Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato 2013/ ESARK juni 2013 SIDS

Transkript

1 BYRÅDSAVDELING FOR BYUTVIKLING, KLIMA OG MILJØ Bergen Rådhus Postboks 7700, 5020 Bergen Telefon 05556/ Telefaks Sivilombudsmannen Postboks 3 Sentrum 0101 OSLO Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato 2013/ ESARK juni 2013 SIDS Foreleggelse - saksbehandlingstid i klagesaker - Bergen kommune Det vises til brev fra Sivilombudsmannen av , der ombudsmannen ber om en redegjørelse fra Bergen kommune vedrørende kommunens saksbehandlingstid i klagesaker etter plan- og bygningsloven. I ombudsmannens henvendelse ble det satt frist for kommunens redegjørelse til Denne fristen ble etter telefonhenvendelse til ombudsmannen v/marianne Monrad, forlenget med 14 dager. Denne orientering synes derfor å være rettidig iht den forlengede fristen. Bergen kommune har et parlamentarisk politisk system, og det er et uttrykt politisk ønske å gjøre avstanden mellom byens borgere og politikerne så kort som mulig. Fra politisk side ønsker en å ha en nærhet til de saker som knytter seg til byens utvikling. Dette gir seg blant annet uttrykk ved at klagesaker etter plan- og bygningssaken behandles politisk. Bystyret som kommunens øverste politiske organ har delegert myndighet til komite for miljø og byutvikling til å behandle klagesaker etter plan- og bygningsloven. Denne kompetansen er avgrenset mot de klagesaker som byrådet har fått, samtidig som bystyret har delegert myndighet til byrådet å behandle særlige angitte klagesaker. Komite for miljø og byutviklings fullmakter er formulert slik av Bergen bystyre i sak 18/02 med senere endringer.: Komiteen fatter vedtak i følgende saker: i alle saker etter plan- og bygningsloven som fremmes med innstilling fra byrådet, og hvor myndigheten ikke er tillagt bystyret, i klagesaker etter plan- og bygningsloven, jf 1-9, med unntak av klagesaker som bystyret i plan eller vedtekt har fastsatt skal behandles av bystyret eller annet organ og klagesaker som er delegert til byrådet, jf byrådets fullmakter 14. Byrådets fagfullmakter knyttet til plan- og bygningsloven virkeområde, er formulert i slik i Bergen bystyrets vedtak i sak 102/06 med senere endringer: 18. FAGFULLMAKTER BYUTVIKLING Innenfor fagområdene klima, miljø, byggesak og byutvikling mv., har byrådet fullmakter til å utøve myndighet med utgangspunkt i Plan- og bygningsloven og annet relevant lovverk med unntak av saker der: a) myndigheten i henhold til lov ligger til kommunestyret selv

