PROSESSDOKUMENTASJON INTRANETT, CMA ASSET MANAGEMENT AS. Dataingeniørutdanningen, Høgskolen i Oslo GRUPPE 15. Kenneth Ådalen. Vegard Gulbrandsen

Transkript

1 PROSESSDOKUMENTASJON INTRANETT, CMA ASSET MANAGEMENT AS GRUPPE 15 Kenneth Ådalen Vegard Gulbrandsen Kien Trung Nguyen Dataingeniørutdanningen, Høgskolen i Oslo Våren 2009

2 2 S i d e

3 FORORD I dette dokumentet vil leseren få presentert prosessdokumentasjonen som er en del av sluttdokumentasjonen for gruppe 15 sitt hovedprosjekt. Hovedprosjektet er utrført ved Høgskolen i Oslo, avdeling for ingeniørutdanningen, våren Dette er en prosessdokumentasjon for vårt hovedprosjekt for CMA Asset Management AS. Dokumentet er laget for sensor og veileder. I tillegg til firmaets IT ansvarlige og de som er interessert i å få et innblikk i hvordan vi har arbeidet med oppgaven og kommet frem til det endelige produktet. Vi går igjennom alle fasene i prosjektet fra startfasen til sluttfasen. Det beskrives arbeidsmåte, metode vi har brukt i arbeidet og beskrivelse av selve utviklingen og prosessen rundt oppgaven. Vi tok for oss denne oppgaven for CMA Asset Management AS, etter å ha bli tipset av en bekjent som jobbet i firmaet. Vi tok kontakt med firmaet og avtalte et møte med de. De var veldig positive og villig til å gi oss muligheten til å utføre hovedprosjektet. Gruppen synes også at denne oppgaven virket interessant og lærerik. Prosjektet gikk ut på å utvikle en ny intranett side for selskapet. Vi har helt fra starten av prosjektet lært mye om hele prosessen i utvikling av et produkt i arbeidslivet. Vi vil gjerne takke følgende personer for å ha hjulpet oss på veien til det endelige produktet: - Veiledere for hovedoppgaven hos oppdragsgiver o Håvard Naper o Hilde Røst - Intern ressurs hos oppdragsgiver o Hans Petter Evju - Veileder på Høgskolen i Oslo o Kjetil Grønning - Også en spesiell takk til våre testbrukere hos oppdragsgiver o Jørgen Dahl o Roar Enstrøm o Håvard Naper o Kristine Svendsen 3 S i d e

4 INNHOLD FORORD... 3 INNHOLD... 4 INNLEDNING... 6 BAKGRUNN FOR OPPGAVEN... 6 MÅL MED OPPGAVEN... 6 RAMMEBETINGELSER... 7 TEKNISKE KRAV... 7 ARBEIDSMILJØ... 9 KRAV TIL SIDESTRUKTUR KRAV TIL FUNKSJONER KRAV TIL SKJEMAER PERSONVERN GRUPPEN PLANLEGGING OG METODE PLANLEGGING PLANLEGGING AV PROSJEKTET WEBSIDE OG PROSJEKTDAGBOK PLANLEGGING AV HJEMMESIDE STRUKTUREN IMPLEMENTERING AV LØSNINGEN METODE PROSJEKTETS FASER FORPROSJEKTFASEN IDEFASEN LÆRINGSFASEN UTVIKLINGSFASEN TESTFASEN SLUTTFASEN VERKTØY KOMMUNIKASJON OG TILBAKEMELDING UTVIKLINGSPROSESSEN SELVE UTVIKLINGSPROSESSEN ARBEIDSPLAN OG FREMDRIFTSPLAN ARBEIDSPLAN FREMDRIFSTPLAN LØSNINGER PÅ OPPSTÅTTE PROBLEMER PROBLEMER MED WINDOWS SERVER 2008 OG SHAREPOINT PROBLEMER MED INTERNE SIDER PROBLEMER MED UTVIKLING AV EGENMELDINGSSKJEMA PROBLEMER UNDER TESTING S i d e

5 AVSLUTNING SAMARBEID I GRUPPEN OG MOTIVASJON VURDERING AV EGET ARBEID VIDERE UTVIKLINGSMULIGHETER FUNKSJONER SOM BLE UTELATT BRØDSMULER SØKEFUNKSJON MICROSOFT CRM MODUL DOKUMENTHÅNDTERINGSOMRÅDET INNHOLD PÅ SOSIALT SIDEN KONKLUSJON S i d e

