Bluegarden Lønn & HR. Markedsleder på skybaserte løsninger for lønn og HR. Enkel tilgang alt på ett sted!

Transkript

1 Bluegarden Lønn & HR Markedsleder på skybaserte løsninger for lønn og HR. Enkel tilgang alt på ett sted!

2 Vi leverer en av de mest komplette løsningene for lønn og HR på markedet! I Bluegarden jobber vi tett med våre kunder for å effektivisere HR-administrative prosesser og for å understøtte arbeidet med medarbeiderutvikling og strategisk styring av HR. Sentralt i dette arbeidet er løsninger som bygger på selvbetjening, integrasjon og gode rapporterings- og analysemuligheter. Bluegarden Lønn & HR er tilgjengelig som en skytjeneste, og du kan også velge å sette ut dine lønnstjenester til oss. Tilrettelagt for selvbetjening Gjennom Bluegarden HR-Portal gir vi deg enkelt tilgang til lønnsslipp, feriesaldo, timesaldo, fravær og personaldokumenter på web. Raskt og effektivt! Dette reduserer henvendelser til lønns- og HR-avdelingen fra både ansatte og ledere og det blir enklere å overholde viktige frister. Brukervennlig og kostnadsbesparende HR-Portalen er tilpasset din virksomhets størrelse og behov. Den leveres som en skytjeneste, og sparer deg for større interne IT-investeringer og unødvendige kostnader. Du har en alltid oppdatert løsning tilgjengelig for deg og dine medarbeidere uten å behøve å tenke på større oppgraderinger. Samtidig reduserer du tid på informasjonsregistrering, og du kan lage rapporter og analyser til ledelsen gjennom enkle nøkkeltallsoversikter og grafiske fremstillinger. Vi har mer enn 220 kunder i mellomstore og store virksomheter innen statlig, kommunal og privat sektor og utbetaler hvert år mer enn 60 milliarder kroner i lønn gjennom våre systemer. Automatisk innrapportering Med automatisk innrapportering får våre kunder solid støtte i prosessene, samt et underlag for å effektivisere rutinene for at data blir registrert til rett tid, og med god kvalitet. Outsourcing Det kan være flere grunner til å sette ut lønns- og personaloppgaver. Bluegarden tilbyr velprøvde og effektive arbeidsmåter for å administrere lønn og HR, og guider dere trygt gjennom prosessen. Gevinster ved å sette ut lønnsoppgavene: Reduserte lønns- og personalkostnader Mer forretningsorientert HR Tid spart med selvbetjening for ansatte Automatiserte arbeidsprosesser Mindre behov for administrative støttefunksjoner Alltid nødvendig kompetanse tilgjengelig Sammenlignbar styringsinformasjon fra leder til medarbeider

3 Skalerbar løsning Bluegarden Lønn & HR er en skalerbar løsning som hele tiden kan tilpasses arbeidsmetoder, prosesser og behov for styringsdata. Løsningen inneholder: HR-Portal Lønn Refusjon Mobil Reise og utlegg HMS Dokument Tid HR-Analyse Lønnsforhandling Rekruttering Kompetanse Integrasjon

4 HR-Portalen HR-Portalen er en av de mest komplette løsningene for lønn og HR på markedet. Den er brukervennlig og tilrettelagt for selvbetjening. HR-Portalen er stabil og utprøvd av over ansatte, ledere og HR-/lønnsmedarbeidere i Norge. Skybasert selvbetjeningsløsning HR-Portalen leveres som skytjeneste, og sparer deg for større, interne IT-investeringer og unødvendige kostnader. Du har en alltid oppdatert løsning tilgjengelig for deg og dine medarbeidere uten å behøve å tenke på større oppgraderinger. Fordeler Ansatte og ledere får oversikt over oppgaveinnboks, status på utførte oppgaver, påminnelser, nyheter fra HR, siste lønnsslipp, feriesaldoer m.m. HR og ledere får tilgang til ansattes profiler med all relevant HR-informasjon Ledere gis mulighet til enkelt å godkjenne ferie, fravær, timelister, utlegg m.m. Bluegardens HR-Portal danner kjernen i Helse Sør-Øst sitt mål om å levere en helhetlig HR-verktøykasse til ledere og ansatte ved alle sykehus ansatte i Helse Sør-Øst er i dag brukere av Bluegarden Lønn & HR. Gjennom felles systemløsninger på HR-området får Helse Sør-Øst økt kvalitet på styringsinformasjon og økt effektivitet i sine lønns- og personaltjenester.

