ÅRS- OG HALVÅRSRAPPORTERING

Transkript

1 1 M A R G O R P S G I N L I K V T U T L I A S O S IG L O B G IN R E T R O P A R ÅRS- OG HALVÅRSRAPPORTERING

2 2 Skjema for års- og halvårsrapportering Formålet med rapporteringen Oppfølging av samarbeidsavtalen og programplanen for å dokumentere mål- og resultatoppnåelse i boligsosialt utviklingsprogram Kunnskapsbasert saksgrunnlag for rapportering til oppdragsgivere lokalt og sentralt (kommunen og Husbanken) Halvårsrapportering Rapportering på status på program- og aktivitetsplanen etter første halvår Halvårsrapporteringen er utgangspunkt for møtet mellom programansvarlig og programleder i kommunen og programledelsen i Husbanken i september/oktober. Leveres hvert år. Årsrapportering Årsrapporteringen er utgangspunktet for møtet mellom ledelsen ( politisk/administrativ) i kommunen og Husbanken Leveres hvert år.

3 3 1. Generell programinformasjon Programnavn: Krafttak for vanskeligstilte på boligmarkedet Kommune: Hamar kommune Programleder: Siri Anette Brandtzæg Programstart: 2009 (desember) Rapporteringsår: 2011 Rapporteringsdato: Utfylt av: Siri Anette Brandtzæg Telefon: E-post:

4 4 2. Rapportering på programplanen - status Programplanen for 2011 ble laget på et tidspunkt hvor programarbeid var relativt nytt, både for oss og for Husbanken. Husbanken valgte i løpet av perioden å endre noe på sin programbeskrivelse; et eksempel på at læring gjør at kursen justeres. Hamar kommune valgte å prioritere organisasjonsprosjektet foran en del av de andre aktivitetene som var planlagt for Vi måtte få orden i eget hus før vi kunne gå løs på mer detaljert utvikling. Dessuten trengte vi å knytte til oss kompetanse og ressurser til å løse oppgavene. Som et resultat av at vi hovedsakelig har hatt fokus på intern organisering, har noen av aktivitetene i programplanen blitt nedprioritert eller utsatt. Dette gjelder for eksempel regionalt kompetansetiltak med fokus på Husbankens virkemidler. Dette tiltaket blir gjennomført i 2012 som en del av en total gjennomgang av Hamar kommunes praksis med startlån, tilskudd og bostøtte. En viktig avgrensning videre er forholdet mellom vedtatt Boligplan og Boligsosialt utviklingsprogram. Programplanen for 2011 hadde i seg elementer fra boligplanen. Gjennomføring av tiltak i boligplanen er et linjeansvar. Aktivitetene derfra vil inngå i virksomhetsplaner for resultatenhetene, og vil ikke være en del av aktivitetsplanen for boligsosialt utviklingsprogram i Før vi går inn på statusrapporteringen per aktivitet, har vi noen kommentarer til strategiene vi har valgt å legge til grunn for programplanen: Forankre boligsosialt arbeid hos kommunens avdelingsledere og samarbeidspartnere: Rådmannen har hatt boligsosialt utviklingsprogram som tema på flere av sine faste møter med de 150 øverste lederne i kommunen. Hamar kommune har signert en samarbeidsavtale med det lokale boligbyggelaget, som har en klar boligsosial profil. Boligsosial avdeling har etablert faste møteplasser med andre resultatenheter og NAV for å få til et godt, tverrfaglig samarbeid. Vurdere organisatoriske endringer: Det viktigste resultatet for Hamar kommune i 2011 er opprettelsen av en ny boligsosial avdeling. Dette er en betydelig styrking av det boligsosiale arbeidet i Hamar kommune. Vi har fått tilført kompetanse og kapasitet til å gjennomføre boligsosialt arbeid på en mer helhetlig måte. Dette er også i henhold til en av anbefalingene i analysen som ble utført av Rambøll Management Consulting i 2009/2010. I forbindelse med opprettelsen av den nye avdelingen ble det laget og gjennomført en plan for kultur- og kompetansebygging. 20 % av tiden i avdelingen har vært brukt på kunnskapsutvikling innen boligsosialt arbeid og kulturbygging. Metoden kan ha overføringsverdi for andre kommuner som ønsker å gjøre tilsvarende organisatoriske endringer, og vi deler gjerne våre erfaringer. Videre brukes LEAN-metoden for å utvikle arbeidsflyt og prosedyrer for oppgavene i boligsosial avdeling. Kunnskaps- og kompetanseutvikling: Hamar kommune har vært en aktiv bidragsyter når det gjelder å dele kompetanse med andre kommuner, både i og utenfor rammen av Boligsosialt utviklingsprogram. I snitt deltok Hamar kommune i 2011 på 2 møter i måneden for å dele egne erfaringer med Husbanken eller andre kommuner. Høsten 2011 hadde vi besøk av 8 kommuner fra landets nordligste fylker, som ønsket å høre hvordan vi hadde tatt tak for å løse våre boligsosiale utfordringer.

