TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Transkript

1 Saksbehandler: Rannveig Dahlen Wesnes Vår dato: Vår referanse: /97 Deres dato: Deres referanse: Vatneli skole Adventistsamfunnet Grunnskoler ved styrets leder Vatneliveien SANDNES TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Vatneli skole Adventistsamfunnet Grunnskoler Org.nr Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO post@utdanningsdirektoratet.no Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo NO Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

2 Side 2 av 18 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Kort om Vatneli skole Om gjennomføring av tilsynet med Vatneli skole Om tilsynsrapporten Styrets sammensetning og møte- og uttalerett Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Budsjett, regnskap og informasjon til revisor Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Daglig leder Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Tilstandsrapport Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Inntak Rettslige krav Våre observasjoner og vurderinger Våre reaksjoner Pålegg om retting Oppfølging av tilsynsresultatene Dere har rett til å klage...17

3 Side 3 av 18 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Vatneli skole Vatneli skole ligger i Sandnes kommune i Rogaland fylke. Skolen er godkjent for å drive sin virksomhet på religiøst grunnlag, jf. friskoleloven 2-1 andre ledd bokstav a. Fra og med skoleåret 2012/2013 er skolen godkjent for 1. til 10. årstrinn for inntil 72 elever. Skoleåret 2016/2017 er det 64 elever ved skolen, og elevene er fordelt på alle trinnene. For høsten 2016 mottar skolen nesten 4,2 millioner kroner i statstilskudd (elevtilskudd). Utover kontroll med skolens årsregnskap, har Utdanningsdirektoratet ikke tidligere ført tilsyn med skolen. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Vatneli skole Vi åpnet tilsyn med Vatneli skole i brev av 9. februar Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er styrets ansvar. Vi har kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket.

4 Side 4 av 18 Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 30. mai I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Dere har kommentert innholdet i den foreløpige rapporten innen fristen 13. juni Vi har behandlet kommentarene fra dere under hvert av de aktuelle temaene. 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted 4. styrets uttalelse til foreløpig tilsynsrapport Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.

5 Side 5 av 18 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 2.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer.

6 Side 6 av Våre observasjoner og vurderinger Styrets sammensetning Vatneli skole er organisert som en driftsforening, og er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene. Skolen er en selveiende forening, og skolevirksomheten skjer i samarbeid med Sandnes og Stavanger Syvendedags Adventist menigheter, Syvendedags Adventistsamfunnet-Den norske union (SDA-DNU) og Syvendedags Adventistsamfunnet- Vestnorsk distrikt (SDA-VND). Styret har i forbindelse med foreløpig rapport gitt tilbakemelding om at kirken har byttet navn fra Syvendedags Adventistsamfunnet til Syvendedags Adventistkirken etter generalforsamling i Vi har omtaler likevel kirkens navn slik det fremgår av skolens vedtekter, sist endret i I følge vedtektene skal styret bestå av mellom 5 og 9 medlemmer som skal være oppnevnt av generalforsamlingen. Det skal også oppnevnes inntil 3 varamedlemmer. Hvis det er flere medlemsmenigheter skal hver av disse være representert i styret med minst ett stemmeberettiget medlem. I følge referat fra generalforsamling avholdt den 11. juni 2015 ble det valgt nytt styre for skoleåret , bestående av 9 medlemmer og 2 varamedlemmer. Styrets sammensetning etter valget er i samsvar med skolens vedtekter. Derimot var ikke oversikten over de valgte medlemmene i samsvar med registreringen i Enhetsregisteret. Istedenfor R. Thunem, som ble valgt som styremedlem for Stavanger menighet på generalforsamlingen, var varamedlemmet E. M. Huru registrert i Enhetsregisteret. Styret har i sin tilbakemelding på foreløpig rapport bekreftet at Thunem gikk ut av styret og at Huru rykket opp fra vara til fast plass. Registreringen i Enhetsregisteret var dermed korrekt. Møte- og uttalerett Dere har sendt inn oversikt over hvilke personer som har møte- og uttalerett i styret. Listen inneholder representanter for kommunen, det pedagogiske personalet, andre ansatte, foreldrene og elevene. Innkallingene til styremøtene og e-postkopier bekrefter at representantene har fått innkalling til styremøtene. Med innkallingene har det fulgt sakspapirer og referat fra forrige styremøte. Dette er i samsvar med regelverket. Innkallingene til styremøtene er sendt ut per e-post én uke før møtet. Dette er tilstrekkelig tid til at medlemmene og representantene kan forberede seg.