6 INNLEDNING BAKGRUNN FOR OPPGAVEN CMA Asset Management har i dag et intranett som i alt for liten grad blir brukt. Den har mangel på struktur og design, noe som gjør at funksjonaliteten og brukervennligheten er for dårlig. I dag inneholder den få funksjoner og ikke noe integrasjon mot andre systemer CMA benytter seg av. Det som blir benyttet av funksjonalitet er telefonliste, intern nyhetsoppdatering og noen linker. I utgangspunktet er det også for få personer som bruker siden aktivt. Kun et fåtall personer er inne og oppdaterer informasjon. Dette fører igjen til en dårligere informasjonsflyt enn ønsket. Når det blir ansatt en ny person i dag vil ikke denne personen finne tilstrekelig informasjon om CMA som selskap og om de andre som er ansatt i selskapet. Det er kommet klare indikasjoner på at det må opprettes en filstruktur samt at siden MÅ inneholde mer informasjon enn den gjør i dag. For å oppnå et ønske om at intranettet skal benyttes som en virksomhetsportal fremfor en side som stort sett inneholder nyhetsoppdateringer kreves forbedret struktur, et mer innovativt design og mer funksjonalitet. En side som hver enkelt føler seg komfortabel med og som samtidig kan føre til forbedret informasjonsflyt. MÅL MED OPPGAVEN Målet i vårt prosjekt er å forbedre bedriftens intranettløsning med tanke på å effektivisere arbeidet til hver enkelt ansatt, arbeidsflyt mellom avdelingene, øke informasjonsflyten og forbedre integrasjonen til eksisterende systemer som brukes i bedriften. Det vi legger vekt på ved utvikling av intranett siden er et modulbasert design for hver avdeling, som skal være oversiktlig og enkelt for bruker å sette seg inn i. Alle avdelingssider vil ha samme struktur og design men med forskjellig innhold, og menyvalg. Det skal også legges inn noen felles moduler som er like på alle avdelingssidene. Andre felles sider vil være en ansatt side som presenterer alle i bedriften, med en egen profilmodul som viser detaljert informasjon om hver enkelt ansatt, med bildet. Intranett siden skal også inneholde en sosial side hvor det blir presentert alt av sosiale aktiviteter. For at avdelingssidene skal fungere optimalt mot hver avdeling, er brukerkontroll en viktig del som skal settes opp i Sharepoint. Her skal hver enkelt bruker legges inn i tilhørende avdelingsgruppe, slik at tilgangsnivået blir riktig i forhold til hvilken avdeling ansatte jobber i. 6 S i d e

7 RAMMEBETINGELSER Punktene under er hentet fra rammekrav i kravspesifikasjonen. TEKNISKE KRAV Komponent - Server Prosessor Krav Server med prosessorhastighet på 2,5 gigahertz (GHz) eller høyere, duo-prosessor, 3 GHz eller høyere er anbefalt Minne 1 gigabyte (GB) RAM, 2 GB anbefalt 1 Harddisk 3 GB tilgjengelig på harddisken Stasjon CD ROM- eller DVD-stasjon, lokal tilkobling eller nettverkstilkobling tilgjengelig 2 Skjerm 1024 x 768 eller høyere skjermoppløsning Operativsystem Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition, Windows Server 2003 Enterprise Edition, Windows Server 2003 Datacenter Edition eller Windows Server 2003 Web Edition eller senere pluss oppdateringspakker. Windows SharePoint Services 3.0. Annet Webleser 4 Det kreves en koblingshastighet på 100 megabiter per sekund (Mbps) for bruk av farm, 56 kilobiter per sekund (Kbps) for klient til serverkobling. Det kreves Internet Simple Mail Transfer Protocol/Post Office Protocol 3 (SMTP/POP3), Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) eller meldingsprogramvare i samsvar med MAPI for e-postmeldinger. 3 Selv om administrative oppgaver på SharePoint-områder er optimalisert for weblesere på nivå 1, gir Office SharePoint Server 2007 også visningsstøtte til andre vanlige lesere. For å sikre at du har full tilgang til alle funksjoner, anbefaler vi at du bruker en webleser på nivå 1 til administrative oppgaver. Weblesere på nivå 1 5 Win 2000, Win XP, Win2003, Vista-klient med IE6 eller IE7 Weblesere på nivå 2 6 Win 2000, Win XP, Win2003, Vista-klient med Firefox 1.5, Mozilla 1.7 eller Netscape 8.1 Unix/Linus med Firefox 1.5 eller Netscape 7.2 Mac OS-X med Firefox 1.5 eller Safari S i d e

8 1 Bruk av farm krever 2 GB RAM, 4 GB er anbefalt for SQL- og applikasjonsservere. 2 Office SharePoint Server 2007 krever DVD-stasjon og tilgjengelig lokal tilkobling eller nettverkstilkobling. 3 Bruk av farm krever SQL Server 2000 SP3a eller høyere. SQL 2005 SP1 eller senere og SQL 2005 Analysis Services SP1 eller senere kreves for enkelte avanserte funksjoner. 4 Webleserstøtte deles inn i to nivåer: nivå 1 og nivå 2, bare 32-biters webleser. 5 Weblesere på nivå 1 benytter seg av de avanserte funksjonene til ActiveX-kontrollene og gir den mest komplette brukeropplevelsen. Weblesere på nivå 1 gir tilgang til alle funksjoner på alle SharePoint-områder, inkludert webområdet Sentraladministrasjon. 6 Weblesere på nivå 2 gir grunnleggende funksjonalitet som lar brukere både lese og skrive på SharePoint-områder samt utføre områdeadministrasjon. Men siden det bare er støtte for ActiveXkontroller i lesere på nivå 1 og på grunn av forskjellene i funksjonalitet mellom forskjellige lesere, kan brukeropplevelsen være litt annerledes og avvike noe fra brukeropplevelsen med weblesere på nivå 1. Komponent - Klient Operativsystem Oppløsning Webleser Krav Microsoft Windows 98 Second Edition, Windows Millennium Edition (Windows Me), Windows 2000, Windows XP og senere Vår løsning er designet for 1280x1024 oppløsning. Microsoft Internet Explorer 5.01 og senere eller tilsvarende webleser, Netscape Navigator 6.2 og senere Vår server kommer til å kjøre på en server med følgende oppsett. Komponent - Server Krav Server HP ProLiant ML370 G5 Prosessor Intel Xeon X5450 3GHz Quad Core Minne 8GB RAM Fully Buffered DIMM PC Harddisk 8 x HP 72GB 15K rpm Hot Plug SAS 2.5 Operativsystem Microsoft Windows Server 2003 R2 x64 8 S i d e

