Kvalifikasjonsgrunnlag Prekvalifisering. Rammeavtale om anskaffelse av maskin- og programvare, vedlikehold og tilknyttede tjenester.

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Prekvalifisering Rammeavtale om anskaffelse av maskin- og programvare, vedlikehold og tilknyttede tjenester Saksnr: Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL Maskin- og programvare, vedlikehold og tilknyttede tjenester ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TAUSHETSPLIKT OPPLYSNINGSPLIKT TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER RELEVANT ERFARINGER (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT OG GIS POENG 1-10 VED UTVELGELSE) INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER GJENNOMFØRINGSEVNE (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT OG GIS POENG 1-10 VED UTVELGELSE) INTERESSENTENS SYSTEM FOR KVALITET (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER EVENTUELL BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FORFØYNING KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA FRISTER FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE FREMDRIFTSPLAN Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til minimum 3 og maks 5 interessenter som er best kvalifisert, og som derved inviteres til å inngi tilbud. Det vil deretter bli gjennomført forhandlinger. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Justis- og beredskapsdepartementet med underliggende virksomheter samt Domstolsadministrasjonen inngå rammeavtaler for anskaffelse av maskin- og programvarer, vedlikehold og tilknyttede tjenester. Det vil si at den omfatter følgende deltagende enheter i justissektoren: Under Justis- og beredskapsdepartementet: Den Høyere påtalemyndighet Politiets Sikkerhetstjeneste (PST) Sysselmannen på Svalbard Politi- og lensmannsetaten, dvs. Politidirektoratet med underliggende politidistrikter, namsfogden i Oslo, KRIPOS, Økokrim, Politihøgskolen(PHS), Utrykningspolitiet (UP), Politiets Utlendingsenhet (PU), Grensekommisariatet og Reinpolitiet. Domstolene og Domstoladministrasjonen Politiets IKT tjenester (PIT) har ansvaret for IKT-systemene, i politi- og lensmannsetaten samt Den Høyere påtalemyndighet. Virksomheten er underlagt Politidirektoratet, og har hovedkontorer på Majorstua i Oslo. PIT betjener også andre enheter innen statsforvaltningen. PIT vil ha et forvaltningsansvar av rammeavtalene. For mer informasjon om oppdragsgiver: Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 3

4 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med konkurransen er å inngå rammeavtale med én leverandør jf. punkt 1.6 om produkter, vedlikehold, konsulentbistand og tjenester for leveranse av det som fremgår av punkt Avtalen skal gi Kunden en enkel tilgang på relevant maskinvare og programvare med tilhørende tjenester og bidra til at Kundens kostnader til anskaffelse og administrasjon av teknologien holdes på et minimum. Avtalen skal videre bidra til at Kunden til enhver tid har relevant IT-utstyr for å kunne ivareta sine arbeidsoppgaver. I den grad det i avtaleperioden tilkommer nye typer utstyr/teknologi og programvare innenfor de områder som avtalen omfatter skal dette kunne anskaffes under denne avtalen. Avtalen skal legge til rette for god oppfølging av alt som leveres under avtalen Maskin- og programvare, vedlikehold og tilknyttede tjenester Anskaffelsen omhandler følgende områder: Maskinvare - Maskinvare: x86 eller tilsvarende plattformservere, utstyr for servere, lagring, backup og nettverk. Dette omfatter, men er ikke nødvendigvis begrenset til: Servere Bladehyller Rack UPS Svitsjer Konvertert infrastruktur-komponenter Rutere Multipleksere Lastbalanserere Datalagring NAS Backupløsning SAN Brannmur Programvare - maskinvare. Programvare som operativsystemer og applikasjonsprogramvare på områder som fremgår av kulepunktlisten over*. Tilbyder skal kunne tilby vedlikehold av både eksisterende utstyr og programvare samt utstyr og programvare som kjøpes på denne avtalen. Konsulent- og rådgivningstjenester i tilknytning til ovenstående områder Tjenestenivåavtaler med definerte tjenestekrav Andre tjenester som understøtter avtalens formål *En nærmere spesifisering av programvare vil fremgå av konkurransegrunnlaget. Det forventes at leverandøren har en nettløsning for bestilling, ordre- og servicebehandling samt andre støttesystemer for å sikre god gjennomføring av avtalen. Det vil kunne stilles krav om at leverandørens personell som skal utføre oppgaver under denne avtalen må kunne sikkerhetsklareres etter lov om forebyggende sikkerhetstjeneste av 20. mars 1998 nr. 10 (sikkerhetsloven). 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan omfanget for denne rammeavtalen, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres til ca MNOK i løpet av avtaleperioden, medregnet opsjonsårene. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 4

