PANDEMIPLAN FOR HØGSKOLEN I TELEMARK

Transkript

1 Høgsklen i Telemark PANDEMIPLAN FOR HØGSKOLEN I TELEMARK Innledning Denne pandemiplanen fr Høgsklen i Telemark (HiT) er et vedlegg til høgsklens rdinære krisehåndteringsplan. Vår pandemiplan er utarbeidet med grunnlag i de anbefalinger sm er gitt fra Direktratet fr samfunnssikkerhet g beredskap (DSB) g er basert på følgende frutsetninger: Pandemien vil vare i 15 uker. Fra den 5. uken vi persnellfraværet ligge på %. Dette vil vare til den 10. uken. Pandemien når en tpp uke 6 g 7. Da skal et fravær på pp til 40 % kunne håndteres. Fr de sm er syke, må en regne med et fravær på minst 10 arbeidsdager. Planen er i hvedtrekk delt i tre; en del sm tar fr seg et medarbeiderfravær på inntil 40 %, en del sm tar fr seg reduksjn av smittespredning g en del sm tar fr seg kmmunikasjnsmrådet. Planen gir innledningsvis en versikt ver høgsklens ulike funksjner g aktiviteter, dernest en versikt ver hvilke av disse sm ansees sm mest kritiske å ivareta under en pandemi. Med bakgrunn i et fravær på pptil 40 %, er det så gjrt en vurdering av hvilket mfang persnalressursene må være på fr å ppretthlde de mest kritiske ppgavene. Samlet versikt ver høgsklens ulike funksjner g aktiviteter Virksmheten ved HiT kan inndeles i følgende hvedfunksjner: Faglig virksmhet, tekniskadministrativ virksmhet g ledelse. Faglig virksmhet Den faglige virksmheten utgjør primærvirksmheten i høgsklen. Følgende hvedmråder inngår her: undervisning g veiledning i ulike frmer, eksamensarbeid/sensur/vurdering av studentprestasjner, FU/kunstnerisk/kreativ virksmhet. I tillegg kmmer tid til frmidling, den tid faglig ansatte bruker til å hlde seg faglig à jur (faglig/pedaggisk frnyelse), samt diverse administrative ppgaver, faglig utredningsarbeid, gjennmføring av seminarer m.v. Teknisk-administrativ virksmhet Den teknisk-administrative virksmheten har sm hvedppgave å være støttefunksjn fr den faglige virksmheten. I den teknisk-administrative virksmheten inngår administrasjn, biblitektjenester, drifts- g innkjøpstjenester g IT-tjenester. Administrasjn utøves både på institusjnsnivå (fellesadministrasjnen) g på avdelingsnivå (avdelingsadministrasjner), g består av hvedmrådene persnalfrvaltning g rganisasjnsutvikling, studiefrvaltning g øknmifrvaltning. I persnalfrvaltning g rganisasjnsutvikling inngår følgende aktiviteter: Tilsettinger Persnaladministrasjn

2 2 Organisasjnsutvikling/persnalplitikk HMS Likestilling Drøftinger g frhandlinger, sekretariatfunksjn m.v. I studiefrvaltning inngår følgende aktiviteter: Opptak, herunder studieinfrmasjn g markedsføring. Internasjnaliseringsarbeid. FU-administrasjn. Bidrags- g ppdragsvirksmhet. Administrasjn g støttetjeneste fr diverse administrative datasystemer sm er i bruk i høgsklen (ADB). Kvalitetssikringsarbeid. Studieadministrativ saksbehandling, utvikling g utredning, sekretariatfunksjn, rm- g timeplanlegging m.v. I øknmifrvaltning inngår følgende aktiviteter: Budsjett- g øknmistyring. Regnskap, herunder øknmirapprtering m.v. Lønn. Fakturabehandling. Når det gjelder fellestjenestene (biblitek, drift g innkjøp g IT), er det en leder fr hver av disse g med utløpere på hvedstudiestedene. I Bibliteket inngår følgende aktiviteter: Utlån. Støtte til frskning g publisering. Utarbeiding av pensumlister. Diverse veiledning, kurstilbud m.v. I Driftstjenesten inngår følgende aktiviteter: Ansvar fr bygg g anlegg, herunder låsesystemer m.v. Ekspedisjnstjeneste g sentralbrd. Renhld. Renvasjn/enøk. Kpieringstjenester/AV-utstyr. Innkjøp (system, retningslinjer avtaler). Når det gjelder ansvar fr bygg g anlegg, gjøres ppmerksm på at det er Statsbygg sm eier bygningene der høgsklen driver sin virksmhet, g sm har hvedansvaret fr den tekniske driften av bygningene. Det er likevel mange ppgaver knyttet til drift, ettersyn g vedlikehld sm faller på Driftstjenesten i høgsklen. I IT-tjenesten inngår følgende aktiviteter: Utvikling g drift av høgsklens infrastruktur fr telefni-, vide- g datatjenester, herunder utvikling g drift av netteverk. Innkjøp g frdeling av datautstyr. Anskaffelse g drift av servere fr felles datasystemer g IT-tjenester, samt basis prgramvare fr hele høgsklen. Ledelse Ledelse i høgsklen utøves på institusjnsnivå g på avdelings- g instituttnivå. I tillegg har høgsklen fellestjenester (Biblitek, Driftstjeneste g IT-tjeneste) med egen ledelse. Kritiske funksjner/arbeidsppgaver Med bakgrunn i vennevnte versikt, er det nedenfr gjrt en vurdering av hvilke funksjner/ aktiviteter sm anses sm kritiske i den frstand at de bør ppretthldes mer eller mindre sm nrmalt, eventuelt i ne redusert mfang, på trss av strt medarbeiderfravær.

