Globale retningslinjer for god opptreden

Transkript

1 Globale retningslinjer for god opptreden

2 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line.

3 Budskap fra øverste leder God etisk opptreden er ganske enkelt hvordan vi alle skal opptre i dagliglivet. Våre retningslinjer for god opptreden hjelper oss med å forstå hva som er akseptabelt og hva som ikke vil bli tolerert i Rolls-Royce. Vi vet alle at vi hver dag kan bli stilt overfor utfordringer og press fra produksjonsmål og krevende kunder, men det må aldri gå på bekostning av vår forpliktelse til å overholde retningslinjene for god opptreden. Uansett hvilken rolle i selskapet det gjelder, om det er meg, våre styremedlemmer, ledere eller hvilken som helst av våre ansatte, kan handlinger og opptreden få betydelig innvirkning på omdømmet til Rolls-Royce. Dette gjelder alle, overalt og hver dag. Vi er alle Trusted to Deliver Excellence. Dette er et selskap der langsiktige relasjoner virkelig betyr noe, og tillit er helt avgjørende i alt vi gjør. Det påvirker hvem som vil samarbeide med oss, hvem som vil levere ting til oss, hvem som ønsker å kjøpe ting fra oss, hvem som ønsker å investere i oss og aller viktigst hvem som ønsker å komme og arbeide for oss og hvem som ønsker å fortsette å arbeide for oss. Vi er med rette stolte over selskapets ekstraordinære teknologi, men jeg ønsker at vi skal være like stolte over måten vi driver forretninger på og omdømmet som Rolls-Royce har både innenfor og utenfor selskapet. God etisk opptreden er integrert i kulturen vår og representerer hvem vi er. Alle må alltid melde fra gjennom en av våre fire kanaler hvis de er usikre eller ukomfortable med noe. Disse er lederen din, en fagekspert (SME Subject Matter Expert) som Human Resources eller Legal, din lokale etikkrådgiver (LEA Local Ethics Adviser) eller Rolls-Royce Ethics Line. Vi må utfordre oss selv og hverandre til fortsatt å være Trusted to Deliver Excellence. Hver og en av oss må være en rollemodell for etisk opptreden, rettferdighet og integritet. Dette er grunnleggende viktig for vår fortsatte suksess som selskap. Takk for din støtte. Warren East Chief Executive 01

4 Globale retningslinjer for god opptreden 1.0 Innledning 1.1 Våre verdier og hvordan vi driver forretninger Hvorfor vi har disse retningslinjene Hvem disse retningslinjene gjelder for Din forpliktelse overfor disse retningslinjene Identifisere og løse etiske dilemmaer Stille spørsmål og melde fra om bekymringer TRUST-modell for etiske beslutninger Drive selskapet 3.1 Nøyaktighet og integritet i forretningsdriften Kvalitet og kontinuerlig forbedring Beskytte våre ressurser Respektere andres konfidensielle og opphavsrettsbeskyttede informasjon 3.5 Personvern og konfidensialitet Medier og kommunikasjon Arbeide sammen 2.1 Mangfold og inkludering Innsats og belønning Medarbeiderengasjement Drive forretningsvirksomhet 4.1 Antikorrupsjon Interessekonflikter Eksportkontroller og importforpliktelser Konkurranse Arbeide med våre kunder, leverandører og partnere 30 02

5 5.0 Vår plass i verden 5.1 Helse, miljø og sikkerhet Investering i samfunnet Lobbyvirksomhet og politisk støtte 36 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line. Rolls Royce Ethics Line Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive forretningsvirksomhet 5.0 Vår plass i verden 03

6 1.0 Innledning 1.1 Våre verdier og hvordan vi driver forretninger Hvorfor vi har disse retningslinjene Hvem disse retningslinjene gjelder for Din forpliktelse overfor disse retningslinjene Identifisere og løse etiske dilemmaer Stille spørsmål og melde fra om bekymringer TRUST-modell for etiske beslutninger 09 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line. 04

7 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 05

8 1.1 Våre verdier og hvordan vi driver forretninger 1.2 Hvorfor vi har disse retningslinjene Hvem vi er og hvordan vi opptrer er viktig for våre ansatte og de mange som har interesser i selskapet vårt. Vi har en stolt fortid, et av verdens mest anerkjente merker og et ansvar for å videreføre et sterkt og vellykket selskap til fremtidige generasjoner. Vår ambisjon er å være i verdensklasse og bedre enn konkurrentene i våre relasjoner til kundene våre, og i levering av teknologi og tjenester i verdensklasse. For å oppnå dette tar vi i bruk enkle og kostnadseffektive prosesser, enkle og effektive operasjoner og en sterk forpliktelse til å opererere etter høye etiske standarder. Hver eneste dag må vi leve opp til vårt verdisett "trusted to deliver excellence": Tillit ta aldri tillit for gitt, vi må fortjene den, hver eneste dag. Vi oppnår tillit fra våre kunder og andre interessenter. Den er vanskelig å få og lett å miste. Vi kan ikke bygge sterke relasjoner blant oss selv eller med kunder uten den. Lever vi er bare så god som vår siste suksess. Det er ikke nok å tro at vi er gode, kundene må dele denne troen. Kundene skal dra nytte av våre suksesser og se at det vi sier, det gjør vi. Dyktighet dette må være standarden i alt vi gjør og måten vi gjør det på. Tro at vi alltid kan forbedre det vi gjør i dag. Dette betyr at kunder og andre interessenter har tillit til oss like mye på grunn av vår opptreden og måten vi driver forretninger på, som på grunn av produktene og tjenestene vi leverer. Hver og en av oss har personlig ansvar for å leve opp til verdiene våre og bygge tillit mellom hverandre, våre kunder og de mange andre som har interesser i selskapet vårt. Høye standarder for etisk opptreden og overholdelse av lover og forskrifter er svært viktig for å beskytte omdømme og langsiktig suksess for selskapet vårt. Uansett om vi bruker dagen på å bygge motorer, sikre kontrakter, utforme komponenter eller planlagge og administrere prosjekter, har hver og en av oss, gjennom våre handlinger og beslutninger, et personlig ansvar for å bygge opp omdømmet vårt og leve opp til våre verdier som er å være "trusted to deliver excellence". Disse globale retningslinjene for god opptreden (retningslinjene) hjelper oss med dette ved å fastlegge de etiske prinsippene som underbygger vår verdierklæring, og måten vi driver forretninger på. Disse retningslinjene er en veiledning i hvordan vi skal bruke disse prinsippene i alt vi gjør. 06

