MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Møtedato: Onsdag 3. mai 2017 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Møtedato: Onsdag 3. mai 2017 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 007/17 Referatsaker 008/17 Orientering fra revisor vedørende kommunalt regnskap og revisjon 009/17 Kontrollutvalgets uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for /17 Orientering fra rådmannen vedrørende tilbakerapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrevedtak 011/17 Orientering fra rådmannen vedrørende arbeidsmiljø og sykefravær 012/17 Orientering fra rådmannen vedrørende vederlagsberegning for beboere i institusjon 013/17 Skatteoppkreverfunksjonen 014/17 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Kvalitet i helse og omsorg Eventuelt Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Tlf

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 007/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 007/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Meråker kommunestyre Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Ikke vedlagt KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for 2016 Vedlagt 3 Kommunestyret Reglement for folkevalgtes innsynsrett Vedlagt 4 Kommunestyret Reglement for Meråker kommunestyre Vedlagt 5 Kontrollutvalget Spørsmål til kontrollutvalget Vedlagt 6 Kontrollutvalget Post til Komsek/sak til møte Ikke vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5 Meråker kommune - Toppen av frihet - Reglement for folkevalgtes innsynsrett Vedtatt av Meråker kommunestyret den , K.sak 2/17. Meråker, 5. januar 2017

6 Innholdsfortegnelse: 1. Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter Vedtak om innsyn Tidspunkt for rett til innsyn Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m Fremgangsmåten ved krav om innsyn forholdet til administrasjonen Vedlegg: Kommunal- og regionaldepartementets merknader til de enkelte bestemmelser i normalreglementet

7 1. Kommunestyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter 1.1 Kommunestyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. Vedtak om innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jfr. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organs saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. 3. Tidspunkt for rett til innsyn 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal det følge en oversikt over alle dokumenter som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen.

8 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jfr. forvaltningsloven 13 b nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. 4.3 Saker som er unntatt offentlighet sendes vanligvis ikke ut, men leses i møtet. Dokumentene i slike saker innleveres ved møtets slutt. 5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje til rådmannskontoret eller aktuelt sektorkontor. 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling skal besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l.

9 Vedlegg: Kommunal- og regionaldepartementets merknader til de enkelte bestemmelser i normalreglementet Til punkt 1 Regelen er bygget opp slik at kommunestyret har generell rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter. I prinsippet omfatter dette også dokumenter som er unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven 5 og 6. Tidspunktet for når innsyn kan kreves/vedtas følger av punkt 3. I punkt 4 er det gitt særskilte regler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Disse gjelder også for kommunestyret. Andre folkevalgte organ, inkludert formannskapet, vil ha automatisk rett til innsyn i dokumentene i alle saker som organet selv skal behandle. I tillegg kan formannskapet, faste utvalg, kommunedelsutvalg, 11-styrer og andre folkevalgte organ kreve innsyn i andre organs dokumenter, men bare dersom tilgang til dokumentet er nødvendig for å få belyst en sak som organet selv har til behandling. Det er organet selv som vurderer "nødvendigheten" av innsyn i konkrete saker. Retten til innsyn gjelder i prinsippet også for dokumenter som er unntatt offentlighet. Den innsynsretten dette reglementet stiller opp antas å være i samsvar med ulovfestet rett. Dersom det er gitt særskilte bestemmelser om innsyn i lov, forskrift eller statlig instruks vil slike regler gå foran dette reglementet. For eksempel er det i Skattedirektoratets instruks for kommunekassererne om skatteinnkreving lagt til grunn at kommunestyrets medlemmer kan kreve innsyn i skatte- og restanselister m.v. Henvendelser om slikt innsyn skal etter Skattedirektoratets merknader skje via ordføreren. Til punkt 2 Punkt 2.1 klargjør at det enkelte medlem og varamedlem av et folkevalgt organ har en individuell rett til innsyn i alle dokumenter i saker som skal behandles i vedkommende organ. Dette gjelder altså medlemmer og varamedlemmer av kommunestyre, formannskap, faste utvalg, administrasjonsutvalg, klagenemnd, kommunedelsutvalg, arbeidsutvalg, komiteer, interkommunale styrer og driftsstyrer etter kommuneloven 11. Innsynsretten for det enkelte medlem omfatter dokumenter som er unntatt offentlighet, så lenge det gjelder saker innen det organ vedkommende er medlem av. Varamedlemmer kan i utgangspunktet ikke gjøre innsynsretten gjeldende med mindre vedkommende er innkalt til møte ved behandling av saken. Det vil være opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å finne praktiske ordninger for hvordan dokumentene kan gjøres tilgjengelige. Retten til innsyn kan neppe gå så langt at den enkelte folkevalgte har krav på å få kopier av alle saksdokumenter som ikke følger saksframstillingen. Det bør ikke gis kopier av dokumenter som inneholder taushetsbelagte