3 3 Faglig virksmhet Undervisning g veiledning står naturlig nk helt sentralt i høgsklens faglige virksmhet. Det vil få stre knsekvenser dersm undervisnings- g veiledningstilbudet til studentene reduseres eller helt faller brt i en peride. Så langt det er mulig, bør det derfr tas sikte på at det samlede undervisningstilbudet kan gjennmføres i samsvar med fastsatte planer. Et annet priritert mråde vil være avvikling av avsluttende eksamener. Så langt det er mulig, bør det tas sikte på å gjennmføre disse sm planlagt. Et kritisk punkt i den sammenheng vil være selve eksamensavviklingen. Dette er i første rekke en administrativ ppgave sm i vurderingene nedenfr derfr vil bli nærmere mtalt under det teknisk-administrative mrådet. Når det gjelder den mer løpende vurdering av studenten i frm av underveisevalueringer m.v., må det kunne aksepteres at slike utgår i perider med strt medarbeiderfravær. Når det gjelder FU g kunstnerisk-kreativ virksmhet, er dette et mråde sm trlig må nedpririteres ved strt fravær. Det samme gjelder øvrige aktiviteter knyttet til den faglige virksmheten, sm frmidling, faglig utredningsarbeid, gjennmføring av seminarer, administrative ppgaver m.v. Teknisk-administrativ virksmhet Innenfr den teknisk-administrative virksmheten, vil det være aktuelt å priritere aktiviteter sm bidrar til å hlde hjulene i gang. Med dette sm utgangspunkt er det nedenfr gjrt en vurdering av hvilke funksjner/arbeidsppgaver sm må ppretthldes med ingen eller minimal mengdemessig reduksjn g/eller minimalt tidsmessig avbrudd. I denne vurderingen er det lagt til grunn at det er visse funksjner/arbeidsppgaver sm er av en slik art at brtfall eller eventuell utsettelse av disse vil kunne føre til at høgsklens virksmhet blir fullstendig eller delvis lammet. De funksjner/ arbeidsppgaver sm vurderes sm spesielt kritiske er sm følger: Opptak av studenter. Opptak av nye studenter skjer i en hektisk peride fra ca. 15. mars til 1. september. Opptaksarbeidet skjer iht. strenge tidsfrister g kan ikke utsettes. Dersm en pandemi skulle inntreffe i pptaksperiden, vil det kunne få alvrlige følger. Det må derfr planlegges med tanke på at pptaksarbeidet skal kunne gå mer eller mindre sm nrmalt selv m en slik situasjn skulle ppstå. Administrasjn g støttetjeneste fr administrative datasystemer Høgsklen er avhengig av at de administrative datasystemene fungerer fr at virksmheten skal kunne drives videre. Det gjelder det studieadministrative systemet, høgsklens elektrniske saksbehandlingssystem m.v. Dersm det ppstår feil eller ufrutsette hendelser knyttet til disse systemene uten at disse rettes pp, vil det få alvrlige følger fr høgsklens øvrige virksmhet. Utbetaling av lønn. Utbetaling av fast lønn skal skje iht. fastsatte dater g iht. inngåtte arbeidsavtaler. Det kan få knsekvenser dersm høgsklen sm arbeidsgiver ikke verhlder sine frpliktelser mht, lønnsutbetaling. Fakturabehandling. Fakturabehandling må gså sies å være en kritisk funksjn. Det er viktig at betalingsfrister verhldes, slik at det ikke ppstår rentegebyr g eventuelle inkasskrav. Leverandører med stre utestående frdringer vil kunne være avhengig av at betaling skjer til rett tid, slik at ikke disse selv kan få vansker med driften. Dette gjelder kanskje spesielt mindre firmaer sm levere varer g tjenester til høgsklen. Arkiv/pstmttak. Det er særdeles viktig at registrering av inn- g utgående pst kan skje sm nrmalt. Dersm dette ikke fungerer, kan det medføre at viktige brev m.v. blir liggende ubehandlet i lengre tid. Et visst tilsyn av høgsklens bygninger g anlegg. Høgsklen rår ver stre verdier i frm av bl.a. bygninger, uteanlegg m.v. Disse trenger regelmessig tilsyn. Uten slikt tilsyn kan det frt ppstå skader med stre øknmiske knsekvenser. Ekspedisjnstjenesten. Høgsklen er avhengig av at ekspedisjnstjenesten fungerer fr bl.a. å kunne betjene studentene. Viktige arbeidsppgaver sm utføres er veiledning av studenter, bl.a. i frbindelse md lånekassesøknader, studentregistrering m.v. Sentralbrdtjenesten.

