Årsmøte i Porsmyra Grendelag

Transkript

1 Årsmøte i Porsmyra Grendelag Det innkalles herved til årsmøte i Porsmyra Grendelag 07. mars kl Kantina i kjelleren Rosten skole (inngang fra baksiden) Saksliste 1. Godkjenning av innkallingen 2. Konstituering valg av møteleder og referent 3. Årsberetning Årsregnskap 2015, Budsjett Innkomne saker 6. Valg av styremedlemmer, varamedlemmer, valgkomite, revisor og regnskapsfører. Vedlegg til innkallingen 1. Årsberetning 2. Regnskap for 2015 og budsjett for 2016 Vedlegg 1 3. Revisors beretning Vedlegg 2 4. Kvittering for utført kontroll og vedlikehold Vedlegg 3 5. Innkomne saker Vedlegg 4 og 5 6. Valgkomiteens innstilling Det vil bli enkel servering Vel møtt! Vennlig hilsen Styret i Porsmyra Grendelag 1

2 1. Årsberetning 2015 Porsmyra Grendelag Styret har i 2014 bestått av: Leder: Steinar Forås Sekretær: Anita Langørgen Styremedlem: Heidi Sandstad Styremedlem: Marit Cecilie Samset Elvebakk 1.1 Dugnader Fra dugnadskomiteen (utdrag) Oppsummering av dugnader i Porsmyra sommeren 2015 Dugnadskomiteen organiserte 4 dugnader, to på juni (3. og 9.) og to i august (18. og 28.). Det ble utført generelt vedlikehold og søppelplukking. Kommentar fra styret: TBT ble brukt til å kjøre vekk noe avfall, kjøre på jord til rundkjøringa for å reparere skader etter brøyting og til å planere grus på fotballbanen. Det ble ekstra mye arbeid på leder av dugnadsgjengen da han var alene om å møte opp for organiseringen. Alle oppgaver ble allikevel gjennomført som planlagt. 1.2 Søppeltømming på lekeplass Det har vært et problem med forsøpling på fellesområdet grunnet for sjelden tømming av søppelkassa. Det er diskutert forskjellige løsninger, og i ny avtale med TBT økes antall tømminger fra 19 til 51, altså 32 ganger ekstra. Det tømmes da 2 ganger i uka i månedene mai til september. Vi betaler da for 26 timer. 2

3 1.3 Lekeapparater Det ble avdekket slitasje på disser, og dette må utbedres. Skråplan med klatregrep ved sklie ble tatt vekk grunnet råte, og er ikke erstattet. Styret må legge en plan til dugnadene for hva som skal gjøres der. Den største basketballkurva er revet ned fra platen og må repareres. Kurva ligger i redskapsbod. Dette var tenkt ordnet utenom dugnader i 2015, men må nå planlegges for Porsmyra Grendelags sitt medlemskap i AS Tonstad Beboertjeneste (TBT) Heidi Sandstad har vært Porsmyra Grendelags representant i TBT s styremøter. Det er deltatt på 10 styremøter i Ny avtale for 2016 med TBT i forbindelse med vår, sommer- og vintervedlikehold er undertegnet. 1.5 Flagging Det ble heist flagg på 17.mai av styreleder, men dette ble gjort av eget ønske, og styret ser fortsatt ikke på dette som sin oppgave. Det finnes ingen vaktmesterordning, så det oppfordres til beboerne som vil ha flagget heist på bestemte dager om å hente det hos styret (gjerne i god tid) og gjøre det selv. 1.6 Styremøter Det er avholdt 4 styremøter i perioden. 1.7 Epostadresser for grendelaget. Det er sendt ut skriv til alle i grendelaget for å hente inn epostadresser. Dette arbeidet anbefales videreført slik at det blir lettere å få ut informasjon og kanskje også regninger for årsavgiften. 1.8 Domene Porsmyra.no Stein Lysfjord har kjøpt domenet Porsmyra.no til grendelaget. Vi satser på å få laget en flott hjemmeside der man kan finne aktuell informasjon. 1.8 Ekstrakostnader til dugnader Det er planlagt å kjøpe inn en Honda kantklipper til dugnadene. I tillegg er det behov for å leie en minigraver for å fjerne busker og røtter mellom disse. Innkjøp ble utsatt til 2016 da vi fikk noen ekstrakostnader i 2015 med tilkjøring av jord, fordeling av sand på grusbane og bortkjøring av avfall etter dugnader. 3