9 1.3 Hvem disse retningslinjene gjelder for Alle ansatte i Rolls Royce, dets datterselskaper og partnere som Rolls Royce kontrollerer, er pålagt å følge disse retningslinjene. Vi vil be om at våre leverandører, underleverandører, midlertidig ansatte og andre tredjeparter som vi arbeider med, bruker prinsippene i disse retningslinjene eller følger sine egne, lignende standarder. Rolls Royce-ansatte som er i styret i ikke kontrollerte partnerselskaper, bør oppfordre partnerselskapet til å bruke disse retningslinjene som en modell, eller bruke lignende retningslinjer. Disse retningslinjene erstatter de globale retningslinjene for forretningsetikk fra juni 2009, og vil bli revidert og oppdatert med jevne mellomrom. Den nyeste versjonen av disse retningslinjene finner du på Forretningsetikk-intranettet. Vi tar gjerne imot tilbakemeldinger om innholdet i disse retningslinjene, og vi vil nøye vurdere alle kommentarer. Hvis du vil gi tilbakemelding, kan du gå til Forretningsetikkintranettet. 1.4 Din forpliktelse overfor disse retningslinjene Vi må alle overholde disse retningslinjene. Du må sette av tid til å lese og forstå prinsippene og reglene som er fastsatt i disse retningslinjene. Hvis du har spørsmål, kan du snakke med din overordnede eller be om råd fra Rolls Royce Ethics Line. Hvis du har en lederstilling, har du et særlig ansvar for å: gå foran med et godt eksempel og fremme og utvise god etisk oppførsel og opptreden, samt overholde alle lover og forskrifter, forsikre deg om at alle medlemmene i teamet har tilgang til og forstår disse retningslinjene, sørge for at dine underordnede får opplæring i etiske problemstillinger og regelverk relatert til disse retningslinjene, lage et miljø der medlemmene i teamet ditt føler seg trygge og i stand til å ta opp etiske problemer, og sørge for at eventuelle etiske problemer som blir tatt opp, tas alvorlig og følges opp. Brudd på disse retningslinjene aksepteres ikke og vil føre til at selskapet iverksetter tiltak som kan inkludere disiplinære tiltak opp til og inkludert oppsigelse. Det er ikke mulig å lage retningslinjer som er utfyllende, og som tar opp alle juridiske krav eller krav fra selskapet. I enkelte situasjoner må du bruke sunn fornuft og god vurderingsevne for å ta etiske beslutninger basert på prinsippene i disse retningslinjene. Hvis du står overfor et dilemma og er usikker på hvordan du skal håndtere det, må du be om hjelp. Lokale lover og skikker Som selskap skal vi handle på en sosialt ansvarlig måte, overholde gjeldende lovgivning og respektere samfunnene vi opererer i. Vår respekt for menneskerettigheter reflekteres i reglene og standardene vi har etablert for forretningsetikk, helse, miljø og sikkerhet, ansatte og samfunnsinvesteringer. Vi håper at vår tilnærming vil bidra til å bedre velferden for våre ansatte og samfunnene de lever i. Lover kan være svært komplekse og variere fra sted til sted, så hvis du er i tvil med hensyn til hva de betyr og hvor de gjelder, skal du ikke gjette, men kontakte Rolls Royces juridiske avdeling for å få råd. Disse retningslinjene fastsetter minimumsstandardene for opptreden som forventes i forhold til våre forretninger, uavhengig av geografisk sted. Hvis du mener at veiledningen i disse retningslinjene er i konflikt med lokal lovgivning, og du er usikker på hvordan du skal handle eller opptre, skal du følge standarden som er høyest. I slike situasjoner bør du også be om råd fra din overordnede eller Rolls Royces juridiske avdeling. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Forretningsetikk-intranett Kontakter: Din overordnede, juridisk avdeling eller Rolls Royce Ethics Line 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 07

10 1.5 Identifisere og løse etiske dilemmaer 1.6 Stille spørsmål og melde fra om bekymringer På jobben kan du støte på situasjoner der det ikke er noe innlysende riktig svar, og der du er usikker på hva du skal gjøre. Dette avsnittet, sammen med TRUST-modellen i avsnitt 1.7, vil hjelpe deg med å identifisere situasjoner der det kan oppstå et etisk dilemma, og gjennomgå disse for å ta riktige etiske beslutninger. Hvordan identifisere uetisk opptreden eller et etisk dilemma Still noen av følgende spørsmål: Er disse handlingene lovlige, rettferdige og ærlige? Hvordan vil jeg føle meg selv etterpå? Hvordan ville dette problemet tatt seg ut hvis det ble rapportert til mediene? Ville jeg være komfortabel med å forklare dette i en rettssak? Hvordan ville jeg føle det hvis familie og venner kjente til handlingene mine? Lytt til samtalene rundt deg. Hvis du opplever at du hører eller selv kommer med uttalelser som dem nedenfor, kan det godt være at du står overfor et etisk dilemma: Ingen vil noen gang få vite det. Det spiller ingen rolle hvordan det blir gjort, så lenge det blir gjort. Alle andre gjør det, så da må det vel være i orden. Ikke tenk på det, det er slik vi gjør ting her. Jeg vil ikke vite det. Vi er forpliktet til å ha et miljø der du kan stille spørsmål og melde fra om bekymringer vedrørende forretningsetikk uten frykt for represalier. Hvis du har opplevd eller vært vitne til uetisk opptreden på arbeidsplassen, inkludert noe ulovlig, må du rapportere det. Ikke nøl med å be om råd i slike saker. Det er bedre å stille et spørsmål eller melde fra om en bekymring på et tidlig stadium enn å ignorere et etisk problem som kan få mer alvorlige konsekvenser på lang sikt. Spørsmål og bekymringer Hvis du har et spørsmål eller vil melde fra om en bekymring, er din overordnede første kontaktpunkt. Når du har kontaktet din overordnede, kan du eller din overordnede søke råd fra en ekspert, for eksempel HR, juridisk, overholdelse, økonomi eller helse, miljø og sikkerhet. Hvis du synes det er vanskelig å snakke med din overordnede, eller hvis du er usikker på hvor du skal henvende deg, kan du også kontakte Rolls Royce Ethics Line eller din lokale etikkrepresentant. Rolls Royce Ethics Line Med Rolls Royce Ethics Line kan du: Stille et spørsmål eller be om råd i forbindelse med et etisk problem, eller melde fra til etikkteamet om en bekymring slik at den kan undersøkes. Dette kan du gjøre ved å logge deg på ethicsline, som så kobler deg til et uavhengig administrert nettsted som er tilgjengelig 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, på flere språk. På nettstedet finner du veiledning om hvordan du stiller spørsmål eller melder fra om en bekymring, enten ved å fylle ut et skjema, eller via telefon. Landspesifikke telefonnumre finner du også på slutten av disse retningslinjene. Spørsmålet eller bekymringen kan håndteres anonymt, men det kan være lettere å besvare spørsmålet eller følge opp bekymringsmeldingen hvis du oppgir navnet ditt. Alle spørsmål og bekymringsmeldinger videresendes til etikkteamet for behandling. Hvis du har valgt å være anonym, kan etikkteamet likevel kommunisere med deg gjennom det eksterne nettstedet, og opprettholde anonymiteten. Du kan også kontakte et medlem av etikkteamet direkte. Kontaktinformasjon finner du på Forretningsetikk-intranettet. Represalier mot noen som i god tro tar opp et etisk problem, er ikke akseptabelt og kan føre til disiplinærtiltak. Restriksjoner med hensyn til å melde fra om et problem I enkelte land kan lokal lovgivning begrense hvilke typer bekymringer du kan melde fra om via Rolls Royce Ethics Line, og din mulighet til å forbli anonym. Hvis du arbeider i et av disse landene, må du kanskje melde fra til HR eller din representant i bedriftsrådet, slik det er aktuelt. Rolls Royce Ethics Line har informasjon om eventuelle restriksjoner. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Forretningsetikk-intranett Kontakter: Rolls Royce Ethics Line, lokal etikkrepresentant, etikkteamet 08