5 Lønn Vi har opparbeidet oss en bred lønnsfaglig kompetanse etter å ha beregnet og utbetalt lønn for kundene våre i snart 40 år. Vi kan være ditt lønningskontor eller du kan benytte våre systemer og løsninger som en skytjeneste. Skreddersydde løsninger Vårt mål er å tilpasse tjenestene og systemene for å imøtekomme dine behov best mulig. Vi kan utføre alle lønnstjenester fra registrering til utbetaling, rapportering og bokføring. Alle de tunge jobbene er automatisert, og muligheten for å skreddersy saksflyt sikrer gode rutiner og attestering av bilag. Din bedrift kan være stor eller liten. Vi har alltid en lønnstjeneste eller et lønnssystem som passer ditt behov. Fordeler Gjør det enkelt for lønnsmedarbeidere å sikre riktig lønn med innebygde regelmotorer og varslinger for effektiv saksbehandling Gir tilgang til å kjøre prøvelønn og simulere lønnsslipper Håndtering av ansatte med flere arbeidsforhold Automatisk innrapportering til NAV og andre offentlige instanser Er helintegrert med Bluegarden HR-Portal slik at lønnsmedarbeidere ikke trenger å taste inn informasjon på nytt Skreddersydd saksflyt sikrer gode rutiner og attestering av bilag Håndtering av ansatte med flere arbeidsforhold Automatisk innrapportering til NAV Helintegrert med Bluegarden HR-Portal

6 Refusjon Du kan få refundert store beløp, dersom du har kontroll på rutinene ved sykefravær. Dagens regelverk for innkreving, mottak og avstemming av refusjoner er komplisert. Derfor tilbyr vi å ivareta refusjonsarbeidet for din virksomhet. Bluegarden Refusjon har automatisk utfylling av ulike skjemaer til NAV, slik som inntekts- og skatteopplysningsskjema, og søknad om unntak fra arbeidsgiveransvar ved særlig stort sykefravær eller svangerskapsrelatert sykefravær. Fravær importeres fra kundens fraværssystem/registreres i HR-Portalen, og overføres til lønnssystemet. Systemets regelmotor genererer refusjonsoppfølging til saksbehandler, som gjennom rutinestøtte beregner korrekt krav. Refusjonskrav sendes riktig NAV-kontor, og mottak avstemmes og konteres i tråd med kundens kontoplan. Avvik mellom krav og mottak følges opp og saksbehandles. Filer med refusjonsposteringer overføres kundens økonomigrensesnitt i henhold til avtale. Bluegardens Lønn & HR-kunder vil ha tilgang til egen refusjonsrapport gjennom sitt standard rapportgrensesnitt. Fordeler Enkelt for lønns- og HR-medarbeidere å følge opp refusjonssaker og sikre at virksomheten får refundert det de har krav på Automatiske varslinger på aktuelle saker som man kan kreve refusjon på Styrt saksflyt gjør det enkelt for brukere å følge riktige prosesser Alltid oppdatert regelverk Rapporter på utestående krav, refusjonsårsak, refundert beløp m.m. NAV-integrasjon Potensiale for merinnkreving Reduserte administrative kostnader ved refusjonsbehandling Effektivisering av regnskaps-/ avstemmingsprosesser Profesjonell tjenesteleverandør med Utviklet prosessverktøy Industrialiserte rutiner Spisskompetanse på området