5 5 Forbedre kvaliteten i saksbehandlingen: Siste halvår i 2011 har vi tatt tak i utfordringen med å få oversikt over status for utleiekontraktene. Vi har avdekket at manglende oppfølging har gitt tidsuavgrensede leiekontrakter i de aller fleste kommunale utleieboliger. Som et resultat har Hamar kommune nå gått ut med anbud for å anskaffe et system for administrasjon av boligene. Systemet skal brukes både av boligforvaltningen og av Boligsosial avdeling, og vil danne grunnlag for arbeidet med å øke gjennomstrømmingen i kommunale boliger. Kommunestyret vedtok en ny forskrift om vedtak ved tildeling av kommunal bolig. Forskriften med tilhørende retningslinjer og saksmaler ble utviklet i løpet av høsten 2011, og trådte i kraft Riksrevisjonens rapport om tilbudet til de vanskeligstilte på boligmarkedet (Dokument nr. 3:8 ( )), pekte på at kommunene i liten grad følger forvaltningsloven ved tildeling av kommunal bolig. Ved å innføre vedtaksfestet tildeling av bolig etter reglene i forvaltningsloven, har Hamar kommune tatt et viktig grep for å styrke rettsikkerheten for brukerne. Utvikle nye boligtilbud og oppfølgingstjenester: Handlings- og økonomiplan for Hamar kommune for , ble av Hamars forrige ordfører omtalt som et historisk løft for det boligsosiale. Gjennomføringen av prosjektene blir skjøvet noe i tid, spesielt på grunn av kapasitetsutfordringer som skyldes mange parallelle byggeprosjekter som nå pågår i kommunen. Styrke booppfølgings- og boveiledningstjenester: I forbindelse med opprettelsen av Boligsosial avdeling ble to årsverk overført fra NAV sosialtjenesten. Disse årsverkene er knyttet til boligsosiale prosjekter finansiert av fylkesmannen. I tillegg ble det overført et årsverk til Boligsosial avdeling fra enheten Bosetting og inkludering. Teamet har startet med å utvikle sin arbeidsmetode basert på Critical Time Intervention (CTI)-metoden. Metodearbeidet er et direkte resultat av kunnskap vi fikk på studieturen til Danmark med Husbanken høsten Styrke samarbeidet med andre aktører: I 2011 signerte Hamar kommune den første utbyggingsavtalen med en privat utbygger som inneholder en klausul om kommunal forkjøpsrett til 5 % av boligene i området. Det har vært mye motstand mot dette fra utbyggernes side, så vi ser dette som et gjennombrudd. Dette året har 13 nye boliger med kommunal tildelingsrett blitt bygget av det lokale boligbyggelaget. Helhetlig bruk av Husbankens virkemidler: Rambølls analyse pekte på en fragmentert organisering av boligsosialt arbeid i Hamar kommune. Ved å samle kompetanse og kapasitet i en ny avdeling, har vi skapt et større fagmiljø som nå begynner å jobbe mer på tvers. Vurdere nye modeller som kan hjelpe vanskeligstilte inn på boligmarkedet: Vi har ikke tatt fatt i dette i 2011, men det er en del av mandatet til vår nye boligsosiale avdeling.