4 4 Svært mange henvendelser til høgsklen skjer pr. telefn. Fr at henvendelsene skal bli tatt hånd m, er det viktig at sentralbrdet er betjent. Renhld. Dersm renhldsfunksjnene ikke skulle bli ivaretatt fr en peride, kan dette få alvrlige følger fr den øvrige driften av høgsklen. I sin ytterste knsekvens kan det føre til hel eller delvis stengning av høgsklens lkaler. Drift av datanettverk g telefni. Dersm høgsklens datanettverk g/eller telefnisystem faller ut, vil dette trlig ha en lammende effekt på høgsklens virksmhet. Dette gjelder spesielt datanettverket. Svært mange arbeidsppgaver sm utføres, skjer elektrniske via datanettet, g brtfall av dette vil føre til at det er svært lite høgsklens medarbeidere vil kunne få utrettet. Brtfall av telefnisystemet vil trlig i en viss grad kunne erstattes med kntakt pr. mbiltelefn. Ledelse De mest sentrale lederfunksjnene må ivaretas selv m det er strt medarbeiderfravær. En vurdering av hvilket persnalbehv sm kreves fr å ppretthlde kritiske funksjner/arbeidsppgaver Faglig virksmhet Undervisning g veiledning m.v. Den faglige virksmheten utgjør primærvirksmheten i høgsklen. Innenfr den faglige virksmheten bør undervisning g veiledning videreføres så langt det er mulig til trss fr strt fravær, jf. det sm framgår venfr. Ved HiT gis det undervisning, veiledning m.v. innen en rekke fag g emner. Disse er til dels svært spesialiserte. Dersm en medarbeider med ansvar fr ett fag eller emne skulle bli brte pga. sykdm, er det derfr tvilsmt m andre medarbeidere kan gå inn g verta denne undervisningen. Spørsmålet når det gjelder muligheten fr videreføring av undervisning g veiledning på trss av strt medarbeiderfravær, vil derfr ikke først g fremst være hvr lav persnaldekning en samlet sett kan tåle, men snarere hvilke fag/emner sm blir rammet av fravær. Når det spørres m hvrdan den faglige virksmheten vil se ut med et fravær på 40 %, vil svaret på dette derfr være avhengig av hvilke fag/emner sm er rammet, g i hvilken grad en klarer å bytte m på ppsatte planer alt etter hvilke medarbeidere sm er til stede, slik at undervisningen likevel kan gå sin gang. Teknisk-administrativ virksmhet Av de kritiske funksjner/arbeidsppgaver innenfr teknisk-administrativ virksmhet sm er identifisert venfr, vil følgende kunne ivaretas fr hele høgsklen av kun 1 medarbeider, frutsatt at denne medarbeideren har den nødvendige kmpetanse på mrådet: Administrasjn g støttetjeneste fr administrative datasystemer. Utbetaling av lønn. Fakturabehandling. Arkiv/pstmttak. Sentralbrdtjenesten. Drift av datanettverk g telefni. Fr de øvrige kritiske funksjner/arbeidsppgaver, vil det være nødvendig med ne høyere persnaldekning fr at disse skal kunne ppretthldes. Behvet vurderes sm følger: Eksamensavvikling. Sm tidligere nevnt, vil eksamensavvikling være et kritisk mråde ved strt medarbeiderfravær dersm dette inntreffer i eksamensperiden. En kritisk funksjn når det gjelder eksamensavvikling vil være selve administreringen av eksamenene. Fr å ivareta dette, kreves det minimum en eksamensadministratr ved hver av de 4 avdelingene i høgsklen. Opptak av studenter. Når det gjelder arbeidsppgaver knyttet til pptak av studenter, har høgsklen sm tidligere nevnt behv fr å leie ekstrahjelp i den hektiske pptaksperiden fra 15. mars til 1. september.