11 1.7 TRUST-modell for etiske beslutninger Som regel er det ikke vanskelig å ta den riktige beslutningen, men av og til kan du bli stående ovenfor et etisk dilemma som er vanskeligere å løse, og du må foreta en vurdering. I slike situasjoner kan TRUST-modellen hjelpe deg med å ta beslutninger som er i samsvar med vår verdierklæring om å være "trusted to deliver excellence". T R U S T THINK tenk over det etiske dilemmaet Hva er dilemmaet? Kjenner du alle relevante fakta? Hvem er berørt? READ les de relevante reglene eller prosedyren Finnes det et prinsipp i de globale retningslinjene for god opptreden som kan være til hjelp? Hva er de relevante reglene, prosedyrene og/eller lovene? UNDERSTAND forstå hvilke konsekvenser beslutningen vil få for dem som er berørt Hva er den mulige risikoen for deg, selskapet vårt eller andre interessenter (som kunder, leverandører, samfunn)? Hva er den sannsynlige innvirkningen på selskapet (som omdømme, kostnader, kvalitet, levering)? SPEAK snakk med andre for å få råd Snakk med din overordnede, kolleger eller en ekspert (som HR, juridisk, kvalitet, helse, miljø og sikkerhet) etter behov. Kontakt Rolls Royce Ethics Line eller din lokale etikkrepresentant for å få flere råd. TAKE ACTION handle for å løse det etiske dilemmaet Ta en informert beslutning dette kan være et enkelt valg mellom et "riktig" og et "galt" alternativ, eller en vanskeligere vurdering av to "riktige" alternativer. Evaluer resultatene av beslutningen. Hvordan ble resultatet, og hva lærte du av situasjonen? 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 09

12 2.0 Samarbeid 2.1 Mangfold og inkludering Innsats og belønning Medarbeiderengasjement 15 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line. 10

13 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 11

14 2.1 Mangfold og inkludering Vår konkurranseposisjon styrkes av mangfoldet blant de ansatte. Vi legger til rette for en inkluderende arbeidsplass der hver enkelt føler seg respektert og verdsatt. Spørsmål og svar Sp. Jeg må sette sammen et et prosjektteam for et svært viktig hasteprosjekt. Kan jeg invitere bare unge fulltidsansatte slik at vi oppnår fleksibilitet med hensyn til møtetider? Sv. Hvis du gjør dette, ekskluderer du andre som kan ha motivasjon og muligheter til å bidra. Et allsidig team med en blanding av kvalifikasjoner, perspektiver og erfaring er sannsynligvis mer effektivt. Sp. Andre i teamet mitt kommer med kommentarer om min rasebakgrunn. Hvis jeg protesterer, sier de at de bare spøker og ikke mener noe galt. Skal jeg bare overse det? Sv. Nei. Du bør først ta det opp med din overordnede eller HR. Alle påstander blir tatt alvorlig, og passende tiltak blir iverksatt. Hvis du føler at du ikke blir behandlet riktig, kan du også kontakte Rolls Royce Ethics Line. Våre prinsipper Vi behandler hverandre åpent, ærlig og høflig. Vi tolererer ikke mobbing, trakassering eller ulovlig diskriminering av noe slag, og oppfordrer ansatte til å reagere når de opplever eller blir vitne til slikt. Vi verdsetter mangfold og fremmer like muligheter for alle ansatte på en arbeidsplass uten ulovlig diskriminering. Vi rekrutterer, velger ut og utvikler våre ansatte basert på innsats, uavhengig av rase, hudfarge, religion, kjønn, alder, seksuell legning, sivil status, funksjonshemning eller annet som er beskyttet av gjeldende lover. Vi har forståelse for ansattes forpliktelser utenfor jobben, og støtter våre ansatte i å oppnå en balanse mellom jobb og privatliv. Hva dette betyr for deg Du må: Behandle alle du møter i forbindelse med jobben med rettferdighet, respekt og verdighet (som jobbsøkere, ansatte, kunder og leverandører), si fra hvis du blir vitne til, eller blir oppmerksom på, opptreden som du mener er mobbing, trakassering eller diskriminering, ikke opptre på en måte som er respektløs, mobbende, ydmykende, støtende eller ondsinnet, eller lage morsomheter som er diskriminerende eller upassende, ikke delta i seksuell trakassering, inkludert uønsket fysisk kontakt, uttrykk, bevegelser, kommentarer eller invitasjoner, ikke ekskludere andre fra prosjekter, diskusjoner og muligheter på grunn av rase, hudfarge, religion, kjønn, alder, seksuell legning, sivil status, funksjonshemning eller annet som er beskyttet av lov, og som leder, ta beslutninger om rekruttering, utvelging og utvikling av ansatte basert på objektive kriterier som kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaring. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Globale retningslinjer for mangfold og inkludering Kontakter: Globalt team for mangfold og inkludering, HR felles servicesenter 12

15 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 13

16 2.2 Innsats og belønning Vi belønner og anerkjenner gode resultater og håndterer aktivt dårlige resultater. Våre prinsipper Vi ønsker å belønnne våre ansatte rettferdig og verdsette den enkeltes bidrag til bedriftens suksess. Vi vurderer resultatmål på en rettferdig og konsekvent måte. Vi gjennomgår jevnlig resultatene til våre ansatte og gir konstruktive tilbakemeldinger. Vi investerer i opplæring, utdanning og utvikling for å forbedre kvalifikasjonene til våre ansatte og bedriftens ressurser. Vi oppfordrer våre ansatte til å kjøpe aksjer i selskapet. Hva dette betyr for deg Du må: Utføre jobben din så godt du kan og be om støtte og tilbakemeldinger når det trengs, delta slik det kreves i selskapets resultatstyringsprosess, som leder, evaluere teamets resultater rettferdig og konsekvent og sørge for jevnlige tilbakemeldinger, som leder, støtte og fremme utviklingen av staben din, og som leder, aktivt håndtere dårlige resultater. Spørsmål og svar Sp. Jeg er bekymret for at forretningene mine ikke vil oppfylle målene dette kvartalet, og legger derfor betydelig press på teamet mitt. Er det riktig av meg å gjøre det klart for dem at resultatene må bli bedre? Sv. Det er en del av ditt ansvar å fastsette utfordrende mål og forbedre teamets resultater. Vi støtter imidlertid ikke en skremmende eller bøllete lederstil. Du bør sammen med teamet prøve å analysere og diskutere alle faktorer som kan sette begrensninger for dem, og hvis teammedlemmer ikke yter som forventet, håndtere dette i samsvar med selskapets retningslinjer. Det er viktig å opptre etisk i alt vi gjør. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Global Performance Management-portal Kontakter: HR felles servicesenter Sp. Jeg har vært i stillingen min i 18 måneder nå, og jeg har enda ikke hatt noen innsatsevaluering. Hver gang jeg tar opp dette med lederen min, sier han at han er for opptatt. Hva skal jeg gjøre? Sv. Dette er ikke akseptabelt. Lederen har ansvar for å gi tilbakemelding og støtte opp om utviklingen din. Du bør forfølge saken med din overordnede eller snakke med HR for å forsikre deg om at det gjøres en formell Performance Development Review. 14