9 ARBEIDSMILJØ 9 S i d e

10 KRAV TIL SIDESTRUKTUR Intranettet ble delt inn i følgende seksjoner: Hovedside Inneholder følgende moduler: o Logo med link tilbake til startsiden o Brødsmuler o Meny o Søkefelt o Modul: Felleslinker o Modul: Avdelingslinker o Modul: Programmer o Modul: Interne nyheter o Modul: Eksterne nyheter o Modul: Funksjons modul Ansatte: o Telefonliste med klikkbare navn, tittel, ansvarsområde, e-post, telefonnummer, kortnummer o Profilside som viser bilde av den ansatte samt informasjon som navn, tittel, ansvarsområde, e-post, telefonnummer, kortnummer, ansatt siden, fødselsdato (evt. bare dag/måned) Avdeling o Sperret side for hver avdeling som inneholder avdelingssensitiv informasjon o Det blir lagt opp en avdelingsside for hver avdeling mens avdelingen selv må bestemme innholdet på denne Dokumenter: o Strukturert område for dokumenthåndtering o Denne deles opp i kategorier som: Informasjon Skjemaer Guider Maler Presentasjoner Sosialt o Inneholder liste med arrangement og goder man kan oppleve/få som ansatt i CMA. o Arrangement: Kick off s etc. o Goder: Tilbud, avtaler, etc. 10 S i d e

11 Videre var det viktig med enkle og selvforklarende menypunkter. Hovedmenyen skulle være statisk, og skulle være tilgjengelig uansett hvor du navigerer på siden. Modulene ville variere fra avdeling til avdeling og brukeren skulle kunne ha tilgang til sin avdeling. Siden skulle ha et nyhetsarkiv som inneholdt de interne nyhetene som har blitt publisert. Publiseringsverktøyet som skulle brukes er integrert i Sharepoint. KRAV TIL FUNKSJONER Alle moduler som ble opprettet skulle være utviklet med vekt på mulige endringer og utvidelser. Modulene som ble utviklet skulle dokumenteres med en administrasjonsveiledning samt en brukerveiledning. Funksjonsmodulene skulle inneholde ønskede funksjoner som ble gitt fra CMA. Brødsmuler: En liten modul som til enhver tid ligger tilgjengelig for å forenkle navigeringen for brukeren. Denne viser hvor i sidestrukturen man befinner seg Meny: Menyen er statisk og skal være en del av grunndesignet som gjør den tilgjengelig uansett hvor man er på siden. Menyen har følgende struktur: Hjem link som vil føre brukeren tilbake til forsiden Ansatte link til side med ansattinformasjon blant annet telefonliste Avdeling link til avdelingstilpasset side Dokumenter link til dokumentstrukturen Sosialt link til sosial-området Søkefelt: En modul som alltid skal være tilgjengelig uansett hvor du er i løsningen. Dette skal være en intern søkemotor for intranettet. Man skal kunne søke på nøkkelord og finne det man leter etter enten det er dokumenter, artikler eller personer. 11 S i d e

12 Felleslinker: Modul som inneholder felles linker for hele selskapet. Denne administreres av administrator og må baseres på et felles ønske fra de ulike avdelingene. Avdelingslinker: Modul som inneholder spesialtilpassede linker i henhold til de ulike avdelingenes ønsker. Programmer: Modul som inneholder spesialtilpassede linker i henhold til de programmer/filområder de ulike avdelingene måtte ønske. Interne nyheter: Modul som inneholder de interne nyhetene som blir publisert på intranettet. Eksterne nyheter: Modul som inneholder newsfeeds fra en ekstern aktør. Denne tilpasses også avdelingsvis. Funksjonsmodul: Denne modulen vil bli laget først og fremst for selskapets ønske om ekstra funksjoner utover intranettets basisfunksjoner. Tilleggsfunksjoner: De funksjoner som ble ønsket i tillegg til intranettets basisfunksjoner er: CRM C360 console modul (modul for søk mot CMA s CRM system) CRM Rapporter modul som gir tilgang til ønskede crm rapporter Valuta oppdateringer en liste over mest brukte valuta som daglig skal oppdateres Valuta kalkulator modul som skal gi den ansatte muligheten til å utføre enkle regneoperasjoner basert på valuta Microsoft Outlook tasks modul som inneholder den ansattes tasks fra Outlook Synkronisert telefonliste mot Microsoft Outlook for at de ansatte til en hver tid skal ha en oppdatert telefonliste både i adresseboken sin og på mobiltelefonen 12 S i d e