5 Estimatet er uforpliktende for oppdragsgiver. Estimatet er eksklusive merverdiavgift Avtaleperiode Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge rammeavtalen med de samme betingelser med år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med én (1) leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prekvalifiseringsskjema Vedlegg 2: Annen dokumentasjon fra interessent Vedlegg 3: Mal for beskrivelse av relevant erfaring fra lignende oppdrag Vedlegg 4: Mal for beskrivelse av gjennomføringsevne 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christer Edlund Adresse: Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo e-post: Christer.edlund@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom interessenten finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder denne konkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av torsdag 26. mars Spørsmål fra de enkelte interessenter anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 5

6 3.3 TAUSHETSPLIKT Interessentene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil oppdragsgiver underrette samtlige interessenter om kvalifiseringsresultatet. Interessenter som inviteres til å levere tilbud vil, sammen med meddelelsen, motta en taushetserklæring. Taushetserklæringen må signeres og sendes oppdragsgiver før konkurransegrunnlaget blir sendt tilbyder. 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Interessenten ikke blir kvalifisert Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny søknad. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (punkt ) ikke er tilfredsstilt, vil interessentens forespørsel om deltakelse ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. I de tilfeller interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før utløp av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Det åpnes for å knytte til seg underleverandører senere i konkurransen dersom konkurransegrunnlaget setter krav som gjør dette nødvendig, og dersom kravene ikke er synliggjort i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette forutsetter at deres kvalitative oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og utvelgelseskriteriene minimum holder samme nivå som den opprinnelige forespørselen om deltakelse i konkurransen. Dersom interessenten skal støtte seg på underleverandørs kapasitet, må det dokumenteres at interessenten råder over de nødvendige ressursene i kontraktsperioden jf. punkt Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 6

7 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) Krav Interessenten skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er. Interessenten skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er eller eventuelt vil bli ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Utenlandske interessenter skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen html#map035). 4.2 INTERESSENTENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) Krav Interessenten skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning interessentens hjemstat. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.3 INTERESSENTENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) Krav Interessenten skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Interessenten skal ha etablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere/agenter, og ha råderett over tilbudte ressurser under avtaleperioden. Interessenten skal vedlegge en forpliktelseserklæring (egenerklæring) fra eventuelle underleverandører/ samarbeidspartnere/agenter. Forpliktelseserklæringen (egenerklæringen) skal minimum inneholde; X (underleverandør/samarbeidspartner/agent) bekrefter at Y (tilbyder) råder over våre tilbudte ressurser i hele kontraktsperioden. Dato og underskrift av X. Interessenten skal dokumentere hvilken del av leveransen underleverandør/samarbeidspartner er ansvarlig for. Dersom interessenten formidler sitt tilbud gjennom en agent, skal interessenten dokumentere agentens rolle i forhold til kontrakten. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 7