17 2.3 Medarbeiderengasjement Vi er forpliktet til å lage det riktige arbeidsmiljøet slik at alle kan yte sitt beste. Spørsmål og svar Sp. Et meldlem av teamet mitt har en klage. Hva skal jeg gjøre? Sv. Klagemål skal håndteres så raskt som mulig. Der det er mulig, skal løsningen komme fra samtaler med deg. Hvis det ikke oppnås enighet, må du følge de riktige prosedyrene. Kontakt HR for å få råd om hvordan du går videre. Våre prinsipper Vi oppfordrer til åpenhet og ærlighet i alle våre relasjoner. Vi arbeider globalt, og forventer gjensidig respekt og samarbeid mellom alle våre ansatte. Vi engasjerer og involverer våre ansatte i forbedring av driften, og setter pris på deres tilbakemeldinger. Vi bestreber oss på å dele informasjon og diskutere forretninger og arbeidsproblemer med våre ansatte og deres representanter. Vi løser uenigheter på en rettferdig måte. Avgjørelsen om å bli med i eller ikke bli med i en fagforening, er et individuelt valg. Vi respekterer relevante prosesser og lover med hensyn til kollektiv representasjon og konsultasjon i landene der vi arbeider. Hva dette betyr for deg Du må: Be om, gi og reagere på tilbakemeldinger, akseptere ansvar for å levere de beste resultatene til våre kunder, være åpen overfor menneskene du arbeider sammen med, som en leder, involvere teamet ditt, forsikre deg om at de vet hva som forventes av dem, og snakke med dem jevnlig om deres bidrag til vår suksess, og som en leder, være oppmerksom på hvordan dine beslutninger og handlinger påvirker teamet, og forsikre deg om at de har hjelpen og støtten de trenger. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Veiledning til kommunikasjon og engasjement Kontakter: Engasjementteamet, HR felles servicesenter 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 15

18 3.0 Drive selskapet 3.1 Nøyaktighet og integritet i forretningsdriften Kvalitet og kontinuerlig forbedring Beskytte våre ressurser Respektere andres konfidensielle og opphavsrettsbeskyttede informasjon Personvern og konfidensialitet Medier og kommunikasjon 23 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line. 16

19 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 17

20 3.1 Nøyaktighet og integritet i forretningsdriften Vi er forpliktet til høye standarder med hensyn til nøyaktighet og integritet i vår forretningsdokumentasjon. Spørsmål og svar Sp. Lederen min har bedt meg om å overføre noen kostnader til en annen avdeling som ikke har brukt opp budsjettet, slik at det ikke vises at vår avdeling har overskredet budsjettet. Er det OK? Sv. Nei. Det betyr at du manipulerer frem kunstige resultater. Kostnader skal bare overføres mellom avdelinger eller forretningsegmenter når det er en gyldig grunn til det, for eksempel levering av tjenester til det området. Sp. Det er en konflikt mellom det jeg burde registrere i regnskapet, og det som ville være fordelaktig for bonusutmålingen. Hva skal jeg registrere? Sv. Ditt ansvar er å sørge for nøyaktige regnskapsposter. Våre prinsipper Vi vedlikeholder nøyaktig og komplett dokumentasjon på alle våre forretninger, inkludert alle transaksjoner mellom vår bedrift og eksterne enkeltpersoner og organisasjoner, og alle utgifter og arbeidskostnader. Vi handler i tråd med loven og gjeldende tekniske og profesjonelle standarder. Vi klargjør regnskapene våre til riktig tid, og presenterer fakta nøyaktig og komplett. Vi bruker et strengt system med kontroller for økonomi, drift og overholdelse, og et effektivt system for risikostyring. Vi er forpliktet til å hindre og oppdage svindel, og vi vil undersøke alle mistanker om uredelig aktivitet. Svindel er en kriminell handling som vi ikke tolererer. Hva dette betyr for deg Du må: Registrere alle utgifter, arbeidstimer, transaksjoner og andre aspekter ved selskapets forretningsdrift, nøyaktig og til riktig tid, og i samsvar med lokale prosedyrer, ta vare på dokumenter og dokumentasjon i samsvar med gjeldende juridiske krav, overholde delegerte myndighetsnivåer for godkjenning av økonomiske og andre forretningsbeslutninger, overholde gruppens skatteregler i forbindelse med alle skattesaker og omgang med skattemyndigheter, umiddelbart rapportere alle mistanker om svindel til Corporate Security, internrevisjonen eller Rolls Royce Ethics Line, fullføre produktinspeksjon og testdokumentasjon nøyaktig og samvitighetsfullt, ikke tillate deg selv å bli påvirket eller påvirke andre til å gjøre noe som kan kompromittere integriteten til våre forretningsposter, rapporter, produkter eller tjenester, og ikke lage en usann eller med vilje misledende oppføring i en rapport, en post eller et utgiftskrav eller forfalske noe av selskapets dokumentasjon (som økonomiske, sikkerhets-, miljø eller kvalitetsresultater). Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Økonomihåndbok, Delegerte godkjenningsnivåer, Gruppens skatteregler Kontakter: Gruppens økonomi, Gruppens skatt, Corporate Security, internrevisjonen (svindel) 18