13 KRAV TIL SKJEMAER Det skjemaet vi lagde var et elektronisk egenmelingsskjema, utviklet i ASP.NET. Skjemaet skulle inneholde de nødvendige felter som trengs for utfylling samt en send knapp. Feltene og utseende ble avtalt nærmere med oppdragsgiver. Det elektroniske egenmeldingsskjemaet ble lagt ved i en e-post og sendt til den ansvarlige. PERSONVERN Ved dokumentering av produktet var det et krav fra arbeidsgiver å sensurere sensitiv data. Dette gjaldt informasjon om ansatte og nyheter som er lagt ut på siden. Alle bilder som er tatt ut fra intranett løsningen, som inngår i dokumentasjonen er derfor sensurert. GRUPPEN Gruppen består av Kenneth Ådalen, Kien Trung Nguyen og Vegard Gulbrandsen. Vi har alle gått sammen siden 1. Klasse og kjenner hverandre gjennom tidligere prosjektoppgaver. Vi hadde et godt samarbeid og dermed et godt utgangspunkt for å jobbe sammen med hovedprosjektet. 13 S i d e

14 PLANLEGGING OG METODE PLANLEGGING PLANLEGGING AV PROSJEKTET Vi startet på første fasen av prosjektet, forprosjektfasen, i januar måned. Da hadde vi første møtet med oppdragsgiver for å få generell informasjon og en innføring i hva prosjektet gikk ut på. Vi satt også opp en arbeidsplan og ukentlig statusmøte med oppdragsgiver. Gruppen satt seg ned og utarbeidet forprosjektrapporten. Her tok vi for oss generell informasjon om bedriften, dagens situasjon og generelle mål og rammebetingelser for prosjektet. Dette ble da et førsteutkast for kravspesifikasjonen. WEBSIDE OG PROSJEKTDAGBOK Helt i starten av prosjektet opprettet vi en webside for prosjektet vårt. Denne har vi brukt til å legge ut ferdig dokumentasjon, dagbok og informasjon om gruppen. Hver gang gruppen har arbeidet sammen eller hatt møte med veileder eller oppdragsgiver, har vi skrevet dagbok. Her har vi notert alt vi har gjort og eventuelle innspill og tilbakemeldinger på møtene. 14 S i d e

15 PLANLEGGING AV HJEMMESIDE STRUKTUREN Gruppen startet med å lage en skisse over hele intranettet. Ut i fra kravspesifikasjonen gikk vi gjennom hver enkelt avdelingsside og satt opp funksjonalitet og hva siden skulle inneholde av informasjon. Vi hadde regelmessing kommunikasjon mellom ansvarlige hos oppdragsgiver slik at skissen ble slik de ville ha det. Når skissen var ferdig ble den sendt ut til alle ansatte, for at de skulle få innsikt i hvordan intranettet ville se ut, og da lettere kunne komme med forslag til innhold og funksjonalitet. Usecase diagram og sekvensdiagram ble satt opp for intranettet, noe som hjalp oss med å få oversikt over hvordan sidene skulle settes opp, hvilke funksjoner som skulle være med, hvor det skulle være felles moduler og hvor det skulle være moduler som bare var tilknyttet en spesiell avdeling. IMPLEMENTERING AV LØSNINGEN Den tidligere intranett løsningen til oppdragsgiver var basert på Microsoft Sharepoint server Og de ville fortsatt ha dette i bunnen av den nye løsningen. I Sharepoint inngår også ASP.NET, C# og html programmeringsspråk. Vi hadde også fått tildelt en test server som kjørte Windows 2008 server, som vi skulle utvikle intranett siden på. 15 S i d e

16 Nytt Intranett CMA Asset Management Manage AS - Prosessdokumentasjon METODE PROSJEKTETS FASER FAS Møte Møte med veiledere og ansvarlige i cma. Møte Møte med alle avdelingene. Forprosjektrapport Forprosjektrapport Forprosjektfasen Samle Samle og sortere alle tilbakemeldinger og ønsker. Lage Lage kravspesifikasjon utifra ansattes ønsker. Ide-fasen Sette Sette oss inn i Sharepoint Server Sette Sette oss inn i Sharepoint Designer Læringsfase Utviklingsfasen Installering Installering av utviklingsverktøy på server (MS Server 2008, Sharepoint server 2007, Sharepoint Designer 2007) Start Start på utvikling Testet Testet produktet Tilbakemelding Tilbakemelding fra testbrukere Testfasen Slutt-fasen Prosessdokumentasjon. Prosessdokumentasjon. Produktdokumentasjon. Produktdokumentasjon. Testdokumentasjon. Testdokumentasjon. Bruker/Admin Bruker/Admin veiledning. 16 S i d e

