Enhetsadministrering. EQS opplæring på lync 27. mai 2015

Transkript

1 Enhetsadministrering EQS opplæring på lync 27. mai 2015

2 EQS Enhetsadministrator ID: Gå inn i HMR Kompetanse- og Opplæringsportal, klikk i boksen EQS kvalitetssystem. Her vil du finne veilederen (EQS ID: 24324) under enhetsadministrering

3 Innhold: Brukertyper i EQS Enhetsadministratorrollen Oppgaver relatert til: Enhetens meny Dokumenter Meldingsoversikt Brukerprofiler Oppsummering, spørsmål

4 Brukertyper i EQS Toppadministrator Enhetsadministrator Bruker Fellesbruker Leserettighet (f.eks. til St.Olav, HNT) Brukertypen styrer hvilke deler av EQS en har adgang til. Administrator brukes om de to øverste nivåene

5 Enhetsadministratorrollen Tilganger Definere enhetens meny Endre dokumentadministrator Endre godkjenningsansvar Flytte brukere Ellers tilganger som alle brukere Ansvar 1. Dokumenter 2. Meldingsoversikt 3. Brukerprofiler

6 Enhetens meny Definering av standard startside i visningsdelen «Min meny» for brukere i enheten Brukeren kan overstyre valgte meny Kan kun bestemme dette for enheter du er enhetsadministrator for

7 Dokumenter Ansvarlig for å holde oversikt og kontroll over dokumentene i enheten. Gå inn i arbeidsdelen i EQS: Se «Under utforming» og «Godkjente dokument»

8 Mine dokumenter: Inngang til dokumenter du er dokumentansvarlig for. Enhetens dokumenter: Inngang til dokumenter for enheten din. Godkjenningsansvar: Når en godkjenner slutter eller flytter må ansvaret overføres til annen bruker med samme rettigheter. Dokumentadministrator: Dokumentene må overføres til ny ansvarlig dersom dokumentadministrator slutter/flytter

9 Enhetens dokumenter: Som Mine dokumenter, men i tillegg dokumenter hvor du ikke har noen rolle. Velg mellom aktuelle enheter for å få opp dokumentoversikten. Får opp egen rolle, dokumentadministrator, status m.m

10 Enhetens dokumenter: Velg enhet Klikk på pilen bak «Velg enhet» og finn aktuell enhet

11 Godkjenningsansvar Toppadministrator må legge inn godkjenningsansvar jfr. informasjon fra leder. Du kan flytte godkjenningsansvar fra en godkjenner til annen i enheten du adm. Husk å overføre godkjenningsansvaret til annen bruker med samme rettigheter når en godkjenner slutter/skifter ansvarsområde

12 Endre godkjenningsansvar:

13 Dokumentadministrator Kun enhets-/toppadministrator kan endre dokumentadministrator for et dokument. Dersom en dokumentadministrator i enheten slutter eller skifter ansvarsområde må dokumentene flyttes til ny ansvarlig. Dersom det pågår en «runde» for dokumentet vil runden bli avsluttet og dokumentet får status «under utforming»

14 Endre dokumentadministrator:

15 Meldingsoversikt Holde oversikt over meldinger og fordele ansvar for disse i egen enhet. Gi leserettighet. Enhetsadministrator ser alle meldinger for egen/egne enhet(er). Ha oversikt over egne og enhetens filtre. Ta i bruk excel/word for å vise statistikk og trender hentet fra EQS

16 Se meldingsoversikten:

17 Dokumentstatistikk Topp-/enhetsadministrator kan få oversikt over hvor mange ganger et dokument har vært lest, hvilke dokumenter som ikke har vært lest og hvilke godkjente dokumenter som ikke har vært bearbeidet i valgt enhet. Behov for dokumentstatistikk? Antall og status for dokumenter i enheten. Til f.eks. «ledelsens gjennomgang» Spør kvalitetsrådgiver i fagavd. Vi bestiller fra Hemit

18 Dokumentstatistikk:

19 Brukerprofiler Oversikt over enhetens brukere Flytte brukere mellom enheter Angi aktiv enhet ved tilhørighet til flere enheter Toppadministrator må flytte brukere du ikke er enhetsadministrator for

20 Flytte/endre brukere:

21 Oppsummering/spørsmål? Oversikt/administrere Dokumenter Brukerprofiler Meldingsoversikt Overføre ansvar når noen slutter: Godkjenner Dokumentadministrator Dokumentstatistikk, meldingsstatistikk