DRAMMEN KJØKKEN KF RAPPORT FOR 1. TERTIAL 2017 Styrebehandlet 22.mai 2017

Transkript

1 SAK 22/16 DRAMMEN KJØKKEN KF RAPPORT FOR 1. TERTIAL 2017 Styrebehandlet 22.mai 2017 Side 1 av Drammen Tlf

2 Innhold 1. Sammendrag Økonomisk oversikt Personale HMS helse, miljø, sikkerhet Mengdetall Internkontroll - systemer Side 2 av Drammen Tlf

3 1. Sammendrag 1.1. Produksjonslokaler og produksjonsmetoder Den nye produksjonsmetoden innebærer at maten som produseres hurtig nedkjøles og pakkes, for så å bli distribuert. Dette gir økt matsikkerhet og større fleksibilitet rundt måltidene. Likeledes har nye produksjonslokaler og produksjonsmetoder gitt mulighet for økt kapasitet. Drammen Kjøkken KF skal gjennom dette være kommunens kompetansesenter innen mat og ernæring. Omstilling til nye produksjonsmetoder i nybygg, har vært krevende for de ansatte i Drammen Kjøkken KF. De ansatte har gjort en stor innsats for å lykkes og produktivitetsøkningen er på godt over 50 % pr ansatt i løpet av det siste året. Styret i Drammen Kjøkken KF er svært tilfreds med den omstillingsviljen som er utvist Økonomi Regnskapet viser et positivt resultat ved utgangen av første tertial på kr ,- og går i balanse i forhold til periodisert budsjett for 1. tertial. I tildelingsbrev fra Drammen kommune er det ikke forutsatt eieruttak. Drammen Kjøkken KF må imidlertid betjene en betydelig økning i husleie til Drammen Eiendom KF som følge av kapitalkostnader knyttet til nybygg. Drammen Kjøkken KF må dessuten betjene et lån til Drammen kommunes lånefond på ca. kr. 10 mill. i forbindelse med nedbetaling av produksjonsutstyr. Ut fra resultater etter 1. tertial, er det sannsynlig at styrets mål om et overskudd kan oppnås. Det arbeides kontinuerlig for forbedring av det nye driftskonseptet, både i forhold til reseptutvikling, produksjonsteknikk og rutiner i forhold til kvalitet og holdbarhet (HACCP). Holdbarhetstesting er kostnadsdrivende og foregår via eksternt laboratorium med testing av hvert enkelt produkt. Dette for å sikre lang holdbarhetstid samtidig som sensorisk og hygienisk kvalitet kan opprettholdes. Side 3 av Drammen Tlf

4 2. Økonomisk oversikt Inntektsposter: Inntektene ved utgangen av 1.tertial 2017 var på kr. 17,3 mill. Dette utgjør et negativt avvik på kr 0,2 mill. i forhold til budsjett. Negativt avvik: Internsalg med negativt avvik på kr. 0,2 mill. Dette kan skyldes at avdelingene har tilpasset seg nytt system og at utnyttelsen av bestilte og tilsendte porsjoner er bedre enn forrige år. Nedgang i frossenmatporsjoner i forhold til samme periode i 2016, selv om foretaket nedlegger en god innsats for å synliggjøre dette tilbudet. Det arbeides aktivt med informasjon til tidligere varmmatmottakere, dagsenter - brukere, frivillige, kontor for tjenestetildeling, hjemmetjenesten i det enkelte distrikt og forebyggende team for eldre, om foretakets tilbud, utvalg og kvalitet. Positivt avvik: Catering viser en økning i løpet av årets første 4 måneder. Årsakene til dette kan være større aktivitet i møtevirksomhet. Positivt avvik på kr 0,3 mill. Aktivitetsskolen utgjør 8647 måltider i løpet av 1.tertial Kostnadsposter: Utgiftene ved utgangen av 1.tertial 2017 var på kr.15,9 mill. Dette utgjør et positivt avvik på kr 0,2 mill. i forhold til budsjett. Negativt avvik: Varekostnader viser et negativt avvik på kr. 0,3 mill. og har blant annet årsak i økt omsetning av catering. Andre kostnader har et negativt avvik, spesielt i forhold til bruk av vikarbyrå, med negativt avvik på kr. 0,2 mill. Samtidig er dette overforbruket lavere enn positivt avvik i personalkostnader. Foretaket har også en utfordring knyttet til nedkjølings- og pakkeprosesser, som er mer ressurskrevende enn antatt. Positivt avvik: Personalkostnader viser et positivt avvik på kr 0,7 mill, og må ses i sammenheng med overforbruk på vikarbyrå. Lavere forbruk av sykevikarer skyldes lavere sykefravær. Engangsutstyr er budsjettert noe høyere enn tidligere år med tanke på overgang til nytt pakkesystem. Rasjonalisering innen bruk av engangsutstyr pågår kontinuerlig. Viser positivt avvik hittil i år på kr.0,1 mill. Side 4 av Drammen Tlf

