Antenor Management System Risk Management

Transkript

1 Antenor Management System Risk Management En beskrivelse av Antenor, AMS og Risk Management spesielt. Dokumentet vil beskrive firma, grunnleggende firmafilosofi og teknologisk plattform. Videre vil den gi et bilde på hvordan Risk Management vil fungere basert på standard system 1. Om Antenor Antenor ble etablert i Grunnleggende filosofi er og har alltid vært at vi skal bidra til en effektivisering av ressurser som blir brukt innen områder relatert til Quality & Risk Management (QRM). Virkemidler vi da fokuserer på er smarte, intuitive programvarer støttet av tung fagkompetanse. I bunn skal ligge en høy grad av servicekvalitet gjennom støttende rådgivere og god supporttjeneste. Skal en oppnå suksess med f. eks risikohåndtering, og andre verktøy som avvik mm, er det helt essensielt at en har en programvare som tar utgangspunkt i at en bruker ikke er en fagperson innen QRM. Programvare må derfor være så intuitiv og selvforklarende som overhodet mulig. Derfor jobber vi hver dag med å innhente tips og anvendelse fra markedet for å hele tiden videreutvikle programvare med optimal intuisjon og nytteverdi som mål. Derfor er det også vår absolutte strategi at vi skal ha fagfolk som selv jobber aktivt med programvare og har daglig operativ kontakt med kunder og at vi har egne utviklere som kontinuerlig jobber med forbedringer av programvaren Som programvareleverandør i dette fagsegmentet har vi alltid hatt som mål å være tidlige ute med ny teknologi. Vi var først ute med en ren SAAS løsning allerede i Vi var ute med en mobilløsning (App) i Åpnet opp for bruk for en rekke nettlesere (utenom IE også i 2010). Nå var vi da først ute (i 2014) med en helt ny programvare basert på Mobile First prinsippet. Organisasjon:

2 Daglig Leder Tore Gellein Øk/Adm. Kirsti V. Knutsen Salg & Marked Quality & Risk management ressurser Support IT/AMS Tore Gellein Senior Partner Tore Gellein Senior rådgiver Kenneth McDowell Stian Valset IT/AMS Lead Rune Riskedal Senior rådgiver Bjørn Egil Melhus Senior rådgiver Janka Salte SW Developer Lars A. Kay SW Developer Daniel Ciobanica Samarbeidspartner Magne Bjellebø Samarbeidspartner Hammerfest/Øst-Norge Kinevo AS 2. Antenors produkter og tjenester a. Programvare Vi har per i dag et bredt spekter av programvarer/moduler. Antenor Management System (AMS) er den overordnede portalen og den kan da fylles opp med nær 20 ulike programvarer/moduler som da gir kundene én felles portal for alt av QRM relaterte prosesser. ARMS er da en av disse. Videre har vi blant annet moduler for Sikker Job Analyse og Avvik. b. Konsulentbistand

3 Våre forretningsorienterte rådgivere har som mål å hjelpe våre kunder med å oppnå høyere omsetning og lavere driftskostnader. Dette oppnås ved å bruke metoder relatert til filosofier innen Kvalitet & Risiko styring og Lean Management. Typiske prosjekter kan være: Sørge for optimal nytteverdi av programvaren ute hos kunder Etablere forretningsorienterte kvalitetssystemer, og da sikre tilfredsstillelse til standarder som ISO 9001, 14001, og OHSAS Etablere prosesser som sikrer kontinuerlig forbedring Prosessmodellering og forbedringsprosjekter Risikoanalyser Virksomhetsutvikling Revisjoner og inspeksjoner c. E-learning Antenor har utviklet en egen e-learning portal. Vi tilbyr da e-learning kurs til alle ansatte både for programvaren og annen generell opplæring (f. eks HMS introkurs) som kan tilbys som en e-learning pakke. Dette kan suppleres med tradisjonell klasseromsundervisning 3. ARMS teknologiske grunnprinsipper ARMS er bygget på Antenor Web Application Framework (WAF). Vi har utviklet hele programvaren fra bunn av og sitter på hele kildekoden. Det gir oss en god fleksibilitet og uavhengighet som er nødvendig for å kunne utvikle det våre kunder måtte ønske og kunne sikre at vi alltid ligger i forkant av markedet. Bruk av Antenor WAF betyr at: ARMS levers som en ren webapplikasjon og Software-as-a-service. ARMS er utviklet med Mobile First strategi. Programvaren kan da i stor grad brukes på nettbrett og/eller smarttelefon i tillegg til standard pc. Med andre ord: Systemet er tilgjengelig så lenge en har nettilgang og minimum en smarttelefon. ARMS kan anvendes på alle de vanligste nettleserne ARMS er en skalerbar løsning. Anvendes fra 1 til mange brukere. Prises iht antall brukere og kan dermed testes ut for et rimelig beløp i en «proof of concept» periode. Vi har god mulighet for kundespesifikk konfigurering og utvikling av skreddersøm ARMS kan integreres med andre AMS moduler og kan da bygges ut til et totalsystem for mange QRM relaterte prosesser. Inkludert SJA, avvik og risikoanalyse mot miljø ARMS har innebygget API som muliggjør kommunikasjon med 3. parts programvare

