Følger samhandlingen mellom RKK og fylkeskommunen vedtatte retningslinjer?

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Rapport Følger samhandlingen mellom RKK og fylkeskommunen vedtatte retningslinjer? Desember 2008 Rogaland fylkeskommune

2 Innhold 1 Sammendrag Bakgrunn Hovedfunn og anbefalinger Innledning Fylkeskommunens hjemmel for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for prosjektet Formål Problemstillinger Revisjonskriterier Metode Faktabeskrivelse Funn fra tidligere forvaltningsrevisjonsrapport Omfanget av aktivitetene, og rapportering ihht. retningslinjene Biarbeidsavtaler, føring av lønn og husleie, vikarbruk Føring av andre driftsutgifter Budsjettering og regnskapsførsel av utgifter/inntekter Erfaringer med kursaktivitet, retningslinjer og rapporteringsrutiner Revisjonens vurderinger og anbefalinger Våre vurderinger Konklusjon Anbefalinger Fylkesrådmannens kommentarer Vedlegg Leserveiledning: Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og fylkesrådmannens kommentarer. 2. Les også vurderingene i kapittel Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 og vedleggene. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

3 1 Sammendrag 1.1 Bakgrunn Rogaland kurs og kompetansesenter (RKK) er en stiftelse som tilbyr ulike kurs ved blant annet å benytte ledige lærekrefter ved de videregående skolene i Rogaland fylkeskommune. Dette har gjort at driftsmidler og lærekrefter ved de videregående skolene blir bedre utnyttet, personell blir gitt anledning til høyere inntekter, og skolene kan få bedret sin ressurstilgang. I 2004 ble det framlagt en rapport fra forvaltningsrevisjon av administrative og økonomiske sider ved dette samarbeidet. De anbefalinger som framkom førte til vedtak i fylkestinget om å utarbeide retningslinjer for samarbeidet og at kontrollutvalget skulle følge opp. Retningslinjene forelå fra og regulerer skolenes forhold til RKK mht. ansettelsesforhold, husleie, regnskapsførsel og rapporteringsrutiner. Denne rapporten bygger på erfaringene fra to hele regnskapsår, 2006 og Beløpsmessig omfang på dette området i fylkeskommunens regnskap er lavt, 3-5 millioner kroner. Men området berører viktige prinsipper i forhold til bruk av personale, til økonomisk og etisk ryddighet, og har vært beheftet med uro tidligere år omkring skolenes evne til å levere sine basisoppgaver. 1.2 Hovedfunn og anbefalinger Revisjonen finner det positivt at retningslinjer med tilhørende rapporterings- og regnskapsrutiner er utarbeidet, og at de i hovedsak er tilstrekkelig tydelige. Retningslinjene virker også godt kjent på skolene og sentralt i fylkeskommunen. Praksis viser imidlertid at vedtatte retningslinjer ikke følges, verken sentralt eller på skolene. Denne rapporten dokumenterer hvordan f.eks. krav til halvårlig rapportering bare delvis ble fulgt i 2006, men ikke i det hele tatt senere. Videre framstår regnskapsføringen å være mangelfull, sågar slik at relasjonen med RKK framstår som et økonomisk tap for fylkeskommunen både i 2006 og Kravet i retningslinjene om halvårlig rapportering og oppgjør av prosjktkontoen, blir ikke fulgt opp. Fra en skole nevnes det som en bekymring det konkurransemessige med at vi i prinsippet subsidierer vår kursvirksomhet. Ved siden av økonomisk underrapportering i fylkeskommunens regnskap, framstår det også som å være personellmessig underrapportering, altså at for få fylkeskommunalt ansatte rapporteres å være i RKK-relatert arbeid. Det gjelder både kontorpersonale og lærerkrefter. Det samme kan forøvrig sies om regnskapsrapportering av husleieinntekter. Vi viser i drøftingskapitlet til tidligere forvaltningsrevisjon om etikk, der omfanget av biarbeidsjobber framstår som et av de fremste risikopunkter slik de ansatte opplever det. Følgelig bør registrering av dette følges opp. I siste kapittel har vi tatt med en ti-punkts liste over anbefalinger som søker å bøte på denne oppfølgingen av vedtatte retningslinjer omkring forholdet til RKK. Noen justeringer av retningslinjene, og tydeliggjøring av dem, er også tatt med i anbefalingene. Hensikten er å legge til rette for at de positive sidene ved samarbeidet med RKK framstår enda klarere. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

4 2 Innledning 2.1 Fylkeskommunens hjemmel for forvaltningsrevisjon I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets eller kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel Bakgrunn for prosjektet Det ble i 2004 framlagt rapport fra forvaltningsrevisjon av forholdet mellom Rogaland fylkeskommune og stiftelsen Rogaland Kurs- og kompetansesenter (RKK). De anbefalinger som framkom foranlediget fylkestinget i til å vedta at det skulle utarbeides retningslinjer for samarbeidet og at kontrollutvalget skulle følge opp dette arbeidet. Retningslinjene forelå med virkning fra og regulerer skolenes forhold til RKK vedrørende ansettelsesforhold, husleie, regnskapsførsel og rapporteringsrutiner. De er inntatt i denne rapporten i sin helhet på neste side. I vedtok kontrollutvalget å gjennomføre en oppfølgingsundersøkelse av hvordan arbeidet med de nye retningslinjene var fulgt opp. Denne foreliggende rapport baserer seg på opplysninger fra to hele regnskapsår (2006 og 2007) etter at retningslinjene ble gjennomført. 2.3 Formål Formålet med prosjektet er å vurdere om retningslinjene som regulerer de videregående skolenes forhold til RKK fungerer i praksis. 2.4 Problemstillinger Status: Er alle aktuelle skoler kjent med retningslinjene som regulerer skolens forhold til RKK? Rutiner: Har skolene innført rutiner som sikrer at utarbeidede retningslinjer følges? Følges rutinene i praksis? Erfaringer: Bør retningslinjene og rapporteringsrutinene korrigeres eller forbedres ut fra erfaringene så langt? 2.5 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet har vi anvendt fylkesrådmannens retningslinjer gjengitt fullt ut i tabellen under. Tabell 2-1 Retningslinjer som regulerer skolenes forhold til RKK (Fylkesrådmannen, august 2005) 1. Tilsettingsforhold Alle lærere som har sitt hovedarbeidsforhold til RFK skal ha en biarbeidsavtale som regulerer tilsettingsforholdet. omfang, varighet og lønn. RKK utbetaler all lønn i henhold til biarbeidsavtaler direkte til Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