5 5 I denne periden vil derfr prblemstillingen ikke være hvr lavt bemanningsnivå en kan tåle, men snarere hvr mye en må styrke bemanningen med fr å ivareta de aktuelle arbeidsppgavene. Det er imidlertid bare de fast ansatte innen pptak sm har kmpetanse til å utføre de mer avanserte saksbehandlingsppgaver m.v. knyttet til pptak. Ekstrahjelpene vil bare kunne utføre de mer rutinepregede ppgavene. Dette innebærer at det alltid må være minst 1 av de faste pptaksmedarbeiderne til stede fr å kunne få utført alle funksjner knyttet til pptak. Et visst tilsyn med høgsklens bygninger g anlegg. HiT er gegrafisk spredt med virksmhet på 4 frskjellige studiesteder: Bø, Ntdden, Prsgrunn g Rauland. Frtrinnvis bør det derfr alltid være 1 medarbeider på jbb på hvert av hvedstudiestedene Bø, Ntdden g Prsgrunn til å føre tilsyn. Medarbeideren sm har tilsyn på Ntdden, vil i tillegg kunne føre tilsyn med studiested Rauland. I utgangspunktet vil det derfr være behv fr en minimumsbemanning på 3 medarbeidere i høgsklen samlet fr å ivareta denne funksjnen. Ekspedisjnstjenesten. Den samme prblemstillingen gjør seg gjeldende når det gjelder ekspedisjnstjenesten. Det er student-/publikumsekspedisjner på hvert av hvedstudiestedene Bø, Ntdden, Prsgrunn g Rauland. Følgelig vil det være behv fr en minimumsbemanning på 4 medarbeidere fr å ivareta den samlede ekspedisjnstjeneste i høgsklen. Renhld. Fr at det mest nødvendig renhld skal kunne bli utført, vil det være behv fr en minimumsbemanning på 2 medarbeidere på hvert av studiestedene Bø g Ntdden, samt 3 i Prsgrunn, dvs. ttalt 7 medarbeidere i hele høgsklen. Ledelse Det er nødvendig å ppretthlde de sentrale ledelsesfunksjner så vel på institusjnsnivå sm på avdelings-/driftsenhetsnivå. Det vil si at det til enhver tid må være en sm fungerer sm leder fr den samlede virksmhet i høgsklen, en sm fungerer sm leder fr hver av de 4 avdelingene, g en sm fungerer sm leder fr hver av fellestjenestene (biblitek, drift g IT), samt fr fellesadministrasjnen. Det vil si at høgsklen sm et minimum til enhver tid har behv fr 9 fungerende ledere fr at de sentrale ledelsesfunksjnene skal kunne ivaretas. Krav til persnalbehv fr å ppretthlde kritiske funksjner sett i sammenheng med et fravær på 40 % Faglig virksmhet Det er vanskelig å angi hva sm er minimum persnaldekning sm kreves fr å ppretthlde undervisning g veiledning m.v. Det antas imidlertid at ved et eventuelt fravær på 40 % blant de faglig ansatte, er det likevel relativt gde muligheter fr at undervisnings- g veiledningsaktiviteten m.v. kan frtsette, men da etter endrede planer. Sm antydet venfr, vil en mulig løsning være at det byttes m på frelesninger m.v. Men mye vil avhenge av hvem sm eventuelt blir syke samtidig. Dersm sykdmmen rammer skjevt, g det antatte 40 % -fraværet frdeler seg svært ulikt på de enkelte fagmråder, er det klart at enkeltinstitutter vil kunne få prblemer med å ppretthlde et undervisningstilbud. Teknisk-administrativ virksmhet Når det gjelder kritiske funksjner innen teknisk-administrativ virksmhet, er vurderingen sm følger: Administrasjn g støttetjeneste fr administrative datasystemer. Denne funksjnen må betegnes sm særlig sårbar i g med at det kun er en medarbeider i høgsklen sm har dette sm sitt ansvarsmråde, g har den nødvendig kmpetanse på mrådet. Dersm det skulle ppstå prblemer med ett eller flere av disse administrative datasystemene, er det trlig ingen andre i høgsklen sm pr. i dag fullt ut vil være i stand til å bistå med løsning av eventuelle prblemer. Dersm vedkmmende medarbeider, fr eksempel pga. sykdm, skulle bli fraværende, vil det derfr bli prblemer med å ppretthlde denne funksjnen sm nrmalt. Utbetaling av lønn.