21 3.2 Kvalitet og kontinuerlig forbedring Vi sørger for at kvalitet er sentralt i alt vi gjør. Spørsmål og svar Sp. Jeg har en mistanke om at kvalitetsprosedyrene kompromitteres på mitt område. Hva skal jeg gjøre? Sv. Kvalitetsprosedyrer skal aldri kompromitteres. Du bør først snakke med din overordnede. Hvis du føler at du ikke kan snakke med din overordnede, må du snakke med noen på neste ledernivå eller din kvalitetskontakt. Sp. Jeg er ny på mitt område, og jeg er ikke sikker på hvilke prosedyrer jeg har ansvar for å bruke. Hvordan finner jeg det ut? A. Snakk med din overordnede. Alle ansatte skal orienteres om prosedyrene som styrer arbeidet deres. Våre prinsipper Vi innser at robust kvalitet er grunnlaget for sikkerhet, og vi forbedrer kontinuerlig kvaliteten og effektiviteten i våre produkter og tjenester. Vi bruker vårt kvalitetsstyringssystem i alle operasjoner. Vi er forpliktet til kontinuerlig forbedring ved å arbeide sammen og følge avtalte prosesser på tvers av forretningssegmenter, funksjoner og geografi. Hva dette betyr for deg Du må: Ta ansvar for din del i levering av høy kvalitet som oppfyller forventningene til kundene våre, følge våre globale prosedyrer for kvalitetsstyring for å sikre integriteten til våre produkter og tjenester, handle og reagere raskt hvis det oppstår mulige kvalitetsproblemer, og aktivt identifisere metoder for kontinuerlig forbedring av måten vi driver på, for å støtte vårt mål om prosessdyktighet. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Retningslinjer for kvalitet, Rolls Royce Kvalitetsstyringssystem Kontakter: Kvalitet-intranett, Gruppens kvalitet / lokalt kvalitetsteam 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 19

22 3.3 Beskytte våre ressurser Vi bruker våre ressurser menneskelige, økonomiske, fysiske og immaterielle til å styrke bedriften. Spørsmål og svar Sp. Jeg har funnet opp noe i løpet av arbeidet mitt, og jeg mener det er nytt og kan være til fordel for bedriften vår. Hva skal jeg gjøre med det? Sv. Du bør diskutere det med teamet for immateriell eiendom. De vil gi deg råd med hensyn til om det bør søkes patent på det. Husk på at hvis du fremlegger oppfinnelsen eksternt på forhånd, kan det føre til at du ikke får patent. Våre prinsipper Vår teknologi, intellektuelle eiendom og kommersielt sensitive informasjon er viktige ressurser for bedriften vår, og vi beskytter dem mot uautorisert bruk og fremlegging. Vi tar individuelt ansvar for riktig bruk av bedriftens og kundenes eiendom, inkludert IT-systemer, materialer, anlegg og utstyr. Vi tolererer ikke at våre bedriftsinformasjonsystemer brukes til å få tilgang til, kopiere, lagre eller overføre noen informasjon eller data som anses for å være støtende, uanstendig eller upassende. Hva dette betyr for deg Du må: Bruke våre ressurser bare til forretningsformål, hvis du ikke har godkjenning for annen bruk, og vedlikeholde dem nøye og sikre dem mot unyttig bruk og misbruk, ikke prøve å få personlig vinning fra bruk, salg, overføring eller annen avhending av våre forretningsressurser uten godkjenning, verdsette selskapets tid og arbeide samvittighetsfullt for å oppfylle forpliktelsene til din rolle, ikke prøve å omgå IT-sikkerhetskontroller, sørge for at alle dokumenter er beskyttet og sikret, ikke avsløre vår konfidensielle informasjon til andre parter, som leverandører, kunder eller partnere, uten først å forsikre deg om at det foreligger en avtale om beskyttelse av immaterielle rettigheter, og alltid be om råd fra teamet for immateriell eiendom før du fremlegger synspunkter eller meninger om saker som omhandler immateriell eiendom. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Gruppens IT-regler, Gruppens prosedyre Håndtere immateriell eiendom, Gruppens sikkerhetsregler, Regler for konkurrerende immateriell eiendom Kontakter: IT-sikkerhet, Immateriell eiendom Sp. Jeg har en bærbar PC fra selskapet. Er det noen restriksjoner med hensyn til å bruke den på Internett hjemme og i min fritid? Sv. Våre informasjonssystemer er utformet for forretningsdriften vår. Litt privat bruk er akseptabelt, men den må ikke forstyrre eller komme i konflikt med forretningsbruken. Tilgang til ulovlig, støtende eller upassende materiale forblir uakseptabelt. Snakk med din overordnede om retningslinjer for akseptabel bruk. 20

23 3.4 Respektere andres konfidensielle og opphavsrettsbeskyttede informasjon Vi er forpliktet til å behandle alle andre parters konfidensielle eller beskyttede informasjon eller informasjon om forretningshemmeligheter med integritet og i samsvar med relevante lover og forskrifter. Spørsmål og svar Sp. Under et salgsbesøk nylig gav en kunde meg en kopi av prislisten til konkurrenten min for å begrunne forespørselen om lavere pris fra oss. Kan jeg referere til listen? Sv. Nei. Hvis en kunde gir deg informasjon om konkurrentens priser som ikke er offentlig tilgjengelig, skal du ikke bruke den. Kontakt juridisk avdeling for å få rettledning. Sp. Under et møte med en kunde legges en mappe med informasjon foran meg. Den kan inneholde informasjon om en konkurrent. Kunden forlater så rommet. Kan jeg åpne denne mappen og lese informasjonen? Sv. Ikke åpne mappen eller les informasjonen. Når kunden kommer tilbake, må du bekrefte at du ikke har sett på den. Våre prinsipper Vi skal handle med integritet og beskytte informasjon som er i vår besittelse, og som er konfidensiell for andre parter, inkludert kunder, leverandører og andre partnere. Vi innhenter ikke konkurrerende immateriell eiendom på ulovlige eller uetiske måter, og vi leser eller bruker ikke informasjon fra konkurrenter som vi ikke skulle ha. Vi ber ikke om og innhenter, leser eller bruker ikke konfidensiell eller beskyttet informasjon fra andre parter som vi vet er beskyttet eller begrenset for fremlegging. Når vi arbeider med kunder som offentlige myndigheter og forsvarsselskaper der prosjekter kan omhandle saker om nasjonal sikkerhet, skal vi ikke be om unødvendig eller uautorisert tilgang til materiell, og vi skal håndtere kundeklassifisert eller beskyttet informasjon i samsvar med riktige lover, regler og prosesser. Hva dette betyr for deg Du må: Unngå å sette deg selv eller selskapet i en posisjon der du mottar andre parters konfidensielle eller beskyttede informasjon eller informasjon om forretningshemmeligheter (inkludert programvare) når du ikke er autorisert til å gjøre det. Hvis du er i tvil, må du be om råd fra juridisk avdeling eller teamet for immateriell eiendom. Ikke motta eller kopiere dokumenter eller materiale (inkludert programvare) hvis du ikke har spesifikk tillatelse til å gjøre det, og etter å ha bedt om råd fra juridisk avdeling eller teamet for immateriell eiendom hvis du er i tvil, ikke prøve å få tilgang til klassifisert materiale hvis tilgang ikke er nødvendig for forretningsformål, eller hvis du ikke er autorisert til å gjøre det, sørge for at alle dokumenter som andre partner har gitt oss i fortrolighet, er beskyttet og sikret. Det er spesielt viktig at våre ansatte som har tilgang til klassifisert informasjon fra offentlige myndigheter, eller dokumenter som er merket som beskyttet, håndterer disse i samsvar med forretningsprosedyrer og riktige lover, regler og prosesser, ikke avsløre kommersielt sensitiv informasjon om kunder, leverandører eller andre partnere, internt eller eksternt, uten deres tillatelse til å gjøre det, og be om råd fra juridisk avdeling hvis du er i tvil. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Regler for konkurrerende immateriell eiendom, Immateriell eiendom-intranett Kontakter: Juridisk avdeling, Immateriell eiendom, Rolls Royce Ethics Line 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 21