5 Tabell 2-1 Retningslinjer som regulerer skolenes forhold til RKK (Fylkesrådmannen, august 2005) vedkommende lærer. 1.1 Frikjøp: En lærer eller avdelingsleder kan ha et engasjement i RKK på inntil 10% som del av sin ordinære 100%-stilling. Det skal være utarbeidet biarbeidsavtale for engasjementet. Læreren mottar ordinær lønn fra skolen. Skolen sender refusjonskrav. (konf.pkt 3) 1.2 Frikjøp for mer enn 10%: Der en lærer eller leder skal frikjøpes mer enn 10% skal vedkommende søke om permisjon u/lønn for en tilsvarende del av sin ordinære stilling. Det inngås ordinær arbeidsavtale mellom vedkommende lærer og RKK for arbeidsforholdet. 1.3 Kontoransatte: Kontoransatte skal levere timelister for sitt arbeid for RKK og dette skal tas med i refusjonskravet. Det forutsettes at arbeidet utføres utenom vedkommendes ordinære arbeidstid: (konf. pkt 3) 1.4 Kurs-konferanser: Dersom ansatte, lærere eller ledere, reiser på kurs, konferanser eller studieturer som betales av RKK gjelder RFKs alminnelige reisereglement. Alle utgifter også eventuelle vikarutgifter som reisen påfører RFK, føres på prosjektet og refunderes. 2. Husleie Det skal beregnes husleie for RKKs bruk av RFKs lokaler til kurs, konferanser, kontor el.l 2.1 Beregning av husleie: Husleiepris omfatter generelle leiekostnader, renhold, energi, ordinært vedlikehold, byggadministrasjon, forsikring, bruk av inventar, utstyr og dagligdags materiell. Husleieprisen reguleres hvert 2. år, neste regulering 1. januar Ved leie av særlig kostbart utstyr/lokaler som simulator, laboratorier o.l skal leiesatsen økes. 2.2 Retningsgivende takster For arealer under 100m2 - kr 100 per time For arealer mellom 100 og 250 m2 - kr 150 per time For arealer over 200m2 - kr 200 per time 2.3 Kontor: Det skal inngås selvstendige leieavtaler for kontor, lager eller andre rom som RKK leier på permanent basis. 3. Regnskapsførsel Alle utgifter og inntekter som kan relateres til RKK, skal føres på prosjekt Direkte utgifter: Husleie, utstyr innkjøpt for kursvirksomheten, reiseregninger relatert til kurs/konferanser, lønnsutgifter frikjøpte, timelister kontortilsatte. 3.2 Indirekte utgifter: Lønn til vikarer for medarbeidere som deltar på RKK-relaterte arrangement. 3.3 Refusjonskrav: Prosjektkonto 6639 skal gjøres opp 30.juni og 30.november hvert år. 4. Rapporteringsrutiner God virksomhetsstynng forutsetter regelmessig rapportering til RFK. 4.1 Utnyttelsen av bygget: Det skal rapporteres aktivitet to ganger per år og Antall kurstimer, leieareal, leiesum. Antall deltakere, involverte lærere. 4.2 Permanente lokaler: Kontorer, lager el.l, leieareal, leiesum. 4.3 Økonomirapport: Skolens økonomiske status i stiftelsen per og Endring i perioden. Økning / reduksjon siden sist rapportering, beløp og forklaring. 2.6 Metode Denne rapporten bygger på møter med opplæringsdirektør, økonomikonsulent i opplæringsavdelingen, ledelsen i RKK, spørreskjema til alle videregående skoler basert på retningslinjene gjengitt ovenfor, og regnskapstall for 2006 og Rapporten er utarbeidet av revisor Ellen Halvorsen i samarbeid med leder for forvaltningsrevisjon Bård Humberset og revisjonsdirektør Cicel Aarrestad. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

6 3 Faktabeskrivelse 3.1 Funn fra tidligere forvaltningsrevisjonsrapport Det følgende er hentet fra sammendraget av rapport fra Rogaland Revisjon IKS til Kontrollog protokollutvalget i Rogaland fylkeskommune (2004): " Rogaland kurs og kompetansesenter (RKK) er en stiftelse som tilbyr ulike kurs ved blant annet å benytte ledige lærekrefter ved de videregående skolene i Rogaland fylkeskommune. For å regulere forholdene mellom Rogaland fylkeskommune og RKK er det vedtatt ulike reglement i Rogaland fylkeskommune. Denne undersøkelsen har som formål å avklare om vedtak, rundskriv og reglementer er fulgt og om det er etablert hensiktsmessige styrings- og rapporteringssystemer. Rogaland fylkeskommune og RKK har ved denne konstellasjonen skapt en vinn-vinn-situasjon ved at driftsmidler/ lærekrefter ved de videregående skolene blir bedre utnyttet personell ved skolene blir gitt anledning til høyere inntekter de videregående skolene får bedret sin ressurstilgang Intensjonen med opprettelsen av stiftelsen er lagt på vei oppfylt, men våre funn i undersøkelsen tyder på at rammeverket ikke er godt nok på plass: " arbeidsgiverforholdene er ikke klare det er ulik praksis vedrørende leie for fylkeskommunens lokaler og utstyr 21 % av rektorene oppgir at de ikke får melding om de ansattes bi-engasjement regnskapet til Rogaland fylkeskommune viser ikke den faktiske aktiviteten ved skolene når det gjelder kursvirksomheten og disponering av overskuddene det er ikke etablert et tilfredsstillende styrings- og rapporteringssystem som kan ivareta det faktum at en ekstern virksomhet benytter fylkeskommunens ressurser Rapporten ble sluttbehandlet i fylkestinget , som vedtok blant annet følgende: "(..) Det utarbeides retningslinjer for samhandlingen mellom Rogaland fylkeskommune og Rogaland kurs- og kompetansesenter, herunder rapporteringsstruktur til administrativ ledelse og politisk nivå. Forholdene som er kommentert i forvaltningsrevisjonsrapporten tas med i vurderingene. (..)" Kontrollutvalget ble videre bedt om å følge opp dette. Retningslinjene forelå fra fylkesrådmannens side august 2005, jf avsnitt 2.5 i på forrige side. 3.2 Omfanget av aktivitetene, og rapportering ihht. retningslinjene Økonomisk hovedoversikt, prosjekt 6639 Det økonomiske mellomværende mellom RKF og RKK skal føres på prosjektkode 6639 i regnskapet. I Rogaland Revisjons årsoppgjørsnotat til fylkeskommunen for 2007 er forholdet omtalt og det ble anført at "gjennomgangen viser at prosjektføring fortsatt ikke gjennomføres tilfredsstillende." Revisjonen hadde en tilsvarende omtale også for Tabellen under viser utviklingen i føringer siden 2003, slik den ble presentert for revisjonen i forbindelse med årsoppgjøret. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

7 Tabell 3-1 Regnskap på prosjekt 6639, Rogaland fylkeskommune Inntekter Utgifter Netto Vi gjør oppmerksom på at tallene i denne tabellen ikke stemmer med de oversikter for 2006 og 2007 som vi selv i ettertid har tatt ut av regnskapsssystemet. Det kommer vi tilbake til i avsnittene og Skoler med kursaktivitet i samarbeid med RKK i 2006 Revisjonen sendte i november 2007 spørreskjema til samtlige 31 videregående skoler i Rogaland med spørsmål om skolenes samarbeid med RKK i Hinna vgs er senere sammenslått med nye Jåttå vgs. Opplysninger som er innhentet fra skolene ved hjelp av spørreskjema gjelder i all hovedsak kursaktiviteter i Opplysningene er sammenholdt med rapporter fra fylkeskommunens økonomisystem på prosjektkode 6639 Refusjon RKK for regnskapsåret Regnskapstall vedrørende dette prosjektet for 2007 er også tatt med for sammenligningens skyld. Se avsnitt for økonomitallene. Her skal vi først se på rapporteringen. Vi fikk svar fra 28 skoler, inklusiv muntlig tilbakemelding fra noen av skolene som har oppgitt at de ikke hadde hatt noen kursaktivitet i Dalane, Hinna og Våland vgs har ikke svart på spørreskjemaet, men vi er kjent med at Dalane og Hinna vgs også har hatt kursaktivitet i samarbeid med RKK i 2006, og utgifter og inntekter vedrørende kursvirksomheten for disse to skolene ble derfor også gjennomgått. Våland vgs har oppgitt at kursaktivitet i 2006 var av lite omfang og regnskapet viser at skolen ikke har bokført utgifter/inntekter på det aktuelle prosjektet dette året. Gjennomgangen av spørreskjemaer og aktivitetsrapporter viste at 20 skoler har arrangert kurs i samarbeid med RKK i Vi har da også medregnet skoler som har hatt nokså liten kursaktivitet. 5 skoler oppgir at de kun har arrangert ett kurs i 2006, der bare 1-3 lærere har vært involvert Retningslinjer og etablerte rutiner Samtlige skoler som har svart på spørreskjemaet, har oppgitt at de er kjent med retningslinjene som regulerer skolenes forhold til RKK. En skole oppgir at retningslinjene finnes i papirversjon på skolen, men at det ikke har vært mulig å finne en elektronisk versjon av retningslinjene ved søk i It s learning, i kvalitetsdokument/håndbok på skolen eller på intranett i RFK. Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at alle utgifter og inntekter som kan relateres til RKK skal føres i fylkeskommunens regnskap på prosjekt nr Skolene ble spurt om det er etablert noen tilleggsrutiner for å sikre at retningslinjene følges i praksis og for å sikre at alle utgifter og inntekter vedrørende RKK blir ført i det aktuelle prosjektregnskapet. En skole har laget skriftlige og detaljerte rutiner for kursvirksomheten. (Forskrift for kursvirksomheten ved Gand vgs). En annen skole har i tillegg laget egne retningslinjer for frikjøp av kursleder, leieavtale og overføring/bruk av skolens overskudd fra RKK. (Randaberg vgs). De øvrige skolene har svart at det ikke er etablert noen tilleggsrutiner for å sikre dette, men henviser til retningslinjene som er fastsatt av fylkesrådmannen. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