10 opplysninger. Også dokumenter som er unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven, bør det vises varsomhet med å kopiere. Rett til å kreve innsyn i andre organs saksdokumenter, inkludert saker som avgjøres administrativt, vil være avhengig av at vedkommende organ drøfter dette. For å sikre mindretallets interesser har vi tatt inn som hovedregel at det må være tilstrekkelig at 1/3 av organets medlemmer ønsker slikt innsyn - og det ikke dreier seg om taushetsbelagte opplysninger, jf. punkt 4.1. Kommunen eller fylkeskommunen står fritt til å fastsette andre regler om hvor mange som må stå bak en slik begjæring, for eksempel i form av et fast antall medlemmer for det enkelte utvalg m.v. Når det gjelder innsynsretten for kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, er denne som tidligere nevnt ikke avgrenset på samme måte som for andre folkevalgte organ. Vi har også funnet at det vil være upraktisk om alle slike innsynssaker (for dokumenter i andre organer) skulle gjøres til gjenstand for votering i kommunestyret. Det bør likevel neppe være slik at enkeltmedlem i kommunestyret skal ha rett til å kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter. Vi har funnet det formålstjenlig å foreslå at tre medlemmer i kommunestyret bør være et tilstrekkelig antall til å kreve innsyn i andre organs dokumenter. Dette antallet vil da samsvare med reglene i kommuneloven 59 om rett til å fremme lovlighetsklage. Det vil ikke være ulovlig å ta inn i reglementet at enkeltmedlem i kommunestyret skal ha innsynsrett i alle saksdokumenter. Ordføreren har møte- og talerett i alle folkevalgte organ i kommunen. Ut fra dette har vi funnet det naturlig at ordføreren får en selvstendig rett til innsyn i alle dokumenter, med de begrensninger som gjelder i forhold til taushetsbelagte opplysninger. Til punkt 3 Vi har funnet det formålstjenlig å ta utgangspunkt i tidspunktet for utsendelse eller fremleggelse av saker til politisk behandling. Som regel vil det først fra dette tidspunktet foreligge et reelt behov for medlemmer av folkevalgte organ til å gå dypere inn i en sak. For å skaffe god oversikt over hvilke saksdokumenter som finnes, har vi tatt med en setning om at alle saksframstillinger skal inneholde en liste over dette. For å unngå uklare ansvarsforhold m.v. er det viktig å legge til rette for at administrasjonen kan arbeide fram mot endelig avgjørelse i saker før innsynsretten inntrer. Dette gjelder ved behandling av saker etter delegert myndighet. Retten til innsyn etter offentlighetslovens regler kan også folkevalgte påberope seg på et tidligere tidspunkt, jf. offentlighetsloven 3. Til punkt 4 Retten til innsyn vil bare unntaksvis gjelde i forhold til opplysninger eller dokumenter underlagt taushetsplikt. Her vil forvaltningsloven 13 b nr. 2 og 4 måtte legges til grunn, som angitt i reglementet. Vi har videre antatt at hensynet til mindretallets behov ikke bør være avgjørende i forhold til denne typen opplysninger. Derfor foreslår vi at den vanlige flertallsregelen gjelder ved votering om innsyn i taushetsbelagte opplysninger.