6 6 Det er utbetaling av fast lønn sm er det mest kritiske. Med lønns- g persnalsystemet SAP, sm høgsklen benytter, vil imidlertid utbetaling av denne kunne gå sm nrmalt, selv med fravær på 40 % eller mer. Fakturabehandling. Høgsklen benytter det elektrniske fakturabehandlingssystemet CONTEMPUS. Sm nevnt venfr vil det være tilstrekkelig med 1 medarbeider på jbb til å håndtere systemet, slik at aktuelle fakturaer kan bli behandlet. Det er tilstrekkelig mange medarbeidere g høgsklen med kmpetanse i CONTEMPUS til at et fravær på 40 % trlig ikke vil få knsekvenser fr fakturabehandlingen. Arkiv/pstmttak. Høgsklens sentrale arkivtjeneste har 3 medarbeidere i faste stillinger. Selv med et medarbeiderfravær på 40 %, må det antas at en av arkivmedarbeiderne vil være i tjeneste. Det vil være tilstrekkelig til å håndtere den løpende pstinngang/pstutgang i arkiv- g saksbehandlingssystemet ephrte, sm høgsklen benytter. Sentralbrdtjenesten. Sentralbrdtjenesten fr hele høgsklen er lkalisert til studiested Ntdden. Det er 3 medarbeidere knyttet til sentralbrdtjenesten, hvrav 1 i deltidsstilling. Selv med et persnellfravær på 40 %, må det antas at en av disse medarbeiderne vil være i tjeneste, g kunne håndtere det mest presserende av henvendelser. Det er gså andre medarbeidere i høgsklen sm med ne pplæring trlig vil kunne gå inn g gjøre en midlertidig innsats ved sentralbrdet. Eksamensavvikling. Ved avdelingene er det i dag kun 1-2 medarbeider sm har eksamensadministrasjn sm sitt arbeidsmråde. Ut ver disse er det ingen andre medarbeidere sm uten videre vil kunne gå inn g verta alle arbeidsppgaver knyttet til denne funksjnen. Dette er derfr en funksjn sm vil være svært utsatt ved samlet persnellfravær på 40 %. Drift av datanettverk g telefni. IT-tjenesten har kmpetent persnell på alle de 3 hvedstudiestedene i høgsklen sm ved behv kan verta ppgaver fr hverandre g frestå den daglige drift av datanettverk g telefni. I verste fall kan IT-medarbeideren håndtere dette hjemmefra. Selv med et fravær på 40 % vil datanettverk g telefni derfr etter all sannsynlighet kunne drives videre sm nrmalt. Høgsklen har 3 faste medarbeidere ved det sentrale pptakskntret. Disse er alle i stand til å håndtere alle sider ved pptaksarbeidet. Det finnes gså medarbeidere med kmpetanse på pptak ute ved avdelingene, sm eventuelt kan tre støttende til. Kravet til persnaldekning fr å hlde pptaksarbeidet i gang bør derfr være ppfylt selv m det skulle bli et fravær på 40 %. Et visst tilsyn av høgsklens bygninger g anlegg. Tilsyn av bygninger g anlegg må utføres av medarbeidere i Driftstjenesten. Det bør frtrinnsvis være 1 på hvert av hvedstudiestedene sm kan ta seg av tilsynet. Driftstjenesten, Bø har 3 medarbeidere med kmpetanse på bygninger g anlegg, hvrav 2 deler en stilling. Driftstjenesten, Ntdden har 2 g Driftstjenesten, Prsgrunn har 3 medarbeidere på dette mrådet. Bemanningen bør være tistrekkelig til at denne funksjnen er dekket selv m persnellfraværet skulle bli på 40 %. Det må tas et frbehld når det gjelder Ntdden, sm bare har 2 aktuelle medarbeidere på mrådet. Tilsyn på Ntdden kan imidlertid utføres fra Bø dersm det skulle bli behv fr det i en krisesituasjn. Fr øvrig har høgsklen gså kveldsvaktmestere på hvert av hvedstudiestedene, sm vil kunne føre tilsyn dersm det skulle bli behv fr det. Ekspedisjnstjenesten. Sm det går fram venfr, bør det sm minimum være 1 medarbeider på hvert av hvedstudiestedene til å ivareta ekspedisjnstjenesten. Til ekspedisjnstjenesten ved studiested Bø er det rdinært tilknyttet 2 medarbeidere, ved studiested Ntdden 2 medarbeidere