7 Mobil Bluegarden tilbyr alle sine kunder mobile tjenester. Her legger vi til rette for økt selvbetjening og fleksibilitet. Dette gjør vi ved å tilby en brukervennlig, robust, sikker og skalerbar mobil løsning! Lønnsslipp Leveres med standard hjelpetekster som forklarer regler, beløp og satser. Hjelpetekstene kan tilpasses din virksomhet og er også tilgjengelig på engelsk. Medarbeiderne kan sortere lønnsinformasjon på dato, lønnart eller kilde, og lønnsinformasjonen kan filtreres på arbeidsforhold. Medarbeiderne kan også se nøkkeltall for ferie, skatt og overtid. Reise, utlegg og kjørebok Bluegarden har laget en mobil løsning som er så intuitivt at det eneste som er vanskelig er å feile. Vi forstår at det ikke er lett å registrere hvert eneste skritt du tar når de løpes derfor kan du starte opp, lukke og fullføre når du får tid. Du fyller bare ut det du må og kvitteringene kan du kaste! Tid Registrer fravær, overtid, fleksitid og avspasering på en sømløs og enkel måte. Her kan du også enkelt føre timer på prosjekter. Løsningen kan integreres med de fleste lønnssystemer på markedet. Gode grunner til å velge Bluegarden Mobil Lønnsslipp Reise og utlegg Kjørebok Innboks og enkel godkjenning Ansattprofil Feriesaldo Tidregistrering Fravær Integrasjon med andre mobile applikasjoner HR-administrative oppgaver man kan spare tid på, kommer ofte pasienten til gode i det siste ledd. SITAT SEKSJONSLEDER

8 Reise og utlegg Slipp stresset med reiseregninger og få god oversikt over reisekostnadene i din virksomhet. Vi forenkler administrasjon av reise og utlegg for ansatte og ledere. Ansatte kan med enkelthet registrere reiseregninger, kjørebok og utlegg. Integrasjon mot kredittkortleverandør og styrt saksflyt fører til raskere godkjenning. Bluegarden Reise og utlegg kan også fås på mobil. Alle reiseregninger og utleggsskjema blir sendt til nærmeste leder for godkjenning. Reise og utlegg Ferdigutfylte skjemaer med grunndata minimerer antall felter den ansatte må fylle ut Henter automatisk utgiftskoder fra lønnssystemet Automatisk utregning av diettsatser i henhold til regelverket Logiske kontroller i feltene for å redusere muligheter for feilregistrering Ansatte kan se status på om leder har godkjent eller ikke Kjørebok Bruke Google Maps til å hente km-avstand Automatisk utregning basert på transportmiddel, antall passasjerer m.m. Ansatte kan se status på om leder har godkjent eller ikke Integrasjon kredittkort Velg fra nye kredittransaksjoner i reisetidsrommet og marker hvilke som skal inngå Elektronisk opplasting av bilag Skann, last opp og signer elektroniske bilag til reise, utlegg og kjørebok, det er ikke lenger nødvendig å ta vare på papirbilagene Integrasjon Lønn & HR Ansattopplysninger, utgiftskoder m.m. hentes direkte fra Lønn & HR-systemet TAXI TAXII Reduserer feilregistreringer Reduserer tidsbruk Elektronisk kredittkortintegrasjon Forenklet saksflyt Brukervennlig grensesnitt Integrert mot Bluegarden Dokument

9 HMS Vi hjelper ledere og HR-avdelingen med å drive effektiv oppfølging av sykefravær, rapportere skader og ulykker, samt foreta årlige HMS-runder. Sykefraværsoppfølging Hjelper lederen gjennom alle stegene knyttet til sykefraværsoppfølging i henhold til lovverk Gir HR og leder oversikt over alle oppfølgingssaker på ansatte Påminnelser til leder ved frister for oppfølging Elektronisk arkivering av alle samtaler Rapporter på utfall av sykefravær m.m. Skaderapportering Enkel innrapportering av skader og nestenulykker via skjema Lag rapporter på antall ulykker og årsaker til ulykker HMS-runde Mal for spørrerunde som kan redigeres Distribuer spørrerunde via HR-Portalen Samle data i rapporter Integrasjon mot NAV Elektronisk overføring av oppfølgingssaker til NAV Integrasjon mot fastlege Elektronisk overføring av oppfølgingsplaner til medarbeiders fastlege Overholder frister gjennom elektroniske påminnelser Dokumenterer oppfølgingssaker gjennom elektronisk arkivering av samtalereferat Reduser tid på innrapportering gjennom NAV-integrasjon Gjennomfører enkelt HMSrunder gjennom webskjema som distribueres til alle ansatte Lager gode rapporter på antall oppfølgingssaker, ulykker, årsaker til ulykker m.m.