8 4.4 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER RELEVANT ERFARINGER (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT OG GIS POENG 1-10 VED UTVELGELSE) Krav Det kreves at interessenten skal ha erfaring fra tilsvarende type oppdrag. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av interessentens 3 viktigste leveranser de siste tre år som er relevante i forhold til leveranse av produkter og tjenester nevnt under punkt Leverandøren skal i tillegg beskrive sine erfaringer med fokus på følgende punkter: a) Erfaring med levering på flere geografiske lokasjoner b) Erfaring med å håndtere store og sammensatte bestillinger c) Synliggjort leveringsevne mht kapasitet til levering (rask og forutsigbar levering) d) Erfaring fra å levere konsulent- og rådgivningstjenester knyttet til relevante produkt- og tjenesteområder I tillegg til beskrivelsen nevnt over skal det fremgå av referansene det totale innhold, årlig verdi (ekskl. mva.), tidspunkt, samt navnet og kontaktinformasjonen på den offentlige eller private mottaker. Mal i Vedlegg 3 skal anvendes 4.5 INTERESSENTENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER GJENNOMFØRINGSEVNE (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT OG GIS POENG 1-10 VED UTVELGELSE) Interessenten skal ha god kapasitet og kompetanse til å gjennomføre leveransen Beskrivelse av interessentens kapasitet og kompetanse innenfor de produkt- og tjenesteområdene som er nevnt under punkt 1.3 Mal i Vedlegg 4 skal anvendes NB! Det skal ikke angis hvilke ressurser (konsulenter) som vil tilbys, og CV-er skal ikke vedlegges. 4.6 INTERESSENTENS SYSTEM FOR KVALITET (VURDERES OPPFYLT/IKKE OPPFYLT) Interessenten skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Interessenten skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom interessenten er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt gyldig sertifikat vedlegges. Sertifikatet(ene) skal omfatte alle elementer som omfattes av anskaffelsen. Det vil si salg og distribusjon av de produkter som etterspørres i anskaffelsen. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 8

9 Dersom interessenten ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: prosedyrer / rutiner som sikrer leveringsdyktighet, prosedyrer / rutiner for avviks- og reklamasjonsbehandling. godkjennelse av underleverandører 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER Oppdragsgiver vil på grunnlag av vurderingen av de mottatte forespørsler invitere de 3-5 interessentene som best oppfyller kvalifikasjonskravene, til å inngi tilbud. Konkurransegrunnlaget sendes sammen med invitasjonen. Summen av den enkelte kvalifiserte interessents poengoppnåelse, etter nedenfor angitte poengmodell, vil danne grunnlaget for den endelige rangeringen av kvalifiserte interessenter. Utvelgelsen blant interessentene vil skje i henhold til kriterier/regler i tabellen under. Krav i pkt. Krav i pkt. Krav i pkt. Krav i pkt. 4.4 Krav i pkt. 4.5 Krav i pkt Skatt, Merverdiavgift Firmaattest Relevant erfaring HMS Årsregnskap Kredittvurdering/ rating Underleveran dører/ samarbeidspartnere God gjennomførings evne Systemer for styring av kvalitet og informasjonssikkerhet /ikke /ikke /ikke /ikke Dersom kravet vurderes, vil oppfyllelsen evalueres kvalitativt per utvelgelseskriterium på en skala fra 1-10 /ikke Dersom kravet vurderes, vil oppfyllelsen evalueres kvalitativt per utvelgelseskriterium på en skala fra 1-10 /ikke Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil oppdragsgiver underrette samtlige interessenter om Kvalifiseringsresultatet. 5.1 EVENTUELL BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FORFØYNING Frist for begjæring om midlertidig forføyning settes til 15 dager etter oppdragsgivers meddelelse om avvisning og videre deltagelse i konkurransen, jf. FOA Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 9

10 6 KRAV TIL INTERESSENTENS FORESPØRSEL OM Å DELTA Forespørselen om deltakelse skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt prekvalifiseringsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte interessenten. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Forespørsel om deltakelse Rammeavtale om anskaffelse av maskin- og programvare, vedlikehold og tilknyttede tjenester, referansenr ». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/christer Edlund, Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo. Forespørsel om deltakelse skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk, eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der interessenten har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før fristen for forespørsel om deltakelse i konkurransen utløper, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene i ringperm, i 1 eksemplar. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permen i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Prekvalifiseringsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Interessenten er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permen(e). Interessenten er ansvarlig for at alle spørsmål og krav i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er satt til 14. april 2015 kl 12:00. Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av fristen. Det er interessentens ansvar at forespørselen kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 7.2 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål å sende konkurransegrunnlaget til de best kvalifiserte interessentene innen 11. mai Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 10