g ved studiested Prsgrunn 3 medarbeidere. I tillegg er det gså 2 medarbeidere med ppgaver innen ekspedisjnstjeneste ved studiested Rauland. Nen av disse er i deltidsstilling. Med det antall medarbeidere sm samlet er tilknyttet denne funksjnen, bør det ligge an til at en minimumsdekning på 1 medarbeider pr. hvedstudiested vil være sikret, selv med et fravær på 40 % blant persnalet. Dette bør være tilstrekkelig til å ivareta de mest presserende arbeidsppgaver ved ekspedisjnene. Til dette bildet hører gså at det finnes andre medarbeidere i høgsklen sm trlig vil kunne gjøre en midlertidig innsats i ekspedisjnstjenesten uten nevneverdig frutgående pplæring. Renhld. Med et persnalfravær på 40 % vil kvaliteten på renhldet nødvendigvis bli vesentlig lavere. En minimum persnaldekning på 7 medarbeidere er beregnet ut fra at det kun er de mest

7 7 nødvendige renhldsfunksjnene sm skal ivaretas, slik at driften ved høgsklen kan ppretthldes. En minimumsdekning tilsvarende dette bør være sikret selv m det samlede fraværet blant renhlderne skulle bli på 40 %. Ledelse Høgsklen har 6 ledere på institusjnsnivå. Disse er rektr, prrektr, høgskledirektør, samt 3 seksjnsdirektører sm leder hver sin seksjn i fellesadministrasjnen. Ved et antatt fravær på 40 % må en kunne legge til grunn at minst 1 av disse vil være i tjeneste til enhver tid, g dermed kunne ivareta lederfunksjnen fr den samlede virksmhet. Hver av avdelingene ledes av en dekan. I tillegg er det en administrasjnssjef. Avdelingene er inndelt i institutter, varierende i antall fra 2 4 pr. avdeling. Instituttene ledes av en instituttleder. Ved et antatt fravær på 40 %, må det kunne legges til grunn at minst 1 leder pr. avdeling (enten dekan, administrasjnssjef eller en av instituttlederne) er i tjeneste g kan ivareta lederfunksjnen fr vedkmmende avdeling, g gså fr det/de institutt(er) der lederen eventuelt er fraværende pga. sykdm. Når det gjelder fellestjenestene (biblitek, drift g IT), er det en leder fr hver av disse. Fellestjenestene har utløpere på hvert av de 3 hvedstudiestedene med lkale ledere (gruppeledere) på hvert sted. Det innebærer at hver av fellestjenestene har 4 ledere (1 sentral leder g 3 lkale). Det må kunne legges til grunn at minst en av lederne fr hver av fellestjenestene vil være i tjeneste, selv m det samlede fravær i høgsklen skulle bli på 40 %. Den leder sm er i tjeneste, vil da kunne ivareta de samlede lederfunksjn innenfr hver av fellestjenestene. Tiltak fr sikre tilstrekkelig persnale til å ivareta de kritiske funksjnene Faglig virksmhet Sm antydet venfr, vil et aktuelt tiltak fr å hlde undervisning/veiledning m.v. i gang være at det skjer en mrkering på fastsatte undervisningsplaner, slik at fag/emner der persnalet er fraværende utsettes mt at det gjennmføres undervisning/veiledning m.v. i fag/emner der det er dispnibelt persnell. En annen mulighet er selvsagt å ta igjen tapt undervisning/veiledning m.v. senere ved f.eks. i større grad å legge en del undervisning til kveldstid i en peride fr dermed å få utnyttet dagene bedre. Det må i så fall påregnes en del vertid blant de faglig ansatte fr å ta igjen det tapte. Dette vil gså innebære utfrdringer fr rm- g timeplanleggingen, men lar seg etter all sannsynlighet gjennmføre. Fr visse fag/emner kan det være aktuelt å kntakte pensjnister med tanke på å hlde enkeltfrelesninger. I den grad det er kmpetanse på det aktuelle fag/emne i høgsklens timelærerkrps, vil det gså være aktuelt å kntakte disse med tanke på å få gjennmført undervisningen. Teknisk-administrativ virksmhet Fr å sikre at enkelte kritiske