6 6 3. Rapportering på aktivitetsplan i programplanen NB! Vi har rapportert bare på aktiviteter som var planlagt påbegynt eller gjennomført i Mål: Bedre måloppnåelse og gjennomføringsevne i boligsosialt arbeid Aktivitet Hva skal vi gjøre konkret for å nå målet? Resultat Status for aktivitet- nytt (n), videreført (v), gjennomført (g) eller avviklet (a) 1 Status framdrift i prosent Avvik Begrunnelse Dialogkonferanse om boligsosialt arbeid med kommunale ledere, eksterne samarbeidspartnere og brukerorganisasjoner. Innarbeide tiltak fra programplan og vedtatt boligplan i virksomhetsplaner og budsjetter for resultatenhetene. Gjennomføre organisasjonsprosjekt. Historisk høyt nivå på investeringer i vedtatt økonomi- og handlingsplan. Samlet alle boligvirkemidler i ny avdeling med 8 årsverk (mindre fragmentering). Ny forskrift om vedtak for tildeling av bolig (økt rettsikkerhet). Nye metoder for booppfølging basert på CTImodellen (mer planmessig og målrettet). Videreført 0% Andre aktiviteter har hatt høyere prioritet. Vil bli tatt opp igjen i aktivitetsplan for 2012, da med et regionalt fokus. Gjennomført 100 % Gjennomført 100% Ta i bruk BOKART for å skaffe oversikt over behov for boliger til vanskeligstilte på boligmarkedet. Installert og testet med integrasjon til SOCIO og GERICA. Videreført (hvis egnet for bostedsløshetskartleggingen) 50% Boligsosial avdeling vil vurdere om systemet er egnet som verktøy for bostedsløshetskartleggingen som er planlagt for Nytt tiltak (n), videreført (v), gjennomført (g), avviklet (a)

7 7 Aktivitet Hva skal vi gjøre konkret for å nå målet? Resultat Status for aktivitet- nytt (n), videreført (v), gjennomført (g) eller avviklet (a) 1 Status framdrift i prosent Avvik Begrunnelse Analysere Hamars bruk av Husbankens virkemidler (spesielt startlån) og innhente beste praksis. Ekstern bistand til datainnsamling, analyse og rapport. Utvikle og gjennomføre regionalt kompetansetiltak for Husbankens virkemidler i samarbeid med Husbanken. Målgruppe: Avdelingsledere og saksbehandlere i kommunene og hos NAV. Delta i boligsosialt utviklingsprogram og andre arenaer for faglig utvikling på det boligsosiale området. Eventuelle studiebesøk. Økt kunnskap og erfaringsdeling. Gjennomført 100 % Videreført 0% Ikke kapasitet hos nøkkelpersoner (saksbehandlere) på virkemidlene. Opprinnelig planlagt gjennomført innen Planlagt gjennomført i Behov for bistand fra Husbanken. Videreført 0 % Opprinnelig planlagt innen Planlagt gjennomført i Har prioritert opprettelsen av ny boligsosial avdeling. Dette har krevd all oppmerksomhet høsten Innføre vedtaksbasert tildeling av kommunale utleieboliger og boveilednings- og oppfølgingstjenester: Utvikle kriterier, prosedyrer, bemanningsbehov. Forskrift om tildeling av kommunale utleieboliger vedtatt av kommunestyret Økt rettsikkerhet for brukeren. Delvis gjennomført 70 % Opprinnelig planlagt gjennomført innen Mer omfattende arbeid enn antatt. Har ikke hatt kompetanse og kapasitet på plass til å løse oppgaven før høsten Forskrift om tildeling av booppfølgingstjenester: 2012

8 8 Mål: Bedre dekning av behovet for boliger og booppfølgingstjenester for vanskeligstilte på boligmarkedet Aktivitet Hva skal vi gjøre konkret for å nå målet? Resultat Status for aktivitet- nytt (n), videreført (v), gjennomført (g) eller avviklet (a)2 Status framdrift i prosent Avvik Begrunnelse Gjennomføre prosjekt for bygging av bemannet bolig med 8 enheter for rus/psykiatri. Videreføres i linjen (fra Boligplan) Opprinnelig plan om bolig i drift Rådmannen har besluttet å skyve på igangsettelsen til 2013 på grunn av mange samtidige byggeprosjekter og presset kapasitet. Konseptutvikling av Farmen og brukermedvirkning starter ca. april Utvikle rutiner for å følge opp beboere i kommunale utleieboliger før kontrakter utløper og eventuelt forlenges. Definere behov for booppfølgingstjenester og finansiere eventuelt økt bemanning ved å omdisponere budsjett. Skaffet oversikt over alle kontraktsforhold. Inngått nye tidsavgrensede husleiekontrakter for kontrakter som var i ferd med å utløpe. Beslutning om å anskaffe system for boligadministrasjon. To booppfølgere overført fra NAV (finansiert av Fylkesmann). En booppfølger overført fra avdeling for bosetting og inkludering. Videreføres. 20 % System for administrasjon av boliger er ute på anbud. Kravspesifikasjon inneholder blant annet at systemet må varsle om kontrakter som er i ferd med å utløpe slik at tiltak kan settes i gang (ny søknad om kommunal bolig? Startlån?) Gjennomført. 100 % 2 Nytt tiltak (n), videreført (v), gjennomført (g), avviklet (a)