11 Når folkevalgte gis innsyn i opplysninger underlagt taushetsplikt, vil taushetsplikten være til hinder for at slike opplysninger bringes videre. For å tydeliggjøre dette bør det innføres et system med undertegning av taushetserklæring. Om der er undertegnet taushetserklæring eller ikke har ingen betydning for den folkevalgtes rettslige plikt til å bevare tausheten. Dette følger direkte av loven selv. Brudd på forvaltningsloven 13 (og andre taushetspliktregler) er for øvrig straffbart etter straffeloven 121. Når det gjelder opplysninger som kommer frem i lukkede møter, er det ut fra det som er sagt ovenfor, klart at folkevalgte har plikt til å bevare taushet om opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov. Det at en opplysning er unntatt offentligheten betyr ikke nødvendigvis at den er taushetsbelagt (taushetsbelagte opplysninger skal alltid unntas offentlighet), det kan være andre årsaker til at saken er unntatt offentlighet. Det er ikke anledning for kommunestyret/andre organ å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt i forhold til opplysninger som er unntatt offentligheten. Dette har sin bakgrunn i at rettsutvikling og teori har vist at man ikke kan instruksfeste taushetsplikt for de folkevalgte, slik man i noen grad kan gjøre overfor kommunale tjenestemenn. De folkevalgtes rolle og funksjon gjør det kunstig å betrakte disse som underordnet de organ de er medlem av. Når det ikke foreligger et slikt underordningsforhold finnes det heller ikke grunnlag for instruksjonsrett som kan brukes til å instruere taushet uten at dette følger av lov. I dagens lovverk foreligger det heller ikke et klart hjemmelsgrunnlag for å instruksfeste taushetsplikt for folkevalgte. Det vil med andre ord si at kommunene ikke kan ha bestemmelser som går lengre i å pålegge de folkevalgte taushet enn det som følger av lov. Reglene i punkt 4 vil ikke komme direkte til anvendelse dersom taushetsbelagte opplysninger er anonymiserte. Til punkt 5 Regelen i punkt 5 gjelder bare når det er grunnlag for innsyn, det vil si at kriteriene i punkt 1-4 er oppfylt. Innholdet i punkt 5 bør vurderes nøye i den enkelte kommune og fylkeskommune med sikte på å komme fram til praktiske og gode løsninger tilpasset egen organisasjon og delegasjonsstruktur. Vårt forslag er bare ment som et utgangspunkt og en mulig løsning. Vi mener imidlertid det vil være nyttig at det tas standpunkt til den praktiske framgangsmåten og kontakten mellom folkevalgte og administrasjonen i den enkelte kommune og fylkeskommune, samtidig som en drøfter de mer grunnleggende prinsippene for omfanget av innsynsretten.

12 Meråker kommune REGLEMENT FOR MERÅKER KOMMUNESTYRE Innhold. 1. Sammensetning Forberedelse av saker for kommunestyret Innkalling til møte. Dokumentutlegging Forfall. Varamedlemmer Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt Møtets åpning Sakslisten og rekkefølgen for behandling av sakene Inhabilitet Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Møtelederens stilling under ordskiftet Avgrensning og avslutning av ordskiftet Forslag Saken tas opp til avstemning Prøveavstemning Stemmemåten Spørsmål og interpellasjoner Åpen spørretid for innbyggere i Meråker Sendenemnder (deputasjoner) Orden i salen og bygningen Bokføring av forhandlingene Lovlighetskontroll Retningslinjer for behandling av oversendelsesforslag....8 Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 1 av 8

13 Meråker kommune 1. Sammensetning. Meråker kommunestyre består av 21 representanter. 2. Forberedelse av saker for kommunestyret. Rådmannen sørger for at de saker som legges fram for kommunestyret, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende bestemmelser gir. Komiteene og formannskapet avgir innstilling i saker vedr. deres myndighetsområde og i andre saker kommunestyret forøvrig krever utredet. 3. Innkalling til møte. Dokumentutlegging. Kommunestyret holder møte når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd eller minst 1/3 del av medlemmene krever det. Ordføreren kaller kommunestyret sammen til møtet. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, spesifisert oppgave over de saker som skal behandles, og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkallingen og saksutredning sendes hvert medlem av kommunestyret og til møtende varamedlemmer. Innkallingen med sakliste skal kunngjøres på kommunens hjemmeside, som regel med en frist på 7 dager inkludert innkallingsdagen, når lov ikke påbyr annen kunngjøringsfrist. Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut på kommunens hjemmeside. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som unntas fra offentlighet. 4. Forfall. Varamedlemmer. Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i kommunestyret på grunn av lovlig forfall, skal han/hun straks melde dette til servicetorget i Meråker rådhus og si fra om forfallsgrunnen. Servicetorget kaller straks inn varamedlem etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres når han/hun er kjent med at en må fratre som inhabil i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn i stedet for han/hun. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, skal han /hun delta i møtet til saken er ferdig behandla, sjøl om den som skulle ha møtt er kommet tilbake. 5. Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Ordføreren eller varaordføreren leder møtet. Har ordføreren forfall ledes møtet av varaordføreren. Det velges da særskilt nestleder. Har både ordfører og varaordfører forfall velges det både særskilt møteleder og nestleder. Se også kommunelovens 32. Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 2 av 8