24 3.5 Personvern og konfidensialitet Vi er forpliktet til å beskytte personvernet og konfidensialiteten til våre ansatte. Spørsmål og svar Sp. Jeg har en venn som tidligere var ansatt, og som nå har startet sin egen bedrift. Han har bedt meg om å få navn og privatadresser til alle som jobber på mitt sted slik at han kan sende ut markedsføringsmateriell til dem. Er det OK? Sv. Nei. Du skal ikke gi denne informasjonen til din venn. Å sende denne informasjonen vil være et brudd på prinsippene i disse retningslinjene, kan være et brudd på nasjonal lovgivning og kan utsette selskapet og/eller deg for juridisk søksmål. Sp. Jeg ønsker å overføre en del informasjon som vil inkludere personlige data, fra vår delte stasjon til en minnepinne slik at jeg kan arbeide med informasjonen når jeg ikke er på kontoret. Er dette tillatt? Sv. Personlige data må alltid oppbevares sikkert. Overføring av personlige data til et flyttbart medium utgjør en risiko og skal bare gjøres hvis det ikke er noe annet alternativ. Derfor skal alle forespørsler om å lagre personlige data på flyttbare medier alltid godkjennes av en seniorleder eller direktør. Hvis det gis tillatelse, må data kun lagres på krypterte flyttbare medier slik det er beskrevet i reglene for IT-sikkerhet, og de må slettes umiddelbart etter at arbeidet er fullført. Våre prinsipper Vi respekterer personvernet til våre ansatte i samsvar med gjeldende lovverk og selskapets retningslinjer. Vi samler inn og behandler personlig informasjon bare i samsvar med selskapets retningslinjer i landene der vi driver, for å dekke nødvendige forretningsbehov og juridiske krav. Vi har alle ansvar for å sørge for at personopplysninger er sikret og sørge for personvernet til enkeltpersoner. Vi kan med jevne mellomrom gjennomgå og overvåke meldinger og telefonjournaler av sikkerhetsårsaker og andre forretningsårsaker i samsvar med gjeldende lovgivning. Hva dette betyr for deg Du må: Respektere rettighetene til enkeltpersoner som du behandler personopplysninger om, bare opprette, lagre, behandle, holde på, fremlegge og overføre personlig informasjon i samsvar med gjeldende lovgivning, informere din overordnede hvis du har bekymringer om hvordan personlig informasjon sikres, behandles eller deles i forretningsområdet du arbeider i, ikke åpne eller fremlegge personlig informasjon for andre innenfor eller utenfor organisasjonen hvis ikke fremleggingen er i samsvar med gjeldende lovverk og selskapets retningslinjer, og kontakte juridisk avdeling eller et medlem i den globale databeskyttelsesfunksjonen hvis du er usikker. Personvernlovgivningen varierer i de ulike landene vi driver i. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Gruppens IT-regler, Global databeskyttelsesinformasjon Kontakter: IT-sikkerhet, Juridisk avdeling, Global databeskyttelsesfunksjon 22

25 3.6 Medier og kommunikasjon Vi er forpliktet til å beskytte vårt merke og vårt omdømme. Spørsmål og svar Sp. Hva skal jeg gjøre hvis jeg får en telefonoppringing fra en journalist som spør om vårt synspunkt i en bestemt sak? Sv. Du skal henvise alle journalister til Corporate Affairs-avdelingen uten å besvare noen spørsmål. Hvis du er riktig person til å snakke med journalisten, skal Corporate Affairs være megler for samtalen og fastsette reglene. Sp. Hva skal jeg gjøre hvis en av mine kunder eller leverandører ønsker å bruke Rolls Royce-logoen? Sv. Det finnes spesifikke retningslinjer for dette, og alle slike forespørsler skal henvises til Corporate Affairs. Våre prinsipper Vårt omdømme er en viktig ressurs, og vi skal alltid opptre på en måte som opprettholder og styrker varemerket vårt. Vi sponser aktiviteter som oppfyller kommersielle mål og har en positiv effekt på omdømmet til selskapet og dets interessenter. Vi samarbeider med mediene for å hjelpe dem med å forstå vår bedrift, og vi forsikrer oss om at informasjonen vi gir, er nøyaktig og ikke misvisende. Vi holder alle våre interessenter godt informert ved å gi ut informasjon de lett får tilgang til. Corporate Affairs har ansvar for håndtering av selskapets offisielle tilstedeværelse og kommentarer på sosiale medier. Hva dette betyr for deg Du må: Alltid opptre på en måte som beskytter og forbedrer vårt omdømme og varemerke, være forsiktig og bruke sunn fornuft når du omtaler bedriften og våre ansatte, selv når du ikke er på arbeidsplassen, ikke snakke med mediene eller investorer om bedriften uten forhåndsgodkjenning, ikke bruke sosiale medier til å legge ut eller vise informasjon om selskapet og dets interessenter som er vulgær, uanstendig, truende, skremmende, injurierende eller diskriminerende, og ikke engasjere deg i fora på sosiale medier i forretningssammenheng på vegne av selskapet uten forhåndsgitt skriftlig godkjennelse fra Corporate Affairs. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Globale retningslinjer og prosedyre for kommersielle fadderskap Kontakter: Corporate Affairs 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 23

26 4.0 Drive forretningsvirksomhet 4.1 Antikorrupsjon Interessekonflikter Eksportkontroller og importforpliktelser Konkurranse Arbeide med våre kunder, leverandører og partnere 30 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line. 24

27 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive forretningsvirksomhet 5.0 Vår plass i verden 25