17 FORPROSJEKTFASEN I denne fasen hadde vi møtet med oppdragsgiver, og første møte med veileder på Høgskolen. Vi tok utgangspunktet i den informasjonen vi hadde fått og utarbeidet forprosjektrapporten. Denne inneholdt generell informasjon om bedriften og hva oppgaven gikk ut på. IDEFASEN Her satt gruppen opp møte med hver enkelt avdeling, og ansvarlige for den nye intranettløsningen. Målet var her å få tilbakemeldinger og innspill til hva avdelingene ønsket på den nye intranettsiden. Alle innspill og forslag ble notert. Etter at alle møtene var gjennomført, satt vi oss ned og sorterte all informasjon som kom inn. Ut i fra dette ble kravspesifikasjonen utarbeidet, og en skisse over hvordan sidene på intranettet skulle se ut. Vi hadde flere utkast og innleveringer til kontaktpersonene i bedriften, helt til de var fornøyde og godkjente utseende og strukturen. LÆRINGSFASEN Siden ingen i gruppen hadde noe erfaring med Sharepoint løsninger og Sharepoint designer, var det nødvendig å sette seg inn i disse verktøyene, struktur og oppbygging. Vi brukte noe av tiden i starten av prosjektet til å gjennomføre dette. I et tilbud gjennom oppdragsgiver, fikk vi mulighet til å være med på et lynkurs i arbeidsprosessen til en Sharepoint intranettportal. Det ble holdt av Steria, og hjalp oss til å få et innblikk i hvordan vi skulle gå fram i arbeidsprosessen framover mot det endelige produktet. Vi har lært oss å utvikle egne webparts for SharePoint. I tillegg har vi lært oss å bruke Microsoft Windows Server 2008 og Microsoft SQL Server UTVIKLINGSFASEN Etter læringsfasen hadde vi nå fått grunnleggende kunnskap om Sharepoint. Så vi satte nå i gang med selve utviklingen av intranettsiden. I starten av utviklingen ble det en del prøving og feiling ved noen problemer. Men klarte selv å løse problemene, og lærte mye underveis i denne fasen. 17 S i d e

18 TESTFASEN Når siden var helt ferdig og lagt ut for testing, fikk vi noen testbrukere til å gå gjennom en del oppgaver og spørsmål som var utarbeidet i et testskjema. Vi hadde satt opp spørsmål som omhandlet kunnskapsnivå, førsteinntrykk og noen sentrale oppgaver på selve siden, hvor de skulle gi tilbakemelding om vanskelighetsgraden på disse. SLUTTFASEN I sluttfasen satt vi av god tid til dokumentering. Oppgavene ble fordelt i gruppen slik at vi skrev hver vår del av dokumentasjonen. Vi samarbeidet også på de forskjellige delene, for å komme med tilbakemeldinger og innslag, på grunn av individuelle oppgaver under selve utviklingen. 18 S i d e

19 VERKTØY Verktøy som ble benyttet under utviklingen av intranett løsningen. - Microsoft Windows Server 2008 Enterprise x64 Ble brukt som plattform til Sharepoint Server og Sharepoint Designer. - Microsoft SharePoint Server 2007 x64 Ble brukt til selve Sharepoint løsningen og intranett siden - Microsoft Sharepoint Designer 2007 Dette ble brukt til det meste av utviklingen og redigering av kildekode, webparts, og menystruktur. - Microsoft Visual Studio 2008 For utvikling av valutakalkulatoren og egenmeldingsskjema. - Microsoft Office Word, Excel og Visio Ble brukt til all dokumentasjon og oversiktskart over arbeidsmiljø. - Microsoft SQL server 2008 Enterprise x64 Brukte vi til administrering og importering av valutakurser i valutakalkulatoren - Microsoft Windows 7 Operativsystem som ble brukt på en av PC ene vi disponerte under utviklingen - Microsoft Office 2008 for MAC En av maskinene vi brukte var en MAC med Office 2008 for MAC - Microsoft IIS 7.0 Blir brukt for å publisere intranett siden. - Microsoft Active Directory Brukt for administrering og rettigheter av alle brukere på intranettet - Notepad Til redigering av noe kildekode - Microsoft Paint Ble brukt til redigering av bilder som ble brukt i dokumentasjonen. - C# - HTML og CSS - ASP.NET - Javascript 19 S i d e

20 KOMMUNIKASJON OG TILBAKEMELDING Kommunikasjon med arbeidsgiver har gjennom hele prosjekt perioden vært veldig bra. Både via ukentlige statusmøter og epost. Under jobbing med skissen til intranett siden, hadde vi god kommunikasjon med arbeidsgiver, slik at skissen stemte overens med deres krav. Til slutt ble vi enige om hvordan siden og sidestrukturen skulle se ut, og vi kunne begynne på selve utviklingen av siden. Eneste problemene som oppsto med tanke på kommunikasjon var tilbakemelding om innhold på avdelingssidene. Dette hindret oss litt med å få informasjon på alle avdelingssidene. Men dette ble løst mellom gruppen og kontaktpersonene, slik at dette ikke ble noe stort problem. 20 S i d e