14 Meråker kommune Møtene holdes for åpne dører med mindre kommunestyret skal debattere opplysninger unntatt offentlighet. Vedtak om å lukke dørene må i så fall gjøres i samsvar med reglene i kommunelovens 31. Personalsaker skal som hovedregel behandles for lukkede dører. Kommunestyrets medlemmer plikter å sette seg inn i og å overholde lovbestemt taushetsplikt. Det forutsettes at det enkelte medlem utviser skjønn ved behandlingen av opplysninger som ikke er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, men som allikevel kan unntas offentlighet. 6. Møtets åpning. Til den tid møtet er berammet, registrerer møtelederen oppmøte og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles først dette. Dersom det lovmessig minste antall til stede og innkallingen godkjennes, erklærer han/hun møtet lovlig satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten at kommunestyret gir det enkelte medlem permisjon. Permisjon kan bare gis ved vektige forfallsgrunner og da fra påbegynt sak er ferdig behandlet. Jf. 4. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 7. Sakslisten og rekkefølgen for behandling av sakene. Etter møtets åpning skal kommunestyret vedta sakslisten for møte, herunder rekkefølgen for behandlingen av sakene. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyremøtet, kan settes på sakslisten med mindre møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot dette. Sak som ikke er satt på sakslisten kan ikke realitetsbehandles i møtet. Møtet kan ikke endelig heves før kommunestyret har ferdigbehandlet sakslisten, eller har fattet utsettelsesvedtak på gjenstående saker. 8. Kommunestyrets saksbehandling. Kommunestyrets saksbehandling skal som hovedregel skje i ferdig forberedte saker. Kommunestyret kan allikevel bestemme at det skal åpnes for at andre enn organets medlemmer kan få gi saksopplysninger i forkant av organets behandling av den enkelte sak. Kommunestyret godkjenner dette i forbindelse med godkjenningen av innkalling og saksliste. Kun de valgte medlemmer og innkalte varamedlemmer kan avgi stemme og delta i kommunestyrets debatt. Rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, tar del i møtet med møte- og talerett, men uten forslags- og stemmerett. Andre kan ta del når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det og da med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 3 av 8

15 Meråker kommune 9. Inhabilitet. Den som etter kommunelovens 40 er inhabil i en sak, eller som etter samme paragrafs pkt. 4 blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Habilitetsspørsmålet avgjøres av kommunestyret selv uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annets medlems habilitet. 10. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen, redegjør for innstillingen i saken, gjør oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har gitt innstillingen og informerer om de dokumenter/uttalelser som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møtelederen redegjør, eller ber andre redegjøre videre for saken så langt møtelederen finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølge mellom dem. 11. Når medlemmene tar del i ordskiftet. Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder, møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er heller ikke lov å lage ståk eller uro. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham/henne om nødvendig to ganger. Retter han/henne seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 12. Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Hvis møtelederen ønsker å delta i forhandlingene i et slikt omfang at det er vanskelig å forene dette med møteledervervet skal møtelederen overlate ledelsen av forhandlingene til nestlederen, jfr. kommunelovens Avgrensning og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Ved behandling av forslag om å korte av taletiden eller om å slutte ordskiftet, må bare en taler få høve til å ta ordet for og en imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 4 av 8