4 ARMS er aksjonsorientert. Alle risikoreduserende tiltak som iverksettes blir systematisk ivaretatt og informert om automatisk gjennom meldinger i system og mail ARMS levers med et personlig dashboard. Her har du bl.a. full oversikt over utestående aksjoner ARMS leveres med dynamisk menyoppsett. Her setter en opp en menystruktur basert på organisasjonens behov for å sikre at brukerne lett navigerer til sitt område. Sitt område kan «favorittmarkeres» med en stjerne slik at brukere lett finner igjen sitt område. Alle som gis nødvendige rettigheter har tilgang til system og tilhørende rapporter 4. Bruk av ARMS Prosessen i ARMS er basert på metoder definert i blant annet ISO a. Teknisk step-by-step gjennomføring av risikoanalyse ARMS: 1. Definer omfang av risikovurdering og velg risk matrise 2. Identifiser risikoelementer Legg til nødvendig antall rader Kopier (sett inn) hvis flere elementer med samme årsak 1. Risk elementene blir overført til riskregisteret for behandling. Denne kan utvides og oppdateres ved behov inkludert årlig oppdatering

5 2. Klikk på risikoelementet og vurder risikonivå. Klikk i matrisen og valgt nivå legger seg automatisk i risikoregisteret og i første omgang speiles disse som restrisiko før tiltak er iverksatt 3. Behandling: Klikk på element og få opp vindu for saksbehandling. Forslag til aksjon sendes til valgt ansvarlig. Denne får da mail og aksjon vil vise i personlig Dashbord

6 4. Tiltak settes under arbeid i status. Status endres automatisk etter hvert som tiltak iverksettes 5. Aksjon behandles av mottager som iverksetter nødvendige tiltak. Respons sendes tilbake til riskmanager som da godkjenner eller avslår tiltakene 6. Når tiltak er opprettet og godkjent kan en redusere restrisiko. Systemet sikrer at dette ikke blir gjort før tiltak faktisk er gjennomført.

7 b. Gjennomføring av SJA: Basert på mye av de samme prinsippene som i ARMS. Dette er dog en enklere gjennomføring. Noen hovedelementer: 1. Sett inn jobbsteg og identifiser faremomenter. Trykk lagre når ferdig for behandling 2. Enkel analyse og tiltak gjøres umiddelbart eller dato settes ved større tiltak c. Risikoanalyse av miljøaspekter: Også basert på ARMS med samme risikoreduserende prinsipper og behandling. Her brukes da benevnelser som er vanlig i miljøstyringssystemer. I tillegg er det kolonner som sikrer samsvarsvurdering mot regelverk og link til disse. d. Menyoppsett: For hver kunde etableres det en menystruktur hvis formål er å sikre at brukerne lett finner fram til sine områder. Her må vi ta utgangspunkt i kundens organisatoriske struktur og tenke på hvordan de ansatte forstår sin organisasjon for å ha en mest mulig intuitiv meny. Eksempel på meny kan f. eks være:

8 En bygger opp menystrukturer med knapper slik at brukerne med en gang ser hvor en skal gå. Her varierer det fra organisajon til organisajon hvordan en tenker. Det kan være geografi og/eller produktområde. Menyene tilpasses hver organisasjon og kan enkelt oppdateres av superbrukere. Fra menypunktet som da etableres klikker en rett inn på «sitt»utvalg av risikoanalyser. Man velger «sitt» utvalg ut ifra filtervalg i indeksen over risikoanalysene. e. Grafisk analyse: ARMS leveres med mulighet for grafisk visualisering av risikobilde per risikoanalyse utført. Her kan en f. eks sammenligne initiell- og restrisiko: 5. Tilgangskontroll/rollestyring Ulike roller tildeles ulike brukere med de ønskede nivåer. Dette gjøres av dedikert personell hos kunde. Rollene som tildeles vil styre hvem som har lov til å utføre hva i systemet.