2 b) bystyret har delegert myndighet til Komite for miljø og byutvikling c) bystyret i kommunal plan eller vedtekt har fastsatt at myndigheten ligger til bystyret eller annet organ Byrådet kan treffe følgende avgjørelser i klagesaker etter plan- og bygningsloven: a) omgjøre egne vedtak b) avgjøre klager på vedtak om ansvarsrett, jf plbl 22-3 og 22-4 c) avgjøre klager på vedtak om igangsettingstillatelse, jf plbl 21-4 d) avgjøre klager på vedtak om ferdigattest, brukstillatelse og driftstillatelse, jf plbl e) avgjøre klager på vedtak om refusjon etter plbl kap 18 f) avgjøre at klager på vedtak som er truffet av et bystyreorgan sendes direkte til fylkesmannen, forutsatt at det i forbindelse med klagebehandlingen ikke er kommet frem nye opplysninger som etter byrådets vurdering kan ha betydning for den politiske beslutningen g) treffe avgjørelse om å avvise en sak, herunder avvising av klage jf fvl 33, andre ledd, dersom vilkårene for å realitetsbehandle saken ikke er oppfylt h) avgjøre klager på avgjørelser som gjelder avvising av en sak (dvs saker som ikke er realitetsbehandlet), jf fvl 2, tredje ledd i) klager på avslag på søknad om frafall eller reduksjon av tvangsmulkt j) klager på ilagt gebyr for saksbehandling av plan- og byggesaker I tillegg til dette er byrådet også delegert (sak 313/10) myndighet til å avgjøre klagesaker i mindre byggesaker: Bydelsstyrene har myndighet til å avgjøre klager i mindre byggesaker. Med mindre byggesaker forstår en oppføring av frittstående eneboliger, tomannsboliger, småhus i grupper og sammenbygd i kjeder/rekker med mer, avgrenset til inntil to boenheter i høyden. Videre omfattes mindre tiltak på bebygd boligeiendom som frittliggende garasjer, boder, tilbygg, påbygg, underbygg, bruksendring, fasadeendringer, murer, terrenginngrep og lignende. Bydelsstyrenes fullmakt er begrenset av følgende forhold: 1. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra kommune(del)plan eller reguleringsplan vedrørende fastsatt arealbruk eller andre forhold fastsatt på plankart. 2. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra bestemmelser til kommune(del)plan eller reguleringsplan. 3. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra bygningsvedtekter inkludert parkeringsvedtekter. 4. Bygningens høyde må ikke være i strid med bestemmelsen i plan- og bygningsloven 70 nr 1, 2. punktum. Byrådets fullmakter er videredelegert til byråden for byutvikling klima og miljø, ved byrådets vedtak i møte 1. november 2011 i sak , revidert i byrådssak i møte 10. januar 2013: Byråd for byutvikling, klima og miljø har ansvaret for at kommunen har en helhetlig klima-, miljø- og byutviklingspolitikk. Arbeidsområdet omfatter byutviklingsoppgaver (som utredninger, strategisk arealplanlegging, samordnet areal- og transportplanlegging inkl. områderegulering), samferdsel, parkering, kulturminnevern samt kart- og geodata. Byråden skal påse at det ved planlegging og utbygging i kommunen blir tatt tilstrekkelig hensyn til klimaog miljømessige verdier og synspunkter. [ ] Byråden har videre ansvaret for kommunens saksbehandling etter plan- og bygningsloven (byggesaker, delingssaker/sletting av klausuler, refusjonssaker, private planforslag, tilsyn m.m.). Ansvaret omfatter også behandling av saker om seksjonering, forkjøpsrett til leiegårder, naturskader og saker om bygg- og anleggsavfall. Byråden har også ansvar for at kommunen har et tjenlig geodetisk grunnlagsnett, gjennomføring av kart- og delings-forretninger, og oppmålingstjenester. Følgende etater og virksomhet ligger under byråden: Byantikvar, Byggesak og private planer, Plan- og geodata, Samferdselsetaten og Vann- og avløpsetaten. Kompetanse Byråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Side 2 av 6

3 Byråden selv gir innstilling til byrådet. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver. Byråd for byutvikling, klima og miljø innehar alle fagfullmakter hjemlet i lov og forskrift, som er tillagt byrådet innenfor byrådens ansvarsområde, og som ikke eksplisitt er lagt til byrådet som kollegium. Byråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingenes øverste administrative leder. Byråden har fullmakt til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Som det fremgår av det ovenstående er komite for miljø og byutvikling tildelegert andre fullmakter enn byrådet med hensyn til å behandle klagesaker etter plan- og bygningsloven. Klagesakene følger således ulike spor, avhengig hvilke type saker det gjelder, og avhengig av på hvilket nivå i organisasjonen klagene eventuelt blir tatt til følge (sakene snudd). Det skal her presiseres at en klage kan tas tilfølge på ethvert ledd i kommunens saksbehandling, slik at etat for byggesak og private planer (fagetaten) har kompetanse til å omgjøre sitt eget vedtak etter klage. I et slikt tilfelle vil klagesaken ikke bli sendt til politisk behandling. I praksis fungerer klagesaksbehandlingen slik at dersom fagetaten ikke finner grunnlag for å ta en klage til følge, vil klagen bli sendt til politisk behandling. Saken blir da forberedt i byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø før den legges frem for byråd for byutvikling, klima og miljø. Byrådet kan selv ta klagen til følge, men i den grad byråden ikke finner at klagen skal tas til følge, fremmes saken for byrådet. For det tilfellet at byrådet ikke vil ta klagen til følge vil den bli sendt til fylkesmannen. Dette gjøres når klagen gjelder de definerte sakstypene som nevnt i byrådets fullmakter. Dersom klagesaken ikke er omfattet av byrådets fullmakter, sendes saken frem til behandling for komite for miljø og byutvikling. Komiteen kan på sin side ta klagen til følge. Dersom dette ikke gjøres, sendes klagesaken til fylkesmannen for endelig klagebehandling. Det vises til nærmere redegjørelse under pkt 1.2. Til Sivilombudsmannens anmodning om redegjørelse for Bergen kommunes saksbehandlingstid for klager etter plan- og bygningsloven er det konkret spurt om følgende: 1.1 Det lages en statistikk for andre halvår 2012 og de fire første månedene i 2013 for samlet gjennomsnittlig saksbehandlingstid, og restanser for saker som skal behandles etter byggesaksforskriften 7 første ledd bokstav d. Bergen kommune ser at en ordning med politisk behandling av klagesaker, vil medføre at saksbehandlingsfristen i SAK 10, 7-1 første ledd bokstav d, vanskelig kan bli innfridd. Erfaringsmessig er det kun et fåtall klagesaker som blir omgjort i fagetaten, slik at klagesaker i det alt overveiende blir politisk behandlet. En har gjennomgått klagesaker behandlet siste halvår i 2012 og de fire første månedene i Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klagesakene er 56 uker. Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klagesaker til politisk behandling; altså klagesaker som ennå ikke var behandlet eller oversendt til fylkesmannen pr , var på 48 uker. Det er registeret 104 saker som på dette tidspunktet var mottatt til politisk behandling. Fagetaten hadde på samme tid registrert 220 klagesaker, som ennå ikke var ferdigbehandlet eller oversendt til politisk behandling. Side 3 av 6