8 Noen skoler viser til de generelle rutinebeskrivelsene og prosessene ved skolen, herunder oversikt over hvilke prosjektnummer visse utgifter skal føres på. Andre svarer at det ikke er etablert noen spesielle tilleggsrutiner på grunn av at kursaktiviteten er liten, eller på grunn av at kursaktiviteten er skilt ut i egne kurssentra. En skole har svart at aktiviteten er i ferd med å øke og at man er i ferd med å utarbeide kvalitetsdokument og rutiner for kursvirksomheten Rapportering av kursaktivitet i samarbeid med RKK Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at skolene skal rapportere om aktivitet til fylkeskommunen hvert halvår. Det er utarbeidet et eget rapporteringsskjema som skal fylles ut, og sendes til opplæringsavdelingen i fylkeskommunen. Her skal det bl.a. opplyses om hvilke kurs som er avholdt, antall kursdeltakere, kategori rom, antall kurstimer, antall involverte lærere og leiesum. I tillegg skal det opplyses om skolenes økonomiske status i stiftelsen RKK pr og pr Opplæringsavdelingen tilskrev alle videregående skoler og ba om at aktivitetsrapporter med eventuelle kommentarer ble innsendt innen Skolene har sendt inn aktivitetsrapporter til fylkeskommunens opplæringsavdeling elektronisk eller i papirform. Vi ba om å få oversendt rapporter pr og Det ble i den forbindelse opplyst om at man hadde valgt å innhente aktivitetsrapporter med økonomisk status fra skolene en gang pr. år, dvs. at første rapportering iht. de nye retningslinjer var pr I følge opplæringsavdelingen har ikke alle skolene sendt aktivitetsrapport, og ikke alle skolene har benyttet fastsatt rapporteringsskjema. Noen har sendt opplysninger i mail, mens andre har endret rapporteringsskjemaet, eller laget en egen rapportmal. Opplæringsavdelingen hadde laget en oppsummering av opplysningene som var innrapportert fra skolene, og utkast til saksforelegg var påbegynt. Sak vedrørende skolenes forhold til RKK er imidlertid ikke lagt fram for den politiske ledelsen slik intensjonen var. Dette skyldtes, etter hva vi forstår, at rapporteringen fra skolene var varierende og ufullstendig. I opplæringsavdelingens oppsummering framgår det bl.a. at rapporteringsmalen er lite hensiktsmessig for noen skoler, bl.a. for Rygjabø vgs som har stor kursaktivitet i samarbeid med RKK. For 2006 så har skolene sendt inn aktivitetsrapporter med opplysninger om status m.m. pr , etter at opplæringsavdelingen ba om dette i brev. Etter det vi kan se, så har 13 av i alt 20 skoler som har hatt samarbeid med RKK i 2006, rapportert på fastsatt skjema til opplæringsavdelingen. Rygjabø vgs skriver at de rapporterte til opplæringsavdelingen første gang etter at rapporteringen ble innført, og at rapport etter dette ikke ble etterspurt fra administrasjonen med tidsfrist, noe som ellers er vanlig. For 2007 har ingen skoler sendt inn aktivitetsrapport slik retningslinjene krever, og opplæringsavdelingen har heller ikke tilskrevet skolene og bedt om å få tilsendt rapportene Antall kurs, kursdeltakere og kurstimer Av opplæringsavdelingens oppsummering og utkast til saksforelegg, framgår det at skolene har rapportert om 101 ulike kurs i løpet av året, at spennvidden er stor med hensyn til innholdet i kursene og at mange kurselever har deltatt. Det er for eksempel nevnt at bare Ryggjabø vgs har hatt ca. 600 kurselever på sine kurssentre som drives i samarbeid med RKK, og at Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

9 skolens kurssentre hadde en netto omsetning, etter avgift til RKK, på 9,5 mill. (Dette er omsetning som ikke føres i fylkeskommunens regnskap, men opplysningene er oppgitt i mail fra skolen og er sannsynligvis regnskapsført på skolens konto/prosjekt i RKK). 3.3 Biarbeidsavtaler, føring av lønn og husleie, vikarbruk Inngåelse av biarbeidsavtale med RKK - rutiner Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at lærere som har sitt hovedarbeidsforhold til RFK ha en biarbeidsavtale som regulerer tilsettingsforholdet. Skolene ble spurt om hvilke rutiner som er etablert for å holde oversikt over hvem som har bistilling i RKK. Svarene er varierende, men flere skoler har svart at det inngås biarbeidsavtale med lærerne. En skole svarte at ansatte har opplysningsplikt om bistillinger, og at ekstraarbeid skal kontraktfestes. Det er også oppgitt at RKK har oversikt, eller at kurskoordinator ved skolen sørger for oversikten over de som er engasjert i de ulike kursene. Ellers er det fra en skole opplyst om at personer som er ansatt i RKK blir rapportert inn til avdelingsleder for administrasjon og lønnsansvarlig, og at lønnskjema som sendes til RKK blir godkjent av kursansvarlig og rektor. Retningslinjene sier ikke noe om hvem som skal inngå og undertegne biarbeidsavtalene. Vi spurte RKK om dette, som svarte at arbeidsavtale inngås med den enkelte lærer av RKK. Videre at avtalen signeres av RKK v/leder, skolen v/rektor og av arbeidstaker. RKK er arbeidsgiver og betaler som hovedregel lønn til arbeidstaker, men avtalen signeres også av rektor på grunn av at rektor skal være orientert om arbeidsforholdet Antall ansatte med bistilling/biarbeidsavtale og frikjøpte Vi spurte skolene om å oppgi totalt antall ansatte som var engasjert i kursvirksomhet i samarbeid med RKK pr , herunder både ansatte med bistilling i RKK samt ansatte som var frikjøpt. I aktivitetsrapportene til opplæringsavdelingen skal det oppgis hvor mange lærere som har vært involvert i de enkelte kursene, og disse rapportene ble også innhentet fra skolene og/eller fra opplæringsavdelingen. Gjennomgangen viste at det for noen skoler var lite samsvar mellom oppgitt antall ansatte med bistilling i flg. svar på vårt spørreskjema og oppgitt antall involverte lærere på de enkelte kursene i flg. skolens aktivitetsrapport. Det kan tenkes at noen lærere har vært involvert i flere kurs, og at noen lærere har vært involvert i kurs som er arrangert i samarbeid med andre skoler eller kurssentre. Dette framgår ikke av aktivitetsrapportene. Som nevnt ovenfor, så har heller ikke alle skolene sendt inn aktivitetsrapporter på fastsatt skjema. Vi har av den grunn ikke tilstrekkelige opplysninger som gir grunnlag for å kunne foreta en fullstendig opptelling av alle lærere som har vært involvert i arbeid for RKK. Saksbehandler i opplæringsavdelingen har for sin del også forklart at det har vært vanskelig å fin- Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