16 Meråker kommune 14. Forslag. Forslag kan ikke settes fram av andre enn kommunestyrets medlemmer, med mindre særlig lovbestemmelse gir også andre rett til å sette fram forslag. Forslaget leveres inn skriftlig til møtelederen. 15. Saken tas opp til avstemning. Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra dette tidspunkt og fram til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den, eller settes fram noe nytt forslag i den. I dette tidsrommet kan det heller ikke tas opp noen annen sak til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg og ansettelse kan blank stemmeseddel brukes, jfr. kommunelovens 40 nr.2. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. Rekkefølgen avgjøres ved alminnelig flertall, jfr. kommunelovens Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemninger som ikke er bindende. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt over hele innstillingen eller hele forslaget. 17. Stemmemåten. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden. c) Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ansettelser. De skal brukes ved slike avstemninger når noe medlem krever det. Ved stemmelikhet, gjør møtelederens stemme utslag, med unntak av valg (jfr. kommunelovens 35). Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 5 av 8

17 Meråker kommune 18. Spørsmål og interpellasjoner. a) Alminnelige regler Utenom de saker som er ført opp på innkallingen til kommunestyremøtet kan medlemmer og varamedlemmer som påregner å møte stille spørsmål eller interpellasjon til ordføreren. Kopi av interpellasjon og spørsmål sendes straks de er mottatt til kommunestyrets medlemmer. I forbindelse med spørsmål og interpellasjoner kan kommunestyret med alminnelig flertall vedta at spørsmålet oversendes formannskapet, jfr. 24. Forslag i sammenheng med spørsmål og interpellasjoner kan ikke avgjøres i møtet med mindre reglene om oppføring av sak på sakslisten følges, jfr. kommunelovens 34. For øvrig gjelder dette reglements 9, 10 og 11 også for spørsmål og interpellasjoner. Følgende behandlingsregler gjelder: b) Spørsmål Spørsmål kan leveres skriftlig til ordføreren senest kl dager før møtet. Ordføreren gjør de nødvendige forberedelser slik at svar vanligvis kan avgis i første møte. Spørsmålsstilleren og den som svarer kan ikke ha ordet mer enn 5 minutter. Ordskifte er ikke tillatt, men spørsmålsstilleren har rett til å stille ett tilleggsspørsmål. Tilleggsspørsmål og svar kan ikke overstige 2 minutter. c) Interpellasjoner Senest kl dager før møter i kommunestyret kan medlemmer og varamedlemmer som skal delta i vedkommende møte, levere skriftlige interpellasjoner til ordføreren. Ordføreren avgjør hvem som skal svare. Interpellanter kan gis inntil 5 minutters taletid til å redegjøre for interpellasjonen. Ordføreren eller den som svarer besvarer interpellasjonen innenfor en taletid på 5 minutter. Blir det debatt etterpå, må ingen taler - bortsett fra interpellanten og ordføreren eller den som svarer - ha ordet mer en 1 gang. Taletiden for hver er begrenset til 2 min. Behandlingen av interpellasjonen må ikke vare over en 1/2 time, med adgang til å forlenge ytterligere inntil en 1/2 time etter forslag fra ordfører og vedtak i kommunestyret med alminnelig flertall. 19. Åpen spørretid for innbyggere i Meråker. 1. Umiddelbart før kommunestyrets møter settes, gjennomføres det inntil 20 minutter offentlig spørretid i møtesalen. Ordningen gjelder ikke i forbindelse med kommunestyrets behandling av årsbudsjettet og økonomiplanen. 2. Spørretiden er over når kommunestyremøtet settes på det kunngjorte møtetidspunkt. 3. Alle personer bosatt i Meråker kommune, unntatt kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, kan stille spørsmål. 4. Rettes spørsmålet til kommunestyret avgjør ordføreren, eventuelt i samråd med gruppelederne, hvem som skal svare. 5. Spørsmål leveres skriftlig til ordføreren innen kl , 5 dager før møtedagen. 6. Spørsmålene skal gjelde kommunale forhold. 7. Kommunalt ansatte kan ikke stille spørsmål som angår eget arbeidssted. Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 6 av 8