4 1.2 Hvilke rutiner har kommunen for behandling av klagesaker vedrørende tiltak etter planog bygningsloven? Hvordan fungerer dette i praksis? Ved mottak av klage vurderer saksbehandler som fattet vedtaket i fagetaten, om det er anført grunner som tilsier omgjøring av vedtaket. Dersom saksbehandler ikke finner grunn til å omgjøre sendes det ut en bekreftelse på at klage er mottatt og en orientering om videre saksbehandling, blant annet opplyses det om saksbehandlingstid. Eventuelle klagemotparter gis anledning til å komme med merknader til klagen. Saken overføres til en ny saksbehandler, vanligvis en av etatens jurister, for vurdering av klagen. På bakgrunn av klagen, eventuelle merknader og andre opplysninger, vurderes om det er grunnlag for å ta klagen til følge. Dersom fagetaten ikke tar klagen til følge utredes klagesaken i et fagnotat til byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø for videre politisk behandling i henhold til kommunens delegasjonsfullmakter. Partene orienteres om at saken er oversendt, og om den politiske behandlingen. Fra hovedregelen om at klager skal behandles politisk er det gjort noen unntak. Klager på en del andre vedtak enn søknad om tiltak (for eksempel vedtak om ansvarsrett, igangsetting, brukstillatelse og ferdigattest) sendes til klageinstansen (Fylkesmannen i Hordaland) uten politisk behandling. Det samme gjelder klager på vedtak som er fattet av komite for miljø og byutvikling, forutsatt at det ikke er kommet frem nye opplysninger av vesentlig betydning. Som nevnt ovenfor er myndigheten til å treffe kommunens endelige avgjørelse om ikke å ta en klage til følge, fordelt mellom komite for miljø og byutvikling og byrådet. Byrådet kan selv treffe avgjørelse i mindre byggesaker som ikke krever dispensasjon fra kommuneplan eller reguleringsplan.. I øvrige klagesaker ligger avgjørelsesmyndigheten til komite for miljø og byutvikling. Alle ledd i fullmaktskjeden kan omgjøre et påklaget vedtak dersom man finner klagen begrunnet. Dette gjelder fagetatene, kommunaldirektør, byråden, byrådet og komiteen. Når overordnet politisk organ har truffet avgjørelse blir saken returnert til fagetaten for videre oppfølging. Dersom klagen ikke er tatt til følge blir saken oversendt til klageinstansen for endelig avgjørelse. Partene orienteres om oversendelsen ved kopi av oversendelsesbrevet. Dersom overordnet politisk organ har tatt klagen til følge og fattet nytt vedtak, blir partene underrettet om det nye vedtaket og retten til klage. 1.3 Foreligger det planer/budsjett/tiltak som tar sikte på å redusere saksbehandlingstiden i klagesaker? Beskriv dem i så tilfelle kort. Bemanning på fagfeltet viser seg å være ustabil. Det benyttes i vesentlig grad jurister til arbeidet med klagesaksbehandling. Med noen års erfaring i kommunen blir fagfolkene attraktive i arbeidsmarkedet og går relativt fort over i andre stillinger, i stor grad i privat sektor. Fagetaten, som først behandler klagesakene har i lengre perioder også hatt høyt sykefravær. Begge disse faktorene påvirker kapasiteten i betydelig grad. En jobber imidlertid kontinuerlig for å bygge opp tilstrekkelig kapasitet til å ta unna sakene som kommer inn. I denne sammenheng arbeides det med organisatoriske tiltak som sikrer best mulig sammenheng Side 4 av 6