28 4.1 Antikorrupsjon Vi skal ikke tilby, betale eller motta bestikkelser eller motytelser for noe, direkte eller gjennom en tredjepart Spørsmål og svar Sp. Jeg trenger å bruke et mellomledd, men har ikke tid til å vente på godkjenning gjennom Rolls Royce-prosessen. Hva skal jeg gjøre? Sv. Du kan ikke bruke et mellomledd som ikke er godkjent, og som ikke har en gyldig og godkjent kontrakt på plass. Du må sørge for at mellomleddet ikke handler på vegne av Rolls Royce, og kontakte din leder for overholdelse av forskrifter for å få hjelp. Hvis du blir oppmerksom på at et mellomledd handler på vegne av selskapet uten godkjenning, må du umiddelbart rapportere det til din leder for overholdelse av forskrifter eller øverste leder for overholdelse av forskrifter. Våre prinsipper Vi har nulltoleranse for bestikkelser og korrupsjon. Vi skal ikke tilby, gi eller motta noe av verdi som kan anses som, eller virke som, upassende påvirkning av forretningsbeslutninger. Selskapets standpunkt er å bruke egne ansatte til forretningsdriften. Enkelte ganger kan imidlertid selskapet bruke mellomledd som konsulenter og distributører som hjelp til å markedsføre og distribuere våre produkter og tjenester. Vi bruker bare mellomledd med kjent integritet, og krever at deres opptreden alltid er i tråd med våre standarder. Vi betaler ikke for tilrettelegging, og tillater ikke at andre gjør det på vegne av oss. Vi overholder korrupsjonslovgivningen og Rolls Royce regler og prosedyrer som hindrer bestikkelser og korrupsjon. Hva dette betyr for deg Du må: Bare tilby eller motta gaver og gjestfrihet som er tillatt i henhold til de globale reglene for gaver og gjestfrihet, påse at alle mellomledd er godkjent i henhold til de globale reglene for mellomledd, og at de arbeider for Rolls Royce under en gyldig, godkjent kontrakt, ikke betale for tilrettelegging, ikke utsette deg for risiko hvis det er en troverdig trussel mot din person, helse eller sikkerhet hvis du ikke betaler en myndighetsperson. I slike situasjoner skal du betale og umiddelbart rapportere det til sikkerhetsleder og din leder for overholdelse av forskrifter. Kontrollere at alle fadderskap og donasjoner er riktig godkjent, og ikke bruke selskapets midler eller ressurser til politiske donasjoner. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Globale regler for gaver og gjestfrihet, Globale regler for mellomledd, Veiledning for betaling for tilrettelegging, Håndtere krav om smøringsbetalinger Kontakter: Din leder for overholdelse av forskrifter 26

29 4.2 Interessekonflikter Vi unngår interessekonflikter i forretningsvirksomheten, men håndterer dem der de oppstår. Spørsmål og svar Sp. Mannen min arbeider for et selskap som leverer utstyr til oss. Noen ganger er jeg ansvarlig for å kjøpe utstyr fra dem. Hva skal jeg gjøre? Sv. Dette kan være en interessekonflikt, avhengig av hvilken stilling mannen din har i selskapet. Forklar dette til din overordnede, eller snakk med Rolls Royce Ethics Line, som vil gi veiledning. Sp. Jeg har ofte håndtert militære kunder i forbindelse med levering av utstyr. En av dem har spurt meg om muligheten for å bli ansatt i selskapet etter at han har forlatt militæret. Hva skal jeg gjøre? Sv. Du skal aldri diskutere detaljene for noen stillingsmuligheter. Du må snakke med din overordnede og Rolls Royce Ethics Line før du engasjerer deg i samtaler om ansettelse. Det er interessekonfliktregler relatert til ansettelse av tidligere militært personell som må følges. Våre prinsipper Vi unngår alle relasjoner, påvirkninger eller aktiviteter som kan svekke vår evne til å fatte rettferdige og objektive beslutninger når vi utfører jobben vår. Hvis vi tror det er, eller kan være, en interessekonflikt, skal vi rapportere dette til ansvarlig leder. Vi overholder alle juridiske lover og forskrifter med hensyn til ansettelse eller engasjement av nåværende eller tidligere militære og sivile offentlige tjenestemenn. Vi skal ikke delta i, oppfordre til eller legge til rette for innsidehandel. Vi skal ikke bruke noen ikke-offisiell informasjon om bedriften eller andre selskaper i forbindelse med kjøp eller salg av aksjer, andre sikkerheter eller finansielle instrumenter til personlig vinning. Vi skal heller ikke gi slik informasjon til noen andre. Hva dette betyr for deg Du må: Påse at interessekonflikter fremlegges, håndteres og registreres, diskutere med din overordnede eller personlige eller profesjonelle relasjoner som kan gi grunnlag for en interessekonflikt, ikke levere tjenester til en konkurrent eller potensiell konkurrent, ikke gjøre forretninger med et firma som eies eller kontrolleres av en ansatt i Rolls Royce eller hans/hennes familie, hvis det ikke er godkjent på forhånd, ikke eie eller ha betydelige interesser i et selskap som er eller har potensiale til å bli en kunde, leverandør eller konkurrent til Rolls Royce, hvis det ikke er godkjent på forhånd, ikke bruke ikke-offisiell informasjon til personlig vinning, eller gi slik informasjon til andre (innenfor eller utenfor selskapet) som ikke har et legitimt behov for informasjonen, ikke sette deg selv i en posisjon der du ansetter eller leder et familiemedlem eller en nær personlig venn, inkludert personer du har et romatisk forhold til, og som leder, forsikre deg om at teamet ditt er oppmerksom på reglene som gjelder for kjøp og salg av aksjer og på alle "close period"-regler som gjelder. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Globale retningslinjer for interessekonflikter Kontakter: Rolls Royce Ethics Line, bedriftsleder 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive forretningsvirksomhet 5.0 Vår plass i verden 27

30 4.3 Eksportkontroller og importforpliktelser Vi er forpliktet til å overholde importog eksportlovgivning, forskrifter og prosedyrer som gjelder for våre operasjoner globalt. Spørsmål og svar Sp. Vi er på etterskudd til en kunde med en del som venter på eksportlisens. Jeg skal besøke kunden neste uke. Jeg kunne ta delen med meg og så ta meg av papirarbeidet etterpå. Er det OK? Sv. Nei. Disse retningslinjene fastslår at vi skal overholde gjeldende lovverk for import og eksport. Brudd på disse lovene kan underminere vår troverdighet hos kunden, kan være en risiko for nasjonal sikkerhet og utsette oss for juridiske sanksjoner som kan skade omdømmet vårt betydelig. Sp. Jeg må eksportere en tegning av en komponent til en ny, potensiell leverandør. Hvordan finner jeg ut om jeg er autorisert til å gjøre dette? A. Lag en detaljert beskrivelse av transaksjonen du vil gjøre, og få råd fra ditt lokale kontaktpunkt for eksport og/eller selskapets eksperter på eksportkontroller, sikkerhet og immateriell eiemdom. Våre prinsipper Eksport av spesifikke Rolls Royce-teknologier, -varer, -tjenester og -informasjon fra enkelte land og/eller til andre land, er underlagt lovpålagte restriksjoner. Vi skal overholde alle gjeldende lover, forskrifter og prosedyrer for eksportkontroll og import overalt der vi opererer. Hva dette betyr for deg Du må: Overholde gjeldende lover og forskrifter for eksport og import når du overfører varer, tjenester, programvare eller teknologi innenfor ditt land eller på tvers av landegrenser, overholde nasjonale og internasjonale sanksjoner og handelsforbud og selskapets landspesifikke regler når du driver forretninger med enheter i andre land, hvis du er involvert i overføring av varer, tjenester, programvare eller teknologi (inkludert ting som bæres med i håndbagasje), forsikre deg om at du forstår lovene og forskriftene som gjelder, inkludert dem i andre land som berøres av overføringen. Hvis du er i tvil, må du be om hjelp av eksportkontrollteamet. Ikke reise med en bærbar datamaskin eller andre elektroniske enheter som inneholder kontrollert teknologi, uten riktig godkjenning fra ditt lokale kontaktpunkt for eksport, være oppmerksom på mistenkelige forespørsler fra enkeltpersoner, organisasjoner eller tredjeparter som handler på vegne av andre organisasjoner i forsøk på å få tilgang til våre varer, programvare eller teknologi som kan være nektet dem i kraft av sanksjoner og handelsforbud eller fordi elementene er ment å brukes i et ulovlig program for masseutryddelsesvåpen, kontrollere at alle tollavgifter, pålegg og skatteforpliktelser er oppfylt, at vilkårene og betingelsene for eventuelle importeller eksportgodkjenninger er overholdt og at alle nødvendige import- eller eksportdeklarasjoner er gjort, inkludert dem til tollvesenet ved utførsels- og/eller innførselspunktet, og alltid rådføre deg med noen fra avdelingen for eksportkontroll eller skatter og avgifter hvis du er i tvil om riktig handlemåte i saker som involverer import eller eksport. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Retningslinjer for eksportkontroll Kontakter: Eksportkontroller, lokalt kontaktpunkt for eksport, skatt for gruppen 28

31 4.4 Konkurranse Vi driver forretninger i samsvar med konkurranselovgivningen, som i enkelte land kalles antitrust-lover. Våre prinsipper Vi tror på åpen og rettferdig konkurranse. Vi driver forretninger på en ærlig og likefrem måte. Vi overholder konkurranse- og monopollovgivning. Hva dette betyr for deg Du må: Unngå å inngå formelle eller uformelle avtaler med konkurrenter som kan resultere i prisfiksing, avtalte bud, markedstildeling og ordninger for å begrense forsyning, siden dette nesten alltid er ulovlig, være forsiktig før du godtar noen former for restriksjoner for kunder, samarbeidspartnere eller leverandører med hensyn til hvem de kan selge til eller kjøpe fra og på hvilke betingelser, ikke dele kommersielt sensitiv informasjon med konkurrenter. Dette kan være informasjon relatert til priser, pågående anbud, vilkår og betingelser for salg, markedsandel, kostnader eller overskuddsmarginer. Rapportere alle mistanker eller beskyldninger om konkurransebegrensende opptreden til juridisk avdeling, og alltid be om råd fra juridisk avdeling hvis du er usikker på hvordan du skal gå videre eller hvis du trenger mer veiledning. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Veiledning om konkurranselovgivningen konkurrere lovlig Kontakter: Juridisk avdeling 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive forretningsvirksomhet Spørsmål og svar Q. Under et møte i en handelssammenslutning begynte to av våre konkurrenter å diskutere overskuddsmarginer og enhetskostnader burde jeg ha grepet inn på møtet? A. Tilsynsmyndigheter kan konkludere med at alle på møtet ble taktisk enige om å bruke informasjonen til å justere priser. Du bør anføre at du mener samtalen er upassende, forlate møtet umiddelbart og snakke med juridisk avdeling. 5.0 Vår plass i verden 29

32 4.5 Arbeide med våre kunder, leverandører og partnere Vi er forpliktet til å behandle alle våre kunder, leverandører og partnere rettferdig og med integritet. Spørsmål og svar Sp. Jeg mistenker at en av våre leverandører betaler sine ansatte mindre enn den lokalt fastsatte minstelønnen. Hva skal jeg gjøre? Sv. Du bør diskutere dette med din overordnede og lederen som er ansvarlig for denne leverandøren. Vi er forpliktet til å forsikre oss om at leverandører ikke ulovlig utnytter sine ansatte. Sp. Jeg tror at en ansatt i hemmelighet samarbeider med en leverandør for å bedra selskapet. Hva skal jeg gjøre? Sv. Du må umiddelbart rapportere saken til Corporate Security eller internrevisjonen. Alternativt kan du rapportere gjennom den konfidensielle Rolls Royce Ethics Line. Våre prinsipper Vi behandler alle våre kunder og leverandører rettferdig og med integritet, og bygger gjensidig fordelaktige relasjoner, uavhengig av verdien av transaksjonen eller varigheten av samarbeidet. Målet vårt er å bygge og vedlikeholde høy kundetilfredshet gjennom vår innsats for å forbedre kvalitet, levering, responsivitet og pålitelighet. Vi respekterer konfidensialiteten til kommersielt sensitiv informasjon som blir gitt til oss, og vi bruker den riktig og bare til legitime forretningsformål. Vi forventer at våre leverandører og partnere (inkludert samarbeidspartnere der det er aktuelt), deres ansatte og deres forsyningskjeder opererer etter de høyeste standarder for kvalitet og integritet. Når vi søker nye leverandører og partnere, utfører vi grundige undersøkelser. Vi velger leverandører og partnere med kjerneverdier og forpliktelse til etisk forretningsdrift som matcher våre egne. Vi er imot bruk av alle former for barnearbeid og praksis som hindrer barns utvikling. Vi mener at ansettelse skal velges fritt, og vi forplikter oss til å avstå fra å bruke noen form for tvungen eller ufrivillig arbeidskraft. Hva dette betyr for deg Du må: Kommunisere tydelig og ærlig med våre kunder, leverandører og partnere, men være forsiktig for å beskytte vår immaterielle eiendom og ikke fremlegge konfidensiell informasjon med mindre du er autorisert til å gjøre det, forsikre deg om at all kommunikasjon i forbindelse med tilbud og kontraktsforhandlinger er nøyaktig og sannferdig, overholde kriteriene for valg av leverandører for å sikre at leverandører ikke velges basert på fortjeneste, inngå avtaler med kunder, leverandører og partnere med tydelige vilkår og operere i samsvar med disse, og forsikre deg om at all kommunikasjon er nøyaktig, følge våre globale prosedyrer for kvalitet og sikkerhet for å sikre integriteten til våre produkter og tjenester, håndtere alle innsigelser på riktig måte og arbeide sammen med våre leverandører for å finne gjensidig fordelaktige løsninger på eventuelle problemer som oppstår, og iverksette riktige tiltak hvis leverandørers eller partneres opptreden bryter med prinsippene i disse retningslinjene. Her finner du hjelp Relevante regler / ekstra veiledning: Leverandørregler for god opptreden, Leverandørregler for helse, miljø og sikkerhet, Regler for konkurrerende immateriell eiendom, del 4.1 Antikorrupsjon, Regler for interessekonflikter Kontakter: Innkjøp 30

33 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive forretningsvirksomhet 5.0 Vår plass i verden 31

34 5.0 Vår plass i verden 5.1 Helse, miljø og sikkerhet Investering i samfunnet Lobbyvirksomhet og politisk støtte 36 Ethics Line Du kan når som helst stille spørsmål eller komme med bekymringsmeldinger ved å bruke Rolls Royce Ethics Line. 32

35 1.0 Innledning 2.0 Arbeide sammen 3.0 Drive selskapet 4.0 Drive 5.0 Vår plass i verden forretningsvirksomhet 33