18 Meråker kommune 8. Etter at spørsmålet er blitt besvart, gis det adgang til 2 korte replikker mellom spørrer og den som svarer på spørsmålet (2 min.). 9. Det skal ikke fattes beslutninger i spørretimen. 10. Oppstår det tvil om tolkningen av disse retningslinjer, avgjør møtelederen spørsmålet. 11. Det skal føres protokoll fra spørretimen. 20. Sendenemnder (deputasjoner). Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Da skal utsendingene fremføre sitt syn og eventuelt gi en skriftlig utgreiing til ordføreren. Angår dette noen sak på innkallingen, gir han melding til kommunestyret når denne sak blir behandlet. Ellers gir han den etter at de saker som er nevnt i innkallingen er ferdigbehandlet. Ordfører kan også gi sendenemnden anledning til å fremføre sitt syn i møtesalen, det skal i så fall skje før saken tas opp til behandling, og kommunestyremøtet heves før fremføringen. Ordføreren skal orientere om dette ved møtets åpning, etter at saklisten er godkjent. 21. Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møtelederen skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise ut enten alle eller noen tilhørere. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle kommunestyret samtykker. 22. Bokføring av forhandlingene. Kommunestyret fører møtebok for møtene sine. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og tid, innkallingen (dato og måte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer, hvilke saker som ble behandlet og alle framsatte forslag og avstemmingsresultater. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av møteboka, sammenholdt med medlemsfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabilt. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram, og forslag som settes fram i tilknytning til interpellasjoner og spørsmål vedlegges protokollen. Kommunestyret avgjør med vanlig flertall om protokolltilførsel skal tillates. Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 7 av 8

19 Meråker kommune Av møteboka skal en, i saker med åpne avstemminger, kunne lese hvordan hver enkelt representant stemte. Der hvor vedtakene ikke er enstemmige angis det i protokollen hvorledes representantene gjennom partitilknytning stemte. Hvis ikke alle i samme parti stemmer likt, angis dette sørskilt ved navn. Ved møtets slutt leses opp det som er bokført. Etter møtet tas utskrift av møteboka. Møteboka underskrives av møtelederen og rådmannen. Møteboka legges ut på kommunens hjemmeside. 23. Lovlighetskontroll. I medhold av kommunelovens 59 kan 3 eller flere medlemmer av kommunestyret bringe en avgjørelse truffet av et folkevalgt organ eller den kommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll må fremsettes skriftlig innen 3 uker for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. Lovlighetskontroll fører ikke automatisk til utsatt iverksettelse av vedtaket. 24. Retningslinjer for behandling av oversendelsesforslag. Forslag kommunestyret vedtar å oversende uten realitetsbehandling behandles som følger: Rådmannen legger fram en sak for formannskapet så raskt som mulig etter kommunestyre-møtet. Formannskapet tar så standpunkt til hva som skal skje med forslaget: 1. Realitetsbehandle forslaget og dermed fatte et positivt eller negativt vedtak i forhold til realitetene i forslaget. 2. Be rådmannen utrede saken nærmere og få den til ny behandling senere. For videre saksgang bør det lages et eget saksframlegg for hvert enkelt oversendelsesforslag. Vedtatt av Meråker kommunestyre den i sak 50/16 Side 8 av 8

20 Fra: jørn Magnus Madslangrud Sendt: mandag 24. april Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: John Magnar Høiseth; Emne: spørsmål til ku Vedlegg: INNSYN SVAR.pdf Komsek/Stenstuen Hei, Paul Ivar! Her er noen spørsmål vi har mottatt, og som det selvsagt ønskes at blir vurdert/besvart. 1 Interpellasjoner til kommunestyret blir som kjent levert skriftlig, er det da mulig at også svarene kan forlanges besvart skriftlig i tillegg til den muntlige redegjørelsen? Slik det er nå, er noen svar skriftlig og noen ikke. Finnes det regler for dette? 2 Har kommunestyrets representanter innsynsrett i behandlingen av eiendomsskatten, og/eller hva kreves for å oppnå dette? (se vedlegget, som er svaret de har mottatt etter ønske om innsyn). 3 Har kommunen utarbeidet stillingsinstrukser til og arbeidsavtaler med sine ansatte? Mvh. Bjørn M. KU, Meråker