7 Side 7 av 18 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 3.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 3.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn referat fra styremøte den 7. mai 2015 der styret har vedtatt å godkjenne regnskapet for Dere har også sendt inn referat fra styremøtet den 24. november 2015 der styret har vedtatt å godkjenne budsjettet for Dette er i tråd med regelverket. Dere har redegjort for hvordan dere informerer revisor om friskoleloven, forskrifter og tilskuddsbrevet. Dere skriver at skolen, sammen med åtte andre grunnskoler i Adventistsamfunnet, har et felles lønns- og regnskapskontor i Hole kommune. Revisor samarbeider tett med dette kontoret og bistår med problemstillinger vedrørende blant annet statstilskudd, økonomiforskriften og regnskap. Kontoret forbereder en årsperm med nødvendig dokumentasjon, for eksempel tilskuddsbrev og oppgjørsbrev, som gjøres tilgjengelig for revisor. Revisor har også tilgang til Tavla. Vi vurderer at praksisen deres for å gjøre revisor kjent med friskoleloven, forskrifter og tilskuddsbrev er i tråd med regelverket.

8 Side 8 av 18 4 Daglig leder 4.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 4.2 Våre observasjoner og vurderinger Skolen har en daglig leder. Vi har mottatt kopi av et tilsettingsbrev og referat fra skolestyremøte, begge datert 2. juli 1986, som bekrefter at skolestyret på denne dato vedtok å tilsette daglig leder. Dette er i tråd med regelverket.

9 Side 9 av 18 5 Tilstandsrapport 5.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 ( ) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 5.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn årsberetninger for 2013 og 2014, handlingsplaner for 2013, 2014 og 2015, tilstandsrapporter for 2014 og 2015 og referater fra styremøter den 8. mai 2014 og 7. mai I redegjørelsen dere har sendt inn skriver dere at dere hvert år gjør en større kvalitetssikringsundersøkelse med utgangspunkt i KFF-KSS-systemet. Denne rapporten ender ut med en handlingsplan som vedtas av styret. Som en viktig del av dette arbeidet er den lovpålagte tilstandsrapporten lagt inn som en integrert del av KFF-KSS-rapporten. Dere skriver videre at tilstandsrapporten er skriftliggjort etter standardmal fra Utdanningsdirektoratet, men at det er noen begrensninger når det gjelder statistisk verdi, og delvis også informativ verdi, fordi en del data bli sladdet automatisk for en liten skole, slik dere er. De to tilstandsrapportene dere har sendt inn er laget på Utdanningsdirektoratets mal. I rapportene har dere skrevet litt i sammendraget innledningsvis, men ikke beskrevet noen egne mål under overskriftene "lokale mål" eller gjort noen egne vurderinger av

