Innhenting av tilbud på taksering av eiendommer i Tingvoll kommune

Transkript

1 Konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon Innhenting av tilbud på taksering av eiendommer i Tingvoll kommune 1. Oppdraget 1.1. Oppdragsgiver Tingvoll kommune v/økonomiavdelingen, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til anbudskonkurranse i forbindelse med utvidet innføring av eiendomsskatt. Mer informasjon om kommunen finnes på Formålet med anskaffelsen Taksering av skattbare objekter, unntatt boligeiendommer der formuesgrunnlaget skal brukes og kraftanlegg verdsettes av Sentralkontoret for Storbedrifter. Dette innbefatter taksering av verker og bruk (produksjonseiendommer med produksjonsutstyr/maskiner, oppdrettsanlegg, lav- og høyspennsnett, teleinstallasjoner), næringseiendommer ellers, fritidsboliger og bolighus uten formuesgrunnlag (inkl våningshus). Fristen for gjennomføring av prosjektet er Kontraktforutsetninger Som generell kontrakts forutsetninger mellom oppdragsgiver og leverandør, gjelder NS Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN den Tilbudsbefaring Det er ikke tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger oppdragsgivers sin kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Konkurranse Taksering eiendomsskatt og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post:. Navn: Harald Bergdal, Økonomisjef Adresse: Tingvoll kommune, Midtvågvegen 2, 6630 Tingvoll

2 Telefon: E-post: 1.7. Oppdatering av konkurransegrunnlaget. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av «Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr 69 og «Forskrift om offentlige anskaffelser» av 15.juni For denne anskaffelsen gjelder sorskriften del I og III Anskaffelsesprosedyrer Denne anskaffelsen følger prosedyren for «Åpen anbudskonkurranse». Alle intresserte leverandører kan derfor gi tilbud. Denne anskaffelsesprosedyren tillater ikke forhandlinger med tilbydere før konkurransen er avgjort Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse hvis: Forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbud blir avvist, eller Oppdragsgiver bestemmer å forkaste alle tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig be om nærmere begrunnelse på hvorfor: Leverandørens forespørsel om å delta blir avvist tilbudet er avvist, eller leverandørens tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på en slik forespørsel senest 15 dager etter at forespørselen er mottatt Offentlighet For allmenheten sin rett til innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder offentlighetsloven av 19.juni 1970 nr 69. Innsyn kan avgrenses til hjemmel i forskriften av 14.februar 1986 punkt V nr 12, gitt i medhold av offentlighetsloven Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbud mot at oppdragsgivers sine ansatte deltar i konkurransen En tilsatt i Tingvoll kommune kan ikke delta i konkurransen, eller inngå kontrakt med leverandør i forbindelse med tjenester som skal leveres i denne leveransen Habilitet Det blir her vist til forvaltningslovens 6 til 10 og kommuneloven 40 nr 3.

3 3. Krav til leverandøren 3.1. Kvalifikasjonskrav Tilbyder må ha kunnskap om eiendomsskatteloven og byskatteloven samt tolking av disse i norsk rettspraksis. Det blir krevd nødvendig kompetanse for taksering Takstleverandøren må ha kjennskap til takstverdier i det distriktet som skal takseres. Det skal oppgis referanser for de personene som skal utføre oppdraget. Det blir krevd at alle offentlige skatter og avgifter er betalt. Det blir krevd at tilbyder har nødvendig registrering i foretaksregisteret Dokumentasjonskrav Det blir krevd at følgende dokumentasjon blir lagt fram: Dokumentasjon på registrering i foretaksregisteret Dokumentasjon på formell kompetanse Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag, som det gis tilbud på. Referanser på nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Referanseliste for 3 stk sammenlignbare prosjekter de siste 2 år. Attest for betalte skatter og avgifter inkl merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). HMS-erklæring, jfr vedlagt skjema skal fylles ut (for enkeltmannsforetak uten tilsatte, gjelder ikke kravet til HMS-erklæring). NB! All dokumentasjon som er krevd, skal ligge ved tilbudet. Dersom tilbudet er ufullstendig på dette punktet, risikere tilbyder å få tilbudet avvist. 4. Krav til tilbudet 4.1. Utforming av tilbudet og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og signert. Tilbudet skal være merket med «Tilbud taksering eiendomsskatt» Tilbudet skal sendes i lukket forsendelse. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal leveres i ett eksemplar. Tilbudet kan ikke leveres per e-post Tilbudsfrist Siste frist for levering av tilbud er kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen senest innen utløpet av tilbudsfristen. Dersom tilbudet sendes per post, er tilbudet rettidig gitt dersom det kan dokumenteres fra postverket at tilbudet er poststemplet senest dagen før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkommet tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til kl 12:00.