10 Dokument Bluegarden Dokument hjelper din HR-avdeling med å samle alle dokumenter på ett sted. Et skybasert personalarkiv som alltid er tilgjengelig og som kan distribuere dokumenter til én eller flere ansatte samtidig. Dokumentarkiv Arkiverer alle HR-dokumenter og knytter de til ansatte og andre kategorier som f.eks. ansattkontrakter og sikkerhetsinstrukser Gir ett elektronisk arkiv for alle HR-dokumenter Organiserer dokumenter i ulike kategorier som ansattkontrakter, sikkerhetsinstrukser, endringsbrev m.m. Knytter dokumenter mot ansatte og tilgjengeliggjør disse gjennom deres profil i HR-Portalen Dokumentmaler Benytter Bluegardens standardmaler for HR-dokumenter eller egne maler Samler alle maler på ett sted for å sikre at riktige versjoner benyttes Dokumentfletting Henter automatisk data fra underliggende systemer som personalia, adresse, lønn, stilling m.m. Genererer og sender ut brev til ansatte ved f.eks. endring i lønn eller betingelser Integrasjon mot skjema i HR-Portalen Knytter jobben med å generere dokumenter opp mot relevante prosesser, som f.eks. automatisk generering av ansattkontrakt i forbindelse med utfyllelse av skjema i HR-Portalen for nyansatte eller endringsbrev Integrasjon mot sak/arkiv Overfører alle dokumenter til ditt sak/ arkivsystem i henhold til bransjestandard NOARK Forenklet distribusjon direkte i HR-Portalen Reduserer tid brukt på å lete etter, samle og organisere dokumenter Forenkler generering av dokumenter Øker sikkerhet gjennom styrte tilganger og sporbarhet Sikrer krav til dokumentasjon i henhold til lovverk

11 Tid Registrer ditt fravær, din overtid, fleksitid og avspasering på en sømløs og enkel måte. Bluegarden Tid er fleksibel og kan integreres med de fleste lønnssystemer på markedet. Løsningen består av flere moduler: Standard tidregistrering, planleggingsmodul, prosjektmodul, jobbmodul og turnusmodul. Tidregistrering Hvordan registreringen gjøres i din virksomhet er helt opp til deg. Du kan enkelt registrere tid, prosjekttid og fravær fra web eller mobil. Tid spart er penger spart! I Bluegarden Tid kan du også administrere arbeidstid overføre til lønns- og fraværssystem registrere prosjekttid hente ut rapporter hente ut oversikt på saldoer Reduserer tid til å finne tall på tidsbruk Gir et godt bilde av fravær og tid arbeidet utover normal arbeidstid Gir gode oversikter over tidligere registreringer Overføres enkelt til lønns- og fraværssystem, via filoverføring

12 HR-Analyse Vi gir deg ferdige rapporter på nøkkeltall for ulike nivåer i organisasjonen, slik at du har det beste grunnlaget for å fatte riktige beslutninger for din virksomhet. Løsningen er bygget opp etter analyseområder med stor fleksibilitet til å ta ut de rapporter du ønsker. HR-Analyse har rask implementeringstid og gir fort verdi for din organisasjon. Funksjoner i HR-Analyse Løsningen inneholder en rekke funksjoner for å gi brukeren mest mulig fleksibilitet og mulighet for analyse. Nøkkelfunksjonalitet i løsningen er: FILTRERING. Filtrering gjør at brukeren kan velge ut én eller flere områder å fokusere på som for eksempel organisasjonsenhet, ansettelsestype, kjønn, alders- og ansiennitetsgruppe, ledere etc. SORTERING. Etter å ha valgt filter kan man sortere dataene etter for eksempel demografi (kjønn, alder, ansiennitet, ledelse, stilling) eller andre relevante kategorier som sykefraværstype, fraværskoder etc. DRILLING OG NAVIGERING. Det er mulig å drille i organisasjonshierarkiet og videre ned til personnivå for å se informasjon om den enkelte ansatte. Bruk dashboards til å få oversikt over bemanning personalomsetning sykefravær ferie og fravær kontering styringsdata som er viktige for forretningen Få svar på spørsmål som Utviklingen i sykefravær for menn over 55 år i org. enhet X siste tre år? Lønnsutvikling for kvinner i ledelsen siste tre år? Turnover blant nyansatte og hvorfor slutter de? Hvilke stillingsgruppe tilhører de? Er det én avdeling som har større fravær enn andre? Hvordan er alderssammensetningen blant de ansatte? Brukervennlig grensesnitt Enkelt å formidle funn videre i virksomheten Integrert i HR-Portalen Skybasert teknologi reduserer implementeringstid og konsulenthjelp