21 UTVIKLINGSPROSESSEN SELVE UTVIKLINGSPROSESSEN I oppstarten av prosjektet startet vi med et møte med ansvarlige i bedriften. Vi ble enige om hva siden skulle utvikles under (Sharepoint), arbeidsforhold og generell planlegging av intranettet. Etter dette møtet kalte vi inn hver enkelt avdeling til et møte for å kartlegge ønsker og meninger til det nye intranettet. Avdelingene som var involvert i møtene var: Økonomi, IT, Legal, Salg, Marketing, Kontoradministrasjon og Leveranse. Alle disse avdelingene spiller en sentral rolle i vår oppgave, siden de fleste ansatte under disse avdelingene vil bruke intranettet aktivt. Vi skulle også lage en hovedside som var unik for hver enkelt avdeling, så her var det viktig å få innspill til hva hver enkelt avdeling ville ha av funksjonalitet og innhold. Etter gjennomføring av alle møtene, satt vi oss ned og gikk gjennom all informasjon og innspill vi hadde fått, og vurderte ut i fra dette hva som var realistisk og kunne utføre i den tidsperioden vi hadde til utviklingen. Vi har arbeidet fast 3 ganger i uken, 08:30-16:00 med oppgaven. Vi har til tider sittet ut over dette hvis vi har ligget bak med arbeidet vårt. ARBEIDSPLAN OG FREMDRIFTSPLAN ARBEIDSPLAN Aktivitet Beskrivelse Ferdigstilt Statusrapport Rapport som skal beskrive hvor langt man har kommet i prosessen med å finne gruppe og oppdragsgiver Prosjektskisse En skisse over hvordan prosjektoppgaven er tiltenkt Forprosjekt Inneholder de data man har klart å samle om prosjektet. Skal fortelle høgskolen hvor langt vi er på vei Prosjektrapport Dette er den endelige rapporten av prosjektet S i d e

22 Presentasjon Hjemmeside Prosjektdagbok Arbeidsplan Fremdriftsplan Kravspesifikasjon Vår presentasjon og fremføring av prosjektet. Holdes ved høgskolen i perioden juni Opprettes så fort vi går i gang med oppgaven, men må samtidig holdes jevnlig oppdatert Skal føres hver uke og inneholder hva gruppen har foretatt seg En arbeidsplan som inneholder de hovedpunktene vi skal fullføre Inneholder en mer detaljert beskrivelse av når og av hvem arbeidsoppgavene blir utført Styringsdokument og en utviklingsmanual under utviklingen Modellere siden Lage skisser og fargekart av løsningen Sette seg inn i Sharepoint Sharepoint lynkurs Koding av rammeverk Modul: Felles linker Modul: Avdelingslinker Forstå hvordan sharepoint fungerer og sette seg inn i mulighetene dette byr på Steria holder lynkurs om sharepoint som vi har blitt enige om å delta på Fullføre rammeverket av siden og dermed ha alt klart for å implementere modulene Fullføre modulen som inneholder de linkene som skal være felles for selskapet Fullføre modulen som gjør det mulig å tilpasse hver avdelings behov for linker som ikke angår de andre Modul: Søkefunksjon Intern søkemotor på intranettet Modul: Brødsmuler Navigeringsfunksjon Modul: Interne nyheter Modul som inneholder selskapets interne nyheter Modul: Eksterne nyheter Modul: Programmer Modul som inneholder nyheter fra eksterne aktører. Skal kunne tilpasses avdelingsvis Modul som inneholder snareveier til programmer og filområder som hver avdeling måtte ønske Modul: Funksjoner Tab basert modul laget for ekstra funksjonalitet Meny Statist dropdown meny S i d e

23 Side: Index Forsiden Side: Ansatte Telefonlisten Ansatte: Profilside Profilsidemodul Side: Avdeling Lukket side laget for hver avdeling Side: Dokumenter Side: Sosialt Fellesdokumentområde for informasjon, maler, guider, skjemaer, etc Sosialsiden med sosiale aktiviteter og goder knyttet til å jobbe for selskapet Skjema: Egenmeldingsskjema Elektronisk egenmeldingsskjema Skjema: Supporthenvendelse Elektronisk innmelding av en supporthenvendelse Funksjonalitet: Outlook oppgaver Modul som viser de oppgaver du har satt opp i outlook Funksjonalitet: Synkronisere telefonliste Synkronisere telefonlisten fra intranettet mot hver enkelt brukers outlook Ekstra funksjonalitet: CRM C360 Modul som inneholder C360 søkefunksjonen i CRM Ekstra funksjonalitet: CRM Rapporter Inneholder de rapporter som hver enkelt avdeling ønsker Ekstra funksjonalitet: Valuta oppdateringer En liste med daglig oppdatert valuta Ekstra funksjonalitet: Valuta kalkulator Testing Funksjon som lar brukeren gjøre enkle beregninger basert på valuta Få med oss 5-8 ansatte som testpiloter. Vi setter opp ulike prøver og ser om siden fungerer som ønsket Debugging Rette opp i eventuelle feil som dukker opp Sette løsningen i bruk Flytte løsningen fra testmiljøet og inn i CMA s driftsmiljø. Løsningen skal nå kunne brukes av selskapet Testrapport Inneholde de data vi har samlet inn under testperioden Brukerdokumentasjon Administrasjonsguide og brukerguide for siden. Skal beskrive hver enkelt funksjon S i d e