4 4.4. Innleveringssted Tilbudet skal leveres/sendes til Tingvoll kommune v/økonomi, Midtvågvegen 2, 6630 Tingvoll 4.5. Tilbud og prisskjema Tilbudet skal gis på fastlagt skjema, se vedlegg. Tilbudsskjemaet skal leveres i utfylt stand, det skal være datert og underskrevet. Dersom leverandøren ønsker å gi detaljespesifikasjon og pris ut over det som går fram i skjemaet, skal dette identifiseres og gis som et eget vedlegg Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Tilbakekallelse eller endring av tilbud Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav, jf. FOA Omkostninger Omkostninger som tilbyder påtar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert. 5. Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir minimumskrav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildeling av kontrakt. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris 55 % Kompetanse og gjennomføringsevne 45 % Med kompetanse og gjennomføringsevne menes: Relevant juridisk kompetanse Kartkunnskap

5 Eiendomskunnskap (Matrikkel) Bygningskompetanse Kompetanse pris eiendomsmarkedet Takstfaglig kompetanse Vise en fremdriftsplan for hvordan oppdraget gjennomføres i samarbeid med oppdragsiver, og hvordan denne fører frem til et resultat i henhold til kravspesifikasjonen og oppdragsgivers frist for leveransen. Gjennomføringsevne til tilbyder Med pris menes: Sammensetning av fastpris og timespris. Oppdragsgiver vil vurdere tilbudene på bakgrunn av prisen som markert i prisskjema. Alle priser skal være eks merverdiavgift og i norske kroner. Alle kostnader skal være med, inkl reise og oppholdskostnader, skatter, avgifter, levering og faktureringskostnader. Evaluering av tilbudene Vi vil benytte en karakterskala fra 0 10 for alle kriterier i vurderingen av de enkelte tilbud, hvor karakter 10 er best. Vi ber om at leverandørene i sitt tilbud gir beskrivelse/dokumenterer sin løsning på en slik måte at det gjør oppdragsgiver i stand til å gjøre valg ut i fra ovenstående kriterier. Vektingsmodell Poeng gis for alle tildelingskriterier fra 10-1 hvor 10 poeng er best. Det benyttes lineær metode for prisberegning og poengsetting. Lineær metode innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Laveste tilbudte pris får 10 poeng. Dette uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = x(pe-pb)/pb. Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris.

6 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-g foreligger Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-d foreligger Forhandlinger Det er ikke anledning til å forhandle jf. FOA AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 7.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en karensfrist på 12 kalenderdager. Når karensfristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 8. Vedlegg Prisskjema