10 ne ut av opplysningene i aktivitetsrapportene angående antall lærere og elever som har deltatt, når skolene ikke summerer selv, eller når skolene bare oppgir deler av informasjonen. Vi har likevel forsøkt å oppsummere totalt antall ansatte som har vært engasjert i kurs i regi av RKK ut fra de svar vi har fått og supplert med opplysninger som framgår av aktivitetsrapportene. Skolene har i svarskjema/aktivitetsrapporter oppgitt at ca 104 personer hadde engasjement i RKK pr , hvorav ca 88 med bistilling/biarbeidsavtale og ca 16 frikjøpte. Av oppgitt antall på 16 frikjøpte, var 3 personer frikjøpt inntil 10% og 13 personer var frikjøpt mer enn 10%. Dette er et svært lavt tall når en sammenligner med hva som ble oppgitt i Arbeidsgruppen som utarbeidet forslag til retningslinjer som regulerer forhold til RKK, oppgav at ca 1740 lærere var engasjert i RKK i 2005, og at 8 personer var frikjøpt inntil 10 % for å være kurskoordinator. Vi har ikke fått opplysninger som skulle tilsi at kursaktiviteten ved skolene er vesentlig mindre enn tidligere år, og antar at oppgitt antall med bistilling i flg. svarskjema fra skolene, ikke omfatter samtlige lærere som har vært engasjert i kursaktiviteter i samarbeid med RKK. Vi mangler noen opplysninger om antall bistillinger og frikjøpte pga. manglende svar på spørreskjema fra 2-3 skoler. Bortsett fra dette, så antar vi at en forklaring til det lave antallet med bistillinger som er oppgitt, kan være at noen skoler bare har medregnet ansatte som er lønnet av skolen, dvs. ansatte som er frikjøpt og der lønnsutgifter er utbetalt av skolen og refundert av RKK. Ellers ser det også ut til at ansatte som har vært engasjert i egne kurssentre som er etablert i samarbeid med RKK utenfor skolens område, ikke er oppgitt. Gand vgs og Rygjabø vgs har for eksempel oppgitt at ingen har bistilling i RKK, selv om det framgår av aktivitetsrapport og svarskjema at disse skolene også har vært engasjert i kursvirksomheten til RKK. Rygjabø vgs har oppgitt at skolen har egne kurssentra i Stavanger og Haugesund som drives i samarbeid med RKK, og skriver at spørsmålene i denne undersøkelsen derfor ikke er særlig aktuelle. RKK står som leietaker og som arbeidsgiver for skolens ansatte som er engasjert i kursvirksomheten. Fra har skolen derfor oppgitt at ingen av skolens ansatte har arbeid for RKK. Karmsund vgs vil inngå samarbeid med RKK kurssenter i Haugesund fra og skriver: Fra og med august 2008 vil skolen leie ut kontorer og undervisningsrom til RKK kurssenter Haugesund/Ryggjabø. Denne utleien er regulert i intensjonsavtale om RKK studiesenter i Haugesund (avtale mellom RKK, Ryggjabø vgs og Karmsund vgs) Husleie Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at det skal beregnes husleie for RKKs bruk av skolens lokaler til kurs, konferanser, kontor el.l. pr. kurstime etter retningsgivende takster. De fleste skolene har oppgitt at leien er beregnet ut fra størrelsen på areal og pr. kurstime slik retningslinjene beskriver. Unntak gjelder en skole som bare har hatt ett enkelt kurs i 2006 og som oppgir å ha fått tildelt en rund sum for hele kurset som ikke er ført i prosjektregnskapet i fylkeskommunen, men som er bokført i RKK sitt regnskap (Sandnes vgs). Ellers har en skole svart at det er inngått egen avtale mellom skolen og RKK og at husleie betales i % av kursavgifter. Skolen har beregnet at leie ut fra gjeldende satser tilsvarer omtrent 5% av kursavgiften, og har oppgitt at prosjektkonto 6639 ikke brukes da alt som foregår i RKK regi betales av RKK. (Øksnevad vgs) Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

11 De fleste skolene har forøvrig oppgitt å ha benyttet minste sats på kr. 100 pr. kurstime, dvs. for arealer under 100 m2. To skoler har (Strand vgs og Møllehagen vgs) har beregnet 150 pr. kurstime for arealer mellom 100 og 250 m2. For rom som RKK leier på permanent basis, skal det inngås egen leieavtale. En skole har svart at skolen leier ut lokaler på permanent basis for kontor, lager e.a. men at det ikke er inngått slik selvstendig leieavtale. (Sauda vgs,- har heller ikke ført noen leieinntekt i prosjektregnskap). En annen skole (Randaberg vgs) har svart at RKK betaler en rund sum for permanent leie av lokaler som er fastsatt pr. år som ikke er ført i prosjektregnskapet, men som er avregnet mot RKK sine utgifter (RKK sitt refusjonskrav overfor skolen) Innvilget permisjoner uten lønn Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at dersom en lærer eller leder skal frikjøpes mer enn 10% av hel stilling, skal vedkommende søke om permisjon uten lønn for en del av sin ordinære stilling. I følge svarene vi har mottatt, så var 13 personer frikjøpt mer enn 10% pr , men bare to skoler har svart at det er innvilget permisjon uten lønn (for tre ansatte) i forbindelse med engasjement/aktiviteter i RKK.(Møllehagen og Bergeland vgs). Ut fra de svar vi har fått, så har antallet ansatte som er frikjøpt mer enn 10% økt fra 0 til 13, dersom vi legger til grunn opplysninger som er innhentet fra arbeidsgruppens rapport fra 2005 da gjeldende retningslinjer ble utarbeidet. Spørsmålet som fylkeskommunen må bringe klarhet i, er om det er blitt utbetalt dobbelt lønn til noen ansatte Lønn og refusjon for ansatte som er frikjøpt Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at alle som har sitt hovedarbeidsforhold til RFK skal har en biarbeidsavtale som regulerer tilsettingsforholdet. Videre at RKK skal utbetale lønn direkte til vedkommende lærer iht. biarbeidsavtalen, jfr. retningslinjene punkt 1. Dette gjelder arbeid som utføres av lærere utenom sin ordinære stilling på skolen og utenom ordinær arbeidstid etter hva vi forstår. De aller fleste lærerne som er involvert i arbeid for RKK ser ut til å være omfattet av denne hovedregelen, som innebærer at RKK er arbeidsgiver for de fleste personer med biarbeidsavtale. Det framgår av arbeidsgruppens rapport som ble laget i forbindelse med utarbeidelsen av retningslinjene, at lønn til disse utbetales på grunnlag av timeliste direkte til vedkommende lærer. I tillegg beskriver retningslinjene tre andre kategorier av tilsettingsforhold med ulik behandling med hensyn til lønnsutbetaling og regnskapsførsel. Kontoransatte som utfører arbeid for RKK, lærere/ledere med som er frikjøpt inntil 10% av ordinær 100% stilling, samt lærere/ledere som er frikjøpt mer enn 10% av ordinær 100% stilling. Vi skal gjennomgå disse hver for seg i det følgende Kontoransatte Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at kontoransatte skal levere timeliste for sitt arbeid for RKK og lønn skal utbetales av skolen. Disse utgifter skal føres i pro- Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