9 9 Aktivitet Hva skal vi gjøre konkret for å nå målet? Resultat Status for aktivitet- nytt (n), videreført (v), gjennomført (g) eller avviklet (a)2 Status framdrift i prosent Avvik Begrunnelse Utbygging av omsorgsboliger/utleieboliger med kommunal disposisjonsrett i samarbeid med HOBBL. 13 utleieboliger med kommunal disposisjonsrett ferdige i Gjennomført (fra Boligplan) 100 % Systematisere brukermedvirkning og samhandling med brukerorganisasjoner (metoder og prosesser på programnivå). Avviklet. Det pågår et annet prosjekt i regi av strategiavdelingen som har til formål å definere Hamar kommunes policy og tilnærming til brukermedvirkning på systemnivå. Systematisere samarbeidet med andrelinjetjeneste, Kriminalomsorgen, frivillig sektor og lignende. Videreføres i linjen (tas ut av programplan). Heve nivå på opptak av startlån. Utbetalt 2007: 17,1 mill, 2008: 27,4 mill, 2009: 31,7 mill, 2010: 29,8 mill Gjennomført. 100 % 2011: Innvilget 49,4 mill, utbetalt 37,5 mill Iverksette tiltak for å øke andelen lånetilsagn som ender med boligkjøp. Videreført. 0 % Vil bli gjennomført i 2012 som en del av den totale gjennomgang av bruken av startlån og tilskudd (Boligsosial avdeling).

10 10 Hvilke faktorer skyldes eventuelle avvik i framdrift, resultat eller økonomi? Organisasjonsendringen har tatt lengre tid enn planlagt. Dette skyldes behovet for å involvere sentrale ledere med presset kapasitet. Vi valgte å kjøre organisasjonsprosessen uten omfattende ekstern bistand. Derfor har vi brukt mindre penger enn vi søkte om. Rekruttering av leder krevde to utlysninger før vi fant rett kandidat. Kompetanse og ressurser på plass først til å begynne å jobbe med øvrige aktiviteter i programplanen. Hva har vært utløsende faktorer for at aktiviteter har gitt gode resultater? God forankring hos øverste politiske og administrative ledelse. Rådmannsbeslutning om organisasjonsendring. Rekruttering av leder og rådgiver til Boligsosial avdeling som har tilført ny kompetanse til organisasjonen. Er det justeringer i hvilke samarbeidspartnere som er involvert i programplanen? Ingen justeringer. Oppdatert om programorganisering - Beskriv eventuelle endringer i hvordan programmet er organisert og forankret i organisasjonen og i plandokumenter i kommunen? Ny boligsosial avdeling var operativ fra Vi har nå kompetanse og ressurser på plass til at boligsosialt utviklingsprogram kan bli mer integrert i linjen. Avdelingen har 8 årsverk, hvorav ett årsverk er en rådgiverstilling som vil ha spesielt fokus på programarbeid og gjennomføring av programplanens aktiviteter. Boligsosialt utviklingsprogram vil fortsatt være forankret i Strategiavdelingen, som vil ha ansvaret for overordnet programstyring og strategiske og boligpolitiske vurderinger. Dagens programleder går over i redusert stilling (50 %) fra 20. februar. Hun vil fortsatt være ansvarlig for programstyring og fungere som hovedkontaktperson overfor Husbanken. Midler til programledelse og administrasjon vil bli fordelt mellom Strategiavdelingen og Boligsosial avdeling. Programmet er godt forankret hos Rådmann og Ordfører, og i kommunens vedtatte styringsdokumenter (Kommuneplanens samfunnsdel, boligplan, handlings- og økonomiplan). Styringsgruppen for programmet fortsetter som i dag med Rådmann som leder, eventuelt med mindre justeringer blant øvrige deltakere for å få en riktigere representasjon i forhold til ansvarsområder.

