INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Tor Ivar Grina, leder Kai Roar Dahl, nestleder Hege Heiberg Gro Jensen Jarle Krakk Gjøvik, 3. september J.nr./referanse: 11-15/LU/ks Kopi av innkallingen er sendt: Ordfører og rådmann Innlandet Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Onsdag 9. september 2015 Tid: Kl ca Sted: Møterom Utsikten, rådhuset (2. etasje) Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Deltakelse fra andre i møtet: Innlandet Revisjon IKS deltar minimum i forbindelse med sakene 21 og 22. Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms , eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I LUNNER KOMMUNE Onsdag 9. september 2015 kl (Sted: Møterom Utsikten, rådhuset) SAK NR. 20/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE OG MØTE SAK NR. 21/2015 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON: INNKJØP / ETTERLEVELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I LUNNER KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS presenterer planen. SAK NR. 22/2015 SAK NR. 23/2015 SAMMENLINGING AV REVISJONSKOSTNADER 2014 MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder orienterer. TERTIALRAPPORT 1/2015 FRA INNLANDET REVISJON IKS SAK NR. 24/2015 BUDSJETTOPPFØLGING PR. 31. AUGUST 2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT SAK NR. 25/2015 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2016 SAK NR. 26/2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 SAK NR. 27/2015 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2015 SAK NR. 28/2015 REFERATSAKER Gjøvik, 1. september For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Rådmannen - Vararepresentanter/1. vara til kontrollutvalget

3 SAK NR. 20/2015 Lunner kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE OG MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Møteprotokoll fra møte Møteprotokoll fra møte Vedlegg 1 Vedlegg 2 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte og møte godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Protokoll fra siste møte i kontrollutvalget legges frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Tirsdag 21. april 2015 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Hege Heiberg (Sp) Gro Jensen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Kai Roar Dahl (H), nestleder Jarle Krakk (H) Følgende varamedlemmer møtte: Maren Hurum (V), 1. vara Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Synnøve Lohne-Knudsen (H), 2. vara Bjørn Haugen Morstad (H), 3. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen, controller Maria Rosenberg og økonomikonsulent Mona Sørlie (alle deltok under andre del av sak 13). Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ingebjørg Dybdal (sakene 12 og 13) og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Lein (sakene 14-16). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 11/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes. SAK NR. 12/2015 Vedtak, enstemmig: RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV KOMMUNENS LÅNEOPPTAK OG GJELDSBELASTNING Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning tas til orientering. 1

5 SAK NR. 13/2014 LUNNER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal revisjonsberetningen for 2014 (delt ut på møtet) og hovedtrekkene fra revisjonsarbeidet. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsmeldingen med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll på økonomiområdet. Fra administrasjonen deltok rådmann Tore M. Andresen, controller Maria Rosenberg og økonomikonsulent Mona Sørlie. Vedtak, enstemmig: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL LUNNER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalget har behandlet Lunner kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og samtaler med kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmannen m.fl. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisors side i forhold til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: 1. Kommunens svake økonomiske stilling Kontrollutvalget mener rådmannens oppsummering av situasjonen ved utgangen av 2014 gir et dekkende bilde av kommunens økonomiske stilling: Lite økonomisk handlingsrom Lave reserver Dårlig reell likviditet Lavere resultat enn anbefalt Høy gjeld i forhold til inntektene Usikre skatteinntekter Planlagte investeringer 2. Likviditet og ubrukte lånemidler Kommunens likviditet er svak og sterkt avhengig av ubrukte lånemidler. Ubrukte lånemidler til kommende investeringer utgjør 68 % av arbeidskapitalen pr. 31/ Dette vil gi kommunen utfordringer med å ha egen likviditet til drift når investeringene er gjennomført. Det vises til omtale i rådmannens årsmelding pkt

6 3. Pensjonskostnader, premieavvik, netto pensjonsforpliktelser. Kontrollutvalget mener det er viktig for forståelsen av årsresultatet å fremheve virkningen av årets premieavvik på pensjonskostnad. Både virkningen for årets resultat og resultatvirkningen for de nærmeste årene fremover. a) Premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) Årets premieavvik er på ca 8,3 millioner kroner. Det betyr at det er innbetalt 8,3 millioner mer til pensjonsforvalter enn det er kostnadsført i årets regnskap. Virkningen er at brutto driftsresultat og årsresultatet for 2014 er «forbedret» med tilsvarende beløp. Uten den utsatte kostnadsføringen ville årsresultatet vært negativt. Årets premieavvik kommer som en økt kostnad til pensjon de neste 7 årene. Totalt premieavvik som nå skal kostnadsføres de nærmeste årene er pr. 31/12-14 ca. 37,1 millioner kroner. b) Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) er gjennom året redusert med ca 10 millioner kroner. Til tross for dette er det pr. 31/12-14 bokført en netto gjeldsforpliktelse på pensjoner på ca. 159 millioner kroner. 4. Årsmeldingens omtale av fremtidig utvikling Kontrollutvalget mener rådmannens årsmelding for 2014 er vesentlig forbedret når det gjelder analyse av den økonomiske situasjonen og omtale av fremtidig utvikling (årsrapportens kap. 9). Som innspill til ytterligere forbedring mener kontrollutvalget det vil øke tilgjengeligheten til opplysningene om pensjonskostnader hvis årsmeldingen hadde hatt en nærmere omtale av premieavviket med presentasjon av årets resultatvirkning og fremtidig belastning i driftsregnskapene. Rådmannen oppfordres til å se nærmere på dette ved utarbeidelse av årsmelding for Økonomistyring og prognoser Kontrollutvalget har inntrykk av at det jobbes godt med økonomistyringsfunksjonen, og at man har nødvendig egeninnsikt i risiko og forbedringspunkter. Med bakgrunn i avviket mellom fremlagte økonomiprognoser høsten 2014 og endelig resultat 31/12-14, støtter kontrollutvalget rådmannen i at det bør jobbes ytterligere med tiltak for å bedre prognosenes treffsikkerhet. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 15. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for