13 Lønnsforhandling Ønsker du en ryddig og effektiv lønnsforhandlingsprosess? Vi tilbyr en komplett løsning for lønnsforhandling fra A til Å, som kvalitetssikrer og effektiviserer saksbehandling og oppgaver. Løsningen kan knyttes opp til ethvert lønnssystem i markedet. Lønnsforhandlingsmodulen gir en god oversikt over de ansattes inntekt fra før virkningsdato og fram til forhandlingen. I Forhandlingsmodulen har vi god kostnadskontroll, og overføring for utbetaling av resultatet går automatisk. HORDALAND FYLKESKOMMUNE Nyttig verktøy for alle roller i prosessen Lønnsforhandling er en stor prosess som involverer flere parter og utføres i alle organisasjoner årlig. Her må det blant annet tas hensyn til tariffer, ansattdata, organisasjon, kodeverk, beregninger, tilbud og krav gjennom hele prosessen. Løsningen reduserer feilkilder og lar deg leke med reelle data. Du får øyeblikkelig bilde av kostnader ved endring av lønn. Når partene er enige, kan du lese av ny lønn rett tilbake i lønnssystemet med ett tastetrykk. Fagforeninger kan legge inn krav med begrunnelse/prioritering simulere krav på grupper av ansatte motta og lese tilbud fra arbeidsgiver Arbeidsgiver/tilbudsgiver kan legge inn tilbud på ansatte eller grupper med begrunnelse og prioritering ta ut rapporter på f.eks. forhandlingsresultat og budsjettmessige konsekvenser overføre resultat til lønnssystem for effektuering av ny lønn få automatisk beregning av pott/ramme basert på importert lønnsmasse Ansatt kan legge inn lønnskrav til din fagforening og/eller leder motta brev om forhandlingsresultatet Enhets-, etats- og avdelingsledere kan legge inn forslag med begrunnelse og prioritering simulere forslag på grupper av ansatte overføre simuleringsresultater til forslag motta og lese tilbud fra arbeidsgiver Helautomatiserer prosessen Gir øyeblikkelig bilde av kostnader ved endring av lønn Ett verktøy for både arbeidsgiver og fagforeninger under forhandlingsprosessen En selvstendig løsning som kan knyttes opp til ethvert lønnssystem i markedet

14 Rekruttering Sørg for en ryddig og profesjonell rekrutteringsprosess som gir jobbsøkere et godt førsteinntrykk av din virksomhet. Vi hjelper deg med å styre dine rekrutteringsprosesser på best mulig måte fra behovet oppstår til ansettelse er gjennomført. Kvalitetssikring og effektivisering Bluegarden Rekruttering er en integrasjon med WebCruiter. Løsning og personalopplysninger overføres automatisk til Bluegarden Lønn & HR og data registreres kun én gang. Intern jobbrotasjon I HR-Portalen ser ansatte sin egen CV og kan gjøre endringer på denne. Her får de også tilgang til alle stillinger som er utlyst internt og kan enkelt søke på dem. Bluegarden Rekruttering har god funksjonalitet for Utarbeidelse og publisering av stillingsannonser. Annonsene kan baseres på forhåndsdefinerte maler. Publisering til hjemmesider, intranett og eksterne jobbportaler som Finn, NAV, Monster, Zett administreres fra løsningen. Økt synlighet for jobbsøkere Registrering av CV og søknad Vurdering og behandling av kandidater Ansettelse kandidaten overføres automatisk til lønns- og HR-systemet Utarbeidelse og publisering av stillingsannonser Økt synlighet for jobbsøkere Registrering av CV og søknad Vurdering og behandling av kandidater Ansettelse