12 sjektregnskapet og refunderes av RKK. Det forutsettes at arbeidet utføres utenom ordinær arbeidstid. Skolene ble bl.a. spurt om kontoransattes arbeid er timeregistrert. Ingen skoler har svart bekreftende på dette. To skoler (Stavanger katedralskole og Godalen vgs) har oppgitt at det er beregnet en % andel av kontorstilling som er bokført i prosjektregnskapet, og medtatt i refusjonskravet til RKK. Ved en skole oppgis at det er ansatt en person i 50% stilling (tidligere ansatt i RKK) som utfører arbeid med RKK (Randaberg vgs). Ved en annen skole oppgis at alt kontorarbeid utføres av kursansvarlig eller rektor. (Haugaland vgs). Ellers har noen skoler svart at spørsmålet ikke er aktuelt (Øksnevad vgs), at kontorarbeid er av lite omfang (St.Olav vgs, Åkrahamn vgs, Sandnes vgs), at alt arbeid er utført utenom ordinær arbeidstid (Gand vgs, Rygjabø vgs, Sauda vgs) eller at skolen ikke har kontoransatte som har utført arbeid for RKK (Bergeland vgs, Karmsund vgs) Frikjøpte inntil 10% Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at lærere som er frikjøpt inntil 10% også skal ha utbetalt lønn av skolen, og det skal sendes refusjonkrav til RKK. Haugaland vgs, Karmsund og Strand vgs har oppgitt at de hadde 3 frikjøpte for inntil 10% av hel stilling i 2006 og at lønn til disse ble utbetalt av skolen og refundert fra RKK i samsvar med retningslinjene Frikjøpte mer enn 10% Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at ved frikjøp av ansatte mer enn 10% av hel stilling, skal det inngås ordinær arbeidsavtale mellom lærer og RKK. Vedkommende lærer skal søke om permisjon uten lønn for en del av sin ordinære stilling. Dette innebærer, etter hva vi forstår, at en andel av lønnen til lærere/ledere som er frikjøpt mer enn 10% skal utbetales direkte til vedkommende lærer av RKK, selv om dette ikke står beskrevet slik i retningslinjene. 8 skoler har i 2006 oppgitt at de hadde tilsammen 13 ansatte som var frikjøpte mer enn 10% av hel stilling. Ut fra svarene vi har fått, ser det ut til at praksis med hensyn til lønnsutbetaling for disse er ulik mellom skolene. Noen ansatte som er frikjøpt mer enn 10% har fått lønn utbetalt direkte fra RKK, mens andre ansatte som er frikjøpt mer enn 10% har fått lønnsutbetaling fra skolen. Randaberg vgs, Godalen vgs og Møllehagen vgs oppgir at RKK har utbetalt lønn direkte til arbeidstakerne. Dette reflekteres også i prosjektregnskapet som viser at ingen av disse skolene har bokført lønnsutgifter i prosjektregnskapet for Godalen og Møllehagen vidergående skoler har for øvrig ikke ført andre utgifter eller inntekter i prosjektregnskapet. De øvrige skoler som hadde frikjøpte i mer enn 10% stilling, er Bergeland vgs, Gand vgs, Stavanger Katedralskole, Stavanger offshore tekniske skole og Strand vgs. Lønn til disse er utbetalt av skolen og lønnsutgiftene er bokført i prosjektregnskapet og refundert av RKK halvårlig eller årlig. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

13 En tredje variant m.h.t. bokføring av lønn m.m. er nettoføring av utgifter på det aktuelle prosjektet. Randaberg vgs hadde i 2006 en person (ansatt i RKK) som var innkjøpt i 50% stilling og der lønnen ble utbetalt til arbeidstaker direkte av RKK, men hadde også en av skolens ansatte som var frikjøpt 100% vedrørende arbeid med RKK. Skolens lønnsutgifter samt husleiekrav ble av den grunn avregnet mot RKK sine utgifter, og ført netto i fylkeskommunens prosjektregnskap. Dette er i så fall brudd på bruttoprinsippet, et av de mest grunnleggende regnskapsprinsipper i kommuneregnskapet Bruk av vikarer Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at indirekte utgifter som lønn til vikarer for medarbeidere som deltar på RKK-relaterte engasjement, skal føres i aktuelt prosjektregnskap. Skolene ble spurt om ledig stillingsbrøk eller annet fravær i tilknytning til aktiviteter i RKK, ble dekket med vikar i permisjonstiden. Bare to skoler svarte ja på dette spørsmålet. Øvrige skoler har svart at ledig stillingsbrøk eller fravær i tilknytning til RKK ikke er dekket av vikar, eller at dette spørsmålet ikke er aktuelt. 3.4 Føring av andre driftsutgifter Kjøp av varer og tjenester Av administrativ arbeidsgruppes rapport i tilknytning til utarbeidelsen av retningslinjene, står det at faktura som kan relateres til kursvirksomhet eller annen RKK-relatert virksomhet, ikke skal videresendes RKK, men skal føres i regnskapet til RFK og tas med i refusjonskravet. Vi spurte skolene om hvilke rutiner som er etablert for behandling av inngående fakturaer som gjelder kursaktivitet som er relatert til RKK. Samtlige skoler har svart at leverandørfakturaer oversendes til RKK for betaling og bokføring på skolens prosjekt i RKK sitt regnskap. Skolene legger m.a.o. ikke ut for kjøp av varer og tjenester som er relatert til kurs, og slike utgifter føres følgelig heller ikke i fylkeskommunens prosjektregnskap. Skolene har for øvrig også oppgitt at de ikke har hatt utgifter til innkjøp av inventar og utstyr (2006), med unntak av en enkelt skole som har svart at det er innkjøpt noen bøker og annet nødvendig utstyr som er belastet skolens prosjekt konto. Flere av skolene har opplyst om at kursansvarlig eller avdelingsleder attesterer på fakturaene og at rektor anviser, før de blir oversendt til RKK for betaling. I overensstemmelse med de opplysninger vi har mottatt angående fakturabehandling, så viser også prosjektregnskapet for 2006 at skolene har hatt lite utgifter til innkjøp av varer, tjenester eller inventar/utstyr som er bokført på prosjekt Unntak er to skoler som har hatt en del utgifter til kurs, opplæring og reiser. Regnskapet for 2007 viser imidlertid at det er innkjøpt inventar og utstyr på kr. 1,2 mill. inkl. mva som er bokført på dette prosjektet i investeringsregnskapet. Dette siste representerer etter hva vi forstår en ikke-korrigert feilføring på prosjektkontoen av en innkjøpt hjul-laster til Time vgs Kurs og konferanser Når det gjelder 2006, så har de alle fleste skolene (unntak er Strand vgs) svart at det ikke er arrangert kurs, konferanser og studieturer i tilknytning til RKK sin virksomhet i 2006, som skolene har hatt utgifter med, eller som skolene har betalt for. Prosjektregnskapet viser der- Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