11 Formidling av erfaringer og eksempler på godt a rbeid (synliggjøring av taus kunnskap) Mye av det som skjer innen boligsosialt arbeid kan vanskelig måles, men formidling av erfaringer gjennom gode eksempler kan illustrere hvilke resultater og effekter som kan oppnås. Fortell et par case fra ditt arbeid i 2011 i en slik form at de kan publiseres på våre nettsider og presenteres til programmets oppdragsgivere. Flere vanskeligstilte på boligmarkedet skal ha egnede boliger er programmets hovedmål. Er det noe som kan trekkes fram på dette punktet som ikke er framkommet i øvrige punkter i rapporteringen? Finnes gode eksempler på hvordan kommunen har jobbet med boligetablering som ikke er fremvist tidligere og som dere vil løfte fram? Eksemplene skal vise oppnådde resultater fra programmet i Dersom erfaringene allerede er publisert, husk å legge inn en lenke. Godt eksempel 1 (maks 1 side) Samarbeid med private aktører: Samarbeidsavtalen med det lokale boligbyggelaget (nå OBOS Innlandet) har gitt 11 boliger med kommunal tildelingsrett. Boligbyggelaget eier og forvalter boligene, mens kommunen tildeler boligene etter forskrift. På sikt kan leieboerne få mulighet til å kjøpe den boligen de leier. Brukerens rettssikkerhet: Hamar kommune har utviklet en forskrift om tildeling av kommunal bolig, som trådte i kraft Dette skal bidra til å øke rettssikkerheten for dem som søker om kommunal bolig, blant annet ved at de får mulighet til å klage på vedtaket. Forskriften inneholder kriterier som hjelper oss med å sikre at de som har størst behov, får tildelt bolig. Systematisk booppfølging: I vår nye boligsosiale avdeling er det tre stillinger som booppfølger. De ansatte har erfaring fra NAV og Rus/psykisk oppfølgingsteam, og avdeling for Bosetting og inkludering. Dette teamet bringer med seg kunnskap om ulike brukergruppers behov for oppfølging. For å nyttiggjøre kunnskapen til en helhetlig tilnærming til booppfølging, arbeider teamet nå med å definere en felles arbeidsmetode. Metoden kalles Critical Time Intervention (CTI). Etter denne metoden blir booppfølging delt inn i faser over en periode på 6-9 måneder. Fasene er kartlegging, innsats og avslutning. Booppfølgingen vil skje mer planmessig, strukturert og målrettet. CTI-metoden ble presentert på studieturen til Danmark, som ble arrangert av Husbanken Region Øst for programkommunene.

12 12 4. Rapportering på økonomi 2011 Pr. aktivitet og totalt Regnskap Budsjett 3 Tilskudd fra HB (kompetanse -tilskudd) Egen finansiering kommunen Annen finansiering TOTALT Avvik (+/-) (fra budsjett) Avvik totalt Fra/til hvilken aktivitet Avvik 4 (+/-) Tilskudd HB Fra/til hvilken aktivitet (prosjekt) Programledelse Dialogkonferanse Organisasjonsprosjekt Ekstern analyse av startlånpraksis Regionalt kompetansetiltak for Husbankens virkemidler Reiser/opphold programsamlinger etc. Delprosjekt Vedtaksbasert tildeling Totalt Revidert anslag for totale kostnader som kommunisert i oppfølgingsmøte med Husbanken I forhold til vårt forslag til fordeling av tilsagn om tilskudd på kr som kommunisert i oppfølgingsmøte med Husbanken Midler fra Fylkesmannen til stilling som booppfølger i ny boligsosial avdeling fra Utbetalt a konto for 2011 var 1,1 mill kr. Det ble gitt tilsagn om tilskudd på 2,2 mill kr. Vi har ikke brukt ekstern bistand til organisasjonsprosjektet i det omfanget som var antatt. Analyse av virkemiddelbruk og regionalt kompetansetiltak er utsatt til Behov for tilskudd i 2011 ble derfor lavere enn budsjettert.

13 13 Samlet oversikt over hele programperioden Tilskudd fra Husbanken Tilskudd fra kommunen Annen finansiering Overføring (disponible midler ) fra året før TOTALT % finansiert av Husbanken 8 42 % finansiert av kommunen