21

22

23 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 008/17 ORIENTERING FRA REVISOR - KOMMUNALT REGNSKAP OG KOMMUNAL REVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 008/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets årsplan/ møteplan for Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 ble det satt av tid til en orientering fra revisor vedrørende kommunalt regnskap og revisjon. Kontrollutvalget har på denne bakgrunn anmodet revisor om å gå igjennom regnskapet for å gi kontrollutvalget en regnskapskyndig veiledning og fortolkning, slik at kontrollutvalget skal kunne stille rådmannen gode spørsmål om fjorårets regnskap og årsberetning. Kontrollutvalget ønsker også at revisor går igjennom sitt valg av revisjonstilnærming for regnskapet 2016, herunder: Hvilke av rådmannens egenkontroller er testet? Hvordan er testene gjennomført? Hvor store utvalg er gjort? Hvilke opplysninger i årsberetningen har revisor kontrollert opp mot regnskapet? Orienteringen gis i møte.

24 Vurdering Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Det kan derfor være nyttig for kontrollutvalget at revisor bistår med en regnskapskyndig veiledning og fortolkning av kommunens årsregnskap. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

25 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 009/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2016 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Meråker kommunes årsregnskap for 2016 (publisert av kommunen) 4. Meråker kommunes årsberetning for 2016 (publisert av kommunen) Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning - hvor det også skal redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen er derfor disse blant de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2016 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 274,3 og 265,2 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 9,0 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mer/mindre forbruk

26 Investeringsregnskapet for 2016 Finansieringsbehovet var på 32,0 millioner kroner. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsberetningen for 2016 Kommunens årsberetning for 2016 synes å gi et godt bilde over aktivitetene i kommunen. Årsberetningen for 2016 tilfredsstiller i hovedsak de lovpålagte krav. Revisjon Meråker kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sak 22/16 den Revisjonsstrategien for regnskapsåret ble presentert i sak 23/16 i samme møte. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat er av mindre vesentlig betydning, og vektlegges ikke ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» 2

27 Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt uten merknader og er en såkalt ren revisjonsberetning. Kontrollutvalget har ikke mottatt noe nummert brev i forbindelse med revisjonen av årsregnskapet. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt uten merknader av noe slag. Kontrollutvalget kan derfor avgi en uttalelse i samsvar med vedlagte forslag. 3

28 Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen utover dette. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 4

29 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Til Meråker kommunestyre Uttalelse til Meråker kommunes årsregnskap for 2016 Kontrollutvalget har i møte den 3. Mai 2017 under sak nr. 9/17 behandlet Meråker kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2016 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra rådmannen. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Etter kontrollutvalgets vurdering er årsregnskapet i det vesentlige ført i samsvar med gjeldende lover og regler og årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Meråker kommunes årsregnskap for Meråker, Bjørn Madslangrud leder John Magnar Høiseth Maria Weronica Økdal Kopi: Formannskapet

30

31

32 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE RÅDMANNENS TILBAKERAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET MHT. STATUS FOR KOMMUNESTYRETS VEDTAK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg kontrollutvalgets møteplan for 2017 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende det rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

33 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 011/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE ARBEIDSMILJØ OG SYKEFRAVÆR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets møteplan for 2017 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende arbeidsmiljø og sykefravær. Kontrollutvalget har bedt om at rådmannen i forbindelse med denne orienteringen også kommer inn på kommunens praksis mht. å utarbeide stillingsinstrukser og arbeidsavtaler. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

34 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 012/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE VEDERLAGSBEREGNING FOR BEBOERE I INSTITUSJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har bedt om at rådmannen om en orientering vedrørende retningslinjer, rutiner og praksis mht. vederlagsberegning for beboere i institusjon. Orienteringen vil bli gitt i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

35 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 013/17 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2016 Meråker kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport 2015 Meråker kommune til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune til orientering. Vedlegg 1. Årsrapport 2016 fra Skatteoppkreveren i Meråker kommune 2. Brev til kommunestyret i Meråker kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Skattebetalingsloven 2. kommuneloven Saksopplysninger Skatteoppkreverens redegjørelse om kommunes skatteregnskap for 2016 Den totale skatteinngangen for året 2016 til fordeling mellom skattekreditorene utgjorde kr Kommunens andel av den samlede skatteinngang utgjorde kr Tallmaterialet er nærmere utdypet og forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteetatens kontrollrapport 2016 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget.