10 Side 10 av 18 situasjonen under overskriftene "vurdering" i de ulike kapitlene. Rapportene bærer derfor preg av å være et påbegynt arbeid, der tall og indikatorer er lastet inn automatisk, men der dere ikke har gjort det videre arbeidet som kreves for å utarbeide en tilstandsrapport. Det er ikke noe krav om å bruke Utdanningsdirektoratets mal for tilstandsrapport. En tilstandsrapport må likevel omhandle temaene læringsmiljø, læringsresultater og frafall/overgang fra grunnskole til videregående opplæring, vise tall og resultater fra for eksempel Elevundersøkelsen og nasjonale prøver, og det må gjøres noen vurderinger og refleksjoner rundt resultatene fra slike undersøkelser. Skolens handlingsplan er en plan for arbeidet med blant annet tilstandsrapporten. Årsberetningen gir en kort beskrivelse og vurdering av læringsmiljø, trivsel og læringsresultater, og prioriterer noen områder det skal satses videre på, men viser ikke til den type tall og indikatorene som fremgår av den påbegynte tilstandsrapporten. Verken årsberetningen eller handlingsplanen er dermed egnet til å oppfylle kravene som stilles til en tilstandsrapport. Styrets tilbakemelding på foreløpig rapport I tilbakemeldingen på foreløpig rapport har dere anmodet om en fornyet vurdering når det gjelder tilstandsrapport. Styret er av den oppfatning at skolen, helt siden kravet om en årlig tilstandsrapport ble vedtatt, har oppfylt dette kravet. Skolens arbeidsform har vært å hente ut et skriftlig faktagrunnlag (tilstandsrapporten) og at styret har hatt en praksis for å få rapporten (vurdering/refleksjon av funnene) presentert muntlig. På bakgrunn av til dels skriftlig og til dels muntlig informasjon har styret drøftet rapporten (muntlig), samt utformet tiltak der det har vært aktuelt. Dere ønsket også å fremheve i tilbakemeldingen at styret har hatt en lang praksis for å årlig sette av mye tid til behandling av skolens tilstand. Styret stiller seg derfor undrende til å få pålegg om retting på dette punktet. Styret har bedt Utdanningsdirektoratet ta stilling til om loven gir adgang til å gjøre vurderings- og oppsummeringsdelen av tilstandsrapporten muntlig. Vår konklusjon Vi har vurdert at det i kravet om å utarbeide en årlig tilstandsrapport også ligger et krav til skriftlighet. Selve begrepet rapport antyder skriftlighet, og vi mener videre at muntlige overføringer av vurderinger og refleksjoner blir sårbart. Det blir også vanskelig for et styre å skulle drøfte innholdet, når drøftingene må basere seg på muntlighet. Vi vurderer derfor at dere ikke har en årlig praksis for å utarbeide en skriftlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til de nevnte temaene. Dette er ikke i samsvar med friskoleloven 5-2 tredje ledd. Dere har redegjort for at styret bruker mye tid på å diskutere og behandle skolens tilstand. Likevel, siden dere ikke har utarbeidet en årlig tilstandsrapport i tråd med regelverket, har heller ikke styret oppfylt sin plikt til å drøfte denne rapporten. Dette er ikke i samsvar med friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k.

11 Side 11 av 18 6 Inntak 6.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen.

12 Side 12 av 18 Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 6.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn inntaksreglement, inntaksmatrise, søknadsskjema, referat fra styremøte hvor inntaksreglementet ble vedtatt, ett eksempel på vedtak om inntak og en mal for vedtak om avslag på inntak. Inntaksreglement Inntaksreglementet er vedtatt av styret 4. desember Dette fremgår av reglementet og av referat fra styremøtet. Inntaksreglementet er tilgjengelig for potensielle søkere på skolens nettsider, og i papirkopier hos administrasjonen på skolen. Dette er i tråd med regelverket. Det fremgår også av reglementet at styret fastsetter skolens elevkapasitet for kommende skoleår innen søknadsfristen. Dere har sendt inn en inntaksmatrise som styret har vedtatt i november 2015, før søknadsfristen 10. desember. Dette bekrefter at begrensninger i antall elever er satt av styret, slik regelverket krever. Det fremgår ikke av matrisen eller av skolens redegjørelse at informasjon om begrensninger i antall elever er gjort tilgjengelig for søkerne. Vi har heller ikke sett denne typen informasjon på skolens nettsider. Dere har dermed ikke sørget for at det før søknadsfristen gjøres kjent for potensielle søkere hva begrensningene i inntaket innebærer. Dette er ikke i tråd med regelverket.