14 imot, som nevnt over, at to skoler (Bergeland vgs og Stavanger katedralskole) faktisk har hatt utgifter til opplæring, kurs og reiseutgifter med ca i Disse utgiftene er imidlertid dekket av salgsinntekter eller refusjoner fra RKK. Dette framgår av prosjektregnskapet til disse to skolene som pr er avsluttet omtrent i balanse. Likeledes har 3 skoler hatt utgifter til opplæring, kurs og reiser i 2007 med til sammen ca. kr , hvorav de fleste utgiftene gjelder Bergeland og Gand vgs. Bergeland har utgiftsført ca kr og Gand har utgiftsført i prosjektregnskapet. Begge disse skolene har avsluttet regnskapet for 2007 med netto utgifter ( underskudd på prosjektet totalt sett) på h.h.v og kr Alle lønn- og reiseutgifter er m.a.o. enten ikke refundert som forutsatt, eller regnskapet viser ikke et fullstendig bilde av de faktiske utgiftene/inntektene som gjelder RKK. Vi har sett nærmere på prosjektregnskapet til de enkelte skolene for 2006, for om mulig å finne forklaringer til at prosjektkontoen ikke er oppgjort i balanse. Det vises til omtale nedenfor. 3.5 Budsjettering og regnskapsførsel av utgifter/inntekter Budsjettering Vi har fått oppgitt at RKK utarbeider budsjett for de enkelte kurs som oversendes skolene, eller eventuelt at RKK og skolene samarbeider om å lage budsjett. En skole har svart at det lages budsjett for hvert enkelt kurs og at dette styres av RKK. Svarene fra flere av skolene tyder for øvrig på at budsjett-tall for skolenes samlede utgifter og inntekter vedrørende kurs som arrangeres i samarbeid med RKK, som regel ikke blir registrert i fylkeskommunens økonomisystem på det aktuelle prosjektet Totale bokførte utgifter/inntekter på prosjekt 6639 for 2006 og 2007 Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at alle utgifter og inntekter som kan relateres til RKK skal føres i i fylkskommunens økonomisystem på et eget prosjektregnskap 6639 Refusjoner RKK. Utskrift av regnskapet for 2006 og 2007 viser følgende tall: Tabell 3-2 Totale bokførte utgifter/inntekter på prosjekt 6639 for 2006 og 2007 Regnskap 2006 Budsjett 2006 Budsjettavvik Regnskap 2007 Budsjett 2007 Budsjettavvik Salgsinntekter Refusjoner Overføringer fra andre Sum inntekter Lønn Kjøp av varer og tjenester Overføringer til andre Sum utgifter Netto utgift Vi ser at det er et uforklart avvik i forhold til oversikten vi viste i tabell 3-1 side 6. Regnskapsutskriften viser alle posteringer inklusiv mva. på prosjekt 6639 i driftsregnskapet. I 2007 er det i tillegg feilpostert innkjøp av inventar/utstyr på kr inkl. mva som er bokført på dette prosjektet i investeringsregnskapet, jf side 12. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

15 Som vist over, så er prosjektregnskapet for alle skolene sett under ett, avsluttet med en netto utgift i 2006 på kr og påvirket ikke fylkeskommunens årsresultat i nevneverdig grad. I 2007 viste prosjektkontoen imidlertid en netto utgift i driftsregnskapet på kr , og har med andre ord hatt en viss negativ innvirkning på skolenes og fylkeskommunens resultat dette året. Ettersom fylkeskommunens fikk et svært godt samlet resultat dette året, medførte det små konsekvenser, men vil kunne få det for den enkelte skole eller for fylkeskommunen i andre trangere år. Ellers har gjennomgangen av spesifisert regnskap (for 2006) vist at husleieinntekter, med unntak av ett enkelt bilag, er bokført i regnskapet under artsgruppen for refusjoner. Bokførte utgifter og inntekter samsvarer lite med budsjettet. Bare 3 skoler har registrert budsjett-tall på det aktuelle prosjektet i økonomisystemet. Som nevnt over, så skyldes dette at de øvrige skoler ikke har etablert rutiner for registrering av budsjett for forventede utgifter og inntekter vedrørende kursaktiviteter i økonomisystemet til fylkeskommunen Resultat på prosjekt 6639 på den enkelte skole for 2006 Kravet fra fylkesrådmannen i retningslinjene er at alle utgifter og inntekter som kan relateres til RKK skal føres på prosjekt Videre framgår det at prosjektkonto skal gjøres opp 30. juni og 30. november hvert år. Dette innebærer, slik vi forstår dette, at prosjekt 6639 skal avsluttes, med enten netto utgift lik 0 dersom skolen bare har hatt ugifter som skal refunderes, eller med en netto inntekt som tilsvarer salgsinntektene (husleien) dersom skolen også leier ut lokaler. Det står ikke spesielt nevnt om leieinntekter fra RKK skal føres på prosjektkonto eller ikke. Vi ser at bokføringsmåten varierer blant skolene når det gjelder husleie. I rapporten som ble laget av arbeidsgruppen i forbindelse med utarbeidelsen av retningslinjene, står det at prosjektet skal gjøres opp halvårlig slik at dette går i null. Dersom prosjektregnskapet skal avsluttes i balanse, så må dette bety at husleieinntektene skal føres i skolens regnskap uten prosjektnummer. Ser vi på resultatet for den enkelte skole, så viser oppstillingen nedenfor at prosjektregnskapet pr og er avsluttet med netto inntekter eller netto utgifter av varierende størrelse: Tabell 3-3 Totale bokførte utgifter/inntekter på prosjekt 6639 for 2006 og 2007 Inntekter 2006 Utgifter 2006 Netto inntekt/utgift 2006 Inntekter 2007 Utgifter 2007 Netto inntekt/utgift 2007 Bergeland vgs Dalane vgs Gand vgs Godalen vgs Haugaland vgs Hinna vgs , Karmsund vgs Randaberg vgs Rygjabø vgs Sauda vgs St. Olav vgs Stavanger katedralskole Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

16 Stavanger off./tekn.skole Strand vgs Øksnevad vgs Våland vg Sum prosjekt 6639 i drift Oversikten viser at 14 skoler har registrert utgifter og inntekter i prosjektregnskapet i 2006, og 11 skoler har benyttet prosjektkontoen i Som nevnt innledningsvis har i alt 20 skoler arrangert kurs i samarbeid med RKK i Herav har 5 skoler hatt nokså liten aktivitet der bare 1-3 personer har vært engasjert. I 2006 gjelder dette Ølen, Åkrahamn, Møllehagen, Sandnes og Våland vgs, og disse har ikke ført noe i prosjektregnskapet dette året. Sandnes vgs har ikke ført noe i prosjektregnskapet i 2006, men oppgir at utgifter og inntekter vedrørende ett enkelt kurs har blitt ført av RKK. Godalen vgs har rapportert om at skolen har arrangert kurs i 2006 og at prosjektnummer 6639 brukes til regnskapsføring, men vår gjennomgang viser imidlertid at Godalen vgs bare har registrert inntekter eller utgifter på prosjekt 6639 i Samme gjelder Våland vgs. Som vi ser av oversikten over, er det få skoler som har avsluttet prosjektregnskapet i 2006 balanse, eller tilnærmet i balanse. Bare en skole Stavanger Katedralskole ser ut til å ha gjort opp prosjektregnskapet på samme måte både i 2006 og 2007, slik at utgifter og inntekter balanserer. Resultatene varierer også mye mellom skolene, og det er også forholdsvis store forskjeller i resultatet for enkelte skoler når vi sammenligner de to regnskapsårene. Noen skoler har avsluttet regnskapet i 2006 og/eller i 2007 med netto inntekter ( overskudd ), mens et par skoler i 2006 og 2007 har avsluttet regnskapet med forholdsvis store netto utgifter ( underskudd ). Forutsatt at utgifter er korrekt registrert i regnskapet og husleie er ført til inntekt i prosjektregnskapet, så forventet vi i utgangspunktet at regnskap som er avsluttet med netto inntekt ( overskudd ) ville ha sammenheng med ulikt aktivitetsnivå vedrørende kurs og utleie av lokaler, og herav størrelsen av husleieinntektene. Videre forventet vi at regnskap som er avsluttet med netto utgifter ( underskudd ) kunne skyldes at utgifter ikke var refundert som forutsatt. Vi gikk igjennom prosjektregnskapet til de enkelte skolene for 2006 for om mulig å finne årsak til de varierende resultatene. Formålet med gjennomgangen har bl.a. vært å se om husleie er innkrevd og om netto inntekter i flg. regnskapet samsvarer med husleieinntekter i flg. aktivitetsrapporter. Videre har formålet med gjennomgangen vært å påse at alle utgifter som er bokført på prosjektet, og som relaterer seg til kursaktiviteter, er refundert av RKK. Basert på regnskapstall og regnskapsbilag for 2006 har vi funnet at flere skoler ikke har inntektsført leieinntekter fra RKK på prosjekt Vi kan heller ikke se at alle skolene har bokført alle utgiftsrefusjoner fra RKK på prosjektet. Skolene kan allikevel ha blitt godskrevet for disse inntektene ved at avregning og oppgjør har blitt foretatt av RKK og ført i RKK sitt regnskap. Gjennomgangen av regnskapet viste at ulikhetene i resultat har flere ulike årsaker, deriblant regnskapsmessige feil og ulike oppgjørsmåter for husleie og refusjoner. En detaljert gjennomgang av hver skole er tatt inn i vedlegg Økonomisk status i RKK - andel av overskudd i stiftelsen pr Da skolene ikke har utarbeidet eller innsendt aktivitetsrapporter til opplæringsavdelingen for 2007, oppgis her økonomisk status i stiftelsen RKK pr som er hentet fra skolenes Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