36 Kontrollrapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Skatt Midt-Norge finner at regnskapsføring og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar med gjeldende regelverk. Det anføres imidlertid at skatteoppkrever ikke har nådd målkravet mht. antall arbeidsgiverkontroller. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger gitt pålegg og anbefalinger. Det opplyses at det er blitt gitt tilbakemelding på disse. Vurdering Skatteetatens kontrollrapport 2016 og Skatteoppkreverens årsrapport for 2016 kan ut fra en helhetsvurdering tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON - KVALITET I HELSE OG OMSORG Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget godkjenner den fremlagt prosjektplan og ber revisor gjennomføre prosjektet iht. denne. Vedlegg Forslag til prosjektplan, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 19/16 2. Kontrollutvalgets sak 4/16 3. Kontrollutvalgets sak 26/15 4. Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet sak 19/16 «Plan for forvaltningsrevisjon i møte den Kontrollutvalget avga slik innstilling til kommunestyret: 1. «Kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon for Meråker kommune , med slik prioritering av prosjekter. 1) Omorganisering innen helse og omsorg i. Ble de ansatte tilfredsstillende ivaretatt ii. Ble brukerne tilfredsstillende ivaretatt 2) Elevenes psykososiale skolemiljø 3) Samordning av tjenester innen pleie og omsorg 4) Saksbehandling 5) Forebyggende helsearbeid og arbeid med folkehelse 6) Språkopplæring til minoritetsspråklige 7) Miljøforvaltning 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden.» Kommunestyret behandlet saken i møte den , sak 98/16. Kommunestyret vedtok enstemmig kontrollutvalgets innstilling.

50 Revisor har oversendt forslag til prosjektplan for det første prosjektet på listen, se vedlegg. Det oppgis at prosjektet er tenkt å ha følgende problemstillinger: 1. «I hvilken grad er de ansatte tilfredsstillende ivaretatt i omorganiseringsprosessen? Herunder -informasjon, medvirkning, eventuell plan for nødvendig kompetanseutvikling 2. I hvilken grad er kvaliteten på tjenestene til brukerne ivaretatt i omorganiseringen? Herunder krav til styringssystem, kompetanse, kvalitativt innhold for bruker, brukermedvirkning» Revisor planlegger å starte opp prosjektet i mai 2017, med forventet ferdigstillelse av prosjektet tidlig i Revisor forventer at det vil medgå 285 timer å gjennomføre prosjektet. Vurdering Kontrollutvalget må forsikre seg om at prosjektet slik at det er beskrevet er egnet til å besvare de spørsmål kontrollutvalget ønsker belyst. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

51 PROSJEKTPLAN Utarbeidet i henhold til RSK001 Standard for forvaltningsrevisjon Prosjektnavn Kvalitet i helse og omsorg i en omstillingsperiode Kommune Meråker kommune Bestilling Prosjektet er bestilt av kontrollutvalget i Meråker kommune den /sak 19/16 gjennom Plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret behandlet planen /sak 98/2016. Utførende revisorer Prosjektleder Marit Ingunn Holmvik Prosjektmedarbeider Eirik Gran Seim Kvalitetssikrer Unni Romstad Vurdering av habilitet jf kommuneloven 79 og forskrift om revisjon Ingen av de involverte revisorer vil få habilitetsproblemer ved gjennomføringen av prosjektet, jf. egenerklæringsskjema. Bakgrunn for prosjektet Kontrollutvalget vedtok å prioritere prosjekt om omorganisering innen pleie og omsorg, med fokus på ivaretakelse av ansatte i omstillingsprosessen og kvaliteten i tjenestetilbudet overfor brukerne. Kommunen er i gang med å dreie tjenestetilbudet over fra institusjon til større grad av hjemmeboende brukere. I den sammenheng er det behov for å få kunnskap om hvordan omorganiseringen innen pleie og omsorg har gått for seg. I hvilken grad omorganiseringen har påvirket de ansatte i prosessen, og hvordan kvaliteten på de tjenestene brukerne mottar har vært i denne perioden. Problemstillinger 1. I hvilken grad er de ansatte tilfredsstillende ivaretatt i omorganiseringsprosessen? Herunder -informasjon, medvirkning, eventuell plan for nødvendig kompetanseutvikling 1