5 Rapport økonomi, totalt for foretaket 1.tertial 2017: Side 5 av 10

6 Balanse pr 1.tertial 2017 Side 6 av 10

7 Side 7 av 10

8 3. Personale SYKEFRAVÆR 1. KVARTAL 2017 Sykefraværsprosenten for 1.kvartal i 2016 var 12,1 % Sykefraværsprosenten for 1.kvartal i 2017 var 9,4 % Totalt sykefravær på 9,4 % for 1.kvartal 2017 fordeler seg slik: - Sykemelding fra lege 79,6 % - Egenmeldt fravær 20,4 % Fravær utover 8 uker utgjør 57 % av legemeldt fravær. Fravær utover 16 dager (arbeidsgiverperioden) utgjør 67 % av samlet fravær. Hovedårsaken til dette er flere langtidssykemeldinger med bakgrunn i slitasjeproblematikk og sammensatte plager, med lang rekonvalesenstid. Det er i denne sammenheng avholdt oppfølgingssamtaler og dialogmøter i tråd med Drammen kommunes regelverk for sykefraværsoppfølging. 1.kvartal 2016 Egenmeldt dager Sykemeldt < 16 dager Sykemeldt> 16 dager Sykemeldt > 8 uker Fravær % Sum 24,2 37,0 68, ,06 Totalt antall fraværsdager 175,8 1.kvartal 2017 Egenmeldt dager Sykemeldt < 16 dager Sykemeldt > 16 dager Sykemeldt > 8 uker Fravær % Sum 32,2 24,0 31,4 73,7 9,4 Totalt antall fraværsdager 161,3 Det er i 1. tertial utarbeidet oppdatert handlingsplan for bedriftshelsetjenestens (Synergi Helse) arbeid i foretaket. Handlingsplanen bygger på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (FOR nr ) og omhandler blant annet å forebygge og forhindre påvirkninger i arbeidet som kan føre til arbeidsrelaterte skader, ulykker og sykdommer. I tillegg skal disse utføre lovpålagte helsekontroller og konsultasjoner. Mangfold rapportering pr. 1. tertial 2017: Opprinnelse Årsverk % Ansatte med ikke vestlig opprinnelse 2,35 9,96 Ansatte med vestlig opprinnelse 21,25 90,04 Side 8 av 10

9 4. HMS helse, miljø, sikkerhet Feil ved bygg og anlegg rapporteres til Drammen Eiendom KF etter egne rutiner. Drammen Eiendom KF har egen driftsbetjent til oppfølging av teknisk drift i bygget. Ventilasjonstilpasningen har vært nevnt i tidligere rapporter. Det ser pr dags dato ut til at dette har stabilisert seg. Tidligere meldte problemer med svingninger i innetemperatur ser også ut til å være løst. Opplæring i bruk av kjøkkenutstyr foretas fortløpende og ved behov, spesielt med hensyn til rullering av personale. Noe utstyr er av en slik karakter at det er noen få brukere som skal ha særlig opplæring og driftsansvar. Dette gjelder spesielt pakkelinjen og grovkjøkken. Gassanlegget er utstyrt med sensorer i rom som benytter gass. Dette er tilknyttet lydog lysalarm som gir signaler ved utslag på dette. Egne rutiner for daglig åpning og stenging av anlegget er innført. Personellskader Hittil i år har vi registrert følgende skader på personell: Dato Type skade Lokal behandling Behandlet på lege/legevakt Påfølgende sykemelding Tiltak Jan Kuttskade på oppskjærsmaskin Ja Ja Ja Presisering av sikkerhetsrutiner og bruk av verneutstyr. Tatt opp på personalmøte. Intern utdanning Alle ledere ved Drammen Kjøkken KF deltar i Drammen kommunes ledersamlinger og lederutviklingsprogram i den grad daglig drift gir rom for dette. Alle ansatte har hatt div. samlinger med faglig innhold. Foretaket har for tiden en lærling. Foretaket har kjøpt inn defibrillator («hjertestarter») 11 personer har gjennomført og bestått kurs. Side 9 av 10

10 5. Mengdetall TOTALE TALL FOR FORETAKET 1.tertial 17 1.tertial 16 Totalt antall måltider Totalt antall middager Totalt antall middager pr. dag Antall måltider pr. normert stilling pr. dag 118,5 121,9 6. Internkontroll - systemer IK - MAT for kjøkken IK- systemene er under kontinuerlig utvikling og revisjon. Allergeninformasjon er utarbeidet og distribuert i henhold til forskrift. All dokumentasjon i forhold til merkesystemer er i bruk. Nytt HACCP system er under utvikling med hjelp fra Lilleborg som er hovedleverandør av kjemi. Revisjon Revisjonssystemet til Drammen Kjøkken KF ble sist kontrollert i mars 2017 og er oversendt Buskerud Kommunerevisjon. Noe innhold revideres fortløpende ettersom dette er opplysninger knyttet til leverandør/kunde og personalinformasjon som stadig er i endring. Beredskap Beredskapsrutinen er revidert siste gang i mars 2017 og er funnet i orden. Beredskapsøvelse med resten av kommunen blir avholdt i mai Sjekkliste for kommunens nettsider Daglig leder er ansvarlig for at nettsider med informasjon om foretaket, dens tjenester og aktiviteter til enhver tid er oppdatert. Foretaket har en webansvarlig. 1. Foretaket har rutiner for kontinuerlig oppdatering og kvalitetssikring av informasjon på nettet, som et minimum 3 ganger årlig. 2. Informasjon om foretakets tjenester er korrekt i henhold til gjeldende overordnede dokumenter (økonomiplan, serviceerklæring m.m.) 3. Informasjon om priser og gebyrer for foretakets tjenester er korrekt. 4. Alle lenker på nettstedet til relevante søknadsskjemaer, nettsider og annet er korrekte. 5. All informasjon om foretakets prosjekter og aktiviteter er oppdatert. 6. Kontaktinformasjon (adresser og telefonnumre) til foretaket/ansatte er korrekt 7. Alle navn og telefonnumre til foretakets ansatte er oppdatert i kommunens interne telefonkatalog. Merk punkt 7: Gjøres jevnlig opp mot D-IKT ved tilgang og avgang Side 10 av 10