24 FREMDRIFSTPLAN 24 S i d e

25 LØSNINGER PÅ OPPSTÅTTE PROBLEMER PROBLEMER MED WINDOWS SERVER 2008 OG SHAREPOINT Et problem som oppsto flere ganger var for lite kapasitet på serveren hvor Sharepoint Server var installert. På den første test serveren vi hadde installert Sharepoint var kapasiteten for liten og vi installerte på ny test server. Men dette var tilfelle på denne serveren også, og vi måtte i gang med enda en installering på nok en ny server. Denne serveren hadde nok kapasitet til Sharepoint løsningen, og dette ble den endelige test serveren vi brukte. Her hadde vi et problem med en systemkrasj, og måtte kjøre en ny installasjon av Sharepoint Server. Etter denne nyinstalleringen var serveren stabil gjennom hele prosjektet. PROBLEMER MED INTERNE SIDER Vi hadde et problem under utvikling av ansatt siden. Her hadde vi en del problemer med utseende på selve siden. Vi brukte mye tid på prøving og feiling for å få det utseende vil ønsket. Første problemet oppsto under flyttingen av Sharepoint løsningen til ny server. Vi måtte for hver gang opprette listen over ansatte på nytt, siden det ikke var satt opp noe backup rutine på dette tidspunktet i utviklingen. Dette forsinket oss noe i fremdriften. For å fjerne tittelen på kolonnene i profil modulen på ansatt siden måtte vi inn i kildekoden og redigere HTML delen til selve modulen. Vi brukte her en god del tid med å finne fram her på grunn av veldig kompleks kode. Men etter litt leting på internett fant vi selv ut løsningen på dette: Her er koden: TR class= ms-viewheadertr VALIGN=TOP Denne måtte vi endre slik: TR class= ms-viewheadertr style= display:none VALIGN=TOP Koden style= display:none fjernet da tittelen på hver kolonne. Det som var et problemet i starten av utviklingen, var oppsettet av strukturen på siden. Vi hadde ikke satt opp en web site for hver enkelt avdeling, men bare en vanlig web page. Dette fant vi ut når vi skulle lage en meny som skulle være forskjellig for hver enkelt avdeling. Med en web page fungerte ikke det optimalt. Det vi da gjorde var å opprette en web site for hver enkelt avdeling. Da ble strukturen for hver avdeling slik den skulle. Dette tok en del ekstra tid, men ville spare oss for problemer senere i utviklingen. 25 S i d e

26 PROBLEMER MED UTVIKLING AV EGENMELDINGSSKJEMA Under utvikling av egenmeldingsskjemaet (egen modul) hadde vi problem med å legge inn verdier i Excel regnearket. I og med at vi hadde programmert slik at vi måtte åpne Excel applikasjonen, førte dette til at vi fikk mange feilmeldinger av sikkerhetsmessige årsaker. Etter vi hadde undersøkt dette problemet, fant vi ut at det var mulig å bruke Excel workbook som en database. Det at man ikke trenger å åpne selve Excel applikasjonen. Etter at vi hadde fullført modulen, oppstod det et annet problem, det var nemlig et krav å installere Microsoft Office Access database engine 2007 for at det skulle være mulig å bruke Excel workbook som en database over nettet. Problemet var at vi hadde installert Microsoft Office SharePoint Server bit, mens det ikke finnes en 64 bits versjon av Microsoft Office Access database engine 2007, dermed tok vi en avgjørelse om å heller utvikle en webapplikasjon av egenmeldingsskjema med ASP.NET, som i tillegg kompileres i 32 bit. Denne ble laget slik at det er en link på hovedsiden, som tar deg til et nytt vindu med selve egenmeldingsskjema. Dette fungerte da akkurat som vi ville, og ble en like god løsning. PROBLEMER UNDER TESTING Under denne fasen var problemet at vi hadde litt for få testbrukere. Dette var på grunn av et hektisk arbeidsmiljø hos oppdragsgiver. Men de som var med på testingen var meget positive og ga oss en god tilbakemelding på spørreskjemaet 26 S i d e