5 mellom førstegangsbehandling av byggesaker og klagesaksbehandling. Dette skal først og fremst bidra til optimal kvalitetssikring i førstegangsfasen og dernest forhindre unødvendig dobbeltarbeid i senere klageomganger. Bergen kommune har hatt fokus på å redusere saksbehandlingstiden for private planer, og saksbehandlingsfristene iht plan- og bygningsloven og er pr i dag overholdt. En har nå fokus på å få redusert saksbehandlingsfristene for klager på byggesaker, og vil i løpet av høsten 2013 iverksette endringer for å redusere denne saksbehandlingstiden, med det mål for øye å tilfredsstille de forskriftsmessige krav. 1.4 Hva er prognosene for utviklingen i sakstilfanget og saksbehandlingstiden for klagesaker i årene fremover? Bergen kommune mottar ca byggesaker årlig. Av disse blir ca 20 % påklaget, noe som medfører at en forventer ca 600 klagesaker årlig. Sivilombudsmannen har under henvisning til forvaltningsloven 11 a annet og tredje ledd, bedt om avklaring på følgende spørsmål: 2.1 Hvilke rutiner har kommen for utsending av, og eventuelt innholdet i og formen på, foreløpig svar til klagere? Hvordan fungerer dette i praksis? Dersom saksbehandler i fagetaten ikke finner grunn til å ta klagen til følge umiddelbart, blir det sendt ut et foreløpig svar der det bekreftes at klage er mottatt. I brevet opplyses det om cirka saksbehandlingstid. Klagepartene orienteres videre om oversendelse av klagesak til politisk behandling, og om det politiske systemet angående klagebehandling. Når klagesak er behandlet politisk blir partene underrettet om avgjørelsen, enten ved kopi av oversendelsesbrev til Fylkesmannen i Hordaland, eller ved underretning om nytt vedtak i tilfeller der klagen er tatt til følge. 2.2 Hvilke rutiner har kommunen for utsending av, og eventuelt innholdet i og formen på, forsinkelsesbrev til klagere? Hvordan fungerer dette i praksis? Som nevnt under pkt 2.1 underrettes partene om ulike steg i den kommunale saksbehandlingen. Dette innebærer også informasjon om eventuelle forsinkelser i forhold til det som er opplyst ved bekreftelse på mottatt klage. Fra fagetatens side gis det derfor en generell orientering om det politiske systemet og hvordan partene kan følge med på møteplanene til komiteen og byrådet. I tillegg besvarer fagetaten en rekke henvendelser pr brev, e-post og telefon om status i de konkrete sakene. Møteplan og saksliste for byrådet og komite for miljø og byutvikling settes opp av henholdsvis byrådsleders avdeling og bystyrets kontor. Dette blir fortløpende oppdatert på kommunens hjemmesider, slik at publikum kan følge med på når ulike saker er berammet og behandlet, i tråd med den informasjon som er gitt ved underretning fra fagetaten. 2.3 Får klagere informasjon om "når svar kan ventes"? På hvilket tidspunkt, og på hvilken måte, skjer i så fall dette? Partene orienteres om den kommunale saksbehandlingen slik det er beskrevet under pkt 2.1 og 2.2. Ved oversendelse til politisk behandling blir partene orientert om hvordan de kan Side 5 av 6

6 følge med på møteplaner og sakskart til komite for miljø og byutvikling og byrådet på internett. Partene vil da kunne gjøre seg kjent med når deres sak kommer opp til behandling, ved å søke på internett eller ved å henvende seg til bystyrets kontor eller byrådsavdelingen. Vedrørende ombudsmannens spørsmål knyttet til andre sakstyper med saksbehandlingsfrister, jf pkt 3 i ombudsmannens brev, kan kommunen opplyse at saksbehandlingstiden knyttet til søknader etter plan- og bygningsloven ligger innenfor fristene. For 2012 var gjennomsnittlige saksbehandlingstid som følger: - Søknad om tillatelse til tiltak etter plan- og bygningsloven 20-1 med tidsfrist på 3 uker var 16 kalenderdager. - Søknad om tillatelse til tiltak etter plan- og bygningsloven 20-1 med tidsfrist på 12 uker var 56 kalenderdager. - Søknad om tillatelse til tiltak etter plan- og bygningsloven 20-2 med tidsfrist på 3 uker var 15 kalenderdager - Behandling av private reguleringsplanforslag etter plan- og bygningsloven 12-11, behandles innen 12 uker. - Vedtak av reguleringsplan etter plan- og bygningsloven ble fattet innen ca 8 uker. Med vennlig hilsen Filip Rygg Byråd for byutvikling, klima og miljø Side 6 av 6