4 1.9 Stikkontakt beredskapsbod Det ble diskutert mulighet for å legge inn strøm i beredskapsboden. Nærmeste mulighet er å hente fra fjernvarmehuset ved siden av. Vi antar at det må monteres en strømmåler i tillegg til stikk og kanskje også et sikringsskap. Dette er i utgangspunktet tiltenkt julelys til tre, men vil gi en del muligheter i tillegg. Registrering i Brønnøysundregistret av nytt styre i Porsmyra Grendelag Generell info: Etter hvert årsmøte skal det via nettportalen Altinn sendes inn samordnet registreringsmelding i Brønnøysundregisteret for endring av styret på Porsmyra. Ved innsending trengs følgende data: Elektronisk kopi av signert årsmøtereferat som viser navn på nye styremedlemmer (legges inn som vedlegg) Personnummer på nye styremedlemmer Organisasjonsnummer Innkomne saker Tynning/pleie av skog som grenser mot gangsti mot sør (Vedlegg 4) Opprusting/fornyelse av lekeplass Tilgang til /fortrinnsrett eller bygging av nytt grendehus (Vedlegg 5) 4

5 6 Valgkomiteens innstilling Styremedlemmer Porsmyra Byggetrinn Velges for Marit Cecilie Samset Elvebakk 63 1 ikke på valg Anita Langørgen 4 4 ikke på valg Håvard Hinsverk år Nina Røvik år Varamedlemmer Svein Sandbakken 55 1 ikke på valg Olav Hasli 22 4 ikke på valg Robert Verkerk år Morten Aunehaugen år Valgkomite 1 1 år Thor Gjerde år Eyvind Rian år Tom Arne Størseth år Revisor Geir Skjetne Regnskapsfører Stein Lysfjord.. Steinar Forås.. Heidi Sandstad Anita Langørgen.. Marit Cecilie Samset Elvebakk 5

6 Vedlegg 1 6

7 Vedlegg 2 7

8 Vedlegg 3 8

9 Vedlegg 4 Ang. Tynning / pleie av skog som grenser mot gangsti sør Vi i Porsmyra 65 og 67 ønsker at skogen i skråningen ved gangstien som grenser mot våre eiendommer skal tynnes / pleies. Dette ønsker vi både for å hindre gjengroing og for å få mer sol. Til orientering er Porsmyra grendalag festere av gjeldende område fram til Mvh Ingveig Langseth og Stephen H. Clayborough Porsmyra 65 Arve Rømmen og Bodil B. Rømmen Porsmyra 67 Vedlegg 5 1. Det bør settes av penger til opprusting/fornyelse av lekeplass. Bakgrunn for forslaget: Det blir flere og flere barnefamilier på Porsmyra. Dagens lekeplass begynner å se sliten ut og den burde vedlikeholdes og/el. settes opp noen nye lekeapparater. I tillegg må sans i sanskasser skiftes ut jevnt ihht. gjeldende regler (usikker på om dette gjøres regelmessig). 2. Tilgang til / fortrinnsrett eller bygging av nytt Grendhus Bakgrunn for forslaget: Vi har flere grendahus i områdene rundt oss, men ingen er knyttet til vårt grendalag. Vi innehar heller ingen rettighet til bruk av Grendahusene rundt oss uten at vi selv bor der. Man kan dog leie i en annen persons navn som bor i et av de andre borettslagene, men dette avhenger av at han man enten kjenner disse godt nok og at det er greit for den man spør. Ikke alle synes det. Vi bør enten forespørre oss om å få rett til bruk av de andre grendalagene (og at det kan spesifiseres i dems vedtekter). Alternativt bør det vurderes å få et eget Grendahus på Porsmyra hvor man kanksje kan tilby utleie til andre, men med fortrinnsrett til beboere i grendalaget. Forslagsstiller er kjent med at dette har vært et tema tidligere, men kjenner ikke innholdet fra dialogen den gang. Mvh Stian S. Elvebakk Porsmyra Tiller 9