arbeidsppgaver på det teknisk-administrative mrådet blir utført under en pandemi, er det nødvendig å skaffe dublerende kmpetanse. Kartleggingen g vurderingene venfr viser at dette gjelder administrasjn g støttetjeneste fr administrative datasystemer. Dette er en funksjn sm er særlig sårbar ved at det bare er 1 medarbeider sm har den nødvendige kmpetanse fr å ivareta dette fullt ut. Dette må løses ved et av følgende tiltak: a) 1 eller helst 2 andre medarbeidere læres pp til å kunne ivareta de mest kritiske arbeidsppgaver knyttet til denne funksjnen, eller b) dette er et mråde sm pririteres ved at eventuell ledig stilling i administrasjnen mdispneres til å kunne dekke bl.a. slike ppgaver. Behvet fr dublerende kmpetanse gjør seg gså gjeldende innenfr eksamensavvikling, Det er ikke tilstrekkelig å ha kun 1 medarbeider ved hver avdeling sm har kmpetanse til å ivareta alle ppgaver

8 8 knyttet til dette. Hver avdeling bør derfr iverksette tiltak fr å lære pp 1 2 øvrige medarbeidere med tanke på at disse kan gå inn g verta arbeid med eksamensavvikling ved eventuelt fravær. Både når det gjelder sentralbrdtjenesten g ekspedisjnstjenesten, er det grunn til å tr at disse funksjnene vil være dekket innenfr den bemanning sm nå er ved disse tjenestene selv m persnellfraværet skulle bli 40 %. Fr øvrig har disse tjenestene en del faste arbeidsppgaver. I den grad det finnes skriftlige rutiner g prsedyrer fr disse arbeidsppgavene, vil det i en krisesituasjn være enklere fr andre medarbeidere i høgsklen å bistå både sentralbrdtjenesten g ekspedisjnstjenesten. Skriftlige rutiner g prsedyrer bør derfr gjennmgås med dette fr øye, eventuelt utarbeides hvis det ikke allerede freligger slike. Når det gjelder bygninger g anlegg, vil aktuelt tiltak i en krisesituasjn være å redusere høgsklens åpningstider. Dette vil i så fall gi åpning fr at høgsklens kveldsvaktmestere kan settes inn i ppgaver med ettersyn av bygninger g anlegg på dagtid dersm det skulle bli behv fr det. Kartleggingen g vurderingene ellers tilsier at øvrige kritiske funksjner innenfr det tekniskadministrative mrådet vil være sikret innenfr den persnaldekning sm pr. i dag er knyttet til disse funksjnene selv m det skulle bli et fravær tilsvarende 40 %. Det skulle derfr ikke være grunn til å iverksette knkrete tiltak rettet mt disse funksjnene spesielt. Generelle tiltak ved strt fravær blant persnalet, g sm vil gjelde alle funksjner, er mer bruk av vertid fr å få utført arbeidsppgavene, samt at ansatte i deltidsstillinger anmdes m i en peride å arbeide ne ut ver sin deltidsprsent fr å avhjelpe situasjnen. Av høgsklens 600 ansatte er det ca. 150 sm er i deltidsstilling. Her ligger det derfr i utgangspunktet et ptensial med tanke på å få tilstrekkelig persnale til å dekke kritiske funksjner ved en pandemi. Ledelse Sm det går fram venfr, vil de mest sentrale ledelsesfunksjner både på institusjnsnivå, avdelings- /instituttnivå g innenfr fellestjenestene etter all sannsynlighet kunne bli ivaretatt ved at det innenfr det samlede lederkrps på alle disse nivåene trlig alltid vil være minst 1 leder i tjeneste sm kan fungere. Det skulle således ikke være behv fr spesielle tiltak fr å dekke pp lederfunksjnene i frbindelse med en eventuell pandemi. Tiltak fr å minske risiken fr smittespredning Alle tiltak fr å minske risiken fr smittespredning ved HiT vil være basert på de råd sm gis fra helsemyndighetene, bl.a. fra Flkehelseinstituttet. Fr å redusere smitte av influensa gjelder det å minske kntakten mellm smittekilder g smittemttakelige. Ved influensa er det i str grad sammenfall i