15 Kompetanse Vi setter medarbeideroppfølging og kompetansestyring i system for deg. Bluegarden Kompetanse gir deg blant annet oversikt over kompetansen i din virksomhet, mål- og resultatoppnåelse, utviklingsplaner og tiltak. Strategisk HR har 3 mål 1) Tiltrekke, beholde og utvikle dyktige medarbeidere 2) Riktig kompetanse på riktig sted til riktig tid 3) Utvikle en hensiktsmessig ledelseskultur hvor man definerer og når felles mål Bluegarden Kompetanse er en integrasjon med Dossier Solutions. Modulen gir grunnlag for medarbeiders kompetanseprofil. Bluegarden Kompetanse leverer en standard CV som kan tilpasses kundens behov. Ved innføring av Bluegarden Rekruttering bør CV-ene bygges opp likt slik at de kan integreres. Funksjonalitet Jobbeskrivelser med kompetansekrav Kompetanseutvikling Medarbeidersamtaler Prestasjonsledelse Lederutvikling* Talentutvikling* Etterfølgerplanlegging* Mobilitet* *tilleggsfunksjonalitet opsjon Rapportering Bluegarden Kompetanse har to typer rapporter: Aggregerte oversiktsrapporter (KPI, kompetanse, brukeraktivitet) og detaljrapporter (drilldown i excel-format). De fleste rapporter kan brytes ned på organisasjon og virksomhetsår. I tillegg finnes en rekke filtre som alder, brukergruppe etc. Tilgjengelighet på rapporter avhenger av hvilke moduler som er i bruk. Tilgangen til å rapportere defineres av hvilket tilgangsnivå (brukertype) du har. Ledere vil normalt se informasjon om egne medarbeidere, mens medarbeider ser sine egne data. Personal/ HR kan ta ut data på tvers av organisasjonen. Gir riktig kompetanse på riktig sted til riktig tid Gir gode rutiner for målstyring og medarbeidersamtaler Fremmer strategiske valg til prestasjonskrav Kartlegger kompetansegap Gir oversikt over utviklingstiltak

16 Integrasjon Vi tilbyr enkel, sikker og effektiv utveksling av data mellom Bluegarden Lønn & HR og dine integrerte systemer en sømløs brukeropplevelse med webservice- eller filintegrasjon, avhengig av hva som er mest hensiktsmessig for din virksomhet. WEBSERVICE integrasjon Velegnet når data må oppdateres i sanntid, og kravet til sikker datautveksling er høyt. Enkelttransaksjoner har full sporing fra system til system Køsystem garanterer leveranse mellom systemene Støtte for ulike formater som tilpasses det enkelte systems grensesnitt Eksempler på tjenester EKSPORT fra Bluegarden Lønn Ansatt: timeregistrering blir umiddelbart tilgjengelig i lønnssystemet Organisasjon: informasjon om ansatte, organisasjonsenheter og -struktur IMPORT av transaksjoner tilbake til lønnssystemet Fravær Faste og variable lønnstransaksjoner E-postadresse og bruker-id SPØRRETJENESTER; eksterne systemer etterspør informasjon fra lønnssystemet ved behov Ansatt Organisasjon Fravær FILBASERT integrasjon Velegnet når data skal oppdateres til faste tidspunkter og kan overføres samlet. Fastlagte formater Basert på filutveksling via Secure file transfer protocol (SFTP) Eksempler på tjenester EKSPORT av Hovedbok Bankfil Uttrekk til datavarehus IMPORT av transaksjoner tilbake til lønnssystemet Fravær Faste og variable lønnstransaksjoner Kontoplan og validering Kredittkorttransaksjoner Automatisert og effektiv utveksling av data Garantert leveranse av data Tilgang til bredt spekter av HR-data Eliminerer dobbeltregistreringer Gir konsistente data på tvers av systemer Data oppdateres umiddelbart eller gjennom tidsstyring Enkel integrasjon mot tredjepartsløsninger

17 Ta kontakt for mer informasjon! Besøksadresse: Kirkegata 25, Oslo Postadresse: Bluegarden AS Postboks 476 Sentrum, 0105 Oslo Telefon: bluegarden.no