9 6. Andre tekniske og funksjonelle faktorer etterspurt Sikkerhetskopiering: ARMS driftes av våre samarbeidspartner Global Office. Vedlagt er prosedyre som beskriver deres backuprutiner. Dette vil ikke påvirke brukeropplevelsen på noen måte. Våre systemforbedringer av systemet skjer på fredags ettermiddag fra kl.15:30 og fører til en nedetid på ca. 10 minutter. Utskrift Vi bruker webleserens funksjonalitet for utskrift og benytter oss ikke av noe verktøy/kode som ikke skal fungere i Windows. Lagring av backup og "Disaster Recovery" Beskrevet i Global Office dokumentet som for sikkerhetskopiering. Tilgang til innhold via lesbart elektronisk medium Løsning på dette er til utvikling. Det vi uansett har muligheten til å gjøre er å gi våre kunder databasen. Oppetid Oppetid statistikk siden 5. september 2015: 100% siste 24 timer 100% siste 7 dager 99,84% siste 30 dager 99,91% i hele perioden Lagring av data - lovkrav Dette er indirekte beskrevet i GOAS-dokumentet Active Directory Under utvikling plan er ferdigstillelse innen en eventuell leveranse i q4 7. Leveransen av ARMS ARMS leveres som en Software-as-a-service løsning. Det betyr at alle våre kunder jobber på samme versjon. Det er da en standard programvare som leveres. Utover standardpakken er det muligheter for konfigurering

10 hvor noe kan gjøres selv mens andre behov må utføres sammen med rådgiver/it støtte hos Antenor. Vi har også en egen utviklingsavdeling. Ressursene her brukes på generell systemutvikling, men en kan også bestille spesialutvikling/skreddersøm hvis en har presserende behov utover standard programvare og de konfigurasjonsmuligheter som til enhver tid finnes. NB! Prisbildet i dette dokumentet er basert på aksept av standard programvare. Konfigurering og skreddersøm prises per time og estimeres per oppdrag. Behov for dette er ikke priset inn og må eventuelt avklares før endelig kontrakt inngås. Systemet er under kontinuerlig utvikling og i sommer har vi en del forbedringer som vil bli implementert. Noe av beskrivelsen i dette dokumentet beskriver disse funksjonene. Vi mener at vi ved ferdigstillelse av denne planen har et system som da vil tilfredsstille de forventinger ISS har. Endelige behovsavklaringer og etablering av felles forståelse av disse må gjennomføres før en eventuell kontrakt inngås. Proof-of-concept periode (3 måneder): ARMS er en skalerbarløsning både i bruk og pris. Dette betyr at kunde kan betale et begrenset beløp i en implementeringsperiode for å forsikre seg om at løsningen fullt ut kan implementeres i organisasjonen. Engangskost blir da fakturert etter utløp av denne perioden. Velger en etter perioden å gå for andre alternativer avsluttes avtalen. E-learning: Det utarbeides en egen e-learning programvare som distribueres til alle brukere og superbrukere Train the Trainers: Vi foreslår klasseromsundervisning av dedikert personell. Disse skal da fungere som «superbrukere» for sine respektive områder. Support: Vår supporttjeneste består av rådgivere og IT/systemsupport. Støtte her kan inkludere både faglig veiledning og systemopplæring som gis online. Faktureres per time. Feil i system rutes via systemkontaktperson og deretter til Antenor. 8. Antenor Kaizen Avvikssystemet Alle våre programvarer er bygget på samme plattform (Antenor WAF) som sikrer at de kan brukes i samme portal som ARMS (og andre moduler). Dette gjelder også avvikssystemet. Avvikssystemet vil derfor ha samme teknologiske prinsipper som ARMS nevnt i punkt 3. Det vil blant annet tilsi at avvik kan registreres ute i feltet ved hjelp av mobiltelefoner. Avvik blir da registrert direkte i systemet for behandling og til slutt analyse.

11 Analyse gjøres direkte i Antenor KPI Scorecard: eller i modulens egen grafiske analysemuligheter: