INNSTILLING FRA FAGGRUPPEN

Transkript

1 INNSTILLING FRA FAGGRUPPEN Valg av læringsplattform / læringsportal for grunnskolene i Rissa, Bjugn, Åfjord, Leksvik, Osen og Roan Vurderte løsninger vil også kunne være aktuelle for barnehager, voksenopplæring med mer, men dette ikke vektlegges i prosessen med valg av løsning Innstillingen legges fram for hver enkelt kommune, e-fagrådet og OFO Endelig valg av løsning og deltakelse i videre prosjekt gjøres av den enkelte kommune Side 1 av 8

2 Innledning I forbindelse med at gjeldende digitale plattformer for skolene på Fosen er utdaterte samt at skolene benytter seg av forskjellige løsninger i form av Fronter og It s Learning har det etter hvert blitt klart at det er et stort behov for en ny skoleportalløsning for skolene på Fosen. Med utstrakt samarbeid og sammenslåing av kommunene er det også en stor fordel om et slikt system kjører på felles grunnplattform, åpner for samarbeid på tvers av skolene, og ikke minst gjør en kommunal sammenslåingsprosess så enkel som mulig der det skulle bli aktuelt. Ønsket om ny felles skoleportal ble først meldt i 2014 hvorpå et prosjekt ble påbegynt, men så satt på vent noe ut i prosessen etter et møte i OFO. Etter at enkelte kommuner på nytt tok kontakt med ønske om ny skoleportal mot slutten av 2016 inviterte Fosen IKT kommunene via de enkelte oppvekstsjefene til et felles forprosjekt for å vurdere aktuelle erstatninger til dagens LMS. Kommunene ønsket deltakelse i prosjektet som hadde oppstart i januar Dagens prosjektet kan ses på som en videreføring av det forrige prosjektet, og den gangs faggruppe ble også videreført med noen endringer i sammensetning. Siden forrige prosjekt har Ørland kommune har valgt å stå utenfor felles grunnplattform. Ørland er derfor ikke med i prosessen med valg av ny skoleportal. Det vil imidlertid være teknisk mulig å knytte Ørland til samme grunnplattform på et senere tidspunkt om det skulle være ønskelig, men det opplyses om at det vil være utfordringer knyttet til O365 om denne allerede er aktivert eller før den tid aktiveres for Ørland alene. Faggruppens oppdrag og mandat Kommunene gir faggruppen som oppdrag å utarbeide og sende ut tilbudsinnbydelse for læringsplattform for skolene og eventuelt barnehage og voksenopplæring, samt mandat til å vurdere innkomne tilbud og innstille til kommunene til valg av leverandør. I henhold til etablert praksis på Fosen skal innstillingen også vurderes av e-fagrådet før endelig avgjørelse blir tatt, samt at det er et ønske om at innstillingen også overleveres OFO for informasjon. Endelig beslutning om valg av leverandør, eller om ny løsning er ønskelig i denne omgang, gjøres av den enkelte kommune. De kommuner som velger å ikke gå videre til innfasingsdelen av prosjektet vil kunne gjøre et innkjøp på et senere tidspunkt. Leverandørenes prismodeller og hvorvidt dette blir fordyrende for resten av samarbeidet eller ikke vil kunne legge et grunnlag for et innkjøpstillegg for de som ikke går videre i denne omgang. Kostnader og fordeling, forprosjekt Fordeling av kostnader i forbindelse med forprosjektet ble avklart i møte i OFO, sak Fosen IKT stiller med prosjektleder og har estimert at forprosjektet for denne vil ta timer forutsatt at arbeidsfordelingen og antall møter går innenfor planlagte rammer. Fosen IKT stiller videre med en ekstra teknisk resurs, denne faktureres ikke forprosjektet. Andre kostnader, som mat og drikke i forbindelse med møter og demo forskutteres av Fosen IKT og belastes kommunene etter samme modell. Fosen IKT oppsummerer sluttbeløp til regionkonsulent i Fosen Regionråd som etter vedtatt modell kalkulerer kostnadene for hver enkelt kommune. Fosen IKT fakturerer så direkte. Kommunenes representanter i faggruppen vil avlønnes etter egne ordninger. Side 2 av 8

3 Faggruppens sammensetning Faggruppa ble valgt etter samråd mellom Fosen IKT, ene og oppvekstsjefene i de enkelte kommunene. Medlemmene i faggruppen er: Kjetil Balstad, Fosen IKT Rolf Braun, Fosen IKT Maria Gjølgali, Rissa Baard Ola Skraastad, Rissa Per Røset, Leksvik Elisabeth Dueskar, Bjugn May Hamnes, Åfjord Per-Eivind Strudshavn, Roan Bjørn Nilsen, Osen Prosjektleder, teknisk rådgiver Teknisk rådgiver, teknisk ressurs O365 Faglig ressursperson O365, rektor Faggruppens arbeid Faggruppen har forhåndsestimert totalrammene for prosjektet til å være under grensene for krav om offentlig utlysning på Doffin, men så høye at retningslinjene for offentlig anskaffelse tilsier at man må kjøre en prosess med vurdering av flere løsninger. Faggruppen har gjort en nøye vurdering av eksisterende løsninger samt at det sammenlagt med forrige prosjektrunde innbefatter en vurdering av totalt syv løsninger. Tidsfrist for valg av ny løsning ble satt til våren 2017 med mål om eventuell ferdigstillelse til skolestart august Faggruppen har vurdert alternative løsninger, samt bestemt hvilke løsninger det skulle kjøres demonstrasjoner av. Med på demonstrasjonene stilte faggruppens representanter med en gruppe fra hver sin kommune bestående av lærere, elever og andre tilknyttet skole. Faggruppens representanter gjorde så en intern vurdering av løsningene i egen kommune, før faggruppen ble samlet for å komme til enighet om en felles foretrukket løsning basert på disse vurderingene. Det var lagt veldig mye vekt på at alle kommunene skulle velge samme løsning. Side 3 av 8

4 Tildelingskriterier Følgende leverandører har blitt invitert (begge prosjektrunder), for demonstrasjon av sine produkter Skooler Skooler (Tidligere Dustin/Avantador) Enable Zokrates Nectar Learning Vklass Pearson Fronter Atea Atea Skoleportal Valg av leverandører for videre forhandlinger Etter gjennomføring av demonstrasjonene og innhenting av referanser valgte gruppa å gå videre med disse leverandørene for mer detaljerte vurderinger og pristilbud: Skooler Skooler Enable Zokrates Tilbyderne ble bedt om avklaringer og presiseringer, og om å gi et tilbud med oppdaterte priser. Disse prisene er innarbeidet i vurderingsmatrisen. Faggruppens vurdering av økonomi og kvalitet av løsning for kommunene/skolene. Vurdering Økonomi 30% Anskaffelse og innføring 1. år 15% Skooler: Har det dyreste tilbudet Enable: Har det rimeligste tilbudet Vurdering: Det er relativt små forskjeller på prisene, og noe av prisen på Skooler 1. år inkluderer en fast årlig kostnad på kurs/opplæring. O365 er allerede satt opp, og begge leverandører har fratrekk for dette i sitt tilbud, dog kun synliggjort i tilbud fra Skooler. Tilbud fra Skooler inneholder to dagers ambassadørkurs med representanter fra alle skolene. Enable velger å dele opp dette i fire dager, to i sør og to i nord. Reisetid er ikke tatt med i tilbudene, selv om disse vil være høyere for Skooler vil de ikke utgjøre summer av betydning i implementeringsfasen. Årlig drift og vedlikehold 2-4 år 15% Skooler: Enable: Vurdering: Har det billigste tilbudet per år. Har det dyreste tilbudet per år. Det er relativt små forskjeller på prisene, men Skooler vil være rimeligere over tid. Det skal også merkes at årlig pris fra Skooler inkluderer to obligatoriske webkurs for alle ambassadører fra alle skolene. Det vil over tid potensielt kunne tilkomme noe høyere reisekostnader ved kurs etc. Side 4 av 8

5 Vurdering Kvalitet 70% Plattform, tekniske løsninger, implementering av løsningen, integrasjoner 20% Skooler : Enable: Vurdering: Sky-løsning som bygger på Microsoft Office 365. Plattformuavhengig og responsivt web-design som åpner for bruk på alle mobile enheter, PC og Mac. Sky-løsning som bygger på Microsoft Office 365. Plattformuavhengig og responsivt web-design som åpner for bruk på alle mobile enheter, PC og Mac. Begge løsningene bygger på Office 365 og fremstår rent teknisk sett som veldig like. Funksjonalitet og brukervennlighet på tilbudt løsning 35% Skooler: Enable: Vurdering O365 med skoleportal bygd over denne gir en plattform der arbeidsverktøy og LMS-funksjonaliteten er integrert i en godt sammensydd plattform. Hadde mest funksjonalitet, men fremsto også som noe mer komplisert. Hadde ikke funksjon for ukeplanleger, og baserer seg heller på OneNote. Selv om dette er fleksibelt fremstår det som vanskeligerere å komme i gang med. Skooler har direkte integrering i Officeapplikasjonene med en egen knapp. Dette gir muligheter til å gi vurderinger og karaktersettinger direkte fra applikasjonene. Skooler har prøveverktøy. O365 med skoleportal bygd over denne gir en plattform der arbeidsverktøy og LMS-funksjonaliteten er integrert i en godt sammensydd plattform. Har ikke like mye funksjonalitet, men dette gir også et mer ryddig brukergrensesnitt som ikke er like overveldende for en stor del av lærerne. Skolene setter også stor pris på ukeplanleggeren som er enkel, kjapp og effektiv, samtidig som man kan segmentere på grupper og personer. Skolene hadde inntrykk av at flyten og dokumenthåndteringen i forbindelse med innleveringer var bedre i Zokrates. Spesielt at elevenes filer ble flyttet og låst på en bedre og mer oversiktlig måte. Har ikke prøveverktøy per i dag, men Zokrates sammarbeider med Microsoft for å bygge inn deres nye og kommende prøveverktøy. Enables løsning fremstår som den foretrukne løsningen og gir en god sammensetning av funksjonalitet og oversikt. Det virker som at Enable er bedre tilpasset, og har bedre forståelse for lærerens hverdag. Begge løsningene har potensiale for videre utvikling, og Enable gav inntrykk av å være mer åpne for vidreutvikling og tilpasning basert på Fosenskolenes tilbakemeldinger. Side 5 av 8

6 Oppstartprosjekt, Opplæring og Dokumentasjon 10% Skooler: Enable: Vurdering: Rask oppstart og implementasjon av løsningen dersom vi har alle tilganger klare. Har opplæringsopplegg klart for både O365 og egen løsning. Baserer seg hovedsakelig på opplæring av superbrukere (1-2 per skole), men kan utvides om ønskelig. Grunnprisen inkluderer også årlige webkurs. Finnes dokumentasjon og opplæringsverktøy implementert i løsningen, inklusive video. Rask oppstart og implementasjon av løsningen dersom vi har alle tilganger klare. Har opplæringsopplegg klart for både O365 og egen løsning. Baserer seg hovedsakelig på opplæring av superbrukere (1-2 per skole), men kan utvides om ønskelig. Finnes dokumentasjon og opplæringsverktøy implementert i løsningen, inklusive video. Begge løsningene fremstår som veldig like på dette punktet og begge leverandørene virker å ha god kontroll på både plattformen generelt og sine egne produkter med gjennomarbeidede opplegg for opplæring i implementeringsfasen og ved senere anledninger. De har implementert funksjonalitet for å kunne hete fram dokumentasjon og opplæringsverktøy relatert til akkurat de områdene brukeren befinner seg i, dette inkluderer både skrevet informasjon og video. Brukerstøtte, drift, vedlikehold, videreutvikling og forbedringer 5% Skooler: Zokrates: Vurdering: Brukerstøtte åpen alle hverdager. Kan melde saker via e-post. Utvidet support og Chat kan kjøpes for et tillegg. Er den største aktøren, med størst utviklerteam. Har internasjonale ambisjoner, og er eksempelvis allerede etablert i Sverige og England. Virker mer rigide og ikke fullt så åpne på ønsker om endringer fra mindre kunder. Har en åpen gratis nettside i form av med mange opplæringsvideoer relatert til Skooler og O365. Brukerstøtte åpen alle hverdager. Kan melde saker via e-post. Utvidet support og Chat er integrert i løsningen slik at alle brukere kan kontakte leverandør direkte fra det området de behøver hjelp i. Leverandør sier de ikke har ambisjoner om å gå ut av Norge, og ønsker å beholde fokus på norske forhold. Virker åpne på innspill og tilsynelatende mer vilje for tilpasninger. Begge løsninger har god dokumentasjon implementert i selve løsningen slik at bruker lett finner fram til informasjon relatert til det området de befinner seg i inne i portalen. Enable stiller isolert sett sterkere med gratis Chattefunksjon der denne har en tilleggskostnad i Skooler. Det skal i forbindelse med dette legges merke til at Enable har kalkulert med høyere årlig pris for sin løsning og at prisdifferansen åpner for at en slik løsning også kan vurderes fra Skooler. Fysisk nærhet annses som en fordel, spesielt med tanke på kostnad ved fysisk oppmøte til support og opplæring. Begge løsningene innfrir minimumskravene i kravspesifikasjonen og fremstår funksjonelt som relativt like. Det er viktig å påpeke at det er prosjektgruppens skjønn som legges til grunn ved evaluering av kriteriene. Vurdering av kvalitet er gjort på grunnlag av utfylte kravspesifikasjoner, demonstrasjoner og samtaler med leverandører og referansekunder. Side 6 av 8