13 Side 13 av 18 Inntaksvilkår Inntaksreglementet viser til privatskoleloven 3-1 (byttet navn til friskoleloven fra 1. august 2015), og skolen er åpen for alle og har hele landet som inntaksområde. Dette er i tråd med regelverket. I punkt 5 i reglementet heter det at "de som tar i mot elevplass må betale et forskudd på skolepengene (inntaksgebyr) etter gjeldende sats. Dette blir ikke tilbakebetalt dersom en senere sier fra deg plassen". Eventuelle innbetalinger før skolestart er å anse som skolepenger, jf. friskoleloven 6-2, og skal komme i fratrekk i skolepengene for de elevene som begynner på skolen. Dersom en elev trekker seg etter å ha takket ja til skoleplass, men før skolestart, kan skolen beholde et mindre administasjonsgebyr, jf. Rundskriv Udir om inntak av elever til private skoler med rett til statstilskudd. Dere har ikke redegjort for hva satsen for forskudd på skolepenger (inntaksgebyr) er hos dere, men dere opplyser at denne bestemmelsen ikke har blitt brukt og at inntak hos dere aldri er blitt fulgt opp med inntaksgebyr eller forskudd på skolepenger. Slik dette er praktisert er det i tråd med regelverket. Søknadsfrist Dere har en søknadsfrist den 10. desember, for kommende skoleår. Søknadsfristen er lik for alle. Dette er i tråd med regelverket. Søknader som kommer inn etter fristen blir behandlet fortløpende. Det vil ikke bli tatt inn elever på 8., 9. og 10. trinn etter søknadsfristen, med unntak av søkere som faller inn under prioriteringskriteriene a), c) og d), som omtalt nedenfor. Reglementet beskriver dermed hvordan søknader som er kommet inn etter fristen vil bli behandlet. Det er i samsvar med regelverket. Søknadsskjema Søknadsskjemaet ber om informasjon som ikke er relevant for å behandle søknader om inntak. Dette gjelder fullt personnummer, samt navn og fødselsdato på søsken i skolepliktig alder. Fullt personnummer er ikke relevant for inntak til grunnskolen. Dere har søsken som et prioriteringskriterium for inntak. Det er derfor anledning til å spørre om søker har søsken ved skolen gjennom et ja-/nei-spørsmål. Først etter at inntak er foretatt og søker har blitt prioritert etter dette kriteriet, kan dere innhente informasjon om søsken for å kontrollere om søker oppfyller prioriteringskriteriet. Dere har også et felt på søknadsskjemaet som heter "frivillige opplysninger som er nyttige for skolen i planleggingen". Her nevnes særlige vansker i forhold til skolearbeid, sykdommer, allergier eller bruk av medisiner. Selv om det er frivillig å gi slike opplysninger, skal ikke søknadsskjemaet ha et slikt felt. Informasjon av denne typen er ikke relevant for skolen på inntakstidspunktet, og kan være egnet til å sile søkere. Videre er det et felt der søkerne skal krysse av om de har lagt ved siste tilgjengelige karakterutskrift. Dere har ikke noe prioriteringskriterium som går på karakterer, og har derfor ikke anledning til å hente inn karakterutskrifter ved søknad om inntak. Under signeringsfeltet på søknadsskjemaet står det med liten skrift at "det forventes at foresatte aktivt medvirker til at skolegangen blir best mulig for eleven, blant annet ved å møte på foreldremøter, lese meldinger fra skolen og svare på disse". Skolen har anledning til å forvente foreldresamarbeid, men plasseringen av setningen i forbindelse med signatur er uheldig og kan forstås som at foreldrene forplikter seg til noe i forbindelse med søknad om inntak.