tid mellm symptmer g smittsmhet: de influensasmittede er selv smittsmme mens de har symptmer. Smittekildene er i hvedsak de influensasyke, men sykdmmen kan hs 30-50% være så mild at de smittede ikke frstår at de er syke g kan være smittekilder. Fr å redusere smittespredning gjelder følgende tiltak fr alle medarbeidere uavhengig av influensasymptmer. Dette vil redusere antallet smittefarlige kntakter mellm smittekilder g smittemttakelige. Det er avgjørende å ha gde rengjøringsrutiner, en gd hste- g nysekultur g begrense eget aktivitetsnivå så langt det er mulig. Sm en hvedregel skal de sm føler seg influensasyke, hlde seg hjemme minst 10 dager fra symptmstart. Aktuelle tiltak vil være: Hygieniske tiltak Vask hendene grundig g fte. Bruk eventuelt alkhlbasert desinfeksjnsmiddel Vask hendene spesielt gdt etter hsting i hendene, etter kntakt med ansiktet g før du spiser Sørg fr at hste skjer i friluft langt brte fra klleger, i albuekrken eller i papirhåndkleet. Kast papirhåndkleet etter bruk

9 9 Bruk hånddesinfeksjn med sprit når annen vaskemuligheter ikke er tilgjengelig Rengjøring Drift sørger fr hyppig rengjøring av verflater sm kan være frurenset g berøres fte av andre sm dørhåndtak, møterm, kjøkkenkrker g talett. Aktivitetsbegrensning Unngå (m mulig) nærkntakt med klleger Jbb (m mulig) hjemmefra Bruk telefnmøter, e-pst g videknferanser i stedet fr fysiske møter Unngå samkjøring Kantinene stenges

10 10 Krisekmmunikasjnsplan ved pandemi med strt sykefravær Ved utbrudd av en pandemi brukes relevante deler av høgsklens krisehåndteringsplan sm grunnlag. Fkus fr kmmunikasjnen: Hva skjer når sykefraværet øker utver hva man nrmalt kan frvente? Hvilke deler av virksmheten vil bli hardest rammet? Hvrdan vil høgsklen takle utfrdringene g knsekvensene? Pririterte målgrupper: Egne studenter Egne ansatte Infrmasjnstjenesten: Infrmasjnstjenesten har ansvar fr at det er en effektiv g pålitelig ekstern g intern kmmunikasjn m håndtering g knsekvenser ved utbrudd av en pandemisk influensa. Ansvar: Per M. Hltung Mbil: , Kntr: Stedfrtreder: Hege Schjøth Øverås Sentralbrd: Sentralbrdet vil mtta mange henvendelser under en eventuell pandemi. Sentralbrdet hlder seg løpende rientert m pandemiinfrmasjnen på HiTs nettsider. Ansvar: Bente Trill Vassbtten Gjuv Persnal g rganisasjn: Strt sykefravær vil medføre strt behv fr løpende infrmasjn til enhetsledere g til egne ansatte. PO-seksjnen hlder infrmasjnstjensten g eventuelt kriseledelsen løpende rientert m persnalmessige tiltak sm iverksettes under frløpet av pandemien. Ansvar: Marianne Thrsdal Kntr: Stedfrtreder: Magne Hegna Kntr: IKT Strt sykefravær kan ramme viktig IKT-infrastuktur g -støttetjenester. Infrmasjnstjenesten g sentralbrdet hldes løpende rientert m hvrdan tjenester g beredskap ppretthldes. Ansvar: Arne Hatlen Mbil: Kntr: Stedfrtreder: Jhn Smedsrud Kntr:

11 11 Avdelingene: Håndteringen av pandemisk influensa g knsekvensene av den særlig verfr studentene - ivaretas primært av den aktuelle avdeling i samråd med høgsklens ledelse g eventuell krisestab. Infrmasjnstjenesten hldes løpende rientert m tiltakene. Infrmasjnsfkus fr avdelingene (gså frmidlet via felles pandeminettside): Ansvar: Dekanene. Stedfrtredere: Adm.sjefene Hvem gjør hva når nn er sykemeldt? Hvilke funksjner blir priritert g hvrdan? Eksamensavvikling (evt.) Kanaler fr kmmunikasjn Nettside fr pandemien. Persnalmøter ved driftsenhetene (avveies mt smitterisik). Frnter (Særlig verfr egne studenter) Sentralbrdet (mttar g viderefrmidler henvendelser). Ansvar fr etablering g ppdatering av nettside: Infrmasjnstjenesten