17 svarskjema/aktivitetsrapporter. Som det framgår av oversikten, så hadde 4 skoler opparbeidet et underskudd i RKK på dette tidspunktet. Som overskudd er på ca 7,3 millioner kroner. Tabell 3-4 Økonomisk status i RKK - andel av overskudd i stiftelsen pr (Akkumulert overskudd og/eller underskudd) Status Kommentar til tall oppgitt for Bergeland vgs Dalane vgs Ikke sendt akt. rapp eller oppgitt status pr Gand vgs Overskudd i 2006 på kr i flg. skolens (egen) rapport og akk. overskudd på kr , men iflg. akt. rapport Godalen vgs Haugaland vgs Underskudd 2006 kr Hinna vgs Karmsund vgs Er overskudd overført fra før fusjon m. Storasund, Haugesund mar/tekn og tidl. Karmsund vg Lundehaugen vg Tidl. års underskudd, siste kurs ble avholdt i Møllehagen vg Randaberg vgs I flg. brev. akk.underskudd i oppl.senteret. Neg resultat 2006 i oppl.senteret på (iflg. akt.rapp.) Rygjabø vgs Årsresultat for 2006 var et underskudd på kr i flg. mail til oppl. Sandnes v Sauda vgs I St. Olav vgs Stavanger katedralskole I flg. brev fra skolen og resultat 2006 kr Stavanger off./tekn.skole Overskudd Strand vgs Våland vg Øksnevad vgs Ølen Åkrahamn vg Sum alle skoler Minustall angir akkumulert underskudd, respektive overskudd Resultat og saldo og Ikke sendt akt. rapp eller oppgitt status I flg. mail er overskudd 2006 på som er brukt til å dekke tidl. års underskudd Iflg. oppsummering oppl. 3.6 Erfaringer med kursaktivitet, retningslinjer og rapporteringsrutiner Skolene ble spurt om hvilke erfaringer skolene har hatt med kursaktiviteter og med gjeldende retningslinjer for samhandlingen med RKK. De fleste som har hatt en del samarbeid med RKK har svart at erfaringer er gode, at samarbeidet med RKK er meget godt og utviklende. og at dette har gått veldig greit. En skole (Stavanger offshore tekniske skole) har bl.a. svart at RKK betraktes som en seriøs og pålitelig samarbeidspartner i utvikling av gode relasjoner til næringslivet og utvikling av prosjekter ved skolen. Videre at RKK aktiviteter har tilført skolen midler som bl.a. har finansiert auditorier, data- og videokonferanseutsyr som skolen ellers ikke ville ha mulighet til å anskaffe. En annen skole trekker fram at de nye retningslinjene har medført at man slipper unødig merarbeid ved at all aktivitet blir drevet gjennom RKK (Ryggjabø vgs ). Det er også nevnt fra en tredje skole at man har gode erfaringer med å kanalisere aktiviteten direkte gjennom RKK slik at det blir minst mulig overføringer mellom systemene (Møllehagen skole). Det er samtidig også oppgitt at rapporteringen til fylkeskommunen har vært mangelfull (Randaberg vgs), eller at man ikke har hatt mulighet til å bruke store ressurser på å administrere kursene når kursaktivitet er liten (Bergeland vgs). Videre er det nevnt at retningslinjene er litt uklare m.h.t. hva som skal føres på RKK og hva som skal føres i fylkeskommunens regnskap Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

18 med prosjektummer Noen mener (Åkrahamn vgs og Gand vgs ) at det er uhensiktsmessig og upraktisk å skrive timelister for administrativ personale og ledelse 1. Åkrahamn skriver at selv om timelister er uhensiktsmessig, så ser en det uheldige ved at en kan komme i en situasjon der lønn utbetales fra to arbeidsgivere samtidig. Videre er det nevnt det konkurransemessige med at vi i prinsippet subsidierer vår kursvirksomhet. På spørsmål om retningslinjer og rapporteringsrutiner kan forbedres, så har en skole (Stavanger katedralskole) framholdt at selv om RKK beregner 10% (stundom mer) for administrasjon av VO kurs, så må skolen dekke utgifter til annonsering/bekjentgjøring, og mener at RKK burde dekke en andel av denne utgiften. En annen skole (Bergeland vgs) mener at selv om det skal være ryddighet i forholdet mellom skolen og RKK, så vil det alltid være ønskelig med en forenkling av administrasjonen rundt kursene. Spesielt gjelder dette skoler som har liten kursaktivitet der man ikke kan opprettholde en stor administrasjon av dette. En skole har nevnt at det er en svakhet at faktureringssystem ikke brukes overfor RKK, og at man ønsker å fakturere RKK i forbindelse med uttak (søknad) av midler som tilhører skolen.(gand vgs-). Videre at skolen enkelte ganger bare får dekket deler av kursutgiftene til ansatte, for eksempel at vikarutgifter ikke er belastet prosjektregnskapet og refundert. Det er unødvendig og umulig å rapportere om resultat pr i følge en skole (Haugaland). Man har ikke kjennskap til et resultat på dette tidspunktet. Videre er rapportering av resultat pr ikke klart før i april, når skolen får en endelig rapport fra RKK som er basert på revidert regnskap. Ellers er det også påpekt fra en skole, at retningslinjer og rutiner for økonomi er bra, at skolene har fått økonomisk frihet, men at det blir påkrevd rapportering for bruk av pengene på stadig flere områder som betyr mer byråkrati og mindre tid til å skape utvikling for de pengene skolen får tilført. I den foreløpige oppsummeringen i utkast til saksforelegg som er utarbeidet av opplæringsavdelingen vedrørende skolenes samarbeid med RKK, framgår det at man har en klar oppfatning av at rutinene for samarbeidet mellom RKK og fylkeskommunen har forbedret seg betydelig etter at nye retningslinjer og rapporteringsrutiner ble innført, og man mener at virksomhetsstyringen er fullt forsvarlig. Videre framgår det at rapporteringsmalen kan forbedres i samarbeid med rektorene, og at rapporteringen kan bli mer hensiktsmessig ved å innhente dataene elektronisk. Når det gjelder regnskapsføring på riktig prosjekt, ser man at det er et betydelig forbedringspotensiale. Det framgår at oppsummeringen, at man i denne forbindelsen, ikke har vurdert konsekvensene av det arbeidet skolene gjør innenfor RKK i forhold til fylkeskommunens overordnede målsettinger knyttet til regional utvikling eller i forhold til utdanningspolitiske målsettinger, for eksempel mot etterutdanning av lærere. 1 Her vil vi kommentere at føring av timelister er et krav som reguleres av bokføringsloven. Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

19 4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger 4.1 Våre vurderinger Retningslinjene Retningslinjene som regulerer skolenes forhold til RKK er godt kjent på alle skolene. Det er få skoler som har innført egne interne rutiner utover retningslinjene som er utarbeidet av fylkesrådmannen, for å sikre at rutiner og retningslinjer følges i praksis. Retningslinjene er ganske detaljerte og burde i utgangspunktet være tilstrekkelige for å sikre ryddighet i forholdet til stiftelsen RKK, dersom disse følges. På et par punkt ser det ut til at retningslinjene er noe utydelige, og vi tror dette kan være en av grunnene til at bl.a. praksis for regnskapsføring, og dermed også årsresultatet på prosjekt 6639 for de enkelte skoler varierer så mye, jfr. tabell ovenfor. I tillegg kommer at omfanget av kursvirksomheten og herav husleie-inntektene er svært varierende på de enkelte skolene. For de av skolene som har stor kursaktivitet i samarbeid med RKK, mener vi det kan være aktuelt å lage skriftlige tilleggsrutiner internt Rapportering av aktivitet Vi kan konstatere at retningslinjene for rapportering av aktivitet ikke er fulgt i praksis av alle skolene. Ingen skoler har sendt inn aktivitetsrapport etter hvert halvår slik retningslinjene skisserer. Noen skoler har heller ikke sendt inn aktivitetsrapporter ved årsslutt Vi antar at manglende halvårlig rapportering kan skyldes at skolene ikke har fått fullstendige opplysninger om økonomisk status i stiftelsen RKK før etter utgangen av regnskapsåret. Angående rapportering pr , ble det satt en tidsfrist for innsending av rapport til opplæringsavdelingen den 15.02, noe som er for tidlig dersom skolene skal legge til grunn et endelig revidert regnskap for RKK. Dette er også framholdt av et par av skolene. For 2007 hadde ingen skoler sendt inn aktivitetsrapport til opplæringsavdelingen (pr. juni 2008). Manglende rapportering gir, etter vår vurdering, et dårlig grunnlag for opplæringsavdelingen til å kunne vurdere omfanget at kursvirksomheten ved skolene og om retningslinjene for øvrig er fulgt m.h.t. regnskapsførsel av utgifter/inntekter og innkreving av husleie med mer. Vi er for øvrig enig med opplæringsavdelingen (jfr. utkast til saksforelegg) med hensyn til at rapporteringen kan forbedres, bl.a. ved at opplysningene/rapporteringsskjemaet kan innhentes elektronisk, og ved å forbedre rapporteringsmalen på noen områder Antall ansatte som er engasjert i arbeid for RKK Ellers mener vi at det er grunnlag for å si at skolene har underrapportert de faktiske forhold knyttet til hvor mange av skolenes ansatte som har vært engasjert i kursaktiviteter i samarbeid med RKK. Vi tror at dette for en stor del skyldes at ansatte som er engasjert i kursvirksomheten som er etablert utenfor skolens område ikke er innrapportert. Videre at flere skoler kan ha oppfattet at vår spørreundersøkelse ikke vedrører de av skolens ansatte som er engasjert i RKK sin virksomhet og som er lønnet direkte av RKK. Ut fra dette mener vi det er grunn til å klargjøre overfor skolene hva som skal rapporteres. Etter revisjonens mening er det uten tvil relevant å Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune

20 kjenne til det totale antall av skolenes ansatte som er/har vært engasjert i RKK på sin fritid, selv om kursvirksomheten skjer utenfor skolens område og selv om lønnen betales direkte til den enkelte lærer av RKK. Vi minner her om tilbakemeldingen i forvaltningsrevisjon om etikk 2 hvor omfanget av biarbeidsstillinger for mange ansatte ble oppfattet å komme i konflikt med jobben som RFK-ansatt. Likeledes synes det å være behov for å klargjøre hvordan oppfølgingen av skolene/rkk, samt den videre rapporteringen fra opplæringsavdelingen skal være. Vi konstaterer at det hittil ikke har vært en tilstrekkelig oppfølging av manglende rapportering fra skolene, og at sak om dette ikke har blitt forelagt opplæringsutvalget Arbeidsgiveransvar og lønnsutbetaling for frikjøpte mer enn 10% av hel stilling Det er ikke innvilget permisjon uten lønn til frikjøpte mer enn 10% av hel stilling slik retningslinjene krever. Lønn til disse er betalt av skolene og er refundert. Slik vi tolker retningslinjene, så burde RKK hatt arbeidsgiveransvar og betalt lønnen direkte til ansatte som er frikjøpt mer enn 10%. Dette framgår imidlertid ikke tydelig av retningslinjene. Det er etter vår vurdering behov for en nærmere avklaring overfor skolene, eventuelt presisering av gjeldende bestemmelser angående hvem som skal ha arbeidsgiveransvaret og betale lønnen til frikjøpte mer enn 10% av hel stilling. Det vises til fylkestingets vedtak i sak 45/98, der det bl.a. framgår: Rogaland fylkeskommune har ikke arbeidsgiveransvar for ansatte i deres deltakelse i kursvirksomhet arrangert av RKK. Rogaland fylkeskommune forutsetter at de til enhver tid gjeldende personalreglement mht bistillingerm.v. legges til grunn også på dette felt. Rogaland fylkeskommune forestår ikke lønnsutbetalingene for RKK..osv Regnskapsføring (generelt) Når det gjelder regnskapsføring av RKK-relatert kurs, har vi funnet at skolene bare delvis har fulgt gjeldende retningslinjer. Dette vises tydelig ved at prosjektregnskapet for den enkelte skole ved årsslutt ikke er avsluttet i balanse, eller eventuelt med en netto inntekt som svarer til husleieinntekten. Vi ser at det er feil knyttet til manglende avgrensning/periodisering av utgifter og inntekter til rett regnskapsår, og som delvis er årsak til de varierende resultatene ved årsslutt. Vi ser også at flere skoler ikke har benyttet prosjektnummer på samtlige utgifter og inntekter Kjøp av varer og tjenester - fakturabehandling Prosjektregnskapet viser bare noen få utgifter vedrørende kjøp av varer og tjenester, med unntak av reise- og kursutgifter ved et par skoler. Det viste seg at skolene har etablert en praksis der alle fakturaer blir videresendt til RKK for betaling. Skolene følger med andre ord ikke retningslinjene (arbeidsgruppens rapport) på dette området, som sier at fakturaer skal registreres i fylkeskommunens prosjektregnskap og at utgiftene vedrørende kjøp av varer og tjenester skal medtas i refusjonskravet. Skolene oppgir imidlertid at man ikke har hatt større utgifter i forbindelse med kjøp av varer og tjenester i Kontoransatte Retningslinjene krever at kontoransatte skal levere timeliste for arbeid for RKK. De svar vi har fått tyder på at de fleste skolene ikke følger retningslinjene med hensyn til å registrere 2 "Etikk - Retningslinjer, prosesser og risikostyring". Rapport fra Rogaland Revisjon, august Forholdet RFK - RKK Rogaland fylkes kommune