7 SAK NR. 14/2015 REVISJONSRAPPORT / SELSKAPSKONTROLL: ETTERLEVELSE AV FELLES EIERSKAPSPOLITIKK PÅ HADELAND Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragansvarlig revisor Kristian Lein presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Notat fra advokatfirmaet Buttingsrud til Hadelandprodukter AS om offentlighetslovens 2, ble referert i forbindelse med saken. Notatet var vedlagt sakspapirene under referatsaker (sak 17/15). Kontrollutvalget har merket seg at gjennomføringen av revisjonsprosjektet har bidratt til at både Hadelandprodukter AS og HRA AS (opplyst i revisjonsrapporten) har gjennomført vurderinger av om selskapet er underlagt offentlighetsloven. Vedtak, enstemmig: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg at kommunens vedtatte eierskapspolitikk ikke fullt ut er implementert overfor de undersøkte selskapene (Hadeland Energi AS, Hadeland Kraft AS, Hapro AS og HRA AS). 2. Kommunestyret ber ordfører og rådmann om å følge opp rapportens anbefalinger knyttet til etterlevelsen av eierskapspolitikken, jf. rapportens kapittel 9: HRA AS og Hadeland Kraft AS bør etablere valgkomité. Valgkomiteen bør sammensettes for å speile eierandel. Sammensetningen av styrer i selskaper bør skje ut fra kompetanse. I selskaper der eierne/kommunene hver for seg utnevner representanter til styrene (gjelder Hadeland Energi AS, Hadeland Kraft AS og HRA AS) bør dette koordineres mellom eierne/kommunene ut fra styrene i selskapene sine kompetansebehov. Eierne bør ta initiativ til at det utarbeides styreinstruks i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS. Lunner kommune bør sikre at det tilbys opplæring til styremedlemmer utpekt av kommunen. Selskapene og de kommunale eierne bør gjennomgå om det kan være aktuelt å stille krav, eventuelt mål knyttet til avkastning på investert kapital i selskapene. 4

8 Styrene bør lage en årlig plan for styrets arbeid og daglig leders arbeid med evaluering av seg selv og daglig leder. 3. Kommunestyret tar til orientering at det i eierskapspolitikken fremgår at styremedlemmer skal kunne ta opp saker av «ikke strategisk art» direkte med ordfører, jf. Kjøreregler for å ta opp saker politisk. Det kan ligge en motsetning mellom denne adgangen for styremedlemmer til å avklare saker, og prinsippet om at eierstyring skal skje gjennom eierorganet. Formuleringen kan gi inntrykk av at ordføreren/kommunen kan utøve eierstyring via «sitt» styremedlem, noe som kan være uheldig med tanke på styrets funksjon og rolle som organ. Ordfører / rådmann bes om å se nærmere på dette ved første revidering av eierskapspolitikken. 4. Med bakgrunn i anbefaling fra Kommunenes Sentralforbund (anbefaling nr. 2 i Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunal eids selskaper og foretak) bes ordfører / rådmann å vurdere om det bør lages en eierskapsmelding som periodisk legges frem for kommunestyret. Mange felles eide selskaper med Gran kommune og Jevnaker kommune gjør det mulig å samarbeide om dette arbeidet. SAK NR. 15/2015 Vedtak, enstemmig: VEILEDER FOR HØRINGER I KONTROLLUTVALGET Veileder for høringer i kontrollutvalget, utarbeidet av foreningen Forum for kontroll og tilsyn, tas til orientering. SAK NR. 16/2015 SELSKAPSKONTROLL: OPPFØLGING AV UNDERSLAGSSAKEN I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND OG RINGERIKE BREDBÅND AS Fra behandlingen: Utvalgssekretær orienterte om kontrollutvalget i Gran kommune sin drøfting og vedtak i tilsvarende sak i møte den 17/4-15. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar til orientering at Eierutvalget, nedsatt av generalforsamlingen i Hadeland og Ringerike Bredbånd AS, har ferdigstilt sitt arbeid. 2. Som tidligere vedtatt følger kontrollutvalget opp saken med et fellesmøte mellom kontrollutvalgene og selskapene 5

9 Hadeland Energi AS og Hadeland og Ringerike Bredbånd AS. Utvalgsleder og sekretær følger opp dette. 3. Det tas til orientering at kontrollutvalget i Gran kommune, med bakgrunn i eierutvalgets rapport, har vedtatt å be om følgende: - Korrespondanse mellom eierutvalget og eierne - Kopi av presentasjoner som er gitt fra eierutvalgets side Kontrollutvalget i Lunner støtter dette, og vil foreslå at det vurderes å invitere representanter fra eierutvalget til det planlagte fellesmøtet for å orientere nærmere om arbeidet med rapporten og kommunikasjonen med eierne. SAK NR. 17/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Møtebok kommunestyrets sak 29/15 - Kontrollutvalgets årsrapport Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Lunner kommune 3. Gjelder offentlighetsloven for Hadelandsprodukter AS (notat fra advokatfirmaet Buttingsrud) 4. Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap (NIBR-rapport 2015:1) 5. Invitasjon til fagkonferanse Kontroll og tilsyn 3-4. juni Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedtak, enstemmig: Referatsakene tas til orientering. Roa, 21. april Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 21. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 6

10 NESTE MØTE Dato: Ikke endelig fastsatt (ekstra møte, fellesmøte mellom kontrollutvalgene på Hadeland) Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av granskningsrapport om underslaget i HRB AS (planlegging av fellesmøte for kontrollutvalgene på Hadeland) Saker til senere møter: Kontrollutvalgskonferansen 2015 Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Høsten 2015: Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. 9A, samtale med rådmannen (KU-sak 42/14) Høsten 2015: Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Revisjonsprosjekt: Evaluering av kommunenes eierskapspolitikk Møteplan 2015: o Onsdag kl o Onsdag kl flyttet til tirsdag o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl

11 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Torsdag 28. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Møtet var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gran kommune, Lunner kommune og Jevnaker kommune. Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Gro Jensen (Ap) Jarle Krakk (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Hege Heiberg (Sp) Følgende varamedlem møtte: Gro Inger Maurtvedt, 1. vara Ellers møtte: Sekretær: Kjetil Solbrækken. Andre: Hadeland Energi AS v/styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm konstituert adm. dir. Olav Stensli (sakene 30 og 31). Hadeland og Ringerike Bredbånd AS v/styreleder Kai Glemmestad og selskapets revisor/ernst & Young v/eli Wiik (sak 30). Ordfører Knut Lehre Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, NRK Oppland og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Møteledelsen i fellesmøtet ble ivaretatt av de tre utvalgslederne i samarbeid, med leder av kontrollutvalget i Gran kommune i en fremskutt rolle. Til behandling: SAK NR. 18/2015 OPPFØLGING AV GRANSKINGSRAPPORTER MED FOKUS PÅ RUTINER, LÆRING OG FORBEDRING Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hadeland og Ringerike Bredbånd AS (HRB AS) v/styreleder Kai Glemmestad og nyvalgt revisor for selskapet Ernst & Young AS v/eli Wiik. 1

12 Under andre del av saken orienterte Hadeland Energi AS (HE AS) v/ styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm konstituert adm. direktør Olav Stensli. Begge selskapene presenterte sitt arbeid med oppfølgingen av granskingsrapportene og selskapenes læring for forbedring og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgene. HRB AS la i sin presentasjon vekt på historisk gjennomgang av saken og de justeringer som er foretatt av konkrete økonomirutiner, herunder fullmaktstruktur, arbeidsdeling og rapportering til styret. Arbeidsdeling er bl.a. sikret ved at regnskapene i HRB AS nå blir nå ført av ekstern regnskapsfører. I tillegg er det ansatt controller/økonomisjef med ansvar for bl.a. oppfølging av økonomirutiner. Selskapets nye revisor (E&Y) uttrykte stor tilfredshet med de etablerte rutinene, og mente svakhetene som muliggjorde underslaget i 2014 var rettet opp. HE AS v/styreleder la i sin presentasjon vekt på de overordnede systemene og kultur i selskapet i forhold til virksomhetsstyring og internkontroll. Det ble informert om vedtak i generalforsamlingen og styret om å foreta en analyse av selskapet opp mot Norsk standard for eierstyring. Konstituert adm. direktør presenterte resultatene av analysen og handlingsplan for gjennomføring av tiltak. Det ble informert om at selskapet har valgt ny revisor (PwC). Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar selskapenes presentasjon av sitt arbeid med oppfølgingen av granskingsrapportene til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at begge selskapene har gjennomført en rekke forbedringer av sine systemer og rutiner, og mener begge selskapene har gjort en god jobb med å følge opp anbefalingene i granskingsrapportene. Ledelsen i Hadeland Energi AS gis særskilt ros for sitt arbeid med overordnet virksomhetsstyring og internkontroll, herunder etablering av system for risikovurderinger som en integrert del av internkontrollen. SAK NR. 19/2015 EIERUTVALGETS RAPPORT Fra behandlingen: Utvalgssekretær orienterte innledningsvis om mottatte dokumenter fra styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm den 27/5-15 som svar på vedtak i kontrollutvalget i Gran kommune den 17/4-15 om å få tilsendt: - Korrespondanse mellom eierne og eierutvalget - Kopi av presentasjoner som er gitt fra eierutvalgets side 2

13 Kontrollutvalget ga uttrykk for at det var svært uheldig at utvalget mottar disse dokumentene kun en dag før møtet og over en måned etter at de ble etterspurt. De mottatte dokumentene omhandler i hovedsak kommunikasjon mellom Eierutvalget og eierne omkring arbeidet med å få i stand et forlik med revisor/deloitte. Disse dokumentene er unntatt offentlighet, jf. offentlighetslovens 23. Styreleder i Hadeland Energi AS orienterte om sin deltakelse i prosessen omkring Eierutvalgets rapport, og om informasjon fra Eierutvalget til eierne underveis i prosessen. På spørsmål fra kontrollutvalget informerte Sjøstrøm om hvilke vurderinger som var lagt frem/presentert for eierne knyttet til vurderinger av styreansvaret. Med bakgrunn i kontrollutvalgets behov for å drøfte informasjon som fremkom i ett av dokumentene som var unntatt offentlighet, ble møtet lukket med hjemmel i kommunelovens 31. Beslutningen om å lukke møtet var enstemmig. Drøfting av spørsmålet om lukking ble holdt i lukket møtet, mens avstemmingen ble holdt i åpent møte. I lukket møte besvarte styreleder Bjørn Niklas Sjøstrøm spørsmål fra kontrollutvalgene og redegjorde mer inngående om innholdet i Eierutvalgets muntlige orienteringer om deres arbeid med vurdering av styreansvaret, herunder hva som var lagt frem av individuelle vurderinger. Ordfører i Gran kommune Knut Lehre deltok under hele saken med bakgrunn i sin møterett som ordfører. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått Eierutvalgets rapport, og vurdert Eierutvalgets arbeid opp mot utvalgets mandat om at: i) Utvalget skal med utgangspunkt i granskningsrapporten vurdere mulige erstatningskrav mot tidligere økonomisjef og andre ansvarlige. Det være seg daglig leder, tidligere og nåværende styremedlemmer, revisor og eventuelt andre. 2. Eierutvalgets rapport er en svært kort oppsummerende rapport, og inneholder ingen vurderinger av ansvar på individnivå. I punkt 2 i Eierutvalgets rapport fremgår det at «Eierutvalget har ved flere anledninger både skriftlig og muntlig rapportert til eierne om sitt arbeid og de vurderinger som er foretatt». Det fremgår videre at det er på eiermøte den 4/12-14 ble gitt «omfattende orientering om arbeidet i Eierutvalget, herunder de vurderinger» og at «nærmere begrunnelse eller redegjørelse for utvalgets konklusjoner» i «utvidet forstand» var «redegjort for og rapportert om i møter med eierne». 3

14 3. Med bakgrunn i det som er fremlagt for kontrollutvalget mener kontrollutvalget at Eierutvalget har gjort et grundig arbeid når det gjelder vurdering av revisors erstatningsansvar. Når det gjelder vurderinger av ansvaret for de enkelte styremedlemmene mener kontrollutvalget at det ikke foreligger dokumentasjon for at Eierutvalget har informert eierne på den måten Eierutvalget selv sier i rapportens pkt. 2. Rapporten fremstår som misvisende på dette punkt. 4. Kontrollutvalget mener det er kritikkverdig at rapporten ikke er etterprøvbar mht. å dokumentere om eller i hvilken grad, det er gjort individuelle vurderinger av tidligere og nåværende styremedlemmenes erstatningsansvar. Kontrollutvalget mener det foreligger opplysninger i dokumentene som er unntatt offentlighet (mottatt ), som underbygger behovet for en grundig vurdering av tidligere daglig leder i HE AS sin utøvelse av styrevervet i HRB AS. Det må ut ifra opplysningene legges til grunn at han åpenbart forsto at underslagsdømtes bakgrunn var en relevant risiko for selskapet. Det burde derfor vært dokumentert en individuell vurdering av i hvilken grad dette er lagt til grunn ved utøvelsen av styrevervet, og om det er årsakssammenheng mellom eventuelle unnlatelser og selskapets tap ved underslaget. 5. Kontrollutvalget ber om at vedtaket i denne saken oversendes kommunestyret til orientering som en egen sak og at vedtaket også oversendes generalforsamlingen i HE AS ved styreleder Sjøstrøm. Gran, 28. mai Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 28. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

15 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 9. SEPTEMBER 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Oppdragsavtale 2016 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Kontrollutvalgets budsjett for 2016 Kontrollutvalgskonferansen 2015 Egenevaluering kontrollutvalget valgperioden Saker til senere møter: Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Høsten 2015: Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. 9A, samtale med rådmannen (KU-sak 42/14) Høsten 2015: Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Møteplan 2015: o Onsdag kl o Onsdag kl flyttet til tirsdag o Onsdag kl flyttet til torsdag o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl

16 SAK NR. 21/2015 Lunner kommune PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON: INNKJØP / ETTERLEVELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I LUNNER KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Prosjektplan: Innkjøp/etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser 2. Forundersøkelse Vedlegg 1 Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med prosjektplanen. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres i løpet av 2016 innenfor en ramme på 250 timer. Prosjektet skal besvare følgende spørsmål/problemstillinger: 1. Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 2. Har anskaffelser mellom kr og kr vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? 3. Blir tildeling av kontrakter gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene? SAKSOPPLYSNINGER: Innlandet Revisjon utarbeidet tidligere i år en foranalyse for temaet innkjøp på bestilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde ikke avgrenset temaet på forhånd, så foranalysen inneholdt 5 ulike innfallsvinkler. Kontrollutvalget behandlet foranalysen i møte 18.februar 2015, sak 05/2015, hvor det ble fattet følgende vedtak: 1

17 1. Forundersøkelsen tas til orientering. 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt innenfor temaene «Konkurranse- og dokumentasjonskrav» og «Gjennomføring av konkurranse», jf. punktene og i forundersøkelsen. 3. Revisor bes om å legge til grunn risiko- og vesentlighetsvurderinger ved valg av problemstillinger for revisjonsprosjektet. Vedlagt saken følger forslag til prosjektplan. I prosjektplanen foreslås følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 2. Har anskaffelser mellom kr og kr vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? 3. Blir tildeling av kontrakter gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene? Med bakgrunn i tidligere diskusjoner i kontrollutvalget og uttrykt ønske/vilje til å prioritere en nærmere undersøkelse rettet mot innkjøp, foreslås det å bestille revisjonsprosjektet i tråd med den fremlagte prosjektplanen. Tidsforbruket for prosjektet anslås til timer med oppstart i januar Det foreslås å sette en ramme på 250 timer, slik at kontrollutvalget i 2016 har litt igjen til andre prioriteringer innenfor forvaltningsrevisjon/selskapskontroll (oppdragsavtalen for 2016 legger opp til 340 timer totalt til dette formålet). Innlandet Revisjon IKS vil presentere prosjektplanen i møtet. 2

18 INNKJØP/ ETTERLEVELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Lunner kommune Innlandet Revisjon IKS / RG/TG

19 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser 1. INNLEDNING Innlandet Revisjon utarbeidet tidligere i år en foranalyse for temaet innkjøp på bestilling fra kontrollutvalget i Lunner kommune. Kontrollutvalget hadde ikke avgrensettemaet på forhånd, så foranalysen inneholdt 5 ulike innfallsvinkler. Kontrollutvalget behandlet foranalysen i møte 18.februar2015,sak05/2015,hvor det ble fattet følgendevedtak: 1. Forundersøkelsen tas til orientering. 2. Innlandet RevisjonIKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjektinnenfor temaene «Konkurranse-og dokumentasjonskrav»og «Gjennomføringav konkurranse»,jf. punktene6.2.1og 6.2.2i forundersøkelsen. 3. Revisorbesom å leggetil grunn risiko- og vesentlighetsvurderinger ved valgav problemstillingerfor revisjonsprosjektet. 2. MOMENTER FORRISIKO-OGVESENTLIGHETSVURDERING Forskriftsendringen1.juli 2012 medførte at KOFA1 mistet kompetansentil å avgjøresakerom ulovlige direkte anskaffelsermed bindendevirkning. KOFAble et rent rådgivendeorgan og myndighetentil å ilegge gebyr ble overført til domstolene.sidenforskriftsendringener antall klager til KOFAmer enn halvert sammenlignetmed tidligere år (jf. KOFAshjemmeside).Det er spesielt mottatt betydelig færre klager på ulovlig direkte anskaffelser.kofahar fortsatt behandlet enkelte saker om ulovlige direkte anskaffelser, men da som rådgivningssaker.kofa skriver i årsmeldingen for 2014 at domstolene fortsatt ikke har fått en eneste sak om sanksjoner som følge av ulovlig direkte anskaffelser til behandling2. Dette er momenter som taler for fortsatt fokus på kontroll av etterlevelseav anskaffelsesregelverket. Kjøppå rammeavtalersom er inngått etter konkurranse,forenkler innkjøpsprosessen for innkjøperne og reduserer risikoen for ulovlige direkte anskaffelser for regelmessige kjøp. Ifølge en omsetningsoversiktrevisjonen har mottatt fra innkjøpssamarbeidetpå Hadeland, har Lunner kommune handlet for ca. 23 millioner kroner3 på rammeavtaler i Sett i forhold til total omsetningpå innkjøpsartenei drifts- og investeringsregnskapet for 2014 på til sammen149 millioner kroner, se tabell 1, utgjorde kjøp på rammeavtaler anslagsvis15 %. Det betyr at en stor del av 1 2 Klagenemdafor offentlige anskaffelser Departementethar i april 2015 foreslått endringeri regleneom håndhevelseregelverketom offentlige anskaffelsersom vil gi KOFA utvidet kompetanse i saker om ulovlige direkte anskaffelser. Ifølge forslaget kan nemda ilegge overtredelsesgebyreller bringe sakeninn for domstoleneved søksmål. 3 Oversikteninneholdertall med og tall uten merverdiavgiftda tallene skalvære hentet fra ulike kilder. Netto-omsetninger derfor lavereenn oppgitt beløp og minimum 18,6 mill.kr. Vi har ikke bedt kommunenom å utarbeideen korrigert oversikti forbindelsemed prosjektplanen. Innlandet Revisjon IKS Side 2

20 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser anskaffelsene foregår utenom rammeavtaler. I 2015 er det inngått flere avtaler på håndverktjenester/entreprenørtjenesterog forbruksmateriell.innkjøpsansvarligi Lunner kommuner opplyste at det nå ogsåjobbes fram en rammeavtalefor byggevarer. Innkjøpsansvarligforventer at andelen av kjøp på rammeavtalerskal øke i tiden fremover. Et viktig redskaper innføringen av ehandeli løpet av Følgendetabell4 viser at kommunentotalt har foretatt innkjøp for 149 millioner kroner i Tabell1 innkjøpsintervall Nedre grense Øvregrense Posteringer %-vis , , , SUM Beløp %-vis 8,57% ,97% 88,46% ,97% 1,54% ,68% 1,19% ,75% 0,25% ,57% 100% % Tabellenviser at de fleste posteringene/transaksjonene, hele 88,46 % er i intervallet kr. Bare1,44 % av posteringeneer på beløpover kr, men utgjør en stor del av kjøpsvolumet.de fleste kjøpenepå rammeavtalerer normalt blant posteringeneunder kr. I tillegg til innkjøpssamarbeidetskunngjøringer av rammeavtaler har Lunner kommune siden og fram til kunngjort 15 egne anskaffelser,se vedlegg.dette er 10 anskaffelser over EØS-terskelverdier som er kunngjort på Doffin og TED,og 5 anskaffelserunder EØS-terskelverdi som er kunngjort på Doffin. En av de største klageårsakenetil KOFAhar vært påstanderom feil bruk av tildelingskriterier ved kontraktstildeling.det er viktig ikke å blande oppgitte kvalifiseringskriterierog tildelingskriterier.i 3 avgjorte sakerhvor Lunnerkommuneer blitt innklaget,viste sakenebrudd på regelverketrelatert til dissekriteriene. Sakenegjaldt bruk av ulovlig tildelingskriterium,manglendeavvisningav leverandør som ikke oppfylte kvalifikasjonskravet og manglende tildelingskriterier og vurdering av kvalifikasjonskravi tildelingsevalueringen. Lunner kommunesøkonomireglementkapittel 9 har spesifikkebestemmelserfor forskjellige typer kjøp. For mellomstore engangskjøp- engangskjøpmed verdi mellom kr eks. mva. og den nasjonalegrenseverdienpå kr eks.mva. - skal alltid felles innkjøpsordningkontaktes før forespørslersendesut. Det skalleggesvekt på konkurranse-og likebehandlingsprinsippet, og det er krav om skriftlige tilbud som skal oppbevaresi kontrollerbar tilstand, med skriftlig aksept av antatt tilbud. Det skal innhentes tilbud fra minst tre forskjellige leverandørerså sant dette er praktiskmulig. Det skal føres en anskaffelsesprotokollfra prosessen.hensikten 4 Grunnlaget for tabellen er innkjøpsområdet definert som konto i driftsregnskapetog konto i investeringsregnskapet. Innlandet Revisjon IKS Side 3

21 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig, samtidig som konkurranseprinsippet og en viss skriftlighet i prosessen ivaretas. For engangskjøp med verdi større eller lik den nasjonale grenseverdien, skal rådmannen alltid kontaktes i planleggingsfasen av en slik anskaffelse. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser er dette kjøp over den nasjonale grensen og det er spesielle rutiner som skal følges. Vi vurderer at økonomireglementets bestemmelser om innkjøp virker forebyggende for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges. 3. MÅL OG P R OB LE M STI LLI N GE R Målet med prosjektarbeidet er å se om kommunen følger lov om offentlige anskaffelser ved gjennomføring a v konkurranser og føring av anskaffelsesprotokoll. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger mener vi at begge temaene i kontrollutvalgets bestilling bør være gjenstand for en forvaltningsrevisjon. Våre vurderinger framgår under den enkelte problemstilling nedenfor. Problemstillinger: 1. Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 2. Har anskaffelser mellom kr og kr vært gjenstand for konkurranse og e r kravet til dokumentasjon oppfylt? 3. Blir tildeling av kontrakter gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene? Første problemstilling I første problemstilling vil vi kartlegge hvordan kommunen har forsikret seg om at regelverket for offentlige anskaffelser følges. Andre problemstilling Vi ser at kommunen har kunngjort 15 egne anskaffelser siden Det er vanskelig å ha noen formening om dette er tilfredsstillende. Det er foreløpig en liten del av kommunens kjøp som foregår gjennom rammeavtaler; utgjør maks 15 % av totalt kjøp. Ko mmunens økonomireglement og deltakelse i innkjøpssamarbeid forutsettes å virke forebyggende for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges. Vi har imidlertid ikke kontrollert hvordan dette fungerer i praksis. Revisjonen vurderer det derfor fortsatt som aktuelt å kontrollere om kommunen følger konkurranseog dokumentasjonskravene i lov og forskrift ved gjennomføring av sine anskaffelser. Våre erfaringer fra tilsvarende kontroller i andre kommuner i den senere tid er at kommunene er blitt mer bevisste i forhold til konkurransekravet. Problemet er manglende dokumentasjon og begrunnelser ved avvik Innlandet Revisjon IKS Side 4

22 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser hjemlet i regelverket. Fra et vesentlighetsperspektiv foreslår vi å kontrollere anskaffelser over kr. Forskriftsendringen hvor anskaffelser under kroner ikke lenger er omfattet av forskriften og intensjonen om at disse anskaffelsene heller ikke lenger skal være omfattet av loven, støtter opp om vår vesentlighetsvurdering. Siden rådmannen alltid skal kontaktes ved planlegging av anskaffelser over kr, vurderer vi at risikoen for at anskaffelsene foretas uten konkurranse er redusert. Vi vil derfor undersøke om det har vært gjennomført konkurranse og om dokumentasjonskravet er oppfylt for et utvalg anskaffelser mellom kroner og kroner. Tredje problemstilling Ut fra type saker i KOFA generelt og tidligere saker hvor Lunner kommune har brutt regelverket knyttet til problematikken rundt kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier, vurderer revisjonen at revisjonen bør avgrenses til disse prosedyrekravene. Utgangspunktet for revisjonen vil være anskaffelser der det har vært gjennomført en konkurranse. Her vurderer vi at risikoen er størst for anskaffelser over kr da mindre anskaffelser i hovedsak tildeles etter kriteriet laveste pris. Det vil kunne oppstå behov for å endre formuleringer av problemstillingene underveis i prosjektet. Ved endringer i selve innholdet i prosjektet vil endringene bli diskutert med sekretariatet. 4. AKTU E LLE R E VI SJON SKRI TE RI E R Kilder for revisjonskriterie r vil i hovedsak være: Kommunelovens ledd om rådmannens ansvar for betryggende kontroll Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, se nedenfor Veileder til reglene om offentlige anskaffelser Kommunens økonomireglement kapittel 9 Innkjøp, jf. utdrag siste avsnitt side 3 Aktuelle bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Formålsparagrafen i Lov om offentlige anskaffelser 1: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre best mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Sentralt i vår undersøkelse er de grunnleggende krav i Lov om offentlige anskaffelser 5 andre ledd og tredje ledd: «En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse.» Innlandet Revisjon IKS Side 5

23 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser «Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.» Forskrift om offentlige anskaffelser For anskaffelser under nasjonal terskelverdi er det de generelle reglene i forskriftens del I som gjelder. De grunnleggende krav i 3-1 femte og sjuende ledd: (5) Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen. (7) Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. For anskaffelser over nasjonal terskelverdi, men under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester gjelder reglene i del II i forskriften. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene gjelder reglene i del III i forskriften. Forskriften har i 3-2 regler om protokollføring som gjelder for alle anskaffelser: (1) Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner ekskl. mva. (2) Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Bestemmelser om kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier for anskaffelser over kr i forskriftens del II og III: Oppdragsgiver kan stille kvalifikasjonskrav til leverandørene for å sikre at de er egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dette kan være krav til deres tekniske kvalifikasjoner, finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen som også skal angi krav til dokumentasjon for at kravene er oppfylt. Tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av fastlagte kriterier som skal fremgå av kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. For anskaffelser over EØS-terskelverdi skal også relativ vekting eller prioritering angis. Oppdragsgiver skal gi berørte leverandører en begrunnelse for tildeling av kontrakt; leverandøren skal navngis og det skal gis en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene. For utdyping av reglene i forskriften, vil vi søke til veilederen for offentlige anskaffelser. Det er vedtatt endringer i forskrift om offentlige anskaffelser fra 1. juli Det kan være noen endringer vi vil måtte ta hensyn til ved gjennomføringen av prosjektet. Innlandet Revisjon IKS Side 6

24 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser 5. M E TOD E OG G JE N N OM FØRI N G Prosjektet vil bli gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges Kommunerevisorforening. Metode For første problemstilling vil vi innhente opplysninger ved intervju og dokumentanalyse. Andre og tredje problemstilling har forskjellige utgangspunkt. Problemstillingen om konkurranse- og dokumentasjonskrav vil vi gjennomføre med utgangspunkt i en regnskapsanalyse hvor vi gjør et skjønnsmessig utvalg av regnskapstransaksjoner på innkjøpsområdet. Ved bruk av spørrebrev vil vi innhente opplysninger om og dokumentasjon på gjennomført konkurranse. Vi vil gjennomføre dokumentanalyse og intervjuer. For den tredje problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i kunngjorte konkurranser på Doffin. Revisjonen vil bli gjennomført ved dokumentanalyse supplert med intervjuer. Gjennomføring Ressursbruken til et eventuelt prosjekt er blant annet avhengig av følgende forhold: Antall problemstillinger som ønskes undersøkt Hvor omfattende datagrunnlag det er nødvendig å samle inn for å vurdere kommunens praksis opp mot revisjonskriteriene Hvilke metoder som benyttes for å framskaffe datagrunnlaget Hvor kompliserte og krevende vurderinger som må foretas Hvor godt dokumentert og tilgjengelige data fra kommunens systemer er Vi har i forbindelse med prosjektplanen gått gjennom aktivitetene i prosjektet nærmere og anslår nå ressursbruken til timer (eksklusive arbeidet med foranalyse og prosjektplan ). Det er vanskelig å anslå ressursbruken helt nøyaktig på forhånd fordi vi ikke har detaljkunnskap om kommunens systemer og hvor arbeidskrevende det blir å innhente nødvendige data. Vi vet heller ikke på forhånd hvilke funn vi kommer til å gjøre og i detalj hvilke vurderinger som vi må gå inn på. Ressursbruken kan derfor bli både litt høyere eller litt lavere enn anslått. Vi planlegger oppstart i løpet av januar 2016 og gjennomføring i løpet av Prosjektarbeidet vil i hovedsak bli utført av Tove Gri ni. Reidun Grefsrud vil være oppdragsansvarlig for prosjektet. Innlandet Revisjon IKS Side 7

25 innkjøp /etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser VEDLE GG Anskaffelse Kunngjøringstype Marked År Omsorgsboliger Roa Konkurranse Doffin+Ted Plan - og Konkurranse Doffin+Ted designkonkurranse P 304 Frøystadtunet Tildeling Doffin+Ted P 208 Klemmaparken Tildeling Doffin+Ted Vann og avløp mot Rema Konkurranse Doffin Grua P 560 Investeringslån 2015 Konkurranse Doffin+Ted Ny lastebil 6x6 Konkurranse Doffin P208 Klemmaparken Konkurranse Doffin+Ted Bærbare PC - er til skolene Tildeling Doffin Bærbare PC - er til skolene Konkurranse Doffin P 304 Frøystad Konkurranse Doffin+Ted Riving av Kløvertun, Konkurranse Doffin Fagerheim og Fjellstua Investeringslån 2014 Konkurranse Doffin+Ted Omlegging av vegen Konkurranse Doffin Elvefaret med infrastruktur/va Prosjektadministrasjon Tildeling Doffin+Ted Lunner omsorgs - og rehabsenter Investeringslån 2013 Konkurranse Doffin+Ted Modulbarnehager Konkurranse Doffin Harestua Kalvsjø Prosjektadministrasjon Konkurranse Doffin+Ted Lunner omsorgs - og rehabsenter Nye omsorgs - og Tildeling Doffin+Ted barneboliger Harestua Nye omsorgs - og Konkurranse Doffin+Ted 2012/ 15 barneboliger Harestua Tilbudsfrist 2013 Innlandet Revisjon IKS Side 8

26 SAK NR. 22/2015 Lunner kommune SAMMENLIGNING AV REVISJONSKOSTNADER 2014 MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: (ingen) FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2014 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av inngått oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS, der det bl.a. er avtalt at det skal gjennomføres årlig sammenligning ( benchmarking ) av kommunens revisjonskostnader mot andre kommuner. Det vises her til avtales pkt. 1 som sier følgende: Innlandet Revisjon IKS skal delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking. Kontrollutvalget skal orienteres om resultatet av prissammenligningen. I tråd med etablert praksis er Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder invitert til å presentere tallmaterialet, og kommenterer forskjeller mellom kommuner mv. Pkt. 2 i forslag til vedtaket er likelydende med fjorårets vedtak i kontrollutvalget (møte den 24/9-14) i samme sak (sammenligning av 2013-tallene). 1

27 Kort om sammenligningen: På oppfordring fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) oppgir en rekke revisjonsdistrikter kostnadene knyttet til revisjon av sine kommuner. NKRF lager nøkkeltall for hver kommune (utgifter til revisjon i forhold til kommunens driftsinntekter) og distribuerer disse tilbake til revisjonsdistriktene for eventuell videre analyse mv. Sammenligningen har størst relevans for kommunenes kostnader til regnskapsrevisjonen, dvs. kostnader knyttet til bekreftelse av regnskapet (revisjonsberetningen). Dette skyldes at alle revisjonsdistriktene og revisorene har samme krav til gjennomføring og dokumentasjon av jobben. Det må forventes at betydelige forskjeller mellom kommuner på samme størrelse forklares, eller sannsynliggjøres for denne tjenesten. Omfang av forvaltningsrevisjon vil variere fra år til år, og sammenligning mellom kommuner viser store avvik det enkelte år. På dette området er det mest aktuelt og å se på nivået i egen kommune over tid (trend). 2

28 SAK NR. 23/2015 Lunner kommune TERTIALRAPPORT 1/2015 FRA INNLANDET REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Tertialrapport 1/2015 fra Innlandet Revisjon IKS Ja FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Tertialrapport 1/2015 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at prognose pr. 31/12 for kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS for 2015 viser et merforbruk på 79 timer, omkring kroner. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget har i sin avtale med revisjonen (oppdragsavtalen) avtalt tertialvis rapportering til kontrollutvalget m.h.t. økonomi. Hensikten med rapporteringen er bl.a. å lette kontrollutvalgets arbeid med oppfølging av den vesentligste posten i kontrollutvalgets budsjett. Vedlagt følger rapportering fra Innlandet Revisjon IKS for siste tertial til orientering. Rapporten kan oppsummeres slik: Regnskapsrevisjon: Prognose 31/12 = budsjett. Bestilte tjenester (forvaltningsrevisjon/selskapskontroll): Prognose pr. 31/12 viser at kontrollutvalget vil få et merforbruk i 2016 på 79 timer. Dette utgjør ca kroner. Nedenfor følger utdrag fra oppdragsavtalen der tertialrapporteringen er omtalt: 1

29 4.5 Økonomirapportering Innlandet Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Innlandet Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen. 2

30

31

32 SAK NR. 24/2015 Lunner kommune BUDSJETTOPPFØLGING PR. 31. AUGUST 2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: (ingen) FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Tertialrapporten fra Innlandet Revisjon IKS for 1. tertial 2015 indikerte et merforbruk ved kjøp av tjenester fra selskapet på ca for Dette medfører at kontrollutvalget bør ta en helhetlig gjennomgang av sitt budsjett for å vurdere om det kan være behov for å varsle et mulig merforbruk totalt sett for utvalget for Budsjettoppfølgingsrapport pr. 31/8-15 forelå ikke ved utsending av sakspapirene. Rapporten vil bli ettersendt, evt. delt ut og gjennomgått direkte i møtet. Saken legges derfor frem uten forslag til vedtak. 1

33 SAK NR. 25/2015 Lunner kommune OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2016 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Forslag til oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS for Selskapsavtale for Innlandet Revisjon IKS Vedlagt: Vedlegg 1 Nei FORSLAG TIL VEDTAK: Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2016, med en økonomisk ramme på kroner, godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Kommunen inngår i et forpliktende samarbeid med 11 andre kommuner og Oppland Fylkeskommune om deltakelse i det interkommunale revisjonsselskapet Innlandet Revisjon IKS. Dette er regulert i en egen selskapsavtale, som bl.a. forplikter kommunene å kjøpe/bestille alle lovpålagte revisjonstjenester fra selskapet. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå nærmere avtale med Innlandet Revisjon IKS om kjøp av revisjonstjenester. Denne avtalen er kalt oppdragsavtale, og det er etablert praksis med årlig gjennomgang og justering. I tillegg til å regulere innhold og omfang av revisjonstjenestene det enkelte år, fungerer avtalen også som budsjettgrunnlag for kontrollutvalgets utgifter til revisjon det enkelte år. Vedlagt følger forslag til oppdragsavtale for neste år. 1

34 Kort om ny avtale - prisendringer: Sammenlignet med fjoråret er det kun foretatt gjennomgang/endringer i tabellen i avtalens pkt. 3 (økonomi/betaling for tjenester). Her kan nevnes: Omfang/antall timer er uendret fra fjoråret (totalt 965 timer). Regnskapsrevisjon mv. er redusert med 40 timer, mens forvaltningsrevisjon/bestilte tjenester er økt tilsvarende sammenlignet med fjoråret. Økonomisk omfang av avtalen er økt fra kr for inneværende år til kr for neste år (ca 5 % økning). Timeprisene i selskapet er økt i tråd med lønnsstigningen slik: Regnskapsrevisjon: Timepris økt fra 855 til 900 Bestilte tjenester (forvaltningsrevisjon mv.): Gjennomsnittlig timepris økt fra 955 til 990. Generelt om oppdragsavtalen: Oppdragavtalen fungerer som et overordnet dokument i styringsdialogen mellom kontrollutvalget (oppdragsgiver/bestiller) og Innlandet Revisjon IKS (utfører), og skal bidra til å oppfylle kravet til kontrollutvalget om å føre tilsyn med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at revisjonsarbeidet er i tråd med lover, regler, faglige standarder mv. (jf. forskrift om kontrollutvalg 4 og 6). Oppdragsavtalen rulleres årlig. Kontrollutvalgets handlingsrom: Det vises til avtalens pkt. 3 (økonomi/betaling for tjenester), og oversikt over tjenester og priser. Tjenester: Alle tjenester som er listet opp representerer lovpålagte oppgaver med unntak av følgende linjer: Linje 4 Veiledning og bistand (en del av arbeidet med regnskapsrevisjon) Linje 5 Bestilte mindre undersøkelser Timeforbruk - regnskapsrevisjon: Revisor avgjør dette. Med unntak av linje 4 (veiledning og bistand), har kontrollutvalget lite/ingen påvirkningskraft. Timeforbruk forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Kontrollutvalget påvirker dette, og legger frem ønsket ramme for kommunestyret. Større endringer i kontrollutvalgenes budsjetter på området vil påvirke selskapet mht. bemanning. Selskapet må m.a.o. tilpasse bemanningen etter etterspørselen. Timepris: Fastsettes av representantskapet i selskapet. Kontrollutvalget har ingen direkte påvirkning på dette. Pga. monopolsituasjonen er det innarbeidet i oppdragsavtalen at selskapet hvert år skal gjennomføre en sammenligning/ benchmarking av revisjonskostnader med andre kommuner, og at resultatet fra sammenligningen skal presenteres for kontrollutvalget i egen sak. 2