14 Side 14 av 18 Søknadsskjemaet er ikke i tråd med regelverket. Prioriteringskriterier I følge inntaksreglementet vil søkerne prioriteres etter denne rekkefølgen: a) Søkere med tilhørighet til Syvendedags Adventistkirken b) 30 % av elevplassene på hvert trinn holdes av til dem som har lengst søkeransiennitet c) Søker har eller har hatt søsken ved skolen d) Søker er barn av skolens ansatte/styremedlemmer e) Nye søkere til lavere klassetrinn prioriteres fremfor nye søkere til høyere klassetrinn f) Resten av elevplassene blir tildelt ved loddtrekning. Skolen ønsker en mest mulig lik fordeling av gutter og jenter, og vil fordele skoleplassene så jevnt som mulig mellom kjønnene. Det fremgår av inntaksreglementet at prioriteringsreglene kun gjelder dersom søkningen er større enn kapasiteten. Dette er i tråd med regelverket. Prioriteringskriteriene er saklige, men ikke alle kriteriene er objektive og klare. Når det gjelder kriterium b) er det ikke klart om det med "30 % av elevplassene på hvert trinn" menes 30 % av totalt antall elevplasser per trinn eller 30 % av de ledige plassene som er igjen per trinn etter at dere har prioritert de som faller inn under kriterium a). Det er heller ikke definert hva som menes med "søkeransiennitet". Det må fremgå hva dere mener med søkeransiennitet, om det for eksempel har sammenheng med medlemskap i Adventistkirken, om det henger sammen med en eventuell venteliste eller om det innebærer noe annet. I og med at dere opererer med søknadsfrist, har dere ikke anledning til å prioritere etter en eventuell søknadsdato. Dette kriteriet fremstår dermed ikke som objektivt eller klart, og det er uforutsigbart for søkerne om de vil kunne bli prioritert på dette grunnlaget. Når kriteriet ikke er objektivt eller klart er det heller ikke etterprøvbart, slik regelverket krever. Rekkefølgen mellom kriteriene a) til e) er klart angitt, men kriterium f) inneholder to kriterier, både loddtrekning og at skolen ønsker en lik fordeling mellom kjønnene. Det er ikke angitt hvordan det skal prioriteres innenfor dette kriteriet, og det er ikke forutsigbart om den kjønnsbalansen dere ønsker, henger sammen med loddtrekningen eller om det egentlig er to separate kriterier. Det fremgår heller ikke tydelig nok at loddtrekning brukes når det er flere søkere som oppfyller det samme prioriteringskriteriet, slik at søkerne ikke kan skilles på annet vis. Totalt sett er ikke rekkefølgen mellom prioriteringskriteriene klart angitt, og alle kriteriene er ikke objektive, klare og etterprøvbare. Dette er ikke i tråd med regelverket. Beslutninger om inntak Skolens vedtak om inntak er skriftlig, og i tråd med forvaltningsloven 23. Vedtaket informerer om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, men mangler informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Dette er ikke i samsvar med forvaltningsloven 27 tredje ledd. Dere har ikke fattet vedtak om avslag på søknad om inntak. Vi kan derfor ikke vurdere hvilken praksis dere har for slike vedtak. Dere har sendt inn en mal for vedtak om avslag som inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, men mangler informasjon om retten til å se sakens dokumenter. I motsetning til en innvilgelse av inntak, krever et avslag også en begrunnelse. I malen vises det til at avslaget har skjedd i samsvar med friskoleloven og skolens inntaksreglement, men det er ikke lagt til rette

15 Side 15 av 18 for en mer utfyllende begrunnelse når det gjelder de faktiske forholdene som er lagt til grunn for avslaget. Det heter bare at det ikke gis tilbud om skoleplass og at det tilbys å stå på venteliste. Dette er ikke en tilstrekkelig begrunnelse. Malen er derfor ikke egnet til å oppfylle lovens krav. Styrets tilbakemelding på foreløpig rapport Dere har i tilbakemelding på foreløpig rapport skrevet at dere er enige i observasjonene og vurderingene når det gjelder inntak, og vil rette opp forholdene som er påpekt. Dere skriver at dere så raskt som mulig vil gjøre de endringer som kreves for å bringe forholdene i harmoni med regelverket.

16 Side 16 av 18 7 Våre reaksjoner 7.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Tilstandsrapport 1. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 2. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Pålegget innebærer følgende: Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 3. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret skal sørge for at en eventuell begrensning i antall elever gjøres tilgjengelig for potensielle søkere, før søknadsfristen. 4. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal sørge for at rekkefølgen mellom prioriteringsreglene i inntaksreglementet er klart angitt. b. Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 5. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Pålegget innebærer følgende: a. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. b. Skolen skal sørge for at prioriteringsreglene er etterprøvbare (ikke skjønnsmessige).

17 Side 17 av Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Pålegget innebærer følgende: Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 7. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når påleggene er rettet, skal styret ved Vatneli skole Adventistsamfunnet Grunnskoler erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Frist for innsending er 30. november Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner. 8 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Rannveig Dahlen Wesnes rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

18 Side 18 av 18 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkallinger og referater fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Liste over representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Referat med vedtak av skolens regnskap Referat med vedtak av skolens budsjett Redegjørelse for informasjon til revisor Bekreftelse på ansettelse av daglig leder Tilstandsrapporter, årsberetninger og handlingsplaner Referat fra styremøter hvor skolens rapporter og planer har vært på agendaen Inntaksreglement Inntaksmatrise Søknadsskjema Referat med vedtak av skolens inntaksreglement Redegjørelse for bekjentgjøring av inntaksreglement En avgjørelse om inntak Mal for avslag på søknad om inntak