7 Kravspesifikasjon Taksering av verker og bruk (produksjonseiendommer med produksjonsutstyr / maskiner, oppdrettsanlegg, lav- og høyspentnett, teleinstallasjoner), Næringseiendommer, fritidseiendommer og boliger uten formuesgrunnlag. Prisforutsetninger For takseringsarbeid blir det generelt vist til reglene i eiendomsskatteloven og byskatteloven 5, jfr eiendomsskatteloven 33. Alt takseringsarbeid skal leveres oppdragsgiver for direkte registrering i Komtek E-skatt eller på elektronisk format konvertibelt med Komtek E-skatt. Fristen for ferdigstilling takseringsarbeidet er satt til jfr pkt 1.2. Oppdragsgiver utarbeider oversikt over alle eiendommer som skal takseres. Det blir videre utarbeidet takseringsskjema etter mal for lignende prosjekter for de fleste eiendommene som skal takseres. For taksering av kraftlinjer og produksjonsutstyr blir det ikke fastlagt skjema. Leverandøren må selv utarbeide slike skjema. Kommunen har ikke oversikt over produksjonsutstyr tilhørende den enkelte eiendommen som skal takseres. Takseringsskjemaene vil partene gjennomgå før takseringsarbeidet starter. Oppdragsgiver stiller med 5 besiktigelseslag bestående av 2 personer, for taksering av næringseiendommer, fritidseiendommer og boliger. Leverandøren må gjennomføre opplæring av disse. Oppdragsgiver vil stille med elektronisk løsning for takseringsskjema for besiktigelsesmenn. Alternativ løsning vil bli avklart sammen med valgt leverandør. Alle eiendommene som skal besiktiges, skal samtidig måles opp utvendig for oppgradering av matrikkel. Oppdragsgiver vil stille med nødvendig utstyr til dette. Det skal ikke legges opp til møtevirksomhet mellom oppdragsgiver og takseringsfirmaet før taksering av kraftlinjer er gjennomført. Her er heller ikke besiktigelse nødvendig. Takseringen skal gjøres etter de prinsipp som til nå er lagt til grunn for taksering av slike nett. Leverandøren innhenter selv relevant informasjon som trengs fra netteier. Oppdragsgiver ønsker en samlet pris på hele takseringsarbeidet for alle netteiere under ett. I prisen skal det også inngå eventuell besiktigelse av anlegg, reisetid og reisekostnader m.m. Taksering skal gjøres på følgende måte: Prosjektleder vil i samarbeid med leverandør og sakkyndig nemnd, utarbeide sjablonger for taksering av de ulike eiendomstypene. Det blir laget skjema for hver eiendom med grunnlag fra GAB. Tilbyder skal vurdere om de opplysningene som er oppgitt er korrekte. Med unntak for produksjonseiendommer med produksjonsutstyr /maskiner er det bare de forhold som skal kontrolleres ved ev besiktigelse som tilbyder skal gi tilbakemelding på. Vurderingene blir gjort ut fra besiktigelse som skal gjennomføres. Dersom takseringsfirmaet mener det er feil i