7 Faggruppens vurderinger Valg av ny skoleportal var ingen enkel oppgave, og selv om løsningene fra Enable og Skooler fremsto som klare favoritter over de andre var det ingen klar vinner av disse to. Begge løsningene bygger på Microsoft Office 365, som er eller skal bli tatt i bruk allerede, har god funksjonalitet for både lærere, elever og foreldre. Faggruppen registrerer at Skooler virker å ha noe mer funksjonalitet totalt sett, men Zokrates fremstår som mer intuitiv og lettere å forstå/sette seg inn i, uten at noen av løsningene fremstår som vanskelige. Begge krever imidlertid leseferdigheter for å kunne brukes fullt ut. Etter demodagen var det en klar dreining mot Zokrates blant de aller fleste deltakerne fra skolene da dette ble diskutert internt i den enkelte kommune. Bakgrunnen for disse vurderingene gikk på helhetlig inntrykk, samt Zokrates har spesifikk funksjonalitet skolene anser som fordelaktig som Skooler har valgt å ikke levere tilsvarende løsninger for. Fosen IKT hadde på sin side tre representanter med ikkepedagogisk bakgrunn på demodagen, og vurderte Skooler som en teknisk sett mer gjennomført og strømlinjeformet løsning, men stiller seg like vel bak skolenes pedagogiske vurderinger. Enable og Zokrates fremstår derfor som et førstevalg til ny felles skoleportal for de involverte kommunene på Fosen, med Skooler som en svært god andrekandidat. Det skal også noteres at alle kommunene uavhengig av hverandre gav innspill på at de ønsket Zokrates etter demodagen. Selv om det i utgangspunktet åpnes for at barnehager og voksenopplæring kan få ta del i de aktuelle løsningene, så har vurderingene blitt gjort med grunnskole som utgangspunkt. Begge leverandører har noe funksjonalitet tilpasset barnehage eller jobber med dette. Skooler har funksjoner som «landingsside» for hver barnehage med deling av bilder, dokumenter og lignende. Det samme får hver avdeling (basert på Office Groups), og det er utstrakt bruk av OneNote. Foresatte får tilgang til foresattportal med innlogging via ID-Porten der de får informasjon om sine barn, meldinger fra barnehagen / avdelingen, dokumenter, planer og kalender. Zokrates melder å kunne stille med noe tilsvarende. Tilbydere som ikke fikk mulighet til forhandlinger: IST Læring er en relativt fersk plattform for skoler med god funksjonalitet og mye integrasjon mot Google Classroom. Har ikke tilsvarende integrasjon mot Microsoft Office 365. Brukes av et fåtall kommuner. Faggruppen anbefaler ikke IST Læring som et alternativt da det ikke er ønskelig med en situasjon der skolene havner i en piloteringsfase, samtidig som skolene har landet på O365 som foretrukket grunnplattform. It s Learning, som per i dag brukes av to av kommunene som ønsker ny skoleportal har sluppet en oppfrisket versjon av sin plattform med delvis knytning mot O365. Faggruppen har sett på dokumentasjon av denne plattformsoppdateringen, samt rådført oss med ekstern kompetanse med mer kjennskap til denne, og konkluderer med at det ikke er en tilstrekkelig oppdatering til at It s Learning ble med videre i prosessen. Side 7 av 8

8 Faggruppens innstilling til valg av leverandør Etter en samlet vurdering av alle tildelingskriterier, har faggruppen følgende tilråding til valg av leverandør: Innstilling: Firma Enable med læringsportalen Zokrates velges som leverandør av læringsplattform for grunnskolene i de involverte kommunene i Fosensamarbeidet. Som andrevalg innstilles: Firma Skooler med læringsportalen Skooler velges som leverandør av læringsplattform for grunnskolene i de involverte kommunene i Fosensammarbeidet, med opsjon for implementasjon mot barnehage der dette er ønskelig. Innstillingen er enstemmig. Kommunene anbefales å inngå kontrakt med den tilrådde leverandøren. Faggruppen anbefaler at faggruppen videreføres som prosjektgruppe for innføringsprosjektet. Faggruppen takker for oppdraget og ønsker lykke til i det videre arbeidet. Rissa, Faggruppen for læringsplattform / -portal i grunnskolene på Fosen Kjetil Balstad Prosjektleder Side 8 av 8