27 AVSLUTNING I avslutningen har vi gått gjennom samarbeidet i gruppen, hva vi selv syns om resultatet og videre utviklingsmuligheter til intranettet. Vi har helt til slutt tatt med en konklusjon som tar for seg hele arbeidet av det endelige produktet. SAMARBEID I GRUPPEN OG MOTIVASJON Gruppen gikk inn i dette prosjektet med god motivasjon, samarbeidsvilje og god positiv innstilling. Alle disse faktorene er viktig for et godt samarbeid og en god utviklingsprosess. Gruppen har tidligere jobbet sammen i prosjektoppgaver og hadde et godt kjennskap til hverandre, noe som også er positivt for et godt samarbeid. Under hele prosessen hatt god kommunikasjon i gruppen, god kontroll på hva hver enkelt jobber med og hvordan man har ligget an i arbeidet. Har noen gruppen sittet fast under arbeidet, har vi hjulpet hverandre med en løsning av problemet, og forklart løsningen slik at den som sitter fast lærer av problemet som har oppstått. Vi har passet på å gi hverandre tilbakemeldinger på arbeidet hver enkelt gjør, både positive og negative, men har alltid passet på å være konstruktive i tilbakemeldingene slik at det opprettholdes et positiv og hyggelig arbeidsmiljø. Hele perioden har gruppen sittet sammen å jobbet tre ganger i uken, mandag, tirsdag og torsdag med noen unntak. Disse dagene satt vi hos oppdragsgiver å jobbet. Hver mandag hadde ble det holdt statusmøte med oppdragsgiver, slik at de hele veien kunne følge med på utviklingsprosessen og fremdriften i prosjektet. VURDERING AV EGET ARBEID Alle i gruppen er veldig fornøyd med det ferdige produktet og sluttresultatet. Det har for alle vært en god forberedelse og erfaring til arbeidslivet. Vi har fått oppleve prosessen helt fra starten av, hvor vi hadde møter med hver avdeling og samlet informasjon for å utarbeide en kravspesifikasjon, og helt til sluttfasen med dokumentering av alt vi har gjort og arbeidet rundt prosjektet. Vi føler vi har klart å lære mye på egenhånd om Sharepoint og alle verktøy vi har brukt under dette prosjektet, noe som er være en stor fordel senere i arbeidslivet. 27 S i d e

28 VIDERE UTVIKLINGSMULIGHETER Intranettet har vi laget for at det skal være eskalerbart. Vi har tilrettelagt slik at det skal være enkelt å videreutvikle siden, legge til mer funksjonalitet og endre på utseende. FUNKSJONER SOM BLE UTELATT Disse funksjonene er alle funksjoner som ligger tilrettelagt i systemet men som ikke ble lagt ut på intranettet BRØDSMULER Denne funksjonen ble utelatt, etter ønske fra oppdragsgiver. Dette på grunn av at hierarki strukturen på intranettet var enkelt å finne fram i, og brukere av intranettet ville da ikke trenge denne funksjonen som viste hvor man befant seg i sidestrukturen. SØKEFUNKSJON Søkefunksjonen på siden brukte vi en god del tid på å få til. Men etter mye problemer og feilmeldinger, fikk vi vite fra eksterne kilder at det var en feil i Sharepoint, slik at denne ikke fungerte optimalt. På grunn av tiden ble vi enige med oppdragsgiver å fjerne denne fra siden, men at den fortsatt ligger tilrettelagt i systemet, slik at den kan fikses og legges til i senere utvikling. MICROSOFT CRM MODUL Modulen For Microsoft CRM C360 har vi installert i Sharepoint løsningen vår, men ikke lagt ut på intranett siden. På grunn av ønske fra oppdragsgiver skulle ikke denne settes i drift før i senere utvikling. CRM modulen må tilpasses spesielle formål for brukerne, noe som vi i gruppen ikke hadde kompetanse på og ikke tid til å sette oss inn i. DOKUMENTHÅNDTERINGSOMRÅDET Vi opprettet et eget dokumentområdet på Sharepoint siden. Men på grunn av firmaets komplekse mappestruktur som blir brukt på nåværende tidspunkt, hadde dokumentområdet alt for lite funksjonalitet for at det skulle bli oversiktlig og strukturert. Dermed kom gruppen fram til at vi heller laget en felles link til dokumentområdet som brukes i dag. 28 S i d e

29 INNHOLD PÅ SOSIALT SIDEN Sosialt siden er oppe på intranettet, men det lagt inn lite informasjon på siden. Dett er på grunn av lite tilbakemelding fra avdelingene om hva de ønsket og ha på siden. 29 S i d e

30 KONKLUSJON Intranettet vi utviklet kan ses på som et fullt funksjonelt og et ferdig produkt. Det har all den funksjonaliteten som ble høyest prioritert, og ble tilnærmet helt lik slik vi i gruppen hadde tegnet opp på skissene. Vi har laget et intranett med en unik side for hver enkelt avdeling. Alle avdelingssidene har samme struktur men med forskjellig innhold. I tilegg har vi laget en ansatt side, som inneholder en liste over alle ansatte, med en profil modul som viser en telefonliste over valgt ansatt. Så har vi laget en sosialtside som skal inneholde sosiale aktiviteter internt i bedriften. Gruppen har lært mye i prosjektet. Det å få muligheten til å utføre et prosjekt hvor gruppen har vært med helt fra starten i prosessen har vært veldig lærerikt. Vi har fått god innsikt i hvordan arbeidsprosessen utføres i et stort prosjekt, og hvordan det er å arbeide sammen i en gruppe på tvers med oppdragsgiver. Vi har også fått brukt mye av den kunnskapen vi har lært i løpet av det treårige studiet vårt. Selv om det til tider har vært mye ny teknologi å sette seg inn i og mye krevende arbeid med produktet, er vi i gruppen og oppdragsgiver veldig fornøyd med det endelige produktet. 30 S i d e