8 grunnlagsopplysningene, skal oppdragsgiver varsles. I slike tilfeller skal eiendomsskattekontoret avgjøre hvilke ytterligere undersøkelser som skal iverksettes. Alle eiendommer som takseres skal besiktiges. Leverandør skal på forhånd varsle besiktigelse til eier. Eieren skal ha mulighet til å være til stede ved besiktigelsen. Med unntak av produksjonseiendommer med produksjonsutstyr / maskiner, er det ikke forutsatt innvendig besiktigelse. Besiktigelsesmann/takstmann skal vurdere de skjønnsmessige faktorene som skal utføres etter skjemaet. Ytterligere opplysninger som trengs for å gjennomføre et komplett takseringsarbeid, må takseringsfirmaet selv fremskaffe. Det må påregnes en del møtevirksomhet med oppdragsgiver før takseringsarbeidet starter, og etter hvert som takseringsarbeidet går framover. Det skal være inkludert i enhetsprisen. Antall enheter er retningsgivende. Vi tar som forutsetning at det blir fakturert for det faktiske antallet. Det presiseres at taksten som takstfirmaet leverer kun er rettledende for oppdragsgiver. Dersom sakkyndig nemnd ber om ytterligere presiseringer/avklaringer i forbindelse med en gitt takst, skal dette gjøres uten tillegg i prisen. Som forutsetning for tjenesten vil oppdragsgiver angi hvor lang tid takseringsarbeidet kan ta fra kontrakten er signert. Dersom leverandør ikke kan levere tjenesten innen fristen, skal det klart komme fram i tilbudsbrevet. Dersom den tilbudte tiden avviker så mye fra den oppsatte tidsramma at det vil gå ut over utskriving av eiendomsskatten, vil tilbudet bli avvist. Det kan bli aktuelt med tilleggsarbeider ifm takseringsarbeidet. Slikt arbeid skal ikke starte før det foreligger skriftlig bestilling fra oppdragsgiver. Arbeid som ikke er bestilt, vil ikke bli honorert. Det skal føres timelister som skal godkjennes av oppdragsgiver etter hver som slikt arbeid utføres. Timelister for tilleggsarbeid skal leveres oppdragsgiver til godkjenning en gang per måned. Enhetsprisen i tilbudet skal være inklusiv alle omkostninger med et komplett takseringsarbeid dette gjelder reisetid, reiseutgifter, diett, kontorutgifter, bruk av teknisk utstyr, forberedelser, gjennomføring og avslutning, møter med oppdragsgiver m.m. Det gis ikke tillegg for feil eller forhold som tilbyder burde ha satt seg inn i eller tatt med i betraktningen ved prisfastsettelsen.

9 Prisskjema taksering av verker og bruk (produksjonseiendommer med produksjonsutstyr / maskiner, lav- og høyspentnett, teleinstallasjoner og oppdrettsanlegg) Post nr. Beskrivelse Enhet Antall Stipulert tidsbruk 1.0 Gi komplett timepris for takseringsarbeidet. Timepris skal dekke alle utgifter med å gjøre et komplett arbeid. 20 Kr. pr. time eks. mva. 2.0 Andre utgifter som er nødvendig for å kunne gjøre komplett takseringsarbeid. Skal spesifiseres. Stipulerttotal sum eks. mva: kr Tjenesten skal leveres i tidsrommet september-desember Sted og dato: Firmanavn og ansvarlig underskrift:

10 Prisskjema taksering av næringsbygg (butikker, kontorer, etc.) Post nr. Beskrivelse (bygningstypekode i parantes) Enhet Antall Stipulert tidsbruk 3.0 Næringsbygg, landbruk ( ) Offentlige bygg, butikker, kontorbygg m.m. ( ) Trafikk og kommunikasjon ( ) Overnatting og servering ( ) Undervisning, idrett og kulturhus( ) Helsebygg ( ) Beredskap m.m Oppgi komplett timepris for takseringsarbeidet. Timeprisen skal dekke alle utgifter med å gjøre et komplett arbeid. 50 Kr pr.time eks. mva. 5.0 Andre utgifter som er nødvendig for å kunne gjøre komplett takseringsarbeid. Skal spesifiseres. Stipulert total sum eks. mva: kr Tjenesten skal leveres i tidsrommet september-desember Sted og dato: Firmanavn og ansvarlig underskrift:

11 Prisskjema for taksering av fritidseiendommer og boliger Post nr. Beskrivelse Enhet Antall Enhetspris eks. mva. 6.0 Fristidseiendommer Våningshus (boenheter) Boliger (boenheter) Eiendommer med formuesgrunnlag Oppgi timespris for tilleggsarbeid I timeprisen skal all lønns- og kontorutgifter inngå, samt reiseutgifter og reisetid, som er nødvendig for å utføre tilleggsarbeidet. Kr pr.time eks. mva. 8.0 Andre utgifter som er nødvendig for å kunne gjøre komplett takseringsarbeid. Skal spesifiseres. Stipulert total sum eks. mva: kr Tjenesten skal leveres i tidsrommet september-desember Sted og dato: Firmanavn og ansvarlig underskrift: