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.7 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandørene er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal leverandøren ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren (pkt. 1.6) for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 6 av 12

7 3.2 Kvalifikasjonskrav Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen HMS Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring innen aktuelle konsulenttjeneste og ha utført oppdrag av samme art, kompleksitet /vanskelighetsgrad og omfang/størrelse. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Leverandøren skal ha prosedyrer for å utføre oppdraget på en miljømessig forsvarlig måte A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. Årsregnskap for de siste 3 regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balansen, noter, og revisjonsberetning. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon. En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. For ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse/for de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten (kompetansematrise). Organisasjonsplan for oppdraget som viser tilbudt personell i de ulike nøkkelposisjonene, herunder: CV for tilbudt nøkkelpersonell i organisasjonsplanen. Av CV skal det fremgå erfaring, utdannelse, relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. En redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år (kan være samme dokument som kompetansematrisen). Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Redegjørelse for eksisterende rutiner eller gyldig sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS) Side 7 av 12

8 3.3 Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester eller HMS-egenerklæring (gjelder bare tjenestekjøp) innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: «tekniske konsulenttjenester» 3. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. 4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse merket 5. Tilbudet skal leveres på norsk hvis ikke noe annet er anført 6. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt Tilbudet skal leveres i tre-3 eksemplarer 8. Tilbudet skal også leveres på CD/USB. Se for øvrig vedlegg 4 Sjekkliste. 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 8. juli 2011 Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4.4, før utløpet av tilbudsfristen. NB! For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder. 4.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt eller innlevert til: Postadresse: Storfjord kommune Rådhuset 9046 Oteren Side 8 av 12

9 4.5 Tilbuds-/prisskjema Tilbudspriser/- sum skal gis i henhold til prismatrisen i dette konkurransegrunnlagets pkt Dersom leverandøren ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som fremgår av prismatrisen, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbuds-/prisskjemaet og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. 4.6 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold. 4.7 Alternative tilbud Alternative tilbud skal evalueres med mindre det er tatt forbehold i kunngjøringen om dette. 4.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget under forutsetning at det gis som et minimum tilbud på et av områdene: Prosjektledelse/-administrasjon Prosjektsekretariat Bygg- og konstruksjon Plan og arkitektur Vann og avløp Samferdsel Sikkerhet Energi Miljø Andre fag (spesifiseres) 4.9 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud skal bestå av Komplett tilbud skal leveres med følgende inndeling med skilleark: Skilleark 0 Undertegnet tilbudsbrev Skilleark 1 Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner, jf. kap. 3 Krav til leverandøren Skilleark 2 Tilbudsbeskrivelse i henhold til anskaffelsens formål Skilleark 3 Prismatrise i henhold til pkt. 1.4 Side 9 av 12

10 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 11. juli Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Kopi av protokollen vil ikke bli sendt leverandørene etter åpning. 5.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver skal avvise leverandører som: a. ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen, med forbehold av FOA 21-3 (tilleggsfrist for ettersending av dokumenter), a. har unnlatt å levere skatteattest i samsvar med FOA (skatteattest), med forbehold av 21-3 (tilleggsfrist for ettersending av dokumenter), b. har unnlatt å levere egenerklæring i samsvar med FOA (HMS-egenerklæring), med forbehold av 21-3 (tilleggsfrist for ettersending av dokumenter), c. har unnlatt å levere forespørsel om deltakelse i begrenset anbudskonkurranse, konkurransepreget dialog og konkurranse med forhandling i samsvar med kapittel 16 (kommunikasjon), eller ikke har levert slik forespørsel innen fristen, d. oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren, eller e. har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med FOA 3-8 (bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner). Oppdragsgiver kan avvise leverandører som: a. er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, b. er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, c. ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, d. i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, e. ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, f. ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, eller g. har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves etter denne paragraf eller krav til leverandøren 5.4 Avvising av tilbud Et tilbud skal avvises når: a) det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen, b) det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf. FOA 20-2 første og tredje ledd, Side 10 av 12

11 c) det er et alternativt tilbud avgitt i strid med FOA 20-4 (alternative tilbud). Oppdragsgiver kan ikke avvise et alternativt tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt, d) det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, e) det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, eller f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Et tilbud kan avvises når: a) tilbudet, etter forsøk på avklaring etter FOA 21-1 (forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser), inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, b) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. c) tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, jf. FOA 20-14, eller d) tilbudet ikke er signert, jf. FOA 20-2 (tilbudets utforming) annet ledd, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende. Avisning av unormalt lave tilbud Dersom et tilbud virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, skal oppdragsgiver, før tilbudet avvises, skriftlig kreve de opplysninger om tilbudets sammensetning som oppdragsgiver anser som relevante. Disse opplysningene kan gjelde besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for leveransen, ytelsens nyskapende karakter, oppfyllelsen av de krav vedrørende arbeidsforhold som gjelder på det sted som ytelsen skal presteres, og eventuell offentlig støtte til leverandøren. Oppdragsgiver skal etterprøve de enkelte delene av tilbudet på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Dersom oppdragsgiver finner at et tilbud er unormalt lavt fordi leverandøren har mottatt offentlig støtte, kan tilbudet bare avvises av denne grunnen, dersom leverandøren ikke kan godtgjøre, innenfor en tilstrekkelig frist fastsatt av oppdragsgiver, at den offentlige støtten er lovlig. Dersom oppdragsgiver avviser et tilbud fordi det virker unormalt lavt på grunn av offentlig støtte, skal oppdragsgiver underrette EFTAs overvåkingsorgan om dette. 5.5 Avklaring Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) Oppdragsgiver kan innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene. Avklaring skal unnlates dersom uklarhetene og ufullstendighetene er slike at tilbudene skal avvises i henhold til (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet), b) Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer om hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt, eller c) Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har fremsatt. 5.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Andre åpenbare feil vurderes etter regelen i FOA (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet). Side 11 av 12

12 5.7 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.2 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier (vekting i parentes): Pris (25 %) Oppdragsforståelse (20 %) Faglige kvalifikasjoner på aktuelle tilbudsområder (25 %) Referanser fra tidligere oppdrag (10 %) Kapasitet til å påta seg (spesielt for kommunen store) oppdrag (10 %) Leveringsdyktighet (10 %) 6.3 Innstilling på rammeavtaletildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvilke leverandører som skal tildeles rammeavtale, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før rammeavtalen inngås. Med «rammeavtale inngås» menes tidspunktet da begge parter undertegner rammeavtalen. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. Kontraktstildeling i rammeavtalen Tildeling av kontrakter i rammeavtalen foretas etter at det er iverksatt ny minikonkurranse mellom partene i rammeavtalen. Konkurransen gjennomføres på grunnlag av vilkårene som ble brukt for å tildele rammeavtalen. Vilkårene kan om nødvendig presiseres. Konkurransen skal gjennomføres på følgende måte: a. For hver kontrakt som inngås, skal oppdragsgiver skriftlig konsultere de leverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten. Med skriftlighet gjelder også e-post til tilbyders oppgitte adresse. b. Oppdragsgiver fastsetter en tilstrekkelig frist til innlevering av tilbud på de enkelte kontrakter. Ved fastsettelse av fristen skal det tas hensyn til forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud. c. Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen, og Oppdragsgiver tildeler hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet normalt på grunnlag av tildelingskriterier i pkt 6.2. Side 12 av 12